SPEKTRA : suatu usaha peningkatan fungsi dan peranan perpustakaan UK Petra dalam melayani pemakai oleh: Arlinah I.R. Kepala Perpustakaan U.K. Petra PENATARAN "MENUJU ERA PENGOLAHAN TEROTOMASI" 16-17 Pebruari 1993 UNIVERSITAS KRISTEN PETRA SURABAYA
I. PENDAHULUAN Sebagai suatu lembaga pelayanan yang berorientasi pada pemenuhan kebutuhan masyarakat pemakai akan informasi, perpustakaan tak pernah berhenti mencari alat bantu teknologi yang tepat untuk dapat meningkatkan pelayanannya. Perkembangan teknologi dari waktu ke waktu sempat memasuki dunia perpustakaan, hingga diperkenalkannya kecanggihan alat komputer, antara lain dalam mempercepat pemrosesan data maupun ketepatan dalam penyajian data. Memasuki era informasi dan globalisasi, mau tak mau memaksa perpustakaan untuk melangkahkan kaki lebih cepat, meninggalkan pola pengelolaan dan pelayanan secara tradisional dan manual, agar siap menghadapi perubahan-perubahan drastis yang terjadi di segala bidang. Jenis dan tingkat kebutuhan pemakaipun semakin meningkat dan bervariasi, sehingga peranan komputer semakin dirasakan perlunya untuk dapat meningkatkan peranannya sebagai pusat sumber informasi. Dengan teknologi yang semakin berkembang, masalah harga komputer yang tidak terjangkau oleh mayoritas perpustakaan, menjadi terpecahkan. Komputer bentuk mikro yang semakin dikembangkan dengan harga yang jauh lebih terjangkau dari bentuk "mainframe" ataupun "mini, memungkinkan perpustakaan termasuk perpustakaan di Indonesia untuk dapat mulai melaksanakan usaha perencanaan otomasi perpustakaan. II. LATAR BELAKANG PEMBUATAN SPEKTRA Dalam merencanakan suatu sistem otomasi perpustakaan, aspek-aspek yang perlu dipikirkan adalah : "mengapa perlu otomasi?", "apa", "siapa","kapan", "dimana" dan "bagaimana". 1. Mengapa. Sering suatu program atau kegiatan, termasuk proyek otomasi, direncanakan tanpa diketahui alasan dan tujuan secara jelas oleh pihak-pihak yang merencanakan maupun yang terkait. Ketidakjelasan ini dapat menyebabkan keraguan pimpinan atau lembaga induk dalam memberikan persetujuan maupun dana untuk merealisasikan program otomasi yang direncanakan. Ketidak- jelasan ini dapat pula menghambat dalam merencanakan serta memilih sistem, perangkat keras maupun lunak yang dipakai, bahkan dalam pembuatan program yang dibutuhkan. Seiring dengan meningkatnya jumlah mahasiswa UK Petra, perpustakaan UK Petra berharap pula untuk semakin meningkatnya jumlah pemakai yang membutuhkan dan memanfaatkan perpustakaan. Bergandengan tangan dengan fakultas dan jurusan, perpustakaan memulai usaha meningkatkan kesadaran pemakai akan peranan informasi dan perpustakaan dalam proses belajar mengajar serta pengembangan ilmu pengetahuan. Pembenahan dan penyempurnaan sistem, peningkatan
jenis layanan mulai dilaksanakan, sehingga perpustakaan mulai merasa kewalahan dalam memenuhi kebutuhan pemakai secara cepat dan tepat. Dari kesadaran diatas ditambah dengan makin pesatnya perkembangan macam dan banyaknya informasi yang tersedia, timbul kebutuhan untuk memanfaatkan komputer untuk dapat menyuguhkan informasi secara cepat, tepat dan dengan pendekatan dari segala arah. 2. Apa Dari alasan diatas disepakati untuk membangun sendiri suatu sistem otomasi perpustakaan secara terintegrasi, yang disebut SPEKTRA, singkatan dari "Sistem Informasi Perpustakaan Universitas Kristen Petra". Tujuan utama dari pembuatan SPEKTRA adalah untuk meningkatkan pelayanan dan keterpakaian perpustakaan yang dapat dicapai antara lain melalui jaminan kecepatan, ketepatan dan kemudahan/kesederhanaan prosedur dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan. Dengan tujuan ini diharapkan dapat tercapai sasaran-sasaran sebagai berikut: - tersedianya peluang bagi pemakai perpustakaan UK Petra.lm7 untuk dapat memperoleh informasi data bibliografis yang ada di perpustakaan melalui katalog perpustakaan secara "online" (OPAC) - terjaminnya kecepatan dan ketepatan data dalam melakukan kegiatan rutin perpustakaan mulai dari pengumpulan usulan pembelian koleksi, prosedur pembelian, pengolahan, sirkulasi hingga pencarian kembali informasi, lengkap dengan laporan kegiatan masing-masing. -dalam jangka panjang tersedia peluang bagi pemakai perpustakaan UK Petra maupun non UK Petra untuk mendapatkan informasi data bibliografis dari sumber di dalam, diluar UK Petra, baik dalam maupun luar negeri secara cepat melalui keikutsertaan perpustakaan UK Petra dalam jaringan pusat informasi yang terbentuk baik dalam maupun luar negeri Dari sasaran diatas untuk tahap I proyek otomasi ini, SPEKTRA direncanakan sebagai suatu sistem otomasi perpustakaan secara terpadu yang terdiri atas 5 modul, yaitu: PENGADAAN, PENGOLAHAN, SIRKULASI, MAJALAH DAN KATALOG PERPUSTAKAAN (OPAC) dengan struktur seperti tertera dalam lampiran 1. 3. Siapa Dalam pembuatan perangkat lunak perpustakaan ini, perpustakaan tidak berdiri sendiri. Yayasan dan Pimpinan UK Petra merupakan unsur utama dalam mendukung baik dalam bentuk kepercayaan maupun dalam bentuk dana.
Pusat Komputer UK Petra serta beberapa personil dari dosen komputer dan Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan yang telah mempunyai pengalaman dalam membuat perangkat lunak lain untuk administrasi universitas menyambut dengan penuh semangat gagasan otomasi perpustakaan ini, sehingga terbentuklah suatu Tim Otomasi yang terdiri dari unsur Perpustakaan, Pusat Komputer, Dosen dan BAAK. Tugas dari Tim ini adalah melaksanakan perencanaan dari sistem, pemilihan programmer, perangkat keras, serta perangkat lunak yang dipakai. Dengan kesepakatan untuk membuat perangkat lunak sendiri, dibentuk suatu kelompok programmer yang terdiri dari 3 mahasiswa, 1 personil BAAK dan 1 personil perpustakaan. Kelompok programmer ini dipilih setelah melalui saringan penataran singkat mengenai perangkat-perangkat lunak yang akan digunakan. Sebagai partner dalam pembuatan dan penyempurnaan perangkat lunak yang dikembangkan, staf perpustakaan dari masing-masing bidang kegiatan, serta mahasiswa ikut pula berpartisipasi dalam memberikan umpan balik dan kritikan perbaikan. 4. Kapan Pemikiran untuk otomasi perpustakaan telah dimulai pada tahun 1986, bersamaan dengan mulai diperkenalkannya pemanfaatan komputer di ITB, serta pemanfaatan komputer di beberapa unit di Universitas Kristen Petra. Pada saat itulah perpustakaan UK Petra tanpa perencanaan yang matang, mulai menggunakan program DBase untuk membuat inventarisasi koleksi secara sederhana. Pada tahun 1989, mulailah dipikirkan secara lebih matang usaha kearah otomasi perpustakaan UK Petra. Tim dibentuk untuk membuat perencanaan sistem, membuat anggaran, merekrut tenaga programmer serta pemilihan dan pemasangan perangkat keras yang sesuai. Setelah dicapai kesepakatan untuk membuat perangkat lunak sendiri, sistem mulai dirancang untuk pembuatan modul-modul tahap I, sambil memutuskan penggunaan DBMS maupun sistem operasi yang sesuai dengan kebutuhan. Pada bulan Mei 1991, pembuatan program dimulai dengan modul katalog perpustakaan, yang mulai dioperasikan bersama-sama dengan program sirkulasi pada bulan Oktober 1992, didahului dengan program pelatihan untuk petugas. Bersamaan dengan waktu penulisan program, data bibliografis dari seluruh koleksi mulai juga dimasukkan dengan harapan bahwa ketika perangkat lunak yang dibuat siap untuk dioperasikan, data sudah dapat pula terpakai. Hingga bulan Pebruari 1993 ini, modul yang telah dapat diselesaikan adalah modul sirkulasi, pengolahan dan katalog perpustakaan (OPAC) yang segera akan diikuti dengan modul pengadaan dan majalah.
5. Dimana Agar para programmer dapat berdekatan dengan kegiatan yang dilakukan di perpustakaan, serta masalah-masalah yang dihadapai sehari-hari, pembuatan program dilaksanakan di perpustakaan. Dengan demikian, setiap pembuatan program dengan segala kendalanya dapat cepat di monitor dan di uji-cobakan langsung di lapangan. Dengan pusat data di tempatkan dalam suatu ruang sendiri dalam perpustakaan, disediakan terminal-terminal di tempat-tempat yang memerlukan seperti sirkulasi, pengadaan/pengolahan, majalah serta ruang baca (untuk katalog). Terminal yang disediakan saat ini baru 8 unit, yang dalam waktu dekat akan ditingkatkan menjadi 16 unit yang tergabung dalam suatu jaringan perpustakaan. Jaringan ini direncanakan akan dikembangkan ke unit-unit lain yang berkaitan serta fakultas/jurusan/program agar dapat pula diakses dari jauh. 6. Bagaimana Dengan terutama memperhatikan masalah keamanan data, pengembangan di kemudian hari maupun komunikasi dengan pusat-pusat informasi lain, perangkat lunak SPEKTRA dikembangkan dengan mempergunakan: a. Sistem Operasi Sistem Operasi yang dipakai adalah SCO XENIX system V release 3.2 yang dalam waktu dekat ini akan digantikan dengan sistem operasi SCO UNIX system V release 4.0. Sistem ini dipilih dengan alasan: - memungkinkan pengembangan pemakaian jaringan baik dalam perpustakaan, antar unit di UK Petra maupun instansi lain di luar UK Petra - sistem keamanannya baik (tidak mudah terserang virus, tidak mudah dimasuki oleh pemakai yang tidak berwenang) - mempunyai portabilitas tinggi dalam pengembangan perangkat keras b. Database Manajemen Sistem Database manajemen sistem (DBMS) yang dipakai adalah ORACLE RDBMS versi 6.0, yang dalam waktu dekat ini akan diperbaharui dengan versi 7.0. DBMS ini dipilih dengan alasan : - keamanan data lebih terjamin - dapat berhubungan baik dengan DBMS lain maupun dengan bahasa pemrograman lain
- mempunyai portabilitas tinggi (portable dengan hampir semua sistim operasi dan perangkat keras) c. Bahasa Program Bahasa yang dipakai dalam pembuatan program adalah bahasa C, dengan alasan : - Bahasa C adalah bahasa yang digunakan untuk pembuatan ORACLE dan juga dipergunakan untuk pembuatan UNIX maupun XENIX, sehingga bahasa C mempunyai kompatibilitas yang tinggi dengan ORACLE maupun UNIX d. Format Data bibliografis Format yang dipakai dalam menyimpan data bibliografis adalah Indomarc. Format ini dipakai dengan alasan format ini adalah format standar dari data bibliografis yang dipakai oleh Indonesia untuk memungkinkan pertukaran data bibliografis antar perpustakaan dengan mudah III. KEMAMPUAN SPEKTRA Dengan sistim otomasi yang telah selesai dikembangkan maupun yang akan dikembangkan dalam tahap I ini, SPEKTRA mempunyai kemampuan dalam peningkatan: 1. Kecepatan, Ketepatan dan Keakuratan a. dalam menyiapkan laporan masing-masing kegiatan pada setiap saat diperlukan serta mencakupi jangka waktu yang dikehendaki, baik harian, bulanan, semesteran, tahunan dsb. - laporan pemakaian anggaran untuk koleksi - laporan pembelian koleksi - laporan koleksi datang - laporan pengolahan - laporan sirkulasi b. dalam memberikan status anggaran, status koleksi baik yang sedang diusulkan, dipesan, dimiliki perpustakaan, maupun dipinjam, serta status pemakai dengan data peminjamannya - jumlah anggaran yang masih belum terpakai - jumlah/judul koleksi yang belum/sedang dipesan - jumlah/judul koleksi yang dimiliki perpustakaan
- judul koleksi yang sedang dipinjam serta kapan kembalinya - jumlah denda, koleksi yang masih boleh dipinjam oleh pemakai c. dalam proses masing-masing kegiatan rutin perpustakaan dari pengadaan hingga sirkulasi - pengecekan status kemilikan suatu koleksi - pengecekan status pemakai - pencetakan surat dan daftar pembelian koleksi - pencetakan surat tagihan koleksi yang tidak datang - pencetakan daftar tambahan koleksi - pencetakan kartu katalog, label buku - pencetakan surat tagihan peminjaman, kwitansi denda, tunggakan - penghitungan denda - penelusuran koleksi 2. Kesederhanaan Prosedur a. dalam melayani peminjaman, pengembalian maupun perpanjangan koleksi - dengan menggunakan Barcode, pemakai tak lagi perlu harus menunggu lama dalam proses peminjaman, pengembalian maupun perpanjangan b. dalam menentukan status pemakai, perpustakaan tak perlu setiap kali mengecek fakultas ataupun meminta pemakai menunjukkan kartu mahasiswa/bukti pembayaran dalam semester yang bersangkutan - pemakai tak lagi perlu menunjukkan identitas ketika ingin meminjam, karena perpustakaan telah memiliki data nama- nama pemakai terdaftar tiap saat dari unit lain secara langsung c. dalam proses pengolahan - sekali melengkapi data bibliografis dalam pangkalan data, data tersebut dapat dipakai untuk mencetak katalog, label serta tambahan koleksi tanpa harus mengetik satu per satu d. dalam menuliskan perintah dan istilah penelusuran
-suatu pengarang, judul, subyek dll tak perlu ditulis secara lengkap untuk dipakai sebagai perintah dan istilah penelusuran informasi 3.Keterpaduan (pengurangan duplikasi pekerjaan) a. dalam memasukkan dan memanfaatkan data bersama antar bidang di dalam perpustakaan -sekali memasukkan data bibliografis suatu usulan pembelian koleksi, data tersebut dapat dipakai untuk pemesanan, inventaris maupun proses pengolahan dengan hanya melengkapi data yang kurang, sekaligus dapat menjadi petunjuk status pemilikan koleksi melalui katalog perpustakaan - data bibliografis dari koleksi perpustakaan maupun data pemakai yang telah tersimpan dalam file, dapat dimanfaatkan oleh bagian sirkulasi, tanpa harus menulis ulang nama peminjam serta koleksi yang akan dipinjam - status peminjaman koleksi dapat terlihat di katalog perpustakaan b. dalam memanfaatkan data bersama antar unit di universitas - perpustakaan dapat memperoleh data status mahasiswa terdaftar, sedang melaksanakan tugas akhir, cuti, drop dsb secara langsung dari BAAK - perpustakaan dapat memperoleh data status dosen/karyawan yang terdaftar, studi lanjut, cuti dsb dari kepegawaian - BAAK/Kepegawaian dapat langsung mengetahui mahasiswa, dosen/karyawan yang masih ada tunggakan di perpustakaan - baik perpustakaan maupun bagian keuangan dapat saling mengecek pemakaian anggaran perpustakaan 4. Jenis Informasi yang disuguhkan a.dalam menyajikan laporan kegiatan
- laporan penambahan koleksi berdasarkan bahasa, klasifikasi, fakultas/jurusan/program, jenis koleksi dsb - laporan penambahan koleksi per tahun atau kumulatif - laporan peminjaman menurut jenis pemakai, jenis koleksi yang dipinjam, fakultas/jurusan/program/unit, per angkatan, per pemakai, per koleksi, per buku/av, per nomor klasifikasi, per jenis peminjaman, per hari, per bulan dsb b. dalam memberikan status peminjaman - tanggal pinjam, tanggal kembali, jam peminjaman, status pemakai, jumlah batas peminjaman yang boleh dilakukan, jumlah yang sudah dipinjam, denda, keterlambatan dsb c. dalam memberikan status koleksi yang akan dibeli - sedang dipesan, sudah dibayar, sudah datang, pesanan siapa, berapa jumlah yang dibeli, dsb 5.Variasi Pendekatan Penelusuran a. dalam menelusur koleksi yang dimiliki perpustakaan (pemakai) - koleksi dapat dicari melalui pengarang, judul, subyek, nomor panggil buku, seri, tahun, bahasa maupun gabungan dari unsur-unsur diatas b. dalam memberikan informasi peminjaman (petugas perpustakaan) - melihat suatu koleksi dipinjam oleh siapa, - melihat seorang pemakai meminjam apa saja c. dalam proses pengembalian - pengembalian melalui nomor induk buku - pengembalian melalui nrp/nip pemakai
6.Evaluasi Kegiatan a. dalam mengukur keterpakaian koleksi - berapa prosentase peminjam terhadap pemakai potensial tiap bulan, tahun dsb - berapa prosentase peminjaman terhadap koleksi yang ada - berapa pemakai yang meminjam suatu judul tertentu - berapa judul koleksi yang dipinjam oleh seorang pemakai tiap semester, tiap tahun dsb b. dalam mengukur ketepatan perencanaan dan pelaksanaan pembelian koleksi - berapa selisih antara jumlah koleksi dan anggaran yang direncanakan dengan jumlah koleksi dan anggaran yang terealisir 7. Komunikasi dengan Pemakai a.dalam memperoleh saran/kritik serta memberikan tanggapan melalui katalog perpustakaan (OPAC) b.dalam memberikan bimbingan penggunaan katalog perpustakaan melalui katalog perpustakaan (OPAC) c.dalam memberikan informasi secara langsung mengenai status koleksi perpustakaan : masih dalam pesanan, sedang diolah, sedang dipinjam dll, melalui katalog perpustakaan (OPAC) 8.Akses ke Informasi a. dalam menyediakan lebih dari satu terminal komputer disamping penyediaan kartu katalog b. dalam menyediakan fasilitas hubungan ke katalog perpustakaan (OPAC) dari unit-unit lain di universitas. IV. SPEKTRA : PEMANFAATAN DAN PENGEMBANGAN DI MASA DEPAN Dari pengalaman yang diperoleh dalam proyek otomasi perpustakaan, banyak kendala yang harus dihadapi baik dari segi perencanaan sistem, pembuatan program, pengenalan perangkat lunak maupun pemilihan perangkat keras yang sesuai dengan kebutuhan. Diperlukan dukungan dari semua pihak yang terkait untuk mengatasi segala permasalahan yang timbul, baik dari pihak yang membuat maupun yang menggunakan.
Dari segala usaha yang dilakukan hingga saat ini masih banyak diketemukan kelemahankelemahan dalam tiap modul yang telah dibuat maupun perangkat keras yang dipakai, antara lain dalam kelengkapan 5 modul tahap I yang telah direncanakan. SPEKTRA masih harus banyak membenahi diri dalam hal kemampuan, kecepatan, pemakaian tombol "keyboard", sistem "password", kelengkapan data bibliografis dari seluruh jenis koleksi dsb. Usaha pendidikan pemakai untuk dapat memanfaatkan SPEKTRA secara maksimal juga masih perlu dipikirkan. Dari kemampuan SPEKTRA saat ini baik dalam meningkatkan pengelolaan perpustakaan untuk seluruh kegiatan rutin, maupun pelayanan, diharapkan perpustakaan dapat semakin meningkatkan fungsi dan peranannya terutama di perguruan tinggi UK Petra sebagai lembaga induk yang dilayani. Diharapkan dalam masa mendatang, SPEKTRA akan dapat dikembangkan untuk membentuk suatu pangkalan data induk koleksi dari perpustakaan-perpustakaan, paling tidak dari perguruan tinggi swasta di Jawa Timur. Dengan terbentuknya pangkalan data induk ini, diharapkan dapat terjalin kerjasama untuk dapat saling memanfaatkan koleksi masing-masing, maupun untuk dapat berkomunikasi dengan pangkalan data induk lain di Indonesia. SPEKTRA juga dapat dikembangkan lebih lanjut dalam menyediakan fasilitas-fasilitas penelusuran informasi baik dari koleksi yang dimiliki perpustakaan maupun yang tidak dimiliki perpustakaan melalui langganan pangkalan-pangkalan data dalam bentuk CD_Rom, baik dalam bentuk teks, maupun data bibliografis. Diharapkan dengan pemanfaatan SPEKTRA secara maksimal pelayanan dan keterpakaian perpustakaan dapat meningkat, yang berarti pula semakin meningkatnya fungsi dan peranan perpustakaan sebagai jantung perguruan tinggi.
LAMPIRAN 1 SIRKULASI : Data sirkulasi Proses Sirkulasi : - peminjaman OPAC - pengembalian Laporan - pemesanan - informasi PENGADAAN : OPAC : -file pengadaan - penelusuran - usulan pembelian PANGKALAN * pengarang orang - pembelian DATA * pengarang lembaga - inventarisasi INDUK * judul * subyek * nomor panggil * seri * bahasa * ISBN/ISSN * tahun - status peminjaman PENGOLAHAN: MAJALAH PEMELIHARAAN - file otoritas - usulan - sistim password * nama orang - langganan - reindeks * nama lembaga - tagihan - back up data * subyek - inventarisasi - proses - laporan * transfer * proses sendiri - cetakan * kartu katalog
* daftar tambahan buku * label - laporan
DAFTAR KEPUSTAKAAN Reynolds, Dennis. Library Automation: Issues and Applications. New York : R.R. Bowker, 1985. Sudarsono, B. "Progress of Library Computerization in Indonesia : major obstacles and some thoughts for_solution " in_eight Congress_of_Southeast_Asian_Librarians. Jakarta, 11-14 Juni, 1990. Hamid, Oli Mohamed. " Library Automation : A Case Study of the Universiti Utara Malaysia ". in_eight_congress of Southeast Jakarta, 11-14 Juni, 1990. Asian_Librarians.