Aplikasi Sistem Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah Berbasis Elektronik (e-rkas)

Aplikasi Sistem Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah Berbasis Elektronik (e-rkas)

Pengisian e-rkas oleh Sekolah Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 For Evaluation Only. 1. Persiapan 1) Sebelum memulai melakukan pengisian e-rkas, pengguna wajib memastikan adanya jaringan internet yang stabil. 2) User ID dan password untuk masing-masing sekolah tersedia. Untuk sementara user ID menggunakan Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN) dan password adalah KOSONG. 3) Apabila diperlukan hardcopy RKAS untuk tahun anggaran yang direncanakan beserta rincian kegiatan dan komponennya sudah dipersiapkan. 2. Login ke dalam Aplikasi 1) Memulai aplikasi dilakukan dengan mengetik alamat situs/website e-rkas sebagaimana berikut : http://managedki.net/erkas2016 2) Tampilan dari RKAS berbasis elektronik ini adalah sebagai berikut: 3) Pada halaman awal e-rkas ini terdapat informasi bagi pengguna untuk melakukan login dengan menggunakan User ID dan Password untuk memulai pengisian RKAS. Aplikasi Sistem Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah Berbasis Elektronik (e-rkas) 1

4) Pengguna masuk ke aplikasi dengan login ke aplikasi sebanyak dua (2) kali. Login pertama dilakukan dengan memasukkan user id (Nomor NPSN) dan password (KOSONG). Login kedua dilakukan dengan memasukkan ks+nomor NPSN dan password (KOSONG). 2 Panduan Operasional

3. Keluar Aplikasi Melalui Logout Untuk tujuan keamanan penggunaan aplikasi serta informasi atau kegiatan yang sudah dibuat oleh sekolah, setiap kali pengguna ingin keluar dari aplikasi harus melalui menu logout. Menu logout tersedia di bagian sisi kanan atas halaman dashboard dibawah menu kepala sekolah. Apabila pengguna lupa untuk menekan logout untuk keluar aplikasi, maka pengguna bisa masuk ke aplikasi kembali melalui login setelah 60 detik. 4. Struktur Menu Halaman Dashboard Aplikasi 1) Setelah masuk ke aplikasi, tampilan awal dashboard yang dapat dilihat oleh pengguna seperti dibawah ini: Aplikasi Sistem Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah Berbasis Elektronik (e-rkas) 3

Secara umum, dashboard aplikasi e-rkas berisi informasi sekolah mengenai : nama sekolah serta pagu alokasi sekolah yang tersedia untuk satu tahun anggaran. Jumlah pagu sekolah ini terdiri dari alokasi dana Bantuan Operasional Sekolah (BOS) dan Bantuan Operasional Pendidikan (BOP) untuk sekolah tersebut. Informasi mengenai jumlah rombel dan jumlah siswa sekolah per triwulan. Informasi terkait Jadwal e-rkas 2016 Pengumuman dari pihak Suku Dinas dan/atau Dinas Pendidikan DKI Jakarta Di bagian sisi kiri atas halaman dashboard sekolah, terdapat menu yang diperlukan untuk pengisian e-rkas dari proses penganggaran sampai dengan proses pelaporan: 4 Panduan Operasional

Data Master: Berisi informasi daftar staf yang ditunjuk dan telah didaftarkan oleh sekolah untuk bertanggung jawab mengelola pengisian e-rkas. Kepala Sekolah mengisi nama staf yang akan menjadi pengguna dan bertanggung jawab terhadap e-rkas. Jumlah maksimum pengguna sistem e-rkas 8 orang dan harus berstatus PNS (Mempunyai Nomor Induk Pegawai NIP). Password awal dari setiap pengguna secara default-by system akan menggunakan Password KOSONG. Selanjutnya setiap pengguna bisa merubah password melalui menu pengaturan. Komponen: berisi informasi mengenai Standar Satuan Harga (SSH). SSH adalah rincian barang dan jasa yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan operasional sekolah disertai rincian harga yang ditetapkan oleh pemerintah. Aplikasi Sistem Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah Berbasis Elektronik (e-rkas) 5

Penerimaan: berisi informasi mengenai komposisi sumber dana RKAS sekolah. Komposisi sumber dana RKAS terdiri dari: Sisa Tahun Lalu, BOS dan BOP per triwulan. Sekolah berkewajiban mengisi penerimaan masing-masing jenis sumber dana setelah menerima dana di rekening sekolah. Apabila dana sudah diterima silahkan klik menu Penerimaan lalu Tambah Baru. Penerimaan >> Tambah Baru. Lalu silahkan pilih jenis sumber dana yang sudah diterima, Nilai dan Tanggal diterima dari menu drop-down lalu simpan. Sumber Dana >> Nilai >> Tanggal >> Simpan. Perencanaan: terdiri dari perencanaan Kegiatan Sekolah dan Rencana Anggaran Kas. Kegiatan berisi daftar kegiatan yang direncanakan oleh sekolah selama satu tahun anggaran. Anggaran Kas berisi rencana penyerapan anggaran setiap bulan yang digunakan untuk mendanai kegiatan yang telah direncanakan. 6 Panduan Operasional

Realisasi: berisi realisasi penyerapan anggaran sekolah untuk setiap kegiatan yang telah direncanakan dan sumber dana yang digunakan. Laporan: berisi ringkasan RKAS yang dicetak melalui lembar rencana kegiatan dan anggaran sekolah berdasarkan sumber dana. Contoh dari lembar RKAS yang sudah dicetak adalah sebagai berikut: Aplikasi Sistem Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah Berbasis Elektronik (e-rkas) 7

Di bagian sisi kanan atas halaman dashboard sekolah, terdapat menu untuk kepala sekolah melakukan perubahan terhadap detail data sekolah melalui sub-menu pengaturan, perubahan terhadap password, dan keluar dari aplikasi melalui menu logout. 5. Memulai pengisian e-rkas Perencanaan Kegiatan Pembuatan RKAS dimulai dengan melalukan perencanaan terhadap semua kegiatan, sub-kegiatan dan juga komponen barang dan jasa yang digunakan oleh sekolah. 1) Setelah login ke aplikasi silahkan klik menu perencanaan dan pilih Kegiatan Perencanaan >> Kegiatan 8 Panduan Operasional

2) Pengguna wajib mengisi informasi mengenai nama sekolah dengan melakukan klik terhadap menu drop-down di Cari Sekolah dan memilih sumber dana dari kegiatan yang akan dilakukan. 3) Untuk menambahkan kegiatan yang baru, silahkan klik icon Tambah Baru 4) Pilihlah bidang dari kegiatan yang akan dibuat melalui menu drop-down, kemudian pilihlah standar pendidikan dan juga sumber dana yang akan digunakan untuk membiayai kegiatan tersebut. Lalu klik Lihat Kegiatan. Tambah Baru >> Bidang >> Standar Pendidikan >> Sumber Dana >> Lihat Kegiatan Aplikasi akan menampilkan semua kegiatan yang tersedia menurut pemilihan pengguna terhadap bidang, standar pendidikan dan sumber dana. Aplikasi Sistem Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah Berbasis Elektronik (e-rkas) 9

5) Pilihlah kegiatan yang akan dibuat dengan mencontreng kotak sebelah kiri kode dan nama kegiatan. Lalu klik simpan. Pilih Kegiatan >> Simpan. 6) Apabila kegiatan sudah pernah dibuat, maka tampilan kegiatan tersebut akan berwarna merah. Hal ini berarti kegiatan tersebut tidak bisa dipilih lagi. 7) Setelah kegiatan berhasil dibuat, akan muncul tampilan sebagai berikut. 10 Panduan Operasional

Selanjutnya pengguna sebaiknya membuat semua kegiatan yang akan direncanakan oleh sekolah selama satu tahun anggaran. 8) Setelah semua kegiatan berhasil dibuat, selanjutnya pengguna mengisi komponen barang/jasa yang digunakan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan. Silahkan pilih menu dan ubah RKA. Menu >> Ubah RKA. Tampilan yang muncul setelah memilih Ubah RKA adalah seperti di bawah ini. Setelah itu pilihlah komponen barang dan jasa dengan melakukan klik Cari Komponen. Menu >> Ubah RKA >> Cari Komponen Aplikasi Sistem Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah Berbasis Elektronik (e-rkas) 11

9) Di bagian ini silahkan mencari atau menambahkan komponen barang atau jasa yang akan diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan dengan memilih hal berikut ini, kemudian klik Cari. Pekerjaan : Swakelola/Pihak Ketiga Kelompok Komponen : Standar Satuan Harga (SSH ) Rekening : Isilah dengan nama kode rekening Filter : Isilah dengan kata kunci, misalnya kertas A 4 Cari Komponen >> Pekerjaan >> Kelompok Komponen >> Rekening >> Filter >> Cari Untuk memudahkan pengguna mencari komponen, lampiran I dari petunjuk operasional ini memberikan contoh tentang daftar nama rekening dan kata kunci yang sering digunakan oleh sekolah. 12 Panduan Operasional

10) Hasil dari pencarian komponen akan menampilkan serangkaian pilihan barang/jasa yang bisa dipilih, lengkap dengan rincian harga dan spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan. Silahkan pilih barang atau jasa yang dibutuhkan dengan klik Pilih. 11) Isilah rincian kebutuhan komponen yang diperlukan dengan mengisi hal-hal berikut: Sub-title : Merupakan nama dari sub-kegiatan yang dibuat Lokasi : Keterangan tempat dari sub-kegiatan akan dilakukan Volume : Jumlah barang/jasa yang akan dibutuhkan PPN : Perkirakan apakah komponen sudah/belum kena pajak. Secara default, harga satuan barang sudah memasukkan pajak. Sehingga, jika harga barang diperkirakan sudah termasuk pajak, pilih TIDAK. Apabila masih perlu membayar pajak diluar harga satuan barang, silahkan pilih YA. Kemudian setelah selesai mengisi rincian tersebut, klik Tambahkan. Aplikasi Sistem Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah Berbasis Elektronik (e-rkas) 13

12) Hasil tampilan pembuatan sub-kegiatan dan pemilihan komponen sebagai berikut. Kemudian klik Simpan dan klik Ke Daftar Kegiatan untuk kembali ke menu kegiatan. 13) Apabila akan menambahkan komponen lain yang dibutuhkan untuk subkegiatan/kegiatan yang sama, pengguna bisa mengulang urutan langkah sebelumnya dari nomer (8) sampai nomer (12) dengan melakukan klik Menu. Begitu seterusnya sehingga rencana kegiatan sekolah selama satu tahun selesai dibuat. Catatan: Karena sub-kegiatan (sub-title) sudah dibuat, maka pemilihan sub-title diambil dari menu drop-down. 14 Panduan Operasional

14) Untuk menambahkan sub-kegiatan baru, silahkan mengulangi urutan langkah sebelumnya seperti dari nomer (8) sampai dengan nomer (12). 6. Memulai pengisian e-rkas Alokasi Rencana Penyerapan Apabila semua kegiatan termasuk di dalamnya sub-kegiatan sudah selesai dibuat, langkah selanjutnya adalah menentukan alokasi rencana penyerapan anggaran. 1) Silahkan Klik Perencanaan dan Anggaran Kas. Kemudian isi nama sekolah dan sumber dana dari menu drop-down. Kemudian silahkan klik icon untuk melakukan pengeditan rencana penyerapan anggaran. Gambar tambahkan nama kegiatan. Perencanaan >> Anggaran Kas >> 2) Silahkan klik pilihan Edit AKB. Aplikasi Sistem Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah Berbasis Elektronik (e-rkas) 15

3) Selanjutnya klik Ubah. Edit AKB >> Ubah 4) Silahkan melakukan alokasi anggaran penyerapan dari penggunaan komponen yang sudah dipilih selama 12 bulan. Catatan: Pengalokasian anggaran harus menyisakan Rp.0,- 4.1 Apabila ingin membagi rata selama 12 bulan, silahkan klik Bagi Rata >> Simpan. 4.2 Apabila ingin menentukan alokasi sendiri, silahkan isi di kolom Bulan lalu Simpan. Hal ini bisa dilakukan dengan membagi rata seperti 4.1. dan kemudian melakukan penyesuaian masing-masing bulan. 16 Panduan Operasional

5) Hasil tampilan setelah menentukan alokasi penyerapan anggaran adalah sebagai berikut. Aplikasi Sistem Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah Berbasis Elektronik (e-rkas) 17

18 Panduan Operasional