SISTEM ADMINISTRASI PENGELOLAAN GUDANG PADA PT.BHANDA GHARA REKSA PALEMBANG MENGGUNAKAN BORLAND DELPHI 2007 DAN SQL SERVER 2008 Indriani Latama Jurusan Sistem Informasi STMIK PalComTech Palembang Abstrak PT. Bhanda Ghara Reksa Palembang merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa Penyewaan Gudang. Dalam pengelolaan gudang penginputan data laporannya masih kurang efektif Sehingga diperlukan sistem admnistrasi pengelolaan gudang menggunakan borland delphi dan sql server 2008 yang dapat membantu dalam penginputan data. Metode yang digunakan adalah wawancara dan dokumentasi. Landasan teori yang dipakai berupa sistem, administrasi, pengelolaan gudang. Aplikasi ini terdiri dari form principal, form spk, form gudang, form surat jalan, form surat fiat masuk, form surat perintah bongkar, form do, form surat perintah muat, form surat fiat keluar, form alokasi gudang, form tagihan beserta form laporan-laporannya. Analisis yang digunakan adalahn Pengumpulan informasi, mendefinisikan sistem requiretment (kebutuhan sistem), memprioritaskan kebutuhan, menyusun dan mengevaluasi altenative, mengulas kebutuhan dengan pihak manajemen. Dari penjelasan diatas, maka perlu ada sistem administrasi pengelolaan gudang yang berguna dalam menginput data. Kata Kunci : Sistem, Administrasi, Pengelolaan Gudang. PENDAHULUAN PT.Bhanda Ghara Reksa Palembang yang beralamat Jln. RE Martadinata No.01 Sei Buah Palembang adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa penyewaan gudang. Pengelolaan gudang di PT.Bhanda Ghara Reksa meliputi laporan gudang yang berkaitan dengan masuk dan keluar barang digudang. Laporan pengelolaan gudang PT.Bhanda Ghara Reksa Palembang masih menggunakan Microsoft Office. Proses penginputan datanya masih sederhana yaitu pada saat penginputan data barang diinput satu persatu dan proses penyimpanan data barang disimpan pada tempat yang berbeda. masalah inilah yang menyebabkan terjadi kesalahan dalam penginputan data sehingga masih kurang efektif. Bagian Ops dan Pjl yang menginput data laporan yang diberikan oleh petugas gudang dan membuatkan tagihan untuk principal. Dalam pengelolaan gudang terdapat beberapa jenis data berupa data principal, data SPK, data surat jalan, data surat fiat masuk, data surat perintah bongkar, data DO, data surat perintah muat, data surat fiat keluar, dan data tagihan. Dalam pengelolaan gudang, petugas gudang mengalami kesulitan dalam menyimpan data, mencari data yang dibutuhkan sehingga dibutuhkan sebuah penyimpanan yang dapat menampung segala dokumen-dokumen penting tersebut kedalam sebuah wadah yang disebut database. Begitu juga dengan pegawai yang ingin melihat dan melaporkan data pengelolaan gudang, maka pegawai tidak sulit menemukan dan melaporkan data pengelolaan gudang karena telah tersusun berdasarkan tanggal penginputan data. Dalam pengelolaan gudang terdapat juga kendala-kendala yang dihadapi adalah lambatnya proses penginputan barang masuk dan keluarnya barang karena masih menggunakan manual, keterlambatan dalam laporan gudang, waktu pengerjaan relatif lama, data yang dihasilkan kurang akurat. 1
Tabel 1. Jumlah Barang Principal Pada PT.Bhanda Ghara Reksa Palembang Januari s.d. Maret 2012 NAMA PRINCIPAL TON PT.Petrokimia Gresik 8.950,00 PT.Meroke Tetap Jaya 1.099,96 PT.Galatta 6.195,00 PT.Elnusa 2 unit Crane PT.Alamui Logistics 33 Cont PT.Agro Mas Internusa 2830,70 PT.Pertamina ER 2 PIB PT.BLUE PORT LOGISTIK 32 Cont PT.CMMT 2 Cont PT.Kopindo Cipta Sejahtera 3.800,00 PT.BUMI TANI SUBUR 2 PIB PT.BUMI Belita Abadi 80 Pallet Sumber : PT.Bhanda Ghara Reksa Palembang Dari tabel diatas pada bulan januari sampai maret 2012 jumlah principal sebanyak 12 principal terdiri dari PT.Petrokimia Gresik dengan jumlah barang 5.000,00 ton, PT.Meroke Tetap Jaya jumlah barang 1.801,96 ton, PT. Galatta jumlah barang 1.195,00 ton, PT.Elnusa jumlah barang 0,00 ton, PT. Alamui Logistics jumlah barang 15 Cont, PT.Agro Mas Internusa jumlah barang 0,00 ton, PT.Pertamina ER jumlah barang 0,00 ton, PT. BLUE PORT LOGISTIK jumlah barang 32 Cont, PT.CMMT jumlah barang 2 Cont, PT. Kopindo Cipta Sejahtera jumlah barang 3.800,00 ton, PT. BUMI TANI SUBUR jumlah barang 2 PIB, PT.BUMI Belita Abadi jumlah barang 80 Pallet. LANDASAN TEORI Sistem Menurut Andi Kristanto di dalam buku Sistem Informasi dan Aplikasinya (2008: 1) Sistem adalah jaringan kerja darin prosedur- prosedur yang saling berhubungan, berkumpul, bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Administrasi Menurut Sondang P. Siagian di dalam buku Sistem Administrasi Negara milik Drs. H. Inu Kencana Syafiie, M.Si. (2011: 5) Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan dari keputusan keputusan yang telah diambil dan pelaksanaan itu pada umumnya dilakukan oleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Borland Delphi 2007 Menurut Andi dalam buku Delphi (2009:2) Delphi adalah aplikasi development tool yang digunakan untuk membuat aplikasi berbasis windows dan web secara cepat dan mudah. 2
Sql Server 2008 Menurut Aryo Nugroho (2008:1) SQL Server 2008 merupakan DBMS (Database Management Sistem) yang handal dalam mengolah data dengan disertai user interface yang cukup mudah untuk digunakan. HASIL DAN PEMBAHASAAN Data flow diagram (DFD) Desain Data Flow Diagram (DFD) dibuat untuk mendapatkan gambaran secara umum sistem yang dikembangkan. Desain DFD sistem administrasi pengelolaan gudang pada PT.Bhanda Ghara Reksa Palembang dengan menggunakan Borland Delphi 2007 dan Sql Server 2008 adalah sebagai berikut 1. Diagram Konteks Gambar 1. Diagram Konteks Berdasarkan diagram konteks diatas dapat dijelaskan bahwa sistem administrasi pengelolaan gudang di PT.Bhanda Ghara Reksa memiliki 4 (empat) terminator yaitu principal, admin, fiat, cargo. 2. Diagram Level 0 Digram level 0 adalah diagram yang menunjukkan semua proses utama yang mempunyai keselruhan sistem, diagram ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini : 3
Gambar 2. Diagram Level 0 3. Diagram Level 1 Diagram level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level ini menunjukkan proses-proses internal yang menyusun setiap proses-proses utama dalam level 0. Diagram ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini : 4
Gambar 3. Diagram Level 1 4. Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu penyajian data dengan menggunakan entitas dan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atributatribut diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas dengan atribut penghubungnya. Diagram dapat dilihat pada gambar dibawah ini: 5
Gambar 4. Entity Relationship Diagram (ERD) Implementasi 1. Tampilan Form Sistem a. Menu Utama Menu utama berupa form awal sebelum memasuki form input data login, principal, gudang, SPK, surat jalan, surat fiat masuk, surat perintah bongkar, DO, surat perintah muat, surat fiat keluar, alokasi gudang, dan tagihan. Laporan terdiri dari laporan principal, laporan gudang, laporan SPK, laporan surat jalan, laporan surat fiat masuk, laporan surat perintah bongkar, laporan DO, laporan surat perintah muat, laporan surat fiat keluar, laporan data alokasi gudang, laporan tagihan. 6
Gambar 5. Tampilan Form Menu Utama b. Tampilan Form Principal Form data principal merupakan form data principal. Form ini diberi nama form principal yang mempunyai button Tambah untuk menambah data baru, button Ubah untuk memperbaharui data, button Simpan untuk menyimpan data, button Batal untuk membatalkan menyimpan data, button Hapus untuk menghapus data, button Cetak untuk mencetak data yang telah diinput, button Tutup untuk keluar dari form principal. Gambar 6. Tampilan Form Principal c. Tampilan Form Data Gudang Form data gudang merupakan form data gudang. Form ini diberi nama form gudang yang mempunyai button Tambah untuk menambah data baru, button Ubah untuk memperbaharui data, button Simpan untuk menyimpan data, button Batal untuk membatalkan menyimpan data, button Hapus untuk menghapus data, button Cetak untuk mencetak data yang telah diinput, button Tutup untuk keluar dari form gudang. 7
Gambar 7. Tampilan Form Data Gudang d. Tampilan Form Data SPK Form data SPK merupakan form data SPK. Form ini diberi nama form SPK yang mempunyai button Tambah untuk menambah data baru, button Ubah untuk memperbaharui data, button Simpan untuk menyimpan data, button Batal untuk membatalkan menyimpan data, button Hapus untuk menghapus data, button Cetak untuk mencetak data yang telah diinput, button Tutup untuk keluar dari form SPK. Gambar 8. Tampilan Form SPK e. Tampilan Form Surat Jalan Form data surat jalan merupakan form data surat jalan. Form ini diberi nama form surat jalan yang mempunyai button Tambah untuk menambah data baru, button Ubah untuk memperbaharui data, button Simpan untuk menyimpan data, button Batal untuk membatalkan menyimpan data, button Hapus untuk menghapus data, button Cetak untuk mencetak data yang telah diinput, button Tutup untuk keluar dari form surat jalan. 8
Gambar 9. Tampilan Form Surat Jalan f. Tampilan Form Surat Fiat Masuk Form data surat fiat masuk merupakan form data surat fiat masuk. Form ini diberi nama form surat fiat masuk yang mempunyai button Tambah untuk menambah data baru, button Ubah untuk memperbaharui data, button Simpan untuk menyimpan data, button Batal untuk membatalkan menyimpan data, button Hapus untuk menghapus data, button Cetak untuk mencetak data yang telah diinput, button Tutup untuk keluar dari form surat fiat masuk. Gambar 10. Tampilan Form Surat Fiat Masuk g. Tampilan Form Surat Perintah Bongkar Form data surat perintah bongkar merupakan form data surat perintah bongkar. Form ini diberi nama form surat perintah bongkar yang mempunyai button Tambah untuk menambah data baru, button Ubah untuk memperbaharui data, button Simpan untuk menyimpan data, button Batal untuk membatalkan menyimpan data, button Hapus untuk menghapus data, button Cetak untuk mencetak data yang telah diinput, button Tutup untuk keluar dari form surat perintah bongkar. 9
Gambar 11. Tampilan Form Surat Perintah Bongkar h. Tampilan Form DO Form data DO merupakan form data DO. Form ini diberi nama form DO yang mempunyai button Tambah untuk menambah data baru, button Ubah untuk memperbaharui data, button Simpan untuk menyimpan data, button Batal untuk membatalkan menyimpan data, button Hapus untuk menghapus data, button Cetak untuk mencetak data yang telah diinput, button Tutup untuk keluar dari form DO. Gambar 12. Tampilan Form DO i. Tampilan Form Surat Perintah Muat Form data surat perintah muat merupakan form data surat perintah muat. Form ini diberi nama form surat perintah muat yang mempunyai button Tambah untuk menambah data baru, button Ubah untuk memperbaharui data, button Simpan untuk menyimpan data, button Batal untuk membatalkan menyimpan data, button Hapus untuk menghapus data, button Cetak untuk mencetak data yang telah diinput, button Tutup untuk keluar dari form surat perintah muat. 10
Gambar 13. Tampilan Form Surat Perintah Muat j. Tampilan Form Surat Fiat Keluar Form data surat fiat keluar merupakan form data surat fiat keluar. Form ini diberi nama form surat fiat keluar yang mempunyai button Tambah untuk menambah data baru, button Ubah untuk memperbaharui data, button Simpan untuk menyimpan data, button Batal untuk membatalkan menyimpan data, button Hapus untuk menghapus data, button Cetak untuk mencetak data yang telah diinput, button Tutup untuk keluar dari form surat fiat keluar. Gambar 14. Tampilan Form Surat Fiat Keluar k. Tampilan Form Alokasi Gudang Form data alokasi gudang merupakan form data alokasi gudang. Form ini diberi nama form alokasi gudang yang mempunyai button Tambah untuk menambah data baru, button Ubah untuk memperbaharui data, button Simpan untuk menyimpan data, button Batal untuk membatalkan menyimpan data, button Hapus untuk menghapus data, button Cetak untuk mencetak data yang telah diinput, button Tutup untuk keluar dari form alokasi gudang. 11
Gambar 15. Tampilan Form Alokasi Gudang l. Tampilan Form Tagihan Form data tagihan merupakan form data tagihan. Form ini diberi nama form tagihan yang mempunyai button Tambah untuk menambah data baru, button Ubah untuk memperbaharui data, button Simpan untuk menyimpan data, button Batal untuk membatalkan menyimpan data, button Hapus untuk menghapus data, button Cetak untuk mencetak data yang telah diinput, button Tutup untuk keluar dari form tagihan. Gambar 16. Tampilan Form Tagihan m. Tampilan Form Tagihan Gudang Form data tagihan gudang merupakan form data tagihan gudang. Form ini diberi nama form tagihan gudang yang mempunyai button Tambah untuk menambah data baru, button Ubah untuk memperbaharui data, button Simpan untuk menyimpan data, button Batal untuk membatalkan menyimpan data, button Hapus untuk menghapus data, button Cetak untuk 12
mencetak data yang telah diinput, button Tutup untuk keluar dari form tagihan gudang. Gambar 17. Tampilan Form Tagihan Gudang PENUTUP Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis kemukakan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut Sistem administrasi pengelolaan gudang yang dirancang dapat mempermudah proses pengolahan data gudang, yang dapat mengurangi beban kerja, dengan adanya data masukan yang terotomatis. Aplikasi system yang dirancang memberikan perlindungan terhadap keamanan satanya dengan penggunaan password. DAFTAR PUSTAKA Andi. 2009. Delphi 2009. Semarang: CV Andi Offset. Kristanto Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media. Nugroho Aryo. 2008. Mengimplementasikan SQL Server 2008. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Siagian Sondang P. 2011. Sistem Administrasi Negara. Jakarta: Bumi Aksara. 13