JURNAL ILMIAH RANGGAGADING Volume 8 No. 1, April 2008 : 23-29 PEMERIKSAAN OPERASIONAL UNTUK MENILAI EFISIENSI BIAYA PEMELIHARAAN KENDARAAN PADA PDAM TIRTA PAKUAN KOTA BOGOR Oleh: Triandi* dan Nahur Pakam Sembiring *Dosen Tetap Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Kesatuan Bogor ABSTRACT Operational inspection is inspection directed to operation or management performance. One of its objectives is to evaluate efficiency, effectiveness, and economical aspect of operation, specifically to evaluate cost efficiency of vehicle maintenance at PDAM Tirta Pakuan Kota Bogor. The researchers uses descriptive method pointing to case study at PDAM Tirta Pakuan Kota Bogor. This descriptive method is intended to analyze available data. In operational inspection on vehicle maintenance at PDAM Tirta Pakuan Kota Bogor, there are seven phases of inspection, namely planning, introductional survey, preceding inspecting draft, provisional inspecting finding, detailed inspecting procedure, inspecting outcome, and inspecting outcome reporting. Based on the seven phases mentioned above, it can be concluded that sub-division of vehicle affairs has had reliable procedure and stipulation. The carrying out of operational inspection was done using inspection phases. The cost realization of vehicle maintenance could be said as proper. Keywords: Operational inspection; Cost efficiency of vehicle maintenance. PENDAHULUAN Di dalam sebuah perusahaan yang besar dengan karyawan yang banyak serta akktivitas yang kompleks, sangat besar kemungkinan terjadinya ketidakefisienan pada kegiatankegiatan di dalamnya. PDAM Tirta Pakuan Kota Bogor dalam menjalankan operasinya pasti akan berusaha meningkatkan efisiensi di segala bidang yang menjadi bagian darinya. Efisiensi dalam suatu kegiatan dalam perusahaan sedikit banyak akan mempengaruhi hasil akhir yang akan diperoleh perusahaan dari operasinya. Untuk itu, perusahaan harus dapat memperhitungkan dan memperhatikan segala kegiatan yang ada, baik kegiatan yang berhubungan dengan produksi maupun non produksi. Untuk mencapai tujuan organisasi, khususnya efisiensi, perusahaan perlu menjabarkan tujuannya ke dalam suatu program dan rencana pelaksanaan untukk setiap kegiatan yang ada dalam perusahaan. Disamping itu, perusahaan juga perlu membuat tolok ukur dan indikator untuk mengukur keberhasilan usaha yang efisien, berupa target atau standar. Dalam hal pengukuran keberhasilan usaha yang efisien, upaya yang dapat dilakukan PDAM Tirta Pakuan Kota Bogor adalah melaksanakan kegiatan pemeriksaan Operasional. Pemeriksaan Operasional merupakan pemeriksaan yang ditujukan pada operasi, atau pengelolaan oleh manajemen, atau hasil kerja manajemen, yang salah satu tujuannya adalah menilai efisiensi, efektivitas, dan ekonomisnya suatu operasi. Operasi organisasi dapat merupakan operasi unit organisasi atau merupakan bagian dari unit organisasi. Unit tersebut dapat
TRIYANDI dan SEMBIRING, Pemeriksaan Operasional untuk Menilai Efisiensi Biaya berupa unit produksi maupun non produksi. Untuk dapat melakukan pemeriksaan operasional secara baik, maka pemeriksa harus memahami dengan baik sistem dan prosedur dari fungsi yang akan diperiksa. Struktur organisasi PDAM Tirta Pakuan Kota Bogor tediri dari beberapa bagian, salah satu bagiannya adalah Sub Bagian Urusan Kendaraan. Kendaraan yang dimaksud adalah kendaraan yang digunakan untuk operasional perusahaan. Sub Bagian Urusan Kendaraan tentunya melakukan kegiatan pemeliharaan rutin terhadap kendaraan-kendaraan yang ada. Pemeliharaan dimaksudkan agar kendaraan keadaanya tetap baik dan siap pakai, yang pada akhirnya akan menunjang operasional perusahaan. Dari kegiatan pemeliharaan rutin terhadap kendaraan ini tentu saja akan muncul biayabiaya pemeliharaan. Meskipun kegiatan pemeliharaan rutin terhadap kendaraan ini hanyalah bagian kecil dari keseluruhan aktivitas dari PDAM Tirta Pakuan Kota Bogor, perusahaan tidak bisa mengesampingkan efisiensi atas kegiatan ini. METODE PENELITIAN Metode penelitian yang digunakan dalam melakukan penelitian ini adalah metode deskriptif, dimana metode ini mengacu pada studi kasus pada perusahaan, dengan melakukan pengukuran terhadap operasionalisasi variabel yang dijadikan sebagai indikator. Data dikumpulkan menggunakan teknik dokumentasi, observasi dan wawancara, Data yang diperoleh kemudian dianalisis dengan metode analisis deskriptif kualitatif untuk menilai efisiensi biaya pada Perusahaan Daerah Air Minum Tirta Pakuan Kota Bogor. HASIL DAN PEMBAHASAN A. Hasil Pemeriksaan Rinci Dari pengamatan yang dilakukan pada Sub Bagian Urusan Kendaraan, dalam menjalankan kegiatan Sub Bagian Urusan Kendaraaan telah mengikuti prosedur yang berlaku. Indikatornya adalah arsip berkas-berkas pemeliharaan. Dalam satu berkas pemeliharaan yang diamati, terlampir dokumen-dokumen yang seharusnya ada seperti permintaan perbaikan/perawatan, kwitansi, surat perintah kerja, Berita Acara Pemeriksaan, dan lain sebagainya. Disamping itu, di dalam setiap tahapan proses, ada otorisasi dari pejabat yang berwenang. Atas dasar ini, dapat disimpulkan tidak ada penyimpangan ataupun prosedur lain yang dijalankan oleh Sub Bagian Urusan Kendaraan dalam menjalankan kegiatan dan prosedur yang sudah ada amat menunjang sasaran yang hendak dicapai yaitu efisiensi. Dari pengamatan yang dilakukan pada Sub Bagian Urusan Kendaraan, dalam proses pengadaan barang/jasa dengan pihak luar telah mengikuti ketentuan yang berlaku. Indikatornya adalah dari berkas perbaikan kendaraan, semua bengkel merupakan rekanan dari PDAM Tirta Pakuan dan pengadaan yang dilakukan dalam satu tahun menggunakan beberapa rekanan. Disamping itu, semua rekanan telah melalui tahap seleksi sebelum menjadi rekanan PDAM. Untuk mengkaji prosedur pengadaan, diambil sampel dokumen perbaikan kendaraan dengan nomor polisi F 8256 A dengan SPK, dokumen perbaikan terlampir. Setelah mempelajari berkas-berkas yang ada, terdapat perbedaan harga yang ditawarkan oleh bengkel dengan harga yang tercantum dalam SPK. Setelah dikonfirmasi kepada Kasubag. Urusan Kendaraan, perbedaan terjadi akibat adanya negosiasi harga dengan rekanan. Harga yang tercantum pada SPK adalah harga setelah kesepakatan dengan rekanan. Adapun untuk penyusunan anggaran, pembuat anggaran untuk pemeliharaan kendaraan menyatakan bahwa pembuatan anggaran mengacu pada anggaran sebelumya dan disesuaikan dengan harga yang berlaku pada saat ini. Metode yang sama digunakan untuk pembuatan anggaran tahun berikutnya (anggaran biaya pemeliharaan terlihat pada lampiran 7) Untuk keperluan penelusuran akurasi penyusunan anggaran biaya pemeliharaan kendaraan, maka penulis membandingkannya dengan realisasi biaya baik tahun 2005 maupun 2006. Pada 24
Jurnal Ilmiah Ranggagading, Vol. 8 No. 1, April 2008 ketentuan penyusunan anggaran, dikatakan bahwa anggaran tahunan harus disusun dengan memperhatikan realisasi kegiatan usaha semester I tahun berjalan, estimasi hasil kegiatan yang dapat dicapai pada semester II tahun berjalan, rencana jangka panjang (Corporate Plan), serta pertimbangan penting lainnya Dari perbandingan anggaran dengan realisasi biaya pemeliharaan, dapat dilihat bahwa terdapat selisih diantara keduanya, kebanyakan adalah di bawah anggaran. Padahal apabila dibandingkan dengan realisasi biaya pada tahun 2005 rata-rata masih dibawah anggaran yang dibuat untuk tahun 2006. Hal ini merupakan indikasi bahwa anggaran dibuat tidak berdasarkan ketentuan yang berlaku. Realisasi biaya pemeliharaan terlihat pada lampiran 5 dan 6. Adapun harga yang dianggarkan setelah dibandingkan dengan realisasinya dan harga pasar, tidak ada perbedaan yang signifikan. Sebagai sampel, harga merk Brigdestone pada tahun 2006 untuk mobil pick up pada realisasinya adalah Rp. 400.000,- dan untuk mobil kijang penumpang Rp. 510.000,-. Dengan demikian faktor yang menyebabkan selisih antara anggaran dengan realiasi adalah volume. Sebagai contoh, accu menurut standarnya untuk keadaan normal bisa digunakan sampai 2 tahun, jadi volume untuk accu terlalu tinggi. Demikian halnya untuk tune up/service besar, yang pada relisasinya tidak semua kendaraan melakukan tune up/service besar sampai enam kali. Pada realisasi biaya pemeliharaan kendaraan, semua biaya telah disertai buktibukti yang memadai. Disamping bukti-bukti tersebut, terdapat berita acara pemeriksaan pekerjaan untuk perbaikan kendaraan yang fungsinya mengecek pekerjaan yang telah diselesaikan oleh rekanan. Adapun untuk volume barang/jasa dalam rangka bila dibandingkan dengan intensitas penggunaan kendaraan secara keseluruhan masih dapat dikatakan wajar, kecuali untuk beberapa kendaraan yang umurnya sudah tua. Begitu pula harga barang/jasa untuk pemeliharaan dibandingkan dengan harga pasaran masih dapat dikatakan wajar. Temuan-temuan di atas telah disampaikan kepada Sub Bagian Urusan Kendaraan dan telah mendapatkan konfirmasi. B. Laporan Hasil Pemeriksaan Berdasarkan hasil pemeriksaan sebagaimana telah diuraikan dalam hasil pemeriksaan rinci, maka penulis mencoba menuangkan proses pemeriksaan dan hasilhasilnya di dalam suatu format pelaporan pemeriksaan operasional sesuai dengan teori yang penulis ketahui. Format laporan ini penulis susun dalam tiga bagian, yaitu: 1. Executive Summary Secara umum penulis berpendapat bahwa prosedur yang dijalankan oleh PDAM Tirta Pakuan dalam rangka pemeliharaan kendaraan sudah memadai. Namun demikian, penulis melihat masih terdapat kesempatan untuk meningkatkan pengendalian kegiatan pemeliharaan kendaraan. Berikut ini penulis sampaikan ringkasan temuan pemeriksaan dari Sub bagian Urusan Kendaraan: a. Sub Bagian Urusan Kendaraan, dalam menjalankan kegiatan Sub Bagian Urusan Kendaraaan telah mengikuti prosedur yang berlaku b. Sub Bagian Urusan Kendaraan, dalam proses pengadaan barang/jasa dengan pihak luar telah mengikuti ketentuan yang berlaku c. Harga satuan yang dianggarkan sudah wajar bila dibandingkan dengan realisasinya dan harga pasar d. Pengeluaran untuk pemeliharaan kendaraan sudah disertai buktibukti pendukung yang bisa dipertanggungjawabkan e. Anggaran biaya pemeliharaan disusun berdasarkan pola anggaran tahun sebelumnya ditambah kenaikan harga, akibatnya kecenderungan realisasi di bawah anggaran sehingga tidak tepat dijadikan ukuran efisiensi f. Ada beberapa kendaraan yang perlu dikaji alternatif untuk menggantikan 25
TRIYANDI dan SEMBIRING, Pemeriksaan Operasional untuk Menilai Efisiensi Biaya jasa yang disediakan kendaraan mengingat biaya pemeliharaan sudah sangat tinggi g. Volume dalam anggaran untuk accu terlalu tinggi, akibatnya realisasinya selalu di bawah anggaran h. Biaya pool dan mesin rumput tidak ada dalam anggaran pemeliharaan, akibatnya sulit untuk menilai efisiensinya. 2. Dasar, Tujuan, dan Ruang Lingkup a. Dasar pemeriksaan yang dilakukan penulis terhadap Sub Bagian Urusan Kendaraan adalah Proposal Skripsi yang disetujui oleh pihak PDAM Tirta Pakuan Kota Bogor bulan Juni 2007 b. Tujuan pemeriksaan 1) Overall Audit Objectives Untuk menilai efisiensi biaya 2) Spesific Audit Objectives a) Mengevaluasi implementasi dari prosedur pemeliharaan yang telah ditetapkan perusahaan dan pengaruhnya terhadap efisiensi biaya b) Mengevaluasi implementasi dari prosedur pengadaan barang/jasa dan pengaruhnya terhadap efisiensi biaya c) Mengevaluasi akurasi penyusunan anggaran dan pengaruhnya terhadap efisiensi biaya d) Mengevaluasi kewajaran realisasi biaya dan pengaruhnya terhadap efisiensi biaya 3) Ruang Lingkup Pemeriksaan Ruang lingkup pemeriksaan yang penulis lakukan adalah Sub Bagian Urusan Kendaraan PDAM Tirta Pakuan Kota Bogor, dan secara khusus kegiatan yang diperiksa adalah. Adapun periode pemeriksaan adalah tahun 2006. 3. Hasil Pemeriksaan Berdasarkan hasil pemeriksaan yang dilakukan, maka penulis mendapatkan hal-hal sebagai berikut: 1. Sub Bagian Urusan Kendaraan, dalam menjalankan kegiatan Sub Bagian Urusan Kendaraaan telah mengikuti prosedur yang berlaku. Di samping itu, tidak ada penyimpangan ataupun prosedur lain yang dijalankan oleh Sub Bagian Urusan Kendaraan dalam menjalankan kegiatan dan prosedur yang sudah ada amat menunjang sasaran yang hendak dicapai yaitu efisiensi. 2. Sub Bagian Urusan Kendaraan, dalam proses pengadaan barang/jasa dengan pihak luar telah mengikuti ketentuan yang berlaku. Ketentuan yang dimaksud adalah Kepres. no. 80 Tahun 2003 dan perubahannya pada Perpres no. 8 tahun 2006 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Instansi Pemerintah. Indikatornya adalah pengadaan pada PDAM Tirta Pakuan untuk barang/jasa terkait pemeliharaan kendaraan di bawah 5 juta dilakukan dengan mekanisme pembelian langsung, sedangkan 5 juta sampai 50 juta dilakukan dengan mekanisme penunjukan langsung. 3. Harga satuan yang dianggarkan setelah dibandingkan dengan realisasinya dan harga pasar, tidak ada perbedaan yang signifikan. Begitu pula realisasi harga barang/jasa untuk pemeliharaan dibandingkan dengan harga pasaran masih dapat dikatakan wajar. 4. Untuk pengeluaran biaya, semua 26
Jurnal Ilmiah Ranggagading, Vol. 8 No. 1, April 2008 biaya telah disertai bukti-bukti yang memadai. Indikatornya adalah berkas-berkas pendukung seperti kwitansi pembayaran, Order Perintah Kerja (OPK), Surat Perintah Kerja (SPK), Berita Serah Terima Pekerjaan, dan lain sebagainya. Adapun untuk hal-hal yang penulis anggap sebagai kelemahan, sebagai temuan hasil pemeriksaan penulis sajikan dalam format kondisi, kriteria, sebab, serta akibat. Adapun daftar yang penulis maksud adalah sebagai berikut: Tabel 1. Daftar Temuan Pemeriksaan Operasional Pada PDAM Tirta Pakuan Kota Bogor No Kondisi Kriteria Sebab Akibat 1 Anggaran biaya pemeliharaan belum selaras dengan ketentuan pembauatan anggatan yang telah ditetapkan 2 Ada beberapa kendaraan yang biaya pemeliharaannya sangat tinggi Berdasarkan realisasi kegiatan semester satu dan estimasi untuk semester dua tahun berjalan Realisasi tidak melebihi anggaran biaya pemeliharaan Anggaran disusun mengacu pada anggaran sebelumnya dan disesuaikan dengan harga yang berlaku Umur kendaraan sudah tua Kecenderuangan realisasi di bawah anggaran dan tidak tepat dijadikan ukuran efisiensi Biaya pemeliharaan sudah tidak efisien lagi 3 Volume dalam anggaran untuk accu terlalu tinggi 4 Biaya Pool dan Mesin Rumput tidak ada dalam anggaran pemeliharaan Penyusunan anggaran memperhatikan realisasi sebelumnya Semua biaya pemeliharaan dianggarkan Anggaran disusun mengikuti pola anggaran sebelumnya Anggaran disusun mengikuti pola anggaran sebelumnya Ketidaktepatan penilaian efisiensi atas biaya pemeliharaan kendaraan Sulit dinilai efisiensinya KESIMPULAN Berdasarkan penelitian yang penulis lakukan pada PDAM Tirta Pakuan Kota Bogor tentang pemeriksaan operasional atas kegiatan untuk menilai efisiensinya, maka dapat diperoleh kesimpulan atas keseluruhan pembahasan yang telah dilakukan. Berikut adalah kesimpulan yang diperoleh penulis dari keseluruhan penelitian yang telah dilakukan: 1. Berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan kendaraan, kesimpulan yang dapat diambil oleh penulis adalah: - Kegiatan pemeliharaan yang dimaksud di PDAM Tirta Pakuan 27
TRIYANDI dan SEMBIRING, Pemeriksaan Operasional untuk Menilai Efisiensi Biaya meliputi perbaikan dan perawatan kendaraan. Dalam menjalankan kegiatan yang berhubungan dengan kendaraan, khususnya pemeliharaan, Sub Bagian Urusan Kendaraan telah memiliki prosedur yang memadai. - Adapun mekanisme pengadaan barang/jasa yang berkaitan dengan telah diatur dalam suatu ketentuan. Untuk tahun 2006, pengadaan barang/jasa dibawah 5 juta menggunakan mekanisme pembelian langsung, sedangkan pengadaan barang/jasa 5 juta sampai 50 juta mekanisme yang digunakan adalah penunjukan langsung. Secara umum prosedur ini sudah sesuai dengan ketentuan Kepres no. 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Instansi Pemerintah. 2. Pelaksanaan pemeriksaan operasional dilakukan dengan menggunakan tahapan pemeriksaan. Tahapan tersebut adalah perencanaan, survei pendahuluan, rencana pemeriksaan pendahuluan, temuan pemeriksaan sementara, prosedur pemeriksaan rinci, hasil pemeriksaan rinci, serta laporan hasil pemeriksaan. 3. Dari pemeriksaan yang dilakukan, beberapa hal yang dapat disimpulkan oleh penulis adalah: - Prosedur pemeliharaan dan pengadaan barang/jasa telah dijalankan sebagaimana mestinya. Prosedur dan ketentuan tersebut menjadi suatu alat untuk pengendalian agar sasaran dapat tercapai yaitu efisiensi. - Berkaitan dengan perencanaan yang berhubungan dengan anggaran biaya pemeliharaan, anggaran yang dibuat belum selaras dengan ketentuan yang berlaku. Indikasinya adalah penyusunan hanya mengikuti pola tahun sebelumnya. Sehingga anggaran biaya kurang relevan untuk dijadikan ukuran efisiensi. - Untuk realisasi biaya pemeliharaan kendaraan masih dapat dikatakan wajar, alasannya adalah intensitas penggunaan kendaraan yang tinggi menuntut pemeliharaan yang tinggi juga. Alasan lainnya adalah harga pengadaan barang/jasa untuk tidak berbeda dengan harga pasaran saat itu. - Untuk beberapa kendaraan yang sudah tua, biaya pemeliharaannya sudah tidak efisien lagi karena sangat tinggi. - Terdapat realisasi pengeluaran yang tidak ada dalam anggaran, yaitu biaya pool dan mesin rumput. DAFTAR PUSTAKA Arens, Alvin A., Randal J. Elder and Mark S. Beasly. 2003. Auditing and Assurance Service, An Integrated Approach. 9 th Edition. Prentice Hall. Englewood Cliffs, New Jersey. Guy, Dan M., C. Wayne Alderman, Alan J. Winters. 2003. Auditing. Alih Bahasa: Paul A. Rajoe dan Ichsan Setiyo Budi. Erlangga. Jakarta. Heizer, Jay and Barry Render. 2001. Operation Management. 6 th Edition. Prentice-Hall, Inc. Upper Saddle River. New Jersey. Horngren, Charles T. 2005. Akuntansi Biaya, Penekanan Manajerial. Edisi Bahasa Indonesia. PT Indeks Kelompok Gramedia. Jakarta. Konarth, Law F. 2002. Auditing Concepts and Applications, A Risk Analysis Approach dalam Sukrisno Agoes. 2004. Auditing (Pemeriksaan Akuntan), oleh Kantor Akuntan Publik. Buku 1. Edisi Ketiga. Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Jakarta. Messier, William F. 2000. Auditing and Assurance Service. 2 nd Edition. Mc Graw Companies. USA. Sawyer, Lawrence B., Mortimer A. Dittenhofer, and James H. Scheiner. 2005. Audit Internal Sawyer. Buku 1. Edisi 5. Alih Bahasa: Desi Adhariani. Salemba Empat. Jakarta Whittington, O. Ray and Kurt Panny. 2001. Priciples of Auditing and Other Assurance Services dalam Sukrisno Agoes. 2004. Auditing (Pemeriksaan Akuntan), oleh 28
Jurnal Ilmiah Ranggagading, Vol. 8 No. 1, April 2008 Kantor Akuntan Publik. Buku 1. Edisi Ketiga. Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Jakarta. 29