BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Menurut Fitzgrald (1981) dalam buku Puspitawati dan Anggadini (2011: 1), sistem merupakan jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, beerkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu tujuan tertentu. Karakteristik sistem menurut Puspitawati dan Anggadini (2011: 2), adalah adanya tujuan sistem, batas sistem, subsistem, hubungan sistem, lingkungan sistem, dan input, proses dan output. Menurut Mulyadi (2008 : 2) sistem merupakan sekolompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Berdasarkan beberapa pendapat dari para ahli di atas mengenai sistem, maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem adalah sekelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem saling berhubungan yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan yang sama.
5 2.2 Pengertian Prosedur Neuschel (1971) dalam buku Puspitawati dan Anggadini (2011: 1) mendefinisikan prosedur sebagai urut-urutan operasi klerikal yang biasanya melibatkan orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi. Menurut Mulyadi (200 8: 5) prosedur yaitu suatu uraian kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang. Yang termasuk dalam kegiatan klerikal yaitu menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode mendaftar, memilih, memindahkan dan membandingkan. Jadi sistem terdiri dari prosedur yang berantai yang tidak dapat dipisahkan satu sama lain. Dari definisi-definisi yang dikemukakan kedua ahli tersebut di atas dapat diambil kesimpulan bahwa prosedur merupakan suatu urut-urutan pekerjaan klerikal terhadap transaksi perusahaan dan salah satunya adalah penjualan jasa service kendaraan. 2.3 Pengertian Sistem Akuntansi Suatu sistem akuntansi diperlukan untuk memudahkan pengelolaan perusahaan. Pengertian sistem akuntansi bermacam-macam menurut para ahli. Menurut Baridwan (1998 : 4) Sistem Akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan
6 umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi. Menurut Narko (2004:3), Sistem akuntansi adalah suatu jaringan yang terdiri dari formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, alat-alat, dan sumber daya manusia dalam rangka menghasilkan informasi. Jadi, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem akuntansi terdiri dari beberapa unsur akuntansi meliputi organisasi, formulir, catatan, dan laporan yang saling terkait untuk mencapai tujuan, yaitu menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh pengguna yang berwenang khususnya manajemen dalam mengola perusahaan menjadi lebih efektif, efisien, dan ekonomis. 2.4 Unsur-unsur Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (2008: 3), unsur pokok dari sistem akuntansi adalah formulir, catatan (jurnal, buku besar), serta laporan. Berikut ini diuraikan lebih lanjut pengertian masing-masing unsur sistem akuntansi tersebut: a. Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat terjadinya transaksi dan biasa disebut dengan dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi dicatat atau didokumentasikan.
7 b. Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. c. Buku Besar Buku besar ( general ledger ) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal, rekeningrekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. d. Buku Pembantu. Apabila data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu ( subsidiary ledger ). Buku ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. e. Laporan Laporan merupakan hasil akhir proses akuntansi yang biasanya disebut dengan laporan keuangan, dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan laba yang ditahan dan lainnya. Tujuan sistem akuntansi menurut Narko (2004:7) adalah sebagai berikut : 1. Untuk meningkatkan kualitas informasi yang dihasilkan sistem informasi akuntansi dianggap memiliki kualitas tinggi bila informasi yang bersangkutan relevan, tepat waktu, mempunyai daya banding, dapat diuji kebenaranna, mudah dimengeri dan lengkap.
8 2. Untuk meningkatkan pengendalian akuntansi dan cek internal. 3. Untuk menekan biaya klerikal demi menyelanggarakan catatan-catatan 2.5 Pengertian Penjualan Penjualan merupakan sumber hidup suatu perusahaan, karena dari penjualan dapat diperoleh laba. Pada perusahaan dagang, penjualan merupakan aktivitas utama perusahaan. Besarnya pendapatan perusahaan sangat ditentukan oleh besar kecilnya penjualan. Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun tunai. 2.5.1 Penjualan Jasa Menurut Kotler (2009: 36) pengertian jasa adalah A service is any activity or benefit that one part can offer to another that is essentially intangible and does not result in the ownership of anything. Its production may or not be tied to a physical product artinya jasa adalah setiap kegiatan atau kinerja yang ditawarkan suatu pihak kepada pihak lain yang pada intinya tidak dan tidak menghasilkan kepemilikan apapun. Produksinya bisa atau bisa juga tidak dikaitkan dengan produk fisik. Menurut Warren (200 9:3) Penjualan jasa yang dilakukan oleh perusahaan merupakan transaksi rutin yang dilakukan oleh perusahaan jasa untuk mendapatkan penghasilan dan laba. Setiap transaksi penjualan jasa harus dibuatkan invoice atau bukti bahwa suatu jasa telah dilakukan perusahaan kepada pelanggannya.
9 Transaksi penjualan jasa biasanya dilakukan secara tunai ataupun kredit. Jika dilakukan secara tunai maka kas diterima terlebih dahulu, lalu dari penjualan jasa tersebut akan terbentuk piutang kepada pelanggan. Apabila piutang tersebut dilunasi oleh pelanggan maka kas diterima oleh perusahaan jasa tersebut, uang kas perusahaan bertambah. Ayat jurnal yang dicatat saat penjualan jasa tunai: Kas Pendapatan Jasa Biasanya jika penjualan kepada pelangganya dilakukan secara kredit, perusahaan jasa terkadang suka memberikan diskon jika dibayar oleh pelanggannya pada jangka waktu diskon yang telah ditentukan oleh penjual jasa. Ayat jurnal pada saat penjualan jasa secara kredit: Piutang usaha Pendapatan Jasa Ayat jurnal pada saat terima uang dari pelanggan yang melinasi utangnya: Kas Piutang Usaha Pada bagian gudang mencatat jurnal pengeluaran bahan dan part seperti berikut HPP Persediaan
10 2.6 Pengertian Garansi Menurut Sudrajat (1986: 6) garansi adalah suatu jaminan dari pihak penjual kepada pembeli untuk memperbaiki atau melengkapi kekurangan-kekurangan akan kuantitas, kualitas dari produk yang dijual di dalam melaksanakan fungsinya. Hal ini diberikan perusahaan untuk mempromosikan penjualan barang-barang hasil produksinya, biasanya diberikan dalam bentuk: 1. Perawatan gratis 2. Penggantian komponen-komponen atau bagian tertentu dari unit barang yang rusak 3. Pengembalian uang atau harga yang dibayar oleh pembeli dan bahkan dalam jumlah sekian kali lipat dari harga yang dibayar oleh pembeli, dalam batas waktu tertentu sejak tanggal terjadinya transaksi. 2.6.1 Metode pembebanan biaya Garansi Garansi memerlukan biaya masa depan yang seringkali merupakan biaya tambahan yang signifikan, yang terkadang disebut biaya sesudah atau biaya purna jual. Berikut ini beberapa metode untuk mencatat biaya garansi menurut para ahli Menurut Kieso (2008: 193) menyebutkan ada 2 metode akuntansi yang digunakan untuk mengakui biaya garansi, yaitu: 1. Dasar tunai Yaitu biaya garansi diakui sebagai biaya saat terjadinya, dan tidak ada pengakuan terhadap utang dimasa mendatang. Metode ini tidak mengakui adanya utang pada periode penjualan karena:
11 a. Kemungkinannya sangat kecil utang akan terjadi b. Jumlah kemungkinan utang sukar diestimasi secara layak 2. Dasar Akrual Yaitu biaya jaminan diakui saat penjualan terjadi. Pada metode ini terdapat dua cara yang dapat digunakan: a. Diperlakukan sebagai biaya garansi Perlakuan untuk cara yang pertama yaitu taksiran biaya garansi masa mendatang diakui saat penjualan. b. Diperlakukan sebagai penjualan garansi Diakui sebesar presentase tertentu dari penjualan awal sampai dengan saat biaya akrual terjadi Jurnal untuk mencatat biaya garansi dengan metode akrual (sebagai biaya garansi) menurut Kieso (2008: 195) Saat Penjualan selama tahun 2004 Kas/ Piutang Penjualan Saat pembebanan garansi tahun 2004 Beban Garansi Estimasi Utang Garansi
12 Pengakuan biaya garansi yang dikeluarkan pada tahun 2005 (atas penjualan produk tahun 2004) Estimasi Utang Garansi Persediaan Utang Gaji/Upah 2.7 Sistem Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2008: 210) p enjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit. 2.7.1 Fungsi yang Terkait Berdasarkan pendapat Hall (2001 : 13 ), dapat disimpulkan bahwa fungsi yang terkait dengan penjualan kredit meliputi : 1. Bagian penjualan Menerima order pelanggan baik melalui surat maupun telepon yang mengidentifikasikan jenis dan kuantitas barang yang diminta. Fungsi ini akan menambahkan informasi yang belum lengkap pada surat order (seperti keterangan barang yang dijual, nama dan alamat pelanggan, jumlah dan harga per unit, dan informasi keuangan lainnya seperti potongan harga, dan ongkos angkut.)
13 2. Departemen Kredit Bagian kredit menentukan batas kredit, kelayakan pemberian kredit pada pelanggan dan memberikan persetujuan kredit sehingga salinan order penjualan dapat didistribusikan ke departemen penagihan, pergudangan, dan pengiriman. 3. Bagian gudang Gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, menandatangani salinan surat perintah pengeluaran barang sebagai bukti pesanan sudah dikerjakan dengan benar serta menyerahkan barang ke departemen pengiriman. Bagian gudang perlu mencatat penyesuaian data persediaan. 4. Bagian Pengiriman Bagian pengiriman bertanggung jawab untuk mencocokkan barang dengan surat perintah pengeluaran barang, dokumen pengiriman dari bagian penjualan, dan surat jalan untuk memastikan kebenaran pesanan. Petugas pengiriman menyerahkan barang, dokumen pengiriman, dan dua rangkap Bill Of Leading ke perusahaan jasa pengiriman, kemudian melakukan tugas-tugas sebagai berikut : a. Mencatat pengiriman pada buku harian pengiriman barang. b. Menyerahkan dokumen surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan ke departemen penagihan sebagai bukti pengiriman sudah dilaksanakan. c. Menyimpan satu salinan untuk tiap-tiap dokumen pengiriman dan dokumen tagihan bongkar muat barang.
14 5. Bagian Penagihan Bagian penagihan ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan setelah memperoleh informasi lengkap berkenaan pengiriman barang dari informasi yang terdapat pada surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan, membuat jurnal penjualan, serta mengirimkan salinan buku besar dari order penjualan ke bagian piutang. 6. Bagian Akuntansi Bagian piutang bertanggung jawab untuk memposting data salinan buku besar order penjualan ke buku besar pembantu piutang dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur. Bagian buku besar meringkas buku rekening dari bagian piutang, membuat laporan penjualan serta mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan. 2.7. Sistem Pengendalian Intern Menurut Romney dan Steinbart (2004:229), menjelaskan pengendalian intern adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan handal, mendorong dan memperbaiki efisiensi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakam yang telah ditetapkan. Tujuan sistem pengendalian intern menurut definisi diatas adalah: a. Menjaga kekayaan/asset organisasi b. Memberikan informasi akurat dan keandalan data akuntansi c. Mendorong efisiensi operasional d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
15 2.7.1 Unsur Pengendalian Intern Agoes (2004: 100) menjelaskan lima komponen pengendalian intern yang kaitannya dengan audit atas laporan keuangan yaitu, Lingkungan pengendalian, Penaksiran risiko, Aktivitas pengendalian, Pemantauan atau monitoring, Informasi dan komunikasi Berikut ini unsur-unsur pengendalian intern menurut Mulyadi (2008: 221): A. Organisasi Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas, diantaranya: a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit. b. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit c. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas. d. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut. B. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya, wewenang dan pencatatan prosedur meliputi: a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir serta order pengiriman. b. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy.
16 c. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap sudah dikirim pada copy surat order pengiriman. d. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut. e. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan. f. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara membubuhkan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk dan memo kredit). g. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat. C. Praktik yang Sehat Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi meliputi: a. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. b. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.