MANAJEMEN PERSONALIAA MODUL PENGEMBANGAN SDM Oleh Dr. Ir. Didik Purwadi, M.Ec. Laboratorium Manajemen Sistem Industri (MSI) Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian 2003
BAB I KONSEP PENGEMBANGAN SDM A. Aktivitas pengembangan suraber daya manusia Esensi dari manajemen sumber daya manusia adalah meletakkan bahwa sumber daya manusia sebagai aset sumber daya (resource) sehingga nilainya harus selalu dipertahankan dan bahkan ditingkatkan melalui pelatihan dan pengembangan yang sistimatik dan koheren. Pengembangan sumber daya manusia dimaksudkan untuk mempersiapkan sumber daya manusia agar senantiasa siap memenuhi kebutuhan di masa yang akan datang demi tercapainya keseimbangan yang dinamis. Pengembangan personalia merupakan suatu strategi kunci untuk menjaga pertumbuhan dan mempertahankan suatu lembaga. Hal ini untuk menstimulasi dan mengarahkan proses pengembangan individu yang esensial menurut suatu pola karir. Pengembangan sumber daya manusia dapat dijelaskan sebagai suatu proses yang terdiri dari sederetan pengalaman yang mengarahkan kepada seseorang untuk belajar pengetahuan, kemampuan dan perilaku baru. Konsep pengembangan sumber daya manusia bila dilihat dari kerangka perencanaan sumber daya manusia, pada hakekatnya adalah suatu usaha untuk mempertahankan sumber daya manusia agar tetap bertahan di perusahaan, sehingga labor turn over dapat ditekan, stabilitas sumber daya manusia bisa mantap. Pokok bahasan tentang pengemnbangan sumber daya manusia terletak dalam aliran antara (internal flow). Dalam rangka mengembangkan sumber daya manusia ini dapat dilakukan dengan berbagai aktivitas. Berbagai alat untuk pengembangan sumber daya manusia dapat digambarkan secara ringkas sebagaimana pada Gambar 1.
Gambar 1. Aktivitas dalam pengembangan sumber daya manusia Aktivitas pengembangan sumber daya manusia sering kali hanya diartikan secara sempit sebagai suatu kegiatan pendidikan dan pelatihan. Tentu saja pendapat ini sangat menyesatkan. Pendek kata, pengembangan sumber daya manusia adalah serangkaian akti vitas yang ditujukan untuk meningkatkan kemampuan sumber daya manusia. Bimbingan yang intensif dari seorang pimpinan kepada anak buah merupakan salah satu alat penting dalam pengembangan sumber daya manusia. Demikian pula memberikan tugas temporer kepada pekerja agar memiliki pengalaman yang berbeda.
Orientasi pimpinan dalam mengawasi anak buah harus berubah. Pendekatan lama yang biasa digunakan adalah pimpinan harus mengawasi anak buah dan berkedudukan sebagai seorang wasit. Pendekatan ini sangat keliru karena sebagai seorang wasit maka yang terjadi hanyalah sebatas menyalahkan anak buah tanpa memberikan alternatif solusi. Ujung-ujung dan pendekatan ini adalah terciptanya disiplin karena takut pimpinan. Oleh karena itu, pendekatan lama tadi harus diubah menjadi pendekatan seorang pimpinan sebagai seorang pelatih. Sebagai pelatih, pimpinan selalu mengamati anak buah, memberikan alternatif solusi bila anak buah melakukan kesalahan. B. Manfaat Pengembangan SDM Manfaat pertama pengembangan sumber daya manusia adalah melakukan perluasan (enlarging) dan meningkatkan kemampuan sumber daya manusia berdasarkan kepentingan lembaga / organisasi saat in dan yang akan datang. Manfaat lain dari proses pengembangan sumber daya manusia ini adalah sebagai suatu investasi yang memiliki manfaat sebagai berikut: a. Suatu tanda bahwa keberadaan mereka sangat penting bagi perusahaan. Ini amat penting bagi tenaga kerja untuk memahami diri mereka sendiri di dalam lembaga. b. Motivasi untuk mendapatkan keahlian-keahlian baru, sehingga pekerja senantiasa meningkat kemampuan baik itu pengetahuan (knowledge) maupun ketrampilan (skill). Peningkatan kemampuan ini akan mendapat perhatian dan penghargaan dari suatu lembaga. c. Sebagai suatu komitmen lembaga dalam melakukan komunikasi kepada pekerja untuk mengidentifikasi fakta yang sebenarnya atas nilai-nilai lembaga, misalnya tingkat kualitas produk, tingkat pelayanan untuk pelanggan dan lain-lain. Komunikasi ini merupakan satu kesempatan membuka komunikasi dua arah. d. Mengidentifikasi persepsi segenap sumber daya manusia yang ada tentang visi. misi, tujuan perusahaan dan kebijakan. Ini penting bagi perusahaan dalam memahami perilaku pekerja (human behavior). e. Secara umum, setiap pekerja mempunyai kebutuhan akan rasa puas dalam bekerja. Pelatihan dapat mengantarkan seseorang untuk mencapai tingkat kepuasan kerja tersebut.
f. Pengayaan jabatan (job enrichment) melalui pengembangan kemampuan sangat memungkinkan seseorang berlatih menghadapi tanggungjawab yang lebih besar. g. Perubahan manajemen (change management), pendidikan dan pelatihan merupakan hal yang sangat penting dalam program perubahan manajemen. Hal ini akan membantu seseorang untuk memahami kenapa diperlukan perubahan serta manfaat yang akan diperolehnya. Pendek kata, pengembangan sumber daya manusia akan memberdayakan seluruh karyawan dalam lembaga atau organisasi untuk meningkatkan kontribusi untuk kesuksesan melalui peningkatan keahlian dan kemampuan did secara simultan. C. Pelatihan dan Pengembangan SDM Pelaksanaan pengembangan sumber daya manusia harus berdasar pada manajemen perilaku (Behavior Management) maupun kepemimpinan (leadership). Pengembangan sumber daya manusai yang berlandaskan manajemen perilaku harus dapat "memperlihatkan secara jelas apa tujuan" pengembangan itu. Kemudian, selama proses pengembangan hendaknya dilakukan dengan semangat "memberi pujian" dan "memarahi" secara proporsional dan adil. Konsep kepemimpinan yang diawali dengan "rasa membutuhkan", "rasa simpati", "keinginan yang kuat" serta "kepercayaan" hendaknya diaplikasikan pula dalam setiap aktivitas pengembangan sumber daya manusia. Menurut Armstrong (1999), pengembangan sumber daya manusia meliputi penggunaan pendekatan pelatihan sistimatis dan terencana; mengadopsi kebijakan pengembangan yang berkesinambungan (kontinyu), menciptakan dan mempertahankan suatu pembelajaran organisasi (learning organization)', menjamin bahvva keseluruhan aktivitas pelatihan mempunyai saling keterikatan; serta memberikan perhatian khusus pada pengembangan manajemen dan perencanaan karir (careerplanning). Pelatihan sistematis (systematic training) adalah pelatihan yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan yang telah ditetapkan. Pelatihan ini direncanakan dan dilaksanakan oleh orang yang mengetahui kiat-kiat melatih (know how). Dampak pelatihan dievaluasi secara cermat.
Memahami pelatihan tidak bisa diartikan hanya pelatihan yang bersifat klasikal atau off the job training. Pengalaman empiris industri di Jepang justru banyak menggunakan jonsep pelatihan sambil bekerja atau magang (on the job training). Oleh karena itu, konsep pelatihan hendaknya selalu diartikan sebagai suatu kombinasi antara on the job training dengan off the job training. Gambar 2 berikut memperlihatkan empat tahap pengembangan kemampuan sebagai suatu petunjuk pengembangan diri dan pendidikan yang biasa diterapkan industri di Jepang. 1. Mempunyai spirit untuk diri sendiri 2. Berketetapan untuk mengerjakan 3. Menimbun dan menumpuk usaha 4. Melakukan perubahan / perbaikan Gambar 2. Empat tahap pengembangan sumber daya manusia melalui pelatihan Pelatihan sambil bekerja atau On the Job Training (OJT) memiliki beberapa keunggulan antara lain : 1. Pelatihan dilakukan dengan langsung memperlihatkan di tempat kerja dengan mengerjakannya secara nyata dalam praktek 2. Menerangkan dengan cara lebih mudah dimengerti, karena tidak berdasarkan sesuatu yang teoritis, tetapi sesuatu yang praktis. 3. Peserta diberi kesempatan untuk mencoba, sehingga diharapkan materi pelatihan tidak saja diketahui tetapi bisa difahami. 4. Materi pelatihan dikerjakan peserta sambil diterapkan pendekatan manajemen perilaku dengan kombinasi memberi pujian dan marah secara proporsional. Satu hal lagi yang perlu diperhatikan dalam pengembangan sumber daya manusia adalah upaya pembentukan kelompok kerja (team work). Pelatihan tidak hanya akan menghasilkan individu-individu berkualitas saja, tetapi mereka
hendaknya mampu secara sinergi bersatu dalam satu kelompok kerja. Berikut ini beberapa langkah penting dalam pembentukan kelompok kerja yang efektif: 1. Mempunyai sasaran bersama. Kebersamaan dalam mencapai sasaran inilah yang perlu dimunculkan agar pekerja bersatupadu. 2. Pembagian peran antar pekerja. Sebagai suatu kelompok kerja, maka peran harus dibagi agar tidak terjadi duplikasi atau peran yang tak terpegang. 3. Melakukan kerjasama, saling pengertian atas segala perbedaan. 4. Tidak menganggap orang lain sebagai manusia yang sempurna. Masing-masing menyadari kelemahan dan kelebihan. Sebagai satu tim, maka kelemahan harus saling tertutupi dan kelebihan senantiasa dipupuk supaya menghasilkan sinergi yang optimal. 5. Berperilaku dengan penuh kasih sayang. Pendekatan manajemen perilaku dan kepemimpinan yang baik harus tetap dipegang. 6. Melakukan penggantian (rechange-out) bila perlu, agar masing-masing semakin memahami kelemahan dan kelebihannya. Demikian pula langkah ini perlu untuk memberikan kesempatan seseorang melakukan rugas yang berbeda. 7. Bukan bersifat persaingan tetapi perlornbaan. Persaingan rnemberikan konotasi menghalalkan segala cara, pokoknya menang. Perlombaan rnernegang teguh prinsip sportifitas dan kejujuran. D. Langkah-Iangkah Kunci Satu hal lagi yang penting dalam mensukseskan pengembangan sumber daya manusia adalah pemahaman atas langkah-langkah kunci yang dapat rnengantarkan seseorang berhasil dalarn rnenyelesaikan pekerjaan. Langkah-langkah tersebut adalah: 1. Berketetapan untuk tetap rnenyelesaikan pekerjaan meskipun pekerjaan itu adalah pekerjaan yang sulit. Jangan menunda atau menghindar dari pekerjaan yang sulit, bila pekerjaan tersebut rnemang telah menjadi kewajibannya. 2. Mempunyai keinginan kuat untuk "haras rnenyelesaikan pekerjaan". Keharusan rnenyelesaikan ini penting untuk memompa semangat kerja. 3. Selalu memikirkan kesuksesan. Pekerja tidak boleh selalu terbayang atau terancam kegagalan. Sebaliknya, pekerja harus selalu memikirkan bagaimana upaya untuk selalu sukses.
4. Melakukan persiapan dan pemeriksaan dengan seksama. Pekerja yang melakukan persiapan rnatang sebelum melakukan sesuatu pekerjaan berarti telah setahap lebih maju ke arah kesuksesan. Persiapan dan pemeriksaan merupakan penjabaran dari konsep manajerial PDCA : Plan (perencanaan) -Do (pelaksanaan) - Check (pemeriksaan, pengedalian) - Action (tindakan penyesuaian). 5. Bebas menetapkan cara kerja secara bijaksana. Pekerja sangat memerlukan kebebasan dalarn bertindak. Kebiasaan selalu mendikte pekerja dengan seperangkat petunjuk pelaksanaan (juklak) maupun petunjuk teknis (juknis) tidak selalu baik. Kebiasaan ini justru kontra produktif bila dilihat dari kaca mata pengembangan sumber daya manusia. 6. Berfikiran bahwa kegagalan atau hal yang tak diharapkan sebagai sesuatu keberhasilan yang tertunda. Kegagalan harus selalu diikuti kebangkitan kembali untuk tetap semangat. 7. Instropeksi dan melakukan perubahan untuk perbaikan kegagalan. Di sinilah konsep pengembangan sumber daya manusia itu sangat dinamis. Kegagalan harus dievaluasi dan harus diperbaiki untuk tidak terulang di masa yang akan datane.
BAB II EVALUASI PROGRAM PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA Disain pelatihan yang sistimatis dan terencana di atas perlu dievaluasi secara periodik, agar pelatihan sebagai salah satu mata rantai proses perencanaan sumber daya manusia dapat berjalan sesuai dengan rencana. Salah satu pendekatan evalusai program pelatihan dapat dilakukan dengan melibatkan desain kajian atas rangkaian empat proses berikut: (1) penyampaian masukan program (program inputs); (2) untuk menghasilkan sejumlah keluaran program (program outputs) tertetnu, berupa pelaksanaan tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan dan prosedur-prosedur tertentu; (3) yang pada gilirannya diharapkan akan menghasilkan akibat-akibat (program effects) tertentu sesuai dengan tujuan-tujuan program (program goals/objectives) yang telah ditetapkan; dan (4) yang pada akhirnya diharapkan akan menghasilkan dampak program (program impacts) tertentu sesuai dengan desain program. Berdasarkan kerangka desain penelitian yang demikian, secara teoretis keberhasilan suatu program intervensi sosial hanya mungkin terjadi sejauh proses transformasi dari suatu proses ke proses yang lain berlangsung sesuai dengan tuntutan sejumlah asumsi tertentu. Di dalam penyajian formal, keberhasilan suatu program intervensi sosial hanya akan terjadi sejauh proses-proses itu terjadi sebagaimana dipaparkan di dalam Gambar 3. Dengan kerangka konseptual seperti diuraikan di atas, keberhasilan program-program pelatihan hanya akan terjadi sejauh hubungan antara varabel-variabel berikut berkembang sesuai dengan hipotesa-hipotesa berikut: a. Analisa tentang masalah (target problems) dan tujuan program (program goals/objectives) secara teoritis dan empiris dirumuskan dengan syahih. b. Perencanaan program (program planning) untuk mengkonversikan tujuan umum (program goals) menjadi tujuan operasional (program objectives), penentuan dan pemilihan kelompok sasaran program (target groups), dan penentuan jenis intervensi program, dilakukan dengan benar.
Gambar 3. Konsep kerangka pikir evaluasi program pengembangan Sumber daya manusia c. Masukan program (program inputs) aiberikan kepada kelompok sasaran (target groups), dan hanya kepada kelompok sasaran yang telah ditetapkan, sesuai dengan desain yang telah ditetapkan. d. Monitoring untuk memantau sejauh mana intervensi program dilakukan sesuai dengan desain program dan mencapai kelompok sasaran yang benar dilakukan dengan seksama. e. Semua itu dilakukan melalui suatu sistem organisasi pelayanan (service delivery system) yang secara teoritis syahih dan secara empins sesuai dengan tuntutan kondisi sosial, kultural, dan politis masyarakat tempat program diselenggarakan.