Pengantar Draft Usulan Proses Penulisan Lesson Learnt
Pendekatan yang Digunakan The Most Significant Change (MSC) merupakan salah satu cara melakukan monitoring dan evaluasi secara partisipatif dalam melihat terjadinya perubahan sebagai dampak pelaksanaan program pembangunan. Prosesnya dilakukan dengan mengumpulkan dan memilih cerita perubahan secara sistematis yang ditulis para penerima manfaat dan pelaksana program. Pendekatan MSC akan melakukan penilaian terhadap perubahan yang bisa dicapai dengan membandingkan antara indikator perubahan dalam outcome yang direncanakan pada awal program dan perubahan yang dirasakan penerima manfaat & pelaksana program. Dengan cara ini akan bisa terlihat dengan jelas perubahan apa saja yang paling mencolok, sehingga akan bisa dirunut secara pasti ketepatan strategi yang dipilih dalam menjalankan program. Proses ini akan menghasilkan rumusan detail mengenai pembelajaran yang bisa diambil dari pelaksanaan program; (1) keberhasilan dalam mencapai perubahan dan strateginya dan (2) kegagalan mencapai perubahan dan strategi yang dipilih, yang menjadi salah satu faktor penyebabnya. Khusus analisa dampak penyediaan program pembelajaran online, penyediaan data base, analisa dan policy brief yang diunggah melalui website Kebijakan AIDS, akan dilakukan untuk melihat jumlah pengunjung, jumlah dokumen yang diunduh, pemafaatan dokumen, dan tingkat kebutuhan prmbelajaran online dan dokumen yang diunggah di website. Subyek Informasi Perubahan 1) Penerima manfaat program. Informasi mengenai perubahan dari penerima manfaat akan digunakan untuk menilai secara langsung terhadap perubahan-perubahan yang dicapai setelah berjalannya program. Dari sini akan terlihat dengan jelas ketercapaian outcome program yang telah direncanakan. 2) Pelaksana program Informasi mengenai perubahan yang bersumber dari pelaksana program akan digunakan untuk melihat perubahan-perubahan yang terjadi dalam internal organisasi pelaksana program, pada ranah individu dan institusi. Dari sini akan bisa dilihat perubahan tak hanya terjadi pada penerima manfaat, tetapi secara bersamaan perubahan juga terjadi pada pelaksana program dan organisasi tempatnya menjalankan program. 3) Pengguna website Kebijakan AIDS. Sumber informasi dari pengguna website Kebijkan AIDS tak dimaksudkan untuk melihat perubahan yang terjadi pada individu-individunya, melainkan untuk melihat kebermanfaatan seluruh materi yang diunggah dan pembelajaran yang dilakukan secara online bagi para pengguna. Selain itu juga untuk mengetahui digunakan untuk keperluan apa saja data-data yang dibaca secara online dan yang bisa diunduh dari website Kebijakan AIDS. Domain perubahan
Dampak perubahan yang akan dilihat berdasarkan cerita yang ditulis penerima manfaat dan pelaksana program mencakup; (1) perubahan individu; (2) perubahan komunitas; (3) perubahan institusi; dan (4) perubahan kebijakan. 1) Perubahan Individu Pada domain perubahan individu akan dilihat dampak program terhadap perubahan pengetahuan, sikap dan perilaku penerima manfaat dan pengelola program. 2) Perubahan Komunitas Pada domain perubahan komunitas akan dilihat dampak program terhadap pengetahuan, sikap dan perilaku komunitas para penerima manfaat dan pelaksana program. 3) Perubahan Institusi Pada domain perubahan institusi akan dilihat dampak program terhadap visi, misi dan strategi organisasi penerima manfaat dan pelaksana program, institusi sosial dan institusi pemerintah yang terekspose pelaksanaan program. 4) Perubahan Kebijakan Pada domain perubahan kebijakan akan dilihat dampak program terhadap perubahan kebijakan yang terjadi dalam organisasi penerima manfaat dan pelaksana program, dan kebijakan pemerintah. Strategi Pengumpulan Data 1) Pengumpulan Cerita Perubahan a) Penerima manfaat dan pelaksana program akan dipilih dengan pertimbangan keterlibatan dan capaian berdasarkan pada keterlibatan selama pelaksanaan program. b) Penerima manfaat terpilih dibagi menjadi 4 (empat) kelompok dan diminta menuliskan cerita perubahan dengan pembagian domain: a. Kelompok 1: menulis cerita perubahan individu b. Kelompok 2: menulis cerita perubahan komunitas c. Kelompok 3: menulis cerita perubahan institusi d. Kelompok 4: menulis cerita perubahan kebijakan c) Penerima manfaat dan pelaksana program akan menuliskan cerita perubahan antara 2 sampai 3 halaman dengan pertanyaan sederhana sebagai berikut: a. Perubahan Individu Setelah mengikuti dan mengelola keseluruhan program, ceritakanlah dengan bahasa sederhana mengenai perubahan yang terjadi dalam diri Anda, apakah ada perubahan: (1) pengetahuan mungkin pengetahuan baru atau mungkin pengetahuan yang lebih mendalam; (2) sikap mungkin sebelumnya memiliki sikap A terhadap mereka yang terinfeksi HIV dan kini berubah menjadi bersikap B ; dan (3) perilaku mungkin sebelumnya berperilaku A dan kini berubah menjadi berperilaku B.
Mengapa perubahan itu yang dinilai terjadi, dan bagaimana perubahan itu bisa terjadi? b. Perubahan Komunitas Setelah mengikuti dan menjalankan program dan mungkin acap kali bercerita dengan komunitas atau kolega Anda, apakah menurut Anda program yang berjalan juga memberikan pengaruh perubahan kepada mereka terkait dengan (1) pengetahuan; (2) sikap; dan (3) perlaku. Mengapa perubahan itu yang dinilai terjadi, dan bagaimana perubahan itu bisa terjadi? c. Perubahan Institusi Setelah institusi Anda bekerja sama menjalan program, apakah ada perubahanperubahan yang terjadi dalam pengelolaan dan pengembangan organisasi. Misalnya, kemungkinan mengubah visi, mengubah misi, mengubah nilai-nilai yang dianut institusi Anda, atau hanya sekadar mengubah strategi dalam mencapai tujuan organisasi? Mengapa perubahan itu yang dinilai terjadi, dan bagaimana perubahan itu bisa terjadi? d. Perubahan Kebijakan Setelah program berjalan, apakah Anda melihat adanya perubahan kebijakan dalam organisasi Anda dan juga pada instansi pemerintah? Kebijakan dalam organisasi, misalnya, mengeluarkan kebijakan bisa menerima staff yang terinfeksi HIV, atau menerima staff dari LGBT? Pada instansi pemerintah, misalnya, adakah kebijakan mengenai HIV dan AIDS yang berubah kalau sebelumnya sudah ada, atau mengeluarkan kebijakan baru? Mengapa perubahan itu yang dinilai terjadi, dan bagaimana perubahan itu bisa terjadi? 2) Focus Group Discussion (FGD)/Wawancara Mendalam Informasi yang akan dikumpulkan dari proses Focus FGD merupakan pendalaman dari cerita perubahan yang menunjukkan keunikan dalam melihat perubahan sesuai dengan domain yang ditulisnya. Pada konteks ini, FGD merupakan pendalaman informasi. Bisa juga karena cerita perubahannya masih belum bisa ditangkap substansinya, terlalu melebar ke manamana. Pada konteks ini, FGD menjadi proses konfirmasi terhadap cerita perubahan. 3) Survey Pengguna Website Untuk melihat keluasan cakupan dan kemanfaatan program pembelajaran dan penyediaan data base, analisa dan policy brief yang diunggah melalui website, akan dilakukan survey kepada para pengguna, analisa terhadap jumlah kunjungan website, dan analisa terhadap dokumen-dokumen yang diunduh khalayak.
Proses Pengumpulan dan Analisis Konsultasi Desain Penyampaian Informasi dan kesediaan ke Penerima manfaat dan pengelola program Pengiriman panduan penulisan cerita perubahan Penulisan dan penerimaan cerita perubahan Analisis terhadap Cerita Perubahan Konsultasi Hasil I Final Draft Revisi II Konsultasi II dan Membaca Hasil Survey Revisi I FGD/Wawancara mendalam Revisi Akhir Desain Cover, Editing dan Layout Publish dan Distribusi 1. Konsultasi Desain Penyampaian draft usulan, diskusi pernyempurnaan, pemilihan calon penulis cerita perubahan, dan revisi draft usulan proses penulisan lesson learnt 2. Penyampaian Informasi dan kesediaan ke Penerima manfaat dan pengelola program Informasi rencana penulisan lesson learnt kepada calon penulis cerita perubahan, permintaan kesediaan menulis cerita perubahan 3. Pengiriman panduan penulisan cerita perubahan
Panduan penulisan cerita perubahan dikirimkan kepada calon penulis terpilih. Pengiriman dokumen ini juga disertai dengan pemberitahuan lama waktu penulisan dan batas akhir pengiriman tulisan. 4. Penulisan dan penerimaan cerita perubahan Penulis terpilih menulis cerita perubahan, dan mengirimkan tulisannya sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditentukan. Selama proses penulisan, layanan konsultasi disediakan selama jam kerja, melalui berbagai kanal komunikasi, WA, BBM, Twitter, Email, SMS, dan telepon 5. Analisis terhadap Cerita Perubahan a. Cerita perubahan yang sudah diterima dilakukan pengelompokan perubahan-perubahan yang sama sesuai dengan domain, alasan perubahan itu yang dipilih, dan bagaimana perubahan itu bisa terjadi. b. Perubahan, alasan pemilihan dan bagaimana perubahan terjadi dilakukan sinkronisasi dengan indikator perubahan dalam output dan outcome. Untuk indikator output akan dikonfirmasikan dengan laporan-laporan setiap kegiatan. Dalam proses sinkronisasi ini akan terus dilakukan didiskusikan terus menerus dengan koordinator program untuk memastikan dalam proses sinkronisasi tidak terjadi kekeliruan. c. Dalam proses analisa ini juga akan dilakukan penilaian terhadap cerita perubahan yang unik untuk dilakukan pendalaman, dan cerita perubahan yang belum tertangkap substansinya untuk dilakukan konfirmasi-konfirmasi kepada penulisnya. 6. Konsultasi Hasil I a. Mempresentasikan hasil analisa terhadap cerita perubahan, mempertajam pernyataanpernyataan perubahan. b. Memilih kembali kutipan-kutipan langsung c. Memberikan masukan-masukan untuk penyempurnaan. d. Memastikan calon peserta FGD/wawancara lanjutan untuk memperdalam informasi atau mengkonfirmasi temuan perubahan. e. Menyusun pertanyaan-pertanyaan kunci untuk FGD/Wawancara mendalam 7. FGD/Wawancara mendalam Melakukan FGD/Wawancara mendalam 8. Revisi I Melakukan revisi draft tulisan berdasarkan masukan dari konsultasi I dan hasil FGD/Wawancara mendalam 9. Konsultasi II dan Membaca Hasil Survey a. Mempresentasikan hasil Revisi I
b. Mendiskusikan hasil survey untuk dimasukkan dalam draft tulisan 10. Revisi II Melakukan revisi draft tulisan berdasarkan hasil konsultasi II dan dokukem survey website Kebijakan AIDS. 11. Final Draft Penyerahan Draft Akhir untuk mendapatkan masukan-masukan penyempurnaan. 12. Revisi Akhir Melakukan revisi terakhir berdasarkan masukan-masukan penyempurnaan dari final draft.
Waktu Pelaksanaan Aktivitas Konsultasi Desain Penulisan dan penerimaan cerita perubahan Penyampaian Informasi dan kesediaan ke Penerima manfaat dan pengelola program Pengiriman panduan penulisan cerita perubahan Penulisan dan Penerimaan Cerita Perubahan Analisis terhadap Cerita Perubahan Konsultasi Hasil I FGD/Wawancara mendalam Revisi I Konsultasi II dan Membaca Hasil Survey Revisi II Final Draft Revisi Akhir Pebruari Maret April 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Sistematikan Penulisan Lesson Learnt Kata Pengantar (dari siapa saja?) Penghargaan (kepada siapa saja?) Daftar Singkatan Daftar Istilah Daftar Isi Bab I NARASI PROGRAM, SEBUAH KONTEKS Latar Belakang Outcome Program Indikator perubahan Output Kegiatan Indikator Perubahan Kegiatan Utama Bab II MSC, SEBUAH PENDEKATAN PARTISIPATIF Bab III MENAKAR PERUBAHAN, BELAJAR DARI LAPANGAN Bab IVKESIMPULAN DAN REKOMENDASI Bab V PENUTUP