BAB IV PERANCANGAN SISTEM 4.1 PERANCANGAN SISTEM Perancangan sistem merupakan pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi, menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk. Perancangan sistem dibuat berdasarkan masukan dari hasil analisa untuk menyelesaikan permasalahan yang ada pada tahap analisa. Selain bertujuan untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakaian sistem, tahap perancangan sistem juga bertujuan untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada programmer ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat. Untuk membuat suatu sistem informasi yang memiliki kemampuan handal, maka perlu sebuah perancangan sistem dengan tujuan untuk memperbaiki masalah yang terjadi. Perancangan sistem secara umum bertujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada pemakai sistem yang baru, dan juga merupakan persiapan dari rancangan terperinci dengan mengidentifikasi komponen-komponen sistem informasi. Rancangan ini meliputi Flowmap yang diusulkan, diagram konteks, data flow diagram, entity relationship diagram, struktur menu, rancangan input, dan rancangan output. 35
4.2 PROSEDUR PENYIMPANAN CV DAN PERHITUNGAN GAJI PEGAWAI Dibawah ini adalah usulan administrasi cv dan gaji pegawai pada CV.Ikhlas Maju Sejahtera sebagai berikut : a. Bagian administrasi akan memberikan form cv kepada pegawai dengan mencantumkan beberapa persyaratan yang dibutuhkan seperti fotocopy ktp, fotocopy ijazah dan fotocopy surat keahlian. b. mengisi form cv dan menyiapkan persyaratan yang diminta kemudian memberikannya kepada bagian administrasi c. Bagian administrasi akan memeriksa kelengkapan data secara manual, jika data tidak lengkap maka data akan dibuang dan proses dihentikan, jika data lengkap maka prose dilanjutkan. d. Selanjutnya bagian administrasi akan menginputkan data pegawai tersebut ke dalam sistem. e. Setelah diinputkan ke dalam sistem maka berkas pegawai akan disimpan sebagai arsip kantor. f. Dari data yang telah ada didalam sistem tersebut maka kemudian administrasi akan mencetak laporan cv pegawai sebanayk dua rangkap, satunya akan diberika kepada direktur dan satunya lagi akan diarsipkan. g. Dari data-data yang ada di dalam sistem maka bagian keuangan akan menginputkan data gaji kedalam sistem dan menghitung gaji pegawai. h. Bagian keuangan akan mencetak slip gaji sebanyak dua rangkap yang akan 36
diberikan kepada pegawai dan satunya lagi sebagai arsip kantor. i. Bagian keuangan juga akan mencetak laporan keuangan sebanyak dua rangkap yang akan diberikan kepada direktur dan satunya akan disimpan sebagai arsip kantor. Diagram usulan administrasi cv dan gaji pegawai dapat dilihat pada gambar sebagai berikut: PEGAWAI Administrasi Direktur Form cv Form cv Isi Form cv & menyiapkan persyaratan Form cv Copy. Ijazah Copy. Surat Keahlian Copy. KTP Form cv Copy. Ijazah Copy. Surat keahlian Periksa kelengkap an data Copy. KTP lengkap Tidak Ya Data dibuang Form cv Copy. Ijazah Copy. Surat Keahlian Copy. KTP Input Data DB. Ikhlas Cetak Lap. Cv Laporan cv Laporan cv Laporan cv Gambar 4.1 Flowmap usulan administrasi cv pegawai 37
Keuangan Direktur Data Gaji Input Data Gaji DB. Ikhlas Data Gaji Slip gaji Slip gaji Slip gaji Slip gaji Hitung dan Cetak Slip gaji Cetak Lap. Data Gaji Tanda Tangan Laporan Data gaji Lap. Data Gaji Slip gaji Slip gaji Lap. Data Gaji Slip gaji Slip gaji Cap Perusahaan Slip gaji sudah dicap Slip gaji sudah di cap Slip gaji sudah di cap Gambar 4.2 Flowmap usulan gaji pegawai 4.3 Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas eksternal dengan sistem.dimana data yang diinputkan oleh bagian entitas eksternal akan diproses di dalam sistem dan akan menghasilkan laporan yang diinginkan oleh eksternal tersebut. 38
Slip Gaji SI Administrasi CV & Gaji Data gaji Direktur Lap. Data Gaji Lap. Data CV Gambar 4.3 Rancangan Diagram Konteks 4.4 Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang sudah jadi atau sistem yang baru dirancang yang akan dikembangkan secara logika, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik kemana data tersebut disimpan. Disamping itu ada Data flow Diagram ( DFD ) juga dapat menggambarkan arus data yang terstruktur dan jelas dari mulai pengisian data sampai dengan keluarannya. Arus data pada Data Flow Diagram (DFD) ini dapat berupa masukan untuk sistem atau keluaran dari sistem, sehingga akan menghasilkan sebuah keluaran yang akan disampaikan pada pengguna atau penerima sistem. 39
Slip Gaji Proses 1.0 * Pengolahan Proses 2.0 * Pengolahan Data Gaji Data Data Gaji Data Gaji DataGaji Data P;egawai T. Gaji Proses 3.0 Cetak lap Data Gaji Lap. Data CV Lap. Data Gaji Direktur Gambar 4.4 Rancangan Data Flow Diagram Level 0 Dari DFD Level 0 diatas terdapat dua proses yang dapat dijabarkan sebagai berikut : 1. Proses 1.0 adalah proses pengolahan data cv pegawai oleh sistem yang langsung di hubungkan ke Tabel Data. 2. Proses 2.0 adalah proses pengolahan data gaji oleh sistem yang langsung di hubungkan ke Tabel Gaji dan tabel data. 3. Prose 3.0 adalah proses cetak laporan data cv pegawai, dan laporan data gaji. 40
Data Pgawai Proses 1.1 Input data peagawai Proses 1.2 Hapus data Data Proses 1.4 edit Proses 1.3 Proses update Proses 1.5 Cari data Gambar 4.5 Rancangan Data Flow Diagram Level 1 proses 1.0 Dari DFD Level 1 proses 1.0 diatas terdapat lima proses yang dapat dijabarkan sebagai berikut : 1. proses 1.1 adalah proses penginputan data cv pegawai oleh sistem yang langsung di hubungkan ke Tabel Data. 2. Proses 1.2 adalah proses hapus data yang terhubung dengan proses update dan tabel data 3. Proses 1.3 adalah proses update data yaitu pembaharuan tabel data. 4. Proses 1.4 adalah proses edit data yang terhubung dengan proses update data dan tabel data. 41
5. Proses 1.5 adalah proses cari data yang langsung terhubung dengan tabel data. Data Gaji Proses 1.1 Input dan hitung data gaji Data pegawai DATA PEGAWAI Slip Data Gaji Proses 1.2 Hapus data Proses 1.4 edit Data gaji pegawai Data gaji Data Gaji,Data Data gaji pegawai Data gaji pegawai Data Gaji Data Gaji Data gaji Proses 1.3 Proses update Proses 1.5 Cetak slip gaji Data Gaji Direktur Gambar 4.6 Rancangan Data Flow Diagram Level 1 proses 2.0 Dari DFD Level 1 proses 2.0 diatas terdapat lima proses yang dapat dijabarkan sebagai berikut : 1. Proses 2.1 adalah proses penginputan data cv pegawai oleh sistem yang langsung di hubungkan ke Tabel Data dan tabel gaji. 2. Proses 2.2 adalah proses hapus data yang terhubung dengan proses update dan tabel gaji 3. Proses 2.3 adalah proses update data yaitu pembaharuan tabel data. 42
4. Proses 2.4 adalah proses edit data yang terhubung dengan proses update data dan tabel gaji. 5. Proses 2.5 adalah proses setak slip gaji yang langsung terhubung dengan tabel gaji. 4.5 Entity Relationship Diagram ( ERD ) Entity Relationship Diagram ( ERD ) atau diagram antar Entitas adalah suatu diagram yang menggambarkan hubungan objek data yang disimpan yang ada dalam sistem secara konseptual. Objek Data adalah objek yang dapat dicatat atau direkam atau segala sesuatu yang ada dan dapat dibedakan. Entitas dapat berupa orang, benda, tempat, peristiwa atau konsep yang bisa diolah untuk menghasilkan informasi, rancangan, diagram entitas ini dibuat menurut data yang ada sehingga dapat menjelaskan hubungan datadata. Atribut yang berhubungan dengan Sistem Informasi Administrasi cv dan gaji pada CV ikhlas Maju Sejahtera adalah sebagai berikut : 1 Gaji Mendapat 1 1 1 Memiliki Data Pefawai Gambar 4.7 Entity Relationship Diagram (ERD) 43
4.6 Perancangan Struktur File Didalam pembuatan program dibutuhkan suatu spesifikasi file yang dimaksudkan untuk dapat melakukan kegiatan-kegiatan dalam pengaturan dan pencarian data dan pembuatan laporan yang dapat mempermudah kerja dengan komputer. Untuk itu sistem pengolahan data ini membutuhkan spesifikasi file untuk mempermudah dalam melakukan pemrograman, yang dapat dilihat dari tabel-tabel berikut ini : Nama Tabel : Primary Key : Tabel_Data Nomor induk karyawan ( Nik) Tabel 4.1 Struktur File Tabel_Data No Nama Field tipe Ukuran Keterangan 1 NIK 13 Nik 2 No. KTP 16 No.KTP 3 Nama 50 Nama 4 Alamat 60 Alamat 5 Jenis kelamin 10 Jenis kelamin 6 Tampat tanggal lahir 50 Tempat tanggal lahir 7 Jabatan 20 jabatan 8 status 20 status 9 Pendidikan 10 pendidikan 10 Jurusan 50 jurusan 11 Tahun 5 tahun 12 Keahlian 200 keahlian 13 Tanggal Date/time Long date tanggal 44
Nama Tabel : Tabel_Gaji Primary Key : Nomor induk karyawan (Nik) Tabel 4.2 Struktur File Tabel Gaji No Nama Field tipe Ukuran Keterangan 1 NIK 13 Nik 2 Nama 50 Nama 3 Jabatan 20 jabatan 4 status 20 status 5 Gaji pokok Gaji pokok 6 Tunjangan Jabatan Tunjangan jabatan 7 Tunjangan keluarga Tunjangan keluarga 8 Uang makann Uang makan 9 Lembur Lembur 10 Bonus bonus 11 Gaji lapangan Gaji lapangan 12 Kasbon kasbon 13 Kehadiran Kehadiran 14 Total terima Total terima 15 Total potongan Total potongan 16 Total bayar Total bayar 17 Tanggal pembayaran Date/time Long date Tanggal pembayaran 4.7 Rancangan Struktur Menu Struktur menu merupakan bentuk umum dalam suatu perancangan sistem yang dapat memudahkan pengguna dalam menggunakan sistem yang dibangun. Dengan adanya struktur menu ini, maka proses pengolahan data diharapkan lebih 45
cepat dilakukan, sehingga keterlambatan dalam penyajian data dapat ditekan seminimal mungkin. Struktur menu yang dibuatkan dalam sistem ini terdiri dari menu-menu dan sub menunya. Dapat dilihat gambar berikut : LOGIN ADMINISTRASI KEUANGAN MENU UTAMA MENU ADMINISTRASI KEUANGAN Exit INPUT DATA CARI DATA LAPORAN HITUNG GAJI LAPORAN Gambar 4.8 Rancangan Struktur menu 4.8 Rancangan Input Rancangan input adalah rancangan dari dokumen dasar yang digunakan untuk merekap data yang digunakan. Perancangan input meliputi bentuk dokumen-dokumen input yang akan digunakan untuk menangkap data input. 46
1. Form login LOGIN USER : Administrasi Keuangan PASSWORD : Masuk BATAL TUTUP Gambar 4.9 Form login 2. Form menu utama bagian administrasi MENU ADMINISTRASI KEUANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI CV DAN GAJI PEGAWAI CV. IKHLAS MAJU SEJAHTERA Gambar 4.10 Form Utama bagian Administrasi 47
3. Form menu utama bagian keuangan MENU ADMINISTRASI KEUANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI CV DAN GAJI PEGAWAI CV. IKHLAS MAJU SEJAHTERA 4. Form administrasi input data pegawai Gambar 4.11 Form utama bagian keuangan NIK INPUT DATA NO_KTP NAMA ALAMAT JENIS KELAMIN TEMPAT TANGGAL LAHIR JABATAN STATUS PENDIDIKAN JURUSAN TAHUN BIDANG KEAHLIAN SAVE EDIT Gambar 4.12 Form input data DELETE 48
5. Form hitung gaji NIK INPUT DATA GAJI NAMA JABATAN STATUS GAJI POKOK TUNJANGAN JABATAN TUNJANGAN KELUARGA UANG MAKAN LEMBUR BONUS/THR GAJI LAPANGAN IURAN ASURANSI KAS BON KEHADIRAN TOTAL TERIMA TOTAL POTONGAN TOTAL BAYAR SAVE EDIT DELETE PRINT Gambar 4.13 Form hitung gaji 4.9 Rancangan Output Rancangan output adalah rancangan dalam bentuk laporan dari hasil pemrosesan input yang diterima dari sistem pengolahan data tersebut. Untuk menentukan rancangan keluaran diperlukan kecermatan, ketelitian dan kesabaran denga harapan keluaran yang dihasilkan merupakan laporan-laporan yang akurat dan relevan serta dapat dimengerti oleh pemakainya. 49
1. Laporan NIK NO KTP NAMA ALAMAT TTTL JABATAN PENDIDIKAN JUR THN KEAHLIAN XX XXXX XXX XXX XXX XXXX XXXX XX XX XXXXX XX XXXX XXX XXX XXX XXXX XXXX XX XX XXXX XX XXXX XXX XXX XXX XXXX XXXX XX XX XXXX Tabel 4. 3 Output laporan Data cv 2. Laporan Penggajian NAMA JABATAN GAJI POKOK xxx xxx TUNJ JABATAN xxx xxx TUNJ UANG TOTAL KELUMAKAN LEMBUR KASBON TERIMA xx xx xxx xxx xxx x x TOTAL POTONG TOTAL BAYAR Tabel 4.4 Rancangan output Laporan data gaji pegawai 50
3. Slip gaji NIK NAMA JABATAN STATUS SLIP GAJI GAJI POKOK Tunj jab Tunj Kelu UANG MAKAN LEMBUR BONUS/THR asuransi KAS BON KEHADIRAN GAJI LAPANGAN TOTAL TERIMA TOTAL POTONGAN TOTAL BAYAR Gambar 4.14 Rancangan output slip gaji 51
52