MODUL IV SURAT MASAL (MAIL MERGE) A. MAKSUD DAN TUJUAN 1. MAKSUD Menggunakan MS-Word untuk membuat surat berantai (masal) misalnya surat undangan. 2. TUJUAN Agar praktikan bisa membuat surat berantai untuk keperluan surat undangan, surat panggilan, dan lain-lain. B. TEORI SINGKAT Failitas mail-merge untuk membuat surat berantai dalam MS-Word memerlukan dua dokumen, yaitu dokumen utama (induk surat) dan file data (anak surat). Dokumen utama berisi teks utama yang isinya tetap dan dilengkapi dengan mergefield-name merupakan nama variabel yang nilainya akan berubah sesuai data yang terdapat dalam dokumen data. Sedang file data berisi data record yang akan digabungkan dengan dokumen utama. Langkah-langkah: Membuat file data 1. Pilih tool pada menu bar, klik Mail Merge. Akan terlihat kota dialog Mail Merge. 2. Pada kotak dialog pilih nomor 1 (main document), klik Create 3. Pilih form letters, maka akan muncul kotak dialog berikut:
4. Dari kotak dialog, pilih active window (maksudnya surat yang akan dibuat). Sedangkan New Main Document untuk membuat induk surat pada jendela yang baru. Keluar lagi ke Mail Merge Helper 5. Pada nomor 2. Data Source, klik Get Data, maka akan muncul kotak dialog berikut ini. 6. Klik Create Data Source 7. Keluar kotak dialog Create Data Source
8. Hapus semua field yang ada pada kotak field names in header now, dengan mengklik remove field name berturut-turut hingga semua field terhapus. 9. Ketiklah nama dokumen datanya (misalnya DtUnd01.doc). 10. Setelah semua field tersebut habis, masukkan file-file datanya pada kotak fieldname, misalnya ketik BAPAK, pada kotak field name, tekan enter, kemudian ketik NAMA, tekan enter, dan seterusnya. Contoh tampilan setelah field data source dimasukkan dalam Create Data Source. 11. Setelah selesai klik Ok, lalu keluar kotak dialog Save As.
12. Pada File Name, ketik nama file, missal DokDat, lalu klik Save. 13. Kemudian keluar jendela pertanyaan: 14. Klik Edit Data Source, maka keluar kotak dialog Data Form berikut ini. 15. Isikan file data yang akan dimasukkan, hingga seluruh data selesai, setelah selesai klik Ok. Membuat Induk Surat (Main Document) Setelah pembuatan file data (anak surat selesai maka keluar toolbar dibawah powerbar. 16. Pada toolbar Mail Merge, pilih Insert Merge Field.
17. Bawa kursor ke tempat dimana akan ditempatkan field pertama, pilih insert merge dan klik nama field pertama. 18. Selanjutnya pilih dan tempatkan field lainnya sesuai dengan tempat yang sudah ditentukan sebelumnya. 19. Setelah selesai simpan dengan klik ikon Save. Menggabungkan File Data Sebelum menggabungkan file data dengan dokumen induk, koreksi kembali data-data untuk menghindari kesalahan. 20. Klik ikon View Merge Data (ikon yang bertuliskan ABC) pada toolbar mail merge. 21. kemudian klik ikon next record (ikon anak panah kanan). Jika ternyata ada kesalahan, klik ikon edit data source yang terletak pada ujung kanan toolbar untuk memperbaiki data yang salah. 22. setelah semuanya selesai, klik Ok. 23. Untuk mematikan kembali view merge data, klik kembali ikon ABC tersebut dan simpan kembali dengan klik ikon save. Sekarang untuk menggabungkan file data dengan dokumen utama, maka: 24. Klik ikon merge to new document yang mempunyai fungsi menggabungkan file data dengan dokumen utama kedalam naskah baru. 25. Dengan demikian kita akan mendapatkan naskah baru pada dokumen yang baru sebanyak jumlah data yang ada pada file data.
C. PRAKTIK Buatlah surat berantai sebuat tagihan pembelian seperti petunjuk di bawah Buatlah tabel DATA.DOC No Sebutan Nama Alamat Jumlah Terbilang 1/08/A Ibu Etik Jl. Melati 10 5.000.000 (Lima Juta Rupiah ) Yogyakarta 2/08/B Bapak Marwoto Jl. Mawar 14 Yogyakarta 1.500.000 (Satu Juta Rupiah) dst. *) Nomor : <No> Lamp : 1 helai Hal : Tagihan Yth. «Sebutan» «Nama» di «Alamat» Dengan Hormat PT. BANGUN TIDUR Penjualan Alat Tulis Kantor Jl. Kartini 11a Yogyakarta Telp. 0274-883429 Kami beritahukan bahwa <<Sebutan>> <Nama>> harus membayar tagihan pembelian alat tulis kantor sebesar Rp <<Jumlah>> <<terbilang>>, yang akan jatuh tempo pada tanggal 24 Agustus 2004. Atas perhatian dan kerja samanya kami mengucapkan terima kasih. Yogyakarta, 18 Agustus 2004 Pimpinan, Bima Kencana, SE *) Buatlah minimal 4 buah data