1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar belakang Dalam setiap proses kegiatan, sebuah perusahaan akan melibatkan banyak pertukaran data di dalamnya. Selama ini, banyak perusahaan yang berbasis usaha kecil hingga menengah yang masih mengandalkan sistem yang belum terkomputerisasi. Seiring dengan berkembangnya perusahaan tersebut, akan tercapai suatu titik dimana laju pertukaran data semakin bartambah dan menjadi sangat rumit sehingga tidak dapat ditangani oleh sistem yang konvensional atau manual dan kelak dibutuhkan suatu sistem basis data yang kuat untuk mempertahankan integritas data dan efisiensi dari penggunaan data tersebut pada aktivitas bisnis sehari-hari perusahaan tersebut. PT Batara Titian Kencana merupakan suatu PT yang bergerak di bidang usaha jasa travel. Walaupun seperti yang kita ketahui bahwa banyak juga PT yang lain yang bergerak di bidang yang sama. Saat ini PT Batara Titian Kencana sudah hampir satu setengah tahun di dalam melayani bidang jasa travel ini. Travel yang ada pada PT ini yaitu suatu travel dari Jakarta ke Bandung dan sekitarnya. Kegiatan usaha ini dilakukan setiap harinya dari pukul 6 pagi hingga pukul 8 malam. Usaha jasa travel ini menggunakan suatu mobil minibus dengan daya angkut 10 orang tiap mobilnya. Dan diberangkatkan setiap 30 menit sekali, dengan tujuan ke Bandung dan sekitarnya. Tidak hanya itu saja, PT Batara Titian Kencana ini juga menerima jasa carter bagi pelanggan yang ingin
2 mencarternya. Namun untuk biaya carter akan lebih berbeda dengan biasanya. Selain itu juga PT Batara Titian Kncana ini juga menerima pengiriman paket, paket ini berdasarkan jarak dan beratnya. Serta untuk memuaskan para pelanggan, PT Batara Titian Kencana ini juga memberikan jaminan jika paket yang dikirim mengalami keterlambatan. Saat ini PT Batara Titian Kencana menganut sistem pengolahan data konvensional yang masih mengandalkan penulisan data-data penting secara manual dan disimpan ke dalam beberapa lemari penyimpanan ( yang biasa disebut Manual Filling System ). Kurang amannya data dan keterbatasan akan informasi menjadi salah satu faktor bagi perusahaan untuk merubah sistem menjadi terkomputerisasi. Sistem yang paling memungkinkan untuk proses bisnis yang dijalankan pada PT Batara Titian Kencana adalah Database System yaitu suatu sistem yang digunakan untuk menyimpan dan mengolah data yang semakin berkembang dan dapat disimpan dengan benar ( terintegrasi dengan baik ), serta memiliki tingkat keamanan yang bagus ( Security ), dan kemampuan untuk mudah diakses. Keuntungan menggunakan sistem penyimpanan basis data adalah data yang merupakan komponen penting dalam perusahaan dapat tersimpan dengan baik, data dapat disimpan dengan benar dan data yang ditampilkan benar apa adanya tanpa ada penambahan ataupun pengurangan. Selain itu hak akses untuk melihat data dapat diatur sehingga pihak yang memang tidak diijinkan untuk melihat data tidak akan dapat melihat data tersebut. Selain itu dengan menggunakan sistem basis data, data dapat menjadi akurat dan mudah diubah
3 jika diperlukan dimana perubahan data tersebut hanya dapat dilakukan oleh pihak yang memang memiliki kewenangan untuk mengubah data. Pada akhirnya diperlukan suatu program aplikasi khusus yang menggunakan sistem basis data agar pengolahan data perusahaan mereka dapat menjadi lebih baik dan diatur dengan baik pula, sehingga apabila ada pihak yang berkepentingan ingin melihat data tersebut, data tersebut sudah tersedia dengan baik sehingga dapat menyediakan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, dan pihak yang tidak berkepentingan tidak dapat dapat melihat data tersebut. 1.2 Ruang lingkup Penulisan skripsi ini berdasarkan data yang didapatkan dari PT Batara Titian Kencana yang bergerak dalam bidang penjualan jasa Travel yang mempekerjakan banyak karyawan di dalamnya. Mengingat semakin besarnya data yang perlu dicatat dan diolah dalam administrasi PT Batara Titian Kencana di dalam operasionalnya serta proses bisnis yang ingin lebih ditekankan saat ini (paling esensial) hanya akan membatasi cakupan masalah yang dibahas adalah sebagai berikut : a. Penjadualan Bagian Penjadualan ini mengatur jumlah jadwal keberangkatan yang ada, sehingga dapat tersusun dengan baik. Di dalamnya juga terdapat Jadwal kepergian dan jadwal kedatangan yang dilakukan oleh tiap-tiap mobil travel. Bagian Penjadualan ini disusun dengan sangat baik sehingga akan mengurangi keterlambatan yang akan terjadi.
4 b. Bagian Transaksi Pembelian Suku Cadang Bagian Pembelian Suku Cadang ini menangani pembelian sparepart untuk kendaraan yang rutin di service, seperti oli, bohlam lampu, kampas rem dsb. c. Bagian Maintenance Bagian Maintenance menangani pencatatan transaksi maintenance terhadap kendaraan-kendaraan yang digunakan dan dilakukan secara rutin agar dapat menjaga kenyamanan atas pelanggan. d. Bagian Pengiriman Barang Pada bagian pengiriman barang ini, PT Batara Titian Kencana akan mengatur jenis barang paket yang akan di kirim oleh pelanggan. Di mana barang paket tersebut diusahakan dengan sebaiknya di dalam penyampaian ke tempat tujuannya. e. Bagian Reservasi Bagian reservasi ini mengatur di dalam pemesanan tiket Travel, di mana dapat dilakukan melalui telepon maupun datang langsung. Serta juga mengatur banyaknya jumlah pelanggan yang akan melakukan perjalanan Travel 1.3 Tujuan dan manfaat 1.3.1 Tujuan - Merancang aplikasi dan sistem basis data untuk mendukung kebutuhan informasi khususnya dalam bidang operasional yang diperoleh pada saat melakuakan suatu analisis guna menghasilkan
informasi yang dibutuhkan sebagai penunjang sistem operasional pada PT Batara Titian Kencana. 5 - Menganalisis kebutuhan informasi untuk mendukung kegiatan bisnis pada PT Batara Titian Kencana. - Membantu mengkomputerisasikan kegiatan operasional yang terjadi di dalam perusahaan sehingga proses bisnis menjadi lebih efisien dan data-data penting akan terjamin keamanannya. 1.3.2 Manfaat - Dapat mengatasi masalah-masalah yang dialami ketika masih menggunakan sistem yang lama dan dapat membantu serta mempermudah pengguna aplikasi dalam menjalankan tugastugasnya. - Dapat lebih meningkatkan tingkat keamanan dalam penyimpanan serta pengaksesan data agar pihak yang tidak berkepentingan tidak dapat melihat dan mengubah data. - Dapat meminimalisasikan human error dalam proses dan kegiatan bisnis sehingga mampu mencatat dan menampilkan laporan yang lebih terperinci.
6 1.4 Metodologi Metode yang digunakan pada penyusunan skripsi ini adalah mencakup : Metode Analisis Pengkajian terdahap dokumen Pengkajian terhadap dokumen seperti laporan, dokumen penting, faktur, dan berbagai data yang berkaitan dengan sistem. Kuisioner Pengumpulan dokumen dengan tujuan khusus yang didapat dari pengumpulan fakta-fakta dari banyak orang. Observasi Sangat berguna apabila kita menemukan kejanggalan analisis data dari metode yang telah dilakukan sebelumnya dengan berpartisipasi secara langsung untuk mendapatkan gambaran langsung dari sistem yang berjalan. Metode Perancangan Perancangan Konseptual Proses mengkonstruksikan / membangun model informasi yang digunakan dalam sebuah enterprise, terbebas dari semua pertimbangan fisik. Perancangan Logikal
7 Proses mengkonstruksikan / membangun model informasi yang digunakan dalam sebuah enterprise yang didasarkan pada data model spesifik Perancangan Fisikal Proses memproduksi sebuah deskripsi dari implementasi basis data dalam secondary storage 1.5 Sistematika penulisan BAB 1 : PENDAHULUAN Pada bab ini diberikan penjelasan mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi yang digunakan, serta sistematika penulisan skripsi. BAB 2 : LANDASAN TEORI Berisi teori-teori yang menjadi landasan penulisan skripsi, yaitu mengenai tahapan-tahapan dalam perancangan basis data. BAB 3 : ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Menjelaskan sejarah organisasi, struktur organisasi, uraian tugas serta prosedur-prosedur yang berlaku pada bagian organisasi yang menjadi ruang lingkup penulisan skripsi, analisis terhadap masalah-masalah yang ada, dan solusi yang diusulkan penulis. BAB 4 : PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI
8 Pada Bab ini dijelaskan mengenai perancangan sistem basis data dan aplikasinya yang akan diterapkan pada perusahaan. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini berisi simpulan dan saran-saran terhadap sistem basis data perusahaan..