BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Perkembangan teknologi yang semakin maju menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efisiensi di segala bidang, diantaranya dapat berupa sistem, prosedur atau cara kerja yang kurang efisiensi dalam melaksanakan pekerjaan kantor. Pada setiap kantor akan ditemukan unsur inti yaitu, manusia beserta hubungan-hubungan sosial mereka dan unsur kerja yang meliputi sumber daya insan, sumber daya nir-insani, dan sumber daya konseptual. Dalam kenyataannya unsur inti akan dipengaruhi oleh unsur kerja pada saat kantor berfungsi sebagai perangkat untuk memasok informasi dan merawat aktiva sehingga diperlukan cara-cara bekerja yang efisien. Produktivitas sering pula dikaitkan dengan cara sistem yang efisien, sehingga proses produksi berlangsung tepat waktu dan dengan demikian tidak diperlukan kerja lembur dengan segala implikasinya, terutama implikasi biaya. Dan merupakan hal yang logis dan tepat apabila peningkatan produktivitas dijadikan salah satu sasaran jangka panjang perguruan Tinggi Negeri dalam rangka pelaksanaan strateginya. Disamping hal tersebut terdapat pula berbagai faktor mempengaruhi produktivitas kerja, diantaranya adalah : Sikap mental, pendidikan, jaminan sosial, lingkungan dan iklim kerja, sarana produksi, teknologi dan kesempatan berprestasi. Kalangan dunia usaha baik instansi pemerintah maupun instansi pemerintah maupun swasta dalam melakukan usaha sangat mengandalkan fasilitas atau peralatan kerja untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien dan hasil kerja yang
optimal.sumber daya manusia yang memerlukan manajemen pada setiap manusia baik laki-laki, perempuan, tua, muda masih berusia produktif supaya bisa berperan dalam kehidupan social untuk berkarya dengan memaksimalkan potensinya dan sumber daya alam yang telah disediakan untuk mencapai kehidupan masyarakat menjadi lebih sejahtera. Pengembangan sumber daya manusia dapat meningkatkan produktivitas karyawan sehingga dapat membentuk tenaga kerja yang produktif, terampil dan profesional yang bekerja secara efektif dan efisien. Produktivitas sering pula dikaitkan dengan cara sistem yang efisien, sehingga proses produksi berlangsung tepat waktu dan dengan demikian tidak diperlukan kerja lembur dengan segala implikasinya, terutama implikasi biaya, dan merupakan hal yang logis dan tepat apabila peningkatan produktivitas dijadikan salah satu sasaran jangka panjang Perguruan Tinggi Negeri dalam rangka pelaksanaan strateginya. Disamping hal tersebut terdapat pula berbagai faktor yang mempengaruhi produktivitas kerja, diantaranya adalah : Sikap mental, pendidikan, keterampilan, manajemen, hubungan industrial pancasila, tingkat penghasilan, jaminan sosial, lingkungan dan iklim kerja, sarana produksi, teknologi dan kesempatan berprestasi. Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang dikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin dikaitkan dalam hubungannya dengan waktu, metode kerja dan biaya uang. Dengan kata lain efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya dan merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, dan tersingkat waktunya.
Danfar menyatakan bahwa efisiensi kerja merupakan suatu proses dan hasilhasil efektif yang dicapai dari hasil-hasil usaha untuk mencari yang lebih baik dan yang lebih mudah untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Suatu tindakan dapat disebut efisien apabila mencapai hasil yang maksimum dengan usaha tertentu yang diberikan. Usaha yang dimaksud mengandung tiga unsur yaitu waktu, metode kerja dan biaya. Tujuan efisiensi kerja Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah melakukan tugas dengan benar dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatu tujuan atau misi pada kantor tersebut. Efisiensi bertindak dengan cara yang dapat meminamilisir kerugian atau pemborosan sumber daya dalam melaksanakan atau menghasilkan sesuatu. Dalam pengertian manajemen yang sehat sudah tersimpul pengertian efisiensi dalam arti bahwa segala sesuatu dikerjakan dengan berdaya-guna artinya dengan tepat, cepat, hemat, dan selamat. Efisiensi kerja merupakan suatu pengertian yang menunjukkan suatu keadaan, maka cara penilaian efisiensi tersebut tidak dapat dilakukan dalam waktu sambil lalu saja, tetapi membutuhkan waktu yang cukup dan dilakukan dengan penelitian. Berkenaan dengan prinsip efisiensi yang meliputi semua bidang pekerjaan dan harus diterapkan disemua bidang pekerjaan juga, maka jika prinsip efisiensi dapat diterapkan dengan menciptakan produktivitas yang tinggi bagi organisasi.selain itu, kinerja suatu perusahaan swasta maupun instansi pemerintahan dapat dilihat dengan menganalisis Tingkat Efisinsi dengan menggunakan suatu indicator kinerja. Efesiensi itu sendiri merupakan suatu usaha untuk memberantas pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala-gejala yang merugikan. Menurut Achmad efisiensi artinya perbandingan terbaik antara usaha yang telah dikorbankan dengan hasil yang dicapai. Pengertian efesiensi pada prinsipnya merupakan perbandingan terbaik
atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan. Penggunaan fasilitas yang efisien dan efektif akan mampu mempermudah pelaksaan pekerjaan karyawan, sehingga kinerja atau produktivitas Departemen Manajemen akan dapat mewujudkan tujuanya. Fasilitas sarana kantor meliputi : Komputer,Telepon, Faksimile, Printer, Fotocopy, Mesin Tik dan In Foccus. Masalah yang sering dijumpai atau terjadi dalam pekerjaan kantor Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut : 1. Database pada komputer sudah penuh sehingga untuk penyimpanan data sangat terbatas. 2. Virus komputer yang sering menggangu dan memperlambat pekerjaan pegawai saat pengelolaan data dan penyimpanan data. Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU menggunakan berbagai macam fasilitas kerja untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja dan ketepatan waktu pengerjaan tugas oleh karyawan maupun pegawai. Dengan tersedianya fasilitas kerja yang terdapat pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU menyebabkan peningkatan produktivitas kerja secara terus-menerus. Berdasarkan uraian tersebut, maka penulis memilih judul Efisiensi Kerja pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Dapat Meningkatkan Prestasi Kerja. B. RumusanMasalah Kegiatan operasional instansi pemerintah maupun perusahaan swasta tidak terlepas dari suatu masalah. Masalah-masalah tersebut merupakan suatu factor penghambat dalam mencapai tujuan usaha.
Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan di atas, maka dapat dibuat pokok masalah agar materi yang dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan. Penulis tertarik dan ingin mengetahui Bagaimana Efisiensi Kerja pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Dapat Meningkatkan Prestasi Kerja. C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Setiap Penelitian mempunyai tujuan yang ingin di capai. Tujuan penelitian ini diantaranya adalah : 1. Untuk mengetahui pelaksanaan pekerjaan yang mempengaruhi efisiensi kerja staf dan pegawai Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 2. Mengidentifikasi terhadap sistem kearsipan staf dan pegawai Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi. Adapun manfaat dari penelitian adalah : 1. Menambah pengetahuan penulis tentang penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor khususnya pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi. 2. Sebagai bahan masukkan dan pertimbangan Departemen Manajemen untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 3. Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang berminat terhadap kajian tersebut. D. Rencana Penulisan
1. Jadwal Penelitian Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1.di bawah ini. Tabel 2.1 Jadwal Penelitian Tugas Akhir NO. KEGIATAN MINGGU KE 1 2 3 4 1. Persiapan 2. Pengumpulan Data 3. PenulisanLaporan 2. Rencana isi Adapun rencana isi Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai berikut : BAB I : PENDAHULUAN Dalam Bab ini menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang, Rumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian, serta memaparkan Rencana Penulisan yang terdiri dari Jadwal Penelitian dan Rencana Isi. BAB II : FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Dalam Bab ini diuraikan mengenai Sejarah Ringkas, Tujuan Fakultas Ekonomi, Struktur Organisasi, Job
Description, Jaringan Kegiatan, Kinerja Kegiatan Terkini, dan Rencana Kegiatan. BAB III : EFISIENSI KERJA PADA DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI USU Dalam Bab ini membahas mengenai Efisiensi Kerja yang terdiri dari Pengertian Efisiensi Kerja dan Job Description Departemen Manajemen. BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Dalam Bab ini menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan kemudian menguraikan saran yang relevan dengan kesimpulan.