BAB 2 GAMBARAN UMUM OBJEK 2.1. Latar Belakang Perusahaan PT. Sinar Jaya Prakarsa merupakan sebuah perusahaan swasta yang berbentuk PT (Perseroan Terbatas), didirikan pada tahun 1982 oleh Bapak Amir Djohan selaku pemilik dan direktur. Perusahaan ini berlokasi di jalan Kamal Raya No. 1 (Tegal Alur), Cengkareng. Seiring dengan berjalannya waktu kini PT Sinar Jaya Prakarsa telah mengalami banyak perkembangan. Terlihat dari semakin meningkatnya kebutuhan tenaga kerja yang pada awalnya kurang lebih berjumlah 500 tenaga kerja, kini telah mencapai kurang lebih 900 tenaga kerja. Beberapa mesin produksi juga dirakit sendiri oleh perusahaan seperti mesin rubber intensive mixer yang lebih dikenal dengan mesin bamburi, mesin pelubang sandal dan mesin pemasang tali sandal. Saat ini juga sedang diupayakan penambahan sebuah mesin bamburi untuk meningkatkan produktivitas perusahaan. Proses produksi pada PT Sinar Jaya Prakarsa cenderung dilakukan make to stock (berdasarkan produk yang dibuat sesuai dengan persediaan). Perusahaan ini bergerak di bidang pembuatan sandal dengan berbagai ukuran dan tipe. Merk dagang yang digunakan adalah swallow. Pada awal tahun 2004 dengan mempertimbangkan trend pasar maka mulai dilakukan produksi sandal model baru dengan penambahan sablon, di samping produksi sandal standar yang ada. Hingga saat ini perusahaan telah memproduksi 5 tipe produk sandal standar dengan berbagai ukuran dan warna, yaitu : - Ukuran 9 bewarna orange
7 - Ukuran 9½ bewarna merah - Ukuran 10 bewarna biru - Ukuran 10½ bewarna hijau - Ukuran 11 bewarna ungu Sedangkan untuk produk sandal sablon memiliki ukuran dan warna yang sama, hanya saja diberi tambahan sablon. Sejak awal perusahaan telah berusaha untuk menghasilkan produk-produk berkualitas dan berkompeten. Untuk itu, perusahaan secara terus-menerus menjaga kualitas produk-produk yang dihasilkannya dengan adanya inspeksi produk yang dihasilkan pada beberapa work station yang rentan gagal/cacat. Produk yang defect (cacat) nantinya akan didaur ulang dengan sisa-sisa bahan (scrap) untuk kemudian diproduksi kembali. Segmen pasar yang saat ini dituju PT Sinar Jaya Prakarsa adalah pasar lokal, dimana pemasaran telah dilakukan hampir ke seluruh Indonesia seperti : Jakarta, Surabaya, Bandung, Palembang, Bali, Sumatera, Kalimantan, dan lain sebagainya. Dengan tidak menutup kemungkinan nantinya juga akan dilakukan pemasaran untuk pasar internasional. Perusahaan melakukan distribusi sendiri ke agen-agen sehingga hanya melayani pembelian dengan partai besar. PT. Sinar Jaya Prakarsa memiliki tujuan selain untuk memperoleh laba/keuntungan adalah juga untuk tujuan sosial, seperti membantu pemerintah dalam meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan mengurangi tingkat penggangguran yang semakin tinggi.
8 2.2. Manajemen Sumber Daya Manusia 2.2.1. Struktur Organisasi Struktur Organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukkan seluruh kinerja perusahaan untuk mencapai tujuan melalui kerja sama dan hubungan antar bagian atau fungsi serta penjelasan tugas, wewenang dan tanggung jawab setiap bagian organisasi. Struktur organisasi yang diterapkan PT. Sinar Jaya Prakarsa adalah struktur organisasi fungsional, dimana organisasi dibagi ke dalam unit-unit (divisi) berdasarkan area fungsinya masing-masing. Dalam pengambilan keputusan diterapkan sistem sentralisasi, dimana sebagian besar wewenang khususnya dalam pengambilan keputusan diserahkan kepada manajer tingkat tinggi sedangkan keputusan yang sangat berpengaruh besar terhadap perusahaan merupakan wewenang direktur. Struktur organisasi PT. Sinar Jaya Prakarsa dapat dilihat pada gambar 2.1 dibawah ini : Direktur Humas Sekretaris Human Resources Department Marketing Department Finance Department Production Department Gudang Divisi Penjualan Divisi pembelian Divisi Bengkel Divisi PPIC Divisi Lantai Produksi Sumber : PT. Sinar Jaya Prakarsa Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT. Sinar Jaya Prakarsa
9 Tugas dan tanggung jawab dari masing masing jabatan adalah sebagai berikut : 1. Direktur / Pimpinan Perusahaan Perusahaan dipimpin oleh seorang Direktur yang sekaligus adalah pemilik perusahaan, dimana posisi ini ditempati oleh Bapak Amir Djohan. Beliau merupakan pemegang saham tunggal dan pemegang kekuasaan tertinggi. Tugas dan tanggung jawabnya meliputi : Merupakan pimpinan tertinggi dalam memimpin, mengurus, dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan-kegiatan dalam perusahaan. Merencanakan dan memutuskan rencana program kerja dan rencana anggaran perusahaan. Merumuskan tujuan dan kebijakan perusahaan. Menandatangani surat-surat dan dokumen-dokumen penting perusahaan. 2. Human Resources Department Mengurus perekrutan dan pemberhentiaan tenaga kerja di perusahaan, kompensasi yang akan diterima setiap karyawan, mengurus cuti kerja dan tunjangan bagi karyawan serta mengkoordinasi semua karyawan yang ada di dalam perusahaan.. Mengatur pelatihan dan pendidikan yang dibutuhkan tenaga kerja. Mengatur pergantian shift karyawan. Mengusahakan terciptanya lingkungan dan suasana kerja yang baik di dalam perusahaan dengan memperhatikan keselamatan dan kesejahteraan para pekerja sehingga dapat meningkatkan kinerja karyawan.
10 3. Marketing Department a. Divisi Penjualan Melakukan pemasaran dan mengembangkan pasar yang telah ada sehingga market share perusahaan dapat bertambah luas dengan menetapkan strategi pemasaran yang sesuai. Bertanggung jawab dalam perencanaan penjualan produk di masa yang akan datang. Bertanggung jawab terhadap tercapainya target penjualan yang telah ditetapkan. b. Divisi Pembelian Melakukan pembelian bahan baku serta penentuan tanggal penerimaan barang. Menyeleksi supplier yang terbaik untuk mengusahakan harga bahan baku termurah dengan kualitas terbaik. Bertanggung jawab dalam kualitas dari bahan baku. Bertanggung jawab dalam mendapatkan jumlah kredit yang besar kepada supplier dan waktu kredit yang harus dibayarkan kepada pemasok. 4. Finance Department Mengawasi pencatatan setiap transaksi keuangan yang terjadi di dalam perusahaan baik arus kas masuk maupun keluar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku. Membuat analisa laporan keuangan perusahaan setiap periode. Mengurus perpajakan perusahaan.
11 Mengatur pengadaan dan penggunaan dana untuk operasi perusahaan, merencanakan anggaran pengeluaran rutin dan mengendalikan pengeluaran biaya. 5. Production Department, terdiri dari : a. Divisi Bengkel (Maintenance) Divisi ini bertanggung jawab terhadap usaha pemeliharaan aktiva tetap perusahaan, antara lain: perawatan mesin-mesin produksi, pemeliharaan gedung, dan lain sebagainya. b. Divisi PPIC (Production Planning and Inventory Control) Merencanakan kegiatan produksi dan jadwal produksi. Memastikan produksi telah sesuai dengan target yang telah ditentukan. Memastikan ketersediaan bahan baku. Melakukan perencanaan penyimpanan dan pembelian bahan baku. c. Divisi Lantai Produksi Mengatur pemakaian alat dan mesin serta penugasan kerja sesuai dengan kebutuhan dan target/rencana kerja yang ada. Mengawasi dan memonitor pelaksanaan kegiatan produksi dan bertanggung jawab dalam tercapainya kualitas produk. 6. Divisi Gudang Mengatur dan melakukan pengawasan terhadap penyimpanan dan pengeluaran barang yang ada dan akan disimpan dalam gudang serta mencatat laporan dan penyediaan data-data yang diperlukan.
12 Mengadakan stock opname atas persediaan bahan baku di gudang secara berkala dan teratur. Mengawasi persediaan bahan baku dan barang jadi yang ada di gudang. Menerima dan mengeluarkan bahan baku dan bahan jadi berdasarkan prosedur yang berlaku. 2.2.2 Sistem Kerja Jumlah tenaga kerja perusahaan PT. Sinar Jaya Prakarsa sampai saat ini, adalah berjumlah 900 orang dengan pembagian 850 orang karyawan yang bekerja di pabrik dan 50 orang karyawan yang bekerja di kantor. Untuk karyawan pabrik, terbagi lagi dalam tiga shift jam kerja. 1. Karyawan Kantor Hari Senin hingga Kamis dan Sabtu Kerja Aktif : Pk. 08.00 17.00 Istirahat : Pk. 12.00 13.00 Hari Jumat Kerja Aktif : Pk. 08.00 17.00 Istirahat : Pk. 11.30 13.30 2. Karyawan Pabrik Hari kerja dari Senin hingga Sabtu dengan pengecualian waktu istirahat shift 1 pada hari jumat 11.30 13.30 adalah sebagai berikut : - Shift 1 Kerja aktif : 08.00 16.00
13 Istirahat : 12.00-13.00 - Shift 2 Kerja aktif : 16.00 24.00 Istirahat : 20.00 21.00 - Shift 3 Kerja aktif : 24.00 08.00 Istirahat : 04.00 05.00 2.2.3 Sistem Penggajian Karyawan PT Sinar Jaya Prakarsa memberikan gaji pokok kepada karyawannya sesuai dengan kebijakan yang dikeluarkan oleh pemerintah (UMR). Selain itu Perusahaan juga memberikan tunjangan-tunjangan seperti THR (Tunjangan Hari Raya) dan TAT (Tunjangan Akhir Tahun). 1. Sistem penggajian tenaga kerja tidak langsung (karyawan kantor) Tenaga kerja tidak langsung diberikan gaji pokok tiap bulannya dan juga uang makan dan uang kerajinan. Jika karyawan tidak masuk maka yang dipotong adalah uang makan dan tidak mendapat uang kerajinan. Gaji lembur: gaji lembur diberikan pada karyawan yang lembur menurut berapa jam lemburnya dan dikalikan dengan standar lembur karyawan perusahaan.
14 2. Sistem penggajian tenaga kerja langsung (karyawan pabrik) Upah Reguler: upah untuk tenaga kerja langsung dihitung berdasarkan hari kerja pegawai itu bekerja. Upah Lembur : upah lembur yang didapat adalah 2 kali lipat dari upah reguler apabila karyawan lembur pada hari libur. Jika tidak ada aktivitas produksi maka mereka hanya akan mendapat 0.5 dari upah reguler. Jika karyawan tidak masuk maka tidak ada upah yang diberikan kepada karyawan tersebut. Upah diberikan kepada pekerja langsung setiap minggunya. 2.3. Proses Produksi Proses pembuatan sandal jepit ini diawali dengan terlebih dahulu memindahkan karet mentah yang berada di gudang bahan baku ke bagian pemotongan untuk menyiapkan karet tersebut dalam proses produksi. Adapun tahapan-tahapan yang terjadi dalam proses produksi adalah sebagai berikut : a. Proses Pemotongan Awal Karet mentah yang telah diambil dari gudang bahan baku akan dipotong dan ditimbang dalam ukuran-ukuran yang lebih kecil agar lebih mudah diproduksi. Pemotongan ini dilakukan dengan menggunakan mesin pemotong yang dioperasikan oleh operator dengan memasukkan karet mentah secara bertahap ke dalam mesin potong.
15 b. Proses Pencampuran Setelah karet dan bahan-bahan kimia ditimbang, keseluruhan bahan tersebut dimasukkan ke dalam mesin pengaduk bahan atau yang disebut Rubber Intensive Mixer. Di dalam mesin ini, semua bahan baku akan diaduk dan sekaligus mengalami proses pemasakan karena gesekan pengaduk mesin akan menghasilkan panas sebesar kurang lebih 100 o C. c. Proses Pengerollan Karet campuran yang dihasilkan oleh mesin pengaduk akan langsung mengalir ke dalam Roll Mill yaitu mesin yang berfungsi untuk mengeroll karet menjadi lembaran-lembaran karet. Karet yang masuk ke mesin ini akan diroll sebanyak beberapa kali untuk menghasilkan lembaran karet yang teksturnya lebih halus. d. Proses Pemotongan Lembaran karet Lembaran-lembaran karet yang telah dihasilkan oleh Roll Mill akan masuk ke dalam Cutting Machine untuk dipotong menjadi lembaran persegi yang rapi dengan ukuran tertentu. Setelah lembaran karet yang sudah rapi ini jadi, maka karet ini akan dipindahkan oleh operator dengan menggunakan trolly ke bagian pengompresan. e. Proses Pengompresan Karet akan disusun beberapa lapis (5 lapis) kemudian dimasukkan ke dalam mesin kompres untuk memperoleh tekstur tertentu pada kedua permukaan karet. Hasilnya adalah seperti corak-corak gelombang kasar yang biasa kita lihat pada sandal jepit. Hal ini tentu saja bertujuan agar sandal tersebut tidak licin ketika kita gunakan. Proses pengompresan ini akan berlangsung selama 6 menit 40 detik dengan suhu setinggi 160 o C.
16 f. Proses Pendinginan Di sini lembaran karet yang telah dicetak dalam corak-corak tertentu akan ditumpuk dalam suatu ruang untuk didinginkan. Proses pendinginan ini dilakukan dengan cara men-dryer / menganginkan karet tersebut menggunakan kipas khusus yang dipasang di sepanjang salah satu sisi ruangan. Proses ini bertujuan agar lembaran karet yang meregang akibat panas pada saat pengompresan mengalami pengerasan dan agar bentuk lembaran yang memuai dapat kembali ke bentuk yang rata. Lembaran karet yang telah jadi sampai tahap ini disebut dengan sponge dan juga merupakan produk setengah jadi. g. Proses Pemotongan Sponge Pada tahap ini, sponge akan dimasukkan ke dalam mesin Hidrolik Plong untuk dicetak / dipotong menjadi bentuk-bentuk taplak sandal. Pada bagian ini, juga sekaligus dilakukan pengontrolan terhadap kualitas produk yang dihasilkan, sehingga produk-produk yang cacat akan disisihkan. h. Proses Pelubangan Taplak-taplak sandal tersebut akan dilubangi dengan menggunakan mesin bor, sehingga membentuk 3 lubang yang diperlukan sebagai tempat untuk memasang pengait sandal. i. Proses Perakitan Setelah taplak sandal dilubangi, maka akan dipasangi pengait sandal. Pengait sandal (tercetak merk Swallow) ini tidak dibuat sendiri oleh perusahaan, melainkan merupakan komponen produk yang dibeli dari perusahaan lain. Setiap perakitan satu taplak sandal oleh operator akan memakan waktu kurang lebih 6 detik, dengan memperhitungkan gerakan-gerakan yang ergonomis agar menghemat waktu.
17 j. Proses Packaging Sandal jepit yang telah selesai dirakit akan dikemas ke dalam plastik per pasang, kemudian per lusin dan per karung. Dalam satu karung terdapat 240 pasang sandal. Setelah sandal dikemas akan diangkut ke gudang barang jadi. k. Proses Penyablonan Proses ini hanya terjadi pada jenis produk bersablon, dimana taplak sandal yang telah dilubangi akan dibawa ke bagian sablon untuk disablon dan dikeringkan di Oven. Setelah melewati tahap sablon, baru kemudian mengalami proses perakitan dan packaging. Material handling yang dilakukan di pabrik ini sebagian besar menggunakan trolly namun pada bagian tertentu menggunakan conveyor seperti pada proses perakitan dan penyablonan. Dalam proses produksi ini tidak dihasilkan scrap karena produk cacat dan sisa-sisa pemotongan lembaran karet akan digunakan kembali dalam proses produksi, sehingga tidak ada bahan yang terbuang sia-sia. 2.4. Sistem Maintenance Perusahaan sampai saat ini belum memiliki jadwal perawatan yang rutin berdasarkan metode tertentu. Perawatan terhadap mesin dilakukan diluar waktu produksi atau pada saat jam istirahat. Pembersihan atau perawatan yang dilakukan adalah menggunakan sebuah compressor untuk menghilangkan debu di semua mesin. Kotorankotoran yang tidak dapat dihilangkan menggunakan compressor akan dihilangkan dengan sikat maupun kain lap. Setiap bulan akan dilakukan penggantian oli mesin dan pemeriksaan terhadap dinamo, ring mesin, dan bagian-bagian mesin lainnya yang rentan mengalami kerusakan.
18 2.5. Perencanaan Produksi dan Pengendalian Persediaan PT. Sinar Jaya Prakarsa telah memiliki bagian perencanaan produksi dan pengendalian persediaan (PPIC). Namun dalam prakteknya, divisi ini masih belum menggunakan metode tertentu dalam merencanakan produksi dan mengendalikan persediaan. Perencanaan produksi dan pengendalian persediaan dilakukan hanya berdasarkan intuisi saja. Dalam produksinya perusahaan menggunakan sistem make to stock. Target produksi diupayakan untuk dapat senantiasa tidak kurang dari safety stok yang ditetapkan berdasarkan kebijakan perusahaan. Pengendalian persediaan bahan baku juga diterapkan sistem stok, sehingga jika persediaan sudah mendekati safety stock perusahaan akan segera melakukan pemesan bahan baku. Besarnya lead time bahan baku yang paling lama adalah dua minggu, dengan rata-rata lead time satu minggu. 2.6. Sistem Informasi Perusahaan Pemakaian sistem informasi pada perusahaan hanya sebatas penggunaan sistem informasi sederhana seperti : email, pengolah kata, penyimpanan data-data penjualan dan pembelian serta mesin fax yang mendukung operasional kantor. Hingga saat ini perusahaan belum menerapkan suatu sistem informasi dengan bantuan komputer yang menghubungkan antara satu bagian dengan bagian lain dalam perusahaan. Pelaksanaan sistem sebagian besar dilakukan secara manual (kertas) dan data-data yang diperlukan dan laporan biasanya hanya tercatat dalam buku.