BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada era teknologi saat ini, perusahaan yang mengalami kompleksitas dalam menangani proses bisnis berjalan, membutuhkan software yaitu ERP (Enterprise Resource Planning) yang dapat membuat proses bisnis yang ada menjadi lebih efektif dan cepat dengan cara mengintegrasikan fungsi-fungsi di dalam perusahaan. Pengintegrasian tersebut memungkinkan penggunaan informasi secara real-time antardivisi fungsional perusahaan. ERP juga memungkinkan perusahaan untuk dapat mengolah data atau informasi dalam skala besar dan menampilkannya sesuai kebutuhan. Salah satu produk ERP adalah SAP yang terdiri dari berbagai modul, dimana setiap modul dapat saling terintegrasi antara satu dengan yang lainnya. SAP menyediakan solusi ERP terintegrasi yang ditujukan untuk perusahaan berskala kecil dan menengah, yaitu SAP Business One. Terkait dengan pengimplementasian SAP Business One, terlebih dahulu PT. Putra Gemilang Prima telah melakukan implementasi SAP Business One. PT. Putra Gemilang Prima merupakan peritel bahan bangunan yang berbasis di Banjarmasin. Untuk menunjang visi menjadi peritel bahan bangunan terkemuka di Indonesia, PT. Putra Gemilang Prima membenahi sistem teknologi informasi yang menopang proses bisnisnya. Hal tersebut dikarenakan sistem yang lama dianggap sudah tidak mampu mengakomodasi perkembangan bisnis yang semakin pesat. Penerapan SAP Business One pada PT. Putra Gemilang Prima membawa perubahan dalam bidang accounting dan finance, dimana ketersediaan data dan analisis data jauh lebih baik dibandingkan software terdahulunya. Selain itu, SAP Business One juga mampu mengefisiensikan pekerjaan dari segi reporting karena laporan yang dikehendaki bisa dengan segera didapatkan (Metrodata, 2015). PT. XYZ merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan bahan baku pewarna kain. PT. XYZ menjalankan aktivitas bisnisnya secara manual tanpa menggunakan sistem informasi tertentu sebagai penunjangnya sehingga muncul masalah seperti stok yang tidak dapat dikontrol dengan baik dan 1
2 pengiriman report menjadi sering terlambat. Oleh karena kebutuhan akan teknologi yang dapat menunjang efektivitas dan efisiensi proses bisnis, maka PT. XYZ berencana untuk menggunakan sistem informasi yang terintegrasi untuk perusahaan kecil dan menengah, yaitu menggunakan sistem SAP Business One. Dengan menggunakan SAP Business One, diharapkan PT. XYZ dapat mengelola data dan informasi secara terintegrasi dan real-time. Untuk menerapkan sistem SAP Business One, PT. XYZ bekerjasama dengan PT. Anugrah Visi Inti Teknologi. PT. Anugrah Visi Inti Teknologi merupakan salah satu perusahaan konsultan IT yang berfokus pada penyediaan teknologi untuk membantu perusahaan dalam mengembangkan bisnisnya, antara lain melalui pengimplementasian SAP Business One. PT. Anugrah Visi Inti Teknologi melakukan research dan pengembangan dari efektivitas proses bisnis dengan menggunakan pendekatan terbaik dalam segi harga dan efisiensi waktu pengimplementasian sistem. 1.2 Ruang Lingkup Berdasarkan latar belakang di atas, dibahas cakupan antara lain: 1. Membuat analisis dan perancangan, serta dokumentasi pada pengimplementasian sistem baru di PT. XYZ untuk membantu proses bisnis dalam bidang penjualan bahan baku pewarna kain. 2. Pengimplementasian pada PT. XYZ menggunakan software SAP Business One. 3. Analisis dan perancangan serta dokumentasi pada implementasi SAP Business One pada PT. XYZ mencakup modul sales, inventory, production, purchasing, dan report. Modul administration, financials, banking, business partners, service, dan human resources tidak dibahas dengan tujuan agar pembahasan lebih terfokus. 4. Pengimplementasian SAP Business One pada PT. XYZ yang mencakup fasefase berikut: a. Project preparation b. Blueprint c. Project realization
3 Fase final preparation dan go-live and support tidak dibahas karena keterbatasan waktu. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan ini, antara lain: 1. Mengidentifikasi proses bisnis yang berjalan saat ini pada PT. XYZ. 2. Merancang blueprint proses bisnis yang akan diimplementasikan dengan SAP Business One. 3. Merealisasikan sistem yang sesuai berdasarkan hasil rancangan blueprint. Manfaat dari penulisan ini, antara lain: 1. Membantu perencanaan dan pengorganisasian kegiatan penjualan PT. XYZ berdasarkan laporan penjualan yang dihasilkan dari SAP Business One. 2. Meningkatkan pengontrolan keluar masuk barang pada PT. XYZ dengan menggunakan SAP Business One. 3. Memberikan kemudahan dalam pembuatan laporan kegiatan produksi secara berkala. 4. Membantu pelaksanaan rekap dan review pembelian per periode waktu tertentu. 5. Membantu pelaksanaan review harian atau mingguan terhadap semua akun 1.4 Metodologi Dalam penulisan ini, metode yang digunakan, antara lain: 1. Metode pengumpulan data Melakukan praktek kerja lapangan (internship) di PT. Anugrah Visi Inti Teknologi untuk membuat blueprint dari as-is analysis menjadi to-be analysis. Metode studi kepustakaan, yaitu literatur-literatur yang membahas konsep SAP Business One dan metode Accelerated SAP (ASAP). Melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang terlibat dalam proyek pengimplementasian SAP Business One.
4 Melakukan observasi secara langsung terhadap proses bisnis yang terjadi dan proses pengimplementasian yang dilaksanakan. 2. Metode implementasi SAP, yaitu Accelerated SAP (ASAP). Metode ASAP ini meliputi beberapa tahapan: Project preparation Pada tahap awal ini akan dipersiapkan initial scope, timeline, dan identifikasi anggota tim proyek. Business blueprint Pada tahapan ini dilakukan pembuatan dan penyusunan blueprint yang menjabarkan as-is analysis, analisis permasalahan dan solusi, serta to-be analysis. Realization Pada tahapan ini dilakukan penerapan semua persyaratan bisnis dan proses berdasarkan business blueprint. 1.5 Sistematika Penulisan Berikut ini merupakan sistematika penulisan: BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini berisi latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penulisan, metodologi, dan sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Dalam bab ini berisi landasan teori dan konsep dari pengimplementasian SAP Business One serta kerangka pikir yang akan dijadikan pedoman dalam penulisan. BAB 3 PERSIAPAN IMPLEMENTASI Dalam bab ini berisi penjelasan umum perusahaan, struktur organisasi perusahaan, analisis proses bisnis yang berjalan pada perusahaan, dan project preparation. BAB 4 IMPLEMENTASI Dalam bab ini berisi proses pengimplementasian SAP Business One, yang meliputi tahap business blueprint dan realization.
5 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini berisi simpulan yang dibuat berdasarkan analisis, perancangan, dan implementasi SAP Business One dari bab-bab sebelumnya, serta memberikan saran yang dapat digunakan sebagai panduan dalam pemeliharaan dan pengembangan sistem di masa yang akan datang.
6