Diklat Penyusutan Arsip

Transkripsi

1 Diklat Penyusutan Arsip DIKLAT PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN ARSIP Berikut adalah catatan saya ketika mengikuti Diklat Penyusutan dan Pemusnahan Arsip yang diadakan oleh Unit Arsip IPB pada hari selasa 4 November 2014 kemarin. Diklat ini disampaikan oleh Silvia, arsiparis dari Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Bogor. Materi yang dibahas adalah: 1. Pengertian Arsip 2. Jenis-jenis Arsip 3. Proses dan Prinsip Pengelolaan 4. Pengertian Arsip Inaktif 5. Penyimpanan Arsip Inaktif 6. Sarana penemuan Kembali 7. Pelayanan dan Peminjaman page 1 / 12

2 8. Penyusutan Pengertian Arsip Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan Perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, bernagsa dan bernegara Jenis-jenis arsip : 1. Arsip Dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Pengelolaan Arsip Dinamis meliputi arsip vital, arsip aktif dan arsip in aktif. Pengelolaan Arsip Dinamis menjadi tanggung jawab Pencipta Arsip. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. 2. Arsip Vital Arsip vital adalah arsipyang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabial rusak atau hilang. 3. Arsip Aktif Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau terus menerus. 4. Arsip In Aktif Arsip in aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Pengelolaan arsip in aktif menggunakan prinsip provenance (prinsip asal usul) yang artinya tidak mencampuradukkan antara arsip yang berasal dari unit/lembaga pencipta yang satu dengan lainnya. Pengelolaan arsip in aktif juga menggunakan prinsip original order (prinsip aturan asli) yang artinya pengaturan dan penataan arsip in aktif harus sesuai dengan sistem panataan ketika arsip tersebut masih aktif. Prosedur penyimpanan arsip in aktif: 1. Persiapan Penataan. 2. Penerimaan. Penataan arsip in aktif mencakup kegiatan mengolah dan menata informasi serta fisik arsip in aktif melalui proses identifikasi, pemilahan, pendeskripsian isi informasi arsip, penyusunan skema pengaturan arsip, pemberkasan atau pengelompokan arsip. 3. Pemberkasan. Pemberkasan ulang arsip dilaksanakan pada waktu arsip in aktif dalam kondisi tidak teratur. 4. Pendeskripsian Arsip. Pendeskripsian arsip dilakukan setiap jenis/series arsip. Oleh karena itu sebelum dilakukan pendeskripsian arsip terlebih dahulu silaksanakan pemberkasan arsip. Catatan: Pendeskripsian terhadap setiap lembaran arsip hanya dilakukan terhadap arsip yang benar-benar sudah terpisah dan tidak dapat dikelompokkan menjadi file atau jenis/series arsip. Pendeskripsian arsip merupakan kegiatan perekaman atau mencatat informasi tertentu pada arsip ke dalam KARTU DESKRIPSI ukuran 15 x 10 cm, minimal meliputi unsur-unsur: 1. bentuk redaksi 2. isi ringkas 3. tahun 4. tingkat perkembangan 5. jumlah arsip 6. keterangan page 2 / 12

3 Contoh bentuk KARTU DESKRIPSI: 5. Pembuatan skema pengaturan/penataan arsip. Merupakan kerangka yang dipergunakan sebagai pedoman pengelompokkan kartu deskripsi arsip secara sitematis dan logis berdasarkan data arsipnya (berdasarkan fungsi organisasi atau klasifikasi arsip). Pengelompokan kartu sesuai skema dan diberi nomor definitif/tetap dilanjutkan dengan menyatukan fisik arsip dalam 1 folder/map dan diberi nomor tetap sesuai dengan nomor kartu deskripsi. 6. Memasukkan arsip ke dalam boks dan pelabelan. 7. Pembuatan Daftar Arsip. Kegiatan menuangkan hasil Deskripsi Arsip ke dalam Daftar Arsip (DA). Daftar Arsip (DA) memuat: 1. nomor berkas, 2. deskripsi (seri/jenis arsip), 3. tahun, 4. jumlah, 5. tingkat perkembangan, 6. nomor boks dan 7. keterangan/status. Kewenangan penggunaan arsip in aktif: 1. Arsip in aktif hanya digunakan untuk kepentingan dinas, 2. Kewenangan penggunaan arsip in aktif di dasarkan atas tinggi rendahnya jabatan dan atau tugas dan fungsi. Pusat arsip in aktif biasa disebut Record Center Record Center adalah tempat menyimpan arsip in aktif dalam volume yang besar dengan staf bekerja penuh setiap page 3 / 12

4 hari, terdapat ruang penyimpanan, menyediakan layanana temu balik dengan staf yang terlatih, serta menyediakan fasilitas bagi organisasi yang akan mengurus arsipnya sendiri. Sasaran utama record center: 1. Mengurangi volume arsip dinamis yang disimpan di unit-unit kerja 2. Melakukan kontro; terhadap pemindahan arsip aktif yang sudah memasuki masa in aktif 3. Menghemat tempat dan biaya penyimpanan arsip aktif 4. Mewujudkan sistem yang efisien untuk penemuan kembali arsip in aktif apabila diperlukan untuk pengambilan keputusan 5. Menentukan program pemikrofileman arsip in aktif (apabila diperlukan) 6. Menelihara keamanan secara menyeluruh bagi arsip dinamis yang ada dalam suatu organisasi Sesuai dengan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 dan PP No. 28 Tahun 2012 Penyusutan Arsip adalah merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara: a) Pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan; b) Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna; c) Penyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif: 1. Inaktif 2. Pengelompokkan 3. Pendaftaran, pembuatan Daftar Arsip 4. Penataan, sesuai dengan Daftar Arsip dimasukkan ke dalam boks 5. Pemeriksaan, sesuai dengan JRA kapan menjadi Pembuatan Berita Acara 6. Pemindahan 7. Pelaksanaan pemindahan arsip page 4 / 12

5 Pengepakan dan Pemindahan Arsip ke Ruang Penyimpanan: 1. Pemindahan arsip ke ruang penyimpanan harus dilakukan secara teratur sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Instruksi yang jelas perlu diberikan untuk pengepakan arsip ke dalam boks, seperti: pemindahan arsip dari pembungkus yang keras ke lunak, pemberian label untuk arsip yang akan dimusnahkan di luar boks, pembuatan daftar isi boks dengan nomor berkas dan boks, pembuatan indeks, pastikan ada sedikit ruang di dalam boks (jangan terlalu padat) 2. Menurut PP Nomor 43 Tahun 2011 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan PP tentang Penyusutan Arsip, pemindahan arsip perlu dibuatkan: daftar arsip inaktif, daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan/ diserahkan, dan daftar waktu penyimpanan arsip Contoh bentuk formulir Daftar Pertelaan Arsip In Aktif yang Dipindahkan: page 5 / 12

6 Contoh bentuk Berita Acara Pemindahan Arsip In Aktif: page 6 / 12

7 5. Arsip Statis Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang tidak diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan atau lembaga kearsipan. Pengelolaan Arsip Statis menjadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan. Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Prosedur Penyerahan Arsip Statis : 1. Pemeriksaan. Memeriksa arsip statis (yang memiliki nasib akhir permanen di kolom keterangan JRA) 2. Pendaftaran. Memisahkan arsip statis tersebut pada tempat tersendiri dan didaftar dalam Daftar Arsip Usul Serah, rangkap 2 3. Penilaian dan Persetujuan 4. Pembuatan Berita Acara Serah Terima Arsip Statis 5. Pelaksanaan Penyerahan Bentuk formulir Berita Acara Penyerahan Arsip Statis: page 7 / 12

8 6. Arsip Terjaga Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. 7. Arsip Umum Arsip umum adalah arsip yang tidak masuk dalam kategori arsip terjaga. Sarana dan Prasarana Kearsipan: 1. Gedung Depo atau Ruang Simpan page 8 / 12

9 2. Roll Opek (rak bergerak) 3. Rak arsip 4. Boks arsip. Boks arsip harus sesuai dengan standar yang telah dikeluarkan oleh ANRI dalam Keputusan Kepala ANRI No. 11 Tahun 2000 tentang Standard Boks Arsip Uk ur an Pa L Tin nj e ggi an b (cm g a ) 37 (c 9r 27 m) (c 37 m 27 19) Bo ks Bi ar ks sip ar ke sip cil - Filling be cabinet sa - Filling kartu r Bentuk fisik arsip yang disimpan: 1. Kertas (tekstual) 2. Foto 3. Kartografi 4. Sound Recording 5. Disket 6. CD 7. DVD, Video, Microfilm 8. Slides Sesuai dengan UU No. 43 Tahun 2009 dan PP No. 28 Tahun 2012 PENYUSUTAN ARSIP adalah merupakan kegiatan PENGURANGAN JUMLAH ARSIP dengan cara: page 9 / 12

10 1. Pemindahan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, 2. Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna 3. Penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Prosedur Pemusnahan Arsip: 1. Pemeriksaan ----> JRA 2. Pendaftaran. memisahkan arsip-arsip pada tempat tersendiri kemudian dicatat dalam daftar arsip usul musnah (DAUM) rangkap dua. Satu untuk Unit Pengolah, satu untuk Unit Kearsipan 3. Pembentukan Panitia Pemusnahan. Dibentuk panitia untuk pemusnahan arsip dengan retensi > 10 tahun. Untuk arsip < 10 tahun cukup dilakukan oleh unit yang secara fungsional bertanggungjawab dalam pengelolaan arsip 4. Penilaian dan Persetujuan Retensi > 10 tahun perlu penilaian dan persetujuan dari Kepala ANRI, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota - Khusus untuk arsip keuangan perlu pertimbangan dari Kepala BPK - Khusus untuk arsip kepegawaian perlu pertimbangan dari Kepala BKN 5. Pembuatan Berita Acara 6. Pelaksanaan pemusnahan : page 10 / 12

11 - dicacah - dibakar - menggunakan bahan kimia - di daur ulang Catatan: Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal baik isi maupun bentuknya, serta disaksikan oleh dua orang pejabat dari bidang hukum/ perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari Lembaga-lembaga Negara/Badan-badan Pemerintahan yang bersangkutan Ketentuan Pemusnahan Arsip: 1. Telah melewati ketentuan wajib simpan sesuai pedoman Jadwal Retensi Arsip 2. Tidak mempunyai nilai guna bagi kepentingan organisasi 3. Tidak mempunyai nila iguna bagi kepentingan nasional 4. Tidak ada perundang-undangan yang melarang 5. Tidak terdapat kaitan dengan perkara pidana/perdata yang masih dalam proses 6. Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan dengan cara dicacah, dibakar habis atau dilebur secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya. Nilai guna Arsip: - Nilai guna Primer : Nilaiguna yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi penciptanya yang meliputi nilaiguna adm, hukum, keuangan, ilmiah & teknologi. - Nilai guna Sekunder : Nilaiguna yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/ instansi lain & / atau kepentingan umum sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional, yang meliputi nilaiguna kebuktian dan informasional. Contoh bentuk formulir Pemusnahan Arsip: page 11 / 12

12 File Downlaod dalam bentuk pdf: 1. penyusutan_arsip_oleh_silvia.pdf 2. teknis_penyusutan_arsip_oleh_silvia.pdf File Download dalam bentuk Power Point: 1. PENYUSUTAN ARSIP 2. TEKNIS PENYUSUTAN ARSIP 3. Diklat_Penyusutan_dan_Pemusnahan_Arsip_2014_Silvia Penulis: Anita Handayani page 12 / 12