LAPORAN PERKEMBANGAN PELAKSANAAN QUICK WINS BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN 31 MEI 2013 1. Peningkatan Pelayanan Pendaftaran Produk Pangan Low risk secara online. 2. Peningkatan Transparansi, Efisiensi dan Efektifitas Pelayanan Notifikasi Kosmetik melalui e-payment. 2013
DAFTAR ISI DAFTAR ISI... i PENDAHULUAN... 1 A. PENINGKATAN PELAYANAN PENDAFTARAN PRODUK PANGAN LOW RISK SECARA ON LINE... 1 Latar Belakang... 1 Laporan Pelaksanaan... 2 B. PENINGKATAN TRANSPARANSI, EFISIENSI DAN EFEKTIFITAS PELAYANAN NOTIFIKASI KOSMETIK MELALUI E-PAYMENT... 4 Latar belakang... 4 Laporan Pelaksanaan... 5 PENUTUP... 9 i
PENDAHULUAN Merujuk pada definisi, Quick Wins merupakan suatu inisiatif mudah dan cepat untuk mengawali suatu program yang besar dan sukar. Program ini dimaksudkan untuk membangun tingkat kepercayaan masyarakat serta mewujudkan tata pemerintahan yang baik dan bersih. Badan Pengawas Obat dan Makanan merupakan Lembaga Pemerintah Non Kementerian yang bertanggung jawab dalam pengawasan Obat dan Makanan, berperan aktif dalam melindungi masyarakat terhadap peredaran Obat dan Makanan yang tidak memenuhi syarat. Di sisi lain sebagai lembaga yang memiliki fungsi pelayanan publik, Badan Pengawas Obat dan Makanan senantiasa berkomitmen untuk dapat memberikan pelayanan yang cekatan, efisien, profesional, pasti, akuntabel, tanggap, dan transparan. Untuk mewujudkan fungsi pengawasan serta fungsi pelayanan publik yang baik tersebut, Badan Pengawas Obat dan Makanan telah mengusulkan 2 (dua) program kegiatan yang dijadikan Quick Wins pada usulan Reformasi krasi tahun yaitu: 1. Peningkatan Pelayanan Pendaftaran Produk Pangan Low Risk secara Online. 2. Peningkatan Transparansi, Efisiensi, dan Efektifitas Pelayanan Notifikasi Kosmetik melalui e-payment. Selanjutnya sebagai wujud pertanggungjawaban dari usulan 2 (dua) program Quicks Wins tersebut maka perlu disampaikan hasil kegiatan tersebut dan pelaksanaannya di Badan Pengawas Obat dan Makanan. A. PENINGKATAN PELAYANAN PENDAFTARAN PRODUK PANGAN LOW RISK SECARA ON LINE Latar Belakang Sebelum produk pangan beredar di masyarakat, dilakukan evaluasi (penilaian pre market) yang meliputi aspek keamanan, mutu, gizi, dan label pangan. Sesuai dengan salah satu misi Badan Pengawas Obat dan Makanan adalah pengawasan pre market dan post market Obat dan Makanan berstandar internasional, maka evaluai pre market produk pangan juga diarahkan sesuai dengan standar internasional. 1
Berdasarkan data produk pangan yang terdaftar di Badan Pengawas Obat dan Makanan maka terlihat adanya peningkatan jumlah produk pangan terdaftar. Hal ini juga memperlihatkan bahwa proporsi pendaftaran produk pangan Low Risk lebih tinggi dibandingkan dengan kategori pangan lainnya, sehingga berpengaruh pada kebutuhan alokasi sumber daya yang cukup besar dan kinerja. Dengan diluncurkannya program Quick Wins Peningkatan Pelayanan Pendaftaran Produk Pengan Low Risk secara Online, diharapkan dapat memberikan dampak mengurangi tingginya beban kerja internal proses serta terlayaninya pelaku usaha lebih baik dan transparan. Laporan Pelaksanaan Setelah soft launching e-registration Pangan Low Risk pada tanggal 31 Januari dan diimplementasikan pada tanggal 1 Maret, kemudian secara terus menerus dilakukan pengembangan aplikasi agar diperoleh sistem yang lebih efisien, efektif, dan akuntabel. Tabel 1. Realisasi Rencana Kerja dan Persiapan Program Peningkatan Pelayanan Pendaftaran Produk Pangan Low Risk secara Online No Kegiatan Jadwal 1 Penyusunan Tim Kerja. 2 Pembahasan legal aspek. 3 Pengembangan sistim aplikasi registrasi online yang terintegrasi dengan e- registration. Januari Maret- Oktober Juli- November (Ribuan) Rp.182.800. PIOM - Terlaksana bulan Januari. - Biaya bersama Rp.230.000. PIOM + Hukmas Rp.70.000. - Pembahasan telah dimulai sejak bulan Januari. - SK diterbitkan pada bulan Januari 2013. - Biaya bersama Telaksana sesuai jadwal. 2
No Kegiatan Jadwal (Ribuan) 4 Penyiapan infrastruktur. 5 Uji coba sistem internal dan eksternal (10 perusahaan). 6 Penyiapan modul pelatihan penggunaan sistem. 7 Penyusunan juknis berdasarkan kategori pangan dalam rangka pengembangan e-registration. 8 Pengembangan master data untuk mendukung perkembangan e- registration. Juni- Desember Oktober- Desember September- Oktober September- Oktober September- Oktober Rp.250.000. PIOM - Terlaksana Juli- Desember, pengadaan server dan komputer. - Biaya bersama Rp.160.000. PIOM Terlaksana, biaya bersama kegiatan e-gov yang lainnya. Rp.50.000. PIOM Terlaksana, Penyusunan user manual, tanpa biaya. Rp.30.000. Rp.70.000. Terlaksana September sampai dengan November. Terlaksana September sampai dengan November. 9 Sosialisasi. Desember - Januari 10 Implementasi. Mulai Februari Rp.380.000. PIOM + Rp.380.000. PIOM + Terlaksana bulan Februari sampai dengan Maret, biaya bersama Dit. dan PIOM. Terlaksana bulan Maret, biaya bersama HUT Badan POM. 3
Tabel 2. Rencana Kerja dan Program Implementasi Peningkatan Pelayanan Pendaftaran Produk Pangan Low Risk Secara Online No Kegiatan Jadwal (Ribuan) 1 Pelaksanaan monitoring. Mulai Maret 2 Evaluasi. Juni, September, Nopember 3 Pelaporan. Juni, September, Nopember 4 Perbaikan berkelanjutan. Rp.30.000. PIOM + Rp.75.000. PIOM + Rp.75.000. PIOM + Rp.30.000. PIOM + Terlaksana. Biaya bersama Terlaksana. Biaya bersama Terlaksana. Biaya bersama Terlaksana. Biaya bersama B. PENINGKATAN TRANSPARANSI, EFISIENSI, DAN EFEKTIFITAS PELAYANAN NOTIFIKASI KOSMETIK MELALUI E-PAYMENT Latar belakang Dalam rangka mendukung e-government, Badan Pengawas Obat dan Makanan sejak tahun telah membangun aplikasi Sistem Notifikasi Kosmetik yang bertujuan mempercepat proses notifikasi produk kosmetik menggunakan Sistem Teknologi Informasi. Dengan sistem Notifikasi Kosmetik, pelaku usaha sebagai pemilik produk dapat secara cepat langsung menotifikasikan produk Kosmetik melalui Website Badan Pengawas Obat dan Makanan secara online. Setiap produk Kosmetik yang dinotifikasikan ke Badan Pengawas Obat dan Makanan dikenakan biaya PNBP sesuai Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 48 Tahun 2010 tentang Jenis dan Tarif Atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak yang Berlaku pada Badan Pengawas Obat dan Makanan. Pelaku Usaha harus melakukan pembayaran secara langsung ke rekening Badan Pengawas Obat dan Makanan di Bank BNI. Selanjutnya Pelaku Usaha harus menyerahkan asli bukti bayar dari Bank ke loket Badan Pengawas Obat dan Makanan. 4
Dalam rangka meningkatkan transparansi, efisiensi, dan efektifitas pelayanan Notifikasi Kosmetik, Badan Pengawas Obat dan Makanan merancang sistem pembayaran secara elektronik (e-payment). e-payment adalah Sistem Pembayaran PNBP secara online berbasis web dengan tujuan diperolehnya efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas proses pembayaran serta kemudahan tracking sistem. Dengan demikian, melalui program Quick Wins Peningkatan Transparansi, Efisiensi, dan Efektivitas Pelayanan Notifikasi Kosmetik Melalui E-payment diharapkan dapat bermanfaat bagi pihak internal dan eksternal, antara lain membantu proses internal Notifikasi Kosmetik, memberi kemudahan bagi pelaku usaha, serta sekaligus dapat meningkatkan transparansi pengelolaan PNBP. Laporan Pelaksanaan Berbagai perbaikan sistem elektronik dan penyederhanaan proses pembayaran untuk merespon kebutuhan masyarakat secara kontinyu terus dilakukan, sehingga pelaksanaan finalisasi dapat dilakukan pada tahun 2013. Proses pengembangan e-payment tahun 2013 sampai dengan awal tahun 2014 secara bertahap dimulai dari cara pembayaran sederhana melalui Teller, kemudian berlanjut Pengembangan Fitur e-payment Kosmetika. Adapun proses pengembangan e-payment meliputi uji coba aplikasi, interkoneksitas, User Acceptance Test (UAT), sampai piloting aplikasi dengan menggunakan Real Data. Adapun Road Map pengembangan e-payment disusun berdasarkan kajian resiko terhadap sistem yang telah digunakan secara establish sesuai gambar di bawah ini. 2013 Notifikasi Kosmetik 2014 e-reg Pangan LR e-reg Pangan HR e-reg Obat 2015 SKI ebpom NSW Pusat dan Balai e-reg SM 2016 e-reg OT Pengujian Pusat dan Balai Gambar 1. Road Map e-payment Periode 2013-2016 5
Beberapa kondisi penyebab tertundanya implementasi e-payment yang seharusnya selesai pada tahun adalah sebagai berikut: 1. Prototype e-payment telah selesai dibangun pada bulan Agustus tahun, namun karena pada bulan tersebut kebijakan BNI tidak memperbolehkan dilakukannya kegiatan pengembangan aplikasi (Freeze) maka baru pada awal tahun 2013 dapat dikembangkan aplikasi. 2. Perlunya peningkatan Security Keamanan data dan informasi, yaitu Interkoneksitas Transaksi berupa Instalasi Leased Line pihak ketiga sebagai jalur private. 3. Perjanjian Kerjasama (MoU) Badan POM-BNI baru ditandatangani pada Triwulan ke-4 tahun. Hal tersebut dikarenakan penyesuaian konten MoU untuk mengakomodir pelaksanaan seluruh coverage produk sehingga tidak hanya terkait dengan Kosmetik, namun juga untuk seluruh produk Obat, Obat Tradisional, Suplemen Makanan, Kosmetik, dan Makanan. 4. Dilakukannya verifikasi penyesuaian sistem PNBP (Manual) dengan e-payment (Sistem Online), seperti Alur transaksi, Kodefikasi SPB, Kodefikasi Billing ID, dan Kodefikasi Unit Kerja. Tabel 3. Realisasi Rencana Kerja dan Persiapan Program Peningkatan Transparansi, Efisiensi, dan Efektifitas Pelayanan Notifikasi Kosmetik Melalui e-payment No Kegiatan Jadwal 1 Penyusunan tim kerja. 2 Pemaparan dari pihak ketiga. 3 Pemetaan bisnis proses e- Payment untuk Notifkasi Kosmetik. September Mulai Maret September (ribuan) kegiatan koordinasi internaleksternal Hukmas Renkeu Penilaian OT, Suplemen Makanan, dan Kosmetik Terlaksana, biaya kegiatan koordinasi internal-eksternal. - Terlaksana, biaya kegiatan koordinasi internal-eksternal. - Terdapat penyederhanaan proses pembayaran melalui sistem pembayaran secara elektronik, yaitu dengan memangkas proses penyerahan bukti bayar dan verifikasi bukti bayar sebagaimana dapat terlihat pada gambar 2. 6
No Kegiatan Jadwal 4 Penyiapan dan pembahasan legal aspek. 5 Penyiapan MoU dengan Bank. 6 Pengembangan sistem elektronik data interchange. 7 Penyusunan modul pelatihan. 8 Uji coba sistem internal dan eksternal (10 perusahaan). 9 Simulasi laporan PNPB. Oktober November Januari- Februari Februari (ribuan) Hukmas Renkeu Terlaksana, biaya kegiatan koordinasi internal-eksternal. Rp.250.000. PIOM Terlaksana, dengan menggunakan anggaran pengembangan e- Gov lainnya. Rp.100.000. Maret Rp.160.000. Terlaksana bulan Maret 2013 dengan menggunakan anggaran kegiatan koordinasi internaleksternal. Maret- April 10 Sosialisasi. Maret- April 11 Implementasi. Mulai Mei PIOM + Penilaian OT, Suplemen Makanan, dan Kosmetik + Renkeu PIOM + Renkeu Rp.380.000. PIOM + Penilaian OT, Suplemen Makanan, dan Kosmetik + Renkeu - Belum terlaksana. Direncanakan bulan Agustus 2013. - Pada User Acceptance Test (UAT) bulan Mei 2013, masih diperlukan penyempurnaan pada Aplikasi fitur jenis transaksi multipayment. Belum terlaksana. Direncanakan September 2013. Belum terlaksana. Direncanakan September 2013. Belum terlaksana. Direncanakan Oktober 2013. 7
Adapun alur proses Notifikasi Kosmetik Online dengan penyederhanaan proses pembayaran melalui sistem pembayaran secara elektronik, yaitu dengan memangkas proses penyerahan bukti bayar dan verifikasi bukti bayar adalah sebagai berikut: Tidak dilakukan apabila e-payment sudah diberlakukan Gambar 2. Alur Proses Notifikasi Kosmetik Online melalui Sistem Pembayaran secara Elektronik Tabel 4. Rencana Kerja dan Persiapan Program Peningkatan Transparansi, Efisiensi, dan Efektifitas Pelayananan Notifikasi Kosmetik melalui e-payment. No Kegiatan Jadwal 1 Pelaksanaan monitoring. Mulai Maret (Ribuan) Rp.30.000. 2 Evaluasi. Juni, September, Nopember 3 Pelaporan. Juni, September, Nopember Rp.75.000. Rp.75.000. PIOM + Penilaian OT, Suplemen Makanan, dan Kosmetik + Renkeu Belum terlaksana. Direncanaka n sesudah implementasi e-payment Notifikasi Kosmetik. 4 Perbaikan berkelanjutan. Rp.30.000. 8
PENUTUP Diharapkan dokumen ini dapat memberikan gambaran yang nyata terkait perkembangan pelaksanaan Quick Wins Badan Pengawas Obat dan Makanan. Dengan melihat pada kondisi pelaksanaan, khususnya kendala dan masalah dalam pelaksanaan, diharapkan dapat memberikan pembelajaran bagi Badan Pengawas Obat dan Makanan untuk lebih mampu membuat Perencanaan dan Plan of Action yang lebih matang di masa mendatang khususnya dalam memperhitungkan faktor penentu keberhasilan yang tidak berada di bawah kendali Badan Pengawas Obat dan Makanan. Pembelajaran ini juga diharapkan dapat dijadikan momentum awal yang positif, dalam membentuk kepercayaan diri dan mendapatkan kepercayaan dari masyarakat, bahwa selanjutnya Badan Pengawas Obat dan Makanan mampu melaksanakan Reformasi krasi yang lebih konsisten dan berkelanjutan. 9