BAB III KINERJA PELAYANAN SIRKULASI PADA PERPUSTAKAAN SEKOLAH TINGGI ILMU PERTANIAAN-AGROBISNIS PERKEBUNAN (STIP-AP) MEDAN 3.1 Sekilas Tentang Perpustakaan STIP-AP Medan Perpustakaan Sekolah Tinggi Ilmu Pertaniaan-Agrobisnis Perkebunaan (STIP-AP) Medan sebelumnya bernama Perpustakaan Lembaga Pendidikan Perkebunan (LPP) Kampus Medan yang berdiri sejak tahun 1985, yang lokasinya terletak dijalan Williem Iskandar atau Jalan Pancing No.1. Sampali Medan. Awalnya Perpustakaan LPP Kampus Medan ini terletak dihalaman depan kompleks LPP Kampus Medan, posisinya yang kurang strategis ini menyebabkan para pengguna (user) perpustakaan enggan untuk datang berkunjung keperpustakaan. Pada tahun 1995 Perpustakaan LPP Kampus Medan pindah ke gedung baru dengan luas perpustakaan 600 M2 dan terletak ditengah kampus, sehingga mudah dijangkau oleh pengunjung. Kemudian seiring berjalanya waktu, tahun 2006 pengolahan Perpustakaan LPP Kampus Medan diambil alih oleh Sekolah Tinggi Ilmu Pertaniaan-Agrobisnis Perkebunaan (STIP-AP) berubah nama menjadi STIP-AP Medan. Perpustakaan STIP-AP Medan terdiri dari beberapa ruangan yaitu: 1. Ruangan koordinator perpustakaan yang bersatu dengan ruangan referensi 2. Ruangan audi-visual 3. Ruangan komputer (internet) 4. Ruangan gudang 5. Ruangan toilet (kamar mandi) Perpustakaan STIP-AP Medan dikelolah oleh 5 orang petugas, yang mana tugasnya selain sebagai petugas perpustakaan, juga merangkap tugas-tugas lain yang datang dari STIP-AP Medan maupun yang ada dilingkungan LPP Kampus Medan. Saat ini Perpustakaan STIP-AP Medan sudah menggunakan teknologi komputerisasi (automasi perpustakaan) yaitu dengan menggunakan program DCS-ISIS (Winisis) for windows yang meliputi program pengelolahan data (input data), selain itu sistem penelusuran buku juga
menggunakan teknologi komputer yaitu sistem catalog online (OPAC), program sirkulasi yang meliputi peminjaman maupun pengembalian dengan menggunakan barcode buku. 3.2 Tugas dan Fungsi Perpustakaan STIP-AP Medan Perpustakaan sebagai suatu unit kerja diperpustakaan perguruan tinggi harus mampu menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, menggolah dan merawat serta mendayagunakan bahan pustaka kepada pengguna perpustakaan. Adapun tugas Perpustakaan STIP-AP Medan antara lain: 1. Merupakan pusat informasi bagi aktifitas lembaga yang dilayani. 2. Melaksanakan pelayanan yang bersifat terbatas pada anggota dilingkungan tempat perpustakaan bernaung. 3. Menyediakan bibliografi, sari karangan, reproduksi bahan pustaka dan lain-lain, dalam bidang tertentu. 4. Mengumpulkan informasi, menyimpan dan secara aktif memberikan informasi literature dalam segala bentuk pilihan. Eksitensi perpustakaan dalam masyarakat tetap dipertahankan karena perpustakaan mempunyai fungsi yang berkaitan dengan kepentigan masyarakat. Fungsi Perpustakaan STIP-AP Medan sebagai berikut: 1. Fungsi Pendidikan Perpustakaan STIP-AP Medan menyediakan koleksi buku-buku agar mempelancar pelaksanaan sivitas akademika ditempat perpustakaan bernaung. 2. Fungsi Informasi Perpustakaan STIP-AP Medan sebagai sarana tugas informasi, penelitian bagi para penggunanya. 3. Fungsi Administratif Dalam kegiatan sehari-hari yang dilakukan melalui peminjaman, pengembaliaan dan perpanjangan bahan pustaka (koleksi)selalu dicatat oleh petugas. 4. Fungsi Rekreatif Perpustakaan STIP-AP Medan menyediakan bahan pustaka fiksi, majalah, Koran dan sebagainya untuk digunakan oleh pengguna sebagai bacaan yang menarik. 3.3 Visi dan Misi Perpustakaan Medan
Perpustakaan Medan mempunyai visi dan misi dalam mengembangkan perpustakaanya. a. Visi Perpustakaan STIP-AP Medan Adapun yang menjadi visi Perpustakaan STIP-AP Medan yaitu berfungsi sebagi unit pelayanan yang mampu pelayanan pendidikan, diklat maupun pelayanan kepada pengguna perpustakaan. b. Misi Perpustakaan STIP-AP Medan Misi Perpustakaan STIP-AP Medan adalah sebagai berikut: 1. Berusaha menyajikan sumber informasi dan sarana informasi sesuai dengan kebutuhan pendidikan maupun diklat. 2. Menggembangkan jenis dan sistem pelayanan sesuai dengan perkembangan zaman. 3. Membina kemampuan sumber daya manusia (SDM) perpustakaan untuk mendukung proses kerja sehingga dapat memenuhi kinerja yang diharapkan. 4. Membina kerja sama dengan perpustakaan lain dalam proses penyediaan informasi bahan pustaka tercetak maupun noncetak. 3.4 Struktur Organisasi Perpustakaan STIP-AP Medan Stuktur organisasi sangat penting untuk memudahkan proses kegiatan kerja dalam suatu unit organisasi atau instansi. Untuk dapat memudahkan proses kerja operasionalnya, Perpustakaan STIP-AP Medan membuat bagan organisasi.
Bagan struktur organisasi Perpustakaan STIP-AP Medan dapat dilihat sebagai berikut Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan STIP-AP Medan Koordintor Perpustakaan Tata Usaha Perpustakaan Urusan Pelayanan Penerbitan dan Publikasi Urusan Pelayanaan Perpustakaan dan Informasi Urusan Pelayanana Multimedia dan Automasi Pelayanan Teknis Pelayanan Pengguna Pengadaan Pengolahan Sirkulasi Pemeliharaan Refrensi Bimbingan pengguna Sumber : Perpustakaan STIP-APMedan
Agar tujuan perpustakaan memberikan layanan yang baik kepada pengguna dapat tercapai, disamping koleksi yang lengkap dan baik, diperlukan pula pustakawan yang ahli dan terampil. Tanpa pustakawan yang ahli dan terampil, perpustakaan tidak akan dapat melaksanakan peranannya secara sempurna. Sesuai dengan pengelompokan tugas yang telah ditetapkan, maka Perpustakaan STIP-AP Medan tertuang dalam organisasi yang terdiri dari : 1. Koordinator Perpustakaan 2. Tata Usaha Perpustakaan 3. Urusan Pelayanan Penerbitan dan Publikasi 4. Urusan Pelayanan Perpustakaan dan Informasi 5. Urusan Pelayanan Multimedia dan Automasi Adapun tugas dari masing-masing sub bagian pelayanan perpustakaan dan informasi yaitu: A. Pelayanan Teknis 1. Pustakawan Pengadaan Bahan Pustaka Pustakawan pengadaan bahan pustaka bertugas melakukan proses pengadaan bahan pustaka baik yang diperoleh melalui pembeli, hadiah atau sumbangan, serta penerbitan sendiri. Tugas bagian pengadaan bahan pustaka adalah sebagai berikut : a. Memilih bahan pustaka b. Menyusun daftar pesanan c. Menerima bahan pustaka d. Mengecek apakah bahan pustaka diterima sesuai dengan pesanan e. Melakukan penagihan apabila ada bahan pustaka yang tidak sesuai dengan pesanan 2. Pustakawan Pengolahan/Katalogisasi Bahan Pustaka Pustakawan pengolahan/katalogisasi bahan pustaka bertugas mengelolah bahan pustaka agar dapat dengan mudah ditelusuri oleh pengguna Perpustakaan STIP-AP Medan. Tugas bagian pengadaan bahan pustaka adalah sebagai berikut : a. Membubuhkan cap (stempel hak milik perpustakaan dan stempel inventarisasi) pada bahan pustaka baru.
b. Mencatat bahan pustaka baru dalam buku induk c. Membuat katalog dan klasifikasiaan d. Menempel lebel dan kantong buku e. Menempatkan bahan pustaka dirak 3. Pustakawan Pemeliharaan Bahan Pustaka Bahan pustaka harus dipelihara dan dilestarikanan agar informasi yang terdapat didalamnya dapat terus dipergunakan bagi perkembangan ilmu pengetahuaan sesuai dengan kebutuhan para penggunanya. Tugas bagian pengadaan bahan pustaka adalah sebagai berikut : a. Reproduksi (penambahan jumlah eksemplar) b. Penjilidan c. Laminasi (penyampulan bahan pustaka) d. Penyiangan (stock opname, weeding) B. Pelayanan Pengguna Tugas bagian pelayanan pengguna adalah sebagai berikut: a. Melakukan proses peminjaman dan pengembalian buku b. Layanan refrensi c. Pendaftaran anggota perpustakaan d. Melakukan surat penagihan buku 3.5 Personalia Perpustakaan STIP-AP Medan hanya memiliki 5 orang pegawai dan seorang koordinator perpustakaan. Latar belakang pendidikan kepegawaian pada Perpustakaan STIP-AP Medan beraneka ragam, hanya 2 orang saja yang berlatar belakang Pendidikan Ilmu Perpustakaan. Akan tetapi bagi para pegawai yang tidak memiliki latar belakang pendidikan perpustakaan mereka diberikan perhatian khusus seperti: 1.Pelatihan mengenai perpustakaan 2. Mengikuti seminar mengenai perpustakaan 3. Mengikuti pelatihan mengenai program CSD-SIS versi DOS 4. Mengikuti pelatihan mengenai program CSD-SIS versi Window
Adapun nama pegawai Perpustakaan STIP-AP Medan adalah sebagai berikut: Tabel-1. Jumlah Pegawai Perpustakaan STIP-AP Medan No Pendidikan Jabatan/Tugas 1 S-2 Pertaniaan Kepala BSU dan Kepala Perpustakaan 2 D-III Perpustakaan Pegandaan, Pengolahan, PelayananRefrensi dankoordinator CDS-ISIS 3 D-III Sekretaris Layanan Sirkulasi dan Administrasi Perpustakaan 4 SLTA Pelayanan Multimedia, Komputer dan Internet 5 SLTA Pelayanan Ruangan Sumber: Hasil Wawancara penulis dengan Kepala Perpustakaan 3.6 Anggaran Perpustakaan STIP-AP Medan Salah satu syarat yang diperhatikan dalam penyelengaraan suatu perpustakaan adalah tersedianya dana yang memadai. Karena tanpa dana yang memadai maka perpustakaan tidak dapat menambah jumlah koleksi. Anggaran perpustakaan selam masih dikelolah oleh STIP-AP Medan sebesar Rp. 16.000.000,00 per tahun. Dana yang disediakan ini dipergunakan untuk pengadaan bahan pustaka (buku, Koran, majalah dan publikasi), pemiliharaan bahan pustaka, perawatan bahan pustaka, pembeliaan perlengkapan perpustakaan serta keperluaan operasional lainya yang berhubungan dengan perpustakaan. Setelah dikelolah oleh Perpustakaan STIP-AP Medan anggaran perpustakaan belum dapat diketahuai berapa besar jumlahnya, namun proses pengadaan buku tetap dilaksanakan.
3.7 Waktu Pelayanan Perpustakaan Waktu pelayanan sirkulasi pada Perpustakaan STIP-AP Medan sebagai berikut: Senin-Kamis : pukul 07.30 16.00 WIB Jum at : pukul 07.30 15.30 WIB Sabtu : disesuaikan dengan kebutuhan dan kursus di LPP KM. Pada jam-jam inilah pelaksanaan pelayanan sirkulasi dapat dilakukan, pada masa liburan semester perpustakaan tetap buka mulai jam 08.00 16.00 WIB. Dari uraian di atas dapat kita ketahui bahwa jam layanan Perpustakaan STIP-AP Medan sudah cukup memadai, sehingga pengguna perpustakaan dapat memanfaatkan perpustakan secara lebih leluasa dan optimal. 3.8 Peraturan Perpustakaan Setiap pengguna / anggota berkewajiban untuk memenuhi peraturan dan tata tertib perpustakaan. Pelanggaran terhadap tata tertib dikenakan sanksi denda atau sanksi administratif. Peraturan dibuat agar pengguna dapat mematuhi peraturan yang sudah digariskan, tujuannya untuk mendisiplinkan diri demi ketertiban dan kenyamanan diperpustakaan. Peraturan / Tata Tertib Perpustakaan adalah sebagai berikut: 1. Pengguna (user) perpustakaan wajib mengisi buku pengunjung perpustakaan yang telah disediakan oleh petugas. 2. Pengguna wajib menitipkan tas, jaket dan sejenisnya pada tempat penitipan tas sebelum memasuki ruang koleksi. Bagi mahasiswa yang membawa laptop, hanya laptop dan charger saja yang boleh dibawa. Sedangkan tas tetap dititipkan pada penitipan tas. 3. Bagi mahasiswa yang membawa handphone, mohon di silent atau ke mode diam. 4. Pengguna harus berkelakuan baik dan berpakain rapi selama didalam perpustakaan, serta tidak memakai sandal. 5. Meletakkan buku yang telah selesai dibaca diatas meja baca bukan dirak. 6. Pengguna/ anggota perpustakaan harus menjaga dengan baik agar bahan bacaan/buku yang dipinjam tidak rusak baik sampulnya maupan isinya. 7. a). Bagi Tenaga Profesional (TP) LPP dan Dosen STIP-AP (Dosen Dalam) jumlah buku yang dapat dipinjam maksimal 6 (enam) judul buku dengan masa pinjaman selama 1 (satu) bulan. Kemudiaan bila ingin melakukan perpanjangan buku diberikan
perpanjangan pinjaman maksimal 1 kali (1 bulan). Proses perpanjangan buku dapat dilakukan dengan membawa buku pinjaman. b). Bagi mahasiswa STIP-AP jumlah buku yang dapat dipinjam maksimal 4 (empat) judul buku dengan masa pinjamna selama 1 minggu. Kemudian bila ingin mekakukan perpanjangan buku diberikakan perpanjangan pinjaman maksimal 1 kali (1 minggu). Proses perpanjangan buku dapat dilakukan dengan membawa buku pinjaman. 8. Mengembalikan pinjaman bahan bacaan/buku tepat waktu dan tidak melampaui batas tanggal kembali. 9. Membayar denda keterlambatan yaitu Rp. 500,00/ hari. 10. Menganti buku yang sengaja dirusak atau hilang dengan buku yang baru dengan judul yang sama. 11. Koleksi refrensi tidak boleh dipinjam hanya dibaca ditempat atau difotocopy kopi saja, kecuali bagi Tenaga Profesional (TP) LPP dan Dosen dalam STIP-AP koleksi dapat dipinjam maksimal 1 bulan dan tidak dapat diperpanjang. 12. Buku/bahan bacaan yang akan difotocopy melalui petugas perpustakaan. 13. Menjaga KTA (Kartu Tanda Anggota) agar tidak sampai digunakan oleh orang lain yang tidak berhak. 14. Selama berada diperpustakaan pengguna dilarang : a. Merokok, membawa makanan, dan minuman b. Mencoret, merobek atau merusak lembar bahan pustaka/buku c. Memindahkan bahan pustaka/buku dari rak ke rak yang lain d. Berkelahi dan menimbulkan suara-suara yang menggangu orang atau pembaca lain. e. Membuang sampah sembarangan. Buanglah sampah pada tempat yang telah disediakan. 3.9 Koleksi Perpustakaan STIP-AP Medan Salah satu unsur penting perpustakaan adalah koleksi. Tanpa adanya koleksi yang baik dan memadai, perpustakaan tidak dapat memberikan layanan yang baik kepada pengguna. Penyediaaan koleksi perpustakaan bertujuan untuk menunjang pelaksanaan pendidikan, pengajaran, pelatihan dan pengabdiaan kepada masyarakat. Oleh karena itu, koleksi
perpustakaan perguruan tinggi tidak hanya disajikan bagi para mahasiswa, pengajar, penelitian tetapi juga bagi masyarakat yang memerlukannya. Pengelompokan disiplin ilmu pengetahuaan, berdasarkan pengelompokan disiplin ilmu yang dipakai diseluruh dunia yaitu Dewey Decimal Clasification (DDC) yang digolongkan ke dalam golongan utama. Pengelompokan berarti penggolongan dokumen sehingga dokumen yang mempunyai ciri-ciri dan sifat yang sama akan berdekatan letaknya. Berikut ini tabel klasifikasi berdasarkan ilmu pengetahuaan pada Perpustakaan STIP-AP Medan. Tabel-2. Koleksi Umum Buku Teks Secara Umum Menurut No Klas DDC N No.Klas Bidang Ilmu Pengetahuan Jumlah Judul Buku Jumlah Eksemplar 1 000-090 Karya Umum 283 1.116 2 100-190 Filsafat & Psikologi Umum 177 421 3 200-290 Agama 134 142 4 300-390 Ilmu Sosial 189 247 5 400-490 Koleksi Bahasa 125 161 6 500-590 Ilmu Pengetahuan 1.089 1.301 7 600-690 Teknologi/ Ilmu Terapan 3.095 7.148 8 700-790 Kesenian 95 126 9 800-890 Kesusastraan 144 152 10 900-990 Sejarah & Geografi 201 250 Total 5.532 11.064 Sumber: buku inventarisasi buku tahunan Perpustakaan STIP-AP Medan.
Tabel-3. Koleksi Buku Refrensi No Bidang Ilmu Pengetahuan Jumlah Judul Buku Jumlah Eksemplar 1 Kamus (Bahasa Inggris, Bahasa Indonesia 21 78 dan Bahasa Jerman ) 2 Kamus (Perkebunan dan Pertaniaan ) 34 144 3 Vademecum 579 843 4 Buku Pintar Mandor Kelapa Sawit 325 645 5 Ensiklopedia 94 396 Total 1.053 2.106 Sumber: buku inventarisasi buku tahunan Perpustakaan STIP-AP Medan Tabel-4. Koleksi Terbitan Berseri No Majalah/Jurnal Jumlah Judul Majalah/Jurnal Jumlah Eksemplar 1 Usahawan 45 83 2 Swa sembada 37 64 3 Majalah LPP Com 123 192 4 Warta Ekonomi 57 96 5 Manajemen 25 60 6 Jurnal Penelitian Karet 153 352 7 Jurnal Kelapa Sawit 161 487 8 Warta Kelapa Sawit 91 128 9 Jurnal cholate 142 221 10 Warta cholate 81 147 Total 915 1.830 Sumber: buku inventarisasi buku tahunan Perpustakaan STIP-APMedan
Selain koleksi diatas, Perpustakaan STIP-AP Medan juga mempunyai koleksi lain diantaranya : 1. Surat Kabar, antara lain Kompas, Analisa, Bisnis Indonesia, Mitra Nusantara. 2. Brosur/Leaflet, antara lain Brosur Pelatihan Khusus, Brosur Politeknik LPP Kampus Medan, Selayang Pandang STIP-AP Medan 3. Audio Visual, antara lain LCD, CD tentang STIP-AP Medan dan tentang LPP Kampus Medan. Maka dari uraian diatas Jumlah koleksi buku yang dimiliki oleh Perpustakaan STIP-AP Medan adalah 6.585 judul dengan 13.170 eksemplar. Jumlah koleksi perpustakaan dapat diperinci lagi seperti yang terlihat pada table berikut : Tabel-5. Koleksi Perpustakaan STIP-AP Medan Tahun 1985 s/d 2009 No Jenis Koleksi Judul Eksemplar 1 Buku Umum (Teks Book) 5.532 11.064 2 Buku Refrensi 1.053 2.106 Total 6.585 13.170 Sumber : CDS-ISIS Perpustakaan STIP-APMedan 3.10 Pengguna Perpustakaan STIP-AP Medan Pengguna Perpustakaan STIP-AP Medan adalah sebagai berikut: Pengguna Jumlah Mahasiswa STIP-AP Medan 1.475 Karyawan STIP-AP Medan 600 Total 2.075 Sumber : Perpustakaan STIP-AP Medan Berikut ini tabel jumlah pengunjung Perpustakaan STIP-AP Medan
Tabel-7: Jumlah Pengunjung Perpustakaan STIP-AP Medan Tahun 2005/2009 Pengunjung Jumlah Mahasiswa STIP-AP LPP Kampus Medan 600 Peserta Pelatihan Kursus 537 Dosen 100 Karyawan STIP-AP LPP Kampus Medan 100 Pengunjung Luar( Umum) 350 Total 1.687 Sumber : Perpustakaan STIP-AP LPP Medan Selain civitas akademik, Perpustakaan STIP-AP Medan juga melayani pengguna luar yang ingin datang berkunjung ke Perpustakaan STIP-AP Medan. Bagi pengguna luar, Perpustakaan STIP-AP Medan hanya memperbolehkan baca di tempat saja. Apabila menginginkan informasi yang ada maka Perpustakaan STIP-AP Medan memperbolehkan pengguna luar untuk mengfotocopy bahan pustaka yang diinginkan. Agar dapat meminjam bahan pustaka, perpustakaan harus memiliki kartu anggota. Untuk mendapatkan kartu anggota pengguna harus mengisi formulir yang telah disediakan. Adapun syarat yang harus dipenuhi yaitu: 1. Bagi Mahasiswa Untuk memiliki kartu anggota perpustakaan harus mengisi formulir pendaftaran dengan mengisi: Nama :. Tempat/alamat :. Nim /Nip :. Jurusan/semester :. Fakultas :. Pas photo berukuran 2 x 3 sebanyak 2 lembar 2. Bagi Peserta Kursus/Diklat Untuk peserta kursus/diklat Perpustakaan STIP-AP Medan menyediakan kartu tanda anggota perpustakaan semester yang warna-warna kartunya terdiri dari:
1. Warna putih untuk peserta diklat KMP (Kursus Manajemen Perkebunan 2. Warna merah untuk peserta diklat KMPM (Kursus Manajemen Perkebunan Madya) 3. Warna hijau untuk peserta diklat KPMD Tanaman 4. Warna kuning untuk peserta diklat Teknik atau Pengolahan 5. Warna biru untuk peserta diklat Umum dan KPMD TUK Kartu tanda anggota peserta diklat ini digunakan apabila peserta ingin meminjam bahan pustaka diperpustakaan tanpa harus membawa tanda pengenal lainya. 3.11 Kegiatan Pelayanan Sirkulasi Salah satu pelayanan yang terdapat di Perpustakaan STIP-AP Medan ialah pelayanan sirkulasi. Pelayanan sirkulasi memegang peranan yang sangat penting diperpustakaan, apabila dibandingkan dengan pelayanan-pelayanan yang lainya. Seperti pelayanan Refrensi, pelayanan bimbingan penggguna, pelayanan internet dan pelayanan lainya. Karena setiap pengguna yang akan meminjam atau mengembalikan bahan pustaka pasti akan terkait dengan pelayanan sirkulasi. Adapun sistem pelayanan yang dilaksanakan pada Perpustakaan STIP-AP Medan ialah sistem pelayanan terbuka (open acces). Dimana setiap pengguna bebas menelusur informasi yang dibutuhkan ke rak buku tanpa perantara petugas perpustakaan, maka secara otomatis pengguna lebih tertarik untuk berkunjung ke perpustakaan. untuk menelusur informasi dengan cepat dan tepat, perpustakaan STIP-AP Medan menyediakan fasilitas catalog On-line (KAUT) dengan sistem CDS-ISIS. Dalam pelayanan sirkulasi ada beberapa kegiatan yang saling terkait antara satu dengan yang lainya. Beberapa kegiatan kerja pelayanan sirkulasi pada perpustakaan STIP-AP Medan antara lain: keanggotaan, peminjaman, pengembalian, perpanjangan, penagihan, pemberian sanksi dan surat keterangan bebas pustaka (SKBP). 3.11.1 Keanggotaan Untuk dapat meminjam bahan pustaka, pengguna perpustakaan harus memiliki kartu anggota. Untuk mendapatkan kartu anggota tersebut, pengguna harus mendaftarkan diri sebagai anggota dengan mengisi formulir yang telah disediakan. Adapun yang menjadi anggota
Perpustakaan STIP-AP Medan mahasiswa PAUP, peserta kursus, staf pengajar/karyawan yang ada di STIP-AP Medan berjumlah lebih kurang 600 orang. Untuk dapat menjadi anggota perpustakaan terlebih dahulu harus memenuhi persyaratan adalah sebagai berikut: 1. Bagi mahasiswa PAUP, untuk dapat memiliki kartu anggota perpustakaan, pengguna harus mengisi formulir pendaftaran yang berisi data, antara lain: nama, nim/nip, fakultas, semester/jurusan, tempat/tanggal lahir dan alamat. 2. Pas photo berukuran 2x3 sebanyak dua lembar. 3. Bagi peserta kursus, cukup dengan membawa kartu tanda peserta kursus. 4. Bagi staf/karyawan STIP-AP, secara otomatis sudah menjadi aggota tanpa harus membuat kartu keanggotaan. Bagi peserta kursus disediakan kartu tanda tangan anggota perpustakaan yang berbeda warna menurut peserta kursus jabatan yang mereka ambil, semester warna-warna kartunya terdiri dari: 1. Warna putih untuk peserta diklat KMP (Kursus Manajemen Perkebunan 2. Warna merah untuk peserta diklat KMPM (Kursus Manajemen Perkebunan Madya) 3. Warna hijau untuk peserta diklat KPMD Tanaman 4. Warna kuning untuk peserta diklat Teknik atau Pengolahan 5. Warna biru untuk peserta diklat Umum dan KPMD Umum dan KPMD TUK 6. Warna orage untuk peserta kursus program Mcs Kartu tanda anggota peserta diklat ini digunakan apabila peserta ingin meminjam bahan pustaka diperpustakaan tanpa harus membawa tanda pengenal lainya. 3.11.2 Peminjaman Proses peminjaman dilakukan pada bagian sirkulasi. Kartu peminjaman sangat diperlukan dalam suatu perpustakaan, dengan adanya kartu peminjaman maka dapat diketahui berapa banyak pengguna perpustakaan meminjam buku. Adapun prosedur peminjaman bahan pustaka pada Perpustakaan STIP-AP Medan adalah sebagai berikut: 1. Peminjam mencari dan mengambil buku yang dibutuhkan dari rak buku.
2. Peminjam menunjukaan tanda pengenal yang telah ditentukan oleh perpustakaan, dalam hal ini dalah kartu anggota perpustakaan. 3. Buku yang telah dipilh dan akan dipinjam diserahkan pada petugas. 4. Petugas mencatat tanggal peminjaman dan pengembalian pada buku peminjaman dan slip pengembalian. 5. Petugas mengambil kartu buku dan kartu tersebut disatukan dengan kartu anggota peminjam yang disusun berdasarkan jurusaan pada kotak kartu peminjaman. 6. Petugas menyerahkan buku tersebut kepada sipeminjam 7. Jangka waktu peminjaman bahan pustaka 1 minggu, dapat diperpanjang dengan membawa buku( koleksi) tersebut keperpustakaan. 8. Jumlah buku(koleksi) dipinjam maksimal 4 buah Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan petugas perpustakaan, bahwa jumlah koleksi yang dipinjam oleh pengguna perpustakaan setiap hari lebik kurang 50 eksemplar. Ini merupakan suatu peningkatan minat baca apabila dibandingkan dengan tahun-tahun sebelumnya. 3.11.3 Pengembalian Pengembalian bahan pustaka merupakan kelanjutan dari kegiatan peminjaman. Pengembalian dilakukan apabila batas waktu peminjaman telah habis. Adapun prosedur pengembalian pada Perpustakaan STIPA-AP Medan adalah sebagai berikut: 1. Petugas memeriksa keutuhan bahan pustaka yang akan dikembalikan oleh pengguna. 2. Memeriksa buku peminjaman dan slip pengembalian, apakah waktu pengembalian terlambat atau tidak. 3. Petugas memberi paraf pada buku peminjaman bahwa buku yang dipinjam telah dikembalikan. 4. Petugas memasukan kembali kartu buku kedalam kantong buku setelah diperiksa dan diparaf. 5. Petugas menyerahkan kartu kepada peminjam. 6. Petugas menyusun kembali buku yang telah dikembalikan tersebut ke rak. 3.11.4 Perpanjangan
Perpustakaan STIP-AP Medan memberikan layanan perpanjangan bahan pustaka yang dipinjam. Apabila batas peminjaman telah selesai maka pengguna wajib mengembalikan bahan pustaka yang dipinjam. Dan apabila buku tersebut masih dibutuhkan maka pengguna dapat memperpanjang jangka waktu peminjaman. Prosedur peminjaman bahan pustaka pada Perpustakaan STIP-AP Medan adalah sebagai berikut: 1. Pengguna membawa bahan pustaka yang akan diperpanjang kepada petugas perpustakaan. 2. Petugas akan mencatat kembali tanggal kembali yang baru pada buku peminjaman dan slip pengembalian buku yang dipinjam. 3. Petugas menyerahkan kartu dan buku tersebut kepada pengguna. 4. Jangka waktu perpanjangan buku satu minggu dengan batas waktu dua kali perpanjangan. 3.11.5 Penagihan Penagihan dilakukan oleh perpustakaan kepada anggota yang meminjam bahan pustaka setelah batas waktu pengembalian yang ditetapkan sudah lewat. Adapun prosedur penagihan bahan pustaka pada Perpustakaan STIP-AP Medan adalah sebagai berikut: 1. Bagi staf/karyawan STIP-AP kepada peminjam akan dibuat surat penagihan buku sesuai dengan nama, judul buku, dan tanggal pinjam buku. 2. Bagi mahasiswa PAUP yang terlambat mengembalikan buku akan dibuat daftar nama yang akan diserahkan kepada jurusan. 3. Bila pengumuman tersebut tidak diindahkan oleh mahasiswa PAUP maka akan dibuat surat tagihan buku yang diterapkan dengan judul yang dipinjam. Menurut penulis cara penagihan yang diterapkan diperpustakaan tersebut sudah baik, karena dapat mengingatkan peminjam yang lupa akan kewajibannya mengembalikan pinjaman tepat pada waktunya.
3.11.6 Pemberian Sanksi Pemberian sanksi biasanya diberikan kepada pengguna yang melanggar peraturan yang ditetapkan. Umpannya mengembalikan buku yang terlambat dan kondisi buku dalam keadaan rusak, dan sebagainya. Pada Perpustakaa STIP-AP Medan pemberian sanksi adalah sebagai berikut: 1. Apabila buku (bahan pustaka) rusak/hilang dapat diganti dengan buku yang sama atau dengan uang seharga buku tersebut. 2. Untuk buku yang terlambat dikembalikan dari batas waktu yang telah ditentukan dikenakan denda sebesar Rp 150,-/ hari /judul, bagi mahasiwa PAUP dan bagi peserta kursus dikenakan denda sebesar Rp 250,-/ hari/ judul. 3.11.7 Surat Keterangan Bebas Pustaka (SKBP) Mahasiswa dan peserta yang akan menyelesaikan studinya, wajib mengurus Surat Keterangan Bebas Pustaka (SKBP). Surat ini sebagai bukti tidak ada lagi peminjaman diperpustakaan. Adapun Prosedur pengurusan surat bebas pinjam adalah sebagai berikut: 1. Anggota datang sendiri keperpustakaan, dan mengajukan permohonan Surat Keterangan Bebas Pustaka. 2. Petugas meminta tanda pengenal, sebagai bukti bahwa pemohon adalah mahasiswa Sekolah Tinggi Ilmu Pertaniaan-Perkebunan Agrobisnis (STIP-AP) Medan. 3. Petugas mengecek melalui komputer, apakah masih ada bahan pustaka yang belum dikembalikan. Bila tidak ada lagi bahan pustaka yang dipinjam, maka petugas mengisi formulir surat bebas pinjam. Surat bebas pustaka berfungsi untuk menjaga bahan pustaka agar tidak hilang, akibat dari kelalaian pengguna.
Contoh formulir surat keterangan bebas pinjam sebagai berikut: Perpustakaan Sekolah Tinggi Ilmu Pertaniaan-Agrobisnis Perkebunan (STIP-AP) Medan BUKTI BEBAS PINJAM No Menerangkan bahwa : Nama : NIP/NIM : Fak/jur : Program/tingkat : No. anggota : Alamat : Tidak mempunyai tagihan buku atau denda pada perpustakaan STIP-AP Kota,,20 Kepala Sumber : Perpustkaan STIP-AP Medan
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 KESIMPULAN Berdasarkan uraian dalam bab sebelumnya, penulis menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Kegiatan pelayanan sirkulasi pada Perpustakaan STIP-AP Medan mencakup kegiatan; keangotaan, peminjaman, pengembaliaan, perpanjangan, pemberian sanksi, penagihan dan bebas pinjam pustaka. 2. Sistem pelayanan yang dilaksanakan Perpustakaan STIP-AP Medan adalah sistem pelayanan terbuka. Dengan sistem ini pengguna diberi kebebasan untuk membuka-buka dan mencari bahan pustaka yang dibutuhkan. 3. Prosedur peminjaman dan pengembalian telah dilakukan secara on-line 4. Tidak semua tenaga pustakawan pada perpustakaan STIP-AP Medan memiliki latar belakang pendidikan Perpustakaan, akan tetapi mereka diberikan pelatihan khusus mengenai perpustakaan. 5. Anggota perpustakaan berhak meminjam bahan pustaka maksimal 4 judul dengan lama peminjaman 1 minggu. 6. Perpustakaan STIP-AP Medan menetapkan sanksi berupa denda untuk keterlambatan pengembalian buku. Besar denda yang harus dibayar oleh pengguna adalah sebesar Rp. 500/-hari untuk setiap buku. 7. Perpustakaan STIP-AP Medan telah memiliki OPAC dan koleksi bahan pustakanya telah tersusun rapi. 8. Koleksi perpustakaan Perpustakaan STIP-AP Medan sampai saat ini adalah 6.585 judul dengan 13.170 eksemplar.
4.2 Saran Berdasarkan kesimpulan diatas maka penulis memberikan saran yang mungkin bermanfaat untuk perkembangan perpustakaan sebagai berikut: 1. Sebaiknya Perpustakaan STIP-AP Medan memiliki koleksi dalam bentuk CD-ROOM agar tidak memakan tempat yang banyak. 2. Komputer pada Perpustakaan STIP-AP Medan sebaiknya ditambah beberapa unit untuk mempermudah pengguna dalam penelusuran informasi. 3. Perpustakaan STIP-AP Medan, hendaknya menyediakan media komputer tersendiri untuk catalog on-line. Sehingga ketika ingin mencari buku melalui katalog tidak menggangu petugas yang sedang melakukan kegiatan sirkulasi. 4. Bila dilihat dari bagan struktur organisasi dan semakin banyaknya pekerjaan dengan jumlah pegawai yang sangat terbatas maka ada baiknya Perpustakaan STIP-AP Medan menambah jumlah pustakawan untuk meningkatkan kinerja perpustakaan.