Buku Pedoman Penggunaan SIMPROSEK (Sistem Informasi Profil Sekolah) Oleh CV. Adisatya IT Consultant 2016
Daftar Isi Daftar Isi... i Daftar Gambar... iii 1 Pendahuluan... 1 1.1 Sekilas SIMPROSEK... 1 2 Ringkasan Sistem... 1 2.1 Ketentuan Umum Profil Sekolah... 1 2.2 Pengelompokan Peran... 1 3 Memulai Aplikasi... 2 3.1 Mengakses Aplikasi... 2 3.2 Login... 3 3.3 Menu Sistem... 4 3.4 Mengubah Sandi Pengguna... 5 3.5 Logout... 6 4 Sekolah... 6 5 Program Sekolah... 9 5.1 Menginput Program Sekolah... 9 5.2 Menghapus dan filter Progam Sekolah... 12 6 Prestasi... 14 6.1 Tambah Prestasi... 14 6.2 Hapus Prestasi... 15 6.3 Edit Prestasi... 16 7 Sarana dan Prasarana... 18 7.1 Menginput Sarana dan Prasarana... 18 8 Bantuan... 23 8.1 Tambah Bantuan... 23 8.2 Hapus Bantuan... 24 9 Galeri... 25 9.1 Tambah Galeri... 25 9.2 Menghapus Galeri... 27 10 Siswa... 29 10.1 Tambah Siswa... 29 10.2 Hapus Siswa... 31 11 PTK... 33 i
11.1 Tambah PTK... 33 11.2 Hapus PTK... 35 ii
Daftar Gambar Gambar 3.1 Web Browser... 2 Gambar 3.2 Ikon Browser... 2 Gambar 3.3 URL... 2 Gambar 3.4 Halaman Umum SIMPROSEK... 3 Gambar 3.5 Halaman Login SIMPROSEK... 3 Gambar 3.6 Halaman Login... 4 Gambar 3.7 Halaman Utama Pengguna... 4 Gambar 3.8 Halaman Utama SIMPROSEK... 5 Gambar 3.9 Mengubah Kata Sandi... 5 Gambar 3.10 Masukan Sandi... 6 Gambar 3.11 Sign Out... 6 Gambar 4.1 Menu Sekolah... 6 Gambar 4.2 Pilih Sekolah... 7 Gambar 4.3 Menu Edit Sekolah... 7 Gambar 4.4 Kolom Identitas Sekolah... 8 Gambar 4.5 File Upload... 8 Gambar 4.6 Simpan perubahan data sekolah... 8 Gambar 5.1 Menu Program Sekolah... 9 Gambar 5.2 Daftar Program Sekolah... 9 Gambar 5.3 Tambah Program Sekolah... 10 Gambar 5.4 Menambahkan jenis program... 10 Gambar 5.5 Menu Tambah Program Sekolah... 11 Gambar 5.6 Program sekolah tersimpan... 11 Gambar 5.7 Menghapus program sekolah... 12 Gambar 5.8 Konfirmasi penghapusan program sekolah... 12 Gambar 5.9 Memilih program sekolah untuk dihapus... 12 Gambar 5.10 Menghapus program sekolah yang dipilih... 13 Gambar 5.11 Menggunakan fitur Filter untuk penyaringan data Program Sekolah... 13 Gambar 6.1 Menu Prestasi... 14 Gambar 6.2 Menambahkan prestasi... 14 Gambar 6.3 Menghapus prestasi... 15 Gambar 6.4 Menghapus prestasi yang dipilih... 15 Gambar 6.5 Konfirmasi penghapusan prestasi... 16 Gambar 6.6 Pilih prestasi yang akan diubah... 16 Gambar 6.7 Mengubah prestasi sekolah dan menyimpan perubahan... 17 Gambar 7.1 Pilih menu Sarana & Prasarana... 18 Gambar 7.2 Menu Sarana & Prasarana... 18 Gambar 7.3 Isian penambahan sarana dan prasarana... 19 Gambar 7.4 Menghapus sarana dan prasarana... 19 Gambar 7.5 Konformasi penghapusan sarana dan prasarana... 20 Gambar 7.6 Memilih Sarana dan prasarana yang akan dihapus... 20 Gambar 7.7 Menghapus sarana dan prasarana yang dipilih... 21 Gambar 7.8 Menggunakan fitur Filter untuk menyaring data sarana dan prasarana... 22 Gambar 8.1 Memilih menu Bantuan... 23 iii
Gambar 8.2 Menu bantuan... 23 Gambar 8.3 Menambahkan bantuan\... 24 Gambar 8.4 Menghapus bantuan... 24 Gambar 8.5 Konfirmasi penghapusan bantuan... 25 Gambar 9.1 Memilih meenu Galeri... 25 Gambar 9.2 Menu galeri foto prasarana... 26 Gambar 9.3 Menambahkan foto prasarana... 26 Gambar 9.4 Menghapus foto prasarana... 27 Gambar 9.5 Konfirmasi penghapusan foto prasarana... 27 Gambar 9.6 Memilih foto prasarana yang akan hapus... 28 Gambar 9.7 Menghapus foto prasarana yang dipilih... 28 Gambar 10.1 Menu siswa... 29 Gambar 10.2 Menambah siswa dan menyimpan isian... 30 Gambar 10.3 Memilih siswa untuk dihapus... 31 Gambar 10.4 Menghapus siswa yang dipilih... 32 Gambar 10.5 Konfirmasi penghapusan siswa... 32 Gambar 11.1 Menu PTK... 33 Gambar 11.2 Menambah PTK (a)... 34 Gambar 11.3 Menambah PTK (b)... 34 Gambar 11.4 Menambah PTK (c)... 35 Gambar 11.5 Memilih PTK yang akan dihapus... 35 Gambar 11.6 Menghapus PTK yang dipilih... 36 iv
1 Pendahuluan 1.1 Sekilas SIMPROSEK SIMPROSEK merupakan aplikasi pendataan PTK(Pendidik Tenaga Kependidikan),siswa dan beberapa informasi mengenai sekolah. SIMPROSEK terdiri dari PTK, siswa dan fasilitas terkait sekolah dilingkungan Kabupaten Sekolah. Aplikasi SIMPROSEK ini dibuat dengan makasud mempermudah pendataan sekolah, siswa atau PTK yang berada di Kabupaten Kediri. Sehingga mempermudah masyarakat umum dalam mendapatkan informasi mengenai sekolah termasuk fasilitas yang ada di Kabupaten Kediri. 2 Ringkasan Sistem 2.1 Ketentuan Umum Profil Sekolah 1. Aplikasi SIMPROSEK dapat digunakan di mana saja selama terhubung internet. 2. Tidak ada batasan waktu pada pemakaian SIMPROSEK dalam arti bisa dipakai 24 jam penuh. 2.2 Pengelompokan Peran Ada beberapa jenis peran yang berlaku di dalam sistem informasi profil sekolah. Peran dan fungsi dari peran-peran pengguna profil sekolah adalah sebagai berikut. 1. BUPATI BUPATI dalam sistem informasi profil sekolah dapat melihat setiap menu yang ada. Dari menu profil, menu bantuan, menu kegiatan, menu profil siswa, menu prestasi, menu profil guru dan menu saranaprasarana. 2. DISDIKPORA DISDIKPORA sendiri berperan sebagai admin sistem dimana selain menginputkan sekolah dan menginputkan tahun ajaran. DISDIKPORA bertindak dalam 3. Operator Sekolah Operator Sekolah merupakan perwakilan yang ditunjuk setiap sekolah sebagai penanggung jawab dalam sistem informasi profil sekolah. Dimana mempunyai tugas menginputkan profil sekolah, fasilitas, prestasi, bantuan, progam sekolah, data guru, beasiswa dan data siswa. 1
3 Memulai Aplikasi 3.1 Mengakses Aplikasi Untuk menggunakan aplikasi sistem informasi profil sekolah yang mana merupakan aplikasi berbasis web ini, pengguna harus memlilki komputer / laptop yang terhubung ke jaringan, baik jaringan internet atau jaringan intranet (SIMDA). Menggunakan komputer yang terhubung ke jaringan tersebut, pengguna membuka web browser, yaitu aplikasi telusur yang terinstal di perangkat pengguna. Pengguna bisa menggunakan web browser Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer, Safari, Opera atau web browser lain yang tersedia. Namun paling disarankan bagi pengguna untuk menggunakan Google Chrome atau Mozilla Firefox untuk tampilan paling baik. Gambar 3.1 Web Browser Petunjuk melakukan akses ke SIMPROSEK akan dijelaskan pada langkah-langkah berikut. 1. Untuk memulai penggunaan sistem e-surat, buka web browser yang Anda miliki dengan memilih ikon browser lalu menekan tombol Enter keyboard Anda atau dobel klik ikon browser Anda. Gambar 3.2 Ikon Browser 2. Pada kotak URL, isi alamat web e-surat, yaitu SIMPROSEK.kedirikab.go.id lalu tekan Enter untuk memroses. Gambar 3.3 URL 2
3. Anda akan terhubung pada SIMPROSEK yaitu pada halaman umum SIMPROSEK. Gambar 3.4 Halaman Umum SIMPROSEK 4. Pada menu halaman umum terdapat form login jika kita memilih menu tersebut akan muncul halaman Login SIMPROSEK. Gambar 3.5 Halaman Login SIMPROSEK 3.2 Login Untuk bisa melakukan Login, yang dibutuhkan adalah Nomor Identitas dan kata sandi. Nomor Identitas pengguna yang digunakan adalah sebagai berikut: Nomor Induk Pegawai (NIP) bagi pegawai tetap/pns, Nomor Induk Kependudukan (NIK) bagi pegawai honorer. Berikut cara melakukan Login: 1. Pada halaman awal yaitu halaman Login dari SIMPROSEK, masukkan Nomor Identitas dan kata sandi pengguna. Setelah memasukkan nomor identitas dan sandi di kolom 3
masing-masing, tekan tombol Enter pada keyboard atau tekan tombol Masuk di bawah kolom sandi. Isinomer Isi sandi atau Gambar 3.6 Halaman Login 2. Saat pengguna berhasil masuk, akan ditampilkan halaman awal. Tampilan halaman awal ini akan berbeda-beda sesuai peran Anda sebagai pengguna. Berikut adalah contoh tampilan halaman utama pengguna sebagai operator sekolah. Gambar 3.7 Halaman Utama Pengguna 3.3 Menu Sistem Pada halaman utama SIMPROSEK, disisi kanan tampak Dasboard pengguna yang terdiri dari beberapa bagian widget atau tiga kolom yang bisa anda lihat seperti, jumlah PTK, Tahun ajaran dan total siswa 4
Gambar 3.8 Halaman Utama SIMPROSEK 3.4 Mengubah Sandi Pengguna Operator Sekolah bertanggung jawab dalam mengubah sandi pengguna, cara menginputkannya sebagai berikut: 1. Di Toolbar kanan atas pilih Ganti sandi Gambar 3.9 Mengubah Kata Sandi 2. Kemudian masukkan sandi lama dan sandi baru, seteelah itu klik button ubah sandi saya 5
Gambar 3.10 Masukan Sandi 3.5 Logout Jika ingin keluar dari aplikasi anda dapat memilih toolbar yang berada pada pojok kanan atas pilih Sign out Gambar 3.11 Sign Out 4 Sekolah Pada menu Sekolah Operator Sekolah hanya menginputkan visi, misi, lokasi sekolah, data pelengkap dan kontak sekolah. Karena untuk identitas sekolah sudah di inputkan DISDIKPORA. Cara menginputkannya adalah sebagai berikut. 1. Pertama, pengguna menekan menu Sekolah di menu utama, lalu akan keluar menu Profil Sekolah. Gambar 4.1 Menu Sekolah 6
Gambar 4.2 Pilih Sekolah 2. Kemudian pilih nomor NPSN, maka akan tampil halaman edit sekolah. Dihalaman tersebut identitas sekolah sudah di inputkan oleh DISDIKPORA operator sekolah hanya mengisi kolom setelahnya. Gambar 4.3 Menu Edit Sekolah 7
3. Untuk mencantumkan file struktur organisasi yang telah discan, pada kolom identitas sekolah, klik tombol Browse. Gambar 4.4 Kolom Identitas Sekolah 4. Sistem akan menampilkan jendela untuk memilih berkas. Pilih file struktur organisasi yang akan dimasukkan, tekan Open untuk membuka file. Gambar 4.5 File Upload Gambar 4.6 Simpan perubahan data sekolah 5. Ketika sudah selesai menginputkan profil sekolah pilih simpan. 8
5 Program Sekolah 5.1 Menginput Program Sekolah Setiap sekolah pada dasarnya mempunyai program sekolah yang menjadi unggulan sekolah tersebut. Berikut ini cara menginputkan program sekolah pada sistem. 1. Pertama pilih menu Program Sekolah pada menu utama, kemudian akan muncul halaman Daftar Program Sekolah pilih tambah. Gambar 5.1 Menu Program Sekolah Gambar 5.2 Daftar Program Sekolah 9
2. Setelah itu pilih simpan dan tambahkan lagi. Gambar 5.3 Tambah Program Sekolah 3. Pilih jenis Program. Jika masih kosong klik tanda maka sistem akan menampilkan halaman Tambah Jenis Program. Inputkan nama jenis program dan keterangan kemudian pilih simpan. Masukkan nama jenis program Masukkan keterangan Gambar 5.4 Menambahkan jenis program 10
4. Inputkan nama program dan keterangan sesuai dengan jenis program yang dipilih setelah itu pilih simpan. Dan jika kita memilih simpan dan tambahkan lagi maka akan kembali kemenu tambah program sekolah. Gambar 5.5 Menu Tambah Program Sekolah 5. Setelah berhasil ditambahkan, akan muncul pada halaman daftar program sekolah. Gambar 5.6 Program sekolah tersimpan 11
5.2 Menghapus dan filter Progam Sekolah Pada menu program sekolah selain menginputkan program juga bisa menghapus program sekolah. Cara menghapus progam sekolah ada dua cara. 1. Cara pertama dengan menghapus inputan yang salah, centang kolom yang diinginkan kemudian pilih aksi hapus setelah itu klik Jalankan. Gambar 5.7 Menghapus program sekolah 2. Kemudian akan muncul halaman konfirmasi. Pilih Ya, Saya Setuju Gambar 5.8 Konfirmasi penghapusan program sekolah 3. Cara kedua adalah dengan memilih jenis program yang akan dihapus. Gambar 5.9 Memilih program sekolah untuk dihapus 12
4. Pada sistem akan muncul halaman Edit Program sekolah yang dipilih. Pilih Hapus Gambar 5.10 Menghapus program sekolah yang dipilih Filter digunakan untuk memilih program sekolah yang anda inginkan dengan bantuan tools. Ketika ingin memfilter program sekolah, pilih filter. Akan memfilter berdasarkan jenis program. Gambar 5.11 Menggunakan fitur Filter untuk penyaringan data Program Sekolah 13
6 Prestasi Prestasi disini yang dimaksudkan adalah prestasi siswa dan prestasi guru. Baik dalam bidang non akademik maupun akademik, tingkat kabupaten provinsi maupun nasional. 6.1 Tambah Prestasi Anda dapat menambahkan prestasi dengan cara : 1. Pilih menu prestasi, anda akan melihat halaman daftar prestasi pilih tambah Gambar 6.1 Menu Prestasi 2. Setelah itu anda akan masuk halaman tambah prestasi, isi semua inputan yang tersedia. Kemudian pilih simpan. Gambar 6.2 Menambahkan prestasi 14
6.2 Hapus Prestasi Dalam menghapus prestasi anda dapat menggunakan dua cara: 1. Cara pertama dengan memilih menu prestasi kemudian pilih prestasi yang akan dihapus, kemudian pilih aksi hapus prestasi yang dipilih. klik jalankan. Gambar 6.3 Menghapus prestasi 2. Cara kedua adalah dengan cara klik prestasi yang akan dihapus, kemudian akan masuk halaman edit prestasi sekolah. Pilih button hapus. ketika muncul pop up pilih ya, saya yakin. Gambar 6.4 Menghapus prestasi yang dipilih 15
Gambar 6.5 Konfirmasi penghapusan prestasi 6.3 Edit Prestasi Ketika anda ingin mengedit prestasi yang sudah tersedia anda cukup memilih menu prestasi, setelah masuk kedalam halaman tambah prestasi pilih prestasi yang akan di edit, kemudian anda akan adibawa ke halaman edit prestasi sekolah, disana anda diminta memasukkan inputan yang sudah tersedia. Pilih simpan atau simpan dan tambahkan lagi jika masih ada yang ingin anda tambahkan lagi. Gambar 6.6 Pilih prestasi yang akan diubah 16
Gambar 6.7 Mengubah prestasi sekolah dan menyimpan perubahan 17
7 Sarana dan Prasarana 7.1 Menginput Sarana dan Prasarana Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Dalam sistem untuk mengiputkan sarana dan prasarana adalah sebagai berikut. 1. Pertama pilih menu Sarana & Prasarana pada menu utama, kemudian akan muncul halaman Daftar Sarana dan Prasarana. Gambar 7.1 Pilih menu Sarana & Prasarana Gambar 7.2 Menu Sarana & Prasarana 18
2. Pilih Tambah, akan muncul halaman tambah Sarana dan Prasarana. Gambar 7.3 Isian penambahan sarana dan prasarana 3. Inputkan Sarana Dan Prasarana yang akan di tambah. Setelah itu pilih Simpan atau Simpan dan Tambah Lagi jika ingin menambahkan inputan. 4. Untuk menghapus Sarana Dan Prasarana, centang pada kolom yang akan dihapus. Kemudian pilih aksi hapus pilih Jalankan. Gambar 7.4 Menghapus sarana dan prasarana 19
5. Akan ada halaman konfirmasi, pilih Ya, Saya Yakin. Gambar 7.5 Konformasi penghapusan sarana dan prasarana 6. Cara kedua adalah dengan cara memilih nama SMA pada kolom Sekolah. Gambar 7.6 Memilih Sarana dan prasarana yang akan dihapus 7. Setelah muncul halaman Edit Sarana dan Prasarana yang dihapus, pilih Hapus. 20
Gambar 7.7 Menghapus sarana dan prasarana yang dipilih 21
8. Ketika mencari sarana dan prasarana dengan jumlah data yang banyak, bisa menggunakan fitur Filter. Dengan memilih Filter pada halaman daftar Sarana Dan Prasarana. Gambar 7.8 Menggunakan fitur Filter untuk menyaring data sarana dan prasarana 22
8 Bantuan 8.1 Tambah Bantuan Setiap sekolah menerima setiap jenis bantuan dari pemerintah berbeda- beda. Operator sekolah mempunyai tugas menginputkan setiap bantuan yang masuk kedalam sekolah tersebut. Berikut ini langkah langkah dalam menginputkan bantuan tersebut. 1. Pertama pilih menu Bantuan pada menu utama, kemudian akan muncul halaman Daftar Bantuan. Gambar 8.1 Memilih menu Bantuan Gambar 8.2 Menu bantuan 2. Kemudian pilih Tambah seperti gambar diatas. Setelah muncul halaman bantuan, inputkan sesuai dengan bantuan yang masuk. Pilih simpan atau simpan dan tambahkan lagi jika masih ada bantuan lainnya. 23
Gambar 8.3 Menambahkan bantuan\ 8.2 Hapus Bantuan 1. Untuk menghapus data bantuan, centang kolom yang ingin dihapus. Kemudian pilih Jalankan. Gambar 8.4 Menghapus bantuan 24
2. Akan ada tampilan konfirmasi untuk penghapusan pilih Ya, Saya Setuju 9 Galeri Gambar 8.5 Konfirmasi penghapusan bantuan 9.1 Tambah Galeri Galeri-galeri yang tersedia dalam menu ini dibagi menjadi beberapa dimulai dari galeri prasarana, sarana dan sekolah. Cara menginputkan galeri pada ketiga bagian menu galeri adalah sama yaitu dengan cara: 1. Pilih menu galeri, pilih sub menu galeri mana yang akan di inputkan Gambar 9.1 Memilih meenu Galeri 25
2. Setelah masuk pada halaman daftar foto galeri yang dibutuhkan, pilih tombol tambah Gambar 9.2 Menu galeri foto prasarana 3. Ketika anda masuk halaman tambah foto galeri yang dipilih, inputkan semua dari nama prasarana, nama file dan keterangan. Pilih simpan. Gambar 9.3 Menambahkan foto prasarana 26
9.2 Menghapus Galeri Beda halnya dengan menginputkan, cara menghapus data pada galeri dapat menggunakan dua cara. 1. Cara pertama pilih menu galeri. Ketika anda sudah berada pada halaman daftar foto galeri yang dipilih. Centang sekolah yang nantinya akan dihapus. Pilih aksi hapus foto yang akan dipilih. Klik Jalankan. Akan ada tampilan konfirmasi untuk penghapusan pilih Ya, Saya Setuju. Gambar 9.4 Menghapus foto prasarana Gambar 9.5 Konfirmasi penghapusan foto prasarana 27
2. Cara kedua, klik sekolah yang datanya akan dihapus, pada edit foto sekolah klik Hapus. Gambar 9.6 Memilih foto prasarana yang akan hapus Gambar 9.7 Menghapus foto prasarana yang dipilih 28
10 Siswa 10.1 Tambah Siswa Siswa pada menu ini adalah berupa seluruh data siswa pada sekolah, untuk menambah data siswa pada suatu sekolah dengan cara sebagai berikut : 1. Pertama, pilih menu Siswa. Setelah masuk halaman daftar data siswa pilih tambah pada bagian kanan tengah. Gambar 10.1 Menu siswa 29
2. Kedua, pada halaman Tambah Data Siswa disediakan inputan yang harus diisi. Dimulai dari sekolah, nama siswa, jenis kelamin, tempat tanggal lahir dan seterusnya. Ketika sudah terisi semua inputan pilih Simpan. Gambar 10.2 Menambah siswa dan menyimpan isian 30
10.2 Hapus Siswa Jika anda mengalami kesalahan pada data siswa, anda bisa menghapus data siswa tersebut dengan cara: Sama seperti halnya tambah, anda harus memilih menu siswa setelah itu anda akan masuk kehalaman tambah daftar siswa. Pilih NIPD yang akan dihapus. Kemudian akan masuk halaman Edit Data Siswa. Pilih Hapus. Gambar 10.3 Memilih siswa untuk dihapus 31
Gambar 10.4 Menghapus siswa yang dipilih Gambar 10.5 Konfirmasi penghapusan siswa 32
11 PTK 11.1 Tambah PTK Menambah data Pendidik dan Tenaga Kependidikan (PTK) dengan cara pilih menu PTK, setelah masuk Daftar PTK, klik tombol atau button tambah Gambar 11.1 Menu PTK Anda akan masuk ke halaman Tambah PTK isikan semua inputkan yang disediakan sistem. Pilih Simpan setelah selesai 33
Gambar 11.2 Menambah PTK (a) Gambar 11.3 Menambah PTK (b) 34
Gambar 11.4 Menambah PTK (c) 11.2 Hapus PTK Cara menghapus data PTK dengan cara piliih menu PTK. Setelah masuk daftar PTK pilih Nama Lengkap. Gambar 11.5 Memilih PTK yang akan dihapus 35
Anda akan masuk ke halaman Edit PTK pilih Hapus. Gambar 11.6 Menghapus PTK yang dipilih 36