PAPERLESS OFFICE User Guide Petunjuk Sederhana Menggunakan PLO KKN PPM UGM Unit 67 Antar Semester 2010 Pengelolaan Sampah UGM Terpadu Berbasis 3R
Bab I Pendahuluan Apakah Paperless Office Itu? Paperless Office adalah suatu sistem komunikasi elektronik yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas perkantoran. Sistem ini digunkan karena dapat meningkatkan efisiensi pekerjaan khususnya di bidang komunikasi dan administrasi. Di UGM, sistem Paperless Office dikembangkan oleh Pusat Pelayanan Teknologi Informasi dan Komunikasi (PPTIK) sejak tahun 2005 dan telah dimanfaatkan di beberapa unit kerja. Sistem komunikasi ini dikenal dengan nama singkatannya yaitu PLO. Beberapa tujuan dari penerapan PLO di lingkungan kerja adalah untuk meningkatkan dan memperlancar komunikasi, mengurangi penggunaan kertas yang bisa dikonversi ke dalam bentuk elektronik, serta menjadikan pekerjaan kantor sebagai aktivitas yang menghibur selayaknya mengakses situs jejaring sosial. Dengan menggunakan PLO, maka pengumuman-pengumuman yang ada dalam unit kerja bisa dibaca setiap saat dan dimungkinkan untuk dilakukan diskusi melalui fitur komentar. PLO dapat menyederhanakan sistem disposisi surat masuk dan mengirim memo dari satu pengguna ke pengguna lain. PLO juga dapat menyimpan data event dan penggunaan ruangan di waktu tertentu sehingga kegiatan-kegiatan yang ada di kantor dapat dipantau dan diketahui oleh pengguna. Mengakses PLO PLO dapat diakses kapan saja dan di mana saja selama ada akses internet. PLO dapat diakses melalui komputer, notebook, maupun ponsel. Tampilan PLO melalui ponsel sedikit berbeda dengan jika diakses melalui komputer karena dibuat lebih sederhana, namun memiliki fungsi yang sama. Bantuan Dalam user guide ini akan dijelaskan mengenai cara menggunakan fitur-fitur PLO yang dapat diaplikasikan di lingkungan kerja. Dalam setiap sistem PLO ada seorang admin (administrator) yang bertugas mengelola sistem di lingkungan kerja yang bersangkutan. Hal-hal berkaitan dengan administrasi sistem PLO itu sendiri dapat dikomunikasikan kepada admin PLO masing-masing unit. Jika ada kesulitan lebih lanjut serta saran dan kritik terhadap user guide ini, dapat menghubungi tim KKN-PPM unit 67 antar semester 2010 melalui e-mail aish_prastowo@mail.ugm.ac.id. Kesulitan-kesulitan teknis dapat langsung dikomunikasikan kepada PPTIK UGM (http://pptik.ugm.ac.id). 2
Bab II Menggunakan PLO Membuka Situs Situs PLO dapat dibuka dengan menggunakan perangkat lunak web browser, dan bekerja dengan paling baik dengan menggunakan Mozilla Firefox. PLO diakses dengan mengetikkan alamat situs PLO masing-masing unit kerja, sebagai contoh untuk Direktorat Keuangan UGM alamat PLO-nya adalah http://plo-ditkeu.ugm.ac.id. Tampilan awal PLO adalah sebagai berikut. Login Untuk menggunakan PLO, pengguna harus melakukan login terlebih dahulu dengan cara memasukkan username dan password pada kolom Login ID dan Password pada kotak yang terdapat pada halaman awal situs PLO. Username dan password pengguna PLO masing-masing unit kerja dikelola oleh admin. Jika username (Login ID) dan password yang dimasukkan sesuai dan telah terdaftar, maka jika tombol Login diklik akan muncul halaman depan situs PLO sebagai berikut. 3
Untuk keamanan, ketika pertama kali membuka PLO pengguna diharapkan untuk mengganti password-nya. Password dapat diganti pada menu update profile. Update Profil Update profil digunakan untuk mengisikan atau memperbarui data pengguna PLO. Cara meng-update profil adalah dengan mengklik link update profil yang terletak di sebelah kiri atas halaman PLO, dan akan muncul halaman baru sebagai berikut. Setelah mengisikan atau memperbarui data, silakan mengklik tombol UPDATE DATA USER untuk menyimpan 4
data yang telah dimasukkan. Untuk memasukkan foto diri, klik tombol Browse di sebelah kanan list Foto Diri. Silakan memilih file foto yang diinginkan untuk diunggah. Untuk mengganti password, centang pilihan ubah password dan isikan password lama dan password baru pada kolom yang disediakan sebelum mengklik tombol UPDATE DATA USER. Ekspresi Fitur ekspresi digunakan untuk menampilkan status pengguna saat itu, bisa berupa apa yang sedang dipikirkan, apa yang sedang dilakukan, atau sekedar informasi-informasi pendek. Cara mengupdate ekspresi adalah dengan mengklik link [update] di sebelah ekspresi sebelumnya yang terletak di kiri atas halaman. Setelah diklik maka ekspresi sebelumnya akan berubah menjadi kolom isian. Ekspresi baru dapat diketikkan dalam kolom isian tersebut. Untuk menyimpan dan menampilkan ekspresi baru, klik tombol post. Ekspresi-ekspresi pengguna PLO akan ditampilkan di kolom sebelah kanan dari halaman depan PLO. 5
Jika ingin membaca komentar atau memberikan komentar pada salah satu ekspresi, klik ekspresi yang diinginkan kemudian akan muncul kolom isian untuk mengetikkan komentar. Setelah mengetikkan komentar, klik tombol send. Komentar akan muncul di bawah ekspresi tersebut. Untuk kembali menampilkan daftar ekspresi seperti semula, klik link [ekspresi]. Logout Menu Logout yang berada pada kanan atas halaman berfungsi untuk keluar dari sistem sebagai pengguna PLO. Biasakan selalu klik Logout begitu selesai membuka halaman PLO demi keamanan terutama apabila komputer yang digunakan tidak hanya digunakan oleh satu orang saja. Hal ini untuk menghindari account pengguna digunakan orang lain untuk hal-hal yang tidak diinginkan. 6
BAB III News Fitur news yang dapat ditampilkan dengan mengklik menu News dan sekaligus sebagai halaman utama dari PLO berfungsi untuk menampilkan berita-berita yang telah diunggah oleh pengguna. Berita-berita ini bisa berhubungan dengan pekerjaan, kegiatan di luar pekerjaan maupun informasi-informasi bermanfaat yang sifatnya perlu dibaca secara umum dalam satu unit kerja. Suatu berita dapat ditulis dalam news apabila bersifat umum untuk dibaca oleh pengguna PLO dalam satu unit kerja. Jangan menuliskan news apabila informasi bersifat rahasia atau hanya boleh diketahui oleh orang tertentu. Pertanyaan atau berita yang hanya ditujukan kepada orang tertentu sebaiknya disampaikan melalui Memo, dan informasi pendek yang sifatnya tidak formal dapat disampaikan melalui Ekspresi. Jika fitur News menunjukkan warna merah, menandakan ada News baru yang belum dibaca oleh pengguna. Membaca dan Mengomentari Berita Pengguna dapat mencari berita yang diinginkan dengan mengisi kolom Text untuk menuliskan kata kunci dari berita yang diinginkan, dan Tanggal yang menunjukkan waktu berita dibuat. Untuk membaca berita secara lebih lengkap klik selengkapnya, dengan demikian akan muncullah halaman mengenai satu berita secara lengkap. 7
Pengguna dapat memberikan komentar dengan mengklik Tambah komentar, sehingga muncul tampilan sebagai berikut. Dan pengguna dapat melanjuitkan dengan menuliskan pesan di kolom yang tersedia. Pengguna juga dapat menambahkan File/ foto sebagai pelengkap pesan dengan meng-klik Browse, kemudian pilih File/ foto yang diinginkan dan klik Kirim Agar efisien, jika sekadar ingin menyampaikan komentar singkat yang sama dengan komentar yang sudah ada, pengguna dapat menuliskan pesan singkat dengan mengisi kolom Add quick note di barisan paling bawah. 8
Menulis Berita Baru Pengguna dapat menuliskan berita baru dengan meng-klik Tulis Berita Baru sehingga muncul tampilan seperti di bawah. Adapun pengguna cukup menuliskan kalimat singkat yang jelas sebagai judul berita di kolom Judul. Dan menuliskan paragraf pertama berita di kolom Paragraf Pertama. Penjelasan lebih lengkap mengenai berita yang akanditulis, dapat diketik di kolom Selebihnya Jika ingin melengkapi berita dengan berkas atau foto, klik Browse kemudian pilih berkas atau foto yang diinginkan dengan membuka berkas atau foto tersebut, dan klik Kirim untuk mengirim berita. 9
Ada beberapa fitur pelengkap di dalam fitur News. Di antaranya adalah fitur List yang dapat di-klik untuk menampilkan daftar berita secara keseluruhan. Fitur Next unread untuk menampilkan berita yang belum terbaca. Dan fitur Tandai semua terbaca untuk memberi tanda bahwa semua berita telah terbaca, meskipun di dalamnya masih terdapat berita-berita yang belum terbaca. 10
Bab IV Memo/Surat Fitur MEMO/SURAT berisikan komponen-komponen dalam surat-menyurat. Fitur ini didesain sedemikian rupa sehingga memudahkan kegiatan surat-menyurat di internal direktorat, baik untuk surat masuk maupun surat keluar. Fitur MEMO/SURAT dapat digunakan untuk: 1. Menyampaikan surat masuk kepada orang yang bersangkutan (disposisi) 2. Mengirim pesan kepada sesama pengguna PLO 3. Menuliskan surat keluar dalam format yang standar sekaligus mengarsipkannya Dalam fitur ini terdapat beberapa menu utama yaitu entry masukan dan tulis memo. Menu-menu tambahan seperti Konsep Surat Keluar ditemui dalam beberapa versi PLO dan apabila dibutuhkan dapat menghubungi PPTIK. Entry masukan Fitur Entry masukan digunakan untuk mendisposisikan surat. Fungsi fitur entry masukan adalah jika seorang pejabat atau karyawan dari suatu unit kerja mendapat kiriman surat dari luar, maka orang yang memiliki wewenang untuk membuka surat tersebut kemudian bertugas mendisposisikan surat tersebut kepada yang bersangkutan. Untuk itu sebaiknya orang yang bekerja pada bagian front office adalah orang yang dapat dipercaya. Langkah-langkah pembuatan disposisi adalah sebagai berikut: 1. Bagian front office membuka amplop surat (bila surat dalam bentuk fisik). 2. Men-scan surat (bila ada). 3. Mengisikan informasi yang ada pada surat tersebut pada pilihan entry masukan yang terdapat pada aplikasi paperless office. Setelah dilakukan disposisi dengan Paperless Office, maka orang yang mendapat kiriman surat tadi akan dapat mengetahui isi surat. Langkah-langkah dalam membuat disposisi surat dengan entry masukan Paperless Office adalah sebagai berikut: 1. Klik menu Memo/surat pada halaman depan Paperless Office. 11
2. Klik pilihan Entry masukan. 3. Isi data sesuai dengan surat masuk yang diterima. Hal-hal yang perlu diisikan adalah sebagai berikut: a. Nomor surat b. Hal c. Tujuan Jika surat yang dikirimkan diharapkan terdapat tembusannya, maka klik daftar group/user kemudian akan muncul beberapa pilihan seperti gambar di bawah. Jika ingin memberikan tembusan kepada semua anggota group maka langsung saja diberikan tanda cek pada group yang dituju. Jika tembusan hanya akan disampaikan kepada beberapa orang saja, maka klik pada nama group kemudian pilih orang yang bersangkutan. 12
d. Pengirim e. Unit/alamat f. Telepon/email g. Tanggal surat h. Isi surat i. File Pilihan file digunakan jika surat yang dikirimkan dalam bentuk fisik. Maka bagian front office harus men-scan surat tersebut kemudian di-upload dengan cara klik Telusuri. j. Lampiran Jika ingin menambahkan lampiran, maka pada isian nominal lampiran diisi sesuai dengan jumlah halaman lampiran. 4. Klik kirim Tulis memo Tulis memo berfungsi untuk mengirim pesan yang ditujukan kepada seorang, beberapa orang, atau beberapa orang dalam grup pengguna PLO. Pesan yang sifatnya umum dan dapat dibaca oleh semua orang seperti 13
pengumuman, informasi dan artikel dapat disampaikan lewat fitur News. Untuk menuliskan memo, pilih tulis memo. Setelah muncul tampilan sebagai berikut, kita bisa memasukkan isi memo dalam kolom yang tersedia. Kolom Hal digunakan untuk menuliskan keterangan mengenai isi memo. Hal yang baik dapat berupa satu kalimat singkat yang dapat menginterpretasi atau menerangkan isi memo. Tujuan kepada siapa memo akan diberikan dapat dipilih dengan meng-klik daftar group/user. Berikut ini adalah contoh daftar group/user yang ada di Direktorat Sumber Daya Manusia KPTU UGM. Jika, sebagai contoh, Hal yang ingin disampaikan adalah mengenai rapat pengembangan website direktorat sdm dan memo ditujukan kepada Grup TIK sebagai grup yang berkepentingan dalam rapat tersebut, maka beri tanda centang dengan meng-klik kotak kecil di samping Grup TIK. 14
Kolom Isi digunakan untuk menuliskan isi memo secara lengkap. Perlu diingat bahwa memo berbeda dengan surat, sehingga isinya cukup berupa pesan pendek. Isi memo yang baik dapat memberikan informasi secara jelas dan ringkas kepada pembaca. Tanggal pembuatan akan muncul secara otomatis ketika kita menulis memo. Jika ingin melengkapi memo dengan berkas atau foto, klik Browse kemudian pilih berkas atau foto yang diinginkan dengan membuka berkas atau foto tersebut, dan klik Kirim untuk mengirim memo. 15
Bab V Event Event merupakan salah satu fitur dalam Paperless Office (PLO) yang berfungsi untuk menampilkan jadwal kegiatan yang ada dalam suatu unit kerja atau perkantoran. Sehingga masing-masing pejabat atau karyawan pada kantor tersebut dapat mengetahui kegiatan apa saja yang dilaksanakan kantor pada tiap bulannya. Fitur event ini memuat antara lain: 1. Tanggal kegiatan 2. Ruang yang digunakan 3. Waktu pelaksanaan 4. Nama kegiatan Selain dapat menampilkan kegiatan dalam periode bulanan, fitur ini juga dapat menampilkan jadwal kegiatan dalam periode mingguan. Pengguna juga dapat melihat jadwal kegiatan pada bulan sebelumnya atau selanjutnya. Penggunaan fitur event dilakukan dengan klik menu Event pada pilihan menu bagian atas. Kemudian akan muncul tabel yang berisikan jadwal kegiatan dalam kantor tersebut. Contoh: yang digaris biru adalah jadwal kegiatan pada hari yang bersangkutan 16
Melihat Jadwal Kegiatan Jika pengguna hanya ingin melihat jadwal kegiatan, caranya adalah sebagai berikut: a. Pertama-tama pilih ruang yang ingin ditampilkan. b. Pilih periode waktu yang akan dilihat Pilihan ruang Waktu c. Kemudian akan muncul rekap jadwal dalam periode tersebut. Menambahkan Kegiatan Jika pengguna ingin menambahkan kegiatan, caranya adalah sebagai berikut: 1. Klik entry/edit acara pada bagian bawah. 17
2. Isikan nama event, kategori event, tanggal, waktu, dan ruang dimana akan dilaksanakannya kegiatan. Jika perlu tambahkan keterangan untuk lebih membuat jadwal kegiatan lebih informatif. 3. Klik Go 4. Jadwal akan tertampil pada tabel yang ada. 18
Bab VI Penutup Tentang Panduan Ini Panduan pengguna atau user guide ini disusun oleh tim KKN-PPM Unit 67 Antar Semester 2010 subunit Kantor Pusat/Blimbingsari yang ditugaskan pada Juli-Agustus 2010. Panduan disusun berdasarkan pelatihan dan presentasi dari PPTIK yang telah dilaksanakan pada 19-23 Juli 2010 dan praktek langsung dari tim. Kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada PPTIK UGM dan Dosen Pembimbing Lapangan yang telah memiliki andil besar dalam tersusunnya panduan ini. Dalam praktek penggunaan PLO, sistem yang dikembangkan memiliki banyak peluang untuk perbaikan, penambahan dan bahkan pengurangan fitur apabila dirasa kurang bermanfaat. Panduan ini sengaja disusun hanya untuk fitur-fitur yang paling sering digunakan dalam perkantoran karena fitur yang lain dapat dieksplor sendiri dan nantinya dalam pengembangannya akan disesuaikan dengan kebutuhan unit kerja yang bersangkutan. Namun di atas semua itu, peran aktif dari pengguna, serta segala masukan, saran dan kritik adalah kunci utama dalam kesuksesan program penerapan PLO ini. Semoga ke depannya PLO dapat memberikan manfaat bagi kita semua. 19