SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN PADA PT SOCFIN INDONESIA MEDAN (SOCFINDO) TUGAS AKHIR Ditulis untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Diajukan Oleh: CITRA NINGSIH SIREGAR NIM 1105082123 PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2014
ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui apakah sistem akuntansi pembelian pada PT Socfin Indonesia Medan sudah sesuai dengan sistem akuntansi pembelian yang berlaku umum. Data primer dan data sekunder yang dibutuhkan dalam penelitian ini dikumpulkan dengan teknik wawancara, dokumentasi dan observasi serta menggunakan metode deskriptif. Data yang dikumpulkan adalah sejarah perusahaan, struktur organisasi, surat permintaan pembelian, surat order pembelian, dan surat permintaan harga. Berdasarkan hasil penelitian tersebut menunjukkan bahwa sistem akuntansi pembelian pada PT Socfin Indonesia Medan sudah sesuai dengan teori yang berlaku umum. Kata kunci : Sistem Akuntansi, Pembelian
ABSTRACT This research is aimed at finding out whether the Purchase Accounting System at PT Socfin Indonesia Medan is in accordance with Purchase Accounting System proposed by generally accepted theory. Primary and secondary data needed in this research are collected by applying interview, documentation techniques, observation and are analyzed by applying descriptive method. The data collected is organization structure and history, purchase request, purchase order, and request for quatation. The result shows that the Purchase Accounting System at PT Socfin Indonesia Medan is in accordance with Purchase Accounting System by generally accepted theory. Keyword : Accounting System, Purchase
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan karunia-nya yang tiada henti serta telah memberikan kesehatan, kesempatan dan, kemudahan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 pada Program Studi Akuntansi Jurusan Akuntansi, Politeknik Negeri Medan. Dalam penyusunan laporan ini, terdapat banyak pihak yang memberikan motivasi serta bantuan baik secara moril maupun materil kepada penulis sehingga laporan ini dapat penulis selesaikan dengan tepat waktu. Adapun pihak-pihak yang ingin penulis haturkan rasa hormat dan terimakasih adalah kepada : 1. M. Syahruddin, S.T., M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Darwin S.H. Damanik, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 3. Parjuangan Pardosi, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 4. Sastra Karo-Karo, S.E., Ak., M.Si., Kepala Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 5. Pirma Sibarani, S.E., MS., Ak Dosen pembimbing utama penulis yang telah bersedia meluangkan waktunya untuk memberikan motivasi, bimbingan, dan arahan dalam penulisan tugas akhir ini hingga selesai tepat pada waktunya. 6. Mariahati, Dra, M.Hum Dosen pembimbing pendamping penulis yang telah bersedia meluangkan waktunya untuk memberikan motivasi, bimbingan, dan arahan dalam penulisan tugas akhir ini hingga selesai tepat pada waktunya.
7. Harold O. Williams, Direktur Pimpinan PT Socfin Indonesia Medan. 8. Seluruh Staf dan Karyawan di PT Socfindo Medan (SOCFINDO) bahagian Perbelanjaan (Finance Departement), Pembelian (Purchase Departement), Tanaman/Kecambah, Pos dan Umum (General Departement) yang telah membantu dan menyediakan fasilitas kepada penulis selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan. 9. Seluruh Dosen dan Pegawai Program Studi Akuntansi, Jurusan Akuntansi, Politeknik Negeri Medan yang telah membimbing dan membantu penulis selama proses perkuliahan berlangsung. 10. Teristimewa untuk Ayah (Ancher Siregar), Ibu (Ronna Dameuli Purba), Abang (Nasib Royadi Siregar,Amd, Keni Dicon Siregar,Amd) dan Adik (Sridina Siregar). Terimakasih atas semua nasihat, dukungan, motivasi, doa, dan materi yang telah diberikan kepada penulis yang juga menjadi inspirasi dalam menyelesaikan laporan ini. 11. Teman dekat penulis Halasson Manullang, terimakasih atas motivasi, nasihat, dukungan, dan doa yang diberikan kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. 12. Seluruh sahabat-sahabat penulis selama perkuliahan di kelas AK-6H Politeknik Negeri Medan (Nenti, Rimbun, Remtina, Marliana, Roymond, Debora), Sahabat-sahabat di rumah kost Jl. Pembangunan USU No.25A (Nancy, Fitry, Ervina, Maria, Jojor, Tiwi). Terimakasih atas persahabatan dan kebersamaan yang telah dijalin dengan penulis selama masa perkuliahan di saat suka dan duka menghampiri
Penulis menyadari bahwa laporan tugas akhir ini masih belum sempurna. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari para pembaca demi kesempurnaan laporan ini. Akhir kata, semoga laporan Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi para pembaca. Akhir kata saya mengucapkan terimakasih. Medan,... Juli 2014 Penulis, Citra Ningsih Siregar NIM 1105082123
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN ABSTRAK ABSTRACT KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... iv BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pemilihan Judul... 1 1.2. Perumusan Masalah... 2 1.3. Tujuan Pembahasan... 2 1.4. Manfaat Penelitian... 2 1.5. Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data... 3 1.6. Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan... 4 BAB 2 TINJAUAN UMUM MENGENAI PERUSAHAAN 2.1. Sejarah Singkat Perusahaan... 5 2.2. Visi dan Misi Perusahaan... 7 2.3. Ruang Lingkup Kegiatan Perusahaan... 8 2.4. Struktur Organisasi Perusahaan... 9 BAB 3 TINJAUAN KEPUSTAKAAN 3.1. Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian... 12
3.2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian... 18 3.3. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Pembelian... 19 3.4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian... 22 3.5. Catatan Akuntansi yang Digunakan... 24 3.6. Sistem Pengendalian Intern Pembelian... 25 BAB 4 HASIL PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1. Hasil Pengumpulan Data... 29 4.2. Hasil Pengolahan Data... 29 4.2.1. Tujuan Sistem Pembelian... 29 4.2.2. Sistem Akuntansi Pembelian pada PT Socfin Indonesia Medan 30 BAB 5 PEMBAHASAN 5.1. Sistem Akuntansi Pembelian pada PT Socfin Indonesia Medan.. 35 5.2. Sistem Pengendalian Intern... 37 BAB 6 SIMPULAN DAN SARAN 6.1. Simpulan... 40 6.2. Saran... 41 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pemilihan Judul Perusahaan-perusahaan kecil maupun besar saat ini semakin banyak bermunculan. Perusahaan-perusahaan tersebut, baik perusahaan jasa, perusahaan dagang maupun peerusahaan manufaktur dalam menjalankan usahanya memerlukan adanya suatu sistem dan prosedur yang baik yang akan memberikan perlindungan seiring dengan berjalannya aktivitas perusahaan. Perusahaan yang memiliki sistem dan prosedur yang akurat dan memadai akan membantu kelancaran setiap aktivitas perusahaan. Suatu sistem akuntansi yang efektif juga sangat penting bagi keberhasilan perusahaan dalam jangka panjang. PT Socfin Indonesia Medan merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang perkebunan kelapa sawit dan karet, serta produksi benih unggul kelapa sawit. Dalam menjalankan usahanya, perusahaan membutuhkan dana yang cukup besar antara lain dalam hal penyediaan alat-alat yang bermutu sehingga dapat menunjang perkembangan perusahaan. Selain itu, manajer dituntut lebih handal dalam mengalokasikan sumber daya secara efektif dan efisien. Sistem yang baik akan memberikan perlindungan terhadap aktivitas perusahaan sehingga dapat mengurangi kesalahan-kesalahan dan kecurangan-kecurangan yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Pembelian merupakan hal yang penting bagi perusahaan manufaktur sehingga dapat menyediakan bahan baku yang digunakan dalam rangka menjalankan perusahaan. Agar pembelian dalam suatu perusahaan berjalan dengan baik dan benar, maka dibutuhkan sistem yang baik. Sistem merupakan sekelompok unsur yang terdiri dari beberapa subsistem yang erat hubungannya antara satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001:2).
Sistem yang baik dalam pembelian merupakan alat bantu bagi perusahaan dalam mengontrol terjadinya pembelian sehingga dapat mengurangi kesalahan maupun kecurangan yang merugikan perusahaan. Melihat pentingnya fungsi pembelian pada suatu perusahaan yang masih memiliki banyak kelemahan, maka penulis bermaksud untuk mengetahui secara jelas bagaimana sistem akuntansi pembelian yang ada di PT Socfin Indonesia Medan, maka penulis mengambil judul tugas akhir: Sistem Akuntansi Pembelian pada PT Socfin Indonesia Medan. 1.2. Perumusan Masalah Masalah merupakan salah satu faktor yang dapat menghambat kelancaran kegiatan operasional perusahaan dalam mencapai tujuannya. Berdasarkan latar belakang di atas, masalah yang akan dibahas dalam tugas akhir ini adalah apakah penerapan sistem akuntansi pembelian pada PT Socfin Indonesia Medan telah sesuai dengan teori yang berlaku umum? 1.3. Tujuan Pembahasan Sistem Akuntansi Pembelian sangat penting untuk perusahaan karena untuk mengadakan barang-barang yang dibutuhkan perusahaan dalam melakukan kegiatannya. Dengan diadakan penelitian ini, maka tujuan yang akan dicapai penulis adalah untuk mengetahui dengan jelas apakah penerapan Sistem Akuntansi Pembelian pada PT Socfin Indonesia Medan telah sesuai dengan teori yang berlaku umum. 1.4. Manfaat Penelitian Tugas akhir ini diharapkan akan memberi manfaat bagi: 1. Bagi Penulis: a. Meningkatkan pemahaman mengenai Sistem Akuntansi Pembelian.
b. Mengetahui lebih lanjut mengenai sistem akuntansi pembelian pada PT Socfin Indonesia Medan. 2. Bagi Perusahaan a. Sebagai bahan masukan bagi perusahaan untuk peningkatan kualitas perlakuan Sistem Akuntansi Pembelian yang diterapkan dalam perusahaan. b. Sebagai bahan masukan atau bahan pertimbangan dalam menerapkan sistem akuntansi pembelian dalam perusahaan. 3. Bagi Pembaca a. Sebagai tambahan pengetahuan mengenai Sistem Akuntansi Pembelian. b. Sebagai tambahan referensi mengenai sistem akuntansi. 1.5. Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data 1.5.1. Teknik Pengumpulan Data Untuk mendapatkan data dan berbagai keterangan yang diperlukan dalam penulisan tugas akhir ini, maka penulis melakukan beberapa teknik pengumpulan data yaitu: 1. Wawancara yaitu dengan bertanya langsung dengan responden untuk mendapatkan informasi yang relevan. 2. Dokumentasi merupakan catatan tertulis tentang berbagai kegiatan atau peristiwa pada waktu yang lalu (Gulo, 2000: 123). 3. Observasi merupakan pengamatan langsung terhadap objek yang diteliti dengan membuat catatan yang diperlukan. 1.5.2. Teknik Pengolahan Data Untuk mendapatkan data dan berbagai keterangan yang diperlukan dalam penyusunan penelitian ini digunakan metode deskriptif. Metode pengolahan data secara dekriptif yaitu suatu metode dalam meneliti status sekelompok manusia, suatu objek, suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran, atapun suatu peristiwa pada masa sekarang (Nazir, 2006:54)
1.6. Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan Kegiatan penyusunan Tugas Akhir ini dimulai dari persiapan, pengumpulan data, tabulasi dan analisa data, menyusun konsep laporan, konsultasi pada pembimbing, sidang tugas akhir, perbaikan laporan tugas akhir sampai dengan penggandaan laporan tugas akhir yaitu dari bulan April sampai dengan Agustus 2014. No. Kegiatan 1 Persiapan Pengumpulan 2 Data Tabulasi Dan 3 Analisa Data Menyusun 4 Konsep Laporan Konsultasi 5 pada Pembimbing Sidang Tugas 6 Akhir Perbaikan 7 Laporan Tugas Akhir Penggandaan 8 Laporan Tabel 1.1 Waktu Kegiatan Penulisan Tugas Akhir Waktu Kegiatan Penulisan Tugas Akhir April Mei Juni Juli Agustus 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Sumber : Pedoman Penulisan Tugas Akhir.