SEKRETARIAT KABINET REPUBLIK INDONESIA DEPUTI BIDANG ADMINISTRASI 2015
SEKRETARIAT KABINET REPUBLIK INDONESIA LAPORAN KINERJA (LKj) TAHUN 2014 DEPUTI BIDANG ADMINISTRASI SEKRETARIAT KABINET 2015
A. Rencana Strategis PERENCANAAN KINERJA A rah kebijakan Sekretariat Kabinet sebagaimana tergambar dalam Peraturan Presiden tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) 2010 2014 adalah mengoptimalkan pemberian dukungan kebijakan dan program kepada Presiden. Dengan mengacu kepada arah kebijakan Sekretariat Kabinet, adapun arah kebijakan Deputi Bidang Administrasi Sekretariat Kabinet adalah: Mengoptimalkan pemberian dukungan administrasi pengangkatan, pemindahan, pemberhentian dan pensiun dalam jabatan, serta kepangkatan pegawai negeri sipil dan pejabat negara lainnya yang kewenangannya berada di tangan Presiden dan Sekretaris Kabinet, dan administrasi keuangan, umum, serta administrasi lainnya di lingkungan Sekretariat Kabinet Rencana Strategis Deputi Bidang Administrasi terakhir direvisi pada tahun 2013, revisi dilakukan sesuai rekomendasi dari hasil evaluasi AKIP tahun 2013 atas LAKIP Eselon I tahun 2012 oleh Inspektorat Sekretariat Kabinet. Revisi Renstra perlu dilakukan karena sudah terdapat banyak perubahan pada indikator kinerja dan target kinerja pada perencanaan kinerja tahunan. Diharapkan dengan adanya revisi maka dokumen perencanaan Deputi Bidang Administrasi memiliki keselarasan dari perencanaan jangka menengah sampai perencanaan jangka pendek. Berikut ini merupakan gambaran tujuan dan sasaran strategis Deputi Bidang Administrasi yang didasarkan pada visi dan misi di dalam Rencana Strategis Deputi Bidang Administrasi Tahun 2010-2014. Tahun 2014 9
PERENCANAAN KINERJA Visi Misi Tujuan Strategis Sasaran Strategis Mewujudkan penyusunan program dan anggaran berbasis kinerja di lingkungan Sekretariat Kabinet yang obyektif, integratif, dan aspiratif Terwujudnya peningkatan kualitas penyusunan program dan anggaran Sekretariat Kabinet Mewujudkan pelaksanaan dan pertanggungjawaban APBN secara tertib, taat pada perundang-undangan, efisien, ekonomis, efektif, transparan dan akuntabel Terwujudnya pelayanan administrasi keuangan yang tepat, transparan dan akuntabel Mewujudkan Deputi Bidang Administrasi Sekretariat Kabinet yang profesional, handal dan akuntabel dalam memberikan dukungan staf dan pelayanan di lingkungan Sekretariat Kabinet Meningkatkan kualitas dukungan administrasi pengangkatan, pemindahan, pemberhentian dan pensiun dalam jabatan, serta kepangkatan pegawai negeri sipil dan serta pejabat negara lainnya yang kewenangannya berada di tangan Presiden dan Sekretaris Kabinet, dan administrasi keuangan, umum, serta administrasi lainnya di lingkungan Sekretariat Kabinet Mewujudkan obyektivitas evaluasi pelaksanaan program dan anggaran serta pelaksanaan akuntabilitas kinerja yang berkualitas di lingkungan Sekretariat Kabinet Meningkatnya kualitas pelayanan administrasi aparatur yang wewenang penetapannya di tangan Presiden Meningkatnya kualitas pengelolaan kepegawaian, organisasi dan ketatalaksanaan di lingkungan Sekretariat Kabinet Meningkatnya kualitas hasil evaluasi dan laporan pelaksanaan program dan anggaran serta akuntabilitas kinerja di lingkungan Sekretariat Kabinet Terwujudnya peningkatan kualitas pelayanan administrasi aparatur yang wewenang penetapannya di tangan Presiden Meningkatnya kualitas organisasi dan ketatalaksanaan di lingkungan Sekretariat Kabinet Meningkatnya SDM yang profesional dan berkualitas Meningkatnya kualitas pengelolaan kepegawaian Meningkatnya kualitas dukungan pelayanan teknis dan administrasi di bidang ketatausahaan dan keprotokoleran, pengadaan barang dan jasa, pemeliharaan dan kerumahtanggaan kepada Sekretaris Kabinet dan unit-unit kerja di lingkungan Sekretariat Kabinet Terwujudnya peningkatan kualitas dukungan pelayanan teknis dan administrasi di bidang ketatausahaan dan keprotokoleran, pengadaan barang dan jasa, kerumahtanggaan, dan pemeliharaan kepada Sekretaris Kabinet dan unit-unit kerja di lingkungan Sekretariat Kabinet Laporan Kinerja Biro Perencanaan dan Keuangan Tahun 2014 10
PERENCANAAN KINERJA Guna mengukur keberhasilan pencapaian sasaran strategis, perlu ditetapkan IKU. IKU berperan dalam merubah sesuatu yang bersifat normatif (sasaran strategis) menjadi definitif, terukur, dan realistis. IKU tersebut ditetapkan setiap tahun dan menggambarkan perkembangan manajemen kinerja di Deputi Bidang Administrasi. Berikut ini gambaran perkembangan IKU Deputi Bidang Administrasi dari tahun 2010 sampai dengan 2014. Sasaran Strategis Terwujudnya peningkatan kualitas penyusunan program dan anggaran Sekretariat Kabinet Terwujudnya pelayanan administrasi keuangan yang tepat, transparan dan akuntabel Meningkatnya kualitas hasil evaluasi dan laporan Tabel 2.1 Perkembangan Indikator Kinerja Utama (IKU) Deputi Bidang Administrasi Tahun 2010-2014 Indikator Kinerja Utama (IKU) 2010 2011 2012 2013 2014 Persentase tingkat kepuasan unit kerja terhadap pelayanan penyusunan program dan anggaran Sekretariat Kabinet a. Opini hasil audit BPK atas Laporan Keuangan Sekretariat Kabinet b. Persentase tingkat kepuasan unit kerja terhadap pelayanan administrasi keuangan Sekretariat Kabinet Tingkat pemanfaatan dokumen perencanaan kinerja Persentase tingkat kepuasan unit kerja terhadap pelayanan penyusunan program dan anggaran Sekretariat Kabinet a. Opini hasil audit BPK atas Laporan Keuangan Sekretariat Kabinet b. Persentase tingkat kepuasan unit kerja terhadap pelayanan administrasi keuangan a. Tingkat pemanfaatan dokumen Laporan Kinerja Biro Perencanaan dan Keuangan Tahun 2014 11
PERENCANAAN KINERJA Sasaran Strategis pelaksanaan program dan anggaran serta akuntabilitas kinerja di lingkungan Sekretariat Kabinet Terwujudnya peningkatan kualitas pelayanan administrasi aparatur yang wewenang penetapannya di tangan Presiden Indikator Kinerja Utama (IKU) 2010 2011 2012 2013 2014 a. 1. Tingkat kecepatan 2. Tingkat ketepatan pemberian saran penyelesaian permasalahan hukum di bidang kepegawaian a. 1. Tingkat kecepatan 2. Tingkat ketepatan penyiapan dan penyelesaian Keppres tentang: pengangkatan, pemindahan, dan a. Kecepatan dan akurasi/ketepatan penyiapan dan penyelesaian Keppres tentang: pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan struktural eselon I; serta laporan dan hasil evaluasi terkait dengan pelaksanaan program, anggaran dan akuntabilitas kinerja a. Kecepatan penyiapan dan penyelesaian Keppres tentang pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan pemerintahan, kepangkatan, perencanaan kinerja serta laporan dan hasil evaluasi terkait dengan pelaksanaan program, anggaran, dan akuntabilitas kinerja b. Hasil penilaian Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (AKIP) Sekretariat Kabinet oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi a. Kecepatan penyiapan dan penyelesaian Keppres tentang pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan pemerintahan, kepangkatan, Laporan Kinerja Biro Perencanaan dan Keuangan Tahun 2014 12
PERENCANAAN KINERJA Sasaran Strategis Indikator Kinerja Utama (IKU) 2010 2011 2012 2013 2014 b. 1. Tingkat kecepatan 2. Tingkat ketepatan penyiapan penyelesaian Keppres tentang pengangkatan, pemberhentian, dan pensiun PNS yang menjadi wewenang Presiden pemberhentian dalam dan dari jabatan yang menjadi wewenang Presiden; kepangkatan, pemberhentian dan pensiun PNS yang menjadi wewenang Presiden. b. 1. Tingkat kecepatan 2. Tingkat ketepatan Pemberian saran penyelesaian permasalahan hukum di bidang kepegawaian pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan fungsional jenjang utama; kepangkatan; kenaikan pangkat pengabdian dan pensiun; pemberhentian dan pensiun. b. Persentase permasalahan yang berhasil ditindaklanjuti tentang: pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan pemerintahan; kepangkatan, pemberhentian dan pensiun PNS yang menjadi wewenang Presiden. pemberhentian dan pensiun PNS yang wewenang penetapannya di tangan Presiden b. Akurasi/ketepatan Keppres tentang pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan pemerintahan, kepangkatan, pemberhentian dan pensiun PNS yang wewenang penetapannya di tangan Presiden c. Persentase tingkat kepuasan stakeholders terhadap penyelesaian Keppres tentang jabatan, kepangkatan, pemberhentian dan pensiun PNS yang wewenang pemberhentian dan pensiun Pegawai Negeri Sipil yang wewenang penetapannya di tangan Presiden b. Akurasi/ketepatan Keppres tentang pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan pemerintahan, kepangkatan, pemberhentian dan pensiun Pegawai Negeri Sipil yang wewenang penetapannya di tangan Presiden c. Persentase tingkat kepuasan stakeholders terhadap penyelesaian Keppres tentang jabatan, Laporan Kinerja Biro Perencanaan dan Keuangan Tahun 2014 13
PERENCANAAN KINERJA Sasaran Strategis Meningkatnya kualitas organisasi dan ketatalaksanaan di lingkungan Sekretariat Kabinet Meningkatnya SDM yang profesional dan berkualitas Meningkatnya kualitas pengelolaan Indikator Kinerja Utama (IKU) 2010 2011 2012 2013 2014 c. Persentase tingkat kepuasan stakeholder terhadap penyelesaian Keppres tentang: pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan pemerintahan; kepangkatan, pemberhentian dan pensiun PNS yang menjadi wewenang Presiden. penetapannya di tangan Presiden Jumlah keluhan pegawai terhadap kepangkatan, pemberhentian dan pensiun Pegawai Negeri Sipil yang wewenang penetapannya di tangan Presiden Persentase penyelesaian pengkajian organisasi dan ketatalaksanaan yang ditindaklanjuti Persentase pegawai yang mengikuti diklat sesuai dengan rencana Jumlah keluhan pegawai terhadap Laporan Kinerja Biro Perencanaan dan Keuangan Tahun 2014 14
PERENCANAAN KINERJA Sasaran Strategis kepegawaian Terwujudnya peningkatan kualitas dukungan pelayanan teknis dan administrasi di bidang ketatausahaan dan keprotokoleran, pengadaan barang dan jasa, kerumahtanggaan, dan pemeliharaan kepada Sekretaris Kabinet dan unitunit kerja di lingkungan Sekretariat Kabinet Indikator Kinerja Utama (IKU) 2010 2011 2012 2013 2014 pelayanan kepegawaian a. Kecepatan tindak lanjut pemenuhan permintaan pengadaan sarana dan prasarana (barang persediaan dan BMN) b. Ketepatan pemenuhan permintaan pengadaan sarana dan prasarana c. Kecepatan tindak lanjut pemenuhan permintaan pemeliharaan/perbaikan sarana dan prasarana d. Ketepatan pemenuhan permintaan pemeliharaan/perbaikan sarana dan prasarana pelayanan kepegawaian Tingkat kepuasan layanan teknis dan administrasi keprotokoleran, kerumahtanggaan, serta pemeliharaan dan perawatan alat perlengkapan kantor dan barang lainnya Laporan Kinerja Biro Perencanaan dan Keuangan Tahun 2014 15
PERENCANAAN KINERJA Pada tahun 2010 sampai dengan 2012, indikator kinerja yang ditetapkan sebagai IKU Deputi Bidang Administrasi adalah indikator kinerja sasaran yang terkait dengan terwujudnya peningkatan kualitas pelayanan administrasi aparatur yang wewenang penetapannya di tangan Presiden dan terwujudnya peningkatan layanan sistem informasi yang responsif dan transparan yang merupakan sasaran strategis di level Sekretariat Kabinet. Sekretariat Kabinet mengalami restrukturisasi pada tahun 2011 yang berdampak pada perubahan tugas dan fungsi satuan organisasi dan satuan kerja di lingkungan Sekretariat Kabinet. Salah satu perubahan pada tugas dan fungsi Deputi Bidang Administrasi adalah dibentuknya Pusat Data dan Informasi sebagai unit organisasi eselon II tersendiri yang bertanggungjawab langsung kepada Sekretariat Kabinet, yang sebelumnya ditangani oleh unit eselon III di bawah Deputi Bidang Administrasi. Oleh karena itu, pada tahun 2013 sasaran strategis terwujudnya peningkatan layanan sistem informasi yang responsif dan transparan tidak lagi menjadi sasaran strategis Deputi Bidang Administrasi. Pada tahun 2013, indikator kinerja outcome dari Deputi Bidang Administrasi yang mewakili setiap sasaran strategis yang dimiliki Deputi ditetapkan sebagai IKU, hal ini merupakan langkah perbaikan dari sisi perencanaan kinerja, karena memperlihatkan bahwa Deputi Bidang Administrasi juga mengutamakan pelayanan ke seluruh unit kerja di lingkungan Sekretariat Kabinet. Sebagai tolak ukur pencapaian kinerja tahun 2014, berikut ini diuraikan tentang indikator kinerja serta target kinerja tahun 2014 berdasarkan Rencana Strategis Deputi Bidang Administrasi Tahun 2010-2014 revisi kedua. SASARAN STRATEGIS Terwujudnya peningkatan kualitas penyusunan program dan anggaran Sekretariat Kabinet Terwujudnya pelayanan administrasi keuangan yang tepat, transparan dan akuntabel Meningkatnya kualitas hasil evaluasi dan laporan pelaksanaan program dan anggaran serta akuntabilitas kinerja di lingkungan Sekretariat Kabinet Tabel 2.2 Tolak Ukur Pencapaian Kinerja Tahun 2014 INDIKATOR KINERJA Persentase tingkat kepuasan unit kerja terhadap pelayanan penyusunan program dan anggaran Sekretariat Kabinet Opini hasil audit BPK atas Laporan Keuangan Sekretariat Kabinet Persentase tingkat kepuasan unit kerja terhadap pelayanan administrasi keuangan Sekretariat Kabinet Tingkat pemanfaatan dokumen perencanaan kinerja serta laporan dan hasil evaluasi terkait dengan pelaksanaan program, anggaran dan akuntabilitas kinerja Hasil penilaian Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (AKIP) Sekretariat Kabinet oleh Kementerian PAN & RB TARGET 2014 75% WTP 80% 85% B Tahun 2014 16
PERENCANAAN KINERJA SASARAN STRATEGIS Terwujudnya peningkatan kualitas pelayanan administrasi aparatur yang wewenang penetapannya di tangan Presiden INDIKATOR KINERJA Kecepatan penyiapan dan penyelesaian Keppres tentang: pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan struktural eselon I; pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan fungsional jenjang utama; kepangkatan; kenaikan pangkat pengabdian dan pensiun; pemberhentian dan pensiun. Akurasi/Ketepatan Keppres tentang pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan pemerintahan, kepangkatan, pemberhentian dan pensiun PNS yang wewenang penetapannya di tangan Presiden TARGET 2014 15 hari 15 hari 25 hari 40 hari 25 hari 100% Meningkatnya kualitas organisasi dan ketatalaksanaan di lingkungan Sekretariat Kabinet Meningkatnya SDM yang profesional dan berkualitas Meningkatnya kualitas pengelolaan kepegawaian Terwujudnya peningkatan kualitas dukungan pelayanan teknis dan administrasi di bidang ketatausahaan dan keprotokoleran, pengadaan barang dan jasa, kerumahtanggaan, dan pemeliharaan kepada Sekretaris Kabinet dan unit-unit kerja di lingkungan Sekretariat Kabinet Persentase tingkat kepuasan stakeholder terhadap penyelesaian Keppres tentang jabatan pemerintahan, kepangkatan, pemberhentian dan pensiun PNS yang wewenang penetapannya di tangan Presiden Persentase penyelesaian pengkajian organisasi dan ketatalaksanaan yang ditindaklanjuti Persentase pegawai yang mengikuti diklat sesuai dengan rencana Persentase kelengkapan data kepegawaian yang dapat dimanfaatkan Jumlah keluhan pegawai terhadap pelayanan kepegawaian Tingkat kepuasan layanan teknis dan administrasi keprotokoleran, kerumah tanggaan, serta pemeliharan dan perawatan alat perlengkapan kantor dan barang lainnya 85% 100% 100% 100% 0 75% B. Penetapan Kinerja Penetapan kinerja merupakan kesepakatan kinerja antara atasan dan bawahan untuk mewujudkan target kinerja tertentu berdasarkan pada sumber daya yang dimiliki instansi/satuan organisasi/satuan kerja dalam rentang waktu satu tahun. Dengan adanya komitmen pimpinan satuan organisasi yang mempresentasikan tekad dan janji untuk mencapai kinerja yang jelas dan terukur dari dengan atasannya, maka akan mendorong Tahun 2014 17
PERENCANAAN KINERJA penerima amanah untuk terus meningkatkan kinerja organisasi yang dipimpinnya. Penetapan kinerja juga berfungsi untuk menilai keberhasilan/kegagalan pencapaian tujuan dan sasaran serta sebagai dasar pemberian penghargaan dan sanksi. Deputi Bidang Administrasi menyusun Penetapan Kinerja (PK) sebagai wujud komitmen seluruh unit kerja di lingkungan Kedeputian Bidang Administrasi terhadap pelaksanaan kinerja yang akan diperjanjikan kepada pimpinan dan stakeholder selama tahun 2014. Gambar 2.1 Penetapan Kinerja (PK) Deputi Bidang Administrasi Tahun 2014 Tahun 2014 18
PERENCANAAN KINERJA Tabel 2.3 Penetapan Kinerja Deputi Bidang Administrasi Tahun 2014 Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target (1) (2) (3) 1. Terwujudnya peningkatan kualitas penyusunan program dan anggaran Sekretariat Kabinet 2. Terwujudnya pelayanan administrasi keuangan yang cepat, tepat, transparan, dan akuntabel 3. Meningkatnya kualitas hasil evaluasi dan laporan pelaksanaan program dan anggaran akuntabilitas kinerja di lingkungan Sekretariat Kabinet 4. Terwujudnya peningkatan kualitas pelayanan administrasi aparatur yang wewenang penetapannya di tangan Presiden 5. Meningkatnya kualitas organisasi dan ketatalaksanaan di lingkungan Sekretariat Kabinet 6. Meningkatnya SDM yang profesional dan berkualitas 7. Meningkatnya kualitas pengelolaan kepegawaian Persentase tingkat kepuasan unit kerja terhadap pelayanan penyusunan program dan anggaran Sekretariat Kabinet 1. Opini hasil audit BPK atas Laporan Keuangan Sekretariat Kabinet 2. Persentase tingkat kepuasan unit kerja terhadap pelayanan administrasi keuangan Sekretariat Kabinet 1. Tingkat pemanfaatan dokumen perencanaan kinerja serta laporan dan hasil evaluasi terkait dengan pelaksanaan program, anggaran, dan akuntabilitas kinerja 2. Hasil penilaian Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (AKIP) Sekretariat Kabinet oleh Kementerian PAN & RB 1. Kecepatan penyiapan dan penyelesaian Keppres tentang: pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan struktural eselon I pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan fungsional jenjang utama kepangkatan kenaikan pangkat pengabdian dan pensiun pemberhentian dan pensiun 2. Akurasi/ Ketepatan Keppres tentang pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan pemerintahan, kepangkatan, pemberhentian dan pensiun PNS yang wewenang penetapannya di tangan Presiden 3. Persentase tingkat kepuasan stakeholder terhadap penyelesaian Keppres tentang jabatan pemerintahan, kepangkatan, pemberhentian dan pensiun PNS yang wewenang penetapannya di tangan Presiden Persentase penyelesaian pengkajian organisasi dan ketatalaksanaan yang ditindaklanjuti Persentase pegawai yang mengikuti diklat sesuai dengan rencana 1. Persentase kelengkapan data kepegawaian yang dapat dimanfaatkan 75% WTP 80% 85% B 15 hari 15 hari 25 hari 40 hari 25 hari 100% 85% 100% 100% 100% Tahun 2014 19
PERENCANAAN KINERJA Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target (1) (2) (3) 8. Terwujudnya peningkatan kualitas dukungan pelayanan teknis dan administrasi di bidang ketatausahaan dan keprotokoleran, pengadaan barang dan jasa, kerumahtanggaan, dan pemeliharaan kepada Sekretaris Kabinet dan unit-unit kerja di lingkungan Sekretariat Kabinet 2. Jumlah keluhan pegawai terhadap pelayanan kepegawaian Tingkat kepuasan layanan teknis dan administrasi keprotokoleran, kerumahtanggaan, serta pemeliharaan dan perawatan alat perlengkapan kantor dan barang lainnya 0 75% Tahun 2014 20
BAB III AKUNTABILITAS KINERJA
A kuntabilitas kinerja adalah perwujudan kewajiban suatu instansi untuk menyampaikan pertanggungjawaban atau untuk menjawab dan menerangkan kinerja atau tindakan seseorang/badan hukum/pimpinan kolektif organisasi secara transparan berkaitan dengan tingkat pencapaian sasaran ataupun tujuan sebagai penjabaran visi, misi, strategi organisasi kepada pihak yang memiliki hak atau yang berwenang menerima pelaporan yang telah ditetapkan melalui sistem pertanggungjawaban secara periodik. Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) merupakan rangkaian sistematik dari berbagai aktivitas, alat, dan prosedur yang terselenggara secara manual atau komputerisasi yang dirancang dan ditetapkan untuk tujuan pengumpulan data, pengklasifikasian, pengikhtisaran, dan pelaporan kinerja pada instansi pemerintah, baik secara sendiri-sendiri maupun secara kolektif. Sistem ini terdiri dari komponen-komponen yang merupakan satu kesatuan yaitu perencanaan strategis, perjanjian kinerja, pengukuran kinerja, pengelolaan data kinerja, pelaporan kinerja, reviu dan evaluasi kinerja. Penyusunan Laporan Kinerja (LKj) Deputi Bidang Administrasi Tahun 2014 merupakan ikhtisar yang menjelaskan secara ringkas dan lengkap tentang capaian kinerja yang disusun berdasarkan rencana strategis dan penetapan kinerja yang ditetapkan dalam rangka pelaksanaan APBN. Laporan ini berisi ringkasan tentang keluaran dari setiap kegiatan dan hasil yang dicapai dari setiap program sebagaimana ditetapkan dalam dokumen pelaksanaan APBN. A. Capaian Kinerja LKj Deputi Bidang Administrasi disusun berdasarkan hasil pengukuran dan evaluasi atas kinerja pelaksanaan perencanaan strategis dan perencanaan kinerja yang diwujudkan dalam pelaksanaan program dan kegiatan pada tahun 2014. Dalam hal ini, pengukuran kinerja dilakukan melalui penghitungan pencapaian kinerja yang dilakukan dengan cara membandingkan rencana kinerja dengan realisasinya, ditinjau dari aspek masukan (input), keluaran (output), dan hasil (outcome). Pengukuran tersebut didapat dari data kinerja yang telah dikumpulkan melalui hasil pelaksanaan program dan kegiatan dalam mendukung pencapaian sasaran. Sedangkan evaluasi kinerja dilakukan melalui analisis dengan melihat seberapa besar kesenjangan antara pencapaian kinerja dengan harapan atau rencana yang telah ditetapkan, menemukan penyebab kesenjangan tersebut serta mencari solusi atas permasalahan yang menyebabkan timbulnya kesenjangan kinerja tersebut. Guna memperoleh data kinerja yang akurat, lengkap, tepat waktu dan konsisten, perlu dikembangkan sistem pengumpulan data kinerja atau sistem informasi kinerja. Saat Tahun 2014 21
ini Deputi Bidang Administrasi sedang merancang sistem/mekanisme yang mempermudah proses pengumpulan dan monitoring atas data kinerja sehingga dapat menghasilkan data kinerja yang komprehensif. Terkait pengukuran kinerja, terdapat beberapa metode/cara pengukuran yang dapat digunakan, antara lain sebagai berikut: a. Membandingkan antara rencana dengan realisasinya; b. Membandingkan antara realisasi/capaian tahun ini dengan realisasi/capaian tahun sebelumnya; c. Membandingkan kinerja organisasi dengan organisasi lain yang sejenis dan dianggap terbaik dalam bidangnya (benchmarking); d. Membandingkan antara realisasi dengan standar. Sekretariat Kabinet Tahun 2014 mengggunakan metode pengukuran realisasi berupa rata-rata sederhana. Metode ini dilakukan dengan cara membagi jumlah variabel data dengan populasinya. Pengukuran realisasi dengan metode rata-rata sederhana diterapkan melalui dua pendekatan yaitu: a. Penghitungan terhadap seluruh populasi; b. Penghitungan melalui pengambilan sampel. Tahap selanjutnya adalah pengukuran atas pencapaian sasaran dengan menggunakan 2 (dua) rumus yang disesuaikan dengan karakteristik komponen realisasinya, yaitu : 1. Semakin tinggi realisasi menunjukkan pencapaian kinerja yang semakin baik, digunakan Rumus 1: Persentase Capaian = Realisasi x 100% Rencana 2. Semakin tinggi realisasi menunjukkan semakin rendah pencapaian kinerja, digunakan Rumus 2: Persentase Capaian = Rencana (Realisasi Rencana) x 100% Rencana Penyajian data dan informasi dalam Laporan Kinerja harus relevan bagi pembuat kebijakan/pengambil keputusan agar dapat menginterpretasikan keberhasilan dan/atau kegagalan secara lebih luas dan mendalam. Oleh karena itu, perlu dilakukan analisis tentang pencapaian akuntabilitas kinerja secara menyeluruh yang dijabarkan kedalam analisis atas capaian IKU dan capaian kinerja tahun bersangkutan. Analisis tersebut menggunakan kategori capaian kinerja dengan skala ordinal yang ditetapkan di internal Sekretariat Kabinet seperti yang digambarkan pada tabel berikut: Tahun 2014 22
Tabel 3.1 Kategori Pencapaian Kinerja No. Rentang Capaian Kinerja Kategori Capaian Kinerja 1. > 100 Memuaskan 2. 85 % - 100 % Sangat Baik 3. 70 % - < 85 % Baik 4. 55 % - < 70 % Cukup 5. < 55 % Kurang Baik Perkembangan capaian kinerja Deputi Bidang Administrasi dari tahun 2010 s.d. 2014 mengalami kemajuan, terutama dari sisi Indikator Kinerja yang semakin berorientasi kepada outcome, seperti yang telah dijelaskan di halaman 11-16 Bab II Perencanaan Kinerja. Pada tahun 2010, indikator kinerja yang ditetapkan sebagai IKU Deputi Bidang Administrasi hanya yang terkait dengan sasaran strategis di level Sekretariat Kabinet dan mulai tahun 2013 setiap sasaran strategis Deputi Administrasi menyumbangkan indikator kinerja outcome untuk ditetapkan sebagai IKU. Pada tahun 2014 terdapat 12 (dua belas) IKU, dimana perkembangan realisasinya dapat dilihat pada tabel berikut ini. Tabel 3.2 Perkembangan Realisasi Capaian IKU Deputi Bidang Administrasi INDIKATOR KINERJA UTAMA TAHUN 2014 Persentase tingkat kepuasan unit kerja terhadap pelayanan penyusunan program dan anggaran Sekretariat Kabinet Realisasi Target 2010 2011 2012 2013 2014 2014 87,84% 68,64% 75% Opini hasil audit BPK WTP WTP WTP Persentase tingkat kepuasan unit kerja terhadap pelayanan administrasi keuangan Tingkat pemanfaatan dokumen perencanaan kinerja serta laporan dan hasil evaluasi terkait dengan pelaksanaan program, anggaran, dan akuntabilitas kinerja Hasil penilaian Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (AKIP) Sekretariat Kabinet oleh Kementerian PAN dan RB N/A 74,22% 80% 79,41% 68,65% 86,39% 76,77% 78,95% 85% CC CC CC CC B B Tahun 2014 23
INDIKATOR KINERJA UTAMA TAHUN 2014 Kecepatan penyiapan dan penyelesaian Keppres tentang: a. Pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan struktural eselon I b. Pengangkatan dalam jabatan fungsional jenjang utama c. Kepangkatan d. Kenaikan pangkat pengabdian dan pensiun e. Pemberhentian dan pensiun PNS yang wewenang penetapannya di tangan Presiden Akurasi/ketepatan Keppres tentang: a. Pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan struktural eselon I b. Pengangkatan dalam jabatan fungsional jenjang utama c. Kepangkatan d. Kenaikan pangkat pengabdian dan pensiun e. Pemberhentian dan pensiun PNS yang wewenang penetapannya di tangan Presiden Persentase tingkat kepuasan stakeholders terhadap penyelesaian Keppres tentang jabatan, kepangkatan, pemberhentian dan pensiun PNS yang wewenang penetapannya di tangan Presiden Persentase penyelesaian pengkajian organisasi dan ketatalaksanaan yang ditindaklanjuti Persentase pegawai yang mengikuti diklat sesuai dengan rencana Jumlah keluhan pegawai terhadap pelayanan kepegawaian Tingkat kepuasan layanan teknis dan administrasi keprotokoleran, kerumahtanggaan, serta pemeliharaan dan perawatan alat perlengkapan kantor dan barang lainnya Realisasi Target 2010 2011 2012 2013 2014 2014 15,37 hari 30,85 hari 99,99% 98,30% 9,6 hari 17,20 hari 20,74 hari 48 hari 39,20 hari 99,99% 99,79% 99,40% 97,07% 99,69% 7,33 hari 17,42 hari 19,53 hari 43,68 hari 25,18 hari 99,75% 99,75% 99,32% 98,12% 99,35% 7,20 hari 15,25 hari 22,72 hari 49,53 hari 39,87 hari 100% 100% 99,75% 99,55% 99,15% 8,96 hari 11,92 hari 16,80 hari 35,53 hari 21,44 hari 100% 100% 99,83% 99,06% 98,88% 7,33 hari 17,42 hari 19,53 hari 43,68 hari 25,18 hari 100% 100% 100% 100% 100% 85,90% 84,30% 85% 100% 100% 100% 100% 0 0 0 63,10% 75% Indikator kinerja belum ditetapkan sebagai IKU Deputi untuk tahun yang bersangkutan Capaian kinerja Deputi Bidang Administrasi untuk setiap indikator kinerja sebagaimana telah ditetapkan dalam PK dapat diuraikan berdasarkan sasaran pada masingmasing tujuan. Tahun 2014 24
TUJUAN Mewujudkan penyusunan program dan anggaran berbasis kinerja di lingkungan Sekretariat Kabinet yang obyektif, integratif, dan aspiratif SASARAN 1 Terwujudnya peningkatan kualitas penyusunan program dan anggaran Sekretariat Kabinet Pencapaian sasaran pertama Deputi Bidang Administrasi diukur dengan menggunakan 1 (satu) indikator yang ditetapkan sebagai IKU, yaitu Persentase tingkat kepuasan unit kerja terhadap pelayanan penyusunan program dan anggaran Sekretariat Kabinet. Pada tahun sebelumnya sasaran ini memiliki 3 (tiga) indikator, dimana 2 (dua) indikator lainnya merupakan indikator penunjang karena tidak ditetapkan sebagai IKU, indikator tersebut terkait dengan ketepatan perencanaan program dan anggaran. Indikator tersebut tidak diperjanjikan lagi dalam PK Deputi Bidang Administrasi Tahun 2014, karena masih merupakan indikator kinerja yang mengukur proses sehingga hanya diperjanjikan di tingkat eselon II. Indikator sasaran, target, realisasi dan pencapaian sasaran pertama Deputi Bidang Administrasi adalah sebagai berikut: Gambar 3.1 Capaian Indikator Kinerja Sasaran Pertama 75,00% 68,64% 91,52% Dilihat dari angka capaian indikator di atas, maka capaian atas sasaran pertama adalah 91,52% dikategorikan sangat baik (rentang 85%-100%). Tahun 2014 25
Indikator ini mulai digunakan pada tahun 2013. Pada tahun 2014 target indikator kinerja ini ditingkatkan dari 70% menjadi 75%, hal ini merupakan bentuk komitmen Deputi Bidang Administrasi yang berusaha terus memperbaiki pelayanan penyusunan program dan anggaran. Metode survei yang digunakan juga mengalami perbaikan, yang sebelumnya hanya berupa pertanyaan Ya/Tidak, pada tahun 2014 dirubah dengan skala likert. Diharapkan dengan metode skala likert dapat diperoleh informasi yang lebih jelas mengenai tingkat kepuasan unit kerja terhadap kinerja Deputi Bidang Administrasi. Survei kepuasan tersebut dilakukan dengan mengirimkan 82 (delapan puluh dua) kuesioner kepada 21 (dua puluh satu) unit kerja di Sekretariat Kabinet. Kuesioner tersebut terdiri dari 16 (enam belas) pertanyaan yang terbagi ke dalam 5 (lima) kategori, yaitu: 1. Ketanggapan dalam pelayanan (Responsiveness); 2. Keandalan dalam pelayanan (Reliability); 3. Sarana dan prasarana fisik (Tangible); 4. Kepastian dalam pelayanan (Assurance); dan 5. Sikap dalam pelayanan (Empathy). Berikut ini kriteria persentase tingkat kepuasan hasil survei. Tabel 3.3 Kriteria Penilaian Tingkat Kepuasan Unit Kerja Terhadap Pelayanan Penyusunan Program dan Anggaran Sekretariat Kabinet Tahun 2014 % Tingkat Kepuasan Interpretasi 81-100% Sangat Puas 61-80% Puas 41-60% Cukup Puas 21-40% Kurang Puas 0-20% Tidak puas Dari 82 (delapan puluh dua) kuesioner yang dibagikan, kuesioner yang kembali sebanyak 78 (tujuh puluh delapan) kuesioner, dengan hasil perhitungan sebagai berikut: Tabel 3.4 Hasil Penilaian Tingkat Kepuasan Unit Kerja Terhadap Pelayanan Penyusunan Program dan Anggaran Sekretariat Kabinet Tahun 2014 Uraian Rata-rata Nilai Kepuasan Responsiveness (Pertanyaan 1 s.d 3) 69,33% Reliability (Pertanyaan 4 s.d 7) 69,75% Tangible (Pertanyaan 8 s.d 9) 60,50% Assurance(Pertanyaan 10 s.d 12) 65,00% Empathy (Pertanyaan 13 s.d. 16) 73,35% Persentase Tingkat Kepuasan 68,64% Tahun 2014 26
Hasil perhitungan survei tingkat kepuasan unit kerja terhadap pelayanan penyusunan program dan anggaran Sekretariat Kabinet pada tahun 2014 adalah 68,64% yaitu berada pada kategori Puas. Dibandingkan dengan target yang ditetapkan sebesar 75% maka capaian atas sasaran pertama adalah 91,52% dengan kategori capaian Sangat Baik. Gambar 3.2 Perbandingan Capaian Indikator Kinerja Sasaran Pertama Tahun 2013 dan Tahun 2014 Tahun 2014 75% 68.64% 91.52% Tahun 2013 70% 87.84% 125.50% 40.00% 90.00% 140.00% Target Realisasi Capaian Jika dibandingkan dengan capaian tahun sebelumnya yaitu 125,5%, dihitung dari realisasi 87,84% dibandingkan target 70%, maka tahun 2014 terdapat penurunan capaian. Namun hal ini disebabkan adanya peningkatan target dan perubahan metode survei yang dilakukan dari semula hanya berupa pertanyaan Ya/Tidak ditingkatkan menjadi survei dengan perhitungan 5 (lima) skala likert. Aspek sikap dalam pelayanan (empathy) mendapatkan rata-rata nilai kepuasan tertinggi yaitu 73,25%. Aspek ini terkait dengan keramahan dalam pelayanan, kemampuan berkomunikasi, kepedulian, serta pemberian bimbingan kepada unit kerja dalam proses penyusunan perencanaan program dan anggaran. Sedangkan aspek sarana dan prasarana fisik (tangible) mendapatkan rata-rata nilai kepuasan yang terendah yaitu 60,5%, aspek ini terkait dengan penyediaan ruang pelayanan yang nyaman, dan sarana untuk menyampaikan saran dan keluhan. Terkait dengan hal tersebut, beberapa hal yang perlu ditingkatkan berdasarkan hasil survei adalah: 1. Kapasitas/pengetahuan pegawai pada Deputi Bidang Administrasi masih perlu ditingkatkan sehingga dapat memberikan pendampingan yang optimal kepada unit kerja terkait penyusunan perencanaan program dan anggaran. 2. Koordinasi baik secara internal di Lingkungan Kedeputian Bidang Administrasi maupun secara eksternal dengan seluruh unit kerja di Sekretariat Kabinet perlu lebih ditingkatkan sehingga proses perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan program dan anggaran di Sekretariat Kabinet dapat berjalan dengan lancar. Tahun 2014 27
3. Penyampaian informasi terkait perencanaan program dan anggaran kepada unit kerja memerlukan perbaikan Standar Operasional Prosedur (SOP), sehingga terwujud pemahaman yang baik pada unit kerja terkait proses penyusunan dokumen program dan anggaran. 4. Penyediaan sarana dan prasarana pelayanan yang memadai di lingkungan Kedeputian Administrasi perlu ditingkatkan. Berikut ini adalah kegiatan yang akan dilakukan oleh Deputi Bidang Administrasi di masa mendatang, sebagai upaya perbaikan terkait dengan hasil survei yaitu: 1. Meningkatkan koordinasi dengan Kemenkeu dan Bappenas, serta mengikutsertakan staf dalam kegiatan sosialisasi dan bimbingan teknis. 2. Membentuk Koordinator Perencanaan, Pelaksanaan, dan Pelaporan beserta pelaksana teknisnya, yang merupakan perwakilan dari setiap unit kerja di Sekretariat Kabinet. 3. Menyelenggarakan kegiatan sosialisasi, bimbingan teknis dan pendampingan kepada para koordinator dan pelaksana teknis. 4. Melakukan penyebarluasan informasi kepada unit kerja melalui surat edaran dan memorandum. 5. Melakukan upaya perbaikan sarana dan prasarana di lingkungan Kedeputian Administrasi. TUJUAN Mewujudkan pelaksanaan dan pertanggungjawaban APBN secara tertib, taat pada perundang-undangan, efisien, ekonomis, efektif, transparan dan akuntabel SASARAN 2 Terwujudnya pelayanan administrasi keuangan yang tepat, transparan dan akuntabel Sasaran kedua Deputi Bidang Administrasi menekankan pada upaya peningkatan kinerja Deputi sebagai unit yang bertanggung jawab memberikan dukungan pelayanan administrasi keuangan kepada seluruh pejabat dan pegawai di lingkungan Sekretariat Kabinet, Staf Khusus Presiden, Staf Khusus Wakil Presiden, dan Utusan Khusus Presiden. Target yang ingin dicapai adalah peningkatan pencapaian kualitas pelayanan di bidang administrasi keuangan. Peningkatan sasaran yang ingin dicapai tidak hanya menyangkut output berupa terselesaikannya berkas-berkas pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan Tahun 2014 28
tetapi juga outcome pelaksanaan kegiatan yang menggunakan anggaran, pertanggungjawaban atas pelaksanaan anggaran sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku dan laporan keuangan disampaikan tepat waktu. Sasaran kedua memiliki 2 (dua) indikator kinerja yang keduanya ditetapkan sebagai IKU. Jika dibandingkan dengan tahun sebelumnya, Deputi Bidang Administrasi memperjanjikan 4 (empat) indikator kinerja dan 2 (dua) indikator diantaranya adalah indikator ketepatan waktu penyusunan Laporan Keuangan dan pemenuhan atas layanan administrasi keuangan, indikator ini menghasilkan output penting, yang kemudian di tahun 2014 cukup diperjanjikan oleh pejabat Eselon II. Indikator pertama sasaran kedua yaitu Opini hasil audit BPK atas Laporan Keuangan Sekretariat Kabinet dijadikan indikator atas keberhasilan pencapaian sasaran Gambar 3.3 Capaian Indikator Kinerja Pertama Sasaran Kedua WTP WTP 100% kedua karena pelayanan administrasi keuangan terkait erat dengan Laporan Keuangan, administrasi keuangan yang transparan dan akuntabel akan menghasilkan informasi keuangan yang dapat dipercaya. Opini yang dikeluarkan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) merupakan pernyataan resmi yang merupakan simpulan pemeriksa terhadap tingkat kewajaran informasi yang disajikan dalam laporan keuangan. Oleh karena, itu target yang ditetapkan oleh Deputi Bidang Administrasi adalah mendapatkan opini Wajar Tanpa Pengecualian (WTP). Berikut ini kriteria capaian indikator kinerja berdasarkan opini BPK. Tabel 3.5 Kriteria Capaian Indikator Kinerja Berdasarkan Opini BPK Kriteria Opini % Kesesuaian Wajar Tanpa Pengecualian (unqualified opinion) 100% Wajar Dengan Pengecualian (qualified opinion) 80% Tidak Wajar (adversed opinion) 60% Tidak memberikan Opini (disclaimer of opinion) 40% Pemberian opini BPK atas Laporan Keuangan Sekretariat Kabinet mengacu pada beberapa kondisi dibawah ini: 1. Kesesuaian dengan Standar Akuntansi Pemerintah (SAP); 2. Kecukupan pengungkapan (Adequate Disclosure); 3. Kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku; 4. Efektivitas Sistem Pengendalian Internal (SPI). Tahun 2014 29
Berdasarkan hasil pemeriksaan oleh BPK, Laporan Keuangan Sekretariat Kabinet Tahun 2013 mendapatkan Opini Wajar Tanpa Pengecualian (WTP). Dengan demikian, target pada tahun 2014 tercapai, dan mendapatkan capaian kinerja sebesar 100 % (Memuaskan). Sekretariat Kabinet mampu mempertahankan capaian kinerjanya sama seperti tahun 2013. Opini WTP menunjukkan bahwa laporan keuangan Sekretariat Kabinet tersebut telah disajikan secara wajar, relevan, tidak terdapat kesalahan yang material, dan sesuai standar akuntansi pemerintah. Namun demikian, terkait beberapa rekomendasi BPK yang dituangkan dalam Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) Nomor 69/LHP/XV/05/2014, tanggal 28 Mei 2014, terdapat beberapa hal yang harus diperbaiki atau ditindaklanjuti pada Sistem Pengendalian Intern (SPI) pada Laporan Keuangan Sekretariat Kabinet, yaitu: 1. Penerapan penyusutan atas aset tetap hasil inventarisasi penilaian belum di dukung dengan metode penghitungan penyusutan yang tepat; 2. Kebijakan akuntansi terkait penghapusbukuan barang hilang dan rusak tidak selaras dengan PP Nomor 6 Tahun 2006; dan 3. Buletin Teknis tentang Aset Tetap dan Sistem Informasi tidak dapat sepenuhnya menyajikan nilai akumulasi penyusutan yang akurat. BPK merekomendasikan agar dilakukan perbaikan perhitungan dan penyajian akumulasi penyusutan dalam Laporan Keuangan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Sekretariat Kabinet segera melakukan tindak lanjut atas rekomendasi BPK tersebut melalui surat Wakil Sekretaris Kabinet Nomor B.36/Waseskab/VI/2014, tanggal 27 Juni 2014 tentang Jawaban/Penjelasan atas Rencana Tindak Lanjut atas Rekomendasi BPK dalam LHP LKPP Tahun 2013 pada Sekretariat Kabinet (BA114), rencana aksi yang dilaksanakan pada Semester I Tahun 2014 adalah: 1. Menggunakan Berita Acara Penghentian Barang Milik Negara dalam pelaksanaan penghentian Barang Milik Negara dari penggunaan; 2. Melakukan reklasifikasi keluar atas peralatan dan mesin ke aset tetap lainnya; 3. Melakukan rekonsiliasi baik internal antara SIMAK-BMN dan SAKPA serta rekonsiliasi eksternal antara Sekretariat Kabinet dan Kantor Pelayanan Kekayaan Negara Dan Lelang (KPKNL) Jakarta II serta Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN), Kementerian Keuangan. Tahun 2014 30
Gambar 3.4 Capaian Indikator Kinerja Kedua Sasaran Kedua 80,00% 74,29% 92,86% Indikator kedua Persentase tingkat kepuasan unit kerja terhadap pelayanan administrasi keuangan Sekretariat Kabinet mulai ditetapkan pada tahun 2013, namun pengukuran capaian atas indikator tersebut baru dapat direalisasikan pada tahun 2014. Hal tersebut disebabkan pada tahun 2013 belum dilakukan survei tingkat kepuasan unit kerja terhadap pelayanan administrasi keuangan Sekretariat Kabinet. Target kepuasan yang ditetapkan pada tahun 2014 adalah 80%, masih sama dengan target di tahun 2013. Rentang penilaian tingkat kepuasan unit kerja terhadap pelayanan administrasi keuangan Sekretariat Kabinet yang ditetapkan adalah sebagai berikut: Tabel 3.6 Kriteria Penilaian Tingkat Kepuasan Unit Kerja Terhadap Pelayanan Administrasi Keuangan Sekretariat Kabinet Tahun 2014 % Tingkat Kepuasan Interpretasi 81-100% Sangat Puas 61-80% Puas 41-60% Kurang Puas 21-40% Tidak puas 0-20% Sangat Tidak Puas Target 80% berada pada rentang 61-80% dengan kategori capaian Puas. Survei dilakukan dengan menyebarkan kuesioner ke seluruh unit kerja tingkat Eselon II di lingkungan Sekretariat Kabinet. Kuesioner yang diajukan terdiri dari 15 (lima belas) pertanyaan dengan metode penilaian menggunakan skala likert yang terdiri dari 5 (lima) kategori, antara lain: 1. Keandalan Pelayanan (Reliability); 2. Ketanggapan Pelayanan (Responsiveness); 3. Kepastian Pelayanan (Assurance); 4. Sikap Pelayanan (Empathy); 5. Sarana dan Prasarana Fisik (Tangible). Jumlah kuesioner yang disebarkan sebanyak 62 kuesioner (setiap Eselon II sebanyak 3 responden) dan seluruh kuesioner tersebut telah diisi dan dikembalikan kepada Deputi Bidang Administrasi, dengan hasil perhitungan sebagai berikut: Tahun 2014 31
Tabel 3.7 Hasil Penilaian Tingkat Kepuasan Unit Kerja Terhadap Pelayanan Administrasi Keuangan Sekretariat Kabinet Tahun 2014 Uraian Rata-rata Nilai Kepuasan Reliability (Pertanyaan 1 s.d. 6) 74,19% Responsiveness (Pertanyaan 7 s.d. 8) 75,68% Assurance (Pertanyaan 9 s.d. 11) 75,48% Empathy (Pertanyaan 12 s.d. 13) 77,42% Tangible (Pertanyaan 14 s.d. 15) 68,23% Persentase Tingkat Kepuasan 74,29% Pada tahun 2014 persentase capaian kinerja untuk indikator kinerja Persentase tingkat kepuasan unit kerja terhadap pelayanan administrasi keuangan Sekretariat Kabinet adalah sebesar 92,86% (Sangat Baik), dihitung dari realisasi tingkat kepuasan unit kerja 74,29% (Puas) dibagi dengan target 80%. Dapat dilihat pada tabel di atas, realisasi capaian tertinggi berada pada kategori Empathy (sikap pelayanan) dengan nilai kepuasan 77,42%, dan yang paling rendah adalah kategori Tangible (sarana dan prasarana fisik), namun secara keseluruhan berada pada rentang 61-80% dengan kategori capaian Puas. Meskipun persentase capaian indikator kinerja ini belum dapat mencapai target yang telah ditetapkan, namun Deputi Bidang Administrasi telah menunjukkan upaya perbaikan dari tahun sebelumnya. Deputi Bidang Administrasi berhasil melaksanakan survei pada tahun 2014 yang sebelumnya di tahun 2013 tidak dapat terlaksana. Hasil dari survei dapat menjadi dasar evaluasi bagi Deputi Bidang Administrasi untuk dapat melakukan perbaikan sekaligus peningkatan kualitas layanan pada tahun berikutnya. Kritik dan saran serta langkah perbaikan untuk meningkatkan kualitas pelayanan Deputi Bidang Administrasi dapat dilihat pada tabel di bawah ini: Tahun 2014 32
Tabel 3.8 Kritik, Saran, dan Langkah Perbaikan Tingkat Kepuasan Unit Kerja Terhadap Pelayanan Administrasi Keuangan Sekretariat Kabinet No Kritik dan Saran Langkah Perbaikan 1 2 3 4 5 Kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) masih perlu ditingkatkan khususnya keterampilan, motivasi dan koordinasi kerja. Sistem pengarsipan atas dokumen keuangan masih belum terkoordinasi dan tertata dengan baik sehingga waktu untuk pencarian kembali dokumen ketika ada pemeriksaan menjadi lama. Informasi keuangan tentang prosedur pelaksanaan anggaran yang diberikan kepada unit kerja belum konsisten, sehingga unit kerja memiliki pemahaman yang berbeda-beda. Data realisasi anggaran yang telah divalidasi dengan rekonsiliasi di Kementerian Keuangan sebaiknya diinformasikan kepada unit kerja sehingga memudahkan unit kerja untuk menyusun laporan capaian kinerja dan realisasi anggaran. Diperlukan evaluasi pelaksanaan SOP pada Kedeputian Bidang Administrasi secara berkala Menyelenggarakan diklat atau training yang berkaitan dengan peningkatan keterampilan SDM di bidang administrasi keuangan. Mengajukan permohonan diklat arsip keuangan agar pegawai di bagian keuangan mengetahui secara teknis sistem pengarsipan yang baik dan benar. Secara rutin melakukan sosialisasi atau rapat koordinasi agar unit kerja dapat memiliki pemahaman yang sama tentang peraturan yang mengatur pelaksanaan anggaran. Meningkatkan rekonsiliasi internal antara Sistem Keuangan dan Akuntansi (SISKA) dan Sistem Akuntansi Kuasa Pengguna Anggaran (SAKPA) secara rutin dan menginformasikan data yang telah valid ke setiap unit kerja untuk dapat dipakai dalam penyajian laporan kinerja. Melaksanakan rapat koordinasi secara rutin terkait evaluasi pelaksanaan SOP sebagai bahan penyempurnaan SOP Kedeputian Bidang Administrasi. Tahun 2014 33
TUJUAN Mewujudkan obyektivitas evaluasi pelaksanaan program dan anggaran serta pelaksanaan akuntabilitas kinerja yang berkualitas di lingkungan Sekretariat Kabinet SASARAN 3 Meningkatnya kualitas hasil evaluasi dan laporan pelaksanaan program dan anggaran serta akuntabilitas kinerja di lingkungan Sekretariat Kabinet Evaluasi dan laporan pelaksanaan program dan anggaran serta akuntabilitas kinerja di lingkungan Sekretariat Kabinet yang dihasilkan oleh Deputi Bidang Administrasi bertujuan untuk memberikan gambaran pelaksanaan tugas dan fungsi, capaian kinerja, dan penyerapan anggaran Sekretariat Kabinet. Analisis mendalam yang dilakukan melahirkan rekomendasi guna perbaikan di masa mendatang. Dalam hal ini, evaluasi yang dilakukan Gambar 3.5 Capaian Indikator Kinerja Pertama Sasaran Ketiga 85,00% 78,95% 92,88% bertujuan untuk mendorong perbaikan proses kerja di Sekretariat Kabinet sehingga target yang telah ditetapkan dapat tercapai. ini analisis atas capaian masing-masing indikator kinerja. Deputi Bidang Administrasi menetapkan 2 (dua) indikator kinerja sebagai ukuran keberhasilan atas meningkatnya kualitas hasil evaluasi dan laporan pelaksanaan program dan anggaran serta akuntabilitas kinerja di lingkungan Sekretariat Kabinet, dan keduanya ditetapkan sebagai IKU. Berikut Indikator pertama sasaran ketiga adalah Tingkat pemanfaatan dokumen perencanaan kinerja serta laporan dan hasil evaluasi terkait dengan pelaksanaan program, anggaran, dan akuntabilitas kinerja. Target yang ditetapkan untuk indikator ini Tahun 2014 34
pada tahun 2014 adalah 85%, turun sebanyak 5% dari tahun sebelumnya yang memiliki target 90%. Penurunan target ini dilakukan dengan pertimbangan bahwa hasil realisasi persentase tingkat pemanfaatan dengan menggunakan metode survei skala likert lebih rendah dari pada pertanyaan Ya/Tidak. Hal ini disebabkan oleh nilai jawaban Ya akan mendapat skor absolut 100% sedangkan jawaban tidak absolut 0%, tidak ada preferensi lain seperti di skala likert. Kriteria persentase tingkat pemanfaatan dokumen perencanaan kinerja, laporan dan hasil evaluasi terkait pelaksanaan program, anggaran, dan akuntabilitas kinerja adalah sebagai berikut: Tabel 3.9 Kriteria Penilaian Tingkat Pemanfaatan Dokumen Perencanaan Kinerja, Laporan dan Hasil Evaluasi Terkait Pelaksanaan Program, Anggaran, dan Akuntabilitas Kinerja % Tingkat Pemanfaatan Interpretasi 81-100% Sangat Bermanfaat Sekali 61-80% Sangat Bermanfaat 41-60% Bermanfaat 21-40% Kurang Bermanfaat 0-20% Tidak Bermanfaat Survei dilakukan dengan menyebarkan kuesioner kepada pejabat eselon II Sekretariat Kabinet yaitu sebanyak 20 (dua puluh) responden. Kategori pertanyaan pertama terkait dengan penyusunan dokumen dan laporan guna melihat partisipasi unit kerja dalam penyusunan dokumen serta kendala yang dihadapi oleh unit kerja, kategori pertanyaan kedua terkait dengan pemanfaatan dokumen atau laporan, dengan 5 (lima) aspek pemanfaatan yaitu: 1. Pemanfaatan dokumen/laporan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi; 2. Pemanfaatan dokumen/laporan dalam menyusun perencanaan unit kerja di tahun berikutnya; 3. Pemanfaatan dokumen/laporan untuk memperbaiki pelaksanaan program dan kegiatan unit kerja; 4. Pemanfaatan dokumen/laporan untuk monitoring serta mengevaluasi hasil pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja; 5. Pemanfaatan dokumen/laporan untuk perbaikan/peningkatan kinerja unit kerja. Dari 20 (dua puluh) kuesioner yang dibagikan, kuesioner yang dikembalikan kepada Deputi Bidang Administrasi adalah sebanyak 19 (sembilan belas) kuesioner. Berikut ini hasil survei dari 5 (lima) aspek pemanfaatan dokumen/laporan: Tahun 2014 35
Tabel 3.10 Hasil Survei Aspek Pemanfaatan Dokumen/Laporan Aspek Pemanfaatan Rata-Rata % Pemanfaatan Pelaksanaan tugas dan fungsi 80,47% Penyusunan perencanaan unit kerja di tahun berikutnya 76,49% Perbaikan pelaksanaan program dan kegiatan unit kerja 79,18% Monitoring serta evaluasi hasil pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja 78,60% Perbaikan/peningkatan kinerja unit kerja 80,00% Persentase Tingkat Pemanfaatan 78,95% Tingkat pemanfaatan kelima aspek tersebut berada pada rentang interval 61%-80% yaitu Sangat Bermanfaat. Selain dari aspek pemanfaatan hasil survei juga dapat dilihat dari sisi dokumen/laporan. Berikut ini digambarkan rata-rata tingkat pemanfaatan dokumen pelaksanaan program dan anggaran serta akuntabilitas kinerja tahun 2013 dibandingkan dengan tahun 2014. Tabel 3.11 Rata-Rata Tingkat Pemanfaatan Dokumen Pelaksanaan Program dan Anggaran Serta Akuntabilitas Kinerja Tahun 2013 dengan Tahun 2014 Dokumen/Laporan Rata-rata % Pemanfaatan 2013 2014 Laporan Semesteran Pelaksanaan Tugas dan Fungsi 77,40% 78,11% Laporan Tahunan Pelaksanaan Tugas dan Fungsi 75,60% 77,68% Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) 77,00% 78,74% Rencana Kinerja Tahunan (RKT) 79,40% 80,63% Penetapan Kinerja (PK) 79,40% 80,84% Indikator Kinerja Utama (IKU) 79,40% 80,42% Laporan Triwulanan Capaian/Realisasi Output dan Anggaran (PP39/2006) 75,40% 76,00% Laporan Triwulanan Capaian Rencana Aksi PK 75,80% 78,74% Laporan Capaian Target Penyerapan Anggaran Belanja per Bulan - 79,37% Standar Harga Barang dan Jasa 72,59% - Persentase Tingkat Pemanfaatan 76,17% 78,95% Tahun 2014 36
Penyusunan Standar Harga Barang dan Jasa tahun 2014 baru dilaksanakan di akhir tahun 2013 sehingga tidak dapat dimanfaatkan dalam penyusunan Rencana Anggaran Biaya (RAB) Sekretariat Kabinet Tahun 2014 oleh unit kerja, oleh karena itu, output tersebut tidak diikutsertakan dalam survei pemanfaatan dokumen pelaksanaan program dan anggaran serta akuntabilitas kinerja tahun 2014. Selain itu, terdapat output baru di tahun 2014 yaitu Laporan Capaian Target Penyerapan Anggaran Belanja per Bulan. Dari hasil survei dapat disimpulkan bahwa mayoritas responden menganggap dokumen pelaksanaan program dan anggaran serta akuntabilitas kinerja tahun 2014 yang dihasilkan Deputi Bidang Administrasi sangat bermanfaat (78,95%), berada pada rentang interval 61%-80%. Terdapat peningkatan sebesar 2,78% dari tahun sebelumnya. Karena terdapat penurunan target pada tahun 2014 menjadi 85% maka capaian tahun 2014 naik dari 85,30% menjadi 92,88% (sangat baik). Perkembangan capaian indikator kinerja pertama sasaran ketiga dari tahun 2010 sampai dengan 2014 dapat dilihat pada grafik berikut ini. Gambar 3.6 Capaian Indikator Kinerja Pertama Sasaran Ketiga Tahun 2010 2014 Tahun 2014 Tahun 2013 Tahun 2012 Tahun 2011 Tahun 2010 85% 78.95% 92.88% 90% 76.77% 85.30% 85% 86.39% 101.64% 85% 68.65% 80.76% 78% 79.41% 101.38% 0.00% 20.00% 40.00% 60.00% 80.00% 100.00% 120.00% Target Realisasi Capaian Indikator yang mengukur tingkat pemanfaatan dokumen perencanaan kinerja, laporan dan hasil evaluasi terkait pelaksanaan program, anggaran, dan akuntabilitas kinerja sudah digunakan sejak tahun 2009. Awalnya penguraian indikator ini kepada persentase unit kerja yang memanfaatkan dokumen/laporan kemudian kemudian diubah di tahun 2013 dengan menitikberatkan kepada persentase tingkat pemanfaatan dokumen. Fokus penilaian ada pada skala manfaat dokumen/laporan bagi unit kerja, bukan pada dimaanfaatkan atau tidak dokumen/laporan tersebut oleh unit kerja. Metode survei juga mengalami perbaikan, sebelumnya menggunakan metode pertanyaan Ya/Tidak kemudian diubah dengan metode skala likert pada tahun 2013, dengan menggunakan 5 skala preferensi yaitu tidak bermanfaat, kurang bermanfaat, bermanfaat, sangat Tahun 2014 37
bermanfaat, dan sangat bermanfaat sekali. Dengan mempertimbangkan adanya perubahan teknis dan metode survei tentunya pembandingan yang relevan adalah dari tahun 2010 sampai dengan tahun 2012, dan antara tahun 2013 dengan 2014, namun dengan tetap memperhatikan adanya perubahan target. Sebagai upaya untuk meningkatkan pemanfaatan dokumen/laporan khususnya Laporan Kinerja, Deputi Bidang Administrasi pada tahun 2014 telah mengusulkan kepada Pusat Data dan Informasi untuk mengembangkan sistem monitoring capaian Penetapan Kinerja di lingkungan Sekretariat Kabinet, yang memudahkan unit kerja dalam melaporkan capaian triwulanan serta dapat dipantau langsung oleh pimpinan unit kerja sehingga jika terdapat kendala pencapaian kinerja dapat segera diatasi. Gambar 3.7 Capaian Indikator Kinerja Kedua Sasaran Ketiga Indikator kedua sasaran ketiga merupakan indikator baru dan mulai digunakan pada tahun 2014. Pada tahun 2013 indikator yang digunakan adalah pengukuran terhadap ketepatan waktu penyusunan laporan dan hasil evaluasi terkait pelaksanaan program, anggaran, dan akuntabilitas kinerja. Target hasil penilaian AKIP Sekretariat Kabinet oleh Kementerian PAN dan RB adalah B. Berdasarkan Surat Menteri PAN dan RB Nomor B/2955/M.PAN-RB/08/2014, tanggal 4 Agustus 2014, hal Hasil Evaluasi atas Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Sekretariat Kabinet memperoleh nilai 65,30 dengan predikat penilaian B, dengan capaian 100% (Memuaskan). Berikut ini rincian hasil penilaian AKIP Sekretariat Kabinet dari tahun 2010 sampai dengan 2014: Tabel 3.12 Hasil Penilaian AKIP Sekretariat Kabinet Tahun 2010-2014 Komponen Penilaian B B 100% Bobot Nilai 2010 Nilai 2011 Nilai 2012 Nilai 2013 Nilai 2014 Perencanaan Kinerja 35 21,18 22,14 23,98 24,37 23,22 Pengukuran Kinerja 20 11,92 12,55 11,13 11,70 12,81 Pelaporan Kinerja 15 9,25 10,25 9,00 10,31 10,31 Evaluasi Kinerja 10 5,17 5,19 3,62 4,07 4,88 Capaian Kinerja 20 10,39 11,20 13,83 13,36 14,08 Nilai Hasil Evaluasi 100 57,91 61,33 61,57 63,81 65,30 Tingkat Akuntabilitas Kinerja CC CC CC CC B Tahun 2014 38
Kementerian PAN dan RB merekomendasikan supaya Sekretariat Kabinet melakukan penyempurnaan lebih lanjut, yaitu: 1. Melakukan monitoring atas realisasi target secara periodik atas kinerja Rencana Aksi secara berkala; 2. Menyiapkan indikator kinerja individu yang mengacu pada IKU Sekretariat Kabinet; 3. Meningkatkan manajemen kinerja melalui penyusunan perencanaan kinerja yang berorientasi hasil, melakukan pengukuran atas apa yang direncanakan, melaporkan realisasi kinerja dan melakukan evaluasi atas akuntabilitas kinerja serta memanfaatkan seluruh proses tersebut dalam pengambilan keputusan; 4. Meningkatkan kapasitas SDM dalam bidang akuntabilitas dan manajemen kinerja di seluruh jajaran Sekretariat Kabinet untuk mempercepat terwujudnya pemerintahan yang berkinerja dan akuntabel; 5. Menetapkan indikator tujuan; 6. Menyempurnakan rumusan indikator kinerja, utamanya di tingkat unit kerja menjadi lebih SMART; 7. Meningkatkan sistem pengumpulan data kinerja untuk memudahkan pengumpulan data kinerja dan mengembangkannya dengan menggunakan teknologi informasi; dan 8. Meningkatkan kualitas evaluasi kinerja dan program serta monitoring tindak lanjut hasil evaluasi, sehingga mampu memberikan saran perbaikan yang lebih konkrit serta mampu mendorong unit kerja melaksanakan tindak lanjut perbaikan manajemen kineja dan peningkatan kinerja. Pelaksanaan rekomendasi tersebut merupakan tanggung jawab seluruh unit kerja. Deputi Bidang Administrasi sebagai koordinator penyusunan perencanaan dan pelaporan kinerja telah melakukan upaya sosialisasi dengan melaksanakan kegiatan Reviu Hasil Evaluasi Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (AKIP) Sekretariat Kabinet Tahun 2014, pada tanggal 11 September 2014 dengan mengundang narasumber dari Kementerian PAN dan RB. Tahun 2014 39
TUJUAN Meningkatnya kualitas pelayanan administrasi aparatur yang wewenang penetapannya di tangan Presiden SASARAN 4 Terwujudnya peningkatan kualitas pelayanan administrasi aparatur yang wewenang penetapannya di tangan Presiden Sasaran keempat Deputi Bidang Administrasi merupakan salah satu core bussiness Sekretariat Kabinet dengan memberikan pelayanan publik, yaitu pelayanan atas penyiapan dan penyelesaian Keppres tentang Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural Eselon I, Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Fungsional Jenjang Utama, Kepangkatan, Kenaikan Pangkat Pengabdian dan Pensiun, serta Pemberhentian dan Pensiun PNS yang wewenang penetapannya di tangan Presiden. Deputi Bidang Administrasi telah menggunakan sistem elektronis berbasis web sejak tahun 2008 untuk memberikan informasi kepada stakeholder sudah sejauh mana proses penyiapan dan penyelesaian Keppres yang diajukan, dan terus berupaya memperbaiki sistem tersebut melalui pengembangan Anjungan Layanan Mandiri (ALM) yang diwadahi dalam sistem informasi kepegawaian (SIMPEG). Indikator keberhasilan atas sasaran ini merupakan indikator kinerja outcome yang keberhasilannya dapat dirasakan masyarakat/stakeholder, sehingga selalu ditetapkan menjadi IKU Deputi Bidang Administrasi. Dalam kurun waktu 2010 sampai dengan 2015 indikator sasaran ini mengalami banyak perbaikan. Gambaran perkembangannya dapat dilihat pada Bab II Perencanaan Kinerja halaman 11-15. Terdapat tiga buah indikator kinerja yang diperjanjikan dalam PK Deputi Bidang Administrasi Tahun 2014, dan seluruhnya ditetapkan sebagai IKU Deputi Bidang Administrasi. Selanjutnya akan dibahas capaian dari masing-masing indikator. Indikator pertama sasaran keempat adalah Kecepatan Penyiapan dan Penyelesaian Keppres tentang Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural Eselon I, Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Fungsional Jenjang Utama, Kepangkatan, Kenaikan Pangkat Pengabdian dan Pensiun, serta Pemberhentian dan Pensiun PNS. Pengukuran capaian kecepatan pemrosesan Keppres dibagi menjadi 5 (lima) klaster yaitu: Tahun 2014 40
a. pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan struktural eselon I; b. pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan fungsional jenjang utama; c. kepangkatan; d. kenaikan pangkat pengabdian dan pensiun; e. pemberhentian dan pensiun. Pola/model perhitungan ini diharapkan akan memberikan perhitungan yang lebih akurat dan akuntabel mengingat karakteristik data dalam masing-masing kelompok berbeda. Adapun pengukuran kecepatan yang dimaksud adalah waktu yang diukur dari penyiapan, proses, sampai dengan penyelesaian keppres baik mengenai jabatan, kenaikan pangkat maupun pemberhentian dan pensiun. Di bawah ini adalah formulasi yang digunakan untuk menghitung realisasi kecepatan penyiapan dan penyelesaian Keppres: (hari penyelesaian Keppres 1 + hari penyelesaian Keppres 2 +... ) n n = jumlah Keppres X 100% Kinerja untuk indikator ini dihitung dari akumulasi waktu dalam hari yang diperlukan untuk menyelesaikan berkas Keppres beserta salinan/petikannya untuk masingmasing klaster, sesuai dengan target waktu yang ditetapkan dalam Standar Pelayanan (SP) Sekretariat Kabinet. Berikut ini gambaran dan analisis capaian indikator kinerja dari masingmasing klaster. Gambar 3.8 Capaian Indikator Kinerja Pertama Sasaran Keempat Kecepatan Penyiapan dan Penyelesaian Keppres tentang: pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan struktural eselon I pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan fungsional jenjang utama kepangkatan kenaikan pangkat pengabdian dan pensiun pemberhentian dan pensiun REALISASI CAPAIAN 15 hari 8,96 hari 140,26% 15 hari 11,92 hari 120,53% 25 hari 16,80 hari 132,80% 40 hari 35,53 hari 111,17% 25hari 21,44 hari 114,24% Tahun 2014 41
Klaster 1 Penyiapan dan Penyelesaian Keppres tentang Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural Eselon I Perhitungan waktu pemrosesan Keputusan Presiden tentang pengangkatan dalam jabatan struktural eselon I, dihitung sejak usulan yang diterima Deputi Bidang Administrasi telah diproses melalui mekanisme sidang Tim Penilai Akhir (TPA) dan telah mendapatkan clearance dari Badan Intelijen Negara (BIN), dan kemudian diproses untuk diajukan dalam Keppres. Perhitungan waktu penyiapan dan penyelesaian Keppres tersebut tidak memperhitungkan waktu yang digunakan apabila: pengangkatan dalam jabatan struktural masih dalam proses menunggu jadwal pelaksanaan sidang TPA; Proses clearance yang dilakukan BIN tidak memberikan pertimbangan/ persetujuan karena terdapat permasalahan sehingga Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat dan Daerah/Instansi pengusul harus mengajukan usulan kembali; Berdasarkan penelitian, proses pengangkatan, pemindahan dan pemberhentian dalam dan dari jabatan terdapat permasalahan dan masih memerlukan langkah-langkah koordinatif dan pelaporan guna penyelesaiannya; Rancangan Keppres dalam jabatan sedang diajukan ke Presiden dan masih menunggu proses penetapan dan penandatanganan. Pemrosesan usulan dilaksanakan melalui mekanisme sidang TPA. TPA dibentuk dengan Perpres Nomor 5 Tahun 2004 tentang Pembentukan Tim Penilai Akhir Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian dalam dan dari Jabatan Struktural Eselon I. Keanggotaan TPA terdiri dari Presiden (Ketua), Wakil Presiden (Wakil Ketua), Sekretaris Kabinet (Sekretaris), serta anggota tetap dan tidak tetap. TPA mengikutsertakan Kepala BIN dalam setiap sidang TPA dan apabila dipandang perlu, TPA dapat meminta pertimbangan dan/atau mengikutsertakan Menteri, Jaksa Agung, Panglima Tentara Nasional Indonesia, Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Pemerintah Non Kementerian dan/atau Pimpinan Kesekretariatan Lembaga Tinggi Negara dalam sidang TPA. Tugas TPA adalah melakukan penilaian mengenai pengangkatan, pemindahan dan pemberhentian dalam dan dari jabatan struktural eselon I yang penetapannya dilakukan oleh atau dengan persetujuan Presiden. Sekretaris Kabinet selaku Sekretaris TPA membentuk Tim Penyiapan dan Pengolahan Data Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian dalam dan dari Jabatan Struktural Eselon I dengan keanggotaan yang terdiri dari Deputi Bidang Administrasi (Ketua), Deputi Bidang Persidangan Kabinet (Wakil Ketua), Kepala Biro Administrasi Aparatur (Sekretaris), serta anggota tetap. Dalam melaksanakan tugasnya, Tim Penyiapan dan Pengolahan Data Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian dalam dan dari Jabatan Struktural Eselon I bertanggung jawab kepada Sekretaris Kabinet selaku Sekretaris Tahun 2014 42
TPA. Secara singkat, proses pelaksanaan sidang TPA yang produk akhirnya berupa penerbitan Keputusan Presiden tentang pengangkatan dan pemberhentian dalam dan dari jabatan struktural eselon I adalah sebagai berikut. Gambar 3.9 Proses Pelaksanaan Sidang Tim Penilai Akhir (TPA) INSTANSI PENGUSUL MENGUSULKAN JABATAN STRUKTURAL ESELON I KEPPRES DISERAHKAN KPD INSTANSI PENGUSUL UNTUK DITINDAKLANJUTI SESUAI DENGAN KETENTUAN USULAN DITERIMA PRESIDEN DAN DITINDAKLANJUTI OLEH SEKRETARIS KABINET SESKAB YANG DIWAKILI OLEH DEPUTI BIDANG ADMINISTRASI, YANG SCR TEKNIS-ADMINISTRATIF DILAKSANAKAN OLEH BIRO ADM APARATUR MENYELESAIKAN PROSES PENYELESAIAN ADMINISTRASI AKHIR YAITU PENYIAPAN SALINAN DAN PETIKAN KEPPRES SESKAB SELAKU SEKRETARIS TPA DIBANTU OLEH TIM PENYIAPAN DAN PENGOLAHAN DATA MENYIAPKAN PELAKSANAAN SIDANG TPA UTK MEMBAHAS USULAN DARI INSTANSI-INSTANSI RANCANGAN KEPPRES DIAJUKAN KPD PRESIDEN UTK DIMOHONKAN TANDA TANGAN SIDANG TPA YANG DIPIMPIN OLEH WAPRES DAN BERANGGOTAKAN SESKAB (SEKRETARIS), MENSESNEG, MENPAN, MENDAGRI, KA BKN, KA BIN MEMBAHAS USULAN JABATAN STRUKTURAL ESELON I DALAM SIDANG SEKRETARIS KABINET MENYIAPKAN DAN MENGAJUKAN RANCANGAN KEPPRES HASIL SIDANG TPA KPD PRESIDEN HASIL SIDANG DISERAHKAN KPD SESKAB KA BIN MEMBERIKAN CLEARANCE TERHADAP CALON-CALON YANG TELAH DISEPAKATI DALAM SIDANG Mengingat peranan penting TPA, di era pemerintahan Kabinet Indonesia Bersatu (KIB) II, Sekretariat Kabinet telah melakukan upaya-upaya untuk memaksimalkan proses penilaian, dengan harapan calon-calon pejabat struktural eselon I yang ditetapkan oleh Presiden adalah pejabat struktural eselon I yang memiliki kompetensi dan track record yang bagus, sehingga mampu membawa perubahan yang signifikan untuk organisasinya masing-masing. Beberapa kemajuan terkait pelaksanaan sidang TPA, antara lain sebagai berikut. 1. Perbaikan prosedur pengusulan. Beberapa perbaikan dari sisi prosedur adalah sebagai berikut. a. Sesuai dengan amanat UU Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggara Negara yang bersih dan bebas dari KKN, Sekretaris Kabinet mengeluarkan Surat Edaran (SE) tentang persyaratan usul pengangkatan, pemindahan dan pemberhentian dalam dan dari jabatan struktural eselon I. Sesuai SE tersebut, pengusulan setiap calon harus disertai dengan fotokopi NPWP, fotokopi LHKPN, dan fotokopi SPT. Tahun 2014 43
b. Pengusulan dari instansi pengusul minimal terdiri dari tiga calon pejabat. Apabila instansi pengusul hanya mengusulkan kurang dari tiga calon, Sekretaris Kabinet akan mengoordinasikannya kepada instansi pengusul untuk menyesuaikan usulan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. c. Calon yang diusulkan harus memenuhi semua persyaratan yang telah ditentukan. Apabila calon yang diusulkan oleh instansi pengusul tidak memenuhi persyaratan, maka Sekretaris Kabinet mengoordinasikannya kepada instansi pengusul untuk mengajukan usulan kembali dengan calon yang telah sesuai dengan persyaratan. d. Calon yang berasal dari TNI/Polri harus sudah melakukan alih status atau Sekretaris Kabinet tidak akan mengajukan rancangan Keppres kepada Presiden. Setelah proses alih status selesai, Sekretaris Kabinet baru akan segera mengajukan rancangan Keppres kepada Presiden. e. Pemberian catatan mengenai umur calon-calon yang diusulkan pada rekapitulasi dan bahan sidang TPA, dengan tujuan mengingatkan kepada instansi pengusul dan setiap anggota TPA untuk mempertimbangkan ambang batas pensiun calon pada saat penilaian, dengan syarat calon dapat menjabat minimal selama 2 tahun. f. Pemberian catatan masa jabatan yang diusulkan sesuai dengan Pasal 116 dan 117 Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara pada rekapitulasi dan bahan sidang TPA, penggantian Pejabat Pimpinan Tinggi baru dapat dilakukan setelah 2 tahun dari tanggal pelantikan Pejabat Pimpinan Tinggi, Jabatan Pimpinan Tinggi hanya dapat diduduki paling lama 5 tahun. 2. Perbaikan mekanisme pelaksanaan sidang TPA. Perubahan mekanisme yang dilakukan yaitu seluruh instansi pengusul duduk di ruang tunggu untuk kemudian dipanggil satu-persatu untuk memaparkan usulannya di depan anggota TPA. Tujuan dari mekanisme ini adalah untuk menjaga tingkat kerahasiaan proses penilaian dan memungkinkan setiap anggota TPA untuk melakukan penilaian secara maksimal mengenai calon yang diusulkan, sehingga penilaian TPA menjadi optimal. 3. Perbaikan penyiapan Keppres berdasarkan hasil sidang TPA. Selain menunggu clearance dari BIN, Sekretaris Kabinet juga meminta clearance kepada Pusat Pelaporan dan Analisis Transaksi Keuangan (PPATK) terkait dengan transaksi keuangan yang mencurigakan dari calon-calon yang diusulkan. Tujuannya adalah memaksimalkan penilaian dan mengamankan Presiden dalam menerbitkan Keppres karena calon yang telah disetujui dan diproses benar-benar calon yang layak untuk menduduki jabatan struktural eselon I. Tahun 2014 44
Hari AKUNTABILITAS KINERJA Selama periode 2010 2014 telah dilaksanakan 50 kali sidang TPA dengan rincian sebagai berikut: 1. Tahun 2010, sebanyak 14 kali sidang; 2. Tahun 2011, sebanyak 9 kali sidang; 3. Tahun 2012, sebanyak 8 kali sidang; 4. Tahun 2013, sebanyak 9 kali sidang; dan 5. Tahun 2014 sebanyak 10 kali sidang. Jumlah pelaksanaan sidang TPA tiap tahun berbeda tergantung pada jumlah usulan yang diajukan kepada Presiden selaku Ketua TPA dan pada pengaturan waktu diantara anggota TPA. Dalam kurun waktu Januari s.d. Desember 2014, telah diterbitkan Keppres dalam jabatan struktural eselon I sejumlah 150 Keppres dengan jumlah salinan/petikan Keppres pengangkatan sebanyak 277 petikan dan pemberhentian sebanyak 296 petikan. Hasil perhitungan rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaian dan penyiapan Keppres tersebut adalah 8,96 hari yang diperoleh dari akumulasi pengukuran penyelesaian setiap Kepres dengan bantuan aplikasi dan Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG), dibandingkan target 15 hari maka capaian kinerja kluster pertama adalah 140,26% (Memuaskan). Perhitungan ini menggunakan rumus 2. Perbandingan capaian kinerja klaster pertama dari tahun 2010 s.d. 2014 dapat dilihat pada grafik berikut. Gambar 3.10 Perbandingan Capaian Kinerja Klaster Pertama Sasaran Keempat Tahun 2010-2014 20 15 136.00% 151.13% 152.00% 15 15 15 15 15 15.34 140.26% 160.00% 120.00% 10 5 97.73% 9.6 7.33 7.2 8.96 80.00% 40.00% 0 2010 2011 2012 2013 2014 Tahun Target Realisasi Capaian 0.00% Capaian kinerja indikator penyiapan dan penyelesaian Keppres tentang Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural Eselon I sejak tahun 2011 sudah optimal dengan rata-rata realisasi dari tahun 2011 s.d. 2014 adalah 8,27 hari. Seharusnya target yang ditetapkan ditingkatkan misalnya menjadi 10 hari supaya memacu kinerja yang lebih baik lagi. Tahun 2014 45
Hari AKUNTABILITAS KINERJA Klaster 2 Penyiapan dan Penyelesaian Keppres tentang Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Fungsional Utama Perhitungan waktu pemrosesan Keppres tentang pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan fungsional jenjang utama, dihitung sejak usulan dari instansi dan Pertimbangan Teknis (Pertek) dari Badan Kepegawaian Negara (BKN) diterima oleh Deputi Bidang Administrasi Sekretariat Kabinet dan kemudian diproses untuk diajukan dalam Keppres. Perhitungan waktu penyiapan dan penyelesaian Keppres tersebut tidak memperhitungkan waktu yang digunakan apabila: usulan pengangkatan dalam jabatan fungsional jenjang utama belum mendapatkan Pertek dari BKN; Pertek dari BKN terhadap kenaikan dalam jabatan fungsional jenjang utama belum dilengkapi dengan usulan dari Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat dan Daerah/Instansi pengusul; berdasarkan penelitian, proses pengangkatan, pemindahan dan pemberhentian dalam dan dari jabatan terdapat permasalahan dan masih memerlukan langkah-langkah koordinatif dan pelaporan guna penyelesaiannya; rancangan Keppres dalam jabatan sedang diajukan ke Presiden dan masih menunggu proses penetapan dan penandatanganan Keppres. Selama tahun 2014, telah diterbitkan Keppres dalam jabatan fungsional jenjang utama sejumlah 67 Keppres dengan jumlah salinan/petikan Keppres pengangkatan sebanyak 935 petikan dan pemberhentian sebanyak 242 petikan. Hasil perhitungan ratarata waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaian dan penyiapan Keppres tersebut adalah 11,92 hari (diukur menggunakan bantuan aplikasi SIMPEG), dibandingkan target 15 hari maka capaian kinerja klaster kedua adalah 120,53% (Memuaskan), dihitung dengan menggunakan rumus 2. Perbandingan capaian kinerja klaster kedua dari tahun 2010 s.d. 2014 dapat dilihat pada grafik berikut: Gambar 3.11 Perbandingan Capaian Kinerja Klaster Kedua Sasaran Keempat Tahun 2010-2014 20 15 160.00% 17.20 17.42 15 15.34 15 15 15 15.25 15 120.53% 120.00% 11.92 10 5 97.73% 85.33% 83.87% 98.33% 80.00% 40.00% 0 2010 2011 2012 2013 2014 Target Realisasi Capaian 0.00% Tahun 2014 46
Pada tahun 2010, capaian kinerja belum dihitung secara klaster sehingga capaian antara klaster pertama dan kedua sama yaitu 97,73%. Tahun 2011, perhitungan capaian kinerja mulai dibagi menjadi 5 klaster sampai dengan sekarang. Dari grafik di atas dapat disimpulkan bahwa kinerja kecepatan penyelesaian Keppres pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan fungsional jenjang utama dari tahun ke tahun mengalami peningkatan. Capaian tahun 2014 jauh lebih baik dibandingkan tahun 2013. Salah satu upaya yang dilakukan adalah meningkatkan koordinasi dan optimalisasi verifikasi dengan instansi pengusul terkait kelengkapan administrasi berkas pengusulan. Apabila semua berkas usulan telah memenuhi persyaratan administratif dan telah sesuai dengan ketentuan perundang-undangan, maka proses penyiapan dan penyelesaian Keppres pengangkatan dan pemberhentian dapat segera dilaksanakan. Beberapa kendala yang dihadapi dalam penyiapan dan penyelesaian Keppres jabatan fungsional utama, antara lain: keterlambatan penerimaan Pertek dari BKN; belum diterimanya usulan Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat dan Daerah/Instansi Pengusul terhadap proses kenaikan jabatan yang sudah diterbitkan Pertek dari BKN, sehingga memerlukan langkah-langkah koordinatif guna penyelesaiannya; proses penyiapan dan penyelesaian Keppres atas usulan tidak dapat segera dilaksanakan karena menunggu petunjuk dari Presiden untuk proses Keppres lebih lanjut. Dari sisi output, selama tahun 2014, usulan yang diterima terkait proses Keppres Jabatan, baik Jabatan Struktural Eselon I maupun Jabatan Fungsional Utama, adalah sebanyak 1.750 usulan. Seluruh usulan yang diterima telah terselesaikan atau terealisasi 100%. Berikut ini perbandingan data jumlah berkas usulan dalam kurun waktu 2010 s.d. 2014 yang digunakan untuk melihat tingkat kinerja dari pemrosesan usulan per tahun. Tahun Usulan diterima Tabel 3.13 Jumlah Berkas Usulan Tahun 2010 2014 Usulan diproses Keppres beserta Salinan/Petikan Usulan yang ditunda Proses penyelesaian Keppres % Penyelesaian 2010 1.442 berkas 1.343 berkas 99 berkas 93,13% 2011 3.076 berkas 2.992 berkas 94 berkas 97,27% 2012 2.162 berkas 2.025 berkas 137 berkas 93,66% 2013 1.564 berkas 1.564 berkas 0 100% 2014 1.750 berkas 1.750 berkas 0 100% Tahun 2014 47
Klaster 3 Penyiapan dan Penyelesaian Keppres tentang Kepangkatan Klaster ketiga menghitung capaian kinerja dari penyelenggaraan dan pengadministrasian kenaikan pangkat pejabat dan/atau Pegawai Negeri Sipil (PNS) pusat dan daerah yang wewenang penetapannya berada di tangan Presiden, dengan target waktu penyiapan dan penyelesaian Keppres 25 hari. Penetapan target ini dihitung dengan berdasarkan asumsi banyaknya usulan yang diajukan per Keppres adalah 200 berkas usulan. Tabel berikut ini memperlihatkan total waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan dan menyelesaikan sebuah Keppres tentang Kepangkatan. Tabel 3.14 Jangka Waktu Penyiapan dan Penyelesaian Keppres Tentang Kepangkatan TAHAPAN KEGIATAN (PROSES) PENYIAPAN PENELITIAN PENYELESAIAN Kegiatan Total Total Total Waktu* Kegiatan Waktu Kegiatan Waktu waktu** Waktu Waktu Pencatatan 1 200 Entry data R- Keppres 7 1400 Print out Lampiran 60 Entry data Surat Masuk 5 1000 Penelitian 15 3000 Otentifikasi 3 600 Pemberkasan 10 2000 Editing 60 Print Out Surat Pengantar 90 Otentifikasi surat pengantar 300 Print Out label alamat pengiriman 90 Penyiapan draf Keppres 70 Penggandaan 480 Pengetikan alamat 200 Stempel 150 Penyusunan akhir 10 2000 Pembuatan daftar pengiriman 300 Total Waktu** 3200 4730 4070 12000 menit Jumlah Hari*** catatan: 6,7 9,9 8,5 25 hari * waktu dihitung dalam menit ** total waktu adalah waktu dikali dengan asumsi penyelesaian 1 Rancangan Keppres sebanyak 200 berkas usulan. Total waktu seluruh tahapan kegiatan adalah 12.000 menit * **Jumlah hari adalah total waktu dibagi jumlah jam kerja dalam sehari (8 jam=480menit) Pada tahun 2014, usulan yang diterima sebanyak 9.365 berkas usulan. Seluruhnya usulan tersebut dapat diproses dan realisasi waktus yang dibutuhkan untuk penyelesaian Keppres Kepangkatan adalah selama 16,80 hari (diukur dengan bantuan aplikasi SIMPEG), dibandingkan dengan target 25 hari maka capaian kinerja atas klaster ketiga adalah 132,80% (Memuaskan). Tahun 2014 48
Hari AKUNTABILITAS KINERJA Perkembangan capaian kinerja penyelesaian Keppres Kepangkatan dari tahun 2010 s.d. tahun 2014 dapat dilihat pada grafik berikut: Gambar 3.12 Capaian Kinerja Penyelesaian Keppres Kepangkatan Tahun 2010-2014 35 30 25 20 15 10 5 0 132.80% 117.04% 121.88% 30.85 109.12% 25 25 25 25 25 22.72 20.74 19.53 16.8 76.60% 2010 2011 2012 2013 2014 Tahun Target Realisasi Capaian 160.00% 120.00% 80.00% 40.00% 0.00% Pada tahun 2010, karena belum dilakukan perhitungan berdasarkan klaster maka capaiannya masih rendah, kemungkinan karena capaian dua klaster yang lain masih rendah. Namun sejak dihitung berdasarkan klaster, dari tahun 2011 s.d. tahun 2014 capaian kinerja penyelesaian Keppres Kepangkatan di atas 100% atau Memuaskan. Dari sisi jumlah usulan, pada tahun 2013 usulan yang diterima sebanyak 10.009 berkas usulan, sedangkan tahun 2014 usulan yang diterima 9.365 berkas usulan, sehingga terdapat penurunan sebanyak 644 berkas usulan. Dampak dari penurunan berkas ini terhadap peningkatan capaian kinerja tidak dapat diukur karena prosedur yang harus ditempuh relatif panjang serta data-data yang harus disajikan cukup kompleks. Hal tersebut sangat mempengaruhi tingkat kecepatan dalam pengajuan maupun penyelesaian Keppres dimaksud. Dalam hal ini, secara kumulatif waktu yang diperlukan untuk pengajuan dan penyelesaian menjadi cukup panjang. Dapat juga disimpulkan bahwa kinerja penyiapan dan penyelesaian Keppres Kepangkatan memang meningkat. Hal ini dapat dicapai tentunya dengan upaya dari setiap personil yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas dan fungsi terkait dengan kenaikan pangkat, juga dengan penerapan prosedur kerja secara optimal serta meningkatkan fungsi kontrol dan evaluasi terhadap kinerja yang dilakukan secara periodik terhadap para pejabat dan pegawai yang melaksanakan tugas dan fungsi penyelesaian Keppres kenaikan pangkat. Tahun 2014 49
Klaster 4 Penyiapan dan Penyelesaian Keppres tentang Kenaikan Pangkat Pengabdian dan Pensiun Klaster keempat menghitung capaian kinerja dari penyelenggaraan dan pengadministrasian kenaikan pangkat pengabdian dan pensiun pejabat dan/atau Pegawai Negeri Sipil (PNS) pusat dan daerah yang wewenang penetapannya berada di tangan Presiden, dengan target waktu penyiapan dan penyelesaian Keppres adalah 40 hari. Penetapan target ini dihitung dengan berdasarkan asumsi banyaknya usulan yang diajukan per Keppres adalah 200 berkas usulan. Tabel berikut ini memperlihatkan total waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan dan menyelesaikan sebuah Keppres tentang Kenaikan Pangkat Pengabdian dan Pensiun. Tabel 3.15 Jangka Waktu Penyiapan dan Penyelesaian Keppres Tentang Kenaikan Pangkat Pengabdian dan Pensiun TAHAPAN KEGIATAN (PROSES) PENYIAPAN PENELITIAN PENYELESAIAN Kegiatan Total Total Total Waktu* Kegiatan Waktu Kegiatan Waktu waktu** Waktu Waktu Pencatatan 1 200 Entry data R- 15 3000 Print out Lampiran 60 Keppres Entry data 5 1000 Penelitian 30 6000 Otentifikasi 4,8 960 Surat Masuk Pemberkasan 10 2000 Editing 60 Print Out Surat 45 Pengantar Otentifikasi surat 300 pengantar Print Out label 200 alamat pengiriman Penyiapan 90 Penggandaan 480 draf Keppres Penyiapan 200 Penempelan Foto 10 2000 data surat pengantar Pengetikan 200 Stempel 120 alamat Penyusunan akhir 10 2000 Pembuatan daftar pengiriman 300 Total Waktu** 3200 9550 6465 12000 menit Jumlah Hari*** catatan: 6,7 19,9 13,5 40 hari * waktu dihitung dalam menit ** total waktu adalah waktu dikali dengan asumsi penyelesaian 1 Rancangan Keppres sebanyak 200 berkas usulan. Total waktu seluruh tahapan kegiatan adalah 12.000 menit * **Jumlah hari adalah total waktu dibagi jumlah jam kerja dalam sehari (8 jam=480menit) Tahun 2014 50
Hari AKUNTABILITAS KINERJA Pada tahun 2014, usulan kenaikan pangkat pengabdian dan pensiun yang diterima sebanyak 14.528 berkas usulan. Usulan tersebut seluruhnya dapat diproses dan realisasi waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaian Keppres Kenaikan Pangkat Pengabdian dan Pensiun adalah selama 35,53 hari (diukur dengan bantuan aplikasi SIMPEG), dibandingkan dengan target 40 hari maka capaian kinerja atas klaster keempat adalah 111,17% (Memuaskan). Perkembangan capaian kinerja penyelesaian Keppres Kenaikan Pangkat Pengabdian dan Pensiun dari tahun 2010 s.d. tahun 2014 dapat dilihat pada grafik berikut. Gambar 3.13 Capaian Kinerja Penyelesaian Keppres Kenaikan Pangkat Pengabdian dan Pensiun Tahun 2010 2014 60 50 40 30 20 10 0 111.17% 49.53 48.00 40 43.68 76.60% 40 40 35.53 30.85 90.93% 76.18% 25 25 8.00% 2010 2011 2012 2013 2014 Tahun Target Realisasi Capaian 160.00% 120.00% 80.00% 40.00% 0.00% Tahun 2010 belum dilakukan perhitungan kinerja secara klaster dan target saat itu adalah 25 hari sehingga capaiannya belum mencerminkan kinerja yang sesungguhnya. Pada tahun 2011 sudah dilakukan klasterisasi namun target yang ditetapkan masih 25 hari karena belum dihitung perkiraan penyelesaian Keppres Kenaikan Pangkat Pengabdian dan Pensiun, dan ternyata saat itu realisasinya 48 hari sehingga capaiannya 8%. Setelah dihitung perkiraan waktu penyelesaian sebagaimana digambarkan pada tabel di atas, maka untuk tahun 2012 s.d. 2014 target yang digunakan adalah 40 hari. Dapat dilihat pada grafik di atas bahwa capaian atas klaster ini di tahun 2014 adalah 111,17%, meningkat tajam dari capaian tahun sebelumnya, yaitu meningkat sebesar 34,99% dari 76,18%. Jumlah usulan kenaikan pangkat pengabdian dan pensiun yang diterima pada tahun 2013 adalah sebanyak 17.178 berkas, di tahun 2014 usulan yang diterima sebanyak 14.528, sehingga terdapat penurunan sebanyak 2.650 berkas. Realisasi penyelesaian 35,53 hari di tahun 2014 mencerminkan peningkatan kinerja dengan pertimbangan selain dari segi kuantitas yang sangat banyak, hal lain yang juga membuat proses memerlukan waktu yang cukup lama adalah bahwa masing-masing usulan tersebut memerlukan penelitian dan penganalisaan berdasarkan persyaratan dan ketentuan masing-masing (variatif). Oleh karena itu, setiap usulan dilampiri berkas yang cukup banyak, dan memerlukan penelitian Tahun 2014 51
Hari AKUNTABILITAS KINERJA yang relatif rumit. Perbaikan dan peningkatan kinerja dalam bidang kenaikan pangkat pengabdian dan pensiun diperoleh dengan penerapan prosedur kerja secara optimal serta meningkatkan fungsi kontrol dan evaluasi terhadap kinerja yang dilakukan secara periodik terhadap para pejabat dan pegawai yang melaksanakan tugas dan fungsi penyelesaian tugas tersebut. Klaster 5 Penyiapan dan Penyelesaian Keppres tentang Pemberhentian dan Pensiun Indikator kinerja menyangkut tingkat kecepatan penyiapan dan penyelesaian Keppres terutama tentang pensiun PNS, perlu mendapatkan perhatian yang serius. Hal ini karena Keppres tersebut sangat ditunggu oleh PNS yang bersangkutan terkait dengan penerimaan penghasilan (gaji/uang pensiun). Klaster kelima yaitu penyiapan dan penyelesaian Keppres tentang Pemberhentian dan Pensiun memiliki target 25 hari sama dengan klaster ketiga. Hal ini disebabkan proses kegiatan yang dibutuhkan untuk penyelesaian Keppres Pemberhentian dan Pensiun kurang lebih sama dengan Keppres Kepangkatan. Jumlah usulan yang diterima selama tahun 2014 sebanyak 717 berkas usulan. Keseluruhannya dapat diproses dan diperoleh realisasi kecepatan penyelesaian Keppres sebesar 21,44 hari (diukur dengan bantuan aplikasi SIMPEG). Jika dibandingkan dengan target 25 hari maka capaiannya 114,24% (Memuaskan). Gambaran perkembangan capaian klaster ini dari tahun 2010 s.d. 2014 dapat dilihat pada grafik berikut: Gambar 3.14 Capaian Kinerja Penyelesaian Keppres Pemberhentian dan Pensiun Tahun 2010 2014 40 30 20 10 114.24% 39.20 99.28% 39.87 30.85 25 25 25 25 25 25.18 21.44 76.60% 43.20% 40.52% 120.00% 90.00% 60.00% 30.00% 0 2010 2011 2012 2013 2014 Tahun Target Realisasi Capaian 0.00% Dari grafik di atas dapat terlihat bahwa capaian kinerja atas klaster kelima fluktuatif (naik-turun) dan tidak terdapat tren baik peningkatan maupun penurunan. Hal ini disebabkan adanya kompleksitas data yang terdapat dalam Keppres. Keppres terdiri dari 2 Tahun 2014 52
(dua) lampiran, dengan muatan, antara lain: Nama NIP, tanggal lahir, pangkat, golongan, terhitung mulai tanggal (TMT) pangkat, tmt pensiun, gaji pokok lama dan baru, besaran pensiun, nama keluarga penerima pensiun, alamat taspen, serta alamat pensiun yang bersangkutan. Keppres pensiun janda/duda/anak dan keppres pemberhentian tidak dengan hormat menyita waktu lebih lama terkait dengan verifikasi dan klarifikasi data. Pada tahun 2014 terdapat 21 berkas usulan pemberhentian tidak dengan hormat sebagai PNS, dan seluruh berkas usulan tersebut dapat diproses. Capaian di tahun 2014 sangat baik yaitu 114,24% dan tahun-tahun sebelumnya tidak pernah lebih dari 100%. Pada prinsipnya, jika setiap usulan telah memenuhi persyaratan dan/atau telah lengkap sesuai dengan ketentuan perundang-undangan, proses penyelesaian Keppres dapat dilakukan dengan lebih cepat. Secara keseluruhan, pelaksanaan pemrosesan Keppres tentang pengangkatan dalam pangkat, pemberhentian dan pensiun, masih menemui sejumlah kendala antara lain: adanya usulan perberhentian tidak dengan hormat; adanya Pertek ganda antara kenaikan pangkat dan pensiun; adanya usulan kenaikan pangkat maupun pensiun yang tidak lengkap. Guna mengatasi hal-hal tersebut dan dalam upaya terus meningkatkan kualitas proses penyiapan dan penyelesaian Keppres dan salinan/petikan tentang pengangkatan dalam pangkat, pemberhentian dan pensiun, Deputi Bidang Administrasi telah mengambil sejumlah langkah-langkah strategis sebagai berikut. a. Penyempurnaan dan optimalisasi secara terus-menerus sistem informasi pengolahan data kepegawaian yang ada. b. Perubahan dan penyempurnaan metode kerja. c. Optimalisasi standar pelayanan di lingkungan kerja. d. Pengoptimalan kinerja staf pemroses. e. Peningkatan koordinasi secara rutin baik internal maupun eksternal. Koordinasi eksternal yang dilakukan dengan BKN maupun instansi pengusul telah dilakukan secara rutin, baik dengan cara korespondensi maupun menugaskan staf untuk datang langsung ke BKN guna membahas penyelesaian masalah-masalah menyangkut kepangkatan dan pensiun. Indikator kedua sasaran empat adalah Akurasi/Ketepatan Keppres tentang pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan pemerintahan, kepangkatan, pemberhentian dan pensiun PNS yang wewenang penetapannya di tangan Presiden. Sama dengan indikator pertama sasaran empat, indikator ini juga diukur berdasarkan 5 klaster, dengan gambaran capaian sebagai berikut: Tahun 2014 53
Gambar 3.15 Capaian Indikator Kedua Sasaran Keempat Akurasi Penyiapan dan Penyelesaian Keppres tentang: pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan struktural eselon I pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan fungsional jenjang utama kepangkatan kenaikan pangkat pengabdian dan pensiun pemberhentian dan pensiun REALISASI CAPAIAN 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 99,83% 99,83% 100% 99,06% 99,06% 100% 98,88% 98,88% Realisasi tingkat akurasi ditetapkan dengan menghitung persentase tingkat kesalahan data pada petikan/salinan/sk yang diterbitkan dengan rumus sebagai berikut. 100% - Jumlah permohonan perbaikan petikan/salinan Jumlah petikan/salinan yang diterbitkan X 100% Target tingkat akurasi yang ditetapkan untuk seluruh klaster sama, yaitu 100%. Keakurasian data pada Keppres maupun dalam pemrosesannya sangat menentukan tercapainya outcome dari penerbitan Keppres tersebut, baik terhadap data kepegawaian yang bersangkutan maupun untuk pembayaran penghasilan sebagai akibat penetapan Keppres. Capaian kinerja terkait dengan akurasi/ketepatan yang dihasilkan di tahun-tahun sebelumnya cenderung meningkat dan target 100% akan memberikan gambaran capaian kinerja yang lebih obyektif dan akuntabel. Sebagai informasi, Keppres jabatan hanya memuat, nama, NIP, pangkat dan jabatan, dan kuantitasnya tidak terlalu banyak, sedangkan untuk kepangkatan, pemberhentian dan pensiun selain data yang tercantum dalam Keppres lebih banyak dan lebih kompleks, kuantitas berkas usulannya juga sangat besar. Karakteristik yang berbeda ini tentu saja akan berpengaruh pada akurasi dari masing-masing klaster Keppres. Secara keseluruhan capaian tingkat akurasi/ketepatan yang tinggi dapat dicapai apabila: staf penelaah pada unit pemroses memiliki tingkat ketelitian yang tinggi; sistem pemroses data yang dapat menyajikan data yang akurat; data usulan yang yang disampaikan valid dan akurat. Tahun 2014 54
Berikut adalah penjelasan tentang capaian kinerja terkait akurasi/ ketepatan untuk masing-masing kluster tersebut beserta analisisnya. Pemrosesan Keppres dalam Jabatan Struktural Eselon I didasarkan pada data usulan jabatan sesuai yang diusulkan instansi pengusul dan didasarkan pada aturan perundangundangan yang berlaku, sehingga diharapkan dapat menekan tingkat kesalahan pada keppres jabatan beserta salinan dan petikan yang dihasilkan, baik mengenai penulisan nama, NIP, pangkat dan golongan, serta penulisan jabatan yang diusulkan. Pada tahun 2014, jumlah petikan Keppres tentang Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural Eselon I yang diterbitkan adalah sebanyak 573 petikan, dan 573 petikan yang telah diterbitkan tersebut, terdapat 0 kesalahan sehingga nilai capaian sebesar 100% sesuai dengan target yang ditetapkan atau mendapat kategori capaian Memuaskan. Perbandingan capaian klaster pertama tingkat akurasi Keppres tentang Jabatan Struktural Eselon I dari tahun 2010 s.d. 2014 dapat dilihat pada grafik berikut. Klaster 1 Akurasi Keppres tentang Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural Eselon I Gambar 3.16 Perbandingan Capaian Tingkat Akurasi Keppres tentang Jabatan Struktural Eselon I Tahun 2010-2014 Tahun 2014 Tahun 2013 Tahun 2012 Tahun 2011 Tahun 2010 100.00% 100.00% 99.75% 99.99% 99.99% 40.00% 70.00% 100.00% 130.00% Target yang ditetapkan sejak tahun 2010 adalah 100% dan terlihat sejak tahun 2010 keakuratan penyelesaian Keppres tentang Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural Eselon I dapat dipertahankan dan ditingkatkan. Kinerja yang dihasilkan dari tahun ke tahun menunjukan perbaikan, untuk itu diperlukan upaya untuk terus meningkatkan dan mempertahankan kinerja tersebut dengan terus meningkatkan produktivitas kerja para personil yang mengemban tugas dan fungsi menangani penyelesaian Keppres tersebut. Tahun 2014 55
Klaster 2 Akurasi Keppres tentang Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Fungsional Utama Klaster kedua mengukur akurasi/ketepatan terkait dengan penyelesaian Keppres Jabatan Fungsional Utama. Tahun 2014 terdapat 1.177 petikan Keppres Jabatan Fungsional Utama yang diproses. Seluruhnya dapat terselesaikan tanpa kesalahan sehingga nilai capaian klaster kedua adalah 100% (Memuaskan) sesuai dengan target yang ditetapkan. Perbandingan capaian klaster kedua dari tahun 2010 s.d. 2014 dapat dilihat pada grafik berikut ini. Gambar 3.17 Perbandingan Capaian Akurasi Keppres tentang Pengangkatan dan Pemberhentian Dalam Jabatan Fungsional Utama Tahun 2010-2014 Tahun 2014 Tahun 2013 Tahun 2012 Tahun 2011 Tahun 2010 100.00% 100.00% 99.75% 99.79% 99.99% 40.00% 70.00% 100.00% 130.00% Sama dengan klaster pertama, target dari akurasi Keppres tentang Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Fungsional Utama dari tahun 2010 sampai dengan 2014 ditetapkan 100%. Realisasi klaster ini sama dengan capaian sehingga tidak perlu membandingkan dengan target dan realisasi. Capaian atas keakuratan Keppres selama dua tahun terakhir sudah 100% atau sama sekali tidak ada kesalahan. Klaster ketiga mengukur akurasi/ketepatan Keppres tentang Kepangkatan. Target yang ditetapkan pada tahun 2014 sama dengan tahun sebelumnya, yaitu 100%. Jumlah petikan Keppres tentang Kepangkatan yang diselesaikan pada tahun 2014 adalah sebanyak 9.365 petikan. Dari 9.365 petikan, terdapat kesalahan pada 15 petikan yang artinya persentase tingkat kesalahan terkait dengan penyelesaian Keppres Kepangkatan adalah sebesar 0,17%, sehingga capaiannya 99,83% (Sangat Baik). Grafik berikut ini menggambarkan perkembangan target dan capaian kinerja klaster ketiga, akurasi Keppres tentang Kepangkatan, dari tahun 2010 s.d. 2014. Klaster 3 Akurasi Keppres tentang Kepangkatan Tahun 2014 56
Gambar 3.18 Perkembangan Target dan Capaian Kinerja Akurasi Keppres Tentang Kepangkatan Tahun 2010 2014 Tahun 2014 Tahun 2013 Tahun 2012 Tahun 2011 Tahun 2010 100% 99.83% 99.83% 100% 99.75% 99.75% 100% 98.12% 98.12% 95% 99.40% 104.63% 95% 98.30% 103.47% 0.00% 20.00% 40.00% 60.00% 80.00% 100.00% 120.00% Target Realisasi Capaian Pada tahun 2010 dan 2011 target yang ditetapkan adalah 95%, dengan toleransi terhadap adanya kesalahan sebanyak 5%. Perhitungan dengan klasterisasi dimulai pada tahun 2011. Walaupun capaian tahun 2010 s.d. 2011 lebih dari 100%, namun target yang ditetapkan lebih rendah dari tahun 2012 s.d. 2014. Mulai tahun 2012, Deputi Bidang Administrasi sudah menetapkan target 100%. Oleh karena itu, data realisasi lebih representatif untuk membandingkan capaian kinerja dari tahun ke tahun. Dari angka realisasi terlihat bahwa kinerja klaster ketiga ini mengalami peningkatan, walaupun sempat ada sedikit penurunan di tahun 2012, tetapi pada tiga tahun terakhir terus mengalami kenaikan. Upaya yang dilakukan untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam penyelesaian Keppres tentang Kepangkatan, yaitu: 1. pemeriksaan berkas dilaksanakan sejak prosedur penyiapan s.d. penyelesaian Keppres; 2. kuota pengajuan Keppres dibatasi hanya sampai dengan atau dibawah 250 record, untuk memudahkan dalam pemeriksaan berkas; 3. meningkatkan ketelitian para staf pemroses. Klaster keempat mengukur akurasi Keppres tentang Kenaikan Pangkat Pengabdian dan Pensiun. Target akurasi yang ditetapkan adalah sebesar 100% dan terealisasi 99,06% (Sangat Baik), dengan penjelasan bahwa petikan yang dihasilkan sebanyak 14.528 petikan/salinan dengan jumlah kesalahan sebanyak 136 kesalahan atau 0,94%. Perkembangan capaian klaster ini dari tahun 2010 s.d. 2014 dapat dilihat pada grafik berikut. Klaster 4 Akurasi Keppres tentang Kenaikan Pangkat Pengabdian dan Pensiun Tahun 2014 57
Gambar 3.19 Perkembangan Capaian Kinerja Akurasi Keppres Tentang Kenaikan Pangkat Pengabdian dan Pensiun Tahun 2010 2014 Tahun 2014 Tahun 2013 Tahun 2012 Tahun 2011 Tahun 2010 100% 99.06% 99.06% 100% 99.55% 99.55% 100% 99.32% 99.32% 95% 97.07% 102.17% 95% 98.30% 103.47% 0.00% 20.00% 40.00% 60.00% 80.00% 100.00% 120.00% Target Realisasi Capaian Sama dengan klaster ketiga, target tahun 2010 dan 2011 adalah 95% sehingga capaian pada tahun itu lebih dari 100%. Perbandingan realisasi dari tahun ke tahun mengalami peningkatan dan penurunan (fluktuatif). Dari sisi jumlah petikan yang ditangani, berikut ini perbandingan jumlah petikan yang diproses dari tahun 2011-2014. Data tahun 2010 tidak ditampilkan karena klasterisasi baru dimulai di tahun 2011. Tabel 3.16 Perkembangan Capaian Kinerja Akurasi Keppres Tentang Kenaikan Pangkat Pengabdian dan Pensiun Tahun 2011-2014 Tahun Jumlah Petikan Keppres Kenaikan Pangkat Pengabdian dan Pensiun % Kenaikan 2011 7.916 petikan - 2012 9.605 petikan 21,33% 2013 12.718 petikan 32,41% 2014 14.528 petikan 14,23% Berdasarkan data pada tabel di atas, jumlah petikan yang ditangani dari tahun ke tahun semakin meningkat dan peningkatan tajam terjadi pada tahun 2013 yaitu sebanyak 32,41% dari tahun sebelumnya, sementara realisasi ketepatan di tahun 2013 adalah yang tertinggi yaitu 99,55%. Hal ini menunjukkan Deputi Bidang Administrasi telah melakukan upaya meminimalisir kesalahan dengan melakukan perbaikan baik dalam hal prosedur, metode kerja maupun prasarana kerja dalam hal ini sistem informasi kepegawaian yang semakin handal. Tahun 2014 58
Kesalahan yang terjadi dalam penyelesaian Keppres tentang Kenaikan Pangkat Pengabdian dan Pensiun disebabkan oleh: 1. banyaknya kuantitas usulan serta Pertek BKN yang harus diselesaikan; 2. banyaknya field data yang terdapat dalam Keppres sehingga peluang terjadinya kesalahan semakin besar; 3. tidak validnya data usulan dan pertimbangan teknis BKN yang disampaikan, sehingga yang seringkali terjadi adalah setelah Keppres diterbitkan, instansi ataupun pihak yang berkepentingan baru mengajukan pembaruan data khususnya data mengenai keluarga penerima pensiun; 4. belum sempurnanya sistem informasi kepegawaian saat ini sehingga proses input masih dilakukan berulang kali, yang seharusnya bisa dilakukan hanya satu kali, sehingga berdampak pada menurunnya tingkat ketelitian pemroses. Klaster 5 Akurasi Keppres tentang Pemberhentian dan Pensiun Target akurasi indikator kinerja klaster kelima Akurasi Keppres tentang Pemberhentian dan Pensiun adalah 100%. Capaian tahun 2014 adalah 98,88% (Sangat Baik), dari 717 petikan yang dihasilkan terdapat kesalahan sebanyak 8 kesalahan atau 1,12%. Kemungkinan terjadinya kesalahan pada Keppres tentang Pemberhentian dan Pensiun lebih besar dari pada Keppres tentang Kenaikan Pangkat, karena muatan dan jumlah field data pada Keppres tentang Pemberhentian dan Pensiun lebih banyak, antara lain memuat data suami, anak, alamat pensiun dan kantor pembayaran (Taspen). Perbandingan capaian dari tahun 2010 s.d. 2014 dapat dilihat pada grafik berikut ini. Gambar 3.20 Perbandingan Capaian Akurasi Keppres Tentang Pemberhentian dan Pensiun Tahun 2010-2014 Tahun 2014 Tahun 2013 Tahun 2012 Tahun 2011 Tahun 2010 100% 98.88% 98.88% 100% 99.15% 99.15% 100% 99.35% 99.35% 95% 99.69% 104.93% 95% 98.30% 103.47% 0.00% 20.00% 40.00% 60.00% 80.00% 100.00% 120.00% Target Realisasi Capaian Tahun 2014 59
Analisis perkembangan capaian kinerja klaster kelima juga dilakukan dengan membandingkan angka realisasi sama seperti kluster ketiga dan keempat. Jumlah petikan yang diproses dari tahun 2011 s.d. 2014 secara berturut-turut adalah 913, 1.433, 1.415, dan 717 petikan. Kinerja di tahun 2014 mengalami penurunan sebanyak 0,27% mengingat jumlah petikan yang ditangani di tahun 2014 lebih sedikit. Penurunan jumlah petikan sekitar 50% dari tahun sebelumnya. Apabila dibandingkan dengan tahun 2011 dengan jumlah petikan yang diproses sebanyak 913 petikan, maka tingkat keakuratan 99,69% jauh lebih tinggi dari capaian tahun ini. Perbandingan realisasi tingkat keakuratan Keppres dari kluster pertama sampai dengan kluster kelima dari tahun 2011 s.d 2014 dapat dilihat pada grafik berikut ini: Gambar 3.21 Perbandingan Realisasi Tingkat Keakuratan Keppres Klaster Pertama sampai dengan Klaster Kelima Tahun 2011 2014 101.00% 100.00% 99.00% 98.00% 97.00% 99.99% 99.75% 100% 100% 99.79% 99.75% 100% 100% 99.69% 99.75% 99.83% 99.40% 99.35% 99.55% 99.32% 99.15% 99.06% 98,88% 98.12% 97.07% 96.00% 95.00% Tahun 2011 Tahun 2012 Tahun 2013 Tahun 2014 Klaster 1 Klaster 2 Klaster 3 Klaster 4 Klaster 5 Faktor yang mempengaruhi capaian tingkat akurasi Keppres tentang pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan pemerintahan, kepangkatan, pemberhentian dan pensiun PNS yang wewenang penetapannya di tangan Presiden, antara lain disebabkan oleh tingkat ketelitian yang kurang maksimal, banyaknya usulan serta kompleksitas data yang tercantum dalam Keppres. Deputi Bidang Administrasi akan terus berupaya agar capaian kinerja ketepatan/keakurasian Keppres 100%, dengan meningkatkan ketelitian dan memberikan pelayanan yang semakin baik dan akuntabel. Indikator ketiga sasaran empat adalah Persentase tingkat kepuasan stakeholder terhadap penyelesaian Keppres tentang Jabatan Pemerintahan, Kepangkatan, Pemberhentian, dan Pensiun PNS yang wewenang penetapannya di tangan Presiden. Indikator ini telah digunakan sejak tahun 2012 dengan target yang ditetapkan adalah 95%. Pada PK Tahun 2014 penetapan target atas indikator ini adalah 85%, dengan mempertimbangkan capaian tahun 2012 dan 2013, namun pada perjalanan tahun 2014 diputuskan oleh manajemen agar target tidak diturunkan, untuk memberikan dorongan Tahun 2014 60
terhadap kinerja yang lebih baik lagi. Apabila target terlalu mudah dicapai dikhawatirkan tidak ada motivasi untuk meningkatkan kinerja. Berikut ini target, realisasi dan capaian atas indikator ketiga sasaran empat. Gambar 3.22 Realisasi dan Capaian Indikator Ketiga Sasaran Keempat 95,00% 84,30% 88,74% Indikator kinerja ini bertujuan untuk mengukur tingkat kepuasan stakeholders terkait dengan penyelesaian Keppres Jabatan, Kepangkatan dan Pensiun. Dalam hal ini akan terus dilakukan upaya perbaikan guna mendapatkan hasil survei yang valid sehingga diharapkan layanan yang disampaikan oleh Deputi Bidang Administrasi dapat lebih terukur dan akuntabel. Dengan menggunakan bantuan aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG), maka hasil survei dapat diukur secara online dan diperoleh akumulasi realisasi rata-rata pada akhir 2014 sebesar 84,30%. Dengan demikian capaiannya adalah 88,73% (Sangat Baik). Guna meningkatkan kualitas penyelesaian administrasi kepegawaian yang wewenang penetapannya di tangan Presiden atau mengoptimalkan pelayanan di bidang penyelesaian administrasi aparatur, Deputi Bidang Administrasi terus berupaya dan berbenah diri melalui pengembangan Anjungan Layanan Mandiri (ALM) yang diwadahi dalam SIMPEG, pengukuran tingkat kepuasan stakeholder terhadap penyelesaian administrasi kenaikan pangkat, pemberhentian dan pensiun PNS melalui media website, dan penyempurnaan standar dan prosedur kerja serta proses bisnis, dan pemenuhan standar layanan publik. Tahun 2014 61
ALM merupakan media penghubung (gateway) informasi antara Sekretariat Kabinet selaku unit kerja pemroses dengan pemangku kepentingan (Pejabat Pembina Kepegawaian/PNS) dalam rangka memberikan informasi sejauhmana proses penyelesaian Keppres mengenai kenaikan pangkat, pemberhentian dan pensiun PNS. Selain itu, ALM juga berfungsi sebagai media monitoring kinerja Sekretariat Kabinet dalam pelaksanaan tugas dan fungsi di bidang penyelesaian administrasi aparatur, sebagaimana yang diperjanjikan dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) dengan memberikan informasi realisasi kinerja secara transparan dan akuntabel. Melalui ALM, pejabat yang mengajukan administrasi kenaikan pangkat, pemberhentian dan pensiun PNS dapat memonitor perkembangan proses penyelesaian Keppresnya. Monitoring dilakukan dengan mengakses situs setkab.go.id untuk masuk ke aplikasi ALM dan menginput 18 (delapan belas) digit NIP PNS. Keberadaan ALM mempermudah pengaksesan informasi proses penyelesaian Keppres tanpa harus datang langsung ke kantor Sekretariat Kabinet. Hal ini meminimalisir peluang terjadinya praktek pungli dan gratifikasi. Selain itu, survei tingkat kepuasan pemangku kepentingan (stakeholder) terhadap pelayanan administrasi kepegawaian mengenai kenaikan pangkat, pemberhentian dan pensiun PNS golongan IV/c ke atas dilakukan melalui ALM. Survei dilakukan dengan memberikan 11 pertanyaan terhadap pengakses ALM. Survei dilakukan untuk mengukur dan menjaring opini serta keinginan pemangku kepentingan terkait dengan pelayanan administrasi aparatur, sehingga dari hasil survei tersebut dapat diketahui kekurangan atau kelemahan pelayanan, dan menjadi trigger untuk mengambil langkah dan upaya pembenahan kekurangan tersebut. Pertanyaan yang diajukan berkaitan dengan tingkat kepuasan pemangku kepentingan mengenai informasi yang disajikan dan kualitas pemberian layanan dalam rangka penyelesaian Keppres. Penyempurnaan kuesioner survei tingkat kepuasan terus dikembangkan secara berkelanjutan guna mempertajam hasil survei dan evaluasi pembenahan terhadap proses penyelesaian Keppres tentang Kepangkatan, Pemberhentian dan Pensiun, yaitu dengan melakukan perubahan pertanyaan berkaitan dengan pengklasifikasian pengakses, kelengkapan isi (contents) informasi, kemudahan mengakses, kepuasan atas kecepatan penyelesaian, dan ketepatan data. Periode pelaksanaan survei adalah bulan Januari sampai dengan akhir Desember 2014. Berikut ini template survei yang berisi 11 pertanyaan yang dapat diakses secara daring (online). Tahun 2014 62
Gambar 3.23 Kuisioner Survei Tingkat Kepuasan Stakeholder Terhadap Penyelesaian Keppres Tentang Jabatan Pemerintahan, Kepangkatan, Pemberhentian dan Pensiun PNS Jumlah responden dalam survei tahun 2014 adalah sebanyak 886 responden dengan komposisi sebagai berikut: 1. Pelaksana Bidang Kepegawaian BKD Provinsi/Kab/Kota sebanyak 31%; 2. Pelaksana Bidang Kepegawaian Kementerian/Pusat sebanyak 7%; 3. PNS yang bersangkutan sebanyak 50%; 4. Lain-lain sebanyak 12%. Tahun 2014 63
diajukan. Pada grafik berikut ini dapat dilihat tingkat kepuasan dari 10 pertanyaan yang Gambar 3.24 Hasil Survei Tingkat Kepuasan Stakeholder Terhadap Penyelesaian Keppres Tentang Jabatan Pemerintahan, Kepangkatan, Pemberhentian dan Pensiun PNS Kemudahan mengakses ALM 5% 5% 26% 26% 38% Kelengkapan petunjuk ALM 4% 7% 32% 25% 32% Kemudahan penggunaan ALM 5% 4% 27% 26% 38% Kelengkapan informasi ALM 6% 13% 24% 25% 32% Kontinuitas ketersediaan informasi 7% 8% 24% 25% 36% Kecepatan penyelesaian SK 13% 16% 22% 19% 30% Keakuratan data SK 6% 8% 30% 22% 34% Kemudahan memperoleh info layanan 5% 7% 32% 22% 34% Pengetahuan pegawai yang melayani 5% 9% 32% 23% 31% Empati pegawai yang melayani 10% 12% 35% 25% 18% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Tidak Puas Kurang Puas Puas Sangat Puas Sangat Puas Sekali Rata-rata jawaban sangat puas sekali adalah lebih dari 30%, kecuali untuk pertanyaan yang berkaitan dengan empati pegawai yang melayani yang mendapat jawaban sangat puas sekali hanya 18%. Pertanyaan dengan jawaban tidak puas dan kurang puas terbanyak adalah yang berkaitan dengan kecepatan penyelesaian SK dan juga empati pegawai yang melayani. Dapat ditarik kesimpulan bahwa hal utama harus diperbaiki adalah empati pegawai yang melayani, yaitu cara/metode pemberi layanan dalam mendengarkan keluhan dan permintaan penerima layanan dan mampu memberikan solusi yang dibutuhkan. Perbaikan dapat dilakukan dengan mengikutsertakan pegawai dalam Pelatihan Pelayanan Prima. Ketidakpuasan responden terhadap kecepatan penyelesaian Keppres direspon dengan melakukan penyempurnaan Teknologi Informasi (TI) yang digunakan, sehingga proses penyelesaian Keppres dapat lebih cepat dan lebih akurat dan pemberian informasi yang dibutuhkan terkait penyelesaian Keppres dapat lebih transparan. Kinerja penyelesaian Keppres yang baik akan meminimalkan terjadinya kasus keterlambatan pembayaran gaji. Hasil survei tahun 2014 sebesar 84,30% dihitung dari rata-rata akumulasi semua jawaban dari responden dengan jawaban puas,yang berada dalam rentang jawaban, sangat puas sekali, sangat puas, dan puas. Berbeda dengan survei pada sasaran lainnya, survei pada sasaran empat ini tidak terdapat kategori tingkat kepuasan terhadap hasil survei. Tahun 2014 64
ini: Perkembangan hasil survei dari tahun 2012 s.d. 2014 dapat dilihat pada grafik berikut Gambar 3.25 Perkembangan Hasil Survei Sasaran Keempat Tahun 2012-2014 120% 100% 80% 95% 95% 95% 90.42% 86.10% 88.73% 81.80% 85.90% 84.30% 60% 40% 20% 0% Tahun 2012 Tahun 2013 Tahun 2014 Target Realisasi Capaian Capaian tertinggi ada pada tahun 2013 yaitu 90,42% dan mengalami sedikit penurunan sebesar 1,69% di tahun 2014. Jumlah responden pada tahun 2013 dan 2014 secara berturut-turut adalah sebanyak 1.046 dan 886 responden atau terjadi penurunan jumlah responden. Dengan melakukan perbandingan terhadap hasil survei pertanyaan yang memiliki jawaban Sangat Puas Sekali, diperoleh persentase paling rendah sebesar 18% di tahun 2014 untuk kategori pertanyaan tentang empati pegawai yang melayani, jika dibandingkan dengan data sebelumnya (2013) untuk kategori pertanyaan yang sama diperoleh respon persentase jawaban yang lebih tinggi, yaitu Sangat Puas Sekali sebesar 37%, Sangat Puas sebesar 20%, Puas sebesar 34%, Kurang Puas Sebesar 5%, Tidak Puas Sebesar 3%. Selain itu, penurunan nilai survei tersebut lebih disebabkan karena pemangku kepentingan kurang merasakan upaya perbaikan yang telah dilakukan terhadap proses penyelesaian Keppres Kenaikan Pangkat dan Pensiun sehingga walaupun data capaian kinerja secara intern baik akan tetapi survei justru menunjukkan hasil berlawanan/ berbeda. Hal tersebut tentunya menjadi tantangan tersendiri. Ke depan diharapkan para pengelola atau unit kerja dapat lebih serius dalam melakukan upaya perbaikan di berbagai sektor terkait dengan pelayanan kenaikan pangkat dan pensiun, sehingga diharapkan pemangku kepentingan merasa puas dan kebutuhannya terpenuhi dengan baik. Berikut ini upaya perbaikan yang dilakukan Deputi Bidang Administrasi: Tahun 2014 65
1. Penanganan Pengaduan/Permasalahan Terkait Pemrosesan Keppres Tentang Jabatan Pemerintahan, Kepangkatan, Pemberhentian, dan Pensiun PNS Golongan IV/C ke Atas secara Transparan dan Optimal Secara umum permasalahan terkait bidang ini yang sering dihadapi adalah menyangkut: a. perpanjangan batas usia pensiun; b. duplikasi pengusulan berkas antara kepangkatan dan pensiun; c. pemberhentian tidak dengan hormat sebagai PNS; d. permohonan pembatalan Keppres karena ditemukan pemalsuan data/ ketidaklengkapan data. Deputi Bidang Administrasi telah menyediakan berbagai media/sarana seperti contact media center dan kotak pengaduan untuk menampung aspirasi/pengaduan terkait pemrosesan Keppres tentang jabatan pemerintahan, kepangkatan, pemberhentian dan pensiun tersebut. Selain itu, Deputi Bidang Administrasi telah menindaklanjuti setiap permasalahan/pengaduan yang disampaikan dengan melakukan rapat kerja koordinasi yang dilakukan dengan BKN maupun instansi terkait. 2. Penilaian Pelayanan Publik oleh Tim Kinerja Pelayanan Publik Tim Kinerja Pelayanan Publik yang beranggotakan Kementerian PAN-RB, BPKP, dan Indonesian Quality Award Fondation (IQAF) telah melakukan penilaian pelayanan publik atas layanan administrasi kepangkatan, pemberhentian dan pensiun PNS golongan IV/c ke atas. Penilaian di bidang pelayanan publik ini merupakan pelaksanaan Undang Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, yang terdiri dari 9 kriteria penilaian dan setiap kriteria penilaiannya memuat penilaian komponen, indikator, kondisi dan langkah kerja pelayanan publik di Biro Administrasi Aparatur. Hasil yang diperoleh dalam penilaian pelayanan publik tersebut adalah skor 635 (CC). Dari penilaian tersebut, untuk sub kriteria penilaian adanya kebijakan pengelolaan pengaduan, mekanisme pengelolaan pengaduan, sikap dan perilaku, disiplin, respon pegawai dalam memberikan pelayanan mendapat nilai A (baik). Tahun 2014 66
TUJUAN Meningkatnya kualitas pengelolaan kepegawaian, organisasi dan ketatalaksanaan di lingkungan Sekretariat Kabinet SASARAN 5 Meningkatnya kualitas organisasi dan ketatalaksanaan di lingkungan Sekretariat Kabinet Guna meningkatkan kualitas organisasi dan ketatalaksanaan di lingkungan Sekretariat Kabinet, Deputi Bidang Administrasi melaksanakan penyusunan standar pelayanan dan standar operasional prosedur, penyusunan Rancangan Peraturan Sekretaris Kabinet, Keputusan Sekretaris Kabinet, Keputusan dan Peraturan Deputi Bidang Administrasi di bidang Organisasi dan Tata Laksana, serta pelaksanaan Reformasi Birokrasi di lingkungan Sekretariat Kabinet, yang menghasilkan output sebagai berikut: 1. Rancangan Peraturan dan Keputusan Sekretaris Kabinet, Peraturan dan Keputusan Deputi Bidang Administrasi di bidang Organisasi dan Tata Laksana; 2. Dokumen penyelenggaraan Reformasi Birokrasi di lingkungan Sekretariat Kabinet; 3. Dokumen pelaksanaan evaluasi analisis jabatan, berupa temuan analisis jabatan serta penyempurnaan analisis jabatan; 4. Dokumen Pelaksanaan Evaluasi Standar Pelayanan dan Standar Operasional Prosedur. Gambar 3.26 Capaian Indikator Kinerja Sasaran Kelima 100% 100% 100% Indikator kinerja yang digunakan untuk mengukur capaian atas sasaran kelima adalah Persentase penyelesaian pengkajian organisasi dan ketatalaksanaan yang ditindaklanjuti. Indikator ini pada tahun 2014 ditetapkan sebagai IKU, karena dengan adanya pengkajian atas organisasi dan ketatalaksanaan akan menghasilkan rekomendasi/perbaikan pada tata laksana organisasi, sehingga dapat berjalan lebih efektif dan kinerja seluruh unit kerja di lingkungan Sekretariat Kabinet dapat meningkat. Tahun 2014 67
Target yang ditetapkan untuk indikator ini adalah 100%, bahwa seluruh hasil kajian organisasi dan ketatalaksanaan dapat ditindaklanjuti. Deputi Bidang Administrasi berhasil mendapatkan capaian 100% (Memuaskan). Seluruh usulan penyelesaian Rancangan Peraturan dan Keputusan Sekretaris Kabinet dan Deputi Bidang Administrasi yang telah ditindaklanjuti sebesar 100%. Jumlah penyelesaian pengkajian organisasi dan ketatalaksanaan yang telah ditindaklanjuti selama tahun 2014 adalah sebanyak 60 (enam puluh) kajian. Berikut ini adalah beberapa hasil kajian organisasi dan ketatalaksanaan: 1. Kajian Rancangan Peraturan Sekretaris Kabinet tentang Susunan Organisasi Tata Kerja (SOTK) Unit Layanan Pengadaan (ULP) dan hasil kajian tentang ULP yang mandiri; 2. Kajian Rancangan Keputusan Deputi Bidang Administrasi tentang Pembentukan Kelompok Pelaksana Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) Tahun Anggaran 2014; 3. Kajian atas Pelaksana Evaluasi Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (AKIP) Sekretariat Kabinet. Selain itu, penyelenggaraan reformasi birokrasi menghasilkan Laporan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Sekretariat Kabinet Tahun 2014 dengan kesimpulan bahwa pelaksanaan reformasi birokrasi di Sekretariat Kabinet pada tahun 2014 telah berjalan dengan optimal dengan tercapainya berbagai hasil terkait dengan pelaksanaan program yang telah ditetapkan dalam Road Map Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Sekretariat Kabinet Tahun 2010-2014 dan Rencana Kerja (work plan) Reformasi Birokrasi Sekretariat Kabinet Republik Indonesia Tahun 2014. Laporan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Tahun 2014 menghasilkan 20 (dua puluh) butir rekomendasi untuk menghadapi kendala dalam meningkatkan kualitas pelaksanaan reformasi birokrasi di Sekretariat Kabinet, antara lain: 1. perlu adanya ketegasan komitmen dari pimpinan untuk meningkatkan pelaksanaan reformasi birokrasi; 2. perlu dilakukan peningkatan komunikasi dengan sosialisasi terkait kebijakan reformasi birokrasi dan mendorong keterlibatan seluruh pejabat dan pegawai untuk aktif dalam berbagai kegiatan reformasi birokrasi; 3. melakukan monitoring dan evaluasi secara intensif dan berkelanjutan atas pelaksanaan program dan kegiatan reformasi birokrasi di lingkungan Sekretariat Kabinet; serta 4. mempercepat respon dan tindak lanjut atas permasalahan dan kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan reformasi birokrasi serta memprioritaskan pelaksanaan kegiatan yang menjadi carry over atau yang tidak terlaksana di tahun 2014 pada Road Map tahun 2015-2019 dan pada rencana kerja tahun 2015. Adapun kendala yang dihadapi dalam melaksanakan sasaran kelima adalah : 1. pengkajian dan penyusunan organisasi dan ketatalaksanaan belum berjalan optimal karena kapasitas pegawai yang belum memadai; 2. penyerahan data penunjang dari unit kerja dalam kegiatan pengkajian dan penyusunan organisasi dan ketatalaksanaan sering mengalami keterlambatan. Tahun 2014 68
Oleh karena itu, tindak lanjut yang perlu dilaksanakan adalah meningkatkan koordinasi dengan unit-unit kerja di lingkungan Sekretariat Kabinet dan instansi terkait, serta peningkatan kapasitas SDM yang menangani kegiatan pengkajian organisasi dan ketatalaksanaan melalui sarana capacity building atau penguatan terhadap kemampuan dan kompetensi pegawai sehingga dapat mencapai hasil kerja yang lebih baik. TUJUAN Meningkatnya kualitas pengelolaan kepegawaian organisasi dan ketatalaksanaan di lingkungan Sekretariat Kabinet SASARAN 6 Meningkatnya SDM yang profesional dan berkualitas Sasaran keenam ini dilaksanakan melalui tiga kegiatan yaitu penyelenggaraan diklat struktural, penyelenggaraan diklat teknis fungsional, dan penyelenggaraan beasiswa. Oleh karena itu, indikator kinerja yang digunakan adalah Persentase pegawai yang mengikuti diklat sesuai dengan rencana. Target, realisasi, dan capaian indikator sasaran keenam yang juga ditetapkan sebagai IKU Deputi Bidang Administrasi, adalah sebagai berikut. Gambar 3.27 Capaian Indikator Kinerja Sasaran Keenam 100% 100% 100% Tahun 2014 69
Terselenggaranya diklat struktural, diklat teknis atau fungsional secara optimal membutuhkan keterlibatan banyak pihak dan koordinasi secara berkesinambungan. Adapun permasalahan yang dihadapi dalam pelaksanaan diklat struktural adalah peserta yang sudah dijadwalkan mengikuti Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan (Diklatpim), yaitu pegawai/pejabat yang telah memenuhi persyaratan dan harus mengikuti diklat, menunda keikutsertaannya karena kepentingan unit kerja terkait. Sedangkan permasalahan yang biasa dihadapi pada pelaksanaan diklat teknis atau fungsional antara lain: 1. pihak penyelenggara tidak lagi menyelenggarakan diklat yang telah direncanakan, meskipun ketika menyusun perencanaan diklat telah mengacu kepada jadwal dari instansi penyelenggara; 2. peserta yang telah ditetapkan mengundurkan diri, namun tidak mencari pengganti dari unit kerja yang bersangkutan. Terkait dengan permasalahan tersebut, langkah-langkah yang diambil untuk menyelesaikannya, antara lain: 1. Meningkatkan koordinasi dengan penyelenggara diklat, baik instansi pemerintah maupun swasta; 2. Berusaha meyakinkan kepada calon peserta diklat bahwa kesempatan mengikuti diklat adalah kesempatan yang berharga untuk mendapatkan ilmu dan dapat berdampak pada peningkatan karir, khususnya untuk diklat struktural; dan 3. Memberikan kesempatan kepada unit kerja terkait untuk dapat mengusulkan pangganti bagi peserta diklat, teknis, atau fungsional. Dalam rangka memenuhi kualifikasi atau standar kompetensi pegawai di lingkungan Sekretariat Kabinet, Deputi Bidang Administrasi telah mengikutsertakan 21 orang pegawai pada diklat struktural dan 277 orang pegawai pada diklat teknis atau fungsional, sebagaimana dapat dilihat pada tabel berikut: Tahun 2014 70
No Tabel 3.17 Pelaksanaan Diklat Struktural di Lingkungan Sekretariat Kabinet Tahun 2014 Pelaksanaan Diklat Struktural di Lingkungan Sekretariat Kabinet Tahun 2014 Jenis Diklat Jumlah Peserta 1 Diklatpim Tk. II 1 orang 2 Diklatpim Tk. III 4 orang 3 Diklatpim Tk. IV 4 Ujian Kenaikan Pangkat Penyesuaian Ijazah 2 orang 2 orang Tanggal Pelaksanaan 5 Mei 18 September 2014 25 Agustus 4 Desember 2014 Tempat Pelaksanaan Pusdiklat Kepemimpinan Aparatur Nasional LAN Pusdiklat Kementerian Sekretariat Negara 18 Mei 9 Oktober 2014 Pusdiklat Kepemimpinan 7 Juli 27 November Aparatur Nasional LAN 2014 12 orang 25 26 Juni 2014 Pusdiklat Kementerian Sekretariat Negara Tabel 3.18 Pelaksanaan Diklat Teknis/Fungsional di Lingkungan Sekretariat Kabinet Tahun 2014 Pelaksanaan Diklat Teknis/Fungsional di Lingkungan Sekretariat Kabinet Tahun 2014 No 1 2 3 4 5 Jenis Diklat Pembekalan dan Sertifikasi Pengadaan Barang/Jasa Pembekalan Alam Luar CPNS Prajabatan CPNS Golongan III Prajabatan CPNS Golongan II Bendahara Pengeluaran Jumlah Peserta Tanggal Pelaksanaan 15 orang 14 17 April 2014 39 orang 6-8 Maret 2014 33 orang 19 Mei 11 Juni 2014 6 orang 2 20 Juni 2014 10 orang 23 25 Juni 2014 6 Balance Scorecard 2 orang 16 Juni 2014 7 Network Forensic 2 orang 19 20 Mei 2014 8 Legal Drafting 15 orang 18 20 Agustus 2014 Tempat Pelaksanaan WTC Lantai 17, Jalan Jend. Sudirman Kav. 2931, Jakarta (Edu Train) Bandung (PT Dasa Pratama) Pusdikmin POLRI Bandung Balai Diklat Pegawai Kementerian Dalam Negeri (Pemda Purwakarta) Gedung Arthaloka Lt. 15 Jakarta (Edutrain) Wisma Kodel Lt. 8 Jakarta (Sciencom) Id-SIRTII Menara Ravindo Kebon Sirih Jakarta Wisma Kodel Lt. 8 Jakarta (Sciencom) Tahun 2014 71
No 9 10 11 12 13 Jenis Diklat Leadership Development Perancangan PUU (Legal Drafting Gel. II) Diklat Penjenjangan Auditor Madya Pembinaan Kepegawaian Australia-Indonesia Strategic Policy Course Jumlah Peserta Tanggal Pelaksanaan 21 orang 4 6 September 2014 11 orang 1 orang 120 orang 2 orang 2 orang 29 September 1 Oktober 2014 23 September 7 Oktober 2014 30 Juni 23 Juli 2014 25 Oktober 1 November 2014 7 Juli 27 November 2014 Tempat Pelaksanaan Citra Cikopo Hotel & Resort, Desa Kopo, Cisarua, Bogor (Sciencom) Wisma Kodel Lt. 8 Jakarta (Sciencom) Pusdiklat Pengawasan BPKP, Pandansari, Ciawi, Bogor Aula Gedung 3 Lantai 1 Canberra, Australia Dalam rangka meningkatkan efektivitas penyelenggaraan diklat, Deputi Bidang Administrasi, di masa mendatang harus melakukan pemetaan dan evaluasi secara berkala terhadap pemanfaatan diklat. TUJUAN Meningkatnya kualitas pengelolaan kepegawaian, organisasi, dan ketatataksanaan di lingkungan Sekretariat Kabinet SASARAN 7 Meningkatnya kualitas pengelolaan kepegawaian Sasaran ketujuh ini diwujudkan dalam bentuk pelaksanaan tugas penyusunan Keputusan Sekretaris Kabinet (Kepseskab) tentang pengangkatan dan pemberhentian pegawai, serta pelaksanaan administrasi tentang kenaikan pangkat dan pensiun pegawai, pembinaan terhadap pegawai, monitoring kinerja pegawai, dan koordinasi pembayaran belanja gaji pegawai. Tahun 2014 72
Guna mencapai sasaran tersebut di atas, diperlukan faktor-faktor penunjang, antara lain: 1. adanya respon, komitmen dan tindak lanjut dari pengusul untuk kelengkapan dan keakurasian data yang disampaikan secara cepat, sehingga memperlancar proses penyelesaian Keputusan Sekretaris Kabinet; 2. adanya ketelitian dari pegawai yang memproses Keputusan Sekretaris Kabinet; 3. adanya ketepatan dan kecepatan pegawai dalam melaksanakan tugas-tugas yang terkait dengan pembinaan dan kesejahteraan pegawai; 4. adanya tindak lanjut dari Biro Perencanaan dan Keuangan yang terkait dengan pembayaran gaji dan tunjangan kinerja pegawai. Gambar 3.28 Capaian Indikator Kinerja Pertama Sasaran Ketujuh 100 % 100 % 100 % Sasaran ketujuh memiliki dua indikator kinerja, indikator kinerja pertama Persentase kelengkapan data kepegawaian yang dapat diselesaikan tepat waktu. indikator ini berbeda dengan yang diperjanjikan dalam PK Deputi Bidang Administrasi, yaitu Persentase kelengkapan data kepegawaian yang dapat dimanfaatkan. Perubahan ini dilakukan karena perhitungan terhadap pemanfaatan hanya sebatas ketepatan waktu penyediaan data kepegawaian, sedangkan kata dimanfaatkan mengandung arti yang lebih luas dan harus diukur dengan melakukan survei. Indikator kinerja pertama tidak ditetapkan sebagai IKU Deputi Bidang Administrasi, sedangkan indikator kinerja kedua Jumlah keluhan pegawai terhadap pelayanan kepegawaian ditetapkan sebagai IKU. Selanjutnya adalah analisis terhadap capaian masing-masing indikator kinerja sasaran ketujuh Indikator kinerja ini baru diperjanjikan dalam PK Deputi Bidang Administrasi pada tahun 2014, sebelum diubah indikator yang diperjanjikan mengukur tingkat pemanfaatan dari kelengkapan data kepegawaian, sehingga memenuhi kriteria indikator kinerja outcome, karena menyangkut pemanfaatan hasil kerja oleh pihak lain. Tahun 2014 73
Indikator sasaran ini sampai akhir tahun 2014 telah tercapai 100% (Memuaskan). Pencapaian sasaran tersebut dapat dilihat dengan telah optimalnya penyelesaian kelengkapan data kepegawaian secara tepat waktu. Realisasi indikator kinerja sasaran ketujuh ini dihitung berdasarkan jumlah penyelesaian kelengkapan data kepegawaian secara tepat waktu dibagi dengan jumlah keseluruhan penyelesaian kelengkapan data kepegawaian yang tersedia. Data jumlah kelengkapan data pegawai selama tahun 2014 tersebut dapat dilihat rinciannya dalam tabel berikut ini. Tabel 3.19 Realisasi Capaian Kinerja Persentase Kelengkapan Data Kepegawaian Yang Dapat Diselesaikan Tepat Waktu Bulan Jumlah Kelengkapan Data Pegawai Jumlah Kelengkapan Data Pegawai Yang Diselesaikan Secara Tepat Waktu % Capaian Januari 529 529 100 Februari 527 527 100 Maret 532 532 100 April 533 533 100 Mei 531 531 100 Juni 530 530 100 Juli 532 532 100 Agustus 538 538 100 September 540 540 100 Oktober 537 537 100 November 533 533 100 Desember 536 536 100 Berdasarkan data tabel tersebut, dapat dijelaskan bahwa setiap bulan selalu dilakukan penyelesaian data kepegawaian secara tepat waktu sehingga realisasi indikator kinerja pada sasaran ini dapat dicapai 100%. Tepat waktu yang dimaksud dalam indikator kinerja ini adalah setiap akhir bulan telah dilaksanakan penyelesaian kelengkapan data kepegawaian. Penyelesaian kelengkapan data pegawai dilakukan setiap bulan oleh pengelola kepegawaian dengan melakukan penambahan atau pengurangan data terkait mutasi keluarga, diklat-diklat yang diikuti, kenaikan pangkat, pengangkatan dan pemberhentian, serta pensiun. Selain itu, dalam rangka peningkatan penyelesaian data kepegawaian secara tepat waktu, unit pengelola kepegawaian di bawah Deputi Bidang Administrasi telah didukung dengan Sistem Informasi Kepegawaian Internal (SIKENAL). Pada aplikasi SIKENAL terdapat Tahun 2014 74
infomasi tentang keterangan perorangan, jabatan, pendidikan, kepangkatan, D3, Daftar Urut Kepangkatan (DUK), hukuman disiplin, medikal, prestasi, penghargaan, keterangan keluarga, riwayat gaji, dan pengalaman kerja. Berikut ini adalah tampilan aplikasi SIKENAL. Gambar 3.29 Tampilan Aplikasi SIKENAL Tahun 2014 75
Indikator kinerja kedua sasaran ketujuh mengukur tingkat kepuasan pegawai terhadap pelayanan yang diberikan Deputi Bidang Administrasi di bidang kepegawaian, ditandai dengan tidak adanya keluhan terhadap pelayanan kepegawaian. Indikator ini mulai diperjanjikan dalam PK Deputi Bidang Administrasi sejak tahun 2013 dan capaiannya selalu 100% (Memuaskan) artinya sama sekali tidak ada keluhan terhadap pelayanan kepegawaian. Sarana untuk menampung keluhan adalah disediakan kotak saran yang diletakkan di lobi gedung Sekretariat Kabinet. Gambar 3.30 Capaian Indikator Kinerja Kedua Sasaran Ketujuh 0 Keluhan 0 Keluhan 100% Pengukuran terhadap kepuasan pegawai terhadap pelayanan kepegawaian akan lebih baik dengan menyelenggarakan survei. Ke depan, Deputi Bidang Administrasi akan mengubah indikator ini menjadi Persentase tingkat kepuasan pegawai terhadap pelayanan kepegawaian dan menggunakan survei untuk pengukuran realisasinya. Tahun 2014 76
TUJUAN Meningkatnya kualitas dukungan pelayanan teknis dan administrasi di bidang ketatausahaan dan keprotokoleran, pengadaan barang dan jasa, pemeliharaan dan kerumahtanggaan kepada Sekretaris Kabinet dan unitunit kerja di lingkungan Sekretariat Kabinet SASARAN 8 Terwujudnya peningkatan kualitas dukungan pelayanan teknis dan administrasi di bidang ketatausahaan dan keprotokolan, pengadaan barang dan jasa, kerumahtanggaan, dan pemeliharaan kepada Sekretaris Kabinet dan unit-unit kerja di lingkungan Sekretariat Kabinet Sasaran 8 dicapai melalui kegiatan Pelaksanaan pelayanan ketatausahaan, keprotokolan, pengadaan, kerumahtanggaan, pemeliharaan, dan pelaksanaan tugas teknis lainnya. Pada tahun 2014, keberhasilan capaian sasaran 8 Deputi Bidang Administrasi diukur dengan 1 (satu) buah indikator kinerja, yaitu Tingkat kepuasan layanan teknis dan administrasi keprotokoleran, kerumahtanggaan, serta pemeliharaan dan perawatan alat perlengkapan kantor dan barang lainnya, yang merupakan indikator kinerja baru, sedangkan indikator yang digunakan di tahun sebelumnya cukup digunakan untuk mengukur kinerja Eselon II karena dinilai masih merupakan indikator yang mengukur proses (kecepatan dan ketepatan). Berikut ini gambaran capaian target kinerja sasaran 8 pada tahun 2014. Gambar 3.31 Capaian Indikator Kinerja Sasaran Kedelapan 75,00% 63,10% 84,13% Tahun 2014 77
Untuk mengetahui tingkat kepuasan pengguna layanan teknis dan administrasi keprotokoleran, kerumahtanggaan, serta pemeliharaan dan perawatan alat perlengkapan kantor dan barang lainnya diperlukan penilaian mandiri (self assessment) dengan maksud untuk memberikan masukan sebagai upaya peningkatan kinerja pelayanan umum Deputi Bidang Administrasi. Penilaian tersebut menggunakan metode survei dan pengukuran tingkat kepuasan stakeholder terhadap layanan tersebut dibagi menjadi 2 (dua) bagian, yaitu: 1. layanan keprotokolan, survei ditujukan kepada Sekretaris Kabinet, yang dalam hal ini diwakili oleh Istri Sekretaris Kabinet; 2. layanan kerumahtanggaan dan pemeliharaan, survei ditujukan kepada unit kerja Eselon I dan Eselon II di lingkungan Sekretariat Kabinet. Kuesioner terdiri dari 12 (dua belas) pertanyaan yang berkaitan dengan kualitas pemberian layanan, yaitu: 1. Prosedur pelayanan; 2. Persyaratan pelayanan; 3. Kejelasan petugas pelayanan; 4. Kedisiplinan petugas pelayanan; 5. Tanggung jawab petugas pelayanan; 6. Kemampuan petugas pelayanan; 7. Kecepatan pelayanan; 8. Keadilan mendapatkan pelayanan; 9. Kesopanan dan keramahan petugas; 10. Kepastian jadwal pelayanan; 11. Kenyamanan lingkungan; dan 12. Keamanan pelayanan. Dari 134 (seratus tiga puluh empat) kuesioner yang disebarkan, diperoleh kembali sebanyak 62 (enam puluh dua) kuesioner. Banyaknya kuesioner yang tidak kembali disebabkan oleh berakhirnya masa tugas sebagian besar responden khususnya Staf Khusus Presiden (SKP) dan Utusan Khusus Presiden (UKP) sehingga hanya sebagian kecil yang dapat mengisi kuesioner. Untuk memperoleh hasil penghitungan akhir, setiap jawaban dari responden diberi bobot nilai sesuai dengan kategori jawaban, kemudian dilakukan pengolahan data dengan mengacu pada Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: KEP/25/M.PAN/2/2004 mengenai Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan Tahun 2014 78
Masyarakat terhadap unit pelayanan instansi pemerintah, dengan beberapa penyesuaian. Pengukuran tingkat kepuasan dilakukan dalam 5 (lima) kriteria, dengan interpretasi hasil perhitungan sebagai berikut. Tabel 3.20 Kriteria Pengukuran Tingkat Kepuasan Layanan Teknis dan Administrasi Keprotokoleran, Kerumahtanggaan, Serta Pemeliharaan dan Perawatan Alat Perlengkapan Kantor dan Barang Lainnya % Tingkat Kepuasan Interpretasi 85-100% Sangat Puas Sekali 69-84% Sangat Puas 53-68% Puas 37-52% Kurang Puas 20-36% Tidak puas Penetapan target untuk indikator ini adalah 75%, berada pada rentang 69-84% dengan interpretasi Sangat Puas. Penetapan target memang belum optimal, karena selain merupakan indikator yang baru ada di tahun 2014, juga perlu dicari mekanisme serta standar pengukuran yang tepat atau sebaiknya digunakan. Selain itu, masih banyak perbaikan yang perlu dilakukan oleh Deputi Bidang Administrasi dalam memberikan pelayanan. Hasil dari perhitungan terhadap 62 (enam puluh dua) kuesioner yang kembali adalah memperoleh nilai 63,1% (Puas), dibandingkan dengan target sebesar 75%, maka capaian atas indikator ini adalah 84,13% atau berada dalam kategori capaian kinerja Baik. Tahun 2014 79
Grafik berikut memperlihatkan hasil survei dari setiap aspek pertanyaan. Gambar 3.32 Hasil Pengukuran Tingkat Kepuasan Layanan Teknis dan Administrasi Keprotokoleran, Kerumahtanggaan, serta Pemeliharaan dan Perawatan Alat Perlengkapan Kantor dan Barang Lainnya Keamanan pelayanan 3% 65% 26% 6% Kenyamanan lingkungan 11% 65% 18% 6% Kepastian jadwal pelayanan 3% 14% 54% 25% 4% Kesopanan/keramahan petugas 2% 6% 52% 26% 14% Keadilan mendapatkan pelayanan 1% 11% 57% 28% 3% Kecepatan pelayanan 3% 25% 41% 26% 5% Kemampuan petugas 3% 63% 31% 3% Tanggung jawab petugas 3% 57% 31% 9% Kedisiplinan petugas 3% 11% 57% 25% 4% Kejelasan petugas 4% 11% 51% 26% 8% Persyaratan pelayanan 3% 5% 54% 32% 6% Prosedur pelayanan 1% 5% 52% 34% 8% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Tidak Puas Kurang Puas Puas Sangat Puas Sangat Puas Sekali Mayoritas responden menjawab Puas. Adapun hal yang perlu mendapat perhatian dan perbaikan adalah terkait Kecepatan pelayanan, yang memperoleh jawaban kurang puas tertinggi yaitu 25%. Untuk meningkatkan kualitas pelayanan, salah satu faktor terpenting yang menentukan adalah SDM, oleh karena itu perlu penguatan terhadap kemampuan SDM, salah satunya dengan mengikutsertakan petugas pelayanan dalam diklat yang berkaitan dengan jasa yang diberikan. Responden juga memberikan kritik dan saran, yang secara garis besar adalah sebagai berikut: 1. Perlu dilakukan pengecekan dan pembuatan daftar kebutuhan setiap bulan untuk memastikan perlengkapan atau peralatan kantor tersedia; dan Tahun 2014 80
2. Perlu dilakukan evaluasi ke setiap unit kerja terhadap kelayakan BMN, inventarisasi kondisi BMN, dan BMN yang sudah tidak layak pakai segera diusulkan untuk dilakukan penggantiannya. Kemudian dilakukan pemeriksaan "berkala secara rutin" terhadap BMN yang digunakan, dapat secara triwulan, secara rutin melakukan perbaikan dan pemeliharaan BMN. Sebagai contoh, banyak perangkat komputer yang berusia hampir 10 tahun, sehingga perlu diinventarisir untuk kemudian dilakukan peremajaan kembali. B. Realisasi Anggaran Dalam rangka transparansi dan penciptaan good government maka UU Nomor 17 tahun 2003 tentang keuangan negara mengamanatkan pelaksanaan anggaran berbasis kinerja. Sesuai dengan pasal 7 PP Nomor 21 tahun 2004 instansi pemerintah harus menyusun anggaran dengan mengacu pada indikator kinerja, standar biaya dan evaluasi kinerja atau yang lebih dikenal dengan pendekatan anggaran berbasis kinerja (ABK). Penyusunan anggaran yang dituangkan dalam dokumen perencanaan instansi negara harus mencerminkan indikator kinerja dalam satuan output yang terukur. Dengan melihat kinerja masing-masing instansi pemerintah dapat dilihat apakah anggaran telah membawa hasil yang optimal. Pendekatan ABK ini menitikberatkan pada efisiensi penggunaan anggaran dan hasil yang dicapai atas penggunaan anggaran tersebut. Dengan demikian, tolok ukur keberhasilannya adalah performance atau prestasi dari penggunaan anggaran secara efisien dan efektif. Dalam kaitannya dengan tujuan pelaporan, implementasi ABK tersebut tercemin dalam akuntabilitas keuangan yang menggambarkan penggunaan anggaran yang dikaitkan dengan pencapaian masing-masing sasaran strategis instansi pemerintah. Sebagai bentuk implementasi ABK, Deputi Bidang Administrasi Sekretariat Kabinet sebagai bagian dari organisasi Sekretariat Kabinet telah melakukan penyesuaian nomenklatur program dalam dokumen perencanaan kinerja sesuai dengan restrukturisasi program dan kegiatan yang telah dicanangkan Bappenas dan Kementerian Keuangan, melalui penggunaan nomenklatur program Penyelenggaraan Dukungan Manajemen dan Pelaksanaan Tugas Teknis lainnya Sekretariat Kabinet. Selain itu, sebagai bentuk akuntabilitas keuangan, Deputi Bidang Administrasi mempertanggungjawabkan aspek penggunaan anggarannya dalam beberapa aspek, yaitu: 1. Realisasi atau serapan anggaran; 2. Penghematan dana, dilihat dari selisih target dengan realisasi dana; 3. Efisiensi penggunaan anggaran, dilihat dari sisi pemanfaatan kualitas output yang dihitung dari persentase selisih target rata-rata input per output dengan realisasi ratarata input per output; Tahun 2014 81
4. Efektivitas penggunaan anggaran, dilihat dari pemanfaatan anggaran yang mampu menghasilkan capaian sasaran sesuai target yang ditetapkan. Penggunaan anggaran disebut efektif apabila persentase capaian sasaran lebih besar dari target sasaran dan persentase efisiensi penggunaan anggaran. No 1 Gambaran umum tentang akuntabilitas keuangan Deputi Bidang Administrasi tahun 2014 dapat dijelaskan sebagai berikut. Alokasi anggaran Deputi Bidang Administrasi tahun 2014 semula adalah Rp36.008.743.000,00. Namun karena adanya kebijakan penghematan anggaran pada tahun berjalan, anggaran tersebut direvisi menjadi Rp26.018.839.000,00 dan dapat direalisasikan sebesar Rp22.709.729.054,00 atau 87,28%. Berikut ini uraian tentang akuntabilitas keuangan masing-masing sasaran dari aspek persentase serapan, penghematan dana maupun efesiensi dan efektivitas penggunaan anggarannya: Tabel 3.21 Akuntabilitas Keuangan Deputi Bidang Administrasi Tahun 2014 Sasaran Strategis Terwujudnya peningkatan kualitas penyusunan program dan aggaran Sekretariat Kabinet Pagu (Setelah Revisi) * Realisasi * % Realisasi % Realisasi Capaian Kinerja 862.931.000,00 697.988.000,00 80,89 91,52 2 3 4 5 6 Terwujudnya pelayanan administrasi keuangan yang cepat, tepat, transparan dan akuntabel Meningkatnya kualitas hasil evaluasi dan laporan pelaksanaan program dan anggaran akuntabilitas kinerja di lingkungan Sekretariat Kabinet Terwujudnya peningkatan kualitas pelayanan administrasi aparatur yang wewenang penetapannya di tangan Presiden Meningkatnya kualitas organisasi dan ketatalaksanaan di lingkungan Sekretariat Kabinet Meningkatnya sumber daya manusia yang profesional dan berkualitas 855.720.000,00 837.753.000,00 97,90 96,43 761.750.000,00 637.608.000,00 83,70 96,44 744.654.000,00 393.864.615,00 52,89 104,03 833.712.000,00 675.793.000,00 81,06 100 1.513.698.000,00 1.503.849.500,00 99,35 100 Tahun 2014 82
No 7 8 Sasaran Strategis Meningkatnya kualitas pengelolaan kepegawaian Terwujudnya peningkatan kualitas dukungan pelayanan teknis dan administrasi di bidang ketatausahaan dan keprotokoleran, pengadaan barang dan jasa, kerumahtanggaan, dan pemeliharaan kepada Sekretaris Kabinet dan unit-unit kerja di Lingkungan Sekretariat Kabinet Pagu (Setelah Revisi) * Realisasi * % Realisasi % Realisasi Capaian Kinerja 493.390.000,00 366.280.100,00 74,24 100 19.952.984.000,00 17.596.592.839,00 88,19 84,13 TOTAL 26.018.839.000,00 22.709.729.054,00 87,28 96,57 * Dalam rupiah * Rata-rata capaian indikator kinerja masing-masing sasaran Pagu setelah revisi terakhir sebesar Rp.26.018.839.000,00 dari sampai dengan 31 Desember 2014 penyerapan anggaran Deputi Bidang Administrasi sebesar Rp.22.709.729,054,00 atau 87,28%. Anggaran tidak terserap sebesar Rp.3.309.109.946,00 atau 12,7%. Tidak terserapnya anggaran bukan disebabkan oleh tidak terlaksananya program/kegiatan yang telah direncanakan, namun merupakan upaya penghematan pemerintah, salah satunya karena adanya Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI Nomor 11 Tahun 2014 tentang Pembatasan Kegiatan Pertemuan/Rapat di luar kantor. Dengan adanya kebijakan tersebut maka penyelenggara kegiatan konsinyering yang semula akan dilakukan di hotel dialihkan menjadi rapat-rapat yang dilakukan di dalam kantor, sehingga anggaran-anggaran yang telah dialokasikan tidak terserap dengan optimal. Persentase capaian kinerja total adalah rata-rata capaian seluruh indikator kinerja Deputi Bidang Administrasi yaitu 96,57% (Sangat Baik). Realisasi anggaran sebesar 87,28% dibandingkan dengan capaian kinerja sebesar 96,57% menunjukkan adanya penghematan atau efesiensi dalam pelaksanaan program, kegiatan, dan efektivitas dalam pencapaian target sasaran. Tahun 2014 83
BAB IV PENUTUP
PENUTUP L aporan Kinerja Instansi Pemerintah merupakan gambaran tingkat pencapaian/ kegagalan pelaksanaan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah dalam mewujudkan visi, misi, sasaran, dan tujuan organisasi. Sedangkan indikator kinerja adalah ukuran kuantitatif dan kualitatif yang menggambarkan tingkat pencapaian suatu sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan sebagai dasar untuk menilai tingkat kinerja suatu organisasi. Laporan Kinerja (LKj) Deputi Bidang Administrasi Sekretariat Kabinet merupakan media komunikasi pertanggungjawaban dan peningkatan kinerja Deputi Bidang Administrasi. Media ini dapat juga dipakai sebagi umpan balik (feedback) pengambilan keputusan oleh pihak-pihak terkait. Sebagai upaya untuk mencapai hasil yang telah ditetapkan dan sebagai penjabaran atau implementasi dari pernyataan misi, maka ditetapkan 6 tujuan strategis yaitu: 1. Mewujudkan penyusunan program dan anggaran berbasis kinerja di lingkungan Sekretariat Kabinet yang obyektif, integratif, dan aspiratif. 2. Mewujudkan pelaksanaan dan pertanggungjawaban APBN secara tertib, taat pada perundang-undangan, efesien, ekonomis, efektif, transparan, dan akuntabel. 3. Mewujudkan obyektivitas evaluasi pelaksanaan program dan anggaran serta pelaksanaan akuntabilitas kinerja yang berkualitas di lingkungan Sekretariat Kabinet. 4. Meningkatnya kualitas pelayanan administrasi aparatur yang wewenang penetapannya di tangan Presiden. 5. Meningkatnya kualitas pengendalian kepegawaian, organisasi, dan ketatalaksanaan di lingkungan Sekretariat Kabinet. 6. Meningkatnya kualitas dukungan pelayanan teknis dan administrasi di bidang ketatausahaan dan keprotokoleran, pengadaan barang dan jasa, pemeliharaan dan kerumahtanggaan kepada Sekretaris Kabinet dan unit-unit kerja di lingkungan Sekretariat Kabinet. Dalam mencapai tujuan di atas, maka ditetapkan pula 8 sasaran strategis, 1 program, dan 4 kegiatan yang menunjang beserta indikator kinerjanya. Berdasarkan hasil evaluasi keberhasilan, diketahui bahwa pencapaian 8 sasaran diukur melalui beberapa indikator kinerja, dengan capaian rata-rata Kedeputian Bidang Administrasi adalah Sangat Baik terutama pada capaian Indikator Kinerja Utama Deputi Bidang Administrasi. Terkait pelaksanaan SAKIP di Lingkungan Kedeputian Bidang Administrasi, terdapat beberapa hal yang yang masih memerlukan perhatian dan tidak lanjut, antara lain: 1. Melakukan evaluasi atas realisasi target kinerja dan anggaran secara berkala untuk memastikan pencapaian target dan melakukan antisipasi jika terdapat masalah; Tahun 2014 84
PENUTUP 2. Melakukan evaluasi terhadap penyelenggaraan program dan kegiatan sehingga dapat dijadikan bahan masukkan dalam melakukan perencanaan kinerja di masa-masa mendatang; 3. Meningkatkan koordinasi dengan unit kerja di Lingkungan Kedeputian Bidang Administrasi sehingga proses perencanaan anggaran dan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan peraturan perundang-undangan; 4. Meningkatkan kualitas dan kuantitas komunikasi di Lingkungan Kedeputian Bidang Administrasi agar tercipta peningkatan mutu penganggaran dan pengelolaan keuangan; 5. Meningkatkan kompetensi SDM dengan memberikan pelatihan; 6. Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk pengumpulan data kinerja; 7. Mendorong pembangunan aplikasi sistem akuntabilitas kinerja yang bertujuan untuk memudahkan pemantauan dan pengendalian kinerja di Lingkungan Kedeputian Bidang Administrasi. Tahun 2014 85
FORM PENGUKURAN KINERJA DEPUTI BIDANG ADMINISTRASI TAHUN 2014 Deputi Bidang Administrasi Sekretariat Kabinet Instansi: Sekretariat Kabinet Tahun Anggaran 2014 Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target Realisasi % Capaian (1) 1. Terwujudnya peningkatan kualitas penyusunan program dan anggaran Sekretariat Kabinet Persentase tingkat kepuasan unit kerja terhadap pelayanan penyusunan program dan anggaran Sekretariat Kabinet 75% 68,64% 91,52 2. Terwujudnya pelayanan administrasi keuangan yang cepat, tepat, transparan dan akuntabel 3. Meningkatnya kualitas hasil evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program dan anggaran serta akuntabilitas kinerja di lingkungan Sekretariat Kabinet a. Opini hasil audit BPK atas Laporan Keuangan Sekretariat Kabinet WTP WTP 100 b. Persentase tingkat kepuasan unit kerja terhadap pelayanan administrasi keuangan Sekretariat Kabinet a. Tingkat pemanfaatan dokumen perencanaan kinerja serta laporan dan hasil evaluasi terkait dengan pelaksanaan program, anggaran, dan akuntabilitas kinerja 80% 74,29% 92,86 85% 78,95 % 92,88 b. Hasil penilaian AKIP Sekretariat Kabinet oleh Kementerian PAN dan RB B B 100 Tahun 2014 1
FORM PENGUKURAN KINERJA DEPUTI BIDANG ADMINISTRASI TAHUN 2014 Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target Realisasi % Capaian (1) 4. Terwujudnya peningkatan kualitas pelayanan administrasi aparatur yang wewenang penetapannya di tangan Presiden a. Kecepatan penyiapan dan penyelesaian Keppres tentang: Pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan struktural eselon I Pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan fungsional jenjang utama Kepangkatan Kenaikan pangkat pengabdian dan pensiun Pemberhentian dan pensiun 15 hari 15 hari 25 hari 40 hari 25 hari 8,96 hari 11,92 hari 16,80 hari 35,53 hari 21,44 hari 140,26 120,53 132,80 111,17 114,24 b. Akurasi/ketepatan Keppres tentang: Pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan struktural eselon I Pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan fungsional jenjang utama Kepangkatan Kenaikan pangkat pengabdian dan pensiun Pemberhentian dan pensiun 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 99,83 99,06% 98,88% 100 100 99,83 99,06 98,88 c. Persentase tingkat kepuasan stakeholders terhadap penyelesaian Keppres tentang: Pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan pemerintah Kepangkatan, pemberhentian dan pensiun PNS yang menjadi wewenang Presiden 95% 84,30% 88,74 Tahun 2014 2
FORM PENGUKURAN KINERJA DEPUTI BIDANG ADMINISTRASI TAHUN 2014 Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target Realisasi % Capaian (1) 5. Meningkatnya kualitas organisasi dan ketatalaksanaan di lingkungan Sekretariat Kabinet 6. Meningkatnya SDM yang profesional dan berkualitas 7. Meningkatnya kualitas pengelolaan kepegawaian Persentase penyelesaian pengkajian organisasi dan ketatalaksanaan yang ditindaklanjuti 100% 100% 100 Persentase pegawai yang mengikuti diklat sesuai rencana 100% 100% 100 a. Persentase kelengkapan data kepegawaian yang dapat diselesaikan tepat waktu 100% 100% 100 b. Jumlah keluhan pegawai terhadap pelayanan kepegawaian 0 0 100 8. Terwujudnya peningkatan kualitas dukungan pelayanan teknis dan administrasi di bidang ketatausahaan dan keprotokoleran, pengadaan barang dan jasa, kerumahtanggaan, dan pemeliharaan kepada Sekretaris Kabinet dan unit-unit kerja di lingkungan Sekretariat Kabinet Tingkat kepuasan layanan teknis dan administrasi keprokoleran, kerumahtanggaan, serta pemeliharaan dan perawatan alat perlengkapan kantor dan barang lainnya 75% 63,10% 84,13 Jumlah anggaran yang digunakan untuk mencapai sasaran strategis 2014 semula sebesar Rp36.008.743.000,00, namun anggaran tersebut kemudian direvisi menjadi Rp26.018.839.000,00. Realisasi anggaran yang digunakan untuk mencapai sasaran strategis tahun 2014 sebesar Rp22.709.729.054 atau 87,28%. Tahun 2014 3
KATA PENGANTAR P uji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat rahmat dan hidayah- Nya kami dapat menyelesaikan penyusunan Tahun 2014 yang merupakan wujud pertanggungjawaban Deputi sebagai bagian dari institusi Sekretariat Kabinet terhadap publik dan para stakeholders. Tahun 2014 ini menyajikan informasi mengenai capaian kinerja dari sasaran dan indikator kinerja sasaran yang telah diperjanjikan dalam Penetapan Kinerja (PK) Deputi Bidang Administrasi Tahun 2014. Penyusunan laporan ini mengutamakan prinsip transparansi dan akuntabilitas sehingga pihak yang berkepentingan dapat memperoleh gambaran tentang capaian kinerja yang telah diwujudkan oleh jajaran Kedeputian Administrasi dalam mendukung kinerja organisasi Sekretariat Kabinet selama tahun 2014. Deputi Bidang Administrasi akan terus melakukan berbagai langkah untuk memperbaiki kinerja dan menyempurnakan pelaporan ini agar dapat membantu pejabat/pegawai di lingkungan Kedeputian Administrasi pada khususnya dan seluruh jajaran organisasi dalam mencermati berbagai permasalahan sebagai bahan acuan dalam menyusun program di tahun berikutnya. Dengan demikian, program di tahun mendatang dapat disusun lebih efektif, efisien, terukur, trasparan, dan dapat dipertanggungjawabkan. Meskipun secara umum capaian kinerja Deputi Bidang Administrasi dapat dikatakan berhasil mencapai target yang ditetapkan, namun pada beberapa kegiatan masih perlu mendapat perhatian untuk meningkatkan kinerja di masa mendatang. Oleh karena itu, kami berharap agar Laporan Kinerja Deputi Bidang Administrasi Tahun 2014 ini dapat menjadi masukan bagi pihak-pihak terkait terutama para staf pada Kedeputian Bidang Administrasi untuk mempertahankan keberhasilan dan meningkatkan kinerja di tahun-tahun berikutnya. Jakarta, 27 Februari 2015 Deputi Bidang Administrasi Djadmiko Tahun 2014 ii
IKHTISAR EKSEKUTIF L aporan Kinerja (LKj) Deputi Bidang Administrasi Sekretariat Kabinet Tahun 2014 disusun sebagai wujud pertanggungjawaban Deputi Bidang Administrasi sebagai bagian dari institusi Sekretariat Kabinet terhadap publik dan stakeholders. Di samping itu, laporan ini juga disusun sebagai wujud komitmen Deputi Bidang Administrasi dalam menerapkan akuntabilitas kinerja dan meningkatkan kinerja dalam pelaksanaan tugas dan fungsi setiap unit kerja di lingkungan Kedeputian Bidang Administrasi. Pada tahun 2014 Deputi Bidang Administrasi Sekretariat Kabinet telah menetapkan 6 tujuan strategis, 8 sasaran strategis, 1 program, dan 4 kegiatan yang keberhasilan capaiannya diukur melalui penetapan 12 (dua belas) Indikator Kinerja Utama (IKU) dan 1 (satu) indikator kinerja penunjang dengan capaian sebagai berikut: Tabel 1 Capaian IKU Deputi Bidang Administrasi Sekretariat Kabinet dan Indikator Kinerja Penunjangnya Tahun 2014 No Indikator Kinerja Utama (IKU) Target Realisasi % Capaian 1 Persentase tingkat kepuasan unit kerja terhadap pelayanan penyusunan program dan anggaran Sekretariat Kabinet 75% 68,64% 91,52 2 3 4 a. Opini hasil audit BPK atas Laporan Keuangan Sekretariat Kabinet b. Persentase tingkat kepuasan unit kerja terhadap pelayanan administrasi Keuangan Sekretariat Kabinet a. Tingkat pemanfaatan dokumen perencanaan kinerja serta laporan dan hasil evaluasi terkait dengan pelaksanaan program, anggaran, dan akuntabilitas kinerja b. Hasil penilaian AKIP Sekretariat Kabinet oleh Kementerian PAN dan RB a. Kecepatan penyiapan dan penyelesaian Keppres tentang: WTP WTP 100 80% 74,29% 92,86 85% 78,95% 92,88 B B 100 Tahun 2014 iii
IKHTISAR EKSEKUTIF No Indikator Kinerja Utama (IKU) Target Realisasi % Capaian Pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan struktural eselon I Pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan fungsional jenjang utama Kepangkatan Kenaikan pangkat pengabdian dan pensiun Pemberhentian pensiun 15 hari 15 hari 25 hari 40 hari 25 hari 8,96 hari 11,92 hari 16,80 hari 35,53 hari 21,44 hari 140,26 120,53 132,80 111,17 114,24 b. Akurasi /ketepatan Kepres tentang: Pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan struktural eselon I Pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan fungsional jenjang utama Kepangkatan Kenaikan pangkat pengabdian dan pensiun Pemberhentian pensiun 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 99,83% 99,06% 98,88% 100 100 99,83 99,06 98,88 5 6 7 8 c. Persentase tingkat kepuasan stakeholder terhadap penyelesaian Keppres tentang jabatan pemerintahan, kepangkatan, pemberhentian, dan pensiun yang wewenang penetapannya di tangan Presiden Persentase penyelesaian pengkajian organisasi dan ketatalaksanaan yang ditindaklanjuti Persentase pegawai yang mengikuti diklat sesuai dengan rencana a. Persentase kelengkapan data kepegawaian yang dapat diselesaikan tepat waktu (indikator kinerja penunjang) b. Jumlah keluhan pegawai terhadap pelayanan kepegawaian Tingkat kepuasan layanan teknis dan administrasi, keprotokoleran, kerumahtanggaan, serta pemeliharaan dan perawatan alat perlengkapan kantor dan yang lainnya 95,00% 84,30% 88,74 100% 100% 100 100% 100% 100 100% 100% 100 0 0 100 75% 63,10 84,13 Tahun 2014 iv
IKHTISAR EKSEKUTIF Dari tabel di atas terlihat bahwa secara umum capaian IKU dan capaian indikator kinerja penunjang Deputi Bidang Administrasi sudah optimal. Secara keseluruhan rata-rata capaian kinerja Deputi bidang Administrasi Tahun 2014 sebesar 97,96% dengan perhitungan dari 13 (tiga belas) indikator kinerja sasaran, sebanyak 1 indikator dengan capaian Memuaskan, 11 (sebelas) indikator dengan capaian Sangat Baik, dan 1 indikator dengan capaian Baik. Capaian kinerja dikategorikan Memuaskan jika capaian > 100%, dan kategori Sangat Baik berada pada rentang capaian 85% - 100%. Uraian lebih lanjut tentang capaian IKU dan capaian indikator kinerja penunjangnya tersebut dijelaskan dalam capaian sasaran strategis pada Bab III. Guna meningkatkan kualitas implementasi SAKIP di lingkungan Deputi Bidang Administrasi Sekretariat Kabinet dilakukan reviu terhadap perencanaan kinerja dan capaian kinerja. Berdasarkan hasil reviu diketahui bahwa Deputi Bidang Administrasi telah melakukan sejumlah upaya peningkatan kualitas SAKIP antara lain: 1. Penyempurnaan rumusan sasaran yang dilakukan secara berkesinambungan ke arah yang lebih bersifat outcome dan peningkatan target kinerja output dan outcome; 2. Penyempurnaan rumusan indikator sasaran yang lebih mencerminkan core business Deputi Bidang Administrasi; 3. Reviu dan penyempurnaan penetapan IKU Deputi Bidang Administrasi; 4. Peningkatan kualitas dokumen AKIP Deputi Bidang Administrasi; 5. Monitoring secara intensif terhadap capaian kinerja Deputi Bidang Administrasi; 6. Perbaikan mekanisme pengumpulan dan pengolahan data kinerja terutama di lingkungan Deputi Bidang Administrasi 7. Pemanfaatan informasi kinerja untuk perbaikan perencanaan kinerja dan peningkatan kinerja organisasi; 8. Peningkatan implementasi SOP dan SP unit kerja di lingkungan Deputi Bidang Administrasi. Selain upaya-upaya tersebut, masih terdapat beberapa hal yang perlu mendapat perhatian lebih lanjut antara lain: 1. Perlu adanya penguatan rumusan indikator sasaran dengan memperbanyak indikator yang lebih mencerminkan pemanfaatan seperti tingkat kepuasan ; 2. Perlu dilakukan penyempurnaan instrumen pengukuran kinerja guna memperoleh hasil pengukuran kinerja yang obyektif dan benar-benar mencerminkan kinerja Deputi Bidang Administrasi; Tahun 2014 v
IKHTISAR EKSEKUTIF 3. Perlu lebih ditingkatkan pemanfaatan atas informasi yang terdapat pada LKj dan hasil evaluasi, baik evaluasi yang telah dilakukan di lingkungan Sekretariat Kabinet maupun internal Deputi Bidang Administrasi, dalam pengambilan keputusan, perencanaan dan perbaikan kinerja pada pelaksanaan tugas dan fungsi Deputi Bidang Administrasi; 4. Perlu adanya verifikasi dan konfirmasi antar unit kerja di lingkungan Deputi Bidang Administrasi Sekretariat Kabinet untuk memastikan keakuratan penetapan target anggaran serta pencatatan realisasinya yang mendukung penyediaan data akuntabilitas keuangan masing-masing sasaran strategis Deputi. Selain menyajikan informasi dan analisis capaian kinerja, LKj ini juga menyajikan informasi tentang akuntabilitas keuangan yang dilihat dari aspek realisasi anggaran, penghematan dana atau keekonomisan, efisiensi maupun efektivitas penggunaan anggaran untuk masing-masing sasaran strategis yang sangat berguna bagi pengambilan kebijakan organisasi. Informasi tentang capaian kinerja, akuntabilitas keuangan dan informasi penting lainnya hendaknya dijadikan input yang berguna bagi perbaikan kualitas perencanaan organisasi di masa mendatang dan bahan evaluasi atas implementasi SAKIP di lingkungan Kedeputian Bidang Administrasi Sekretariat Kabinet yang bertujuan untuk meningkatkan efektivitas perencanaan dan peningkatan kinerja organisasi di masa mendatang. Tahun 2014 vi
DAFTAR ISI i ii iii vii viii ix BAB I HALAMAN JUDUL KATA PENGANTAR IKHTISAR EKSEKUTIF DAFTAR ISI DAFTAR TABEL DAFTAR GAMBAR PENDAHULUAN 1 A. LATAR BELAKANG 1 B. KEDUDUKAN, TUGAS, DAN FUNGSI DEPUTI BIDANG ADMINISTRASI 5 C. ASPEK STRATEGIS DAN PERMASALAHAN UTAMA 7 D. SISTEMATIKA LAPORAN BAB II PERENCANAAN KINERJA 9 A. RENCANA STRATEGIS 17 B. PENETAPAN KINERJA BAB III AKUNTABILITAS KINERJA 21 A. CAPAIAN KINERJA 81 B. REALISASI ANGGARAN BAB IV PENUTUP LAMPIRAN 84 PENUTUP Tahun 2014 vii
DAFTAR TABEL iii Tabel 1 : Capaian Indikator Kinerja Utama (IKU) Deputi Bidang Administrasi Sekretariat Kabinet dan Indikator Kinerja Penunjangnya Tahun 2014 11 Tabel 2.1 : Perkembangan Indikator Kinerja Utama (IKU) Deputi Bidang Administrasi Tahun 2010-2014 16 Tabel 2.2 : Tolak Ukur Pencapaian Kinerja Tahun 2014 19 Tabel 2.3 : Penetapan Kinerja Deputi Bidang Administrasi Tahun 2014 23 Tabel 3.1 : Kategori Pencapaian Kinerja 23 Tabel 3.2 : Perkembangan Realisasi Capaian IKU Deputi Bidang Administrasi Tahun 2010 2014 26 Tabel 3.3 : Kriteria Penilaian Tingkat Kepuasan Unit Kerja Terhadap Pelayanan Penyusunan Program dan Anggaran Sekretariat Kabinet Tahun 2014 26 Tabel 3.4 : Hasil Penilaian Tingkat Kepuasan Unit Kerja Terhadap Pelayanan Penyusunan Program dan Anggaran Sekretariat Kabinet Tahun 2014 29 Tabel 3.5 : Kriteria Capaian Indikator Kinerja Berdasarkan Opini BPK 31 Tabel 3.6 : Kriteria Penilaian Tingkat Kepuasan Unit Kerja Terhadap Pelayanan Administrasi Keuangan Sekretariat Kabinet Tahun 2014 32 Tabel 3.7 ; Hasil Penilaian Tingkat Kepuasan Unit Kerja Terhadap Pelayanan Administrasi Keuangan Sekretariat Kabnet Tahun 2014 33 Tabel 3.8 : Kritik, Saran, dan Langkah Perbaikan Tingkat Kepuasan Unit Kerja Terhadap Pelayanan Administrasi Keuangan Sekretariat Kabinet 35 Tabel 3.9 : Kriteria Penilaian Tingkat Pemanfaatan Dokumen Perencanaan Kinerja, Laporan, dan Hasil Evaluasi Terkait Pelaksanaan Program, Anggaran, dan Akuntabilitas Kinerja 36 Tabel 3.10 : Hasil Survei Aspek Pemanfaatan Dokumen/Laporan 36 Tabel 3.11 : Rata-Rata Tingkat Pemanfaatan Dokumen Pelaksanaan Program dan Anggaran Serta Akuntabilitas Kinerja Tahun 2013 dan Tahun 2014 38 Tabel 3.12 : Hasil Penilaian AKIP Sekretariat Kabinet Tahun 2010 2014 47 Tabel 3.13 : Jumlah Berkas Usulan Tahun 2010 2014 48 Tabel 3.14 : Jangka Waktu Penyelesaian Keppres Tentang Kepangkatan 50 Tabel 3.15 : Jangka Waktu Penyiapan dan Penyelesaian Keppres Tentang Kenaikan Pangkat Pengabdian dan Pensiun 58 Tabel 3.16 : Perkembangan Capaian Kinerja Akurasi Keppres Tentang Pangkat Pengabdian dan Pensiun Tahun 2011 2014 71 Tabel 3.17 : Pelaksanaan Diklat Struktural di Lingkungan Sekretariat Kabinet Tahun 2014 71 Tabel 3.18 : Pelaksanaan Diklat Teknis/Fungsional di Lingkungan Sekretariat Kabinet Tahun 2014 74 Tabel 3.19 : Realisasi Capaian Kinerja Persentase Kelengkapan Data Kepegawaian Yang Dapat Diselesaikan Tepat Waktu 79 Tabel 3.20 : Kriteria Pengukuran Tingkat Kepuasan Layanan Teknis dan Administrasi Keprotokoleran, Kerumahtanggaan, Serta Pemeliharaan dan Perawatan alat Perlengkapan Kantor dan Barang Lainnya 82 Tabel 3.21 : Akuntabilitas Keuangan Deputi Bidang Administrasi Tahun 2014 Tahun 2014 viii
DAFTAR GAMBAR 4 Gambar 1.1 : Struktur Organisasi Deputi Bidang Administrasi 18 Gambar 2.1 : Penetapan Kinerja (PK) Deputi Bidang Administrasi Tahun 2014 25 Gambar 3.1 : Capaian Indikator Kinerja Capaian Pertama 27 Gambar 3.2 : Perbandingan Capaian Indikator Kinerja Sasaran Pertama Tahun 2013 dan Tahun 2014 29 Gambar 3.3 : Capaian Indikator Kinerja Pertama Sasaran Kedua 31 Gambar 3.4 : Capaian Indikator Kinerja Kedua Sasaran Kedua 34 Gambar 3.5 : Capaian Indikator Kinerja Pertama Sasaran Ketiga 37 Gambar 3.6 : Capaian Indikator Kinerja Pertama Sasaran Ketiga Tahun 2010 2014 38 Gambar 3.7 : Capaian Indikator Kinerja Kedua Sasaran Ketiga 41 Gambar 3.8 : Capaian Indikator Kinerja Pertama Sasaran Keempat 43 Gambar 3.9 : Proses Pelaksanaan Sidang Tim Penilai Akhir (TPA) 45 Gambar 3.10 : Perbandingan Capaian Kinerja Klaster Pertama Sasaran Keempat Tahun 2010 2014 46 Gambar 3.11 : Perbandingan Capaian Kinerja Klaster Kedua Sasaran Keempat Tahun 2010 2014 49 Gambar 3.12 : Capaian Kinerja Penyelesaian Keppres Kepangkatan Tahun 2010 2014 51 Gambar 3.13 : Capaian Kinerja Penyelesaian Keppres Kenaikan Pangkat Pengabdian dan Pensiun Tahun 2010 2014 52 Gambar 3.14 : Capaian Kinerja Penyelesaian Keppres Pemberhentian dan Pensiun 54 Gambar 3.15 : Capaian Indikator Kinerja Kedua Sasaran Keempat 55 Gambar 3.16 : Perbandingan Capaian Tingkat Akurasi Keppres Tentang Jabatan Struktural Eselon I Tahun 2010 2014 56 Gambar 3.17 : Perbandingan Capaian Akurasi Keppres Tentang Pengangkatan dan Pemberhentian Dalam Jabatan Fungsional Utama Tahun 2010 2014 57 Gambar 3.18 : Perkembangan Target dan Capaian Kinerja Akurasi Keppres Tentang Kepangkatan Tahun 2010--2014 58 Gambar 3.19 : Perkembangan Capaian Kinerja Akurasi Keppres Tentang Kenaikan Pangkat Pengabdian dan Pensiun 59 Gambar 3.20 : Perbandingan Capaian akurasi Keppres Tentang Pemberhentian dan Pensiun Tahun 2010 2014 60 Gambar 3.21 : Perbandingan Realisasi Tingkat Keakuratan Keppres Klaster Pertama Sampai Dengan Klaster Kelima Tahun 2011 2014 61 Gambar 3.22 : Realisasi Capaian Indikator Kinerja Ketiga Sasaran Keempat 63 Gambar 3.23 : Kuisioner Survei Tingkat Kepuasan Stakeholder Terhadap Penyelesaian Keppres Tentang Jabatan Pemerintahan, Kepangkatan, Pemberhentian dan Pensiun PNS 64 Gambar 3.24 : Hasil Survei Tingkat Kepuasan Stakeholder Terhadap Penyelesaian Keppres Tentang Jabatan Pemerintahan, Kepangkatan, Pemberhentian dan Pensiun PNS 65 Gambar 3.25 : Perkembangan Hasil survei Sasaran Keempat Tahun 2012-- 2014 67 Gambar 3.26 : Capaian Indikator Kinerja Sasaran Kelima 69 Gambar 3.27 : Capaian Indikator Kinerja Sasaran Keenam 73 Gambar 3.28 : Capaian Indikatior Kinerja Pertama Sasaran Ketujuh 75 Gambar 3.29 : Tampilan Aplikasi SIKENAL 76 Gambar 3.30 : Capaian Indikator Kinerja Kedua Sasaran Ketujuh 77 Gambar 3.31 : Capaian Indikator Kinerja Sasaran Kedelapan 80 Gambar 3.32 : Hasil Pengukuran Tingkat Kepuasan Layanan Teknis dan Administrasi Keprotokoleran, Kerumahtanggaan, Serta Pemeliharaan, dan Perawatan Alat Perlengkapan Kantor dan Barang Lainnya Tahun 2014 ix
BAB I PENDAHULUAN
PENDAHULUAN A. Latar Belakang kuntabilitas sebagai salah satu prinsip penyelenggaraan pemerintahan yang A baik (good governance) merupakan pertanggungjawaban atas mandat yang melekat pada suatu lembaga atau organisasi. Kegiatan penyelenggaraan negara harus dapat dipertanggungjawabkan kepada pemangku kepentingan (stakeholders). Sistem pertanggungjawaban yang tepat dan jelas perlu terus dibangun sehingga penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung secara efektif, efisien, bersih dan bertanggungjawab, serta bebas dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme. Dalam rangka membangun sistem pertanggungjawaban yang tepat dan jelas, Pemerintah telah menerbitkan peraturan terbaru yaitu Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2014 tentang Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) yang ditetapkan pada tanggal 21 April 2014, menggantikan Instruksi Presiden Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. Berdasarkan Perpres Nomor 29 Tahun 2014 setiap instansi pemerintah diwajibkan menyusun Laporan Kinerja (LKj) sebagai bentuk pertanggungjawaban akuntabilitas kinerja, yang merupakan perwujudan kewajiban suatu instansi pemerintah untuk mempertanggungjawaban keberhasilan dan kegagalan pelaksanaan program dan kegiatan yang telah diamanatkan para pemangku kepentingan dalam rangka mencapai misi organisasi secara terukur dengan sasaran/target kinerja yang telah ditetapkan. Laporan kinerja pemerintah tersebut disusun secara periodik yaitu Laporan Kinerja Interim (triwulanan) dan Laporan Kinerja Tahunan. Deputi Bidang Administrasi sebagai Entitas Akuntabilitas Kinerja Satuan Organisasi (Eselon I) diwajibkan menyusun Laporan Kinerja atas prestasi kerja yang dicapai berdasarkan penggunaan anggaran yang telah dialokasikan untuk disampaikan kepada Sekretaris Kabinet. LKj Deputi Bidang Administrasi Tahun 2014 akan dimanfaatkan sebagai bahan penunjang evaluasi akuntabilitas kinerja, acuan penyempurnaan perencanaan kinerja dan pelaksanaan program dan kegiatan di masa mendatang sehingga kinerja Deputi Bidang Administrasi secara keseluruhan dapat menuju ke arah perbaikan. B. Kedudukan Tugas dan Fungsi Deputi Bidang Administrasi Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Deputi Bidang Administrasi Sekretariat Kabinet, berdasarkan Peraturan Sekretaris Kabinet Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Kabinet sebagaimana diubah melalui Peraturan Sekretaris Kabinet Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2012 tentang Perubahan atas Tahun 2014 1
PENDAHULUAN Peraturan Sekretaris Kabinet Nomor 1 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Kabinet, adalah sebagai berikut: 1. Kedudukan Deputi Bidang Administrasi adalah unsur pelaksana sebagian tugas dan fungsi Sekretariat Kabinet di bidang administrasi, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris Kabinet. 2. Tugas Deputi Bidang Administrasi mempunyai tugas membantu Sekretaris Kabinet dalam penyelenggaraan dan pengadministrasian pengangkatan dan pemberhentian dalam dan dari jabatan negeri, jabatan pemerintahan, dan jabatan lainnya, serta kepangkatan dan pensiun pejabat dan Pegawai Negeri Sipil yang wewenang penetapannya berada di tangan Presiden, dan pengangkatan, pemindahan serta pemberhentian dalam dan dari jabatan atau pangkat Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Sekretariat Kabinet, penyelenggaraan pelayanan dan dukungan administrasi, ketatausahaan pimpinan, perencanaan, keuangan, pendidikan, pelatihan dan pengelolaan barang milik negara/keuangan negara yang menjadi tanggung jawab Sekretariat Kabinet, penyediaan sarana dan prasarana dan administrasi umum lainnya di lingkungan Sekretariat Kabinet serta pemberian dukungan staf, administrasi dan keuangan kepada Staf Khusus Presiden dan Staf Khusus Wakil Presiden. 3. Fungsi Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Deputi Bidang Administrasi menyelenggarakan fungsi: a. penyelenggaraan dan pengadministrasian pengangkatan dan pemberhentian dalam dan dari jabatan negeri, jabatan pemerintahan dan jabatan lainnya yang wewenang penetapannya berada di tangan Presiden; b. pengurusan administrasi kenaikan pangkat, pemberhentian dan pensiun pejabat dan/atau Pegawai Negeri Sipil pusat dan daerah yang wewenang penetapannya berada di tangan Presiden; c. penyiapan dan penyelesaian administrasi lainnya bagi pejabat pemerintah atau pejabat lainnya yang wewenang penetapannya berada di tangan Presiden d. penyelenggaraan dan pengadministrasian pengangkatan, pemindahan serta pemberhentian dalam dan dari jabatan atau pangkat Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Sekretariat Kabinet; e. penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Sekretariat Kabinet; Tahun 2014 2
PENDAHULUAN f. penyelenggaraan pelayanan dan dukungan administrasi, ketatausahaan pimpinan, perencanaan, keuangan dan penggunaan anggaran di lingkungan Sekretariat Kabinet; g. penyelenggaraan pelaksanaan pengadaan, pemeliharaan, perawatan dan pengelolaan barang milik negara/keuangan negara yang menjadi tanggung jawab Sekretariat Kabinet serta penyediaan sarana dan prasarana dan administrasi umum lainnya di lingkungan Sekretariat Kabinet; dan h. pelaksanaan fungsi-fungsi lain yang diberikan oleh Sekretaris Kabinet. 4. Struktur Organisasi Deputi Bidang Administrasi Sekretariat Kabinet terdiri dari: a. Biro Perencanaan dan Keuangan Biro Perencanaan dan Keuangan mempunyai tugas melaksanakan pengoordinasian penyusunan Rencana Strategis, Rencana Kerja dan Anggaran, Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA), pengoordinasian bahan rapat kerja dan rapat dengar pendapat dengan komisi DPR di bidang keuangan, Bahan Nota Keuangan dan RAPBN, Rencana Kinerja, Penetapan Kinerja dan Indikator Kinerja Utama, penelaahan dan pembahasan Standar Harga Satuan Barang/Jasa dan Standar Biaya Khusus, pelayanan dukungan teknis dan administrasi keuangan, penyelenggaraan akuntansi dan pelaporan keuangan, pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan rencana strategis, rencana kerja dan anggaran, serta pengkajian dan pengembangan pelaksanaan akuntabilitas kinerja di lingkungan Sekretariat Kabinet. b. Biro Administrasi Aparatur Biro Administrasi Aparatur mempunyai tugas melaksanakan penyelenggaraan dan pengadministrasian pengangkatan dan pemberhentian dalam dan dari jabatan negeri, jabatan pemerintahan, dan jabatan lainnya, pengurusan administrasi kenaikan pangkat, pemberhentian dan pensiun pejabat dan/atau Pegawai Negeri Sipil pusat dan daerah, serta penyiapan dan penyelesaian administrasi lainnya bagi pejabat pemerintah atau pejabat lainnya yang wewenang penetapannya berada di tangan atau memerlukan persetujuan Presiden. c. Biro Kepegawaian, Organisasi dan Tata Laksana Biro Kepegawaian, Organisasi dan Tata Laksana mempunyai tugas melaksanakan penyelenggaraan dan pengadministrasian pengangkatan, pemindahan dan pemberhentian Pegawai Negeri Sipil dan pegawai lainnya yang wewenang penetapannya berada di tangan Sekretaris Kabinet, perencanaan, pengadaan, dan pembinaan Pegawai Negeri Sipil dan pegawai lainnya di lingkungan Sekretariat Kabinet, pengumpulan, pengolahan dan Tahun 2014 3
PENDAHULUAN penyusunan laporan kinerja pegawai di lingkungan Sekretariat Kabinet, mengoordinasikan penyelenggaraan administrasi belanja pegawai, dan perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi pendidikan dan pelatihan serta kerja sama dalam rangka pengembangan Pegawai Negeri Sipil dan pegawai lainnya di lingkungan Sekretariat Kabinet serta pengkajian dan penyusunan organisasi, dan ketatalaksanaan. d. Biro Umum Biro Umum mempunyai tugas melaksanakan penyelenggaraan dukungan pelayanan teknis dan administrasi serta pengendalian persuratan, ketatausahaan pimpinan dan perbantuan, penyelenggaraan acara dan keprotokoleran Sekretaris Kabinet, penomoran Peraturan Presiden, Keputusan Presiden, Instruksi Presiden, Peraturan Sekretaris Kabinet, Keputusan Sekretaris Kabinet, peraturan dan keputusan lainnya di lingkungan Sekretariat Kabinet, penyelenggaraan dukungan pelayanan teknis dan administrasi pengadaan barang dan jasa, penatausahaan barang milik negara, penyiapan dan pelayanan kerumahtanggaan, pemeliharaan barang, bangunan dan kendaraan, serta pelayanan umum lainnya di lingkungan Sekretariat Kabinet. Struktur organisasi Deputi Bidang Administrasi dapat digambarkan sebagai berikut: Gambar 1.1 Struktur Organisasi Deputi Bidang Administrasi Deputi Bidang Administrasi Biro Perencanaan dan Keuangan Biro Administrasi Aparatur Biro Kepegawaian, Organisasi dan Tata Laksana Biro Umum Bagian Perencanaan Bagian Mutasi Jabatan Bagian Kepegawaian Bagian Tata Usaha dan Protokol Bagian Keuangan Bagian Kepangkatan Bagian Pendidikan dan Pelatihan Bagian Pengadaan Bagian Evaluasi dan Akuntabilitas Kinerja Bagian Pemberhentian dan Pensiun Bagian Organisasi dan Tata Laksana Bagian Rumah Tangga Bagian Administrasi Umum Bagian Pemeliharaan Tahun 2014 4
PENDAHULUAN C. Aspek Strategis dan Permasalahan Utama Berdasarkan tugas dan fungsi yang diemban Deputi Bidang Administrasi maka deskripsi kekuatan dan potensi serta permasalahan yang dihadapi tidak terlepas dari apa yang dihadapi oleh unit-unit kerja di dalam Kedeputian Administrasi. Berikut ini analisis atas kekuatan (strenght), kelemahan (weakness), kesempatan (opportunity) dan ancaman (threat) yang dihadapi oleh Deputi Bidang Administrasi: Strenghts Proses perencanaan anggaran seluruh unit kerja di Sekretariat Kabinet dikoordinasikan oleh Deputi Bidang Administrasi; Pelayanan dukungan teknis dan administrasi keuangan yang merupakan bagian dari proses realisasi anggaran pelaksanaan kegiatan seluruh unit kerja di Sekretariat Kabinet merupakan tugas Deputi Bidang Administrasi ; Proses koordinasi penyusunan Rencana Strategis, Perjanjian Kinerja, Indikator Kinerja Utama dan Laporan Kinerja merupakan tugas Deputi Bidang Administrasi; Deputi Bidang Administrasi melaksanakan pelayanan publik dalam proses administrasi pengangkatan dan pemberhentian pejabat eselon I, dan jabatan fungsional jenjang utama serta jabatan pemerintahan lainnya, dan pemberian kenaikan pangkat serta pensiun PNS yang wewenang penetapannya berada di tangan Presiden; Deputi Bidang Administrasi berperan dalam perencanaan pembangunan Sumber Daya Manusia (SDM) Sekretariat Kabinet, mulai dari proses rekruitmen, pembinaan, pendidikan dan pelatihan, serta analisa jabatan; Deputi Bidang Administrasi melakukan pengkajian dan penyusunan organisasi, dan ketatalaksanaan Sekretariat Kabinet; Deputi Bidang Administrasi sebagai motor penggerak pelaksanaan Reformasi Birokrasi di lingkungan Sekretariat Kabinet; Pelayanan umum di Sekretariat Kabinet dari mulai persuratan, pengadaan barang dan jasa, manajemen aset (Barang Milik Negara), sampai dengan pemeliharaan merupakan tanggung jawab Deputi Bidang Administrasi; dan Deputi Bidang Administrasi ditetapkan sebagai Kuasa Pengguna Anggaran (KPA). Weaknesses Standar kompetensi SDM yang sesuai dengan kebutuhan tugas belum diterapkan secara menyeluruh; Peningkatan dan pengembangan kemampuan SDM belum sepenuhnya optimal sesuai kebutuhan organisasi; Pendayagunaan SDM yang ada belum optimal; Standar Pelayanan belum diterapkan secara konsisten dan menyeluruh; Standar Operasional Prosedur (SOP) harus diperbaiki dan dilengkapi. Opportunities Berpeluang melakukan reformasi di bidang tata laksana dan organisasi pada seluruh unit kerja Sekretariat Kabinet dengan mengkaji dan melakukan perbaikan terhadap SOP yang ada di Sekretariat Kabinet; Mendorong penggunaan teknologi informasi di dalam pemantauan kinerja baik pemantauan kinerja individu maupun kinerja unit kerja/organisasi; Memajukan penataan aset yang dimiliki Sekretariat Kabinet menjadi lebih baik; Role model dalam penerapan Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pusat (SAKIP) untuk unit kerja/unit organisasi lain di lingkungan Sekretariat Kabinet sehingga Sekretariat Kabinet berpeluang mendapat penilaian yang lebih baik/memuaskan dalam hasil Evaluasi AKIP. Tahun 2014 5