Latihan Ketrampilan Manajemen Mahasiswa Konsep Dasar Manajemen Paniran, ST., MT. 1
TUJUAN MATERI 1. Mengetahui konsep dasar manajemen dan mengapa manajemen diperlukan dalam sebuah organisasi mahasiswa. 2. Mengetahui konsep manajemen secara fungsional yang mencakup kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengimplementasian, serta pengendalian dan pengawasan. 3. Mengetahui konsep manajemen secara operasional dalam organisasi mahasiswa yang mencakup manajemen sumber daya manusia, manajemen operasional,manajemen informasi, dan manajemen keuangan. 2
Pengertian Manajemen Seni dalam menyelesaikan sesuatu melalui orang lain (Follet,1997) Sebuah proses yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan organisasi melalui rangkaian kegiatan berupa perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian orang-orang serta sumber daya organisasi lainnya (Nickels, McHugh and McHugh,1997) 3
Pengertian Manajemen Seni atau proses dalam menyelesaikan sesuatu yang terkait dengan pencapaian tujuan. (Ernie&Kurniawan, 2005) 4
Manfaat dasar Management EFFICIENTLY Using resources wisely and in a cost-effective way And EFFECTIVELY Making the right decisions and successfully implementing them 5
Efektif - Efisien Efektif : membuat keputusan yang tepat dan melaksanakannya dengan berhasil Efisien : menggunakan berbagai sumber daya secara tepat dengan cara yang hemat biaya Perusahaan berhasil membuat mobil dengan harga yang murah, tapi disain/bentuknya tidak disukai masyarakat, sehingga tidak laku efisien tapi tidak efektif 6
Pengertian Efektif dan Efisien (Drucker) Efektif : mengerjakan pekerjaan yang benar atau tepat Efisien : mengerjakan pekerjaan dengan benar atau tepat 7
Efektivitas Kemampuan (seorang manajer) utk memilih/menggunakan cara, metode, peralatan yang tepat, guna mencapai tujuan tertentu Efisiensi Kemampuan utk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar Seorang manajer yang efisien ialah : Manajer yang mampu mencapai hasil (output) lebih tinggi dibanding masukan (input) yang digunakan Dengan sumber daya (input) sekecil-kecilnya bisa memperoleh hasil (output) tertentu atau dengan sumber daya (input) tertentu memberikan hasil (output) sebesar-besarnya. 8
Efektif dan efisien sbg tolok ukur keberhasilan/kinerja manajemen Seorang manajer yg dapat memproduksi mobil (suatu produk) dgn efisien (biaya murah), akan tetapi mobil tsb tidak laku dijual, dia bukan manajer yang berhasil Seorang manajer yang produknya laku dipasar, tetapi tidak memberikan profit, sama saja dia bukan manajer yang berhasil Efektif efisien berarti tepat sasaran dan hemat biaya 9
Efektif dan efisien sbg tolok ukur keberhasilan/kinerja manajemen 10
Efektif dan efisien sbg tolok ukur keberhasilan/kinerja manajemen 11
Sasaran Manajemen a. Metode kemampuan menggunakan cara bagaimana agar usahanya berhasil dengan baik, ekonomis, praktis dan harmonis dalam mencapai tujuan. b. Manusia kemampuan mengendalikan dan menggerakan manusia untuk melaksanakan tugas dalam usaha mencapai tujuan bersama. 12
Sasaran Manajemen c. Peralatan kemampuan menggunakan alat perlengkapan yang ada. d. Biaya kemampuan menggunakan dana yang ada seefesien mungkin dalam usaha mencapai tujuan. 13
What is a Manager? Seseorang yang tanggung jawab utamanya melaksanakan proses manajemen Seseorang yang merencanakan dan membuat keputusan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan sumber daya manusia, finansial, fisik dan informasi. 14
15. MANAJEMEN P E R E N C A N A A N P E N G O R G A NI S A SI A N P E N G A R A H A N P E N G E N D A LI A N TUJUAN ORGANISASI PROSES MANAJEMEN (James AF Stoner)
Fungsi-fungsi Manajemen Perencanaan (Planning) Pengorganisasian (Organizing) Pengarahan dan pengimplementasian (Directing/Leading) / Actuating (penggerak) Pengawasan dan Pengendalian (Controlling) 16
Fungsi Perencanaan proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi. 17
Kegiatan dalam Fungsi Perencanaan Menetapkan tujuan dan target organisasi Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target organisasi tersebut Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan Menetapkan standar/indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target organisasi 18
Tahapan pembuatan Perencanaan Dalam pembuatan planning harus dipikirkan betul-betul dan teliti akan sebab dan akibatnya. Untuk itu diperlukan keuletan, ketelitian, ketabahan dan pengalaman, karena planning adalah rumusan karya yang akan menjadi pedoman dan petunjuk dalam menempuh tujuan organisasi. 19
Tahapan pembuatan Perencanaan Planning sangat menentukan sekali sukses atau tidaknya tujuan organisasi. Dalam pembuatan planning yang baik terlebih dahulu harus dapat menjawab rumusan- rumusan di bawah ini : 20
Tahapan pembuatan Perencanaan a. What : Apakah tujuan rencana itu (factor motif) b. How : Bagaiman cara pelaksanaanya (factor methode) c. Why : Mengapa begitu (factor penilaian) 21
Tahapan pembuatan Perencanaan d. Where : Dimana dilaksanakan (factor tempat) e. Who : Siapakah pelakunya (factor subjek) Jika unsur (what,how,why,where,& who), ini telah bisa dijawab, tinggal mengambil suatu keputusan untuk mebuat susunan planning 22
Syarat pokok dalam pembuatan Perencanaan 1. Rasional Planning harus berdasarkan pemikiran yang objektif dan matang, bukan hanya merupakan khayalan semata yang tidak mungkin bisa dibahas secara logis. 23
Syarat pokok dalam pembuatan Perencanaan 2. Flexible Planning harus bersifat flexible artinya sesuai dengan keadaan bagaimanapun. Bisa dilaksanakan kapan saja dan dapat ditetapkan pada tempat waktu dan keadaan bagaimanapun juga. 24
Syarat pokok dalam pembuatan Perencanaan 3. Continue Pembuatan planning harus kontinyu, artinya terus menerus tidak hanya satu kali untuk selama-lamanya akan tetapi yang lebih baik diadakan penilaian secara konkrit. 25
Fungsi Pengorganisasian proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi 26
Kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/anggota organisasi Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat 27
Fungsi Pengarahan dan Implementasi proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi. 28
Kegiatan dalam Fungsi Pengarahan dan Implementasi Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada anggota orgnisasi agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan organisasi Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan/kegiatan Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan 29
Fungsi Pengawasan dan Pengendalian proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan mahasiswa yang dihadapi. 30
Kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target organisasi sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target organisasi 31
Kegiatan dalam Fungsi-fungsi Manajemen Planning Penentuan Tujuan dan Bagaimana Cara Pencapaian yang terbaik Organizing Penentuan Bagaimana Penyusunan Organisasi dan Aktifitas dapat dilakukan Controlling Monitoring dan Perbaikan Aktifitas yang sedang berjalan agar Tujuan dapat tercapai Leading Proses Memotivasi Anggota Organisasi agar Planning dapat dijalankan Keterangan: Menunjukkan Arah Tahapan dari setiap fungsi manajemen Menunjukkan keterkaitan timbal balik antar fungsi manajemen 32
Controlling Sumber Daya Organisasi, Tujuan, dan Fungsi-fungsi Manajemen Fungsi-fungsi Manajemen Sumber Daya Organisasi Sumber Daya Fisik/Alam Informasi Sumber Daya Manusia Modal Planning & decision making Organizing Leading Tujuan Organisasi Efektif Efisien 33
Fungsi Operasional dalam Manajemen Manajemen Sumber Daya Manusia Manajemen Pemasaran Manajemen Operasi/Produksi Manajemen Keuangan Manajemen Informasi 34
Manajemen Sumber Daya Manusia Manajemen Sumber Daya Manusia adalah penerapan manajemen berdasarkan fungsinya untuk memperoleh sumber daya manusia yang terbaik bagi organisasi yang kita jalankan dan bagaimana sumber daya manusia yang terbaik tersebut dapat dipelihara dan tetap bekerja bersama kita dengan kualitas pekerjaan yang senantiasa konstan ataupun bertambah 35
Manajemen Pemasaran Manajemen Pemasaran adalah kegiatan manajemen berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha untuk mengidentifikasi apa sesungguhnya yang dibutuhkan oleh mahasiswa/anggota, dan bagaimana cara pemenuhannya dapat diwujudkan 36
Manajemen Produksi Manajemen Produksi adalah penerapan manajemen berdasarkan fungsinya untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan standar yang ditetapkan berdasarkan keinginan konsumen, dengan teknik produksi yang seefisien mungkin, dari mulai pilihan lokasi produksi hingga produk akhir yang dihasilkan dalam proses produksi 37
Manajemen Keuangan Manajemen Keuangan adalah kegiatan manajemen berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha untuk memastikan bahwa kegiatan organisasi yang dilakukan mampu mencapai tujuannya secara kualitatif dan kuantitatif yaitu diukur berdasarkan mutu kegiatan. Tugas manajemen keuangan diantaranya merencanakan dari mana pembiayaan organisasi diperoleh, dan dengan cara bagaimana modal yang telah diperoleh dialokasikan secara tepat dalam kegiatan organisasi yang dijalankan 38
Manajemen Informasi Manajemen Informasi adalah kegiatan manajemen berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha memastikan bahwa organisasi yang dijalankan tetap mampu untuk terus bertahan dalam jangka panjang. Untuk memastikan itu manajemen informasi bertugas untuk menyediakan seluruh informasi yang terkait dengan kegiatan organisasi baik informasi internal maupun eksternal, yang dapat mendorong kegiatan organisasi yang dijalankan tetap mampu beradaptasi dengan perubahan yang terjadi di masyarakat/mahasiswa. 39
Kesimpulan : Manajemen merupakan suatu seni mengelola sumber daya organisasi secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan. 40