BAB 2 LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 9 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1. Pengarsipan Istilah arsip bisa mengandung berbagai macam pengertian. Pendefinisian arsip dapat dipengaruhi oleh segi peninjauan, sudut pandang dan atau pembatasan ruang lingkupnya. Akan tetapi, untuk memahami arti dasar arsip, dirasa sangat penting untuk menjelaskannya berdasarkan etimologi atau asal-usul katanya. Secara etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu archief, dan dalam bahasa Ingris disebut arcihive, berasal dari kata arche bahasa Yunani yang berarti permulaan. Kemudian dari kata arche berkembang menjadi kata ta archia yang berarti catatan. Selanjutnya kata ta archia berubah lagi menjadi kata archeon yang berarti gedung pernerintahan. Gedung yang dimaksud tersebut, juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti: catatancatatan, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta. Dalam bahasa Ingris, arsip juga sering dinyatakan dengan istilah file yang artinya simpanan, yaitu berupa wadah, tempat, map, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip, yang sering di sebut sebagai berkas.

2 10 Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu record dan warkat. Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dan sebagainya), dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangung jawaban atas suatu peristiwa/kejadian. Dari beberapa istilah diatas dapat disimpulkan bahwa pengarsipan adalah semua kegiatan pengurusan arsip yang dimulai dari kegiatan penciptaan arsip, penyimpanan dan penemuan kembali, penyelamatan arsip (pengamanan, pemeliharaan, dan perawatan) dan penyusutan arsip (pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan) Jenis-Jenis Surat Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macarn, tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain : 1. Berdasarkan fungsi. Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi : a. Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran. b. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan adminstrasl

3 11 perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. 2. Berdasarkan nilai guna Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas : a. Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi : 1. Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. 2. Nilai guna hukum, yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah. 3. Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan. 4. Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan. b. Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum diluar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggung jawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder, juga meliputi :

4 12 1. Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu. 2. Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya. 3. Berdasarkan sifat Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas : a. Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat. b. Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum. 4. Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas : a. Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu. b. Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Sedangkan lembaga pemerintah yang

5 13 menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di daerah yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah. 5. Berdasarkan keasliannya Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan. 6. Berdasarkan subyeknya Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pendidikan, arsip pemasaran, arsip penjualan, dan sebagainya. 7. Berdasarkan bentuk dan wujudnya. Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, seperti : naskah perjanjian, akte, notulen rapat, laporan, kuitansi, naskah berita acara, bon penjualan, kartu pegawai, tabel, gambar, grafik atau bagan. Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita rekam, piringan hitam, mikrofilm, CD, dan sebagainya. 8. Berdasarkan sifat kepentingannya. Menurut sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan atas, arsip nonesensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak

6 14 mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama. Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya Peranan Arsip Di dalam setiap organisasi atau instansi peran arsip berbeda-beda karena arsip dapat berperan sesuai dengan fungsinya dalam masing-masing organisasi. Menurut Sedarmayanti (2003: 19) peranan arsip adalah sebagai berikut: 1. Alat utama ingatan organisasi 2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik) 3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan. 4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip. 5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya. Dari pendapat di atas dapat kita nyatakan bahwa arsip memiliki peranan yang sangat penting bagi kelangsungan proses kegiatan setiap organisasi. Walaupun arsip sering dipandang rendah oleh beberapa kalangan yang tidak mengerti tentang kearsipan.

7 Sistem Sistem adalah sekumpulan unsur/elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Seluruh organisasi pasti mempunyai sistem untuk mencapai tujuannya. Elemenelemen yang membentuk sebuah sistem : 1. Tujuan Setiap sistem memiliki tujuan (goal), tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. 2. Masukan Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud ataupun tidak. 3. Proses Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna. 4. Keluaran Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.

8 16 5. Batas Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. 6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan. 7. Lingkungan Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri WWW (World Wide Web) Menurut Kamus Lengkap Dunia Komputer (2002 : 514), WWW adalah Sistem informasi tersebar berbasis teks tingkat tinggi ( hypertext), dengan kemampuan menampilkan beragam bentuk/ gaya teks berikut gambar grafis, atau membuat, menyunting dan melihat dokumen hypertext. WWW yang sering disebut web saja merupakan salah satu sumber daya Internet yang berkembang pesat. Jadi dapat disimpulkan bahwa WWW (World

9 17 Wide Web) atau sering dikenal dengan web merupakan salah satu sumber daya yang disediakan oleh internet, berupa suatu jaringan server web yang berbasiskan hypertext, tempat situs-situs yang diakses melalui web browser saling terkoneksi dengan menggunakan protocol HTTP. Koneksi web ini menggunakan arsitektur client/server Perangkat Lunak Pendukung Berdasarkan hasil penelitian dan observasi yang dilakukan di Dinas Komunikasi dan Informatika, dapat disimpulkan bahwa perangkat lunak pendukung yang dibutuhkan pada proses pengembangan sistem yang akan dilakukan terdiri dua jenis aplikasi. Aplikasi yang dibutuhkan yaitu MySql yang digunakan untuk pengelolaan database dan PHP sebagai aplikasi bahasa pemrograman yang digunakan untuk membangun aplikasi sebagai interface yang menghubungkan antara database dengan aplikasi yang akan dibangun Sublime Text 2 Sublime Text 2 adalah sebuah perangkat lunak yang dapat digunakan untuk untuk berbagai bahasa pemrograman. Sublime Text 2 bersifat multiplatform, yaitu dapat dijalankan pada windows, linux maupun mac.

10 Dreamveaver 8 Macromedia Dreamweaver 8 atau biasa disebut Dreamweaver 8 adalah sebuah perangkat lunak aplikasi untuk mendesain dan membuat halaman web. Dreamweaver 8 adalah versi terbaru dari keluarga Dreamweaver. Versi pertamanya sendiri diluncurkan sekitar tahun 1994 oleh Macromedia Inc. Dreamweaver merupakan aplikasi desain web visual yang biasa dikenal dengan istilah WYSIWYG (What You See Is What You Get) intinya kita tidak harus berurusan dengan tag-tag HTML untuk mendesain sebuah web, melainkan kita menggunakan metode klik dan drag yang tentunya lebih mudah digunakan bagi orang awan sekalipun dan untuk semua kalangan PHP (PHP Hypertext Preprocessor) PHP diciptakan pertama kali oleh Rasmus Lerdorf pada tahun Awalnya, PHP digunakan untuk mencatat jumlah dan untuk mengetahui siapa saja pengunjung homepage-nya. Rasmus Lerdorf adalah pendukung open source. Oleh karena itu, ia mengeluarkan Personal Home Page Tools versi 1.0 secara gratis, kemudian menambah kemampuan PHP 1.0 dan melanjutkan PHP 2.0. Pada tahun 1996, PHP telah banyak digunakan dalam website di dunia. Akhirnya pada tahun 1998, PHP 3.0 diluncurkan. Penyempurnaan terus dilakukan sehingga pada tahun 2000 dikeluarkan PHP 4.0. Tidak berhenti sampai disitu,

11 19 kemampuan PHP terus ditambah, versi terbaru yang dikeluarkan adalah PHP 5.0.x. PHP merupakan bahasa pemrograman scripting berlisensi open source. Script ini dapat bercampur dengan script tag HTML. PHP lebih cocok dan umum digunakan jika digabungkan dengan database MySQL. PHP mempunyai kelebihan yaitu : 1. Script (kode program) terintegrasi dengan file HTML,sehingga developer bisa berkonsentrasi langsung pada penampilan dokumen web-nya. 2. Tidak ada proses completing dan linking. 3. Berorientasi obyek (object oriented). 4. Sintaksis pemrogramannya mudah dipelajari, menyerupai bahasa C dan pearl. 5. Integrasi yang sangat luas ke berbagai server database. Menulis web yang terhubung ke database menjadi sangat sederhana MYSQL (My Structured Query Language) MySQL adalah Relational Database Management Sistem (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public Lisense). Dimana setiap orang bebas untuk menggunakan, tetapi tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial. MySQL merupakan turunan salah satu konsep utama dalam database sejak lama, yaitu SQL (Stuctur Query Language). SQL adalah sebuah konsep

12 20 pengoperasian database, terutama untuk pemilihan seleksi dan pemasukan data, yang kemungkinan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis. Kehandalan suatu sistem database (DBMS) dapat diketahui dari cara kerja optimizer dalam melakukan proses perintah SQL, yang dibuat oleh user maupun program-program aplikasi sebagai database server. Hal ini terbukti untuk query yang dilakukan oleh singel-user, kecepatan Query MySQL bisa sepuluh kali lipat lebih cepat dari postgresql dan lima kali lebih cepat dibanding interbase. Sebagai database server yang memiliki konsep modern, MySQL memiliki banyak keistimewaan. Berikut beberapa keistimewaan yang dimiliki oleh MySQL yaitu : 1. Portability MySQL dapat berjalan stabil dalam berbagai sistem operasi seperti windows, Linux, FreeBSD, Mac OSX Server, dan lain-lain. 2. Open Source MySQL didistribusikan secara oper source, sehingga dapat digunakan secara bebas. 3. Multiuser MySQL dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan tanpa mengalami masalah. Hal ini memungkinkan sebuah database server MySQL dapat diakses client secara bersamaan.

13 21 4. Performance Tuning MySQL memiliki kecepatan yang tinggi dalam menangani Query, dengan kata lain dapat memproses lebih banyak SQL persatuan waktu. 5. Column Types MySQL memiliki tipe kolom yang sangat kompleks, seperti signed/unsigned integer, float, double, char, varchar, blob, time, timestamp, year, set, dan enum.