PANDUAN IMPOR MASSAL DATA PESERTA DIDIK KE DAPODIKDAS 4.0.0 MENGGUNAKAN DAPODIKEDITOR+ V 2.0.1.1 1
PERINGATAN: Aplikasi ini mengakses langsung database Dapodikdas tanpa proteksi. Segala perubahan yang pengguna lakukan akan langsung tersimpan otomatis ke Aplikasi Dapodikdas. Aplikasi ini bukan merupakan aplikasi resmi (utama/tambahan) dari Aplikasi Dapodikdas. Aplikasi ini dikembangkan oleh pihak di luar Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan (tim Dapodikdas). Aplikasi ini hanya aplikasi sederhana dari, oleh, dan untuk Operator Sekolah sebagai bentuk usaha untuk mempermudah pekerjaannya sendiri. Aplikasi ini akan selalu memerlukan perbaikan, peningkatan, dan pengembangan terus menerus disesuaikan dengan kemampuan dan kebutuhan. Segala kerugian yang terjadi atas penggunaan aplikasi ini sepenuhnya menjadi tanggung jawab pengguna. Jika anda merasa tidak aman/nyaman menggunakan Aplikasi ini, silakan tutup aplikasi ini segera. Sebaliknya, jika anda merasa aplikasi ini cukup bermanfaat, silakan bagikan kepada siapapun. SALAM SATU NUSA, SATU BANGSA, SATU BAHASA, SATU DATA 2
1. Pilih menu Data Pokok >> Peserta Didik 2. Tampilan tabel Peserta Didik 3
3. Pilih menu Tools >> Export/Import Data Pada proses ini kita membuat format file excel yang kolomnya sesuai dengan tabel peserta didik pada database Dapodikdas 4. Selanjutnya akan muncul window pilihan tabel yang akan di export (dibuat format excelnya) Pilih tabel peserta_didik 4
5. Kemudian klik tobol EXPORT Pilih lokasi penyimpanan file xls yang akan digunakan untuk format import. 5
Setelah proses export selesai akan muncul windows dengan informasi di bawah ini Software Microsoft Excel (*jika ada) akan terbuka secara otomatis dan menampilkan format file execel yang telah kita export. 6
6. Karena yang akan kita ambil hanyalah format file xls-nya, selanjutnya adalah menghapus data siswa yang ada dalam file tersebut. Sisakan satu baris data paling atas yang akan kita gunakan sebagai data acuan pengisian. 7. Kemudian langkah selanjutnya adalah mengisi format tersebut dengan data-data siswa yang akan di import. Kolom peserta_didik_id : Diisi dengan UUID (identitas khusus peserta didik). Perhatian!! UUID ini sangat unik, artinya, setiap siswa harus memiliki UUID-nya sendiri tanpa duplikasi/sama dengan siswa lainnya. Dari mana UUID ini kita dapatkan? Kembali ke software DapodikEditor, klik menu Tools >> UUID Generator Akan muncul window 7
Masukkan jumlah UUID yang akan digenerate (sebanyak jumlah siswa yang akan diimport). Jika ingin mengimpor 10 siswa maka generate lah 10 UUID. Setelah klik tombol GENERATE maka akan muncul window Copy semua UUID yang telah digenerate untuk dipaste-kan ke format excel untuk import. Paste pada kolom peserta_didik_id 8
Isi kolom nama, jenis_kelamin, nisn, nik, tempat_lahir, tanggal_lahir Untuk format penulisan ikuti contoh data pada baris pertama yang sebelumnya disisakan. Untuk agama_id silakan diisi dengan kode agama, lihat dengan cara: Klik menu Tools >> Tabel Referensi Akan tampil window di bawah ini. Pilih tabel agama dari dropdown dan temukan kode agama pada kolom agama_id. 9
Sama halnya dengan kebutuhan_khusus_id. Temukan kodenya pada Tabel Referensi. Untuk kolom sekolah_id Pilih menu Data Pokok >> Sekolah Akan muncul window tabel Sekolah. Pilih kode pada kolom sekolah_id. 10
Perhatian: Sekolah_id untuk semua siswa yang akan diimport harus sama. Jadi copy dan pastekan sekolah_id ke semua nama siswa yang akan diimport. Selanjutnya isi data/kolom: alamat_jalan, rt, rw, nama_dusun, desa_kelurahan dan seterusnya sampai semua kolom pada format tersebut terisi dengan lengkap. Untuk data/kolom: kode_wilayah, dan lain-lain yang menggunakan kode, silakan cari kodenya pada Tabel Referensi. Selanjutnya untuk kolom: last_update, soft_delete, last_sync, updater_id bisa dicopy dari data pedoman/contoh yang sebelumnya disisakan pada baris pertama. Data pada kolom-kolom tersebut harus sama untuk semua siswa. Copy lalu paste-kan untuk semua data siswa yang akan di-import. 11
Hasilnya seperti di bawah ini 8. Jika semua data pada format excel (xls) yang akan di-import sudah terisi lengkap, selanjutnya adalah menyimpannya dalam format xls (excel 2003) Tempatkan pada folder yang mudah dicari. 9. Selanjutnya pilih menu Tools >> Export/Import Data Pada proses ini kita mengimpor data dari format file excel yang sebelumnya sudah diisi dengan lengkap dan disimpan. 12
10. Selanjutnya akan muncul window pilihan tabel tujuan import. Pilih tabel peserta_didik 13
11. Kemudian klik tombol IMPORT Akan muncul window Pilih MS Excel pada pilihan Import from. Selanjutnya klik tombol pencarian file yang akan diimport Cari file xls yang sudah dipersiapkan untuk di-import lalu tekan OPEN 14
12. Selanjutnya klik tombol NEXT 13. Akan muncul window seperti di bawah ini. Klik pada field peserta_didik_id (Perhatian: jangan mengklik field lainnya). Proses ini adalah untuk menentukan urutan data yang akan di import. 15
Selanjutnya klik tombol panah ke bawah maka data pada kolom peserta_didik_id akan tersorot secara otomatis. 14. Selanjutnya klik tombol EXECUTE (jangan menekan tombol NEXT kecuali anda menginginkan pengaturan lanjutan yang lebih mendalam terkait proses import), akan muncul window Proses import akan berlangsung, jika import berhasil akan muncul hasil progress 100%. Jika impor gagal, maka DapodikEditor akan secara otomatis memutuskan koneksi dengan database Dapodikdas. 16
Selanjutnya tutup semua window yang masih terbuka. Tahapan akhir adalah memeriksa data yang telah di impor. Apakah benar-benar telah tersimpan ke dalam database? Pilih menu Data Pokok >> Peserta Didik Akan muncul tabel peserta_didik. Silakan cari nama-nama yang telah di impor. 17
Buka aplikasi Dapodikdas 4.0.0 seperti biasanya melalui browser (refresh dengan menekan tombol CTRL bersamaan dengan tombol F5 jika sebelumnya telah membuka Aplikasi Dapodikdas), pilih tab Peserta Didik. Bandingkan data yang ditampilkan oleh DapodikEditor dan Dapodikdas 4.0.0. Nama-nama siswa yang telah berhasil di-impor seharusnya sudah muncul pada aplikasi Dapodikdas Nama-nama siswa yang berhasil di-impor tampil dengan status belum diregistrasikan. Catatan: Pengguna DapodikEditor+ juga bisa mengekspor/mengimpor data lainnya seperti PTK, Registrasi Peserta Didik, Anggota Rombel, dll. Gunakan cara dan langkah yang sama seperti pada panduan ini. Hanya cukup mengganti tabel dari/tujuan ekspor/impor. (untuk sementara silakan bereksplorasi sendiri sampai terbit manual berikutnya). 18