BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pengembangan teknologi informasi yang pesat turut mempengaruhi dunia bisnis. Arus perputaran informasi didalam dunia bisnis sangatlah cepat dan bahkan sudah menjadi sebuah kepentingan yang mendesak, teknologi pun ikut berkembang di dalamnya sehingga menjadi sebuah istilah yang kita kenal dengan teknologi informasi. Teknologi informasi adalah sebuah metode yang diambil sebagai solusi dalam mempermudah proses kerja, sehingga perkerjaan dapat diselesaikan dengan tepat, cepat dan mudah. Begitu juga pemanfaatan teknologi Informasi oleh perusahaan yang berhubungan langsung dengan rekanan (Klien) yang merupakan pelanggan atas jasa atau produk yang ditawarkan. Proses monitoring yang dilakukan perusahaan untuk berbagai hal, khususnya sumber daya manusia merupakan salah satu bagian terpenting untuk pengendalian proses kerja yang berada di dalamnya, dimana setiap kegiatan, pembiayaan dan kualitas kerja karyawan dapat di nilai lebih objektif dan lebih dipertanggungjawabkan dengan parameter parameter penilainan yang di sediakan oleh perusahaan. Penelitian ini dilakukan untuk menganalisis proses monitoring terhadap karyawan didalam suatu proyek yang dilakukan pada perusahaan yang bergerak di bidang jasa pembuatan perangkat lunak, dimana proses monitoring pekerjaan terdiri dari tiga penilaian pendukung diantaranya adalah monitoring task pekerjaan yang diselesaikan, rekap aktivitas karyawan harian dalam bentuk timesheet dan review penilaian karyawan pada periode tertentu. Review penilaian ini dilakukan dengan tiga tingkatan yaitu menilai diri sendiri, penilaian dari rekan kerja, dan penilaian dari penanggung jawab atau atasan langsung karyawan. Penilaian dilakukan menggunakan parameter yang sama berupa data penilaian (list pertanyaan performance) dan range nilai yang diberikan dari skala 1 sampai dengan 5 setiap range nilai memiliki kategori yang telah di definisikan sebelumnya. Proses monitoring karyawan khususnya karyawan yang terlibat didalam suatu proyek yang diamati masih dilakukan dengan proses manual sedangkan jumlah karyawan yang harus di review sudah terlampau banyak dan tidak hanya ditugaskan dalam satu tempat tertentu saja, akan tetapi setiap karyawan yang terlibat proyek menyebar pada tempat tempat tertentu sesuai dengan penugasan, hal tersebut sering menjadi penghambat dalam proses penilaian yang mempengaruhi kebijakan untuk pemberian penghargaan atas prestasi yang bertujuan dapat memotivasi produktivitas dan 1
2 kreativitas setiap karyawan serta dapat memperlancar alur proses kerja dan peningkatan prestasi kerja perusahaan. Proses penilaian yang dilakukan dengan model penilaian dari atas ke bawah dengan tahapan dari lingkungan dimana karyawan ditempatkan didalam suatu pekerjaan, penilaian dari atasan karyawan kemudian hasil penilaian ini akan dihitung dan dilaporkan. Hasil dari laporan penilaian akan dilakukan review kepada setiap karyawan untuk memvalidasi penilaian dan catatan-catatan yang diberikan kepada karyawan yang bersangkutan dari anggota tim yang terlibat dalam pekerjaan. Data penilaian yang telah di review kemudian akan dilaporkan kepada manajemen yang akan digunakan sebagai dasar pemberian penghargaan atas prestasi kerja dan sebagai dasar pertimbangan pengangkatan status atau jabatan karyawan. Setiap penilaian bertujuan untuk peningkatan produktivitas dan kreativitas masing-masing karyawan agar lebih transparan. Berdasarkan latar belakang diatas, bahwa perusahaan perangkat lunak yang memiliki karyawan cukup banyak dengan pekerjaan yang dilakukan diluar kantor menyebabkan proses monitoring setiap karyawan akan sulit dilakukan, untuk itu perusahaan menggunakan proses penilaian yang lebih transparan dengan memberikan wewenang pada setiap karyawan untuk melakukan penilaian terhadap diri sendiri dan terhadap rekan kerja dalam setiap proyek dengan aturan dan kebijakan yang telah ditentukan. Penelitian ini dilakukan dengan maksud membuat system penilaian yang diharapkan dapat membantu dan mempercepat proses penilaian sehingga perlu dilihat bagaimana aplikasi tentang proses penilaian kinerja karyawan terhadap setiap pekerjaan yang diberikan. Oleh sebab itu judul penelitian ini Aplikasi Sistem Monitoring Penilaian Kinerja Karyawan Perusahaan IT Konsultan study kasus pada PT Praweda Ciptakarsa Informatika yang bertujuan untuk membantu dalam pengendalian sumber daya manusia dalam pekerjaan atau proyek yang sedang dilaksanakan. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan maka, berikut beberapa masalah yang terdapat didalamnya : 1. Bagaimana sistem penilaian proyek manajemen yang sedang berjalan di perusahaan? 2. Bagaimana proses penjadwalan dan penentuan sumber daya manusia dari setiap pekerjaan?
3 3. Bagaimana pengendalian dan monitoring dari setiap aktivitas pekerjaan dan karyawan? 4. Bagaimana membangun sebuah sistem dan menyajikan informasi dalam bentuk yang mudah dipahami dan mudah diakses serta cepat, akurat, tepat waktu, efektif dan efisien? 1.3 Batasan Masalah Agar dalam perancangan dan pembuatan sistem penilaian ini lebih terarah maka pembahasan penelitian dibatasi pada sistem informasi yang sistem monitoring kinerja karyawan, menyediakan informasi monitoring task pekerjaan yang diselesaikan, rekap aktivitas karyawan harian dalam bentuk timesheet dan review penilaian karyawan setiap. 1.4 Tujuan dan Manfaat Dari hasil penelitian yang dilakukan bertujuan untuk : 1. Mempercepat proses penilaian karyawan, pencapaian informasi mengenai pekerjaan yang dibebankan kepada karyawan serta penghargaan yang dapat diberikan untuk karyawan. 2. Mempercepat proses penjadwalan proyek dan penentuan sumber daya manusia yang akan terlibat didalam pekerjaan atau proyek. 3. Meningkatkan dalam proses pengelolaan pekerjaan atau proyek khususnya dalam monitoring untuk pengendalian karyawan serta membantu dalam identifikasi masalah dalam berjalannya pekerjaan atau proyek yang sedang dilaksanakan dan setelahnya. 4. Memberikan dan menyajikan infomasi tentang pekerjaan yang sedang dikerjakan setiap karyawan secara cepat, akurat,tepat waktu, efektif dan efisien Manfaat dari sistem yang akan dibangun sebagai berikut : 1. Bagi penulis Menambah pengetahuan dan wawasan serta dapat menerapkan dan mensosialisasikan teori serta ilmu yang diperoleh selama perkuliahan. 2. Bagi Perusahaan a. Mempermudah dalam penjadwalan dan penentuan sumber daya manusia yang akan terlibat dalam pekerjaan serta pembagian tugas dalam pekerjaan.
4 b. Mempermudah dalam melakukan pengendalian dan monitoring pekerjaan atau proyek serta identifikasi masalah dalam pekerjaan dan penentuan keputusan terhadap masalah dan perkembangan pekerjaan. c. Mempermudah dalam proses review hasil pekerjaan karyawan yang terlibat di dalam suatu pekerjaan atau proyek dari setiap pekerjaan yang telah dibebankan kepada karyawan dan hasil penilaian terhadap pekerjaan tersebut. 3. Bagi Akademi / Lembaga Pendidikan Sebagai masukan yang membangun guna meningkatkan kualitas lembaga pendidikan secara umum serta diharapkan menghasilkan informasi yang dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi penelitian selanjutnya. 1.5 Metode Penelitian 1. Jenis Penelitian Penelitian yang dilakukan dengan metode field research atau melakukan pengamatan langsung, jenis data meliputi informasi tentang dokumen terkait dan pihak yang terlibat langsung dalam pekerjaan. Beberapa sumber data yaitu : - Narasumber, yaitu pihak yang terlibat langsung dalam pekerjaan atau proyek, seperti atasan langsung karyawan serta karyawan. - Dokumen yang menjadi dasar pekerjaan bagi karyawan, dokumen daily Aktivitas karyawan, serta dokumen penilaian karyawan. Metode kaulitatif dipilih untuk proses analisa data. Eksplanasi hasil penelitian dengan menggunakan metode asosiatif dengan penjelasan pengaruh hasil kerja karyawan terhadap pencapaian pekerjaan dan penilaian karyawan. 2. Teknik Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang dilakukan adalah sebagai berikut : a. Observasi Melakukan pengamatan langsung dilapangan dan mempelajari proses kerja karyawan, proses pengisian lembar kerja / timesheet dan proses penilaian karyawan dalam suatu pekerjaan atau proyek. b. Dokumentasi Mengumpulkan data pendukung yang diperlukan dalam seperti form data list perkerjaan karyawan, form timesheet, form penilaian karyawan serta form lain yang diperlukan dalam proses pekerjaan di dalam suatu proyek. 3. Metode Pengembangan Sistem
5 Metodelogi pengembangan sistem yang akan digunakan adalah metode yang biasa dinamakan Sistem Development Life Cycle (SDLC) yang merupakan metode umum dalam pengembangan sistem, sedangkan untuk pendekatan model pengembangan yang digunakan adalah pendekatan air terjun (waterfall).(ian Sommerville:43) pada pengembangan sistem yang telah dipilih memiliki tahapan tahapan sebagai berikut : 1. Analisis Sistem Langkah ini merupakan analisa terhadap kebutuhan sistem dengan melakukan sebuah penelitian. Tahapan ini akan menghasil dokumen requirement yang digunakan sebagai dasar kebutuhan terhadap sistem yang akan dibangun. Dokumen ini yang akan menjadi acuan sistem analis untuk diterjemahkan ke dalam bahasa pemrogramman. 2. Desain Tahapan ini merupakan tahapan perancangan dan pencarian solusi yang dianggap tepat terhadap permasalahan yang ada dengan pemodelan berorientasi objek menggunakan UML (Unified Modelling Language) sebagai tool utama dan digambarkan melalui use case diagram, Aktivitas diagram, class diagram, serta sequence diagram. 3. Implementasi Tahapan ini merupakan implementasi dari hasil perancangan dengan proses pembuatan atau coding aplikasi dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Pengujian hasil pembuatan aplikasi dilakukan dengan menggunakan metode Black Box. Metode Black Box merupakan pengujian terhadap dasar-dasar fungsi dari program, sehingga dapat diketahui kemampuan dan keefektifan dari sistem yang dibangun serta mendapatkan kekurang sistem agar dapat dilakukan perbaikan terhadap aplikasi. 1.6 Sistematika Penulisan Dalam penelitian skripsi ini, digunakan sistematika penulisan sebagai berikut : 1. Bab 1 Pendahuluan Berisi tentang Latar Belakang,Rumusan Masalah,Batasan Masalah,Tujuan dan Manfaat,Metode Penelitian dan Sistematika Penulisan. 2. Bab 2 Landasan Teori
6 Berisi tentang rangkuman informasi yang disusun dari pustaka yang terkait dengan masalah yang menjadi objek kajian. 3. Bab 3 Perancangan Sistem Pada bab ini akan membahas Tinjauan Perusahaan, Analisa Sistem Berjalan, Analisa Kebutuhan. 4. Bab 4 Implementasi dan Pengujian Berisi tentang implementasi sistem terhadap masukan (input) dan hasil keluaran (output) yang akan dihasilkan dari sistem yang telah dibangun serta kesesuaian dengan harapan sistem yang dibangun dan Metode Pengujian yang dilakukan. 5. Bab 5 Penutup Merupakan bab terakhir yang berisi tentang kesimpulan dari pembahasan pada bab-bab sebelumnya dan saran-saran yang sekiranya dapat bermanfaat.