BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1 Pengertian Sistem Kearsipan Sistem merupakan suatu kesatuan yang terorganisir yang mengatur hubungan dalam suatu kerangka tertentu untuk mencapai tujuan tertentu, atau menurut Betty R. Ricks, sistem adalah sekelompok kegiatan yang saling berkaitan yang secara bersama-sama berusaha mencapai tujuan (Ricks, 1992: 12) Sistem kearsipan di Indonesia memiliki akar sejarah yang cukup panjang, paling tidak bisa dilacak dari masa administrasi Hindia Belanda. Sistem-sistem yang pernah dikembangkan diharapkan menjadi bahan kajian untuk menciptakan sistem kearsipan yang komprehensif, yaitu suatu sistem kearsipan yang mampu mendukung seluruh aspek manajemen kearsipan, mulai dari penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan sampai,denganpenyusutan. Kesadaran akan pemahaman bahwa sistem kearsipan yang baik adalah sistem yang mampu mendukung implementasi seluruh siklus hidup arsip merupakan aspek penting yang harus dimiliki oleh pengelola kearsipan dan semua pihak yang berkepentingan terhadap arsip, terlebih lagi bagi para pengambil kebijakan. Sistem kearsipan harus bisa mencakup semua subsistem dalam manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan dimaknai sebagai pelaksanaan fungsi-fungsi manajeman di dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip. Daur hidup arsip mencakup proses penciptaan, pendistribusian, penggunaan, penyimpanan
arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan arsip permanen (Wallace, 1992:2-8). Sistem Kearsipan adalah rangkaian subsistem dalam manajemen kearsipan yang bekerja sama untuk mencapai tujuan agar arsip tertata dalam unit-unit informasi siap pakai untuk kepentingan operasional dengan azas bahwa hanya informasi yang tepat digunakan oleh orang yang tepat untuk kepentingan tepat pada waktu yang tepat dengan biaya se- rendah mungkin. Subsistem dalam sistem kearsipan mencakup tata naskah dinas (form management), pengurusan surat (correspondence management), penataan berkas (files management), tata kearsipan dinamis (records management), dan tata kearsipan statis (archives management). 2.2 Definisi Arsip Secara etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu "archief", dan dalam bahasa Ingris disebut "arcihive", berasal dari kata "arche" bahasa Yunani yang berarti permulaan. Kemudian dari kata arche" berkembang menjadi kata "ta archia" yang berarti catatan. Selanjutnya kata "ta archia" berubah lagi menjadi kata "archeon" yang berarti "gedung pemerintahan". Gedung yang dimaksud tersebut, juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, dokumen-dokumen, peta-peta, dsb. Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu record dan warkat. Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman,
dsb.), dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian. Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan. Dalam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan salah satu produk kantor (office work). Artinya, kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha, yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyirnpanan surat-surat dan dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, memberikan rumusan arsip sebagai berikut: (a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan (b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan atau
perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Selanjutnya, UU No.7 Tahun 1971 memberikan penjelasan bahwa yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam corak bagaimanapun dari suatu arsip, adalah meliputi baik yang tertulis, maupun yang tidak tertulis, hasil rekaman, film dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskahnaskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama. Menurut Undang-undang tersebut, tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggunjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah (Pasal 3 UU No. 7 Tahun 1971). 2.3 Jenis-Jenis Arsip Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, antara lain: 2.3.1 Berdasarkan Fungsi. Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi: (a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.
(b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. 2.3.2 Berdasarkan Nilai Guna Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas: (a) Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi: Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah. Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan. Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
(b) Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder, juga meliputi: Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu. Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya. (c) Berdasarkan sifat Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas : Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlakuketentuan tentang kerahasian surat-surat. Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum (d) Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip),atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu. Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Sedangkan lembaga pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di daerah yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah. Arsip sentral disebut juga Arsip makro atau arsip umum, karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari berbagai arsip unit. Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan. (e) Berdasarkan keasliannya, Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan. (f) Berdasarkan subyeknya, Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.
(g) Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya., Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, seperti: naskah perjanjian/kontrak, akte, kartu pegawai, tabel, gambar, grafik atau bagan. Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita rekam, piringan hitam, mikrofilm, CD, dsb. (h) Berdasarkan Sifat Kepentingannya., Menurut sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan atas Arsip non-esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama. Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian masih dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan. Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama, akan tetapi tidak mutlak permanen. Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb. 2.4 Penyimpanan Arsip
Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah, warkat) dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan, selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. Oleh karena itu, di dalam kearsipan terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip. Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu (lihat uraian di atas). Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga mudah atau ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan, serta langkah- langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut. Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, awet, efisien dan luwes (fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing kantor/instansi yang bersangkutan. Dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) macam asas yaitu asas sentralisasi, asas disentralisasi, dan asas campuran atau kombinasi. Penyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi adalah penyimpanan Arsip yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu. Dengan demikian, penyimpanan arsip dari seluruh unit yang acta dalam satu instansi/kantor dipusatkan pada satu tempat/unit tertentu. Sebaliknya, penyelenggaran penyimpanan arsip dengan asas desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan penyimpanan arsip secara mandiri. Dalam hal yang demikian,
masing-masing unit satuan kerja bertugas menyelenggarakan penyimpanan arsipnya. Sedangkan asas campuran, merupakan kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. Dalam asas campuran tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan penyimpanan arsip untuk spesifikasi tersendiri, sedangkan penyimpanan arsip dengan spesifikasi tertentu disentralisasikan. Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis, yang penempatannya secara actual menerapkan suatu sistem tertentu, yang biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut popular dengan sebutan filingsystem". Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari: (a) Sistem Abjad, (b) Sistem angka/nomor (numerik), (c) Sistem Wilayah, (d) Sistem subyek, dan (e) Sistem Urutan Waktu (kronologis). Disamping kelima sistem di atas, banyak arganisasi atau instansi yang menerapkan sistem kombinasi.
2.5 Unsur-unsur yang mempengaruhi system penataan kearsipan. 1. Sumber Daya Manusia (Human Resources) Untuk menjamin efisiensi dan efektivitas pengaturan arsip statis diperlukan unsure pendukung kerja, yakni SDM kearsipan yang professional. Dalam hal ini dapat dimanfaatkan Arsiparis Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwewenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan (SK Menpan No. 09/KEP/M.PAN/2/2002) - yang memang telah dipersiapkan sebagai tenaga professional untuk mengolah arsip sebagaimana diatur dalam Surat Keputusan Menteri Negara Nomor 09/KEP/M.PAN/2/2002 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya. Arsiparis sebagai tenaga professional berhak untuk mengolah/mengatur arsip statis di Lembaga Kearsipan tanpa harus ada kekhawatiran kesalahan pengaturan fisik dan informasi, maupun pembocoran informasi. Dengan adanya pengaturan arsip secara professional oleh Arsiparis yang memiliki kemampuan dalam manajemen kearsipan, ilmu pengetahuan, dan menyukai kegiatan layanan jasa, serta memiliki kemampuan pendukung (bahasa asing, teknologi informasi dan komunikasi) pada setiap Lembaga Kearsipan, maka pada gilirannya akan dimungkinkan terselenggaranya suatu sistem kearsipan nasional secara terpadu dengan memanfaatkan perangkat teknologi informasi dan
komunikasi, baik dalam kerangka jaringan informasi intern, Lemabaga Kearsipan (local area network) maupun jaringan informasi antar Lembaga Kearsipan (wide area network) atau sejenis JIKN (Jaringan Informasi Kearsipan Nasional). Dalam hal ini bukan saja dimungkinkan untuk mengetahui khasanah penataan arsip baik dinamis maupun statis pada satu Lembaga Kearsipan atau instansi pemerintahan, melainkan informasi khasanah arsip antar Lembaga Kearsipan (ANRI, BKD, KAD). 2. Fasilitas Penataan arsip adalah tindakan dan prosedur yang dilalui dalam pengaturan arsip berupa penempatan arsip dalam sarana kearsipan, misalnya boks, amplop, can, rak, atau lemari arsip sesuai dengan jenis arsip dan perencanaan tata letak yang ditetapkan. Selain fasilitas ruang pengolahan, pengaturan arsip membutuhkan unsure pendukung kerja, yakni peralatan (equipments) dan sarana kearsipan (supplies). Hal ini diperlukan untuk menyimpan arsip mulai dari level naskah (item), berkas (file), seri arsip (record series) dan grup arsip (fonds). Umumnya pengaturan arsip memerlukan peralatan kearsipan, seperti lemari atau rak arsip (stacks), boks, map/folder, amplop, can, dan pembungkus lainnya. Peralatan maupun sarana kearsipan secara umum harus memperhitungkan dua hal, yakni bebas asam (acid free) dan sesuai dengan kebutuhan karakteristik fisik arsipnya. Untuk sarana kearsipan diharapkan menggunakan bahan dengan tingkat kesaman (ph) 7-8.
Secara umum ada empat jenis peralatan kearsipan, yakni peralatan untuk arsip berbasis kertas(paper based), berbasis audio-visual (film, video, foto, rekaman suara), berbasis elektronik (magnetik, optik), dan arsip tanpa ukuran (nonstandard size). Peralatan arsip yang digunakan dalam pengaturan arsip harus memenuhi kebutuhan untuk perlindungan karakter fisik masing-masing jenis arsip, sehingga pengolahan atau pengaturan arsip menjamin pelestarian arsip yang memiliki nilai guna permanen. Penataan arsip yang pada dasarnya adalah penegelolaan aspek fisik, hanya dapat dilakukan setelah arsip dideskripsikan sesuai dengan ketentuan yang teknis yang berlaku sehingga mencerminkan kelanjutan dari pengaturan aspek intelektualnya. Ketepatan identifikasi arsip yang dibuat dalam rangka penataan informasinya menjadi amat penting dalam penetaan arsip karena berkaitan langsung pada kemudahan temu baliknya (Terminologi Kearsipan Indonesia, 2002:89). Selain peralatan operasional yang melekat pada aktivitas teknis pengolahan informasi arsip, perlu jiga dipersiapkan juga peralatan pendukung kerja untuk melindungi kenyamanan dan kesehatan kerja Arsiparis, seperti masker, sarung tangan, jas/jaket, sabun anti kuman. 3. Anggaran Dana Sebelum melakukan penataan kearsipan terlebih dahulu direncanakan seberapa banyak fasilitas yang akan digunakan disesuaikan dengan persentase arsip yang masuk. Maka perlu direncanakan pula
berapa dana yang dibutuhkan. Penentuan jenis peralatan yanag akan digunakan untuk menyimpan arsip sangat tergantung pada besarnya dana yang dialokasikan oleh instansi/kantor yang bersangkutan. Jika dana sudah mencukupi maka pelaksanaan penataan kearsipan dapat langsung dilakukan. 2.6 Pemusnahan Arsip Pemusnahan arsip adalah suatu tindakan/kegiatan mengahancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna. Pengahancuran tersebut harus dilaksanakan secara total yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lainnya, sehingga arsip tersebut tidak dapat lagi dikenal, baik isi maupun bentuknya. Pemusnahan arsip dapat diartikan sebagai suatu kegiatan manajemen arsip yang dimaksudkan untuk : 1. Memindahkan arsip tersimpan ke tempat lainnya yang biayanya lebih rendah karena arsip tersebut tidak bermanfaat lagi. 2. Memusnahkan arsip yang tidak dibutuhkan lagi. Agar proses pemusnahan arsip teratur, maka kegiatan itu sebaiknya melalui prosedur pengiventarisan arsip yang terdiri dari kegiatan pencatatan, penelitian, perawatan, dan manfaat arsip yang dimiliki. Cara ini bukan saja akan memudahkan penempatan waktu pemusnahan, hal yang terkahir ini sebaiknya dilakukan melalui pengawasan disposisi arsip. Disposisi arsip merupakan kegiatan manajemen arsip yang mencakup pemusnahan secara sistematis terhadap arsip-arsip yang tidak penting dan tidak berfungsi lagi, identifikasi dan perlindungan arsip yang esensial yang bermanfaat
serta penyimpanan berkas dengan biaya rendah bagi arsip-arsip yang tidak berlaku lagi. Tetapi sangat penting pula pengawetan bahan-bahan dokumentasi yang penting dari sudut hukum dan sejarah. Prosedur pemusnahan arsip umumnya terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut : 1. Seleksi. 2. Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan. 3. Pelaksanaan pemusnahan dengan dihadiri saksi-saksi.