5 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Proyek Proyek adalah suatu usaha untuk membuat suatu produk, layanan atau sesuatu yang dihasilkan dalam jangka waktu terbatas atau bersifat sementara (Schwalbe, 2007). Berbeda halnya dengan operasi, suatu proyek akan diakhiri jika tujuan suatu proyek tersebut telah tercapai. Adapun sifat-sifat dari suatu proyek menurut Scwalbe(2007) meliputi: - Suatu proyek memiliki suatu tujuan yang unik. - Suatu proyek bersifat sementara, memiliki awal permulaan proyek serta batas berakhir proyek. - Suatu proyek dapat dikembangkan seiring dengan berjalannya proyek itu sendiri. Pada saat dimulai, suatu proyek terkadang masih memiliki definisi yang terlalu luas (tidak spesifik), seiring dengan berjalannya proses pengerjaan maka detil spesifik tersebut akan terlihat lebih jelas, oleh karena itu suatu proyek memungkinkan untuk dikembangkan secara lebih rinci berdasarkan pada kebutuhan serta informasi baru mengenai proyek tersebut. - Membutuhkan suatu sumberdaya, seperti: manusia, asset dan uang. - Memiliki sponsor, project sponsor biasanya mengarahkan, memonitor serta mendanai suatu proyek.
6 - Suatu proyek meliputi ketidak pastian, dikarenakan sifatnya yang unik, sulit untuk ditentukan secara pasti berapa lama dapat selesai serta berapa besar alokasi anggran yang dibutuhkan secara pasti hingga proyek selesai. Menurut Nicholas (2001) karakteristik suatu proyek meliputi: - Melibatkan suatu tujuan yang dapat dijelaskan, dimana tujuan tersebut dispesifikasikan dalam bentuk biaya, jadwal dan kinerjanya. - Unik, suatu proyek perlu memiliki sesuatu yang berbeda dari proyek sebelumnya. Jadi proyek tersebut merupakan suatu jenis aktifitas yang bukan pengulangan dari aktifitas sebelumnya. - Suatu aktifitas yang bersifat sementara, digunakan untuk menyelesaikan suatu tujuan yang dibatasi oleh periode waktu yang telah ditentukan. - Menggunakan kemampuan dan talenta dari beberapa profesi dan organisasi. - Kemungkinan tidak dikenal, karena terdiri dari beberapa ide baru, pendekatan baru, atau teknologi baru yang memiliki resiko dan ketidak pastian yang tinggi. - Ada sesuatu yang dipertaruhkan, kegagalan dari proyek dapat menyebabkan halhal yang beresiko bagi organisasi maupun tujuan dari proyek tersebut. - Proses pengerjaan untuk mencapai tujuan, selama proses proyek melewati beberapa tahap-tahap yang jelas yang disebut daur hidup proyek.
7 2.2 Manajemen Proyek Manajemen Proyek merupakan suatu penerapan dari pengetahuan, keahlian menggunakan tools serta teknik-teknik atau metode dalam aktifitas suatu proyek agar dapat memenuhi kebutuhan dari suatu proyek (Schwalble, 2007). Menurut Nicholas (2001) Manajemen Proyek adalah suatu pendekatan sistem kepada organisasi dan manajemen yang menerapkan elemen tradisional dan kemampuan untuk mengelola (behavioral management) serta memiliki pola organisasi dan kebijakan manajemen yang paling sesuai untuk diterapkan pada lingkungan proyek yang unik. Menurut Nicholas (2001) karakteristik Manajemen Proyek yaitu: - Manajer proyek mengepalai organisasi proyek. Organisasi mencerminkan lintas fungsi organisasi (cross functional), berorientasi pada tujuan proyek yang bersifat sementara. - Manajer proyek merupakan suatu bagian penting untuk mengikut sertakan seluruh usaha untuk mencapai suatu tujuan proyek. - Karena setiap proyek memerlukan berbagai macam keahlian dan sumber daya, pengerjaannya mungkin dapat dilakukan oleh orang berasal dari wilayah fungsioanal yang berbeda atau dari pihak luar organisasi. - Manajer proyek bertanggung jawab untuk mengintegrasikan orang dari beberapa wilayah fungsi yang berbeda untuk bekerja dalam suatu proyek. - Manajer proyek bernegosiasi langsung untuk mencari dukungan dengan manajer fungsional.
8 - Proyek terfokus pada penyediaan suatu produk atu jasa pada waktu dan biaya tertentu. - Suatu proyek mungkin memiliki dua rantai perintah, yang pertama vertical dan fungsional, yang lainnya horizontal dan proyek serta anggota proyek dapat melaporkan kepada manajer proyek maupun manajer fungsional. - Pengambilan keputusan, pertanggung jawaban, hasil dan penghargaan dibagikan kepada anggota tim proyek dan unit fungsional yang mendukung. - Walaupun organisasi proyek itu bersifat sementara, unit fungsional dari organisasi tersebut bersifat tetap (permanent). - Proyek dapat dijalankan pada beberapa tempat yang berbeda baik itu didalam ataupun diluar organisasi. Dalam suatu manajemen proyek memiliki tiga batasan utama atau yang lebih dikenal dengan istilah triple constraint yaitu: scope, time serta cost. Dimana dalam manajemen proyek yang sukses ketiga batasan tersebut semuanya dapat di sesuaikan atau diatur dengan baik sesuai dengan kapasitas yang ada tetapi tetap dapat memuaskan project sponsor serta memenuhi tujuan proyek.
9 Gambar 2.1 Triple Constraint dari Manajemen Proyek. Sumber: Schwalble (2007) Pada suatu proyek, manajer proyek tidak hanya berusaha mempertemukan spesifikasi scope, time, cost serta kualitas dari suatu proyek tetapi juga harus dapat memfasilitasi atau memudahkan seluruh proses serta komponen-komponen yang terlibat dalam proyek tersebut (Schwalble, 2007). 2.2.1 Kerangka Manajemen Proyek Gambar 2.2 Kerangka Manajemen Proyek Sumber: Schwalble (2007)
10 Kerangka manajemen proyek atau yang lebih dikenal dengan istilah project management framework pada gambar 2.2 tersebut akan membantu mengilustrasikan tentang ruang lingkup di dalam suatu manajemen proyek, yang terdiri dari: Stakeholder proyek Stakeholder adalah orang-orang yang terlibat atau berpengaruh terhadap aktifitas suatu proyek, contoh seperti: pihak sponsor, tim proyek, orang-orang yang mendukung atau menentang jalannya proyek, pelanggan, pengguna serta pemasok. Para stakeholder tersebut sering memiliki harapan dan tingkat kepentingan yang berbeda-beda terhadap suatau proyek (Schwalble, 2007). Area pengetahuan manajemen proyek Area ini merupakan kompetensi-kompetensi utama yang harus dimiliki serta dikembangkan oleh seorang manajer proyek, yaitu: - Manajemen Ruang Lingkup Proyek (Project scope management) Meliputi proses yang pendefinisian dan pengontrolan apa-apa saja yang termasuk dan yang tidak termasuk dalam suatu proyek. Menurut Schwalble (2007) ada lima proses utama dalam manajemen ruang lingkup: 1. Perencanaan ruang lingkup Memutuskan bagaimana ruang lingkup di definisikan, diferifikasi, serta dikendalikan dan juga memutuskan bagaimana struktur rincian kerja atau work breakdown structure (WBS) akan dihasilkan.
11 2. Pendefinisian ruang lingkup Mengecek kembali project charter dan persiapan membuat scope statement selama proses awal dan pengumpulan data-data yang diperlukan selama proses perencanaan. 3. Membuat WBS Meliputi pembagian dari gambaran proyek secara umum kedalam beberapa sub proyek atau proses yang lebih rinci secara hirarki. 4. Verifikasi ruang lingkup Meliputi penerimaan lingkup proyek, jika tidak disetujui biasanya pelanggan atau sponsor meminta perubahan yang menghasilkan suatu permintaan untuk dilakukan koreksi terhadap lingkup yang telah didefinisikan. 5. Pengendalian ruang lingkup Meliputi pengendalian terdahap perubahan suatu lingkup proyek, yang mencakup identifikasi, evaluasi serta implementasi perubahan terhadap suatu lingkup proyek. - Manajemen Waktu Proyek (Project time management) Meliputi proses-proses yang dilakukan agar suatu proyek dapat diselesaikan tepat pada waktu yang telah ditentukan. Ada enam proses utama didalam manajemen waktu proyek:
12 1. Mendefinisikan aktifitas Mengidentifikasi aktifitas secara sepesifik yang harus dilakukan oleh anggota tim proyek serta para stakeholder agar proyek mudah diselesaikan. 2. Mengurutkan aktifitas Meliputi identifikasi serta mendokumentasikan hubungan atar setiap aktifitas proyek. 3. Mengestimasi sumberdaya Meliputi bagaimana memperkirakan besarnya kebutuhan akan sumber daya manusia, peralatan serta material. 4. Mengestimasi kebutuhan waktu (durasi) Meliputi pengestimasian berapa lama jangka waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap aktifitas proyek. 5. Membuat jadwal Meliputi analisa terhadap urutan aktifitas, perkiraan sumberdaya serta estimasi kebutuhan waktu untuk menghasilkan suatu jadwal proyek. 6. Mengendalikan jadwal Mencakup pengendalian dan pengaturan terhadap perubahanperubahan serta tidakan koreksi terhadap jadwal proyek. - Manajemen Biaya Proyek (Project cost management) Mencakup proses yang diperlukan pada suatu proyek sampai dengan selesai yang telah di sesuaikan dengan alokasi dana yang telah disepakati dan telah disetujui. Ada tiga proses utama dalam manajemen biaya proyek:
13 1. Perkiraan biaya Membuat pendekatan atau pengestimasian besarnya anggaran yang dibutuhkan sampai proyek selesai dilaksanakan. 2. Penganggaran biaya Meliputi alokasi seluruh perkiraan biaya terhadap setiap elemen proyek yang membutuhkan. 3. Pengendalian biaya Meliputi pengendalian terhadap perubahan biaya yang dibutuhkan terhadap suatu proyek. - Manajemen Kualitas Proyek (Project quality management) Melakukan tindakan-tindakan yang dibutuhkan untuk memberikan kepercayaan dan kepuasan kepada semua pihak yang berkepentingan bahwa semua tindakan yang diperlukan dalam mencapai kualitas yang diinginkan telah dilaksanakan dengan baik. Manajemen kualitas proyek meliputi tiga proses utama: Perencanaan kualitas Mencakup identifikasi terhadap standar kualitas yang relevan dengan proyek dan bagaimana menyesuaikannya dengan standar tersebut. Penjamin kualitas (Quality assurance) Meliputi evaluasi secara periodik terhadap seluruh kinerja proyek untuk meyakinkan bahwa proyek akan sesuai dengan standar kualitas yang relevan serta memuaskan.
14 Pengendalian mutu (Quality control) Meliputi pemantauan terhadap hasil-hasil proyek secara spesifik untuk meyakinkan bahwa hasil-hasil telah memenuhi standar kualitas yang diterapkan. - Manajemen Sumber Daya Manusia (Project human resource management) Adalah suatu tindakan yang terkait dengan langkah-langkah efektif yang perlu diambil dari orang-orang yang terlibat (stakeholder) dalam suatu proyek. Manajemen sumber daya manusia mencakup empat proses: 1. Perencanaan sumber daya manusia Meliputi identifikasi serta dokumentasi terhadap peranan, tanggung jawab serta hubungan antara pihak-pihak yang terlibat dalam suatu proyek. 2. Mendapatkan tim proyek Meliputi perekrutan serta penugasan personil yang terlibat dalam suatu proyek. 3. Mengembangkan tim proyek Meliputi membangun kemampuan individu serta kelompok untuk meningkatkan kinerja proyek. 4. Mengatur tim proyek Meliputi penelusuran kinerja dari anggota tim, memotivasi anggota tim, memecahkan masalah serta konflik dan mengkoordinasikan perubahan dalam membantu meningkatkan kinerja proyek.
15 - Manajemen Komunikasi Proyek (Project communications management) Meliputi bagaimana menghasilkan, mengumpulkan, menyebarkan serta menyimpan informasi suatu proyek. Dalam manajemen komunikasi juga perlu dipahami dengan atau untuk siapa komunikasi dibutuhkan, bagaimana serta seberapa sering komunikasi harus dilakukan (Baca and Jansen, 2003). Tujuan dari manajemen komunikasi proyek adalah untuk memperkokoh hubungan antar personil, serta mendapatkan gagasan dan informasi penting untuk mencapai keberhasilan. Ada empat proses utama didalam komunikasi proyek: Perencanaan komunikasi Meliputi penetapan kebutuhan-kebutuhan akan informasi dan komunikasi pada para stakeholder, mencakup informasi apa yang dibutuhkan, kapan mereka membutuhkan serta bagaimana informasi dapat secara tepat disampaikan. Pendistribusian informasi Meliputi usaha agar informasi yang diperlukan oleh para stakeholder dapat terpenuhi. Laporan kinerja Meliputi pengumpulan dan penyebaran informasi kinerja, termasuk laporan status kinerja serta perkiraan kapan perkerjaan yang bersangkutan akan dapat diselesaikan.
16 Pengaturan stakeholder Meliputi bagaimana melakukan komunikasi yang tepat terhadap para stakeholder agar harapannya dapat terpenuhi terhadap keberhasilan suatu proyek. - Manajemen resiko proyek (Project risk management) Merupakan suatu proses identifikasi, analisis, serta jawaban terhadap resikoresiko yang berpotensi menghambat atau dapat menggagalkan jalannya suatu proyek. Ada enam proses utama yang termasuk didalam manajemen resiko: Perenacanaan manajemen resiko Meliputi keputusan bagaimana melakukan pendekatan terhadap resiko dan perencanaan nya didalam aktifitas suatu proyek. Identifikasi resiko Menentukan resiko-resiko mana saja yang mungkin memilki perngaruh terhadap proyek serta mendokumentasikan karakteristik dari setiap resiko yang ada agar mudah diantisipasi jika ada resiko yang serupa dikemudian hari. Analisa resiko Memprioritaskan resiko berdasarkan kemungkinan terjadi serta dampak yang diakibatkannya. Kuantifikasi resiko Meliputi perkiraan secara kuantitatif atau derajat ketidak pastian terhadap tingkat pengaruh yang ditimbulkan oleh sutu resiko.
17 Perencanaan tanggung jawab resiko Meliputi langkah-langkah yang dilakukan untuk menghasilkan atau meningkatkan kesempatan dan mengurangi ancaman dari suatu resiko terhadap tujuan suatu proyek. Memantau dan mengendalikan resiko Melakukan tindakan korektif serta aksi pencegahan dari resiko-resiko baru yang teridentifikasi serta tindakan penanganannya. Kemudian melakukan evaluasi terhadap efektifitas penyelesaian tersebut didalam suatu proyek. - Manajemen Pengadaan Proyek (Project procurement management) Meliputi bagaimana mendapatkan barang dan pelayanan dari pihak luar atau (rekanan). Ada enam proses utama dari manajemen pengadaan proyek: 1. Perencanaan pembelian Meliputi penentuan apa yang harus dibeli, kapan serta bagaimana dilakukan. 2. Perencanaan mengenai kontrak Meliputi penjelasan kebutuhan terhadap produk atau layanan yang diinginkan. Hasil dari perencanaan kontrak ini berupa dokumendokumen pengadaan seperti proposal permintaan (request for proposal), kriteria evaluasi serta pembaruan terhadap kontrak kerja. 3. Permintaan tanggapan dari penyedia Meliputi perolehan informasi, penawaran serta proposal dari para penyedia.
18 4. Pemilihan penyedia Meliputi pemilihan dari seluruh penyedia (seller) atau supplier melalui suatu proses evaluasi dan negosiasi kontrak. 5. Administrasi kontrak kerja Meliputi pengaturan seluruh kesepakatan serta hubungan dengan pihak penyedia yang terpilih. 6. Penutupan kontrak Meliputi penyelesaian dari setiap kontrak yang telah disepakati. Kompetensi diatas tersebut harus bisa diintegrasikan dengan baik agar komponen-komponen kegiatan proyek dapat berfungsi sebagai satu kesatuan guna mencapai tujuan proyek secara efektif dan efisien. Alat Bantu serta teknik-teknik dalam manajemen proyek Alat batu serta metode-metode dalam manajemen proyek digunakan untuk membantu para manajer proyek dan anggota tim proyek dalam mempermudah mereka dalam menerapkan ke sembilan area pengetahuan diatas, seperti penggunaan gantt charts, project network diagram, serta critical path analysis didalam manajemen waktu (project time management). Manajemen portfolio proyek Manajemen portfolio proyek dilakukan ketika suatu perusahaan atau organisasi memiliki banyak proyek dan mengelola proyek-proyek yang dijalankan seperti layaknya sebuah portfolio investasi yang memberikan kontribusi terhadap kesuksesan perusahaan secara keseluruhan.
19 2.2.2 Manajer Proyek Menurut Olson (2003) manajer proyek adalah seseorang yang dipekerjakan berdasarkan tanggug jawabnya yang tinggi dalam menyelesaikan proyek. Manajer proyek merupakan pimpinan tim yang membuat rencana dan keputusan, mengatur dan memberikan arah dalam mengerjakan proyek, memotivasi, berjiwa kepemimpinan, memiliki tanggung jawab yang tinggi dan mengendalikan praktisi yang mengerjakan proyek tersebut. 10 keterampilan dan kompetensi penting yang harus dimiliki oleh seorang manajer proyek (Schwalble, 2007): 1. People skills. 2. Leadership. 3. Listening. 4. Memiliki integritas, berprilaku etis serta konsisten. 5. Dapat membangun kepercayaan yang kuat. 6. Memiliki kemampuan komunikasi verbal yang baik. 7. Dapat membangun tim yang kuat. 8. Bisa mengatur serta mengatasi konflik. 9. Berpikir kritis dan memecahkan masalah. 10. Understand, balances priorities..2.1. Kriteria-kriteria dari Suatu Proyek Sukses
20 2.2.3 Kriteria-kriteria dari Suatu Proyek Sukses Dalam menjalankan suatu proyek suatu perusahaan perlu menentukan kriteriakriteria seperti apa yang dimiliki suatu proyek agar proyek tersebut dapat dikatakan sukses, menurut Schawalbe (2007) pada umum nya ada tiga kriteria suatu proyek dapat dikatakan sukses yaitu: - Proyek dapat memenuhi scope, time serta cost yang dapat disesuaikan atau diatur dengan baik sesuai dengan kapasitas yang ada tetapi tetap dapat memuaskan pihak sponsor. - Proyek dapat memuaskan pelanggan atau sponsor. - Hasil dari proyek yang dijalankan sesuai dengan tujuan utama proyek, seperti: bisa mengembalikan investasi dalam rentang kurun waktu yang telah ditentukan, bisa membuat pihak sponsor merasa puas. Sedangkan menurut Olson (2003) tiga faktor yang diyakini menentukan keberhasilan suatu proyek adalah: - Keterlibatan klien dalam proyek - Dukungan dari manajemen tingkat atas - Objektifitas dari proyek yang jelas Menurut Olson (2003) Pinto dan Slevin telah menyelidiki lebih dari 400 proyek dan menemukan critical success factor (CSF) berdasarkan urutannya berikut ini: - Misi proyek Dalam proyek harus memiliki tujuan dan arah yang jelas.
21 - Dukungan dari manajemen tingkat atas Untuk memastikan ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan. - Perencanaan atau Penjadwalan Perencanaan dan penjadwalan meliputi spesifikasi yang terperinci. - Konsultasi dengan pemilik proyek Semua pihak yang terlibat memberikan pendapatnya. - Anggota (personil) Dibutuhkan personil dengan kemampuan yang baik untuk diikutsertakan dalam tim proyek. - Kemampuan teknis Memiliki kemampuan teknis dan betul-betul mengerti proyek yang sedang dikerjakan. - Penerimaan dari pihak pemilik proyek Pemilik proyek menerima produk yang dihasilkan tersebut. - Pengawasan, pengendalian dan umpan balik Melakukan pengawasan secara berkala terhadap setiap tahap-tahap dalam proyek. - Komunikasi Komunikasi yang baik merupakan faktor utama dari keberhasilan manajemen proyek. - Penyelesaian masalah Menangani krisis dan penyimpangan yang terjadi. Initialitating process, planning process, executing process, closing process
22 2.3 Teknologi Informasi Teknologi informasi adalah suatu istilah yang menunjukkan berbagai macam hal dan kemampuan yang digunakan dalam pembentukan, penyimpanan, dan penyebaran informasi, yang mencakup komputer, jaringan komunikasi serta penggunaan kecanggihan teknologi informasi untuk memecahkan masalah dan memanfaatkan peluang yang diciptakannya. 2.3.1 Komponen Teknologi Informasi - Informasi Informasi adalah intepretasi data yang terorganisir dan mempunyai arti dan kegunaan. - Manusia Merupakan orang yang menggunakan teknologi informasi dalam melakukan pekerjaan atau kehidupan sehari-hari. - Prosedur Prosedur adalah langkah-langkah proses atau sekumpulan instruksi yang harus dilakukan untuk menyelesaikan suatu tugas atau hasil tertentu. - Perangkat Lunak Suatu program komputer yang memungkinkan hardaware untuk memproses data.
23 - Perangkat Keras Perangkat keras adalah komputer dan perlengkapan yang terhubung pada komputer tersebut. 2.4 Sistem Informasi Data dan informasi merupakan kelompok jenis-jenis sumber daya dalam sebuah sistem. Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang relatif tidak berarti bagi pemakai sedangkan Informasi merupakan data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi (information processor). Pengolah informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem konseptual. Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, elemen-elemen non komputer atau kombinasi keduannya. Sistem informasi adalah suatu kesatuan yang terdiri dari manusia, perangkat keras, priranti lunak, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mentransformasikan dan mendistribusikan informasi didalam suatu organisasi (O Brein, 2003). 2.5 Manajemen Proyek Teknologi Informasi Proyek tidak dapat dilakukan dengan cara mengisolasi diri. Proyek harus dilakukan dalam lingkungan organisasi yang luas. Manajer proyek memerlukan system thinking yaitu menggunakan sudut pandang yang menyeluruh mengenai proyek yang
24 dikerjakannya dan memahami bagaimana kaitannya dengan organisasi secara luas. Proyek haruslah dilakukan untuk mendukung / memenuhi kebutuhan dari bisnis. Menurut Schwalble (2007) System approach adalah pendekatan analitis dan menyeluruh untuk menyelesaikan masalah yang kompleks. Ada tiga bagian dalam system approach yaitu; Systems philosophy: memandang segala hal sebagai suatu sistem; Systems analysis: pendekatan pemecahan masalah; Systems management: mengarahkan isu bisnis, teknologi dan organisasi dalam merubah sistem. System approach digunakan oleh manajer proyek untuk mengerjakan proyek agar sesuai dengan tuntutan organisasi, bisnis dan memenuhi ekspektasi stakeholder. Three-Sphere Model untuk manajemen sistem meliputi aspek bisnis, organisasi dan teknologi. Sebuah proyek harus meliputi ketiga aspek tersebut untuk dapat mencapai keberhasilan. Organisasi dapat dipandang dalam empat frame yang berbeda yaitu: - Struktural Structural frame: fokus pada peran dan tanggung jawab, koordinasi, dan kontrol. Bagan organisasi dapat membantu memahami frame ini. - human resource Human resources frame fokus pada mempertemukan kebutuhan organisasi dan kebutuhan semua orang. - Political Political frame mengasumsikan bahwa organisasi adalah campuran koalisi dari berbagai kepentingan individu dan kelompok. Isu utama adalah konflik dan kekuasaan.
25 - Symbolic Symbolic frame fokus pada simbol dan arti beberapa peristiwa / kejadian yang saling berhubungan. Menurut Schwalble (2007) Proyek akan berhasil dengan baik pada kultur organisasi dengan karakteristik identitas anggota, penekanan pada grup, integrasi unit, toleransi resiko, kriteria penghargaan, toleransi konflik, fokus pada open-system yang semuanya telah umum dan seimbang dengan karakteristik lainnya. Menurut Schwalble (2007) Salah satu faktor utama suksesnya manajemen proyek adalah adanya komitmen dari manajemen puncak karena manajemen puncak dapat membantu manajer proyek memberikan sember daya yang memadai, memberikan persetujuan untuk suatu proyek yang unik dan sensitif terhadap waktu, memperoleh hubungan kerjasama dengan semua orang di organisasi dan dengan bimbingan manajemen puncak seorang manajer proyek dapat belajar bagaimana menjadi pemimpin yang lebih baik. Menurut Schwalble (2007) Komitmen yang baik dari organisasi sangat dibutuhkan dalam manajemen proyek. Jika suatu organisasi memiliki perilaku negatif terhadap TI misalnya maka akan sangat sulit untuk mencapai keberhasilan dalam proyek TI. Adanya CIO di posisi puncak akan membantu suksesnya proyek TI dan memasukkan orang non TI dalam proyek TI juga dapat menghasilkan komitmen yang lebih baik terhadap proyek TI. Standar dalam organisasi juga harus diperhatikan oleh manajer proyek. Standar dan acuan dapat membantu manajer proyek menjadi lebih efektif.
26 2.5.1 Tahap-tahap Proyek dan Daur Hidup Proyek Menurut Schwalble (2007) Suatu daur hidup proyek (project life cycle) adalah kumpulan dari project phase. Project phase tradisional terdiri dari concept, development, implementation, dan close-out. Proyek sering kali menghasilkan produk yang mana mengikuti life cycle. Phase-phase project life cycle, yaitu: 1. Initiation Pada tahap ini, lingkup proyek di definisikan dengan pendekatan untuk bisa men-deliver hasil yang diinginkan. Beberapa tool atau metodologi yang biasa digunakan dalam tahap ini adalah Project Charter, Business Plan, Project Framework (or Overview), Business Case Justification, and Milestones Reviews. 2. Planning Tahap kedua melakukan identifikasi secara detil serta penugasan bagi setiap pekerjaan sampai proyek berakhir. Di dalam tahap ini juga dilakukan analisa resiko serta mendefinisikan kriteria-kriteria suksesnya suatu proyek yang dijalankan. 3. Executing and controlling Mengeksekusi proyek meliputi pengambilan tindakan seperlunya untuk memastikan bahwa aktivitas dalam project plan telah lengkap. Termasuk juga berbagai pekerjaan yang diperlukan untuk memperkenalkan hardware, software dan prosedur baru hingga pada tahap pengoperasian yang normal.
27 4. Monitoring and Controlling adalah proses pengukuran kemajuan proyek berdasar tujuan yang telah ditetapkan, melihat deviasi dari project plan dan melakukan tindakan koreksi untuk menyesuikan kemajuan yang dicapai dengan project plan. Output-nya berupa performance reports dan revisi terhadap project plan. 5. Clousure meliputi penerimaan oleh stakeholder dan customer terhadap produk atau layanan akhir. Kalaupun proyek tidak terselesaikan maka secara formal tetap harus di tutup dengan tujuan untuk perefleksian dan mengetahui apa yang dapat diambil sebagai pelajaran untuk mengembangkan proyek lain di masa depan. Output dari proses ini adalah dokumen dokumen proyek dan pelajaran yang telah dipelajari yang merupakan bagian dari aset proses organisasional. Selain itu juga termasuk laporan akhir dan presentasi untuk sponsor dan manajemen senior. 2.5.2 Metodologi Umum Pelaksanaan Proyek Sistem Informasi Menurut Indrajit (2000) secara umum proyek-proyek sistem informasi dalam perusahaan atau organisasi dapat dikatagorikan dalam tiga kelompok besar, yaitu: - Proyek yang bersifat pembangunan jaringan infrastruktur teknologi informasi, menyangkut hal-hal mulai dari pengadaan dan instalasi komputer sampai dengan perencanaan dan pengembanagan infrastruktur jaringan.
28 - Proyek yang bersifat implementasi dari paket program aplikasi yang dibeli dipasaran dan diterapkan di perusahaan. - Proyek yang bersifat perencanaan dan pengembangan aplikasi yang dibuat sendiri secara khusus (customized software), baik oleh internal perusahaan maupun kerja sama dengan pihak luar seperti konsultan dan software house. Menurut Indrajit (2000) Secara garis besar ada enam tahap yang biasa dijadikan sebagai batu pijakan atau metodologi dalam melaksanakan aktifitas pengembangan proyek sistem informasi: 1. Tahap perencanaan Langkah ini merupakan suatu rangkaian kegiatan semenjak ide pertama yang melatar belakangi pelaksanaan proyek ini didapat, pendefinisian awal terhadap kebutuhan detail atau target yang harus dicapai dari proyek tersebut, penyusunan proposal, penentuan metodologi dan sistem manajemen proyek yang digunakan, sampai dengan penunjukan tim dan instruksi untuk mengeksekusi (memulai) proyek yang bersangkutan. 2. Tahap analis Secara prinsip ada dua aspek yang menjadi fokus analisis, yaitu aspek bisnis atau manajemen dan aspek teknologi. Analisis aspek bisnis dimulai dengan mempelajari karakteristik perusahaan yang bersangkutan, mulai dari aspek-aspek historis, struktur kepemilikan, visi, misi, kunci keberhasilan usaha (critical success factors), ukuran kinerja, strategi, program-program, dan hal terkait lainnya.
29 3. Tahap Desain Pada tahap desain, tim teknologi bekerja sama dengan tim bisnis atau manajemen melakukan perancangan komponen-komponen sistem terkait. 4. Tahap Konstruksi Berdasarkan desain yang telah dibuat, konstruksi atau pengembangan sistem yang sesungguhnya (secara fisik) dibangun. Dari semua tahapan yang ada, tahap konstruksi inilah yang biasanya paling banyak melibatkan sumber daya terbesar terutama dalam hal SDM, biaya dan waktu. 5. Tahap implementasi Tahap implementasi merupakan tahap yang paling kritis karena untuk pertama kalinya sistem informasi akan dipergunakan di dalam perusahaan. 6. Tahap pasca implementasi Pasca implemetasi adalah bagaimana manajemen memelihara sistem yang akan dikelola (maintenance, supports, dan service management). Seperti halnya sumber daya yang lain, sistem informasi akan mengalami perkembangan dikemudian hari. 2.6 Hasil Penelitian Proyek Teknologi Informasi saat ini Yayuk (2007) Berdasarkan data dari Standish Group, mereka telah melakukan penelitian parameter keberhasilan proyek perangkat lunak dengan mengidentifikasi alasan-alasan yang menyebabkan kegagalan proyek perangkat lunak. Untuk keperluan tersebut, proyek perangkat lunak diklasifikasikan ke dalam 3 tipe resolusi
30 yaitu resolusi tipe 1 untuk proyek sukses, resolusi tipe 2 untuk proyek challenged dan resolusi tipe 3 untuk proyek yang rusak (gagal). Aspek yang paling penting dari penelitian yang dilakukan Standish Group adalah menemukan sebab-sebab mengapa proyek gagal. Untuk keperluan ini jajak pendapat dilakukan pada manajer eksekutif IT untuk ditanyai pendapatnya tentang mengapa proyek bisa sukses. Ada tiga alasan utama yang bisa menyebabkan proyek perangkat lunak sukses, yaitu keterlibatan pengguna (user involvement), dukungan manajemen eksekutif (executive management support) dan pernyataan jelas dari kebutuhan (a clear statement of requirement). Memang ada beberapa kriteria yang lain, namun jika tiga elemen tersebut sudah pada tempatnya, maka kesempatan proyek akan sukses jauh lebih besar. Sebaliknya, bila hal tersebut tidak terpenuhi potensi gagal bisa meningkat tajam. Tabel 2.1 Kriteria Proyek Sukses Dalam jajak pendapat tersebut, responden juga diminta pendapatnya tentang faktor apa saja yang menyebabkan proyek challenged, hasilnya seperti terlihat dalam Tabel 2. 2.
31 Tabel 2.2 Kriteria Proyek Challanged Hasil jajak pendapat tentang opini mengapa proyek menjadi rusak dan terancam dibatalkan, faktor terbesar dikarenakan daftar kebutuhan yang kurang lengkap serta terlalu sedikitnya keterlibatan pengguna. Tabel 2.3 Kriteria Proyek Impaired Sebagai gambaran betapa masih tingginya tingkat kegagalan proyek perangkat lunak di negara yang telah maju sekalipun, tabel berikut menunjukkan perkembangan tingkat keberhasilan proyek pengembangan perangkat lunak (software development project) di Amerika Serikat dari tahun ke tahun :
Tabel 2.4 Tingkat Keberhasilan Proyek Perangkat Lunak 32