FASE PERENCANAAN MPSI sesi 4
PERENCANAAN PROYEK BAGIAN DARI MANAJEMEN PROYEK Pembagian Pengalokasian penjadwalan (schedulling) Pekerjaan dalam lingkup proyek PEOPLE 4+1 P PRODUCT PROCESS PROJECT Sistem Informasi yang efektif (4P) PLANNING
FASE PERENCANAAN Rencana proyek merupakan pedoman dasar agar proyek dapat diarahkan untuk tetap berada dalam anggaran, sesuai dengan lingkup yang telah ditentukan dan selesai pada waktunya. Tujuan perencana proyek adalah untuk menyediakan suatu kerangka kerja bagi manajer proyek agar dapat menyusun estimasi yang baik untuk kebutuhan sumber daya, biaya dan jawal. Setelah lingkup proyek (project scope) ditentukan dalam project character, selanjutnya dapat melakukan pendalaman terhadap estimasi durasi pelaksanaan dari masing-masing satuan kerja (task) dan mengelompokkannya dalam work breakdown structure.
PERBEDAAN PERENCANAAN PROYEK RENCANA PROYEK Adalah aktivitas awal sebelum tahap implementasi atau pengembangan. Dalam aktivitas ini belum dilakukan hal-hal teknis yang terkait dengan pengembangan sistem informasi, seperti desain dan pemrograman. Aktivitas ini meliputi beberapa rencana yang harus dibuat sebagai pedoman secara manajemen dalam pelaksanan fase berikutnya. Adalah salah satu dari rencana yang harus dibuat dalam perencanaan proyek. Merupakan salah satu dari hasil aktivitas perencanaan proyek.
RENCANA-RENCANA YANG HARUS DISIAPKAN DALAM PERENCANAAN PROYEK RENCANA PROYEK RENCANA SUMBERDAYA MANUSIA RENCANA KEUANGAN RENCANA KUALITAS RENCANA RESIKO RENCANA PENERIMAAN RENCANA KOMUNIKASI RENCANA PENGADAAN
RENCANA PROYEK Work Breakdown Structure (WBS) adalah penguraian atau pembagian proyek secara detail menjadi aktivitas yang hierarkis, dimana setiap aktivitas ini akan dialokasikan kepada pelaksanaan masing-masing. Sebuah proyek yang merupakan sebuah pekerjaan besar akan dibagi-bagi menjadi task yang lebih kecil. Setiap task kemudian dialokasikan pelaksanaanya kepada anggota tim yang bertanggung jawab untuk menyelesaikannya.
Project character adalah pedoman dan dasar bagi pelaksanaan proyek, mulai dari fase perencanaan sampai ke fase-fase berikutnya. Selanjutnya, yang harus ditentukan dalam pekerjaan-pekerjaan dalam proyek yang akan diuraikan dengan menggunakan metode WBS. Setiap proyek sistem informasi memiliki metode khusus mulai dari awal pengembangan sampai produk jadi, yang disebut dengan siklus hidup pengembangan sistem (system development life cycle SDLC)
WORK BREAKDOWN STRUCTURE WBS berbentuk struktur pohon yang menunjukkan bagian dari pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Dalam proyek, WBS biasanya dimulai dengan tujuan akhir yang hendak dicapai, lalu membaginya menjadi komponen-komponen yang dapat dikelola dalam hal ukuran, durasi, dan penanggung jawab.
PRINSIP DALAM MENJALANKAN WBS Aturan 100% Hubungan antara bagian ekslusif Rencana hasil yang ingin dicapai, bukan pelaksanaannya. Tingkatan detail Komponen terminal
ESTIMASI Estimasi menentukan perencanaan dalam mencapai waktu penyelesaian proyek sesuai dengan kesepakatan sehingga pada akhirnya menentukan penilaian orang lain terhadapkehandalan dan kompetensi sebagai manajer proyek. Dalam proyek yang dikerjakan bagi pihak ketiga, estimasi juga menentukan perhitungan terhadap biaya pelaksanaan proyek yang pada akhirnya menentukan nilai jual proyek, sehingga hal ini menentukan profitabilitas proyek.
CONTOH WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)
CONTOH WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS) back
RENCANA SUMBERDAYA MANUSIA Setelah melakukan WBS, langkah selanjutnya adalah task assignment atau alokasi setiap task kepada masing-masing pelaksananya.
DUA FAKTOR PENTING YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM MENYUSUN STRUKTUR ORGANISASI Spesialisasi Dalam melaksanakan WBS, proyek yang besar akan terurai menjadi task, dan setiap task ini akan dilaksanakan oleh satu orang ataupun sebuah tim yang terspesialisasi. Spesialisasi ini selain dari sisi fungsionalitas task juga dari sisi pelaksananya Koordinasi Meskipun melaksanakan masing-masing task yang terspesialisasi, semua anggota tim juga harus terkoordinasi dengan baik.
STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL STEERING COMMITTEE PROJECT DIRECTOR PROJECT MANAGER FUNCTIONAL TEAM LEADER TECHNICAL TEAM LEADER TEAM MEMBER TEAM MEMBER TEAM MEMBER TEAM MEMBER
STRUKTUR ORGANISASI BERDASARKAN SUMBER DAYA back STREERING COMMITTEE Project Owner Project Sponsor Project Director Project Manager Project Office User Team Leader Aplication Team Leader Technical Team Leader User Team Leader Requirements Definition Business Process Management Of Change Redesign Business Design Prototyping Application Team Training Aplication Analys & Desain Custom Development Application testing Integration Testing TechnicalTeam Operating System Database Data Mining Back up & Recovery Performance Operational Testing
RENCANA KEUANGAN Suatu proyek pasti memerlukan dukungan keuangan, baik proyek untuk kepentingan internal perusahaan maupun proyek milik klien. Salah satu batasan proyek dalam Project Management Triangle, (selain waktu dan lingkup) adalah biaya yang dibatasi oleh anggaran yang telah ditentukan. back
RENCANA KUALITAS Sebuah proyek akan menghasilkan deliverables sebagaimana yang telah ditentukan dalam project charter. Deliverables ini harus memenuhi kriteria kualitas yang diharapkan oleh pemilik proyek. Selain dari sisi deliverables, kualitas juga diharapkan dalam proses pelaksanaan proyek, dimana batasan-batasan tetap terjaga sehingga semuanya tetap mengikuti perencanaan proyek yang telah disusun.
LANGKAH-LANGKAH UNTUK MENYUSUN RENCANA KUALITAS, Definisikan kualitas yang diharapkan dari deliverablesi proyek. Tentukan kriteria pemenuhan kualitas dan standart pencapaiannya Definisikan proses yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan kualitas Deskripsikan quality assurance dan cara melakukan control kualitas back
RENCANA RESIKO Penyusunan rencana resiko adalah menentukan langkah antisipasi untuk resiko yang sudah teridentifikasi sebelumnya.
RENCANA RESIKO MELIPUTI 1. Daftar semua resiko yang telah teridentifikasi 2. Urutan resiko berdasarkan kemungkinan terjadinya 3. Urutan resiko berdasarkan dampak yang mungkin ditimbulkannya apabila resiko itu terjadi. 4. Urutan resiko berdasarkan prioritas penanganannya. 5. Tindakan-tindakan yang harus dipersiapkan untuk mengurangi potensi terjadinya resiko. 6. Tindakan-tindakan yang harus dipersiapkan apabila terjadi resiko untuk mengurangi dampak yang merugikan. 7. Proses untuk menangani resiko selama proyek berlangsung. back
RENCANA PENERIMAAN Penerimaan dapat didefinisikan sebagai persetujuan dari klien bahwa deliverable proyek sudah sesuai dengan kriteria kualitas yang disepakati dan berdasarkan batasan-batasan proyek, yaitu waktu penyelesaian, lingkup proyek dan biaya yang digunakan.
RENCANA PROYEK TERDIRI DARI HAL-HAL BERIKUT Daftar dari milestones yang harus dicapai dan deliverables yang harus dihasilkan dari keseluruhan proyek. Semua kriteria dan standar penerimaan terhadap deliverables yang ditentukan oleh klien. Penjelasan mengenai beberapa deliverables akan ditinjau (review) untuk kemudian diputuskan apakah sudah sesuai dengan kriteria dan memenuhi standar yang ditentukan sebelumnya. Proses untuk mendapatkan penerimaan dari klien terhadap deliverables yang telah dihasilkan. back
RENCANA KOMUNIKASI Rencana komunikasi berisi berbagai informasi yang harus disampaikan kepada seluruh stakeholder proyek agar mereka tetap mendapatkan status dari proyek yang sedang dilaksanakan. Dengan informasi yang tersedia dan mudah didapatkan maka akan menghindarkan kesalahpahaman antara masing-masing pihak dan membantu identifikasi potensi resiko karena setiap orang akan merasa dilibatkan dalam proyek.
RENCANA KOMUNIKASI TERDIRI ATAS Jenis informasi yang dibutuhkan oleh setiap bagian stakeholder proyek. Jadwal distribusi informasi, metode komunikasi yang digunakan dan bagaimana atau dalam bentuk apa informasi disampaikan. Daftar personel yang dilibatkan dalam penyediaan informasi dan menyampaikan komunikaasi tersebut. Proses yang mengatur komunikasi, yaitu bagaimana informasi dikumpulkan, di kelola dan didistribusikan. back
RENCANA PENGADAAN Rencana Pengadaan dalam proyek diperlukan seperti hardware, alatalat khusus, consumables, atau juga jasa tertentu, baik untuk menunjang kelancaran proyek maupun merupakan bagian dari deliverables.
RENCANA PENGADAAN BERISI ANTARA LAIN Rincian produk yang akan dibeli dari vendor termasuk deskripsi detail dan spesifikasi teknis. Sertakan informasi mengenai ketersediaan produk-produk yang akan dibeli apakah masih ada atau sudah discontinue, bagaimana prosedur pengadaannya. Jadwal pengadaan produk disesuaikan dengan jadwal proyek sehingga tidak terjadi penundaan karena ketidaktersediaan produk tersebut pada waktunya. Perlu tidaknya proses tender untuk pengadaan ini dan apakah proses tersebut mengikuti prosedur yang ada di organisasi atau perusahaan klien, atau mengikuti prosedur yang berlaku untuk proyek. Jika ada vendor tertentu yang direkomendasikan, sertakan juga informasi latar belakang yang mendukung rekomendasi ini.