PANDUAN PENGGUNAAN PERANGKAT MONEV BERBASIS WEB BAGI KELOMPOK KERJA (POKJA) KABUPATEN/KOTA FASE PENYUSUNAN STRATEGI SANITASI Selamat datang dan selamat menggunakan sistem monev berbasis web! Sistem ini akan membantu Anda untuk merencanakan dan menetapkan kemajuan kegiatan pokja kab./kota pada fase penyusunan Buku Putih dan Stategi Sanitasi. Sistem ini juga akan membantu Anda dalam menilai kemajuan kegiatan tersebut secara rutin setiap minggu. Selain itu, sistem ini menggambarkan tolok ukur performa pokja Anda dengan pokja kabupaten/kota lain. Kami berharap pokja kabupaten/kota menggunakan sistem ini untuk mengkomunikasikan draf SSK kepada pokja provinsi dan Konsultan Manajemen Wilayah (KMW) untuk mendapatkan dokumen berkualitas. Sekilas Panduan Panduan ini disiapkan bagi pokja kabupaten/kota untuk diakses secara rutin setiap minggu, setiap hari kamis minggu berjalan. Setiap kab./kota memiliki username dan password spesifik untuk masuk ke dalam sistem. Jika ada pertanyaan lanjutan, harap dikomunikasikan melalui email monev@ppsp.sanitasi.or.id. Siklus informasi dalam panduan dirancang sebagai berikut: 1. Masuk ke dalam sistem, 2. Mengisi formulir, 3. Melihat kemajuan kegiatan kab/kota, 4. Melihat rangking kab/kota, 5. Melihat dokumen kab/kota, 6. Melihat dokumen hasil review. 1. Masuk ke Dalam Sistem 1. Akses laman muka situs dengan cara mengetikkan: monev.sanitasi.or.id pada address bar browser Anda. Laman seperti gambar 1 dibawah ini akan muncul, Gambar 1 2. Klik pilihan entitas Anda; ʻPokja Kab/Kotaʼ dan tampil laman seperti gambar 2, 3. Pilih nama Provinsi dan Kab/Kota dengan cara klik tanda panah tersedia pada menu bar, 1
4. Tuliskan username dan password Anda dengan benar. Password bersifat rahasia, pastikan Anda menjaganya dengan baik. 5. Klik tombol masuk untuk akses ke dalam sistem. Gambar 2 2. Mengisi Formulir Laman ini digunakan untuk mengisikan data-data berkaitan rencana kerja dan hasil kegiatan pokja kab/kota di fase penyusunan Strategi Sanitasi. Jika tidak ada data terisi atau dimasukkan ke dalam formulir 1 maka tidak akan ada hasil perhitungan yang bisa dimunculkan oleh submenu yang ada. Pastikan Anda mengisikan informasi dengan baik dan benar. a. Formulir 1 Laman ini disiapkan bagi pokja kab./kota untuk input data berkaitan dengan kemajuan kegiatan dan hasilnya. 1. Klik menu Strategi Sanitasi Kota dan tampil laman seperti gambar 3, Gambar 3 2
Keterangan laman: a. Menu utama yaitu Home, Buku Putih, Strategi Sanitasi Kota, Memorandum Program dan Pelaksanaan menggambarkan fase progam Percepatan Pembangunan Sanitasi Permukiman (PPSP) yang akan dilalui oleh kabupaten/kota terloibat. Menu Web Sanitasi merupakan tautan ke laman utama sanitasi. b. Sub-menu Pemantauan Kegiatan terdiri dari ʻMengisi Formulirʼ, ʻMelihat Kemajuan Kegiatan Kab/Kotaʼ, ʻMelihat Rangking Kab/Kotaʼ, ʻMelihat Dokumen Kab/Kotaʼ dan ʻMelihat Dokumen Hasil Reviewʼ. Sub-menu ini digunakan untuk input data dan mengetahui kemajuan kegiatan beserta dokumen hasilnya. c. Sub-menu Tautan yang terdiri dari ʻSekilas Buku Putihʼ, ʻGaris Besar Buku Putihʼ, dan ʻOutline Buku Putihʼ. Tautan ini memberikan beberapa informasi terkait dengan topik yang telah disiapkan. 2. Klik sub-menu ʻMengisi Formulirʼ, 3. Klik sub-menu ʻFormulir 1ʼ dan tampil laman seperti pada gambar 4, 3. Klik simbol pada kolom ʻUbahʼ untuk merubah dan menetapkan tanggal mulai dan akhir sebuah sub kegiatan. 4. Centang kotak yang tersedia sebagai penanda bahwa kegiatan telah selesai dilaksanakan, 5. Klik tombol ʻProsesʼ disisi bawah laman untuk menyelesaikan proses dan menyimpan informasi dalam database sanitasi. Setelah database tersimpan, laman ʻUnggah Dokumenʼ akan terbuka secara otomatis. Lihat langkah selanjutnya. Gambar 4 3
Keterangan laman: Formulir 1 memiliki tujuh kolom: a. Kolom ʻKegiatan & Sub Kegiatanʼ merupakan panduan yang menjabarkan jenis-jenis kegiatan dan sub kegiatan yang perlu dilakukan oleh pokja kab/kota untuk menyusun strategi sanitasi kota. b. Kolom ʻHasilʼ menunjukkan hasil yang diharapkan dari dilakukannya sebuah kegiatan. Pokja kab./kota wajib mengunggah hasil yang diminta, dalam bentuk dokumen, ke server PPSP sebagai bukti verifikasi telah selesainya sebuah kegiatan. c. Kolom ʻMulaiʼ adalah penunjuk tanggal dimulainya sebuah kegiatan. Pokja kab/kota menetapkan tanggal mulai sesuai kesepakatan. d. Kolom ʻAkhirʼ adalah penunjuk tanggal selesainya sebuah kegiatan. Pokja kab/kota menetapkan tanggal akhir sesuai kesepakatan. Tanggal mulai dan akhir menjadi acuan perkembangan kegiatan penyusunan strategi sanitasi. e. Kolom ʻPerkiraan Durasi (Hari)ʼ memberikan gambaran atau indikasi jumlah hari yang diperlukan oleh pokja kab/kota untuk menyelesaikan sebuah kegiatan. Nilai pada kolom ʻDurasiʼ tidak bisa dirubah serta tidak mempengaruhi hitungan kemajuan kegiatan dan tanggal mulai dan akhir sub kegiatan. f. Kolom ʻUbahʼ disiapkan untuk mengubah tanggal mulai dan tanggal akhir sesuai dengan kesepakatan pokja. Klik simbol yang disediakan untuk mengganti tanggal mulai dan akhir. Pastikan bahwa waktu yang dituliskan telah menjadi kesepakatan bersama pokja karena waktu mulai dan akhir menjadi acuan untuk menilai kemajuan kegiatan dan performa pokja. g. Kolom ʻCentangʼ adalah kotak-kotak yang disediakan untuk dicentang jika sebuah kegiatan telah selesai dilakukan. Pastikan bahwa Anda hanya mencentang sub-sub kegiatan yang telah dilakukan. b. Unggah Dokumen untuk Formulir 1 Laman ini disiapkan untuk pokja kab./kota guna mengunggah (upload) dokumen hasil kegiatan yang ditetapkan. 1. Klik submenu ʻUnggah Dokumen untuk Formulir 1ʼ dan tampil laman seperti gambar 5, 2. Klik tombol ʻChoose Fileʼ, pilih file yang ingin Anda unggah dari database atau komputer Anda. Pastikan bahwa file tersebut adalah file yang benar. Judul tombol ʻChoose Filesʼ bisa berbeda bergantung pada browser yang digunakan, 3. Klik tombol ʻProsesʼ untuk menyelesaikan proses dan menyimpan dokumen dalam database sanitasi. 4
Gambar 5 Pastikan penamaan dokumen mengikuti arahan kaidah yaitu : form 1_ʻnama kab./ kota_nama file. Nama file mengikuti definisi seperti tertera diatas. Penamaan sesuai kaidah akan memudahkan pokja baik kab./kota dan provinsi serta KMW untuk mengetahui secara cepat isi dokumen. c. Formulir 2 Laman ini digunakan sebagai panduan bagi pokja kab./kota untuk melihat kesesuaian outline atau daftar isi dokumen strategi sanitasi yang tengah disiapkan dengan standar yang ada. 1. Klik sub-menu ʻFormulir 2ʼ dan muncul laman seperti gambar 6, 2. Centang jika dokumen SSK Anda sudah berisikan dan tersusun seperti bab dan sub-bab diminta, 3. Klik tombol ʻProsesʼ tersedia di bagian bawah laman untuk mengakhiri proses dan menyimpan informasi dalam database. Gambar 6 5
3. Melihat Kemajuan Kegiatan Kab/Kota Laman ini disiapkan bagi pokja kabupaten/kota untuk melihat kemajuan kegiatan menurut laporan terakhir. Informasi ini digunakan pokja kab./kota untuk menetapkan bahwa pelaksanaan kegiatan telah sesuai dengan waktu yang ditetapkan pokja. Informasi ini 1. Klik submenu ʻMelihat Kemajuan Kegiatan Kab/Kotaʼ dan tampil laman seperti gambar 7, Gambar 7 6
4. Melihat Rangking Kab/Kota Laman ini disiapkan bagi pokja kab/kota untuk melihat rangking kemajuan kegiatan kab/kota menurut laporan terakhir yang disampaikan pokja. Informasi rangking digunakan sebagai tolok ukur performa pokja kab./kota pada fase penyusunan strategi sanitasi. 1. Klik submenu ʻMelihat Rangking Kab/Kotaʼ, dan tampilan seperti gambar 8 akan muncul. Gambar 8 5. Melihat Dokumen Kab/Kota Laman ini digunakan sebagai panduan bagi pokja kab./kota untuk melihat dokumen-dokumen yang telah diunggah. 1. Klik sub-menu ʻMelihat Dokumen Kab/Kotaʼ dan tampil laman seperti gambar 9, 2. Klik tanda silang jika ingin menghapus/mengganti dokumen atau klik ʻDownload Fileʼ jika ingin mengunduh dokumen. Gambar 9 7
Keterangan: Dokumen yang telah diunggah akan tersimpan dalam database PPSP dan diperlakukan sebagai arsip, data back-up atau dokumen verifikasi. Melihat Dokumen Kota memiliki beberapa kolom yaitu: 1. Kolom No berkaitan dengan nomer dokumen yang telah diunggah. 2. Kolom ʻNama Fileʼ berkaitan nama file. 3. Kolom ʻUkuran Fileʼ berkaitan dengan ukuran file. 4. Kolom ʻJenis Fileʼ berkaitan dengan tipe dokumen; gambar atau dokumen aplikasi. 5. Kolom ʻTanggal Unggahʼ berkaitan dengan tanggal dilakukannya pengunggahan oleh pokja Kab./Kota. 6. Kolom ʻAksiʼ berkaitan dengan langkah penggantian/penghapusan dokumen yang telah diunggah. 6. Melihat Dokumen Hasil Review Dokumen strategi sanitasi (draf per bab) pokja kab./kota yang telah direview oleh pokja provinsi dan KMW dapat dilihat di sub menu ini. 1. Klik sub-menu ʻMelihat Dokumen Hasil Reviewʼ dan tampil laman seperti gambar 10 Gambar 10 Keterangan: ʻMelihat Dokumen Hasil Reviewʼ memiliki enam kolom yaitu: 1. Kolom No berkaitan dengan nomer dokumen yang telah diunggah. 2. Kolom Nama File berkaitan nama file yang telah diunduh dan direview oleh pokja provinsi dan KMW. File berisikan informasi _revprov atau _revkmw sebagai penanda bahwa file telah direvies oleh pokja provinsi dan KMW. Hasil review tercantum didalamnya. 3. Kolom Ukuran File berkaitan dengan volumen file yang diunggah. 4. Kolom Jenis File berkaitan dengan jenis file; aplikasi atau pdf. 5. Kolom Tanggal Unggah berkaitan dengan waktu diunggahnya dokumen review. 6. Kolom Aksi berkaitan dengan aksi yang bisa dilakukan yaitu mengunduh file. *** 8