Konversi File Elektronik ke Dalam Format PDF dan HTML Oleh: Rasiman Disampaikan pada: Pelatihan Peningkatan Keterampilan Pustakawan dalam Bidang Pengelolaan dan Pelayanan Perpustakaan Digital pada Perpustakaan USU Tanggal 14 s.d. 17 November 2005
Konversi File Elektronik ke dalam Format PDF dan HTML (Studi Kasus Digitalisasi grey literature pada Perpustakaan USU) Pendahuluan Kadang ada rasa hawatir memuat suatu dokumen ke dalam Internet, misalnya hasil penelitian atau slide kuliah untuk e-learning, karena takut dikopi atau disalahgunakan oleh orang lain. Apalagi kalau file yang akan dimuat berbentuk doc, ppt, xls, dan lainlain. Sehingga kita harus membuat atau mengkonversi file tersebut ke dalam bentuk PDF (Portable Document Format), yang relatif agak sulit dimanipulasi orang lain. PDF adalah format file yang dikembangkan oleh Adobe Systems, salah satu perusahaan software terkemuka di Amerika Serikat. Format dokumen ini cepat populer dan mendunia karena tidak saja mampu menampung data berupa teks dan grafis dengan ukuran file yang ringan, PDF juga mampu membuat sebuah dokumen interaktif, andal, aman, dan dinamis. Disebabkan kelebihan-kelebihan itu, wajar saja kalau PDF banyak digunakan sebagai format e-book di Internet. Mengapa Konversi ke Dalam Format PDF? Konversi file adalah mengubah bentuk dari format asal ke format yang lain, seperti dari format doc, ppt, xls, html, dan lain-lain ke dalam format PDF. PDF adalah format file yang dikembangkan oleh Adobe Systems yang ditujukan untuk pendistribusian dokumen yang tidak bergantung pada platform dan aplikasi asal pembuatnya. Dengan kata lain format yang disimpan dengan format PDF tidak akan berubah walaupun dilihat ataupun dicetak pada sistem dan platform yang berbeda. Format file PDF bersifat cross platform, dapat dibuka pada berbagai sistem operasi. Format file PDF telah umum digunakan di dunia internet sebagai standar format dokumen yang siap cetak dengan ukuran file yang kecil. Untuk membuat file PDF Anda bisa menggunakan software untuk konversi ke PDF, software yang bisa digunakan antara lain: Adobe Distiler, Adobe Acrobat 6 Profressional (sudah ada reader + writer), PDF Writer, Word to PDF, dan masih banyak yang lainnya. Sedangkan untuk melihat isi Rasiman: Konversi File Elektronik ke Dalam Format PDF dan HTML - 2
dokumennya hanya perlu Acrobat Reader dan aplikasi ini sudah menjadi standar de facto bagi semua pemakai komputer dan populer di mana-mana. Setidaknya ada dua kelebihan utamanya, yaitu sebagai file interaktif dan file untuk keperluan percetakan. Dalam aplikasi perpustakaan misalnya, kita sering harus menyajikan laporan dinamik yang merupakan hasil query database, atau ketika akan mempublikasikan dokumen yang merupakan hasil dari penelitian seperti yang akan dibahas pada makalah ini. Membuat File PDF PDF merupakan salah satu format dokumen yang cukup populer. Dengan format PDF Anda dapat membuat file yang berisi teks dan image, membuat link (baik internal maupun eksternal), serta dapat menambahkan bookmark pada dokumen tersebut. Bagaimana cara membuat file PDF? Ternyata mudah dan sederhana, salah satunya dengan menggunakan program Adobe Acrobat 6.0. Berikut adalah langkah membuat file PDF menggunakan Adobe Acrobat 6.0 dari dokumen yang telah dibuat dengan program lain seperti Word, PowerPoint, Excel, dan sebagainya. Langkahnya sebagai berikut: 1. Pastikan komputer Anda sudah terinstal program Adobe Acrobat 2. Buka file dokumen yang akan dibuat menjadi PDF dengan menggunakan program yang sesuai (Word, PowerPoint, Excel, dsb). 3. Pilih menu File Print. Pada saat ditampilkan jendela Print, pilih jenis printer: Adobe PDF. Kemudian klik tombol OK. 4. Selanjutnya akan ditanyakan nama file PDF yang akan dibuat dan akan ditempatkan pada direktori mana. 5. Selesai. File PDF tersebut sudah bisa dibuka dengan program Adobe Acrobat Reader Sebagai latihan kita akan mengkonversi file elektronik hasil dari proses digitalisasi yang telah selesai dilakukan editing sbb: 1. Buka file dokumen yang akan dibuat menjadi PDF dengan menggunakan program Microsoft Word Rasiman: Konversi File Elektronik ke Dalam Format PDF dan HTML - 3
2. Pilih menu File Print. Pada saat ditampilkan jendela Print, pilih Name printer: Adobe PDF, seperti terlihat pada gambar di bawah. Kemudian klik tombol OK. 3. Selanjutnya akan ditanyakan nama file PDF yang akan dibuat dan akan ditempatkan pada direktori mana. Kemudian pilih Save. Rasiman: Konversi File Elektronik ke Dalam Format PDF dan HTML - 4
4. Selanjutkan akan ditampilkan proses konversi seperti terlihat pada gambar di bawah. 5. Selesai. dan file PDF tersebut secara otomatis akan dibuka dengan program Adobe Acrobat, seperti terlihat pada gambar berikut. Setelah proses konversi selesai hasilnya dapat dilihat pada folder yang tadi telah ditentukan sebagai tempat penyimpanan file hasil konversi. Selanjutnya file PDF dapat dibuka atau dibaca dengan Acrobat Reader, sedangkan jika ingin mengeditnya harus menggunakan program Adobe Acrobat. Rasiman: Konversi File Elektronik ke Dalam Format PDF dan HTML - 5
Mengedit File PDF Untuk lebih amannya file PDF dapat juga diatur pengamannya dengan menambah password misalnya sehingga tidak semua orang bisa membukanya, atau diberi kondisi sehingga tidak bisa dicetak maupun dikopi. Caranya? Ikuti langkah berikut: 1. Buka file PDF menggunakan program Adobe Acrobat 6.0. 2. Pilih menu Document Security Restrict Opening and Editing 3. Kemudian akan ditampilkan jendela Password Security - Settings, seperti gambar di bawah ini Rasiman: Konversi File Elektronik ke Dalam Format PDF dan HTML - 6
4. Beri tanda cek dan isi kotak yang ada sesuai dengan keinginan. Require a password to open the document, berarti nanti dibutuhkan password bagi yang akan membuka file PDF ini. Use a password to restrict printing and editing of the document and its security settings, ini adalah master password yang diperlukan jika akan merubah security setting file PDF. Pilihan ini mutlak diperlukan supaya orang lain tidak bisa merubah setting yang telah kita buat terhadap dokumen tersebut. Pilihan berikutnya menyangkut apakah file PDF ini bisa dicetak, diubah, disalin atau dikopi, dan ditambah atau diubah komentar lainnya. Jika tidak, beri pilihan None pada kotak yang tersedia. 5. Setelah selesai, klik tombol OK, dan Anda akan ditanya kembali untuk konfirmasi tentang password yang Anda buat sebelumnya. Ketik ulang password tersebut sesuai dengan pertanyaan yang muncul. 6. Kemudian pilih menu Save untuk menyimpan perubahan dan editing terahkir. 7. Selesai, dan dokumen siap untuk dipublish dengan lebih aman. Konversi ke Format HTML Berikut adalah langkah membuat atau konversi file elektronik berformat doc, yaitu sebuah dokumen yang telah dibuat dengan program Microsoft Word dikonversi menjadi format HTML (hyper text markup language). Langkahnya sebagai berikut: Rasiman: Konversi File Elektronik ke Dalam Format PDF dan HTML - 7
1. Buka file dokumen yang akan dibuat menjadi HTML dengan menggunakan program Microsoft Word 2. Pilih menu File Save as Web Page. Hingga muncul seperti gambar di bawah ini 3. Pada bagian File name, isikan nama file yang diinginkan 4. Pada bagian Save as type, pilih Web Page, kemudian pilih OK 5. Selesai, dan dokumen siap untuk dipublish. Setelah proses konversi selesai hasilnya dapat dilihat pada folder yang tadi telah ditentukan sebagai tempat penyimpanan file hasil konversi. Selanjutnya file HTML dapat dibuka atau dibaca dengan program browser seperti, Internet Exporer atau Netscape Navigator, sedangkan jika ingin mengeditnya dapat menggunakan program FrontPage atau Microsoft Word Referensi Team Adobe Acrobat System. Getting started with Adobe Acrobat 8 Professional. Rasiman: Konversi File Elektronik ke Dalam Format PDF dan HTML - 8