1 A. PENDAHULUAN Sistem Penjaminan Mutu di Universitas Islam Indonesia selama ini baru diterapkan pada Program-program Strata 1 serta unit-unit pendukungnya. Padahal untuk pengajuan Akreditasi bagi program D3, program Profesi dan Magister salah satu persyaratannya adalah Sistem Penjaminan Mutu (SPM) harus sudah diterapkan. Maka diharapkan oleh Universitas pada tahun 2012 semua pengelola program di atas sudah mengimplementasikan SPM. Berdasar pertimbangan di atas untuk mengawali penerapan SPM bagi program-program di luar Strata 1 telah dilakukan induksi atau pemahaman SPM pada masing-masing Program sejak bulan Oktober 2011. Langkah selanjutnya adalah menerapkan Monevin untuk mengetahui bagaimana persiapan Pengelola Program-program tersebut di atas pada bulan Desember 2011. Kegiatan Monevin juga untuk melihat kesiapan unit-unit tersebut saat dilakukan Audit Mutu Internal pada tahun 2012. Program-program tersebut adalah Program Magister S2 dan S3 Fakultas Ekonomi, Program Magister S2 dan S3 Fakultas Hukum, Program S2 Fakultas Teknik Sipil, Program S2 Teknik Informatika dan Program S2 Teknik Industri dari Fakultas Teknologi Industri, Program S2 Fakultas Psikologi, Program D3 Fakultas Ekonomi, Program D3 Kimia dari Fakultas MIPA. Untuk Program Profesi Apoteker tidak dilakukan Monevin karena bersamaan waktunya dengan proses visitasi untuk Akreditasi dan dengan pertimbangan program Profesi sudah mempersiapkan diri dalam hal Penjaminan Mutu saat akreditasi. Juga tidak dilakukan Monevin untuk Program D3 Bahasa Inggris karena Program ini akan digantikan dengan Program Strata 1. Dengan demikian tujuan dan sasaran Monevin Program D3, dan Magister pada Periode Desember 2011 adalah monitoring ataupun pendampingan untuk kesiapan adanya Dokumen Sistem Penjaminan Mutu dari masing-masing unit. Melihat kendala2 dan mencari solusi yang dihadapi dalam implementasi SPM. Lingkup Monevin adalah tersedianya semua dokumen yang dipersyaratkan dalam Sistem penjaminan Mutu yakni: Dokumen Wewenang dan Tanggung Jawab, Dokumen Prosedur Mutu, Dokumen Sasaran Mutu, dokumen
2 Rencana Mutu, dokumen Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja, dokumen Daftar Catatan Mutu dan sebagai tambahan adalah dokumen Keluhan Pelanggan B. AGENDA KEGIATAN a) Auditee adalah Ketua dan Sekretaris Program didampingi salah satu Staf b) Reviewer adalah tim dari BPM c) Jadwal Monevin dilaksanakan sebagai berikut : - Hari/Tanggal/Jam Unit Rabu/ 21 Desember 2011 Pasca Sarjana Fakultas Ekonomi (S2, S3) Magister Ilmu Hukum (S2, S3) Magister Studi Islam (S2,S3) Magister Psikologi Kamis /22 Desember 2011 Magister Teknik Sipil (S2) Pasca Sarjana FTI (TI & TF) Diploma 3 Fakultas Ekonomi Diploma 3 Analis Kimia Program Profesi Apoteker C. MATERI MONEVIN Reviewer melihat dan mengevaluasi ketersediaan dokumen-dokumen SPM, kelengkapan dan kesesuaian format berdasarkan Prosedur-prosedur yang diterapkan dari Badan Penjaminan Mutu UII. Dokumen-dokumen yang harus tersedia dan acuan pemeriksaan adalah: Wewenang dan Tanggung Jawab 1. Didasarkan pada struktur yang disahkan oleh Pejabat yang berwenang. 2. Otorisasi oleh Pejabat yang berwenang sesuai ketentuan. Prosedur Mutu Prosedur Mutu dikeluarkan oleh Badan Penjaminan Mutu yang sedang dalam proses. Sasaran Mutu 1. Sasaran Mutu disusun mengikuti prosedur penyusunan Sasaran Mutu 2. Disertai dengan pedoman pengukuran 3. Otorisasi oleh Pejabat yang berwenang sesuai ketentuan.
3 Rencana Mutu 1. Merupakan jabaran standar mutu dari setiap tahapan pencapaian Sasaran Mutu 2. Otorisasi oleh Pejabat yang berwenang sesuai ketentuan Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja 1. Banyaknya Prosedur Kerja yang ada dalam unit didasarkan pada banyaknya proses yang ada dalam Wewenang dan Tanggung Jawab. 2. Instruksi Kerja mengikut pada Prosedur Kerja 3. Otorisasi sesuai dengan ketentuan. Daftar Catatan Mutu 1. Semua bentuk dokumen harus tercantum dalam Daftar Catatan Mutu 2. Mengikuti format dan prosedur yang diterapkan 3. Otorisasi sesuai dengan ketentuan Keluhan Pelanggan 1. Bentuk format sebaiknya sesuai dengan format standar dalam Prosedur Mutu D. PELAKSANAAN MONEVIN Pada pertemuan sesuai dengan yang dijadwalkan masing-masing Pengelola program menyampaikan ketersediaan maupun kendala yang ada dalam menyiapkan semua dokumen yang disyaratkan dalam SPM Sehubungan dengan rencana pengajuan Akreditasi untuk Program Profesi Apoteker dan Magister Tenik Informatika maka semua dokumen untuk penerapan SPM bagi ke dua program sudah dalam proses penyelesaian. Temuan-temuan Monev: Wewenang dan Tanggung Jawab 1. Semua Program Pasca, kecuali MTI, sudah ada tapi masih dalam bentuk draft atau SK, dan format belum sesuai dengan format baku dari BPM 2. Dokumen WT seharusnya disesuaikan dengan struktur organisasi unit yang sudah disahkan oleh universitas atau fakultas sesuai ketentuan
4 Sasaran Mutu 1. Sebaiknya SM disusun dan mengacu pada Standar Borang Dikti yang punya nilai sangat strategis serta Sasaran Mutu UII dan Fakultas 2. Semua program, kecuali MTI dan Profesi Apoteker, dokumen SM masih dalam bentuk draft. Rencana/Standar Mutu Semua Program, kecuali MTI, dokumen RM belum dibuat. RM sebaiknya dikaitkan dengan Borang Akreditasi yang mempunyai nilai tinggi. Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Daftar Catatan Mutu 1. Semua program,kecuali MTI, dokumen yang lain PK, IK, DCM sebagian masih dalam bentuk draft, sebagian yang lain belum dibuat 2. Jika suatu unit (misal Laboratorium) digunakan oleh dua atau lebih unit (S1 bersama dengan Pasca ataupun Diploma/Profesi), maka dokumen SPM dibuat sendiri2 oleh masing2 unit. Keluhan Pelanggan Semua program, kecuali MTI, sebaiknya juga dibuat. E. PENUTUP DAN REKOMENDASI Hasil dari kegiatan monitoring dan evaluasi untuk program D3, program Profesi dapat ditarik kesimpulan dan rekomendasi sebagai berikut, a. Kesimpulan Dari hasil monitoring dan evaluasi Prodi secara garis besar dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. WT untuk semua Program, kecuali MTI, belum tertata sesuai SPM 2. Sasaran Mutu dari semua Program, kecuali MTI, belum disiapkan 3. Rencana/Standar Mutu dari semua Program, kecuali MTI, belum pernah dibuat. 4. Dokumen PK,IK dan DCM serta Keluhan Pelanggan dari semua Program, kecuali MTI, belum ada.
5 b. Rekomendasi 1. Perlu pembenahan bentuk Struktur, program Pascasarjana/Diploma/Profesi sesuai yang diterapkan di lapangan dan dilegalisasi secara benar agar WT, PK, IK juga dapat disesuaikan. 2. Perlu perhatian yang lebih besar dari pengelola Program untuk penyiapan dokumen-dokumen SPM secara menyeluruh. 3. Perlu dilakukan pendampingan oleh BPM untuk implementasi SPM secara intensif. Yogyakarta, 30 Desember 2011 Disetujui oleh : Diperiksa oleh Disiapkan oleh : Ir. Faisol AM, MS KBPM, Ir. Pratikno Hidayat, M.Sc Ka.Bid. PSM Ir. Budi Astuti, MT Ka. Bid. AMI