APLIKASI PENGOLAHAN DATA PELAYANAN KOPERTIS WILAYAH 2 PALEMBANG

1 JAN 2014 APLIKASI PENGOLAHAN DATA PELAYANAN KOPERTIS WILAYAH 2 PALEMBANG Fatmariani Gustina STMIK PalComTech Palembang Abstrak Problems often occur data processing activities are not stored into the database was, only stored using Microsoft Word and Microsoft Excel. Data processing run is still often experience delays, difficulties when providing information and preparing reports. Presentation is not adequate, then made application data processing PTS service information system (Colleges). Development of software engineering system adopts waterfall model. Applications include: checking services EPSBED reporting, Prodi license extension services, service level academic positions (JJA) Lecturer, and Service Scholarship. Suport the activities of the company are inputting data, presenting monthly report. Service Information System of Private Universities in Kopertis Region II Palembang will result in a system that has a database of information organized so fast, fast data entry, rapidly making the report. Ease of administration can perform continuous activity under on the success of implementation of the Management Decision. Keywords: Data processing applications, waterfall PENDAHULUAN Pelayanan Pengolahan data Pelayanan perguruan tinggi swasta merupakan bagian yang sangat penting dalam kegiatan pelayanan bagi Kopertis Wilayah II Palembang. Oleh karena itu pengolahan data yang efektif dan efesien sangat diperlukan untuk mempermudah kelancaran proses pelayanan. Dalam menjalankan aktivitas kerja koopertis wilayah 2 Palembang sudah menggunakan sistem komputerisasi, namun dalam proses pengolahan data Pelayanan masih dilakukan dengan mencatat dibuku, menggunakan aplikasi Microsoft Excel. Pengolahan data menggunakan Microsoft excel dan Microsoft Word, belum memiliki penyimpanan berupa database. Penelitian yang sama sebelumnya dilakukan khusus web fortal oleh Adelin dan Fatmariani, menggunakan metode pengembangan sistem SDLC, hasilnya berupa Web Fortal Kopertis Wilayah 2 Palembang, Sehingga Kopertis Wilayah II Palembang membutuhkan sistem informasi untuk meningkatkan pelayanan yang cepat dan akurat terhadap perguruan tinggi swasta yang berada di lingkungan kerja Kopertis. Pembuatan sistem informasi pelayanan bertujuan membuat database yang terorganisir. LANDASAN TEORI Aplikasi Menurut Jogiyanto (2008:67), Program aplikasi merupakan program yang mudah berpengalaman dan dapat melakukan tugasnya tanpa haus di bimbing secara langsung. Pengolahan data Menurut Hasan(2008:18), Pengolahan data adalah ssuatu proses untuk memperoleh data ringkasan dari data mentah dengan menggunkan cara atau rumusan terentu. 296

Data Menurut Sutanta (2011:13), data adalah sebagai keterangan tentang kejadiankejadian nyata atau fakta-fakta yang dirumuskan dalam sekelompok labang tertentu yang tidak acak, yang menunjukkan jumlah, tindakan atau hal. METODOLOGI PENELITIAN Penelitian ini akan mengadopsi rekayasa perangkat lunak model waterfall. Model ini merupakan model yang paling banyak dipakai oleh para pengembang software. Menurut fata(2017:121) Ada lima tahap dalam model waterfall, yaitu: Requirement Analysis, System Design, Implementation, Integration dan Testing, Operations dan Maintenance. Setelah melakukan analisis sistem yang berlaku, tahap selanjutnya adalah perancangan sistem yaitu sebagai berikut: 1. Membuat sistem yang akan diajukan/jalankan yaitu merancang sistem yang akan dijalankan untuk mengatasi atau memperbaiki sistem dapat berjalan lebih baik. 2. Membuat desain input dan desain output. Yaitu merancang desain input ataupun output yang akan dibuat dalam program. Desain output tersebut harus sesuai dengan format yang telah ditetapkan. 3. Membuat rancangan aliran data (DFD). Yaitu merancang proses data yang dimasukkan. Adapun Data Flow Diagram adalah sebagai berikut: Diagram Konteks Diagram konteks terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu aplikasi Pengolahan data pelayanan dan menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem dapat dilihat kesatuan luarnya terdiri dari : Dosen, Bagian kepegawaian, Bag. Akreditasi kelembagaan, Bag. UNK, Bag.Koordinator, PTS Masing masing kesatuan luar akan didapat data dan akan mendapatkan informasi yang sudah diolah dengan mudah. 297

Gambar 1. Diagram Konteks Diagram Konteks pada gambar 5 dapat dilihat dengan jelas Pengolahan secara keseluruhan serta bagian bagian dan aktivitas sistem. Diagram Level 0 Diagram level 0 ini dapat dilihat proses data dan bagaimana data tersebut di hasilkan, Diagram ini mudah dilihat proses input dan output Hasil yang akan di dapat dalam penggunaan diagaram ini berupa diagram keseluruhan data input dan informasi yang di berikan. Gambar 2.Diagram level 0 298

Berdasarkan gambar diagram level 0 dapat dengan dilihat kemudahan proses data, input data dan hasil saling berhubungan satu sama lain. Data akan mudah di buatkan laporan. Level 1 Pembuatan Laporan Berdasarkan diagram lavel 0 seperti pada Gambar 2 dipecah lagi kedalam diagram level 1 yang lebih terinci. pembuatan laporan dapat Gambar 3. Label 1 Pembuatan Laporan Diagram level 1 berfungsi untuik melihat proses pembuatan laporan, kelebihannya dapat dengan mudah penyajian laporannya. Temuan yang didapat penyajian laporan yang lebih mudah. Proses perangkat lunak monitoring dan evaluasi terhadap laporan yang di dapat. Tujuan yaitu menampilkan data apa saja yang akan di buat laporan. Desain Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship diagram adalah model data logika yang mengambarkan media penyimpanan data yang diturunkan dari gambar 3. Diagram Level 0 Data flow Diagram. Adapun entity diagram seperti gambar 4. 299

Gambar 4. Entitas Relationship Diagram (ERD) Diagram ERD perangkat lunak memonitoring dan evaluasi data yang terdiri dari relationship masing masing data dan bagaimana cardinallitas dari data tersebut. Yang di dihasilkan dari Entity Relationship diagram adalah hubungan data yang terorganisir. HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil Penelitian Hasil dari penelitian ini adalah sebuah Aplikasi pengolahan data distributor gaman dengan beberapa tampilan sebagai berikut: Form Input Form input data PTS Form data PTS merupakan tampilan untuk input data PTS. Implementasi dari form barang dapat dilihat pada gambar 5. Gambar 5. form Input data PTS Form input data PTS mempermudah input data tanpa harus membuat ulang formatnya. 300

Form data Izin Esbed Form data Esbed merupakan tampilan untuk input data Esbet. Implementasi dari form Esbet dapat dilihat pada gambar 6. Gambar 6. Form input data Esbed Form input data Esbed akan memudahkan input, edit, cari data karena sudah ada tombol yang dapat digunakan. Tampilan ini akan memberikan kemudahan dalam input, mendapatkan informasi data barang Form data Izin Kaprodi Form data Kaprodi dapat dilihat pada gambar 7 Gambar 7. Form data izin Prodi Form data Krodi akan memudahkan input data kaprodi serta mudah dalam proses edit, cari data karena sudah ada tombol yang dapat digunakan. Memudahkan pembuatan laporan karena data sudah tersimpan. Tujuannnya mengetahui data apsaja yang akan di input untuk Kaprodi. 301

Form input Data Akreditasi Form input Data Akreditasi dapat dilihat pada gambar 8 Gambar 8. Form Input Data Akreditasi Form input data Akreditasi digunakan untuk menginput data Akreditas dengan mudah. Tujuan supaya data tersebut tersimpat dalam data akreditasi. Mencari data dengan mudah karena tombol search sudah tersedia pada form Akreditasi. Form Input Data JJA Form Input Data JJA dihasilkan dapat dilihat pada gambar 9. Gambar 9. Form input data JJA form input data JJA berfungsi untuk mengimput data JJA, kemudahan untuk mengimput, mencari data Tombol-tombol sudah tersedia. sehingga memudahkan proses pembuatan laporan penerimaan agen akan lebih mudah. 302

Form input Data Pengajuan beasiswa Form Input data Pengajuan beasiswa dapat dilihat pada gambar 10 Gambar 10. Form data Persetujuan beasiswa form input data persetujuan beasiswa berfungsi untuk mengimput data persetujuan beasiswa supaya tersimpan dalam database persetujuan beasiswa, mencari data, edit data, hapus data lebih mudah karena Tombol-tombol sudah tersedia. Hasil Output Form Output Laporan Data Esbed Laporan data Esbed, dapat ditampilkan dilihat pada Gambar 10 Gambar 10. Tampilan Form Output Laporan Data Esbed Laporan ini mempermudah melihat seluruh Esbed dan laporan dengan mudah di hasilkan tanpa harus desain ulang tabelnya. Kemudahan dalam pelaporan ke manajemen. 303

Form Lapoan data Prodi Form Laporan data Gambar 11. Tampilan Form Output Laporan Data Pengajuan Perpanjangan Izin Prodi Form Output Laporan data pengajuan Perpanjangan Izin Prodi berfungsi menampilkan pilihan tampilan laporan yang akan di cetak dan kemudahan menampilkan laporan sesuai kriteri yang sudah di tentukan. Kemudahan akan pembuatan laporan karena tombol-tombol sudah disediakan. Form Laporan data output form Laporan Data izin Prodi Form Izin Prodi dapat dilihat pada Gambar 12. Gambar 12. Form Output Laporan Data Prodi Laporan data Prodi berfungsi untuk menampilkan laporan data Prodi, Laporan menampilkan seluruh data Pemesanan dan laporan dengan mudah di digunakan tanpaharus membuat ulang karena laporan dibuat berdasarkan tanggal yang di inginkan. Kemudahan dalam pelaporan ke manajemen. 304

Form Output Laporan data Akreditasi Laporan data Akreditasi di tampilkan pada gambar 13 Gambar 13. Tampilan Form Output Laporan Data JJA Laporan data JJA berfungsi menampilkan laporan data JJA, adapun tampilan laporan data pemesanan memberikan Kemudahan dalam pelaporan ke manajemen Form Output Laporan data Akreditasi Form output Laporan data akreditasi dapat dilihat pada Gambar 14: Gambar 14. Tampilan Form Output Laporan Data Akreditasi Laporan laproran data Akreditasi menampilkan data Akreditasi. laporan bulanan dengan mudah dibuat tanpa harus membuat ulang karena laporan sudah langsung otomasis di tampilkan. Memberikan kemudahan dalam pelaporan ke manajemen. 305

PENUTUP Dari analisa hasil yang dilakukan, maka dapat disimpulkan bahwa Apllikasi pengolahan data pelayanan dapat membantu pengolahan untuk mengoftimalisasi proses pelayanan di kopertis wilayah 2 Palembang. Aplikasi pengolahan data pelayanan dapat melakukan penyajian informasi sesuai dengan kebutuhan yang bisa menunjang aktifitas kegiatan pembuatan laporan yang dilakukan setiap bulannya. informasi yang diinginkan secara cepat dan tepat dibandingkan dengan penggunaan sistem yang lama, serta menghasilkan laporan yang berguna bagi proses pelayanan kepada PTS. Aplikasi pengolahan data pelayanan dengan berbagai akses pengguna dan validiasi serta user friendly dalam penggunaannya. Jadi dengan adanya aplikasi ini, membantu pihak manajemen dalam melaksanakan kegiatan sehari-hari, memberikan informasi dan dalam pembuatan laporan setiap bulannya. DAFTAR PUSTAKA Adelin, Fatmariani.2013. Web Portal Jurnal Ilmiah Online Kopertis Wilayah II Palembang, WACANA TEKNOLOGI.Volume 4 No. 1 Tahun 2013. Rochim, Fathur Adian. 2005. Perencanaan Sistem Informasi untuk Perguruan Tinggi. Semarang Sutanta, Edhy. 2011. Basis Data Dalam Tinjauan Konseptual. Andi : Yogyakarta. Kristanto, Andri. 2007. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Gava Media: Yogyakarta. Al fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi. Sinarmata Janner. 2006. Pengamanan Sistem Komputer. Andi : Yogyakarta. Kusdiawan, Wawan. 2010. Cara Mudah dan Cepat Membuat Program Aplikasi Database dengan Delphi. Gava Media:Yogyakarta. 306