BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM Berasarkan hasil survey yang penulis lakukan pada saat kerja praktek di PT Semen Gresik, secara garis besar saat ini pada divisi diklat khususnya seksi perencanaan telah menggunakan teknlgi infrmasi dalam melakukan perasinalnya. Hanya saja teknlgi yang digunakan kurang tepat karena keterbatasan dari teknlgi tersebut. Seksi perencanaan diklat menggunakan micrsft excel sebagai media penyimpanan. Sedangkan kepala bagian menginginkan adanya pelapran yang dapat dilakukan secara berkala tiap peride. Dalam penggunaan excel hal tersebut dapat dilakukan hanya saja membutuhkan waktu yang lama dalam penyusunan laprannya. Selain itu keterbatasan excel sebagai media penyimpanan adalah sulitnya menglah data yang terlampau banyak. Dalam kerja praktek ini, penulis berusaha menemukan permasalahan yang ada dan mempelajari serta menganalisis permasalahan tersebut. Permasalahan yang timbul pada PT Semen Gresik Divisi Diklat yaitu melakukan penjadwalan dan membuat pelapran. Untuk mengatasi masalah yang telah disebutkan sebelumnya maka langkah langkah yang ditempuh adalah sebagai berikut : 1. Menganalisa Sistem 2. Mendesain Sistem 3. Mengimplementasikan Sistem 32
33 Langkah langkah diatas bertujuan untuk mencari slusi yang tepat berdasarkan permasalahan yang ada dan menyesuaikan slusi dengan sistem yang sedang berjalan saat ini. Untuk lebih jelasnya, dapat dijelaskan pada sub bab dibawah ini. 4.1 Analisa Sistem Berikut adalah penjabaran sistem yang akan diimplementasikan pada PT Semen Gresik Divisi Diklat dengan penggambaran sebagai berikut: 4.1.1 Sistem Flw Penjadwalan Prses penjadwalan pelatihan ini dimulai dari bagian SDM (Sumber Daya manusia) memberikan dkumen QPR (dkumen pengajuan) kepada seksi perencanaan diklat. Oleh perencanaan diklat data QPR akan diinputkan ke dalam database melalui aplikasi. Pertama bila ada judul baru maka bagian perencanaan diklat akan menginputkan judul pelatihan yang diajukan. Sistem akan menampilkan lapran penyimpanannya. Kedua bagian perencanaan diklat akan menjadwalkan kegiatan pelatihan dan menyimpannya ke dalam database kegiatan pelatihan. Sistem akan menampilkan lapran penyimpanannya. Ketiga perencanaan diklat akan melakukan penjadwalan pelatihan karyawan dan menyimpannya ke dalam database pelatihan karyawan. Sistem akan menampilakan lapran penyimpanannya. Setelah seluruh prses penjadwalan selesai, maka kepala bagian dapat melihat pelapran pelatihan karyawan dalam peride tertentu. Berikut gambar penjelasan dari alur sistemnya.
34 Penjadwalan Karyawan SDM Perencanaan Diklat Kepala Bagian 4.2 Desain Sistem Mulai Memasukkan judul Judul pelatihan Data QPR Y Data QPR Kegiatan Kegiatan Judul baru? Data Karyawan T Melihat Kegiatan Kegiatan Judul Menjadwalkan Kegiatan Menjadwalkan kegiatan pelatihan karyawan Karyawan Melihat Judul Kegiatan Judul Prvider Karyawan Judul Gambar 4.1 Alur Sistem Penjadwalan Karyawan Karyawan Melihat lapran pelatihan karyawan Kegiatan pelatihan karyawan Setelah melakukan analisis sistem maka selanjutnya dilakukan desain sistem. Langkah langkah yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah : selesai a. DFD b. ERD
35 c. Struktur Table d. Desain Input Output e. Implementasi Sistem Kelima langkah tersebut akan dijelaskan sebagai berikut : 4.2.1 Cntext Diagram knteks diagram ini terdiri dari 2 eksternal entitas yaitu perencanaan diklat dan kepala bagian. Berikut merupakan gambar dari knteks diagram : Gambar 4.2 Knteks Diagram Aplikasi Penjadwalan Karyawan 4.2.2 Data Flw Diagram Level 0 Pada DFD level 0 di bawah ini terdapat tiga sub prses yang merupakan dekmpsisi dari prses glbal. Ketiga sub prses tersebut yaitu Kegiatan
36, Kegiatan Karyawan, Lapran Karyawan. Berikut gambar DFD level 0 : Gambar 4.3 Data Flw Level 0 Aplikasi Penjadwalan Karyawan 4.2.3 Data Flw Diagram Level 1 Kegiatan Pada DFD level 1 di bawah ini terdapat 2 sub prses yang merupakan dekmpsisi dari prses DFD level 0. Kedua sub prses tersebut yaitu memasukkan judul pelatihan, dan jadwal kegiatan pelatihan. Berikut gambar DFD level 1 Kegiatan :
37 Gambar 4.4 Data Flw Level 1 Kegiatan 4.2.4 Data Flw Diagram Level 1 Kegiatan Karyawan Pada DFD level 1 di bawah ini terdapat 2 sub prses yang merupakan dekmpsisi dari prses DFD level 0. Kedua sub prses tersebut yaitu mengella data karyawan, dan kegiatan pelatihan. Berikut gambar DFD level 1 Kegiatan Karyawan : Gambar 4.5 Data Flw Level 1 Kegiatan Karyawan
38 4.3 Entity Relatinship Diagram (ERD) 4.3.1 Cnceptual Data Mdel (CDM) Di bawah ini merupakan CDM dari struktur database aplikasi penjadwalan data pelatihan karyawan pada PT Semen Gresik Divisi Diklat yang terdiri dari : # Judul_ Id_Judul Judul_ Tahun mempunyai mempunyai mempunyai Kegiatan_Pelatiha # Id_ Jenis Tanggal_Awal Tanggal_Akhir Durasi_Jam Tempat Kta Biaya Kategri Data_Karyawan # NIK Nama_Pegawai Nama_Unit_Kerja Eseln Lkasi # mempengaruhi Prvider Id_Prvider Nama_Prvider Alamat N_Telepn # Gambar 4.6 Cnceptual Data Mdel _Karyawan Id Karyawan Keterangan
39 4.3.2 Physical Data Mdel (PDM) Di bawah ini merupakan PDM dari struktur database aplikasi penjadwalan data pelatihan karyawan pada PT Semen Gresik Divisi Diklat yang terdiri dari : Judul_ Id_Judul duble precisin <pk> Judul_ nvarchar(100) Tahun duble precisin Kegiatan_ Id_ Id_Prvider Id_Judul Jenis Tanggal_Awal Tanggal_Akhir Durasi_Jam Tempat Kta Biaya Kategri varchar(15) nvarchar(15) duble precisin varchar(100) datetime datetime int varchar(50) varchar(50) varchar(50) varchar(50) <pk> <fk2> <fk1> Prvider Id_Prvider Nama_Prvider Alamat N_Telepn nvarchar(15) nvarchar(100) nvarchar(100) nvarchar(15) <pk> Data_Karyawan NIK Nama_Pegawai Nama_Unit_Kerja Eseln Lkasi nvarchar(15) nvarchar(100) nvarchar(50) nvarchar(50) nvarchar(20) <pk> Gambar 4.7 Physical Data Mdel _Karyawan Id Karyawan NIK Id_ Keterangan varchar(15) nvarchar(15) varchar(15) varchar(50) <pk> <fk2> <fk1>
40 4.3.3 Struktur Tabel 1. Nama Tabel : Judul Primary Key : Id_Judul Freign Key : - Fungsi : Untuk menyimpan data judul pelatihan Tabel 4.1 Tabel Judul_ N Field Tipe Data Cnstraint Keterangan 1 Id_Judul Duble Primary Key Id Judul 2 Judul_ nvarchar(100) Allw Null Judul 3 Tahun Duble Allw Null Tahun 2. Nama Tabel : Prvider Primary Key Freign Key : - Fungsi : Id_Prvider : Untuk menyimpan data prvider Tabel 4.2 Tabel Prvider N Field Tipe Data Cnstraint Keterangan 1 Id_Prvider nvarchar(15) Primary Key Id Prvider 2 Nama_Prvider nvarchar(100) Allw Null Nama Prvider
41 3 Alamat nvarchar(100) Allw Null Alamat 4 N_Telepn nvarchar(15) Allw Null N Telepn 3. Nama Tabel : Data_Karyawan Primary Key Freign Key : - Fungsi : NIK : Untuk menyimpan data karyawan Tabel 4.3 Tabel Data Karyawan N Field Tipe Data Cnstraint Keterangan 1 NIK nvarchar(15) Primary Key NIK 2 Nama_Pegawai nvarchar(100) Allw Null Nama Pegawai 3 Nama_Unit_Kerja nvarchar(50) Allw Null Nama Unit Kerja 4 Eseln nvarchar(50) Allw Null Eseln 5 Lkasi nvarchar(20) Allw Null Lkasi 4. Nama Tabel : _Karyawan Primary Key : Id Karyawan Freign Key Fungsi : NIK, Id_ : Untuk menyimpan data Karyawan
42 Tabel 4.4 Tabel Karyawan N Field Tipe Data Cnstraint Keterangan 1 Id Kary varchar(15) Primary awan Key 2 NIK nvarchar(15) Freign Key NIK Id Karyawan 3 Id_ nvarchar(15) Freign Key Id 3 Keterangan nvarchar(50) Allw Null Keterangan 5. Nama Tabel : Kegiatan_ Primary Key Freign Key Fungsi : Id_ : Id_Prvider, Id_Judul : Untuk menyimpan data kegiatan pelatihan Tabel 4.5 Tabel Kegiatan N Field Tipe Data Cnstraint Keterangan 1 Id_ Integer Primary Key Id Bidang 2 Id_Prvider varchar(50) Freign Key Nama Bidang 3 Id_Judul Duble Freign Key Id Judul 4 Jenis Varchar(100) Allw Null Jenis 5 Tanggal_Awal datetime Allw Null Tanggal Awal
43 6 Tanggal_Akhir datetime Allw Null Tanggal Akhir 7 Durasi_Jam integer Allw Null Durasi Jam 8 Tempat varchar(50) Allw Null Tempat 9 Kta varchar(50) Allw Null Kta 10 Biaya varchar(50) Allw Null Biaya 11 Kategri varchar(50) Allw Null Kategri 4.4 Desain Input / Output Dari SistemFlw, DFD, ERD, dan Struktur Table yang telah dibuat sebelumnya, maka dari hasil tersebut akan terbentuk suatu desain input utput yang merupakan gambaran dari aplikasi penjadwalan data pelatihan karyawan. Dimana dalam aplikasi ini terdapat 2 pengguna yang memiliki hak akses masuk yaitu karyawan seksi perencanaan diklat, dan kepala bagian diklat. Dalam hal pengprasian sistem untuk bagian perencanaan diklat bertugas memasukkan data data pada master dan melakukan penjadwalan pelatihan karyawan. Selain itu bagian perencanaan berhak mengedit data data yang ada di sistem bila ada perubahan sesuai dengan prsedur dan kebijakan yang berlaku. Untuk kepala bagian hanya melakukan fungsi pelapran pelatihan karyawan saja dan dapat mencetak hasil lapran tersebut. Lebih lengkapnya akan di desain seperti berikut :
44 1. Desain Frm Lgin Frm Lgin adalah frm yang digunakan untuk masuk ke dalam aplikasi. Menu Lgin User ID Passwrd 2. Desain Frm Menu Utama Masuk Keluar Gambar 4.8 Desain Menu Lgin Frm Menu Utama merupakan tampilan awal dari aplikasi setelah melakukan lgin. Menu Utama Master Transaksi Lapran Hari, Tanggal Waktu Gambar 4.9 Desain Menu Utama
45 3. Desain Frm Master Karyawan Frm Master Karyawan adalah frm yang digunakan dalam menginputkan data-data master dari karyawan PT Semen Gresik Master Karyawan Nik Nama Pegawai Unit Kerja Eseln Lkasi Simpan Ubah Batal 4. Desain Frm Master Judul Tabel 1 Tabel 2 Tabel 3 Gambar 4.10 Desain Master Karyawan Frm Master Judul adalah frm yang digunakan untuk menginputkan data-data judul pelatihan baru. Master Judul Id Judul Judul Tahun Simpan Batal 5. Desain Frm Master Prvider Tabel 1 Tabel 2 Tabel 3 Gambar 4.11 Desain Master Judul Frm Master Prvider adalah frm yang digunakan untuk menginputkan data-data prvider.
46 Master Prvider Id Prvider Tabel 1 Tabel 2 Tabel 3 Nama Prvider Alamat N. Telepn Simpan Ubah Hapus Batal 6. Desain Frm Penjadwalan Gambar 4.12 Desain Master Prvider Frm Penjadwalan adalah frm yang berfungsi untuk melakukan penjadwalan pelatihan dan menyimpannya ke dalam database Penjadwalan Operasi Id Id Judul Id Prvider Jenis Tanggal Awal Tanggal Akhir Durasi Jam Publik Tanggal Tanggal Tempat DN LN Kta Biaya Kategri simpan ubah batal Tabel 1 Tabel 2 Tabel 3 Inhuse Judul Tabel 1 Tabel 2 Tabel 3 Nama Prvider Tabel 1 Tabel 2 Tabel 3 Gambar 4.13 Desain Penjadwalan
47 7. Desain Frm Penjadwalan Karyawan Frm Penjadwalan Karyawan ini berfungsi untuk melakukan penjadwalan pelatihan karyawan dan dapat menyimpannya ke dalam database. Penjadwalan Karyawan Operasi Id Karyawan NIK Id Keterangan Terealisasi simpan ubah batal Tabel 1 Tabel 2 Tabel 3 Tidak Terealisasi Tabel 1 Tabel 2 Tabel 3 Bulan NIK Tabel 1 Tabel 2 Tabel 3 Gambar 4.14 Desain Penjadwalan Karyawan 8. Desain Frm Lapran Karyawan Frm Lapran Karyawan ini digunakan untuk menampilkan lapran pelatihan dari setiap karyawan. Tahun Tampil Tampil
48 Lapran Karyawan NIK Tampil NIK Nama Pegawai Unit Kerja N N INHOUSE Nama PUBLIK Nama 4.5 Implementasi Sistem :... : :... KEGIATAN PELATIHAN Mulai Mulai Akhir Akhir Prvider Prvider Gambar 4.15 Desain Lapran Karyawan Tempat Tempat Implementasi sistem ini akan menjelaskan tentang aplikasi penjadwalan data pelatihan karyawan. Penjelasan hardware / sftware pendukung dan apa saja yang bisa dilakukan leh aplikasi ini. Penjelasan tentang kemampuan apa saja yang ada pada aplikasi ini juga akan didukung leh tampilan sreensht dari aplikasi ini. 4.5.1 Spesifikasi Perangkat Untuk menjalankan aplikasi penjadwalan data pelatihan karyawan pada PT Semen Gresik ini diperlukan hardware dan sftwarei pendukung seperti berikut ini :
49 1. Hardware a. Prcessr Intel Pentium 4 atau lebih tinggi. b. Memry 512Mb RAM atau lebih tinggi. c. Harddisk minimal 40GB. 2. Sftware a. Sistem Operasi Micrsft Windws 2000 Srver/ Pr, XP Prfessinal/ Hme Editin atau lebih tinggi. b. Database SQL server 2005 atau lebih c. Framewrk.NET 4 4.5.2 Penjelasan Prgram Di bawah ini adalah penjelasan penggunaan masing-masing frm yang ada pada aplikasi penjadwalan data pelatihan karyawan pada PT Semen Gresik. 1. Frm Lgin Frm Lgin adalah frm yang digunakan untuk masuk ke dalam aplikasi. Di sini pengguna harus memasukan user id dan passwrd terlebih dahulu dan menekan tmbl masuk untuk prses selanjutnya. Dan tekan tmbl keluar bila ingin keluar dari aplikasi. Bila data belum terisi maka akan muncul peringatan agar mengisinya terlebih dahulu. Berikut tampilan gambarnya : Gambar 4.16 Menu Lgin
50 2. Frm Menu Utama Gambar 4.17 Tampilan peringatan data belum terisi Gambar 4.18 Peringatan passwrd salah Frm Menu Utama merupakan tampilan awal dari aplikasi setelah melakukan lgin. Di sini pengguna dapat memilih menu-menu yang ada di dalam aplikasi secara keseluruhan. Dan melakukan prses perasinal sesuai dengan prsedur yang ada. Isi dari menu utam ada master karyawan, master judul, master prvider, penjadwalan pelatihan, penjadwalan pelatihan karyawan, lapran pelatihan karyawan, lg ut, dan keluar. Berikut tampilan gambarnya :
51 3. Frm Master Karyawan Gambar 4.19 Menu Utama Gambar 4.20 Peringatan keluar aplikasi Frm Master Karyawan adalah frm yang digunakan dalam menginputkan data-data master dari karyawan PT Semen Gresik. Di sini pengguna dapat melakukan prses simpan dan ubah data. Pengguna dapat menggunakan fitur cari untuk mempermudah dalam mencari data. Isi semua data sesuai ketentuan dan tekan tmbl simpan untuk menyimpan dan tmbl ubah untuk mengubah data. Berikut tampilan gambarnya :
52 4. Frm Master Judul Gambar 4.21 Master Karyawan Frm Master Judul adalah frm yang digunakan untuk menginputkan data-data judul pelatihan baru. Di sini pengguna dapat menyimpan juduljudul pelatihan baru ke dalam database dengan mengisi seluruh field dan menekan tmbl simpan. Gambar 4.22 Master Judul
53 5. Frm Master Prvider Frm Master Prvider adalah frm yang digunakan untuk menginputkan data-data prvider. Di sini pengguna dapat menginputkan data-data prvider dan menyimpannya ke dalam database dengan menekan tmbl simpan. Untuk mengubah data dapat menggunakan tmbl ubah. Dan untuk menghapus data dapat menggunakan tmbl hapus. Berikut tampilan gambarnya : 6. Frm Penjadwalan Gambar 4.23 Master Prvider Frm Penjadwalan adalah frm yang berfungsi untuk melakukan penjadwalan pelatihan dan menyimpannya ke dalam database. Di sini pengguna dapat melakukan fungsi penjadwalan pelatihan dengan mengisi field-field yang sudah ada dengan benar. Untuk menyimpan data dapat menggunakan tmbl simpan dan untuk mengubah data dapat menggunakan tmbl ubah. Berikut tampilan gambarnya :
54 Gambar 4.24 Penjadwalan 7. Frm Penjadwalan Karyawan Frm Penjadwalan Karyawan ini berfungsi untuk melakukan penjadwalan pelatihan karyawan dan dapat menyimpannya ke dalam database. Di sini pengguna dapat melakukan fungsi penjadwalan pelatihan karyawan, pengguna harus mengisi field yang sudah ada dengan benar dan dapat menyimpannya ke dalam database dengan menakan tmbl simpan dan mengubahnya dengan menekan tmbl ubah. Berikut tampilan gambarnya :
55 Gambar 4.25 Penjadwalan Karyawan 8. Frm Lapran Karyawan Frm Lapran Karyawan ini digunakan untuk menampilkan lapran pelatihan dari setiap karyawan. Di sini pengguna terutama kepala bagian dapat melihat lapran dari setiap karyawan, dengan memasukan NIK dari karyawan yang bersangkutan dan menekan tmbl tampil untuk menampilkannya. Di sini pengguna juga dapat menyimpan hasil lapranya ada mencetaknya dalam bentuk nyata. Berikut tampilan gambarnya :
56 Gambar 4.26 Lapran Karyawan