PENYUSUNAN, PENDAMPINGAN, PENGIRIMAN DOKUMEN DAN VISITASI AKREDITASI LPM-POS-AKR-02 01 1 Maret 2016 1 dari 11 PENGESAHAN Nama Jabatan Tanda Tangan Dibuat Oleh Dr. Ir. Mufidah Asyari, MP Kabid Akreditasi Disahkan Oleh Dr. Ir. M. Ahsin Rifa i, M.Si Ketua LPM Status Distribusi *) : DIKENDALIKAN TIDAK DIKENDALIKAN Penerima Distribusi :... Tanggal Distribusi :... *) Beri tanda untuk yang sesuai PERINGATAN! Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari Lembaga Penjaminan Mutu Universitas Lambung Mangkurat Rektorat Unlam Lt.III Jl. Brigjen H. Hasan Basry Banjarmasin Telp. (0511) 3306694, Fax. (0511) 3306694 Email: lpm@unlam.ac.id
LPM-POS-AKR-02 01 1 Maret 2016 2 dari 11 SEJARAH REVISI Revisi Tanggal Deskripsi Perubahan Keterangan 0 September 2015 Terbit Perdana 1 Maret 2016 Revisi Versi ISO 9001:2015 - Perubahan Format Dokumen terkait Kode Penomoran - Perubahan Format Header - Penyesuaian Kode Klausul yang dirujuk berdasarkan versi ISO 9001:2008 menjadi versi ISO 9001:2015 2
LPM-POS-AKR-02 01 1 Maret 2016 3 dari 11 1. Tujuan 1.1. Prosedur ini menjelaskan mekanisme pendampingan penyusunan, pengiriman dokumen akreditasi serta visitasi akreditasi prodi-prodi pada Universitas Lambung Mangkurat dan menjamin bahwa penyusunan dokumen akreditasi prodi berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan dapat mencapai kepuasan pelanggan. 2. Lingkup 2.1. Meliputi serangkaian kegiatan dimulai dari pemberitahuan masa akreditasi yang akan selesai sampai dengan persiapan dan pendampingan visitasi asesor BAN-PT pada prodi terkait, yang didampingi oleh Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) Unlam. 2.2. Meliputi kegiatan penyerahan dokumen akreditasi dari prodi sampai dengan pengiriman dokumen tersebut ke BAN-PT oleh Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) Unlam. 2.3. Meliputi kegiatan pendampingan pada saat visitasi oleh asesor BAN-PT 3. Acuan 3.1 Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi. 3.2 Peraturan Pemerintah Nomor 17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan. 3.3 Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 49 Tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi 3.4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor 6 Tahun 2010 tentang Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). 3.5 HELTS Dikti 2003 2010 3.6. Surat Ketua BAN-PT No.1445/BAN-PT/edaran/XI/2009 tanggal 17 November 2009 tentang Kelengkapan Pengajuan Berkas Akreditasi PS 3.7. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor 6 Tahun 2010 tentang Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). 3.9 Rencana Strategis Universitas Lambung Mangkurat 3
LPM-POS-AKR-02 01 1 Maret 2016 4 dari 11 Selain merujuk pada berbagai undang-undang dan peraturan pemerintah yang ada, perlu juga mempertimbangkan beberapa draft Undang-Undang dan Peraturan Pemerintah seperti rancangan Undang-Undang tentang Pendidikan Tinggi dan Peraturan tentang Pengelolaan Pendidikan. 4. Definisi 4.1. Akreditasi Perguruan Tinggi : Suatu proses evaluasi eksternal terhadap suatu perguruan tinggi dan program studi dengan mengkaji, menilai dan mengaudit kondisi, profit dan kinerjanya menggunakan kriteria dan standar yang disepakati dan mengarah kepada jaminan, perbaikan dan kendali mutu. 4.2. Dokumen Akreditasi : dokumen akreditasi terdiri dari Laporan evaluasi diri Program Studi, Borang akreditasi yang diisi oleh Program Studi, Borang akreditasi yang diisi oleh Fakultas/Sekolah Tinggi dan Lampiran borang akreditasi 4.3 Borang : dokumen tertulis yang berfungsi untuk mencatat/merekam kegiatan yang harus dilaksanakan untuk memenuhi isi standar dan standar operasional prosedur. 4.4 Evaluasi Diri : suatu kegiatan yang sangat penting sehingga disebut sebagai salah satu kegiatan utama dalam sektor pendidikan tinggi seperti dikemukakan dalam Undang-undang Nomor 25/2000 tentang Program Pembangunan Nasional 4.5. Visitasi Akreditasi : suatu kegiatan penilaian kelayakan suatu prodi berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan dan dilakukan oleh BAN-PT yang hasilnya diwujudkan dalam bentuk pengakuan peringkat kelayakan. 4.6. Pendamping Akreditasi (PA) : Tim yang ditunjuk oleh Bidang akreditasi untuk melaksanakan pendampingan dalam penyusunan dokumen akreditasi di prodi tertentu. 5. Tanggung jawab dan wewenang 5.1. Ketua LPM bertanggungjawab dalam penerbitan surat tugas PA 4
LPM-POS-AKR-02 01 1 Maret 2016 5 dari 11 5.2. Kabid Akreditasi bertanggung jawab menentukan tim pendamping dan mengendalikan pelaksanaan pendampingan penyusunan dokumen akreditasi. 5.3. PA bertanggungjawab dalam memberikan revisi/koreksi terhadap dokumen akreditasi prodi yang telah dinyatakan lolos oleh UPM Fakultas 5.4. Ketua UPM bertanggung jawab dalam memberikan pendampingan penyusunan dokumen akreditasi Prodi. 5.5. Prodi yang akan melakukan akreditasi/re-akreditasi bertanggungjawab terhadap kesiapan dokumen akreditasi serta data pendukung akreditasi prodi. 6. Prosedur 6.1 Bagan Alir Penyusunan, Pendampingan Pengiriman Dokumen dan Visitasi Akreditasi Pemberitahuan Akreditasi/Re-akreditasi Ke Fakultas dan Program Studi dgn tembusan ke UPM (6.2.1) PS wajib mengajukan permohonan penyusunan,pendampingan, pengiriman dokumen dan visitasi akreditasi ke LPM (6.2.2) LPM membalas permohonan dgn menerbitkan ST PA dan menugaskan UPM untuk melakukan pendampingan dan monitoring penyusunan dokumen akreditasi (6.2.3) Fakultas dan Program Studi menyusun dokumen akreditasi didampingi UPM (Borang Program Studi, Evaluasi Diri, Borang Fakultas) (6.2.4) Fakultas dan Program Studi menyerahkan dokumen akreditasi ke UPM (Dinyatakan lolos oleh UPM, kembalikan ke PS) (6.2.5) 5
LPM-POS-AKR-02 01 1 Maret 2016 6 dari 11 Prodi menyerahkan dokumen akreditasi ke LPM (6.2.6) Pemeriksaan tahap I oleh tim LPM/PA (PA juga bertugas melakukan simulasi nilai akreditasi PS) (6.2.7) PA menyerahkan hasil pemeriksaan tahap I dokumen akreditasi ke Fakultas dan Program Studi (6.2.8) PA bersama-sama UPM, Fakultas dan Program Studi melakukan pendampingan arahan koreksi tahap I (kesepakatan) (6.2.9) Fakultas dan Program Studi melakukan revisi dokumen akreditasi (6.2.10) Fakultas dan Program Studi menyerahkan dokumen hasil revisi tahap I dan dokumen awal ke PA (6.2.11) Pemeriksaan tahap II oleh tim PA (lakukan simulasi nilai kembali) (6.2.12) PA menyerahkan hasil revisi kedua ke Fakultas dan Program Studi dan Fak dan PS melakukan revisi dokumen akreditasi tahap II (6.2.13) 6
LPM-POS-AKR-02 01 1 Maret 2016 7 dari 11 Fak dan PS menyerahkan dokumen hasil revisi tahap II ke PA (6.2.14) Apabila dokumen akreditasi PS sudah disetujui oleh PA maka Ketua Program Studi menyerahkan dokumen final ke LPM dan selanjutnya Ketua Program Studi menandatangani surat pernyataan bertanggungjawab terhadap isi dokumen final (6.2.15) LPM menyerahkan tanda terima surat pernyataan ke Fak dan PS bahwa dokumen telah memenuhi syarat untuk pengajuan akreditasi (6.2.16) Fakultas dan Program Studi melakukan perbanyakan dokumen dan penjilidan sesuai ketentuan (6.2.17) Fakultas dan Program Studi menyerahkan dokumen akreditasi (final) ke LPM (6.2.18) LPM membuat surat pengantar dan surat pernyataan yang di tandatangani Rektor untuk BAN-PT (6.2.19) Pengiriman dokumen akreditasi ke BAN PT oleh LPM (dan bisa didampingi PS) (6.2.20) 7
LPM-POS-AKR-02 01 1 Maret 2016 8 dari 11 LPM menyerahkan salinan tanda terima penyerahan dokumen dari BAN-PT (6.2.21) LPM menerima jadwal visitasi dari BAN-PT (6.2.22) LPM memberikan informasi jadwal visitasi dan menyerahkan fotocopy surat pemberitahuan visitasi dari BAN PT ke LPM (6.2.23) PA mendampingi PS pada saat visitasi asesor akreditasi (6.2.24) Pelaksanaan visitasi oleh asesor BAN PT (6.2.25) SK dan sertifikat akreditasi yang diterima PS disampaikan copy nya ke LPM (6.2.26) 6.2. Deskripsi Penyusunan, Pendampingan Pengiriman Dokumen dan Visitasi Akreditasi 6.2.1. Pemberitahuan Akreditasi/Re-akreditasi Ke Fakultas dan Program Studi dgn tembusan ke UPM Mulai 18 Bulan sebelum masa reakreditasi berakhir, 24 Bulan setelah ijin penyelenggaraan operasional Prodi baru. 6.2.2 Prodi wajib mengajukan permohonan penyusunan, pendampingan, pengiriman dokumen dan visitasi akreditasi ke LPM menggunakan form permohonan LPM-FRM-AKR-06. 6.2.3 LPM membalas permohonan dgn menerbitkan SK PA dan menugaskan UPM untuk melakukan pendampingan dan monitoring penyusunan dokumen akreditasi paling lambat 1 hari. 8
LPM-POS-AKR-02 01 1 Maret 2016 9 dari 11 6.2.4 Fakultas dan Program Studi menyusun dokumen akreditasi didampingi UPM (Borang Program Studi, Evaluasi Diri, Borang Fakultas) selama 9 bulan dan berakhir 3 bulan sebelum batas akhir pengiriman dokumen. 6.2.5 Fakultas dan Program Studi menyerahkan dokumen akreditasi ke UPM (Dinyatakan lolos oleh UPM, kembalikan ke PS) 3 bulan sebelum batas akhir pengiriman. 6.2.6 Prodi menyerahkan dokumen akreditasi ke LPM paling lambat 1 hari menggunakan formulir LPM-FRM-AKR-07. 6.2.7 Pemeriksaan tahap I oleh tim LPM/PA (PA juga bertugas melakukan simulasi nilai akreditasi Prodi) paling lambat 7 hari menggunakan formulir LPM-FRM- AKR-8. 6.2.8 PA menyerahkan hasil pemeriksaan tahap I dokumen akreditasi ke Fakultas dan Program Studi paling lambat 1 hari menggunakan formulir LPM-FRM- AKR-9 dan formulir LPM-FRM-AKR-10. 6.2.9 PA bersama-sama UPM, Fakultas dan Program Studi melakukan pendampingan arahan koreksi tahap I (kesepakatan) paling lambat 7 hari menggunakan formulir LPM-FRM-AKR-10, formulir LPM-FRM-AKR-11 dan formulir LPM-FRM-AKR-12. 6.2.10 Fakultas dan Program Studi melakukan revisi dokumen akreditasi paling lambat 7 hari kerja. 6.2.11 Fakultas dan Program Studi menyerahkan dokumen hasil revisi tahap I dan dokumen awal ke PA. 6.2.12 Pemeriksaan tahap II oleh tim PA (lakukan simulasi nilai kembali) paling lambat 3 hari kerja. 6.2.13 PA menyerahkan hasil revisi kedua ke Fakultas dan Program Studi dan Fakultas dan Prodi melakukan revisi dokumen akreditasi tahap II menggunakan form LPM-FRM-AKR-10 paling lambat 2 hari kerja. 6.2.14 Fakultas dan Prodi menyerahkan dokume-n hasil revisi tahap II ke PA menggunakan form LPM-FRM-AKR-9 paling lambat 1 hari kerja 6.2.15 Apabila dokumen akreditasi PS sudah disetujui oleh PA maka Ketua Program Studi menyerahkan dokumen final ke LPM dan selanjutnya Ketua Program Studi menandatangani surat pernyataan bertanggungjawab terhadap isi dokumen final menggunakan form LPM-FRM-AKR-13 paling lambat 1 hari kerja. 6.2.16 LPM menyerahkan tanda terima surat pernyataan ke Fak dan PS bahwa dokumen telah memenuhi syarat untuk pengajuan akreditasi. PA berperan sampai mengoreksi format laporan siap kirim paling lambat 3 hari kerja. 9
LPM-POS-AKR-02 01 1 Maret 2016 10 dari 11 6.2.17 Fakultas dan Program Studi melakukan perbanyakan dokumen dan penjilidan sesuai ketentuan paling lambat 3 hari kerja 6.2.18 Fakultas dan Program Studi menyerahkan dokumen akreditasi (final) ke LPM menggunakan form LPM-FRM-AKR-14 paling lambat 1 hari. Warna cover: D3 (abu-abu); S1 (Biru); Pascasarjana (Merah), Diploma dan S1 : Rangkap 4 (3 eks ke BAN PT, 1 eks ke LPM), S2 dan S3 : Rangkap 5 (4 eks ke BAN PT, 1 eks ke LPM), dan soft copy (2 buah). 6.2.19 LPM membuat surat pengantar dan surat pernyataan yang di tandatangani Rektor untuk BAN-PT paling lambat 1 hari kerja. 6.2.20 Pengiriman dokumen akreditasi ke BAN PT oleh LPM (dan bisa didampingi PS) paling lambat 2 hari kerja. 6.2.21 LPM menyerahkan salinan tanda terima penyerahan dokumen dari BAN-PT paling lambat 7 hari kerja. 6.2.22 LPM menerima jadwal visitasi dari BAN-PT. 6.2.23 LPM memberikan informasi jadwal visitasi dan menyerahkan fotocopy surat pemberitahuan visitasi dari BAN PT ke LPM paling lambat 1 hari kerja. 6.2.24 PA mendampingi PS pada saat visitasi asesor akreditasi paling lambat 2 hari kerja. 6.2.25 Pelaksanaan visitasi oleh asesor BAN PT, Menggunakan form LPM-FRM- AKR-15. 6.2.26 SK dan sertifikat akreditasi yang diterima PS disampaikan copy nya ke LPM paling lambat 2 hari kerja. 7. LAMPIRAN 7.1. LPM-FRM-AKR-06 Formulir Permohonan Pendampingan Akreditasi 7.2. LPM-FRM-AKR-07 Tanda Terima dokumen Akreditasi Program Studi 7.3. LPM-FRM-AKR-08 Kartu Kendali Penyusunan Dokumen Borang Akreditasi Program Studi 7.4. LPM-FRM-AKR-09 Tanda Terima Hasil Koreksi Dokumen Akreditasi Program Studi 7.5. LPM-FRM-AKR-10 Status Revisi Dokumen Akreditasi 7.6. LPM-FRM-AKR-11 Berita Acara Asistensi Akreditasi Program Studi 7.7. LPM-FRM-SEK-22 Daftar Hadir Kegiatan 7.8. LPM-FRM-AKR-12 Surat Pernyataan Ketua Program Studi 7.9. LPM-FRM-AKR-13 Tanda Bukti Dokumen Telah Memenuhi Persyaratan Akreditasi 7.10. LPM-FRM-AKR-14 Tanda Terima Akhir dokumen Akreditasi Program Studi 7.11. LPM-FRM-AKR-15 Berita Acara Visitasi Akreditasi Program Studi 10
LPM-POS-AKR-02 01 1 Maret 2016 11 dari 11 7.12. Ketentuan umum 7.12.1 Pendamping Akreditasi (PA) terdiri atas perwakilan dari LPM Unlam dan Unit Penjaminan Mutu Fakultas (UPM), masing-masing perwakilan minimal 2 (dua) orang. Kegiatan pendampingan akreditasi oleh PA meliputi: Pemeriksaan kelengkapan dan kesesuaian dokumen akreditasi Simulasi nilai dokumen akreditasi PS Pengarahan materi teknis 7.12.2 Dokumen akreditasi pada tingkat LPM Unlam adalah : Borang Prodi dan Fakultas beserta lampiran Evaluasi Diri Prodi 7.12.3 Pengiriman dokumen akreditasi (Borang Prodi, Evaluasi Diri Prodi dan Borang Fakultas) ke BAN-PT maksimal enam bulan sebelum masa berlaku akreditasi habis 7.12.4 Lama waktu pelayanan dokumen akreditasi masuk LPM hingga pengiriman ke BAN-PT selama 39 hari kerja dengan rincian waktu 26 hari kerja di LPM dan 13 hari kerja di Prodi. 11