LAMPIRAN - I SK. DIREKSI NO. 061/KEPT/DU/VIII/00 Surat Keputusan Direksi Nomor 061/Kept/DU/VIII/00 tentang Prosedur Pengelolaan Tagihan Premi sebagai berikut: I. Penerbitan Polis dan Penagihan Premi 1. Dalam setiap penerbitan Polis dan/atau Nota Premi (termasuk koasuransi, baik sebagai co-leader maupun co-member) harus dinyatakan tanggal jatuh tempo pembayaran preminya, apabila dalam Polis/Nota Premi tidak disebutkan tanggal jatuh temponya, maka jatuh tempo pembayaran preminya adalah pada saat tanggal Polis/Nota Premi tersebut diterbitkan.. Ketentuan pembayaran premi harus dinyatakan sebagai persyaratan berlakunya polis dan penetapan jatuh tempo untuk masing-masing pertanggungan dilakukan dengan pertimbangan masa pertanggungan dan jenis penutupannya, yaitu sebagai berikut: a) Polis asuransi yang jangka waktu pertanggungannya tidak lebih dari satu bulan, antara lain asuransi pengangkutan (cargo), surety bond (bid bond/performance bond), cash in transit, dan sebagainya, maka jatuh tempo pembayarannya adalah sesegera mungkin dan paling lambat 7 (tujuh) hari kalender sejak tanggal mulai berlakunya pertanggungan. b) Polis asuransi yang jangka waktu pertanggungannya lebih dari satu bulan, maka jatuh tempo pembayarannya paling lambat 30 (tiga puluh) hari kalender terhitung sejak tanggal 39 mulai berlakunya pertanggungan atau sesuai dengan yang dinyatakan dalam polis. 39 c) Untuk polis koasuransi, jatuh tempo pembayarannya paling lambat 60 (enam puluh) hari kalender terhitung sejak tanggal mulai berlakunya pertanggungan. d) Polis asuransi yang preminya dibayarkan secara angsuran hanya diberlakukan untuk polis jangka waktunya lebih dari satu bulan dengan ketentuan sebagai berikut: - jumlah angsuran maksimum 4 (empat) kali dan angsuran terakhir paling lambat 90 (sembilan puluh) hari kalender sebelum tanggal berakhirnya pertanggungan, apabila angsuran lebih dari 4 (empat) kali harus mendapat persetujuan Direksi. - dalam polis juga harus dilekatkan Full Premium If Loss, yang menyatakan apabila terjadi klaim atas polis tersebut, maka premi harus dilunasi seluruhnya terlebih dahulu sebelum ditindaklanjuti proses klaimnya meskipun pembayaran preminya belum jatuh tempo. e) Untuk penutupan melalui Broker/Pialang/Agen Badan Hukum, maka jatuh tempo pembayarannya paling lambat 45 (empat puluh lima) hari terhitung sejak tanggal mulai pertanggungan atau sesuai dengan yang dinyatakan dalam Perjanjian Kerjasama yang telah disepakati secara tertulis. 3. Penentuan jatuh tempo pembayaran premi yang tidak sesuai dengan ketentuan tersebut di atas harus mendapat persetujuan Direksi. 4. Setiap polis yang akan jatuh tempo pembayaran preminya namun belum diterima pembayarannya harus diterbitkan Surat Pemberitahuan Jatuh Tempo Premi dan disampaikan kepada Klien (Tertanggung/Broker/Agen/Lainnya) paling lambat 7 (tujuh) hari kalender sebelum tanggal jatuh tempo pembayarannya. I-1
5. Penerimaan Premi a) Dengan mempertimbangkan terlaksananya pengendalian intern yang baik, maka ditetapkan Rekening Premi, yaitu rekening bank atas nama perusahaan yang ditetapkan sebagai penampung penerimaan premi. Rekening Premi terdiri dari Rekening Premi Kantor Pusat dan Rekening Premi Kantor Cabang. b) Setiap penerimaan premi harus ditransfer ke Rekening Premi, dan apabila premi diterima secara kas maka harus disetorkan ke Rekening Premi tersebut paling lambat satu hari kerja berikutnya. c) Penerimaan premi dalam mata uang Rupiah atas polis yang preminya dalam valuta asing (foreign currencies) maka harus memenuhi ketentuan sebagai berikut: - Setiap polis yang nilai pertanggungannya dinyatakan dalam valuta asing, maka nilai premi dalam polis dan/atau Nota Preminya harus dinyatakan dalam valuta asing tersebut. - Apabila penerimaan premi tidak sesuai dengan original currency Polis, maka nilai kurs yang digunakan adalah kurs tengah Bank Indonesia (BI) pada saat transaksi penerimaan premi, dan ketentuan tersebut harus dituangkan dalam ketentuan pembayaran dalam Nota Premi. d) Setiap penerimaan premi harus diterbitkan kuitansi yang bermeterai cukup dan disampaikan kepada klien apabila telah diterima lunas pembayaran preminya. II. Prosedur Penangguhan dan/atau Pembatalan Polis Dalam rangka penanganan tagihan secara efektif apabila Klien belum melunasi pembayaran premi sampai dengan jatuh tempo pembayaran preminya dan untuk menghindarkan adanya perselisihan hukum dikemudian hari khususnya apabila terjadi klaim, maka harus dilaksanakan prosedur sebagai berikut: 1. Pemberitahuan I Penangguhan Berlakunya Polis Setiap polis yang telah jatuh tempo preminya namun belum diterima pembayarannya harus segera diterbitkan Surat Pemberitahun Penangguhan Berlakunya Polis yang menyatakan bahwa apabila terjadi klaim dalam masa penangguhan menjadi tidak dijamin Polis. Polis akan berlaku kembali setelah premi dibayarkan oleh Klien terhitung sejak hari berikutnya jam 1:00 siang waktu setempat, dimana obyek pertanggungan berada. Surat Pemberitahuan tersebut harus disampaikan kepada Klien paling lambat 7 (tujuh) hari kalender sejak tanggal jatuh temponya serta ditembuskan kepada Tertanggung apabila penutupannya melalui pihak ketiga. Masa penangguhan adalah: a) untuk polis yang jangka waktunya tidak lebih dari satu bulan, masa penangguhannya paling lama 3 (tiga) hari kalender sejak tanggal jatuh tempo premi. b) untuk polis yang jangka waktunya lebih dari satu bulan, masa penangguhannya paling lama 15 (lima belas) hari kalender sejak tanggal jatuh tempo premi. I-
. Pemberitahuan II Pembatalan Polis Apabila sampai dengan masa penangguhan berakhir dan premi belum dibayarkan oleh Klien, maka harus segera diterbitkan Surat Pemberitahuan Pembatalan Polis dan disampaikan kepada Klien dan/atau Tertanggung paling lambat satu hari kalender sejak tanggal berakhirnya masa penangguhan dengan disertai Endorsement Pembatalan Polis. 3. Surat Pemberitahuan Penangguhan Berlakunya Polis dan Surat Pemberitahuan Pembatalan Polis yang disertai dengan Endorsement Pembatalan Polis dibuat oleh Kantor Cabang/Pemasaran dengan tembusan kepada Kantor Pusat, yaitu: - Bagian Pemasaran terkait; - Bagian Underwriting terkait; dan - Bagian Collection. SK. DIREKSI NO. 044/KEPT/DU/VII/005 Surat Keputusan Direksi No. 044/Kept/DU/VII/005, sebagai berikut: Apabila Tertanggung belum atau tidak melakukan pembayaran premi sesuai ketentuan seperti tersebut di atas, maka harus diambil langkah-langkah sebagai berikut: 1. Mengirim Surat Pemberitahuan Jatuh Tempo Pembayaran Premi (Surat Pemberitahuan I) Surat pemberitahuan dilakukan pada saat jatuh tempo persyaratan pembayaran premi. Kecuali yang tidak dipersyaratkan dalam polis dilakukan dalam tempo tidak lebih dari 14 (empat belas hari) sejak tanggal terbitnya polis atau Debet Nota. Mengirim Surat Penangguhan Berlakunya Polis (Surat Pemberitahuan II) Surat penangguhan pertanggungan dilakukan 10 (sepuluh) hari setelah pemberitahuan pertama dilakukan dengan mencantumkan adanya penangguhan pertanggungan. 3. Mengirimkan Surat Pembatalan Polis (Surat Pemberitahuan III) Surat pemberitahuan pembatalan pertanggungan dilakukan 10 (sepuluh) hari setelah dilampauinya penangguhan polis (Surat Pemberitahuan II) 4. Surat Penangguhan Polis dan Surat Pembatalan Polis dibuat oleh Kantor Cabang dengan tembusan ke Bagian Underwriting, Bagian Pemasaran dan Bagian Collection Kantor Pusat. 5. Membuat Endorsement Pembatalan Polis Endorsement pembatalan polis dibuat paling lambat 10 (sepuluh) hari setelah dikirimkannya Surat Pembatalan Polis (Surat Pemberitahuan III). 5. Endorsement pembatalan polis dibuat oleh Kantor Cabang dengan tembusan ke Bagian Underwriting, Bagian Pemasaran dan Bagian Collection Kantor Pusat. I-3
LAMPIRAN II LAPORAN OUTSTANDING PIUTANG PREMI LANGSUNG 00-011 1.Laporan Outstanding Piutang Premi Langsung Per Class of Busines As At 31 December 00 (Production: 01/01/00 31/1/00) No COB Class of Business CCY Outstanding <=60 Days Past AGING 61 <= Days Past 1 01 Property IDR 1.04.65.67,56 509.349.1,00 533.336.409,56 USD,0.60,0.60 0.00 0 Motor Vehicle IDR 4.07.377,00 45.76.39,00 3.195.95,00 3 03 Marine Cargo IDR 305.93.055,00 16.13.41,00 119.169.14,00 USD 111.65 5.0 5.5 4 04 Marine Hull IDR 11.39.93,00 11.39.93,00 0,00 5 0 Engineering IDR 1.95.95.1,00 0,00 1.95.95.1,00 6 10 General Acc IDR 94.009.579,00 9.440.516,00 4.569.063,00 7 11 Credit & Bond IDR 95.411,00 95.411,00 0,00 1 Miscellaneous IDR 6.36.157,00 56.000,00 6.070.157,00 Grand Total IDR 3.671.170.60,56 763.70.710,00.907.99.550,56 USD,140.5,01.40 5.5 EQ in IDR 3.694.605.99,06 76.66.040,00.907.943.95.06 Sumber: Laporan Outstanding Piutang Premi Langsung PT. Asuransi XYZ, Tbk. KC. Medan tahun 00.Laporan Outstanding Piutang Premi Langsung Per Class of Busines As At 31 December 009 (Production: 01/01/009 31/1/009) No COB Class of Business CCY Outstanding <=60 Days Past AGING 61 <= Days Past 1 01 Property IDR 67.9.1,74 61.59.550,00 616.696.66,74 USD.39 0.00.39 0 Motor Vehicle IDR.54.36.4,00 971.30.460,00 1..9.3,00 3 03 Marine Cargo IDR 165.46.93,00 45.519.175,00 119.949.71,00 USD 19.6 147.0 51.4 4 04 Marine Hull IDR 5.130.50,00 1.350.50,00 3.70.000,00 5 0 Engineering IDR 3.60.504.74,00 7.39.375,00 3.53.65.373,00 6 10 General Acc IDR 6.173.435,00 5.719.10,00 4.454.5,00 7 11 Credit & Bond IDR 317.50.354,00 317.076.01,00 174.73,00 USD 7,611.59 7,611.59 0,00 1 Miscellaneous IDR 5.745.795,00 0,00 5.745.795,00 Grand Total IDR 6.754.95.799,74 1.49.77.359,00 5.35.04.440,74 USD 7,1.4 7,75.61 60.3 EQ in IDR 6..4.95,74 1.50.0.93,00 5.35.614.60,74 Sumber: Laporan Outstanding Piutang Premi Langsung PT. Asuransi XYZ, Tbk. KC. Medan tahun 009 II-1
3.Laporan Outstanding Piutang Premi Langsung Per Class of Busines As At 31 December 010 (Production: 01/01/010 31/1/010) No COB Class of Business CCY Outstanding <=60 Days Past AGING 61 <= Days Past 1 01 Property IDR 15.0.31,34 34.410.901,00 10.671.40,34 USD 0.00 0.00 0.00 0 Motor Vehicle IDR.414.390.551,39 64.579.445,00 1.771.11.106,39 3 03 Marine Cargo IDR 4.567.964,00 4.11.764,00 36.00,00 USD 45.10 45.10 0.00 4 04 Marine Hull IDR 53.715.5,00 53.715.5,00 0,00 5 0 Engineering IDR 673.41.13,00 0,00 673.41.13,00 6 10 General Acc IDR 9.649.113,60.93.95,60 1.355.1,00 7 11 Credit & Bond IDR 3.716.511,1 5.000.00,00-1.3.490,79 1 Miscellaneous IDR 179.407.9,00 139.79.06,00 39.67.96,00 Grand Total IDR 3.573.947.917,54 907.910.34,60.666.037.53,94 USD 45.10 45.10 0.00 EQ in IDR 3.574.353.411,64 90.315.7,70.666.037.53,94 Sumber: Laporan Outstanding Piutang Premi Langsung PT. Asuransi XYZ, Tbk. KC. Medan tahun 010 4.Laporan Outstanding Piutang Premi Langsung Per Class of Busines As At 31 December 011 (Production: 01/01/011 31/1/011) No COB Class of Business CCY Outstanding <=60 Days Past AGING 61 <= Days Past 1 01 Property IDR 1.034.50.07,9 146.940.35,9 7.561.761,40 USD 441.60 441.60 0.00 0 Motor Vehicle IDR 303.519.47,04 101.69.6,00 01.9.609,04 3 03 Marine Cargo IDR 0,00 0,00 0,00 USD 95.44 9.6 94.76 4 04 Marine Hull IDR.911.44,00.05.066,00 6.35,00 5 0 Engineering IDR 1.95.377.6,00 0.00 1.95.377.66,00 6 09 Liability IDR 4.537.000,00 4.537.00,00 0,00 7 10 General Acc IDR 4.7.149,00 3.151,00 4.49.99,00 11 Credit & Bond IDR 333.39.797,00 103.334.60,00 30.055.195,00 USD 7,734.3 7,734.3 0.00 9 1 Miscellaneous IDR 01.770.49,00 0,00 01.770.49,00 Grand Total IDR 3.70.79.795,33 35.90.7,9 3.41.971.01,44 USD 9,134.7,15.51 94.76 EQ in IDR 3.64.30.009,0 433.601.561,64 3.430.6.447,44 Sumber: Laporan Outstanding Piutang Premi Langsung PT. Asuransi XYZ, Tbk. KC. Medan tahun 011 II-
LAMPIRAN III DAFTAR WAWANCARA Nama :... Jabatan :... Bagian/Seksi :... Tanggal Wawancara :... Tanda Tangan :... I. Personal Pelaku dalam Sistem Pengawasan Manajemen Piutang Premi 1. Apakah PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan memiliki jadwal menyajikan Daftar Perincian Piutang Premi (Aging Schedule) dan setiap tanggal berapa jadwal tersebut harus diselesaikan? Dan apakah selalu tepat atau tidak tepat jadwal?. Apakah menurut Bapak/Ibu yang menjadi faktor-faktor kendala dalam proses penyelesaian Daftar Perincian Piutang Premi agar tepat sesuai dengan jadwal? 3. Apakah ada reward dalam penyelesaian Daftar Perincian Piutang Premi yang tepat waktu dan punishment bila penyelesaian Daftar Perincian Piutang Premi terlambat? 4. Menurut Bapak/Ibu, penagihan piutang premi menjadi tanggung jawab Bagian Marketing atau Staff Collection? Mengapa? III-1
5. Bagaimanakah menurut Bapak/Ibu cara penanganan dan pengiriman surat konfirmasi piutang kepada Tertanggung? 6. Apakah surat konfirmasi piutang premi yang dikirimkan kepada Tertanggung sudah memenuhi ketentuan dalam Standard Operating Procedure yaitu paling lambat 7 hari kalender sebelum tanggal jatuh tempo pembayaran sudah disampaikan kepada Tertanggung? (Apabila pengiriman terlambat, lanjutkan pertanyaan ke nomor 7) 7. Menurut Bapak/Ibu, apakah yang menjadi penyebab keterlambatan dalam penyelesaian dan pengiriman surat konfirmasi piutang premi tersebut? Dan sepengetahuan Bapak/Ibu, berapa hari kerjakah rata-rata keterlambatan penyampaian surat konfirmasi piutang premi?. Apakah akibat dari keterlambatan penyampaian surat konfirmasi piutang premi tersebut kepada operasional Bagian/Seksi Bapak/Ibu? II. Pencatatan/Administrasi Piutang Premi 9. Bagaimanakah sistem pencatatan/administrasi piutang premi di PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan?......... III-
10. Apakah sistem pencatatan/administrasi piutang premi tersebut sudah mendukung dalam pengerjaan/penanganan/pengendalian piutang premi PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan? Mengapa? 11. (Khusus kepada Bagian Keuangan & Akuntansi) Apakah kendala-kendala yang Bapak/Ibu dapatkan dalam melakukan pencatatan/administrasi piutang premi? 1. (Khusus kepada Bagian Marketing) Apakah dampak bagi Bagian Marketing atas kendala-kendala yang yang dihadapi Bagian Keuangan & Akuntansi dalam melakukan pencatatan/administrasi piutang premi? III. Pelaksanaan Standard Operating Procedure Penagihan Piutang Premi 13. Apakah PT. Asuransi XYZ, Tbk. memiliki Standard Operating Procedure dalam mengelola/mengendalikan piutang premi? 14. Bagaimanakah menurut Bapak/Ibu penerapan/pelaksanaan dari Standard Operating Procedure manajemen piutang premi tersebut dalam pekerjaan? III-3
15. Menurut Bapak/Ibu apakah kira-kira yang menjadi kendala-kendala dari penerapan Standard Operating Procedure dalam penagihan piutang premi tersebut? 16. Apakah PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan memiliki sistem yang mengawasi pelaksanaan/penerapan Standard Operating Procedure penagihan piutang premi? 17. Apakah menurut Bapak/Ibu Standard Operating Procedure penagihan piutang premi yang telah ditetapkan sudah tepat dengan kondisi penanganan piutang premi pada PT. Asuransi XYZ, Tbk. Kantor Cabang Medan? III-4
LAMPIRAN IV No TABULASI HASIL WAWANCARA Jawaban Responden Jumlah Responden 1a 1b Ya, setiap tanggal 5 bulan berikutnya. - Tidak pernah tepat jadwal/tidak disajikan sejak 00. - Masih dapat dikategorikan terjadwal. 10 - Personal ybs menunda pengerjaan Daftar Perincian Piutang. - Eksekusi pekerjaan manual dan jumlah tertanggung banyak. 3 - Tidak ada reward & punishment. - Ada reward, tetapi tidak ada punishment. 4 - Tanggung jawab Bagian Marketing, karena mereka yang melakukan penjualan. - Tanggung jawab Staff Collection, karena ybs yang memantau piutangpiutang yang masih oustanding. - Tanggung jawab bersama Bagian Marketing dan Staff Collection, karena mereka yang mengetahui posisi oustanding piutang. 5 4 1 5 - Lambat dan terlambat lebih dari 60 hari bahkan berakhir periode polis. - Lambat. 6 - Tidak memenuhi ketentuan dan terlambat lebih dari 7 hari - Terlambat, karena jumlah tertanggung sangat banyak dan pengerjaan penyelesaian non sistem (manual) - Tidak memenuhi ketentuan bahkan polis sudah berakhir. 6 7a 7b - Jumlah tertanggung banyak sekali - Overload pekerjaan di seksi Keuangan & Akuntansi - Personal yang berperan dalam penyelesaian pekerjaan melakukan penumpukan pekerjaan. - Rata-rata lebih dari 60 hari setelah jatuh tempo pembayaran. - Rata-rata s/d. 3 bulan setelah jatuh tempo pembayaran. 1 1 - Tidak diketahui posisi piutang yang up-to-date. - Banyak oustanding piutang premi yang tidak jelas statusnya. - Terlambat melakukan collection, terlambat penerimaan pada kas 6 9 - Pembayaran tunai, langsung dibukukan kasir; pembayaran dengan pemindahbukuan dipantau dengan rekonsiliasi bank. - Pembayaran secara tunai tidak bermasalah, pembayaran melalui bank dicatat pada jurnal sementara karena arsip polis-polis banyak sehingga tidak dapat dicari dengan cepat. IV-1
No Jawaban Responden Jumlah Responden 10 - Belum mendukung pengendalian piutang premi karena masih ada dan banyak pembayaran piutang premi dicatatkan dalam juranal sementara - Sudah cukup dapat mendukung pengendalian piutang premi, apabila jurnal sementara terus dilakukan up-dating. 6 4 11 (Khusus seksi Keuangan & Akuntansi) Jumlah tertanggung meningkat mengakibatkan jumlah polis sangat banyak sehingga arsip polis-polis menumpuk. 1 (Khusus Bagian Marketing) - Surat konfirmasi piutang premi dikirimkan berulang kepada tertanggung yang sudah melunasi hutangnya - Karena adanya pencatatan pembayaran pada jurnal sementara, maka tidak diketahui secara pasti apakah piutang premi sudah lunas atau belum. 13 - Ya, memiliki SOP No. 061 tahun 00. - Ya, memiliki SOP No. 044 tahun 005. 14 - Penerapan SOP tersebut hanya sebatas panduan dalam pengendalian piutang premi. - SOP tersebut tidak menyentuh akar permasalahan dalam penagihan piutang premi karena tidak ada sanksi struktural bagi personal yang terlibat dalam penagihan piutang premi. - Sudah cukup layak, tetapi sosialisasi dan implementasinya masih kurang. 3 5 15 - Tidak ada pantauan terhadap pelaksanaan SOP No. 061 tahun 00. - Tidak ada punishment supaya SOP pengendalian piutang premi dijalankan secara tepat dan tegas. - Adanya penyimpangan dalam menjalankan SOP No. 061 tahun 00 karena pertimbangan hubungan baik/rekanan dan perjanjian kerja sama yang telah dibuat dengan rekanan. 4 4 16 - Tidak ada sistem yang langsung menjangkau/menyentuh pengawasan penerapan SOP No. 061 tahun 00 (sistem pengendalian piutang premi) - Ada prasarana yang mengawasi penerapan SOP tetapi tidak dijalankan secara kontiniu dan jelas umpan baliknya. 6 4 17 - Sudah tepat, apabila dijalankan dengan benar dan bertanggung jawab. - Belum tepat/masih ada kekurangannya, karena belum ada tercantum reward & punishment dalam menjalankan SOP No. 061 tahun 00. 5 5 IV-