PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK DENGAN METODE PROTOTYPING TUGAS SARJANA Diajukan untuk Memenuhi Sebagian dari Syarat-syarat Memperoleh Gelar Sarjana Teknik Oleh : Deliana R. Ritonga NIM. 070403051 DEPARTEMEN TEKNIK INDUSTRI F A K U L T A S T E K N I K UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2011
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa, yang telah menganugerahkan kasih dan karunia-nya, sehingga penulis dapat mengerjakan dan menyelesaikan laporan Tugas Sarjana ini. Tugas Sarjana merupakan salah satu syarat akademis yang harus dipenuhi untuk menyelesaikan studi di Departemen Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Sumatera Utara. Penulis melakukan penelitian di Bagian Administrasi Departemen Teknik Industri, Fakultas Teknik,, dengan judul penelitian Perancangan Sistem Informasi Akademik dengan Metode Prototyping. Besar harapan penulis, penyusunan laporan penelitian ini dapat menambah pengetahuan bagi pembaca. Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan laporan ini, karena pengetahuan dan pengalaman penulis yang masih terbatas. Kritik dan saran yang bersifat membangun penulis harapkan demi kesempurnaan laporan ini. Akhir kata, penulis mengharapkan agar laporan Tugas Sarjana ini dapat memberikan manfaat baik bagi kita semua. Medan, Desember 2011 PENULIS
UCAPAN TERIMAKASIH Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT. yang telah memberikan kasih dan karunia-nya sehingga penulis mendapatkan kesempatan untuk mengikuti pendidikan di Departemen Teknik Industri USU serta telah menyertai penulis selama proses perkuliahan dan penulisan laporan Tugas Sarjana ini. Dalam proses penulisan Tugas Akhir ini, penulis telah mendapatkan bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak, baik berupa materil, spiritual, dan informasi. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Kedua orang tua penulis dan saudara penulis yang selalu mendukung penulis dalam doa, dana dan semangat. 2. Bapak Dr. Ir. Nazaruddin, MT, selaku Dosen Pembimbing I yang telah memberikan waktu, bimbingan, pengarahan, dan masukan dalam penyelesaian Tugas Sarjana ini. 3. Bapak Aulia Ishak, ST. MT. selaku Dosen Pembimbing II yang telah memberikan waktu, bimbingan, pengarahan, dan masukan dalam penyelesaian Tugas Sarjana ini. 4. Ibu Ir. Khawarita Siregar, MT, selaku Ketua Departemen Teknik Industri, yang telah memberi izin pelaksanaan Tugas Sarjana ini dan dukungan serta perhatian yang diberikan kepada penulis. 5. Bapak Prof. Dr. Ir. A. Rahim Matondang, MSIE selaku Ketua Bidang Manajemen Rekayasa dan Produksi yang telah memberikan waktu, bimbingan, pengarahan, dan masukan dalam penyelesaian Tugas Sarjana ini.
6. Bapak Ir. Mangara Tambunan, M.Sc dan Ibu Ir. Rosnani Ginting, MT selaku Koordinator Tugas Sarjana Departemen Teknik Industri yang telah memberikan waktu, bimbingan, pengarahan, dan masukan dalam penyelesaian Tugas Sarjana ini. 7. Staf Administrasi Departemen Teknik Industri, yang telah membantu penulis dalam melakukan penelitian dan pengumpulan data akademik jurusan. 8. Ibu Ir. Nurhayati Sembiring, MT. selaku dosen wali penulis, yang telah memberikan arahan dan bimbingan selama penulis mengikuti perkuliahan. 9. Bapak Supriady yang telah banyak membantu dan membimbing penulis pada penulisan Tugas Sarjana ini 10. Teman-teman 07 yang terkasih yang selalu memberikan dukungan kepada penulis untuk tetap semangat.
DAFTAR ISI BAB Halaman HALAMAN JUDUL... i LEMBAR PENGESAHAN... KATA PENGANTAR... UCAPAN TERIMAKASIH... DAFTAR ISI... DAFTAR GAMBAR... DAFTAR TABEL... DAFTAR LAMPIRAN... HALAMAN ABSTRAK... ii iii iv vi x xiii xv xvi I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah... I-1 1.2. Rumusan Masalah... I-3 1.3. Tujuan Penelitian... I-3 1.4. Batasan Masalah... I-4 1.5. Manfaat Penelitian... I-5 1.6. Sistematika Penulisan Tugas Akhir... I-5 II GAMBARAN UMUM DEPARTEMEN TEKNIK INDUSTRI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA 2.1. Sejarah Departemen Teknik Industri... II-1 2.2. Ruang Lingkup Bidang Usaha... II-4 2.3. Organisasi dan Manajemen... II-5
DAFTAR ISI (lanjutan) BAB Halaman 2.3.1. Staf Akademik... II-6 2.3.2. Fasilitas Departemen Teknik Industri... II-9 III LANDASAN TEORI 3.1. Sistem Informasi... III-1 3.1.1. Definisi Sistem... III-1 3.1.2. Definisi Informasi... III-4 3.1.2. Sistem Informasi Akademik... III-4 3.2. Metodologi Pengembangan Desain Sistem... III-5 3.2.1. Metode Prototyping... III-7 3.2.2. Tahapan-Tahapan Prototyping... III-8 3.3. Data Flow Diagram... III-11 3.4. Short Message Service (SMS)... III-12 3.4.1. Elemen Pendukung SMS... III-14 3.4.2. Prinsib Kerja SMS... III-15 3.4.3. SMS Gateway... III-15 3.5. Kajian Teori Tentang PHP, MySQL, dan Gammu... III-16 3.5.1. PHP (Hypertext Preprocessor)... III-16 3.5.2. MySQL... III-16 3.5.3. Gammu... III-19 IV METODOLOGI PERANCANGAN 4.1. Lokasi Perancangan... IV-1
DAFTAR ISI (lanjutan) BAB Halaman 4.2. Jenis Perancangan... IV-1 4.3. Objek Perancangan... IV-1 4.4. Kerangka Konseptual Perancangan... IV-1 4.5. Studi Pendahuluan... IV-3 4.6. Pengumpulan Data... IV-3 4.7. Metode Perancangan... IV-4 4.7.1. Metode Pengumpulan Data... IV-4 4.7.2. Metode Perancangan Sistem... IV-4 4.8. Analisis Pemecahan Masalah... IV-7 4.9. Kesimpulan dan Saran... IV-7 V PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 5.1. Pengumpulan Data... V-1 5.1.1. Uraian Kondisi Pada Bagian Administasi Departemen Teknik Industri... V-1 5.1.1. Pengumpulan Data Pendukung Rancangan Sistem Informasi... V-3 5.2. Perancangan Sistem... V-5 5.2.1. Mengidentifikasi Kebutuhan... V-6 5.2.1.1. Kebutuhan Infrastruktur Pendukung Sistem Informasi Akademik... V-6 5.2.1.2. Perancangan Logical Model... V-7
DAFTAR ISI (lanjutan) BAB Halaman 5.2.2. Membangun Prototyping... V-9 5.2.2.1. Perancangan Struktur Sistem... V-9 5.2.2.2. Perancangan Output... V-13 5.2.2.3. Perancangan Input... V-13 5.2.2.4. Perangkat Lunak (Software)... V-16 5.2.3. Pengkodean Sistem... V-23 5.2.3.1. Perancangan Web Interface... V-23 5.2.3.2. Perancangan Database... V-25 5.2.3.3. Pengaktifan SMS Gateway... V-30 5.2.4. Pengujian Aplikasi... V-32 5.2.4.1. Proedur Pemakaian... V-32 5.2.4.2. Hasil Pengujian Aplikasi... V-34 VI ANALISIS PEMECAHAN MASALAH 6.1. Analisis Sistem Informasi Akademik Pada Proses Administrasi Departemen Teknik Industri... VI-1 6.2. Analisis Komponen Pendukung Sistem Informasi Akademik di Departemen Teknik Industri... VI-2 6.3 Hasil Program Sistem Informasi Akademik Pada Departemen Teknik Industri... VI-4 VII KESIMPULAN DAN SARAN 7.1. Kesimpulan... VII-1
DAFTAR ISI (lanjutan) BAB Halaman 7.2. Saran... VII-2 DAFTAR PUSTAKA DAFTAR LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR GAMBAR Halaman 3.1. Karakteristik Sistem... III-4 3.2. Tahapan-Tahapan dalam Prototyping... III-8 3.3. Elemen Jaringan Pendukung SMS... III-14 4.1. Kerangka Konseptual... IV-2 4.2. Tahapan-Tahapan Metode Prototyping... IV-4 4.3. Blok Diagram Prosedur Penelitian... IV-8 5.1. Rich Picture Sistem Informasi Akademik Awal... V-3 5,2. Diagram Konteks Sistem Informasi Akademik... V-7 5.3. DFD Level 1 Sistem Informasi Akademik... V-8 5.4. DFD Level 2 Proses 2 Sistem Informasi Akademik... V-11 5.5. Struktur Sistem Informasi Akademik Departemen Teknik Industri... V-10 5.6. Format Input Login User... V-13 5.7. Format Input Manajemen Mahasiswa... V-14 5.8. Format Input Manajemen Nilai... V-14 5.9. Format Input Jadwal Kuliah... V-15 5.10.Format Input Jadwal Ujian Tengah Semester... V-15 5.11. Format Input Jadwal Ujian Akhir Semester... V-16 5.12. Format Input Kalender Akademik... V-16 5.13. Flowchart Program SMS Gateway... V-17
DAFTAR GAMBAR (lanjutan) GAMBAR Halaman 5.14. Flowchart Program Administrator... V-18 5.15. Flowchart Login Administrator... V-19 5.16. Flowchart Data Akademik... V-20 5.17. Flowchart Program Web Sistem Informasi Akademik... V-21 5.18. Hasil Desain Layout... V-24 5.19. Hasil Desain Layout yang Dirapikan... V-24 5.20. Pangkalan Data Sistem Informasi Akademik... V-25 5.21. Kotak Dialog PHPMyAdmin... V-29 5.22. Kotak Dialog untuk Membuat Database... V-29 5.23. Kotak Dialog Input Field... V-30 5.24. Hasil Input Filed... V-30 5.25. Kotak Dialog Command Prompt... V-31 5.26. Kotak Dialog Command Prompt Menunjukkan Perangkat Seluler dan Perangkat Komputer Telah Terhubung... V-32 5.27. Rich Picture Sistem Informasi Akademik Hasil Rancangan... V-34 5.28. Gambar Halaman Utama... V-35 5.29. Gambar Halaman Data Mahasiswa... V-35 5.30. Gambar Halaman Menambah Data Mahasiswa... V-36 5.31. Gambar Halaman Mengubah Data Mahasiswa... V-36 5.32. Gambar Halaman Jadwal Kuliah... V-37
DAFTAR GAMBAR (lanjutan) GAMBAR Halaman 5.33. Gambar Halaman Jadwal Ujian Tengah Sementer... V-38 5.34. Gambar Halaman Jadwal Ujian Akhir Sementer... V-38 5.35. Gambar Halaman Kalender Akademik... V-39 5.36. Gambar Halaman Manajemen Nilai... V-39 5.37. Gambar Halaman Pesan Masuk... V-40 5.38. Gambar Halaman Pesan Terkirim... V-40 5.39. Gambar Halaman Kirim Pesan... V-41 5.40. Gambar Output dari Menu Kalender Akademik... V-41 5.41. Gambar Output dari Menu Jadwal Ujian Tengah Semester... V-42 5.42. Gambar Output dari Menu Jadwal Ujian Akhir Semester... V-42 5.43. Gambar Output dari Menu Jadwal Kuliah... V-42 5.44. Gambar Output dari Manajemen Nilai... V-43 6.1. Tree Diagram... VI-4 6.2. Struktur Menu Untuk Admin... VI-5 6.3. Tampilan Halaman Login... VI-9 6.4. Tampilan Halaman Home... VI-9 6.5. Tampilan Halaman Data Mahasiswa... VI-10 6.6. Tampilan Halaman Menambah Data Mahasiswa... VI-10 6.7. Tampilan Halaman Mengubah Data Mahasiswa... VI-11 6.8. Tampilan Halaman Jadwal Kuliah... VI-11
DAFTAR GAMBAR (lanjutan) GAMBAR Halaman 6.9. Tampilan Halaman Jadwal Ujian Tengah Sementer... VI-12 6.10. Tampilan Halaman Jadwal Ujian Akhir Sementer... VI-12 6.11. Tampilan Halaman Kalender Akademik... VI-13 6.12. Tampilan Halaman Manajemen Nilai... VI-13 6.13. Tampilan Halaman Pesan Masuk... VI-14 6.14. Tampilan Halaman Pesan Terkirim... VI-14 6.15. Tampilan Halaman Kirim Pesan... VI-15
DAFTAR TABEL TABEL Halaman 1.1. Jumlah Mahasiswa... I-2 2.1. Nama-Nama Dosen pada Awal Pendirian Teknik Industri... II-2 2.2. Pimpinan Departemen Teknik Industri Fakultas Teknik USU... II-3 2.3. Daftar Staf Pengajar Departemen Teknik Industri... II-9 2.4. Staf Pengajar Tidak Tetap... II-8 2.5. Staf Pegawai Administrasi di Departemen Teknik Industri FT USU... II-8 3.1. Karakteristik Metodologi Pengembangan Sistem... III-6 5.1. Sampel Data Mahasiswa... V-3 5.2. Sampel Jadwal Kuliah... V-4 5.3. Sampel Jadwal Ujian Tengah Semester... V-4 5.4. Sampel Jadwal Ujian Akhir Semester... V-5 5.5. Sampel Nilai Ujian Semester... V-5 5.6. Spesifikasi Proses DFD Level 2 Proses 2... V-12 5.7. Struktur Database Mahasiswa... V-26 5.8. Struktur Database Jadwal Kuliah... V-26 5.9. Struktur Database Jadwal Ujian Tengah Semester... V-26 5.10.Struktur Database Jadwal Ujian Akhir Semester... V-27 5.11.Struktur Database Kalender Akademik... V-27 5.12. Struktur Database Nilai Ujian Semester... V-27 5.13. Struktur Database Pesan Masuk... V-28
DAFTAR TABEL (lanjutan) TABEL Halaman 5.14. Struktur Database Pesan Keluar... V-28 6.1. Perbandingan Sistem Informasi Awal dengan Sistem Informasi Akademik Rancangan... VI-2
DAFTAR LAMPIRAN L.1. Struktur Organisasi L.2. Skrip Program L.3. L.4. L.5. L.6. Surat Permohonan Tugas Akhir Surat Penjajakan Surat Izin Melakukan Riset Tugas Akhir Surat Keputusan L.7. Lembar Asistensi
ABSTRAK Peningkatan jumlah mahasiswa tanpa diikuti dengan pertambahan jumlah staf administrasi Departemen Teknik Industri menyebabkan terjadinya peningkatan beban kerja staf administrasi. Saat ini sistem informasi yang digunakan oleh Departemen Teknik industri masih menggunakan sistem informasi konvensional. Sistem informasi konvensional mengharuskan mahasiswa yang membutuhkan informasi akademik untuk datang langsung ke bagian administrasi Teknik Industri. Sistem informasi ini menimbulkan beberapa masalah, antar lain staf administrasi tidak efektif dalam bekerja, terjadinya pengulangan pekerjaan yang tidak perlu dalam memenuhi kebutuhan informasi mahasiswa dan sistem informasi konvensional mempersulit mahasiswa dalam memperoleh informasi akademik yang diinginkan, dalam keadaan tertentu tidak semua mahasiswa dapat mendatangi bagian administrasi untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem informasi akademik yang dapat mempermudah mahasiswa dalam memperoleh informasi akademik dengan cepat, mudah dan praktis. Metode perancangan sistem informasi yang digunakan pada penelitian ini adalah metode prototyping. Proses perancangan sistem informasi akademik ini meliputi proses perancangan web sebagai antar muka dari sistem informasi akademik dengan menggunakan software PHP, perancangan database sistem informasi akademik dengan menggunakan software MySQL, dan perancangan aplikasi SMS Gateway dengan software Gammu. Data yang digunakan dalam perancangan sistem informasi akademik ini merupakan data sekunder, yaitu data yang diambil berdasarkan catatan-catatan bagian administrasi departemen. Data yang dikumpulkan, digunakan untuk menguji hasil perancangan sistem informasi akademik. Hasil dari perancangan yang dilakukan adalah suatu sistem informasi akademik baru yang memungkinkan mahasiswa dan orang tua mahasiswa dapat memperoleh informasi akademik yang dibutuhkannya dengan cepat, mudah dan praktis melalui perangkat seluler mahasiswa dan orang tua mahasiswa. Beberapa informasi yang dapat diakses melalui sistem informasi ini antara lain: informasi jadwal kuliah, informasi jadwal ujian tengah semester, informasi jadwal ujian akhir semester, informasi nilai ujian akhir semester, dan informasi kalender akademik yang meliputi informasi pembayaran uang kuliah dan informasi pengisian KRS. Keyword: Sistem Informasi Akademik, Metode Prototyping