5.5-1 5.5. Proses Bulanan Hutang Pada proses pem belian, informasi sisa hutang untuk masing-masing hutang adalah sangat penting sebagai informasi untuk bagian keuangan untuk mengetahui kapan harus bayar hutang kepada supplier secara tepat dan akurat, sehingga dengan begitu cashflow perusahaan akan selalu termonitor dengan baik, jangan sampai jumlah hutang lebih besar dari asset perusahaan, disamping itu informasi hutang yang tepat dan akurat dapat menjamin kita bahwa tidak ada lagi hutang yang tidak dibayar ataupun menghindari tagihan dua kali untuk hutang yang sama. Pertama kali laporan yang harus di lihat untuk melihat sisa hutang supplier ada di menu Reports -> Suppliers -> 004. Kartu Hutang Supplier Summary Silahkan cetak untuk periode 08-06 Dari laporan diatas ternyata tidak ada data sisa hutang supplier yang ditampilkan, kenapa? Jawabannya: adalah anda belum melakukan proses arsip bulanan hutang untuk periode 08-06. Ikut langkah selanjutnya untuk dapat menampilkan laporan tersebut dengan benar. Proses Bulanan Hutang adalah proses pembuatan arsip semua transaksi hutang yang meliputi hutang awal yang diambil dari periode sebelumnya, timbulnya mutasi hutang, timbulnya pembayaran terhadap hutang, retur pembelian, debit memo untuk selanjutnya disimpan dalam tabel terpisah yang berupa rangkuman untuk periode yang bersangkutan. Proses bulanan ini dipakai untuk menampilkan laporan Kartu Hutang Sumary juga Kartu Hutang Detail. Bagaimana cara kerja proses bulanan hutang ini? Baiklah mari kita kerjakan proses bulanan ini, pertama yang harus diingat adalah mengarsipkan transaksi saldo awal hutang sebelum memproses sampai bulan sekarang. Perlu diingat bahwa di SIMAK Accounting yang nam anya saldo awal hutang adalah semua transaksi faktur pembelian yang bertanggal 31-Desember-2008. 1. Untuk memunculkan proses bulanan ini anda harus memilih menu Pembelian->Proses Bulanan Hutang 2. Setelah muncul kotak untuk proses bulanan Tombol ini dipakai untuk mem proses bulanan hutang dan apabila sukses periode yang diproses akan di daftar kan di kotak sebelah kirinya. Tombol ini dipakai untuk melihat daftar arsip saldo awal, mutasi dan saldo akhir hutang supplier dalam periode yang disorot dalam kotak daftar arsip sebelah.
5.5-2 Tombol ini dipakai untuk menghapus periode arsip yang telah dibuat untuk periode yang dipilih di kotak arsip Tombol ini dipakai untuk mencetak daftar arsip dalam periode yang dipilih. Tombol ini adalah sama dengan memilih laporan yang nomor 004. Tombol ini dipakai untuk mengupdata saldo hutang yang tertera di master data supplier, penggunaan tombol ini sebaiknya dilakukan untuk periode arsip yang terakhir kali dilakukan. Jadi anda hanya boleh menekan tombol ini untuk periode 2008-06 yang ada di kotak arsip sebelahnya. 3. Click tom bol Tambah kemudian isi periode 2007-12 kemudian klik tombol OK dan tunggu. 4. Click tom bol Tambah lagi untuk periode 2008-01 sampai periode 2008-06 5. Terakhir untuk mengupdate sisa hutang akhir di data master suplier, anda tinggal sorot periode 2008-06 kemudian tekan tombol Update Master 6. Kemudian tekan tombol Cetak atau diulangi lagi laporan yang nomor 004. Diatas. 7. Juga periksa sisa hutang di data master supplier lewat menu Pembelian -> Suppliers/Vendors. Sisa Saldo Contoh laporan hutang supplier yang sudah diproses Sisa Saldo Contoh sisa hutang di master data supplier
5.5-3 Contoh laporan kartu hutang supplier detail PROBLEM TRANSAKSI PEMBAYARAN YANG BELUM DIINPUT Problemnya adalah apabila dicetak untuk periode 2008-05 setelah dicek di bukti fisik pembayaran ternyata ada pem bayaran hutang yang belum dilakukan input untuk tanggal 30- may-2008 untuk faktur hutang nomor 7 sebesar Rp. 10,800 dengan cash. Solusinya adalah anda menghapus terlebih dahulu di daftar arsip untuk periode 2008-06 sampai 2008-05 atau sampai periode yang akan dikoreksi lagi. Kemudian anda lakukan proses pem bayaran piutang seperti biasanya lewat menu Pembayaran -> Bayar Hutang Karena hutang ini adalah bukan hutang dagang, pertama kali anda harus pilih 1 Bayar Non Faktur untu pilihan jenis pembayaran, kemudian isi tanggal 30-may-2008, kemudian pilih supplier A001, di baris pertama pilih nomor faktur 7, kemudian isi jumlah pembayaran Rp. 10.800,- Setelah data benar selanjutnya anda tekan tombol Proses, kemudian apabila kita cetak lagi laporan Kartu Hutang Supplier Detail akan tampak sebagai berikut.
5.5-4 Dari laporan tersebut terlihat satu baris terakhir untuk proses pembayaran yang belum diinput. Terakhir anda harus melakukan arsip lagi untuk periode 2008-05 sampai 2008-06 agar daftar saldo hutang sama dengan data saldo hutang di data master suplier. Ah untung sama. PROBLEM SALAH INPUT UNTUK PEMBAYARAN, BAGAIMANA MENGUBAH ATAU MENGHAPUS DARI KARTU HUTANG SUPPLIER. Perhatikan contoh laporan kartu hutang supplier yang dicetak periode 2008-Maret berikut ini Ternyata pada tanggal 27-maret-2008 user melakukan kesalahan input, sebenarnya tanggal tersebut tidak ada dibukti pem bayaran fisik sebear Rp. 1.500, maka bagaimana cara menghapus data pembayaran tersebut dari kartu hutang supplier. Sebelum melakukan penghapusan pembayaran silahkan periksa dulu transaksi faktur hutang nomor bill id 2 untuk mencari nomor faktur pembeliannya juga melihat data pem bayarannya. Silahkan klik menu Pembelian -> Hutang Manager kemudian klik tombol daftar kem udian cari billid nomor 2 Ternyata faktur pembeliannya adalah nomor PBL-00553 Kemudian periksa informasi pembayarannya dengan cara klik tab Pembayaran
5.5-5 Gambar form hutang manager untuk faktur pembelian PBL-00553. Dari daftar pembayaran ini anda sorot baris terakhir kemudian klik tombol Hapus. Setelah itu silahkan dicetak lagi kartu hutang supplier lagi baris tersebut sudah tidak muncul di kartu hutang. Namun proses ini tidak secara otomatis menghapus transaksi di kas keluar! Hati-hati proses ini tidak secara otomatis menghapus data pembayaran di transaksi kas keluar, silahkan lakukan penghapusan lagi secara manual di menu Banking ->Transaksi Kas Keluar Kemudian cari nomor voucher APP-00138 kemudian tekan tombol Hapus Namun jangan dilakukan hal ini kalau bukti kas keluar ini untuk pembayaran banyak faktur hutang. PR: Terakhir silahkan periksa di data master supplier untuk saldo hutangya