PENYUSUN LAPORAN 1. Ketua Lembaga Penjaminan Mutu : Dr. Ary Susatyo Nugroho, M.Si 2. Sekretaris Lembaga Penjaminan Mutu : Drs. Djoko Purnomo, MM 3. Kepala Pusat Penjaminan Mutu Internal : Endah Rita S.Dewi, M.Si 4. Kepala Pusat Penjaminan Mutu Eksternal : Drs. Suyoto, M.Pd i
DAFTAR ISI Halaman DAFTAR ISI...1 KATA PENGANTAR...2 A. LATAR BELAKANG...3 B. PELAKSANAAN MONITORING DAN EVALUASI LAYANAN DOSEN WALI...5 C. INSTRUMEN MONITORING DAN EVALUASI LAYANAN DOSEN WALI...7 D. HASIL MONITORING...8 E. EVALUASI DAN TINDAK LANJUT...9 F. SIMPULAN...11 G. REKOMENDASI...11 H. PENUTUP...12 I. DAFTAR PUSTAKA...13 LAMPIRAN 1
KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkah dan limpahan rahmat-nya, sehingga kegiatan Monitoring dan Evaluasi (Monev) Layanan Dosen Wali Universitas PGRI Semarang dapat diselesaikan. Ucapan terimakasih kami sampaikan kepada yang terhormat 1) Ketua YPLP PT PGRI Semarang; 2) Rektor Universitas PGRI Semarang; 3) Serta pihak-pihak terkait atas terselenggaranya kegiatan Monitoring dan Evaluasi Layanan Dosen Wali Universitas PGRI Semarang dengan segala fasilitas dan dukungan yang telah diberikan. Monev Layanan Dosen Wali ini sebagai upaya penjaminan mutu memperoleh informasi layanan dosen wali kepada mahasiswa terkait dengan kepentingan akademik mahasiswa yang merupakan salah satu bagian implementasi dalam penyelenggaraan catur dharma dalam ketercapaian visi dan misi UPGRIS. Lembaga Penjaminan Mutu UPGRIS berharap hasil monitoring dan evaluasi layanan dosen wali ini dapat dipergunakan sebagai bahan masukan dan pertimbangan mutu penyelenggaraan pendidikan Perguruan Tinggi. Selanjutnya, periode mendatang terus dilakukan monitoring dan evaluasi layanan dosen wali Universitas PGRI Semarang terhadap seluruh sivitas akademika sehingga pihak-pihak yang berkepentingan dapat melakukan perbaikan. LPM Universitas PGRI Semarang 2
A. LATAR BELAKANG Pembangunan pendidikan nasional merupakan upaya untuk mengembangkan kemampuan berpikir rasional, membentuk watak dan peradaban bangsa Indonesia yang cerdas serta bermartabat. Pembangunan pendidikan nasional bertujuan mengembangkan potensi peserta didik agar menjadi manusia yang beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berakhlak mulia, sehat, berilmu, cakap, kreatif, mandiri, dan menjadi warga negara yang demokratis serta bertanggung jawab. Pembangunan pendidikan bagi kemajuan bangsa sangat penting, maka perguruan tinggi harus aktif dalam mewujudkan fungsi dan peran pendidikan melalui visi dan misinya. Visi dan misi merupakan cita-cita yang akan dicapai oleh perguruan tinggi, maka untuk mencapai visi dan misi tersebut telah disusun rencana strategis. Rencana tersebut dapat diklasifikasikan dalam katagori rencana jangka pendek, rencana jangka menengah dan rencana jangka panjang. Universitas PGRI Semarang sebagai perguruan tinggi yang mencetak para cendekiawan harus mampu membawa perubahan positif bagi bangsa Indonesia. Sistem pendidikan nasional harus mampu menjamin pemerataan kesempatan pendidikan, peningkatan mutu serta relevansi dan efisiensi manajemen pendidikan. Selain itu, juga untuk menghadapi tantangan sesuai dengan tuntutan perubahan kehidupan lokal, nasional dan global. Sehingga perlu dilakukan pembaharuan pendidikan secara terencana, terarah, dan berkesinambungan. Perubahan yang terjadi dapat mencakup quality program, strategic change, dan cultural change. Hal ini berarti perubahan tersebut mencakup baik sistem maupun budaya. Dengan adanya dinamika lingkungan eksternal yang terjadi dan dengan melihat Perkembangan Universitas PGRI Semarang pada tahun terakhir karenanya dibutuhkan cara pandang baru. Strategi untuk melaksanakan visi, misi dan tujuan dituangkan dalam Renstra 2015-2019. Paradigma baru yang dipandang tanggap terhadap perkembangan tersebut adalah outward looking, yaitu berorientasi kepada pelayanan Universitas PGRI Semarang kepada pihak luar dengan memanfaatkan secara optimal potensi internal. Universitas PGRI Semarang, terbentuk pada tanggal 17 April 2014, berdasarkan Surat Keputusan 3
Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 143/P/2014 Universitas PGRI Semarang merupakan perubahan sekaligus penggabungan dari dua perguruan tinggi yaitu IKIP PGRI Semarang dengan Akademi Teknologi Semarang (ATS). Adapun Visi UPGRIS adalah Menjadi Universitas yang Unggul dan Berjatidiri. Misi UPGRIS adalah Menyelenggarakan Catur Dharma (Pendidikan, Penelitian, Pengabdian kepada Masyarakat, dan Peneladanan) untuk membentuk insan cendekia serta pemimpin yang unggul dan berkarakter Kebangsaan bagi kemaslahatan hidup dan kehidupan. Tujuan UPGRIS adalah: 1) Membentuk insan cendekia yang unggul dan berkarakter teruntuk kemaslahatan hidup dan kehidupan; 2) Membentuk pemimpin yang unggul dan berkarakter Kebangsaan; 3) Mengembangkan dan menyebarkan ilmu pengetahuan, teknologi, budaya, dan seni dengan wawasan global, komitmen nasional, dan kearifan lokal; 4) Membangun kehidupan bermartabat. Program sarjana (S1) reguler yang ada di Universitas PGRI Semarang, adalah program pendidikan akademik setelah pendidikan menengah, yang memiliki beban studi sekurang-kurangnya 144 (seratus empat puluh empat) sks dan sebanyak-banyaknya 160 (seratus enam puluh) sks yang dijadwalkan untuk 8 (delapan) sem ester dan dapat ditempuh dalam waktu kurang dari 8 (delapan) semester dan paling lama 14 (empat belas) semester. Untuk membantu kelancaran belajar mahasiswa, Fakultas/Jurusan/ Program Studi menetapkan dosen wali yang akan membimbing mahasiswa dalam kegiatan akademik selama menempuh studi Program Sarjana, dan Program Pascasarjana. Jumlah mahasiswa yang dibimbing dosen wali disesuaikan dengan kemampuan Fakultas/Jurusan/Program Studi. Mengingat pentingnya informasi layanan dosen wali UPGRIS maka Lembaga Penjaminan Mutu perlu melakukan monitoring dan evaluasi layanan dosen wali tahun melalui angket, sehingga hasil analisis tersebut diharapkan dapat menjadi bahan masukan dan kajian kepada Perguruan Tinggi dalam hal ini Universitas PGRI Semarang, khususnya dalam bidang akademik. 4
B. PELAKSANAAN MONITORING DAN EVALUASI LAYANAN DOSEN WALI UPGRIS Di dalam pelaksanaan monev kegiatan ini dilakukan berbagai tahapan kegiatan dengan hasil sebagai berikut. Tabel 1. Tahapan Kegiatan Monitoring dan Evaluasi Layanan Dosen Wali Universitas PGRI Semarang Hari/tgl Kegiatan Pihak yang Terlibat Hasil Dokumen Selasa, 05 April Penyusunan angket LPM Draf angket Selasa, 12 April Validasi ahli LPM, pakar pendidikan Draf koreksi Rabu, Penyusunan LPM Angket 20 April angket final 5
25-27 Pengisian Petugas LPM Angket April angket layanan terisi dosen wali 2-4 Mei Pengolahan LPM Data angket Monev analisis layanan dosen wali 08 Juni Pembuatan LPM Draft draft laporan laporan Senin, Pembuatan LPM dalam 27 Juni draft laporan FGD 01 Penyusunan LPM Laporan Agustus laporan final 6
C. INSTRUMEN MONITORING DAN EVALUASI LAYANAN DOSEN WALI UPGRIS ANGKET LAYANAN DOSEN WALI UNIVERSITAS PGRI SEMARANG Prodi : Angkatan/Semester : Jenjang : S1/S2* Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan Tanggal Pengisian : PETUNJUK: 1. Anda diminta untuk mengisi angket berikut. 2. Tujuan survei ini untuk membantu UPGRIS mengevaluasi kepuasan Anda terhadap pelayanan administrasi akademik di UPGRIS. 3. Respons Anda akan digunakan untuk membantu meningkatkan kualitas pelaksanaan pelayanan administrasi akademik UPGRIS. 4. Angket ini bersifat anonim, Anda tidak perlu menuliskan identitas nama. 5. Beri tanda ceklis ( ) pada kolom pilihan jawaban yang tersedia: 1. Kurang Baik 2. Cukup Baik 3. Baik 4. Sangat Baik No. a. Sikap Pernyataan 1. Kesantunan Dosen Wali dalam memberikan pelayanan akademik mahasiswa. 2. Keramahtamahan Dosen Wali dalam memberikan pelayanan akademik mahasiswa. 3. Kepedulian Dosen Wali dalam memahami kepentingan dan/atau kesulitan mahasiswa. b. Kualitas Layanan 1. Kualitas layanan Dosen Wali untuk memenuhi kepentingan mahasiswa. 2. Dosen Wali memberikan bantuan kepada mahasiswa apabila menghadapi masalah akademik. 3. Ketepatan waktu pelayanan Dosen Wali dalam memberikan pelayanan akademik mahasiswa. c. Kompetensi 1. Dosen Wali memiliki kemampuan untuk melayani kepentingan akademik mahasiswa. 2. Kecakapan Dosen Wali dalam penguasaan informasi dan/atau meteri terkait layanan akademik. 3. Kejelasan prosedur pelayanan Dosen Wali dalam memberikan pelayanan akademik mahasiswa. 4. Konsistensi Dosen Wali dalam memberikan pelayanannya. *) coret yang tidak sesuai 7 SKOR 1 2 3 4
D. HASIL MONITORING Data Rekap Monev Layanan Dosen Wali Disajikan Pada Tabel Berikut: No Kompetensi Skor 1 2 3 4 TOTAL 1 Sikap 0,93 16,43 46,27 36,36 100 2 Kualitas Layanan 1,52 20,26 48,95 29,27 100 3 Kompetensi 0,96 18,27 48,16 32,60 100 Grafik Data Rekap Monev Layanan Dosen Wali Per Fakultas 8
E. EVALUASI DAN TINDAK LANJUT Monitoring dan evaluasi layanan dosen wali tahun dilakukan melalui pengisian angket oleh mahasiswa, yang selanjutnya dilakukan analisis data. Secara umum layanan dosen wali kepada mahasiswa yang dievaluasi meliputi 3 aspek yaitu aspek sikap mendapatkan skor 46,27% (baik) dan 36,36% (sangat baik). Aspek sikap terkait dengan Kesantunan Dosen Wali dalam memberikan pelayanan akademik mahasiswa, Keramahtamahan Dosen Wali dalam memberikan pelayanan akademik mahasiswa, Kepedulian Dosen Wali dalam memahami kepentingan dan/atau kesulitan mahasiswa. Aspek kualitas layanan dengan skor 48,95% (baik) dan 29,27% (sangat baik). Aspek kualitas layanan terkait dengan Kualitas layanan Dosen Wali untuk memenuhi kepentingan mahasiswa, Dosen Wali memberikan bantuan kepada mahasiswa apabila menghadapi masalah akademik, Ketepatan waktu pelayanan Dosen Wali dalam memberikan pelayanan akademik mahasiswa. Aspek kompetensi dengan skor 48,16% (baik) dan 32,60% (sangat baik). Aspek kompetensi meliputi Dosen Wali memiliki kemampuan untuk melayani kepentingan akademik mahasiswa, Kecakapan Dosen Wali dalam penguasaan informasi dan/atau meteri terkait layanan akademik, Kejelasan prosedur pelayanan Dosen Wali dalam memberikan pelayanan akademik mahasiswa, Konsistensi Dosen Wali dalam memberikan pelayanannya. Dosen wali akan membimbing mahasiswa dalam kegiatan akademik selama menempuh studi baik Program Sarjana maupun Program Pascasarjana. Secara umum tugas dosen wali adalah sebagai berikut. 1. Menerima dan memberikan penjelasan kepada mahasiswa tentang cara belajar di Perguruan Tinggi. 2. Mengidentifikasi masalah yang dihadapi mahasiswa tentang kesulitan/kebutuhan dalam menggunakan sarana akademik. 3. Memberikan pengarahan tentang pentingnya studi kelompok diskusi dan melatih diri untuk berfikir secara analitis serta mengadakan pengawasan. 4. Memberikan penjelasan tentang administrasi pendidikan (aturan akademik, pengertian sks, strategi belajar, strategi dalam memperbaiki IP (Indeks 9
Prestasi) dan mempercepat kelulusan, pengisian KRS (Kartu Rencana Studi) dll. 5. Menerima laporan yang menyangkut kesulitan-kesulitan dalam mengikuti kegiatan akademik. 6. Mendorong mahasiswa senang dan gemar berdiskusi, seminar atau penulisan ilmiah. Selanjutnya, tugas khusus dosen wali adalah sebagai berikut. 1. Menjadwal kegiatan pertemuan berkala dengan mahasiswa yang dibimbingnya. 2. Mengadakan pertemuan berkala dengan mahasiswa yang dibimbingnya sesuai dengan jadwal yang telah dibuat dan disepakati bersama. 3. Menerima keluhan dan laporan tentang kemajuan belajar mahasiswa, baik saat pertemuan terjadwal maupun di luar acara pertemuan. 4. Memberi pengarahan kapada mahasiswa yang dibimbingnya tentang berbagai keluhan dan laporan yang disampaikannya tentang masalah-masalah akademik atau masalah masalah yang dapat menganggu proses belajar mahasiswa. 5. Secara berkala mengadakan pertemuan antar dosen wali bersama Ketua Program Studi di bawah koordinasi Bidang Kemahasiswaan. 6. Memberikan laporan tertulis pada setiap akhir semester tentang kemajuan belajar mahasiswa yang dibimbingnya atau hal-hal khusus lainnya tentang mahasiswa yang dibimbingnya kepada Ketua Program Studi. 7. Menerima salinan Kartu Hasil Studi (KHS) mahasiswa yang dibimbingnya pada setiap akhir semester dan meneliti kembali keberhasilan studi mahasiswa melalui KHS tersebut. 8. Menandatangani KRS (Kartu Rencana Studi), KPRS (Kartu Perubahan Rencana Studi), surat permohonan cuti akademik, Kartu Kendali, surat permohonan pindah, surat ijin tidak mengikuti kuliah/praktikum karena sebab yg penting di luar sakit/ musibah, permohonan untuk mengikuti kuliah lintas Prodi, kartu rencana studi untuk mengikuti kuliah dalam SP (Semester Pendek), dan surat permohonan mengikuti ujian susulan diluar sakit/musibah, serta surat lainnya yang belum diatur dalam aturan ini. 10
9. Menerima pemberitahuan dari Prodi/Wakil Bidang Akademik tentang masalah administrasi akademik penting (seperti pelanggaran akademik, tidak daftar ulang, cuti akademik, pindah dan lain sebagainya) untuk mahasiswa yang dibimbingnya. 10. Bila dipandang perlu, Dosen wali dapat berkonsultasi kepada pimpinan Prodi, dan bahkan dapat menghubungi orang tua dari mahasiswa bimbingannya untuk penyelesaian masalah akademiknya. Dengan demikian, pembimbingan oleh dosen wali kepada mahasiswa terutama dalam bidang akademik perlu untuk terus diperbaiki dan ditingkatkan, sehingga rencana studi mahasiswa dapat berjalan sesuai harapan, yang secara otomatis akan berpengaruh terhadap keberlangsungan, kelestarian dan kesuksesan jangka panjang lembaga dalam hal ini Universitas PGRI Semarang. F. SIMPULAN Monev layanan dosen wali tahun dapat terlaksana dengan baik. Aspek sikap, kualitas layanan dan kompetensi dosen wali tergolong baik, sehingga ketiga aspek tersebut perlu untuk terus ditingkatkan dan diperbaiki. G. REKOMENDASI Berdasarkan hasil monev layanan dosen wali Tahun yang telah disimpulkan, maka Lembaga Penjaminan Mutu UPGRIS memberikan rekomendasi secara umum bahwa: Kualitas layanan dosen wali terus ditingkatkan, dengan 1. melaksanakan tugasnya berdasarkan tata aturan perwalian; 2. memperhatikan kode etik kehidupan akademik; dan 3. meningkatkan koordinasi dengan unit-unit kerja lainnya dalam rangka perwalian. 11
H. PENUTUP Dosen wali memiliki peran penting dalam membantu mahasiswa menyelesaikan program studinya dengan baik sesuai dengan minat dan kemampuannya. Sehingga rencana studi mahasiswa sejak semester awal dapat terkelola dengan baik dan pada akhirnya mahasiswa mampu menyelesaikan studi tepat waktu. Dosen wali dapat diibaratkan sebagai orang tua mahasiswa saat di kampus, dengan demikian bimbingan, perhatian kepada mahasiswa dapat dilakukan secara intensif untuk mendapatkan hasil yang maksimal. 12
I. PUSTAKA Pedoman Pendidikan Universitas PGRI Semarang. 2015. Universitas PGRI Semarang. 13