A. PENDAHULUAN SMART BENGKEL Saat ini kegiatan transaksi perusahaan sudah banyak yang menggunakan kemajuan teknologi informasi. Karena dirasakan begitu banyak manfaat yang diperoleh dengan penerapan teknologi informasi tersebut. Selain itu investasi yang dibutuhkan untuk pengembangan teknologi informasi juga tidak mahal lagi seperti dahulu kala. Smart Bengkel hadir sebagai salah satu produk dari kemajuan teknologi informasi tersebut. Aplikasi Bengkel mampu mengelola seluruh kegiatan operasional perusahaan yang bergerak dibidang penjualan. Fitur fitur yang disediakan oleh Aplikasi Bengkel antara lain registrasi service, pencatatan transaksi servis, pencatatan pembelian Spare Part, penjualan Spare Part baik kredit maupun tunai, mutasi stok, pembayaran hutang, mutasi kas, dan lain sebagainya. Fungsi terakhir intinya adalah untuk memberikan informasi pergerakan uang masuk dan keluar setiap hari yang terjadi di perusahaan. Fungsi ini dianggap sangat penting untuk dapat dikendalikan dan dimonitor oleh Manajemen Perusahaan. C. DAFTAR MENU APLIKASI Email : bernat@sibarani.net Website : www.sibarani.net Hal : 1
Berikut ini daftar menu yang ada di dalam aplikasi : 1. Menu Persiapan : Menu ini berfungsi untuk menyiapkan tabel tabel pendukung yang dibutuhkan oleh aplikasi seperti tabel Part, tabel Mekanik, tabel Supplier, tabel customer, tabel kode akun, tabel user dan lain - lain. 2. Menu Transaksi : Menu ini berfungsi untuk merekam transaksi registrasi servis, rekam data servis, pembelian, penjualan, retur pembelian dan retur penjualan spare part. 3. Menu Kasir : Menu ini berfungsi untuk merekam transaksi keuangan seperti pembayaran hutang faktur ke Supplier, penerimaan piutang dari customer, penjualan harian serta pengeluaran biaya operasional 4. Menu Laporan : Menu ini berfungsi untuk menampilkan laporan yang dibutuhkan oleh manajemen, seperti laporan Spare Part masuk, laporan penjualan, laporan stok, kartu stok, keuntungan, mutasi kas harian dan lain lain. D. MENU TRANSAKSI D.1 Pembelian Spare Part Menu ini digunakan untuk mencatat pembelian Spare Part dari Supplier, pada saat transaksi ini terjadi untuk setiap pembelian kredit maka sistem otomatis mencatat faktur tersebut menjadi hutang. Adapun tampilan menu ini adalah seperti tampak pada gambar dibawah ini : Email : bernat@sibarani.net Website : www.sibarani.net Hal : 2
Proses entri disini dapat dilakukan dengan cepat karena praktis tidak menggunakan mouse, aplikasi di design dengan maksimum pemanfaatan fungsi keyboard. D.2 Retur Pembelian Menu ini digunakan untuk merekam jika ada Spare Part yang diretur perusahaan ke Supplier. Transaksi retur ini akan mengurangi kewajiban perusahaan kepada Supplier, dan juga akan mengurangi jumlah stok Spare Part. Adapun tampilan retur pembelian seperti tampak pada gambar dibawah ini : Email : bernat@sibarani.net Website : www.sibarani.net Hal : 3
D.3 Registrasi Servis Menu ini digunakan untuk merekam proses registrasi atau pendaftaran customer yang akan melakukan servis di Bengkel. Adapun tampilan menu ini seperti tampak pada gambar dibawah ini : Email : bernat@sibarani.net Website : www.sibarani.net Hal : 4
Setelah proses perekaman selesai, maka sistem akan mencetak Work Order yang menjadi landasan mekanik untuk melakukan servis. Adapun contoh Work Order seperti tampak pada gambar dibawah ini : Email : bernat@sibarani.net Website : www.sibarani.net Hal : 5
D.4 Rekam Servis Menu ini digunakan untuk merekam spare part yang digunakan pada saat melakukan perbaikan kendaraan customer, serta jasa yang diberikan oleh mekanik untuk melakukan perbaikan kendaraan dari customer. Adapun tampilan menu ini seperti tampak pada gambar dibawah ini : Email : bernat@sibarani.net Website : www.sibarani.net Hal : 6
Setelah proses rekam selesai, sistem juga akan menampilkan faktur servis yang berisi rincian spare part dan jasa yang diberikan kepada customer seperti tampak pada gambar dibawah ini : Email : bernat@sibarani.net Website : www.sibarani.net Hal : 7
D.5 Penjualan Menu ini digunakan untuk merekam transaksi penjualan Spare Part dari perusahaan. Adapun tampilan menu ini seperti tampak pada gambar dibawah ini : Email : bernat@sibarani.net Website : www.sibarani.net Hal : 8
Pada saat transaksi direkam, maka sistem juga akan menghasilkan faktur penjualan, dimana setiap faktur diberi no.faktur secara otomatis. Pemberian nomor ini juga dapat digunakan untuk mengendalaikan setiap transaksi penjualan. Adapun contoh faktur penjualan seperti tampak pada gambar dibawah ini : Email : bernat@sibarani.net Website : www.sibarani.net Hal : 9
D. 5 Retur Penjualan Jika retur pembelian adalah Spare Part yang dikembalikan perusahaan ke supplier, maka retur penjualan sebaliknya customer yang mengembalikan Spare Part ke perusahaan. Proses ini akan mengurangi jumlah piutang ke customer serta menambah stok Spare Part. Adapun tampilan menu ini seperti tampak pada gambar dibawah ini : Email : bernat@sibarani.net Website : www.sibarani.net Hal : 10
E. KASIR E. 1. Pembayaran Hutang ke Supplier Menu ini digunakan untuk mencatat pembayaran hutang perusahaan ke Supplier. Adapun tampilan menu ini seperti tampak pada gambar dibawah ini : E. 2. Penerimaan Piutang Menu ini berfungsi untuk mencatat penerimaan perusahaan atas penjualan Spare Part secara kredit oleh konsumen. Data yang muncul disini diperoleh dari hasil posting penjualan harian. Adapun tampilan menu ini seperti tampak pada gambar dibawah ini : Email : bernat@sibarani.net Website : www.sibarani.net Hal : 11
E. 3. Posting Harian. Menu ini digunakan untuk menghitung total pendapatan harian atas penjualan Spare Part yang dilakukan secara tunai oleh customer. Adapun tampilan menu ini adalah seperti tampak pada gambar dibawah ini : Email : bernat@sibarani.net Website : www.sibarani.net Hal : 12
E.4 Penerimaan Menu ini berfungsi untuk mencatat penjualan harian hasil perhitungan menu E.3 diatas Posting Harian. Pencatatan disini akan disimpan di dalam mutasi kas. Adapun tampilan menu ini seperti tampak pada gambar dibawah ini : Email : bernat@sibarani.net Website : www.sibarani.net Hal : 13
E.4 Pengeluaran Biaya Operasional Menu ini berfungsi untuk mencatat biaya operasional yang timbul dalam kegiatan perusahaan seperti biaya pembayaran Gaji Pegawai,dll. Adapun bentuk tampilan dari menu ini seperti tampak pada gambar dibawah ini : Email : bernat@sibarani.net Website : www.sibarani.net Hal : 14
F. Laporan. F.1 Laporan Servis Menu ini digunakan untuk melihat laporan jumlah servis yang diberikan oleh Perusahaan terhadap seluruh customer. Periode laporan disini bisa ditentukan sesuai dengan range waktu yang diinginkan. Laporan disini juga akan menyajikan seluruh pemakaian spare part dan jasa yang diberikan kepada Customer. Adapun tampilan menu ini seperti terlihat pada gambar dibawah ini : Email : bernat@sibarani.net Website : www.sibarani.net Hal : 15
F.2 Laporan Pembelian Menu ini digunakan untuk melihat laporan Spare Part yang masuk ke perusahaan selama periode tertentu. Adapun tampilan menu ini seperti terlihat pada gambar dibawah ini : Email : bernat@sibarani.net Website : www.sibarani.net Hal : 16
F.3 Laporan Penjualan Laporan ini digunakan untuk menampilkan penjualan Spare Part oleh perusahaan secara periodik. Adapun tampilan menu ini adalah sebagai berikut : Email : bernat@sibarani.net Website : www.sibarani.net Hal : 17
Dalam laporan penjualan ini, disediakan sejumlah jenis laporan yang dibutuhkan antara lain penjualan Spare Part secara tunai, kredit ataupun penjualan per customer. Seluruh jenis laporan penjualan tersebut bisa ditampilkan secara rinci atau merupakan rekapitulasi setiap Spare Part. F.3 Laporan Retur Pembelian Menu ini digunakan untuk mencetak laporan retur pembelian yang terjadi dalam periode tertentu. Adapun contoh laporan dibawah ini seperti tampak pada gambar dibawah ini : Email : bernat@sibarani.net Website : www.sibarani.net Hal : 18
F.4 Laporan Retur Penjualan Menu ini digunakan untuk mencetak laporan retur penjualan yang dilakukan oleh Customer dalam periode tertentu. Adapun contoh laporan dibawah ini seperti tampak pada gambar dibawah ini : Email : bernat@sibarani.net Website : www.sibarani.net Hal : 19
F.5 Laporan Hutang Menu ini digunakan untuk mencetak laporan hutang yang timbul sebagai akibat dari pembelian kredit atas spare part dari supplier. Dengan adanya laporan ini dapat memberikan informasi kepada manajemen perusahaan untuk mengatur cash flow perusahaan. Adapun contoh tampilan laporan ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini : Email : bernat@sibarani.net Website : www.sibarani.net Hal : 20
F.6 Laporan Piutang Menu ini merupakan kebalikan dari menu F.5 diatas, menu ini menampilkan informasi customer yang masih memiliki kewajiban kepada Perusahaan. Kewajiban ini timbul akibat customer melakukan pembelian kredit spare part kepada Perusahaan. Adapun contoh tampilan laporan ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini : Email : bernat@sibarani.net Website : www.sibarani.net Hal : 21
F.7 Mutasi Kas. Menu ini berfungsi untuk menampikan rincian penerimaan dan pengeluaran uang di perusahaan. Dengan melihat menu ini maka manajemen perusahaan dapat mengontrol keuangan operasional perusahaan. Adapun tampilan menu ini seperti tampak pada gambar dibawah ini : Email : bernat@sibarani.net Website : www.sibarani.net Hal : 22
F.8 Laporan Stok Menu ini digunakan untuk mencetak kondisi stok Spare Part saat ini yang ada di perusahaan. Adapun contoh tampilan laporan ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini : Email : bernat@sibarani.net Website : www.sibarani.net Hal : 23
Laporan yang muncul diatas adalah Spare Part yang ada nilai stoknya saja. Sementara untuk Spare Part Spare Part yang tidak ada stok tidak ditampilkan dalam laporan tersebut. F.9 Mutasi Stok Menu ini digunakan untuk menampilkan mutasi stok secara periodik. Adapun tampilan menu ini adalah sebagai berikut : Email : bernat@sibarani.net Website : www.sibarani.net Hal : 24
F.5 Keuntungan Menu ini berfungsi untuk menampilkan keuntungan yang diperoleh perusahaan dari hasil selesih antara nilai penjualan dikurangi dengan nilai perolehan Spare Part. Adapun tampilan menu ini adalah seperti tampak pada gambar dibawah ini : Email : bernat@sibarani.net Website : www.sibarani.net Hal : 25
Nilai pada kolom profit sudah memperhitungkan transaksi retur penjualan yang dilakukan oleh customer. Email : bernat@sibarani.net Website : www.sibarani.net Hal : 26