BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Akuntansi sebagai Sistem Informasi Dengan semakin berkembangnya usaha yang telah dijalankan oleh PT. PLN (Persero), sehingga menuntut sistem pengolahan informasi yang semakin meningkat pula. Dengan demikian peranan akuntan ditengah-tengah operasinya perusahaan, memegang peranan yang cukup penting karena akuntan dapat menginformasikan tentang keadaan serta posisi keuangan yang sekaligus mencerminkan kinerja usaha pada PT. PLN (Persero). Akuntansi merupakan alat untuk menghasilkan informasi yang bersifat keuangan secara akurat dan dapat dipercaya oleh seluruh pihak yang memerlukan untuk digunakan dalam pencapaian tujuan perusahaan. Jadi jelaslah, bahwa akuntansi merupakan salah satu subsistem yang ada dalam suatu organisasi perusahaan disamping subsistem-subsistem lainnya. Subsistem akuntansi ini melaksanakan fungsi pemberian jasa kepada organisasi. Jasa yang diberikan akuntansi adalah mengolah data keuangan menjadi informasi yang bermanfaat dan membantu manajemen, kreditor, investor dan pihak lainnya dalam aktivitas pengambilan keputusan. Jika akuntansi merupakan penghasil dari informasi, maka yang menjadi bahan bakunya adalah data yang bersangkutan dengan kegiatan akuntansi itu sendiri. Dalam hal ini data yang menjadi input adalah transaksi sehari-hari PT. PLN (Persero). Data yang berupa fakta atas transaksi-transaksi perusahaan baru
merupakan masukan (input). Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem yang berfungsi sebagai pengolah data menjadi suatu informasi. B. Pengertian Sistem Informasi Sistem merupakan suatu entity yang terdiri dari dua atau lebih komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan. Sistem yang relevan dengan tugas akuntansi adalah Computer Based System, yang dapat diartikan terintegrasinya peralatan, program, data dan prosedur untuk menjalankan satu tugas pada suatu komputer. Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan suatu jaringan prosedur yang dibuat sesuai dengan pola terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Sementara informasi dihasilkan dari pengolahan datadata dengan menggunakan perangkat yang tersedia dan informasi ini ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Informasi harus dibedakan dari data, karena data merupakan angka atau fakta yang belum diolah menjadi masukan sistem informasi, sedangkan informasi merupakan pengetahuan yang berguna untuk mencapai sasaran yang diinginkan. Dengan kata lain, informasi adalah data yang telah diproses sehingga bentuknya berubah dan semakin tinggi. adalah: Dari penjelasan tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa informasi 1. Data yang telah diolah 2. Menjadi bentuk yang berguna dan bagi yang menerimanya, dan 3. Digunakan untuk pengambilan keputusan
Menurut Hall (2001:7) sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pemakai Sistem informasi sendiri dibedakan menjadi dua, yaitu sistem informasi manajemen dan sistem informasi akuntansi. Sistem informasi manajemen memproses transaksi tidak keuangan, yang secara normal tidak diproses oleh sistem informasi akuntansi. Sedangkan sistem informasi akuntansi memproses transaksi keuangan dan transakai tidak keuangan yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. Sistem informasi akuntansi adalah subsistem dari sistem informasi manajemen yang menangani proses transaksi dan data-data keuangan lainnya. Sering digunakan untuk bisnis dan biasanya digunakan untuk memproses transaksi. Dari definisi di atas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu : secara manual dan dengan bantuan komputer. Sistem informasi yang baik harus memiliki pengendalian yang bertujuan untuk menghindari kesalahan, kecurangan maupun penyelewengan yang mungkin terjadi. C. Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Sebelum membahas lebih jauh bagaimana suatu sistem informasi yang terpenting dalam menyajikan informasi yang akurat dan relevan, berikut ini akan diuraikan secara terperinci mengenai sistem informasi akuntansi tersebut.
Menerapkan kegiatan akuntansi ditengah-tengah kegiatan operasi perusahaan merupakan suatu hal yang mutlak, sebelum digunakan sarana-sarana pelengkap lainnya. Oleh karena itu, jauh sebelum Sistem informasi Akuntansi (SIA) dibuat dalam bentuk tersendiri, sebenarnya akuntansi itu sendiri telah mengandung sistem yang tersendiri pula. Untuk memperoleh pengertian yang lebih jelas mengenai sistem informasi akuntansi, ada baiknya diberikan beberapa definisi. Menurut Cushing (2003:11) merupakan seperangkat sumber manusia dan modal dalam organisasi yang berkewajiban untuk menyajikan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan memproses data Menurut Hall (2001:10) adalah sistem yang terdiri atas tiga subsistem utama, yaitu transaction processing systems, general ledger/ financial reporting system, management reporting system diatas, yaitu: Penjelasan mengenai tiga subsistem utama sistem informasi akuntansi 1. Transaction Processing System (Sistem Pemrosesan Transaksi) sistem pemrosesan transaksi mendukung operasi bisnis setiap hari dengan sejumlah dokumen dan pesan-pesan untuk para pemakai, 2. General Ledger/ Financial Reporting System (Sistem Pelaporan Buku Besar/ Keuangan) menghasilkan laporan keuangan seperti laporan laba rugi, neraca, arus kas dan laporan lainnya, 3. Management Reporting Systems (Sistem Pelaporan Manajemen) menyediakan manajemen internal dengan laporan keuangan dengan tujuan khusus dan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan seperti laporan anggaran, laporan pertanggung jawaban dan laporan lainnya. Berdasarkan beberapa definisi diatas, pengertian sistem informasi akuntansi dapat disimpulkan sebagai seperangkat manusia dan sumber modal dalam suatu organisasi yang berpengaruh dalam pengelolaan data akuntansi
untiuk menghasilkan informasi akuntansi keuangan yang berguna bagi perusahaan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan pihak manajemen dalam merencanakan dan mengendalikan perusahaan. Dalam memenuhi kebutuhan informasi, baik untuk kebutuhan pihak eksternal maupun pihak internal, sistem informasi akuntansi harus didesain sedemikian rupa sehingga memnuhi fungsinya demikian pula suatu sistem informasi akuntansi dalam memenuhi fungsinya harus mempunyai tujuan-tujuan yang dapat memberikan pedoman kepada manajemen dalam melakukan tugasnya sehingga dapat menghasilkan informasi-informasi yang berguna terutama dalam menunjang perencaaan dan pengendalian. Ada beberapa tujuan dari sistem informasi akuntansi, diantaranya adalah : 1. Memberi informasi yang dapat dipercaya 2. Memberi informasi yang membantu para pemakai laporan dalam menaksir potensi perusahaan dalam menghasilkan laba. 3. Mengungkapkan sejauh mungkin informasi lain yang berhubungan dengan laporan keuangan yang relevan untuk kebutuhan pemakai laporan keuangan. 4. Mengurangi biaya penyelenggaraan administratif ketingkat yang lebih rendah daripada nilai manfaatnya. Sedangkan fungsi dari sistem informasi akuntansi itu sendiri menurut Krismiaji (2002:5): fungsi sistem informasi akuntansi yaitu untuk melakukan pengawasan yang memadai untuk menjamin bahwa informasi yang dihasilkan dapat dipercaya, aktivitas bisnis yang dilaksanakan secara efisien dan sesuai dengan tujuan manajemen, serta sejlan dengan peraturan yang telah
digariskan, melindungi dan menjaga aktiva organisasi, termasuk data lain yang dimiliki perusahaan Dari tiap poin yang diuraikan di atas maka dapat dilihat bahwa sebenarnya akuntansi itu telah memiliki sistem tersendiri. Namun untuk lebih menyempurnakan, diperlukan alat bantu guna mengolah sistem tersebut ke dalam suatu bentuk yang efektif dan efisisen. Dalam hal ini pihak intern PT. PLN (Persero), telah memilih komputer sebagai sarana pembantu untuk menjalankan sistem tersebut, sehingga dengan sendirinya sistem akuntansi yang digunakan telah berubah menjadi sistem akuntansi yang berbasis komputer. Dalam penyusunan suatu sistem informasi akuntansi yang akan diterapkan dalam perusahaan, ada kriteria pokok yang dipertimbangkan dan ketiganya harus berjalan seiring dan sejalan yaitu : cepat, aman dan murah. Cepat dalam arti, bahwa sistem akuntansi tersebut harus dapat menghasilkan dalam waktu yang cepat dan tepat. Aman dalam artian, bahwa sistem yang dibentuk dapat mengamankan harta kekayaan perusahaan dari penyelewengan ataupun kecurangan yang mungkin terjadi kalau tidak adanya sistem yang jelas. Sedangkan murah dikaitkan dengan biaya yang harus dikeluarkan untuk pembentukan dan pengoperasian sistem itu sendiri, dengan manfaat yang diperoleh darinya harus lebih besar dari pada biayanya. 2. Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi Dari defenisi mengenai sistem informasi akuntansi yang telah dikemukakan sebelumnya dapat disimpulkan bahwa dalam sistem informasi
akuntansi terdapat unsur-unsur pokok. Menurut Romney dan Steinbart (2004 :3) sistem informasi akuntansi terdiri dari lima komponen yaitu: 1) The people who operate the system and perform various functions. 2) The producers, both manual and automated, involved in collecting, processing ang storing data about the organizations activities. 3) The data about the organization business processing. 4) The software used to process the organization data. 5) The information technology, including computers, peripherals device and network communication device. Penjelasan dari unsur-unsur sistem informasi akuntansi diatas yaitu : 1) Orang orang yang mengoperasikan sistem dan melaksanakan berbagai fungsi 2) Prosedur-prosedur baik manual maupun yang terkomputerisasi yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi. 3) Data tentang proses-proses bisnis organisasi 4) Software yang dipakai untuk memperoses data organisasi 5) Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung dan peralatan komunikasi jaringan. Sedangkan menurut Husein (2003:3) elemen-elemen penting dalam sistem informasi akuntansi yaitu: 1) Pemakai akhir 2) Sumber data 3) Pengumpulan data 4) Pemrosesan data 5) Manajemen database 6) Penghasil informasi 7) Umpan balik Penjelasan tujuh elemen penting sistem informasi akuntansi diatas yaitu:
1) Pemakai akhir Terdiri dari pemakai akhir eksternal yaitu: kreditur, investor, pemegang saham, pemerintah dan pemakai akhir internal yaitu manajemen. 2) Sumber data Sumber data adalah transaksi keuangan yang memasuki sistem informasi dari sumber eksternal dan internal. 3) Pengumpulan data Tahap operasional yang tujuannya untuk memastikan bahwa data yang memasuki sitem itu sah, lengkap dan bebas dari kesalahan. 4) Pemrosesan data Data yang memasuki sistem diproses sehingga menghasilkan suatu informasi yang berguna. 5) Manajemen database Menyimpan, memperbaiki dan memanggil serta menghapus data. 6) Penghasil informasi Mengumpulka, mengatur, memformat dan menyajikan informasi untuk para pemakai. 7) Umpan balik Yaitu bentuk output yang dikirim kembali ke sistem sebagai sumber data Berdasarkan dari pembahasan yang telah diuraikan sebelumnya, tentang bagaimana akuntansi sebagai sarana pengolah data-data yang berkaitan dengan
operasi perusahaan sehingga dihasilkan kedalam suatu laporan yang lazim, maka akuntansi berperan sebagai salah satu subsistem dari sistem yang lebih besar dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM), karena sebagian besar sumber informasi yang dibutuhkan manajemen dihasilkan oleh Sistem Informasi Akuntansi (SIA). Oleh karena itu, sistem informasi akuntansi merupakan salah sistem informasi yang terpenting bagi perusahaan namun bukan merupakan keseluruhan atau satu-satunya sistem informasi formal artinya sistem itu secara eksplisit diakui keberadaannya di perusahaan dan bertanggung jawab untuk menghasilkan informasi, karena masih ada sistem informasi manajemen yang merupakan sistem informasi yang terpenting yang berguna untuk memberikan informasi kepada manajemen baik informasi keuangan maupun informasi diluar keuangan. Lebih jauh lagi, kedua sistem tersebut berkaitan erat, saling melengkapi, saling memberi dan menerima informasi satu sama lain dan dalam praktiknya terintegrasi dalam suatu organisasi yang terpadu dan terkoordinasi. D. Pendapatan 1. Pengertian Pendapatan Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) dalam bukunya Standar Akuntansi Keuangan (SAK) No 23 (2002 :23,2) pendapatan adalah arus masuk bruto dari manfaat-manfaat ekonomi yang timbul dari aktifitas-aktifitas normal perusahaan selama suatu periode bila arus masuk tersebut mengakibatkan kenaikan ekuitas, yang tidak berasal dari kontribusi penanaman modal, Itu berarti pendapatan merupakan penghasilan yang timbul dari aktivitas perusahaan yang
dikenal dengan sebutan yang berbeda-beda seperti penjualan, penghasilan jasa, bunga dan royalti. Siklus pendapatan mencakup transaksi penjualan dan transaksi penerimaan tunai. Dalam transaksi penjualan, pesanan barang dan jasa dari pelanggan menghasilkan faktur penjualan, kemudian pesanan dikirim kepada pelanggan. Dalam transaksi penerimaan tunai, uang atau cek diterima dari pelanggan. Jika penjualan dilakukan secara kredit, nilai penjualan dimasukkan ke dalam pos piutang, sampai pembayaran diterima. Berikut perkiraan yang mempengaruhi siklus pendapatan a. Penjualan b. Piutang Dagang c. Cadangan Keruguan Piutang d. Kerugian Piutang e. Kas / Bank f. Potongan Penjualan g. Retur Penjualan 2. Pengertian Sistem Informasi Pendapatan Dari pengertian sistem informasi dan pendapatan diatas dapat dijelaskan bahwa sistem informasi pendapatan adalah rangkaian prosedur formal di bagian pendapatan yang timbul dari aktifitas perusahaan antara lain transaksi penjualan dan penerimaan kas dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pemakai.
3. Pengendalian Sistem Siklus Pendapatan Suatu sistem informasi pendapatan yang baik harus mempunyai pengendalian. Jika pengujian pengendalian atas proses pendapatn telah dilakukan, selanjutnya dapat menetapkan tingkat resiko pengendalian. Jika hasil pengujian pengendalian mendukung tingkat resiko pengendalian yang direncanakan, pihak auditor melaksanakan prosedur substantif yang telah direncanakan untuk saldo akun yang berhubungan dengan proses pendapatan. Sistem pengendalian intern yang diterapkan pada sistem informasi pendapatan sangat berguna untuk mencegah atau menjaga terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan (kesalahan-kesalahan atau kecurangan-kecurangan). Meskipun pemrosesan data akuntansi terkomputerisasi memiliki potensi kesalahan lebih kecil dibanding secara manual tidak tertutup kemungkinan terjadinya kesalahankesalahan yang mungkin disengaja maupun yang tidak disengaja. Kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam sistem informasi akuntansi khususnya dibidang pendapatan biasanya disebabkan dua hal, yaitu : kesalahankesalahan yang disengaja dan kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja. Kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja misalnya kesalahan dalam memasukkan kode, salah nilai dan kesalahan karena ketidaktelitian. Kesalahankesalahan yang sifatnya disengaja dapat berbentuk kecurangan-kecurangan dalam bentuk pencurian atau penyelewengan terhadap harta kekayaan milik perusahaan. E. Efektifitas 1. Pengertian Efektifitas
Banyak pengertian yang diberikan para ahli mengenai pengertian efektifitas. Untuk memperjelas pengertian tersebut, penulis akan memberikan beberapa pengertian dari efektifitas. Menurut Siagian (2006 :24) memberikan definisi sebagai berikut : Efektifitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atas jasa kegiatan yang dijalankannya. Efektifitas menunjukan keberhasilan dari segi tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati sasaran, berarti makin tinggi efektifitasnya. Sementara itu menurut Fathoni (2003 :92) Efektifitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah pekerjaan tepat pada waktunya. Dari beberapa pendapat para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa suatu pekerjaan dapat dilaksanakan secara tepat, efektif, efisien apabila pekerjaan tersebut dilaksanakan dengan tepat sesuai dengan yang telah direncanakan. 2. Efektifitas Sistem Informasi Secara umum sistem yang efektif didefinisikan sebagai suatu sistem yang dapat memberikan nilai tambah kepada perusahaan. Oleh karena itu sistem yang efektif harus dapat memberikan pengaruh yang positif kepada perilaku pemakainya. Menurut Martin, dkk (2002 :60) menyatakan bahwa sistem yang efektif dapat dianalisis berdasarkan beberapa kriteria, seperti: dapat meningkatkan
efektifitas bisnis, dapat memperluas bisnis atau pelayanan, dan dapat meningkatkan keunggulan bersaing dari perusahaan. Setelah suatu sistem dioperasikan selama beberapa waktu, perlu dilakukan penelaahan pasca implementasi, yang antara lain bertujuan untuk mengetahui sejauh mana sistem tersebut mencapai sasaran yang telah ditetapkan dan apakah sistem tidak dapat dipakai lagi atau dapat dilanjutkan, dan apabila akan dilanjutkan, apakah perlu dilakukan modifikasi agar dapat mencapai sasaran yang ditetapkan dengan lebih baik. Sistem dapat dievaluasi dan dianalisis performansinya (kinerja) berdasarkan dua pengukuran utama, yaitu efektivitas dan efisiensi. Berdasarkan perspektif efisiensi, evaluasi berhubungan dengan penggunaan sumber-sumber daya yang diberikan (sumber daya manusia, mesin, material, dan uang) untuk menyediakan sistem informasi bagi pemakainya. Sedangkan dari perspektif efektifitas pemakai atau unit organisasi pemakai, evaluasi berhubungan dengan penggunaan sistem informasi dalam menyempurnakan misi organisasi. 3. Pengukuran Efektifitas Sistem Informasi Berbagai variabel yang mempengaruhi efektifitas sistem informasi telah dikemukakan oleh banyak peneliti. Antara lain dengan menggunakan kualitas sistem, kualitas informasi, kualitas pelayanan, penggunaan sistem, kepuasan pemakai dan keuntungan bersih sebagai variabel-variabel yang menentukan efektifitas suatu sistem informasi. Model pengukuran keberhasilan sistem informasi yang dikemukakan oleh William H. DeLone dan Ephraim R. McLean, yang dikenal dengan The
Reformulated D&M IS Success Model (DeLone, 2002). Model ini dapat dilihat pada gambar 2.1. Model DeLone danmclean terdiri dari enam variabel, yaitu: a. Information Quality, berkaitan dengan output sistem informasi b. System Quality, yang mengevaluasi sistem pengolahan informasi itu sendiri c. Service Quality, untuk mengakses harapan konsumen dan persepsi mengenai kualitas pelayanan dalam organisasi retail dan jasa d. System Use, berkaitan dengan penggunaan output dari sistem informasi oleh penerima e. User Satisfaction, berkaitan dengan respons penerima terhadap penggunaan output sistem informasi f. Net Benefits, suatu rangkaian kesatuan dari entitas individual sampai nasional yang dapat memberi dampak (impact) bagi aktivitas sistem informasi. Gambar 2.1. The Reformulated D&M IS Success Model (Sumber: DeLone, 2002)
Penelitian ini akan mengadopsi Model Reformulasi D&M, dengan pertimbangan bahwa model ini cukup lengkap dalam menjelaskan variabelvariabel yang mempengaruhi efektifitas suatu sistem informasi. Berdasarkan gambar tersebut, terdapat beberapa item yang dikeluarkan dari setiap variabel, dimana item-item tersebut telah dikelompokkan dalam beberapa faktor yang terbentuk, sebagai berikut : a. System quality dapat dijelaskan melalui faktor-faktor currency dan accuracy (keakurasian data), utilisasi, dan user convenience. b. Information quality dapat diukur melalui faktor-faktor: information value, karakteristik output, tingkat kepentingan, keunikan, dan tampilan. c. Service quality dapat diuraikan ke dalam faktor-faktor assurance, tangibles dan empathy, reliability, dan responsiveness. d. Use, dijelaskan melalui faktor-faktor minat, jumlah dan frekuensi, reporting system, dan inquiry. e. User satisfaction dapat diuraikan menjadi faktor-faktor: information satisfaction, relationship satisfaction, dan service satisfaction. f. Net benefits, dijelaskan melalui faktor-faktor: proses manajemen, keberadaan informasi, aktualisasi diri/individu, dan efektifitas pengambilan keputusan.