KOMPUTERISASI PERPSUTAKAAN IKIP NEGERI SINGARAJA UNTUK MENINGKATKAN PERAN PERPUSTAKAAN SEBAGAI SUMBER BELAJAR Oleh I Made Candiasa ABSTRAK Sistem katalog dan sistem sirkulasi perpustakaan IKIP Negeri Singaraja dikembangkan menjadi sebuah sistem perangkat lunak komputer. Sistem sangat mudah digunakan dalam hal menambahkan data baru, memperbaharui data lama, atau menghapus data yang sudah tidak terpakai, baik data tentang buku maupun data tentang pelanggan. Sistem katalog mampu menampilkan secara cepat dan tepat informasi tentang identitas sebuah buku berdasarkan pengarang, judul buku, penerbit, atau tahun terbit, sedangkan sistem transaksi mampu memberikan informasi tentang keadaan sirkulasi buku dan keadaan pelanggan. Keterpaduan sistem katalog dan sistem sirkulasi membuat sistem pelaporan dapat dikerjakan dengan lebih cepat dan lebih akurat. Laporan yang dapat dihasilkan meliputi statistik buku, statistik peminjam, deskripsi buku, dan keterlambatan pengembalian buku. Sistem dipasang pada jaringan komputer lokal perpustakaan dan terhubung ke Pusat Komputer. Melalui Pusat Komputer, jaringan lokal di perpustakaan dihubungkan ke berbagai stasiun, antara lain yang berada di fakultas-fakultas, program pascasarjana, dan pusat sumber belajar. Koneksi tersebut diharapkan mampu melengkapi intranet IKIP Negeri Singaraja. Kata-kata kunci: sistem katalog, sistem transaksi, intranet ABSTRACT Catalog system and circulation system at library of IKIP Negeri Singaraja was developed into computer software. The System is easy for use in adding new data, editing old data, or deleting unimportant data about either books or customers. Catalog system can present a fast and accurate information about book identity, by entering one of the following input, such as author, tittle, publisher, or location. Circulation system can handle the information about book circulation. The integrated catalog and circulation system make report system can be done easily, such as book or customer statistics, book or customer descriptions, and time delay. System was installed at library local area network wich is connected to the computer center. Under coordination of computer center, library local area network is connected to the other stations, like faculties, graduate program or learning resources center. Connection of library local area networks with computer center was intended to complete intranet of IKIP Negeri Singaraja. 1
Key words: catalog system, circulation system, intranet 1. Pendahuluan Pada perpustakaan yang kecil dan berlokasi pada suatu tempat serta memiliki koleksi buku yang tidak terlalu banyak maka proses pencarian buku, pengarang, penerbit, tempat penerbit atau tahun terbit di perpustakaan melalui katalog yang tersedia tampaknya sangat sederhana, hanya memerlukan ketekunan, ketelitian dan kesabaran. Akan tetapi pada perpustakaan yang besar dan berlokasi pada beberapa tempat serta memiliki koleksi buku yang sangat banyak maka proses pencarian katalog perpustakaan akan menjadi sulit dan membosankan serta banyak menghabiskan waktu. Apalagi kalau sudah dipertimbangkan proses pembuatan katalog itu sendiri sudah barang tentu banyak memerlukan tenaga, waktu dan biaya. Perpustakaan IKIP Negeri Singaraja sudah memiliki banyak koleksi buku dan akan terus ditambah. Sejalan dengan hal itu kondisi fisiknya pun akan terus dikembangkan, sehingga sangat mungkin buku-buku akan berada pada beberapa lokasi atau paling tidak pada beberapa ruangan yang cukup jauh. Namun sampai saat ini perpustakaan IKIP Negeri Singaraja masih menggunakan sistem informasi manajemen manual. Sistem katalog hanya menggunakan katalog yang tercetak dalam kertas berupa kartu katalog. Sehingga untuk mendapatkan informasi tentang bukubuku perpustakaan akan sangat banyak memerlukan tenaga dan waktu. Demikian pula proses pembuatan katalog itu sendiri akan menjadi sangat rumit, apalagi akan terjadi penambahan buku, perubahan lokasi atau penghapusan buku maka banyak tenaga, waktu, dan biaya yang akan dihabiskan. Sistem sirkulasi masih menggunakan sistem pencatatan dalam kertas berupa kartu anggota. Sehingga sistem sirkulasi sangat merepotkan dan banyak menghabiskan waktu serta tenaga. Apalagi kalau diperlukan data tertentu, misalnya data peminjam buku yang melewati batas waktu jatuh tempo, tanggal pengembalian buku tertentu, atau banyak buku yang terpinjam, maka akan diperlukan proses pencarian dan proses tabulasi data yang cukup lama. Intinya, apabila ditinjau dari sistem informasi manajemen berbasis komputer masih sangat jauh dari kesiapan menuju sistem perpustakaan on-line. Padahal ide pembentukan perpustakaan on-line di Indonesia sudah lama dilontarkan, dan sampai saat ini sudah banyak perpustakaan perguruan tinggi yang tergabung. Bahkan di kalangan perguruan tinggi yang tergabung dalam Konsorsium Perguruan Tinggi Kawasan Indonesis Timur (PTKTI), yang sebelumnya bernama Badan Kerjasama Perguruan Tinggi Negeri Se Indonesia Timur (BKS INTIM), permasalahan tersebut juga sudah di bahas pada beberapa kali rapat koordinasi, dan sudah mulai diimplementasikan. IKIP Negeri Singaraja sebagai salah satu perguruan tinggi negeri, yang ikut tergabung dalam PTKTI sudah semestinya memiliki perpustakaan yang tergabung ke dalam sistem perpustakaan on-line. Untuk menuju sasaran tersebut beberapa persiapan harus dilakukan. Persiapan dimulai dari menyusun sistem katalog dan sistem sirkulasi yang berbasis komputer. Sistem tersebut kemudian ditempatkan dalam suatu jaringan lokal perpustakaan, yang terhubung ke Pusat Komputer, agar bisa tergabung dengan sistem informasi manajemen IKIP Negeri Singaraja secara 2
keseluruhan. Jika sudah tergabung ke Pusat Komputer, maka akan lebih mudah untuk menggabungkan sistem perpustakaan tersebut ke perpustakaan secara on-line. Penelitian yang ditujukan ini untuk membangun sebuah perangkat lunak komputer dalam membantu manajemen katalog serta manajemen sirkulasi perpustakaan. Sistem tersebut diharapkan mampu menghasilkan informasi tentang keberadaan buku di perpustakaan lengkap dengan identitasnya, serta memudahkan proses penambahan, perubahan atau penghapusan buku perpustakaan. Selain itu sistem tersebut diharapkan dapat membantu proses sirkulasi peminjaman buku di perpustakaan, sekaligus mampu memberikan informasi yang tepat dalam waktu yang cepat tentang peminjam buku yang melampaui batas waktu peminjaman, tanggal pengembalian buku, banyaknya buku yang terpinjam. Sistem katalog perpustakaan melibatkan komponen yang cukup banyak, antara lain kode buku, nama pengarang, judul buku, penerbit, tahun terbit, alamat dan status keberadaan buku. Selain itu, pada perpustakaan yang lengkap tidak jarang dilengkapi dengan informasi tentang lokasi lain untuk mendapatkan buku yang diinginkan. Sedangkan sistem sirkulasi perpustakaan, selain melibatkan komponen pada sistem katalog, juga melibatkan komponen-komponen data kemahasiswaan, seperti nama, nim, dan status perkuliahan. Untuk itu sebelum mengimplementasikan sistem katalog dan sistem sirkulasi dalam bentuk program komputer perlu dikaji terlebih dahulu sistem kerja dari sistem katalog dan sistem transaksi tersebut. Sistem katalog yang tercipta diharapkan mampu memberikan informasi tentang keberadaan buku di perpustakaan, lengkap dengan judul, pengarang, penerbit, tahun terbit dan lokasi terbit. Selain itu sistem katalog yang akan dibangun juga dilengkapi dengan fasilitas untuk mengetahui data lengkap tentang suatu buku jika salah satu komponen-komponennya diketahui, misalnya judul, pengarang, penerbit, atau kelompok materi. Di sisi laian, sistem sirkulasi diharapkan bisa membantu mempercepat proses transaksi peminjaman, serta membantu mempercepat pencarian informasi seperti, peminjaman yang melewati jatuh tempo, buku-buku yang terpinjam, atau kecepatan arus sirkulasi. Keuntungan yang diharapkan dari keterpaduan kedua sistem tersebut adalah adanya status pada informasi sistem katalog, yang menyatakan bahwa buku itu terpinjam atau tersedia. Selain itu, sistem pelaporan di perpustakaan akan dapat ditangani dengan lebih cepat dan lebih akurat. Laporan dimaksud meliputi statistik buku, statistik peminjam, deskripsi buku, deskripsi peminjam, sampai pada rata-rata waktu peminjaman dan keterlambatan pengembalian buku. 2. Metode Penelitian Prosedur penelitian ini terdiri dari tiga tahap, yaitu identifikasi komponen dasar, penyusunan sistem, analisis dan informasi. Identifikasi komponen dasar dimaksudkan untuk mengidentifikasi seluruh komponen dasar yang mendukung sistem katalog dan sistem sirkulasi perpustakaan. Pada sistem katalog terlibat komponen-komponen, seperti buku-buku, pengarang, judul buku, penerbit, tahun terbit, tempat penerbitan, banyak buku, dan lokasi. Lokasi buku di sini dimaksudkan adalah lokasi gedung (jika gedungnya lebih dari satu), lokasi ruangan, atau rak penyimpanan buku. Sedangkan sistem transaksi, selain terlibat komponen-komponen 3
dalam sistem katalog, juga terlibat komponen-komponen data kemahasiswaan atau kepegawaian, seperti nama mahasiswa, nim, status mahasiswa, nama pegawai, dan nip pegawai. Setelah data pendukung diidentifikasikan, maka dilanjutkan dengan merencanakan file data serta mencari keterkaitan antara file data. Penyusunan sistem terdiri dari dua langkah, yaitu analisis sistem dan pemrograman. Tahap analisis sistem meliputi proses penerjemahan masalah ke dalam algorithma dan analisis terhadap piranti pendukung. Sedangkan tahap pemrograman adalah proses penerjemahan algorithma ke dalam bahasa komputer. Pada tahap analisis data dan informasi dilakukan uji coba sistem yang sudah dibangun. Uji coba dilakukan dengan mencoba memasukkan sampel data yang berukuran kecil ke dalam sistem, kemudian mengamati informasi yang dihasilkan. Jika informasi yang dihasilkan sudah benar maka proses pengembangan sistem selesai, dan sistem dinyatakan siap pakai. Sedangkan jika informasi belum memenuhi harapan maka diadakan pengecekan, untuk mengetahui jenis kesalahan yang terjadi. Berdasarkan jenis kesalahan yang ditemukan selanjutnya akan dilakukan perbaikan terhadap sistem. Apabila kesalahan yang terjadi adalah kesalahan sintaks maka perbaikannya hanya dilakukan pada program. Sedangkan apabila kesalahan yang terjadi adalah kesalahan semantik maka perbaikan yang dilakukan mulai dari algorithma kemudian dilanjutkan dengan perbaikan program. 3. Hasil Penelitian dan Pembahasan 3.1 Hasil Penelitian Sistem informasi perpustakaan IKIP Negeri Singaraja telah diimplementasikan dalam bentuk perangkat lunak komputer. Sistem diimplementasikan dalam tiga kelompok pemakai (user), yaitu operator, sirkulasi, dan katalog. Operator bertugas mengatur data dan membuat laporan. Pengaturan data meliputi pemasukan data, pemutahiran data, dan penghapusan data. Pembuatan laporan meliputi laporan statistik buku, statistik peminjaman, laporan deskripsi buku, dan laporan keadaan peminjaman, seperti peminjaman terlambat. Secara rinci unjuk kerja sistem pada masing-masing bagian adalah sebagai berikut. a. Operator Operator menangani pengolahan data bahan pustaka, pengolahan data anggota perpustakaan dan pembuatan laporan. Data bahan pustaka meliputi nomor akses, judul, pengarang, editor, penerbit, tahun terbit, banyak halaman, dan tempat penyimpanan. Data anggota perpustakaan yang diperlukan adalah nomor anggota, nama, alamat, dan status keanggotaan. Selain menangani bahan pustakan da anggota perpustakaan, operator juga bertugas membuat kartu katalog dan label buku, baik untuk buku yang baru maupun untuk buku lama yang kartu katalog atau labelnya hilang atau rusak. Semua pekerjaan tersebut sudah tercakup dalam modul operator pada sistem informasi perpustakaan yang dikembangkan. Pekerjaan lain dari operator adalah menerbitkan laporan. Laporan yang diterbitkan meliputi statistik buku, statistik peminjaman, deskripsi buku. Menu operator tampak seperti gambar di bawah ini. 4
1) Mengatur Data Anggota Bila program perpustakaan sudah aktif dan dipilih menu operator, maka akan tampil menu operator seperti gambar di atas. Untuk mengatur data anggota, selanjutnya dipilih submenu mengatur anggota. Selanjutnya akan muncul layar pengaturan anggota perpustakaan. Pada kolom Nomor Anggota dimasukkan nomor anggota dari anggota yang akan diatur datanya. Apabila anggota baru, maka diberikan nomor anggota baru, kemudian diisikan identitasnya. Setelah diisi layar pengaturan anggota akan tampak seperti gambar di bwah ini. 5
Apabila data sudah terisi semua, maka langkah selanjutnya adalah tekan huruf R untuk merekam data, E untuk mengedit data, dan H untuk menghapus data. Apabila pilihannya H (menghapus data anggota), maka terdapat pilihan lagi, apakah yang bersangkutan akan dibuatkan kartu bebas pustaka. 2) Mengatur Data Buku Berangkat dari menu operator, pilih sub-menu mengatur data buku, sehingga form entry data buku akan muncul. Pada kolom Kode Buku isikan kode buku yang akan diatur datanya. Untuk buku lama, bila kode buku sudah diisikan, maka identitas buku tersebut akan muncul, sehingga dapat dilakukan pembaharuan data. Untuk buku baru, terlebih dahulu harus diberikan kode, sehingga muncul form identitas buku untuk diisi. Form identitas buku tampak seperti bagan di bawah ini. Selanjutnya, tekan huruf R untuk merekam, E untuk mengedit, H untuk menghapus data. Selain terdapat cantuman informasi yang telah ditetapkan dalam pedoman katalogisasi, juga terdapat beberapa tambahan informasi yang dimasukkan ke komputer untuk keperluan pembuatan laporan dan keperluan informasi lainnya yang dibutuhkan dalam kaitannya sebagai perpustakaan perguruan tinggi. 2. Sirkulasi Bagian sirkulasi menangani transaksi peminjaman dan pengembalian buku. Menu utama bagian sirkulasi tampak seperti bagan di bawah ini. 6
a) Sirkulasi Peminjaman Untuk sirkulasi peminjaman, PILIH sub-menu peminjaman buku. Untuk melakukan transaksi masukkan NIM untuk anggota yang berstatus sebagai mahasiswa atau NIP bagi anggota yang berstatus Dosen atau Pegawai IKIP Negeri Singaraja. Peminjaman dibatasi sampai tiga buku. Apabila terjadi peminjaman melebihi batas yang ditentukan, maka komputer akan memberi peringatan bahwa peminjaman sudah maksimal. Peminjaman selanjutnya tidak dapat diproses lagi, serta sistem otomatis berhenti, seperti tampak pada layar dibawah ini. 7
b) Sirkulasi Pengembalian Proses transaksi pengembalian buku tidak jauh berbeda dengan peminjaman. Hanya ada penambahan perhitungan denda kalau peminjaman melampaui batasa waktu. Di bawah ini adalah salah satu layar yang menunjukkan proses transaksi pengembalian. 3. Katalog Bagian katalog digunakan untuk penelusuran informasi koleksi perpustakaan. Katalog terkomputerisasi on-line umumnya disebut OPAC, yang merupakan singkatan dari on-line public access catalogue. 8
Langkah-langkah untuk penelusuran koleksi dimasukkan dalam kelompok OPAC. Langkah-langkah penelusurannya adalah sebagai berikut. Aktifkan program perpustakaan Pilih menu OPAC Pilih Sub menu dengan arah panah sesuai dengan penelusuran yang diinginkan, kemudian tekan enter. Misalnya, mau melakukan penelusuran berdasarkan judul, tampilan di layar adalah sebagai berikut. Setelah katalog judul dipilih akan muncul layar isian. Isikan judul buku yang ingin dicari. Bila judul lengkap tidak ingat, cukup dituliskan satu atau beberapa kata terdepan. Setelah judul buku diisi akan muncul satu atau beberapa alternatif judul, seperti tampak pada layar di bawah ini. 9
Pilih judul yang dicari, kemudian tekan enter. Selanjunya akan tampak deskripsi buku yang dicari, seperti tampak pada layar di bawah ini. Hal yang sama akan ditemui bila melakukan penelusuran berdasarkan pengarang atau subyek. 3.2 Pembahasan Penelitian ini menghasilkan suatu perangkat lunak yang siap pakai guna membantu pelayanan di perpustakaan dalam proses pencarian buku, pengarang, penerbit, tempat terbit, tahun terbit dengan menggunakan sistem katalog. Di samping itu sistem sangat mudah digunakan dalam hal penambahan buku, pembaharuan buku, atau penghapusan buku ke dalam katalog. Tampilan dari perangkat lunak tersebut dibuat secara sistematis dan dalam bahasa Indonesia sehingga memudahkan dalam penggunaannya, baik oleh operator maupun oleh pelanggan yang memerlukan pelayanan perpustakaan. Sistem katalog memudahkan pelanggan untuk mencari informasi tentang keberadaan buku, baik berdasarkan pengarang, judul buku, penerbit, tahun terbit atau lokasi. Selain keberadaan buku juga bisa diketahui tentang status buku, apakah sedang terpinjam atau ada di perpustakaan, karena sistem katalog dibuat terpadu dengan sistem transaksi. Pada bagian transaksi sistem juga dilengkapi dengan kontrol tentang banyak buku yang sudah dipinjam oleh satu pelanggan, sehingga sistem akan tidak bisa melayani andaikata banyak peminjaman sudah melebihi batas maksimum. Selain itu dengan adanya kontrol tentang tanggal peminjaman, bisa ditelusuri peminjaman yang sudah melewati batas waktu. 10
4. Penutup Sistem katalog dan sirkulasi perpustakaan yang berhasil dikembangkan melalui penelitian ini akan sangat membantu proses pencarian sebuah buku di perpustakaan, sehingga menghemat tenaga, biaya dan waktu. Selain itu, kartu katalog dapat disimpan dalam bentuk arsip elektronik yang tidak banyak memerlukan tempat dan mudah untuk diakses untuk ditambah, diperbaharui atau diganti. Selanjutnya sirkulasi peminjaman buku akan dapat dilakukan dengan cepat berdasarkan data yang akurat untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi perpustakaan. Pemasangan sistem informasi perpustakaan pada jaringan lokal yang tegabung dengan jaringan lokal IKIP Negeri Singaraja memberi kemungkinan untuk mengakses sistem perpustakaan dari unit-unit lain yang ada di lingkungan IKIP Negeri Singaraja. Mengingat tuntutan ke arah pembentukan perpustakaan on-line sudah sangat mendesak, langkah selanjutnya yang perlu dipikirkan adalah menghubungkan sistem perpustakaan yang telah dibangun, ke dalam sistem perpustakaan on-line. Usaha yang diperlukan untuk itu adalah pembukaan jalur dari IKIP Singaraja ke sistem perpustakaan on-line dan pembangunan server proxy di IKIP Negeri Singaraja. Server proxy tersebut sekaligus juga akan menghubungkan IKIP Negeri Singaraja ke Internet, yang bisa dibagi-pakai melalui jaringan lokal yang sudah ada. Akan tetapi karena keterbatasan biaya, waktu dan tenaga, usaha ini tidak bisa dilakukan pada penelitian ini. Untuk itu kepada pihak terkait diharapkan untuk meneliti hal ini, atau paling tidak bisa menyediakan dana untuk penelitian lanjutan. DAFTAR PUSTAKA Date, C.J. 1986. An Introduction To Database System. Addison-Wesley Publishing Company, Inc. Reading, MA. Ian Chandra K., 1999, Utility Internal Windows 98, Elex Media Komputindo, Jakarta Info Komputer, April 1997. Memandu Pasangan Serasi:Intranet dan Windows NT 4.0., Elex Media Komputindo, Jakarta Minasi, Mark c.s., 2000, Windows 2000 Server, Sybex, San Francisco, Riyanto Tosin & Budi Haryanto, 2000, Microsoft Windows 98, Dinastindo, Jakarta Tanenbaum, Andrew S. 1987. Operating System. Prentice-Hall, Inc. Englewood Cliffs, NJ. Wahana Komputer. 1996. Novel Netware 4.1, Penerbit Andi., Yogyakarta 11