CARA MEMBUAT DATABASE SEDERHANA dengan MICROSOFT EXCEL Dela Putri Lestari delaputrilestari@raharja.info :: http://www.this-is-dela.tumblr.com Abstrak Nah yang sering menggunakan program pengolahan data dari MS.WINDOWS yaitu MS.Excel tentu tidak jauh dari mengisi data-data ke dalam work sheet (lembar kerja) pada kolom dan baris. Mari kita belajar membuat Data Base secara sederhana, lalu kita ingin mengolah Data Base yang berguna untuk mengetahui data atau informasi yang kita inginkan dengan maksud dengan sekali mengetikkan suatu data masukan maka data yang muncul adalah sebuah Informasi tentang kondisi dari data tersebut.. Kata Kunci: Cara Membuat, DataBase Sederhana, Microsoft Excel Pendahuluan Penulis berharap dengan artikel ini, pembaca dapat lebih mengerti dan memahami bagaimana cara membuat Data Base Sederhana dengan menggunakan Microsoft Excel. Kemudian dapat mempraktekan nya dengan baik dan benar. Pembahasan Kita ambil contoh tentang Data Base Hasil Ujian di kampus suatu kelas, coba perhatikan contoh Tabel.a dibawah ini, ada sebuah data yang berisi Data Mahasiswa dengan Nilai hasil Ujiannya. Sekarang coba buka Worksheet Excel Sheet1 dan ikuti
contoh seperti Tabel.a tersebut jangan lupa Sheet1 kita ganti nama menjadi DB (maksudnya Database). Cell A B C D E F Jenis Ujian Nilai NIM Nama Bulan 1 Kelamin Ke Ujian 2 1214445693 Jack L Juni 1 8 3 1245657686 Ramsey L Juni 1 8.5 4 1345756885 Hazard L Juni 1 7.5 5 1145658457 Barbara P Juni 1 7 6 1390764580 Selena P Juni 1 6.5 7 1134546768 Patrick L Juni 2 9.2 8 1243467699 Vanessa P Juni 2 6.8 9 1354768954 James L Juni 2 8.3 10 1246575643 Bryan L Juni 2 7.8 11 1134465633 Louis P Juni 2 8.8 Tabel.a (Sheet1) atau DB Jika sudah selesai, disini kita ingin membuat suatu cara bisa mengetahui berapa nilai ujian mahasiswa yang dimaksud dengan cukup mengetikkan Nomor Induk Mahasiswa (NIM) tersebut, sekarang buka Worksheet Excel Sheet2, dan buatlah sebuah Table seperti Table.b dibawah ini : Cell A B C D E F 1 NIM 2 Nama 3 Jenis Kelamin 4 5 Bulan Ujian Ke Jumlah Nilai Rata-Rata Keterangan 6 1 2 7 Juni 8 Tabel.b (Sheet2)
Kemudian coba ikuti langkah-langkah berikut ini, 1. Perhatikan Tabel.b, di Cell B2 tepat disamping Nama, coba ketikkan rumus dibawah ini : =VLOOKUP(B1,DB!$A$2:$B$11,2,FALSE) Artinya kita ingin melihat sebuah nilai yang sama dari Cell B1 yaitu NIM dengan muncul sebuah nama di Cell B2 yaitu Nama (dalam hal ini nama dari NIM dimaksud) dengan melihat data di DB diantara Cell A1 sampai dengan Cell B11, adapun sebuah muncul angka 2 maksudnya kolom yang menjadi patokan pencarian data atau mengadu data atau mencari persamaan hanya 2 kolom sedangkan False adalah sebuah Nilai dari range yang kita lihat benar atau salah. 2. Perhatikan Tabel.b, di Cell B3 tepat disamping Jenis Kelamin, coba ketikkan rumus dibawah ini : =VLOOKUP(B1,DB!$A$2:$C$11,3,FALSE) Artinya kita ingin melihat sebuah nilai yang sama dari Cell B1 yaitu NIM dengan muncul sebuah nama (kata) di Cell B3 yaitu Jenis Kelamin (dalam hal ini Jenis Kelamin dari NIM dimaksud) dengan melihat data di DB diantara Cell A1 sampai dengan Cell C11, adapun sebuah muncul angka 3 maksudnya kolom yang menjadi patokan pencarian data atau mengadu data atau mencari persamaan hanya 3 kolom sedangkan False adalah sebuah Nilai dari range yang kita lihat benar atau salah. Kemudian untuk pembuktian coba ketikkan salah satu NIM di Sheet 2 Cell B2, misalkan A10001 maka hasilnya akan muncul : Cell A B 1 NIM 1214445693 2 Nama Jack 3 Jenis Kelamin L
Jika muncul seperti diatas berarti rumusnya benar, sekarang kita lanjut. Masih di Sheet2, pindahkan kursor ke Cell B7, sekarang kita ingin mencari Berapa Nilai Ujian Mahasiswa Tersebut pada Ujian ke 1, untuk itu coba masukkan rumus sebagai berikut : =SUMIFS(DB!$F$2:$F$11,DB!$A$2:$A$11,Sheet2!$B$1,DB!$D$2:$D$11, Sheet2!$A7,DB!$E$2:$E$11,Sheet2!B$6) Artinya kita menggunakan rumus SUMIFS karena kita akan mengadu data atau mencari persamaan lebih dari satu data, disini data yang akan kita cari persamaannya adalah : 1. Nilai ujian (F2:F11) dan NIM (A2:A11) yang ada di DB dengan data NIM di Sheet2 (B1). 2. Nama Bulan (D2:D11) di DB dengan nama Bulan di Sheet 2 (A7). 3. Ujian Ke (E2:E11) di DB dengan angka dibawah baris Ujian ke di Sheet 2 (B6). 4. Tanda $ apabila berada sebelum dan sesudah Cell berarti mengunci data tersebut baik dari sisi kolom maupun baris. 5. Tanda $ Cell berarti kita mengunci data tersebut dari sisi kolom. 6. Tanda $ Cell berarti kita mengunci data tersebut dari sisi baris.
Jika sudah seperti pembuktian pertama coba ketikkan salah satu NIM di Sheet 2 Cell B2, misalkan 1214445693 maka hasilnya akan muncul : Cell A B C D E F 1 NIM 1214445693 2 Nama Jack 3 Jenis Kelamin L 4 5 Bulan Ujian Ke Jumlah Nilai Rata-Rata Keterangan 6 1 2 7 Juni 8 8 Untuk melihat Nilai hasil Ujian ke 2 ( Cell C7 ) cukup men copy rumus sebelumnya. Kemudian untuk mencari total dari hasil 2 kali ujian ( Cell D7 ) cukup ketikkan rumus : =SUM(B7:C7) Untuk mencari Nilai Rata-Rata ( Cell E7 ) cukup ketik rumus : =D7/2 Untuk membuat keterangan bisa manual dengan memperhatikan beberapa kriteria misalkan jika nilainya dibawah 7 maka dianggap Kurang kalau diatas 7 berarti dan seterusnya. Nah disini kita bisa menggunakan Vlookup atau rumus IF, disini saya menggunakan rumus IF, coba masukkan rumus sebagai berikut : =IF(E7<7, Kurang,IF(E7<8, Cukup,IF(E7<9, Baik,IF(E7=>9, Baik Sekali ))))
Artinya Jika nilai Rata-rata mahasiswa tersebut kurang dari 7 maka keterangan yang akan muncul adalah Kurang, jika lebih dari 7 tapi kurang dari 8 adalah Cukup, jika lebih dari 8 tapi kurang dari 9 adalah Baik, jika sama dengan dan atau lebih dari 9 maka hasilnya adalah Baik Sekali. Jika benar maka anda sudah membuat suatu Data Base yang sangat sederhana karena dengan sekali memasukkan data NIM maka akan segera muncul Data atau informasi yang akan kita maksud. Data Base diatas akan masih bisa dimodifikasi sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan kita latihan kali ini adalah mencari Nilai Ujian Per NIM Mahasiswa. Penutup Sekian sedikit pembahasan tentang cara membuat Data Base sederhana dengan Microsoft Excel. Jika banyak kesalahan harap maklum, karena masih dalam proses belajar. Referensi http://jasapengetikanoffice.blogspot.com/2013/08/cara-membuat-data-base-sederhanadan.html
Biografi Dela Putri Lestari 1994/06/01 Masih kuliah di STMIK Raharja Jurusan Sistem Informasi Konsentrasi Komputer Akuntansi Email : delaputrilestari94@gmail.com Skype : delaputrilestari