RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN POLITEKNIK BENGKALIS BERBASIS WEB DENGAN MENGGUNAKAN PHP DAN SQL SERVER Iskandar Teknologi Informasi Politeknik Bengkalis-Riau Jl. Batin Alam Sei Alam Bengkalis iskhan_alhafiz@yahoo.com Abstrak Perpustakaan Politeknik Bengkalis merupakan satu-satunya perpustakaan yang ada di lingkungan Politeknik Bengkalis. Perpustakaan Politeknik Bengkalis merupakan sebuah perpustakaan yang digunakan untuk menunjang proses belajar mengajar yang dilakukan oleh 7(tujuh) Program Studi yang ada di Politeknik Bengkalis. Untuk mengefisiensikan dan mengefektifkan tugasnya, Perpustakaan Politeknik Bengkalis harus memiliki sebuah Sistem Informasi Manajemen berbasi IT yang mencatat berbagai macam transaksi yang terjadi, sehingga petugas dapat secara langsung menyiapkan sebuah laporan untuk pihak manajemen. Akan tetapi sampai saat ini perpustakaan Politeknik Bengkalis belum mempunyai Sistem Informasi Perpustakaan yang berbasis IT sehingga dalam menjalankan tugasnya sebagai unit yang melayani civitas akademika dalam hal perpustakaan mengalami keterlambatan. Dalam penelitian ini akan dibuat sistem informasi Perpustakaan Politeknik Bengkalis (SIP POLBENG). Tujuan penelitian ini adalah untuk dapat menjalankan dan mengefisienkan proses yang terjadi sebuah perpustakaan, antara lain : Pemeliharaan data anggota, pemeliharaan data koleksi, usulan pertambahan koleksi, transaksi peminjaman koleksi, dan lain sebagainya. Studi tentang Informasi Perrpustakaan dilakukan dengan wawancara, observasi, dan melakukan studi literatur ke berbagai sumber tentang perpustakaan. Sistem informasi ini dikembangkan dengan menggunakan script pemrograman PHP dan menggunakan SQL Server sebagai server basis datanya. Dengan dibangunnya Sistem Informasi Perpustakaan Politeknik Bengkalis, perpustakaan dapat memberikan informasi kepada berbagai pihak. Selain itu dengan adanya sistem ini, proses dan transaksi perpustakaan menjadi lebih efisien. Keyword :Perpustakaan, Sistem informasi, Rancang Bangun 1. PENDAHULUAN Dunia perpustakaan semakin hari semakin berkembang dan bergerak ke depan. Perkembangan dunia perpustakaan ini didukung oleh perkembangan teknologi informasi dan pemanfaatannya yang telah merambah ke berbagai bidang. Hingga saat ini tercatat beberapa masalah di dunia perpustakaan yang dicoba didekati dengan menggunakan teknologi informasi. Dari segi data dan dokumen yang disimpan di perpustakaan, dimulai dari perpustakaan tradisional yang hanya terdiri dari kumpulan koleksi buku tanpa katalog, kemudian muncul perpustakaan semi modern yang menggunakan katalog (index). Katalog mengalami metamorfosa menjadi katalog elektronik yang lebih mudah dan cepat dalam pencarian kembali koleksi yang disimpan di perpustakaan. Koleksi perpustakaan juga mulai dialihmediakan ke bentuk elektronik yang lebih tidak memakan tempat dan mudah ditemukan kembali. Ini adalah perkembangan mutakhir dari perpustakaan, yaitu dengan munculnya perpustakaan digital (digital library) yang memiliki keunggulan dalam kecepatan pengaksesan karena berorientasi ke data digital dan media jaringan komputer. Di sisi lain, dari segi manajemen (teknik pengelolaan), dengan semakin kompleksnya 36
koleksi perpustakaan, data peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan, saat ini muncul kebutuhan akan penggunaan teknologi informasi untuk otomatisasi business process di perpustakaan. Sistem yang dikembangkan dengan pemikiran dasar bagaimana kita melakukan otomatisasi terhadap berbagai business process di perpustakaan, kemudian terkenal dengan sebutan sistem otomasi perpustakaan (library automation system). Sementara itu, Politeknik Bengkalis yang berdiri sejak tahun 2001 sampai saat ini belum memiliki sistem informasi perpustakaan yang berbasi TI sebagaimana yang dijelaskan di atas. Hal ini sudah tentu punya efek yang cukup besar terhadap Politeknik Bengkalis sebagai institusi Pendidikan Tinggi karena tidak bisa meningkatkan kapasitas institusi dalam hal pelayanan terhadap civitas akademika Politeknik Bengkalis. Oleh karena itu dalam penelitian ini akan dibuat sebuah Sistem Informasi Perpustakaan yang akan mengatasi permasalahan di perpustakaan sehingga diharapkan dengan adanya sistem ini dapat memperlancar semua operasi dari sebuah perpustakaan. 2. SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN Pengertian, Tujuan dan Tugas Pokok Perpustakaan Perpustakaan adalah institusi/lembaga yang menyediakan koleksi bahan perpustakaan tertulis, tercetak dan terekam sebagai pusat sumber informasi yang diatur menurut sistem dan aturan yang baku dan didayagunakan untuk keperluan pendidikan, penelitian dan rekreasi intelektual bagi masyarakat. Perpustakaan secara umum bertujuan untuk melakukan layanan informasi literal kepada masyarakat. Tujuan khusus dibedakan oleh jenis perpustakaannya. Karena tujuannya memberi layanan informasi literal kepada masyarakat maka tugas pokok adalah: a. Menghimpun bahan pustaka yang meliputi buku dan nonbuku sebagai sumber informasi. b. Mengolah dan merawat pustaka. c. Memberikan layanan bahan pustaka. Koleksi Perpustakaan Beberapa jenis koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan adalah: 1. Buku. Beberapa jenis buku yang dimiliki oleh sebuah Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah sebagai berikut: a. Buku Teks. b. Buku Penunjang. c. Laporan Kerja Praktek. d. Tugas Akhir atau Thesis. e. Buku Tandon 2. Koleksi Referensi. Isi buku referensi tidak mendalam dan kadang-kadang hanya memuat informasi tertentu saja 3. Jenis Serial (Terbitan Berkala). Pada umumnya terbitan berkala berupa majalah dan koran. Jika dilihat dari isinya majalah dibedakan majalah populer, semi populer dan ilmiah 4. Brosur yaitu buku atau lembaran-lembaran lepas yang memuat masalah-masalah aktual yang bersifat sementara. 5. Bahan Pandang Dengar (Audio Visual) Bahan pandang dengar memuat informasi yang dapat ditangkap secara bersamaan oleh indra mata dan telinga. Klasifikasi Bahan Pustaka dan Penempatan Koleksi Tujuan klasifikasi dapat dirinci sebagai berikut: a. Menghasilkan urutan yang berguna b. Penempatan yang tepat. Bila bahan pustaka diperlukan pemakai, pustaka yang diinginkan mudah diketemukan serta mudah dikembalikan. c. Penyusunan mekanis. Bahan pustaka baru mudah disisipkan di antara bahan pustaka yang sudah dimiliki. Klasifikasi yang digunakan untuk menayakan subjek berkelas (pengkelasan atau pengelompokan berdasarkan subjek yang 37
dikandung sebuah buku) adalah bagan klasifikasi seperti : a. Dewey Decimal Classification (DDC) yang dalam istilah Indonesia dikenal dengan Klasifikasi Persepuluhan Dewey. b. Universal Decimal Classification (UDC) c. Library of Conggress Classification (LC) Katalog Secara umum pengertian katalog adalah suatu daftar yang terurut yang berisi informasi tertentu dari benda atau barang yang didaftar. Secara lebih luas pengertian katalog adalah metode penyusunan item (berisi informasi atau keterangan tertentu) dilakukan secara sistematis baik menurut abjad maupun urutan logika yang lain. Pemakai perpustakaan menggunakan koleksi perpustakaan untuk mencari bacaan rekreasional, atau informasi untuk melakukan kegiatan penelitian, dan sebagai alat bantu belajar maupun kegiatan lainnya. Mungkin saja pemakai tidak dapat menemukan buku yang diinginkan dalam rak. Untuk mengetahui buku apa saja yang dimiliki perpustakaan diperlukan alat bantu yang disebut katalog perpustakaan. Jadi katalog perpustakaan adalah daftar buku dalam sebuah perpustakaan atau dalam sebuah koleksi. Katalog perpustakaan berarti sistematika daftar buku atau bahan pustaka yang lain di dalam perpustakaan yang memberi informasi tentang pengarang, judul, edisi, penerbit, tahun terbit,ciri fisik, isi (subjek), dan lokasi bahan pustaka tersebut disimpan. Tujuan pengkatalogan menurut C.A. Cutter adalah: 1. Memudahkan sesesorang menemukan sebuah karya yang telah diketahui pengarang, judul atau subjeknya. 2. Memperlihatkan apa yang dimiliki perpustakaan melalui nama pengarang,subjek dan jenis literaturnya 3. Membantu pemilihan sebuah karya seperti dalam hal edisinya secara bibliografis dan karakternya (topic). Jenis Layanan Perpustakaan Beberapa Jenis Layanan Perpustakaan secaraumum adalah sebagai berikut : a. Layanan peminjaman bahan pustaka (layanan sirkulasi) Layanan peminjaman bahan pustaka adalah layanan kepada pemakai perpustakaan berupa peminjaman bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan. b. Layanan referensi Koleksi ini tidak boleh dibawa pulang oleh pengunjung perpustakaan dan hanya untuk dibaca ditempat. c. Layanan ruang baca Layanan ruang baca adalah layanan yang diberikan oleh perpustakaan berupa tempat layanan untuk melakukan kegiatan membaca di perpustakaan. Layanan Sirkulasi Layanan sirkulasi atau layanan pemijaman dan pengembalian bahan pustaka adalah satu kegiatan di perpustakaan yang melayani peminjaman dan pengembalian buku. Kegiatan sirkulasi dapat dilaksanakan sesudah bukubuku selesai diproses dengan lengkap dengan label-labelnya seperti kartu buku, kartu tanggal kembali, kantong buku, dan call number pada punggung buku. Menurut Sulistyo-Basuki, bagian layanan sirkulasi mempunyai tugas melayani pengunjung perpustakaan khususnya hal berikut ini : 1. Mengawasi keluarnya setiap bahan pustaka dari ruang perpustakaan. 2. Pendaftaran anggota perpustakaan. Salah satu tugas dari bagian sirkulasi adalah menerima pendaftaran anggota perpustakaan. 3. Peminjaman dan pengembalian bahan pustaka 4. Memberikan sanksi bagi anggota yang terlambat mengembalikan pinjaman. 5. Memberikan peringatan bagi anggota yang belum mengembalikan pinjaman 6. Menentukan penggantian buku yang dihilangkan anggota. 7. Membuat statistik sirkulasi 38
8. Penataan koleksi di jajaran/rak 3. PERANCANGAN SISTEM Pada bab ini akan dijelaskan metodologi yang digunakan dalam perancangan sistem. Selanjutnya akan dijelaskan tentang analisa kebutuhan, perancangan proses dan basis data dari Sistem Informasi Perpustakaan Politeknik Bengkalis. Metodologi Perancangan Permodelan sistem pada penelitian ini menggunakan UML (Unified ModellingLanguage) dan dengan menggunakan tool Rational Rose 2002. Alasan dari penggunaan UML dalam proses modeling pada penelitian ini adalah karena UML menjadi notasi standar untuk arsitektur perangkat lunak dan merupakan bahasa standar industri untuk memvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan sistem. Analisa Kebutuhan Dari hasil analisa kebutuhan dapat ditentukan bahwa kebutuhan sistem adalah dapat menangani proses berikut: 1. Manajemen user. 2. Pemeliharaan data anggota. 3. Pemeliharaan data koleksi. 4. Sirkulasi 5. Menampilkan berita. 6. Download koleksi digital. 7. Download paper tugas akhir. 8. Resensi sebuah buku. 9. Penelusuran koleksi. 10. Usulan pertambahan koleksi. 11. Pembuatan laporan. Perancangan Sistem Berdasarkan studi lapangan dan analisa yang dilakukan, aktor yang terlibat pada sistem ini adalah sebagai berikut: 1. Aktor User Internal.Yang termasuk dalam kelompok aktor ini adalah: a. Aktor Pustakawan adalah seorang yang diberi tanggung jawab untuk mengelola perpustakaan. b. Aktor Administrator adalah seorang yang bertanggungjawab untuk memelihara sistem informasi yang telah dibuat. c. Aktor Kajur Perpustakaan adalah seorang yang mempunyai peran dalam pengembangan perpustakaan jurusan. 2. Aktor User Eksternal. Aktor User Eksternal adalah semua aktor yang tidak termasuk dalam aktor internal. Aktor User Eksternal ini dibagi lagi menjadi dua bagian antara lain: a. Anggota, yang termasuk dalam aktor ini adalah aktor Dosen, aktor Mahasiswa, aktor Anggota Luar. b. Non anggota. Gambar 3.1 adalah use case diagram yang menggambarkan aktor-aktor yang terlibat di dalam sistem. Gambar 3.1. Use Case Aktor Sistem a. Sistem Manajemen Data Master menambah, menghapus, mengedit, dan mereview data-data master. Yang termasuk data master adalah data anggota dan data koleksi. b. Sistem Pengolahan mencetak barcode koleksi, barcode anggota dan juga mencetak katalog koleksi. c. Sistem Laporan Use case ini menyedikan fasilitas untuk membuat laporan-laporan yang dibutuhkan bagi pihak managemen. d. Sistem Usulan 39
memproses usulan-usulan yang diajukan oleh pustakawan ke pihak manajemen Politeknik Bengkalis. e. Sistem Pelayanan menambah, menghapus, mengedit dan mereview berbagai macam bentuk pelayanan. f. Manajemen User menambah, menghapus, mengedit, dan melihat user-user yang memakai sistem. Gambar 3.2. Use Case Diagram Utama Sistem SIP PB 4. UJI COBA DAN EVALUASI Lingkungan Uji Coba Lingkungan uji coba dilakukan pada dua komputer. Komputer pertama berfungsi sebagai server web dan server database, sedangkan komputer kedua berfungsi sebagai client. Server web yang digunakan adalah Apache. Sedangkan server database yang digunakan adalah SQLServer 2000. Uji Coba Proses Pada sub bab ini akan dijelaskan uji coba pada beberapa proses untuk membuktikan keakuratan dari pemrosesan data. Sehingga skenario uji coba yang akan dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Skenario pendaftaran Anggota Syarat menjadi anggota ruang baca adalah registrasi. Untuk melakukan registrasi seorang yang belum menjadi anggota dapat mendaftarkan langsung ke Pustakawan akan tetapi dia harus mengisi formulir pendaftaran secara online. Setelah user mengisi formulir tersebut, maka data tersebut akan dapat dilihat oleh Pustakawan. Setelah calon anggota tersebut melakukan pembayaran maka Pustakawan dapat melakukan registrasi, dengan menekan link registrasi. Setelah menekan link tersebut maka akan tampil halaman FormRegistrasi.php yang digunakan untuk meregistrasi anggota baru. 2. Skenario Pengusulan Pembelian Buku. Untuk membeli sebuah buku diawali oleh Dosen yang mengusulkan sebuah buku. Setelah itu data usulan dimasukkan, Dosen akan dapat melihat bahwa data usulannya masuk di dalam daftar usulan yang belum disetujui. Setelah usulan-usulan Dosen disimpan, tugas Pustakawan adalah menyeleksi apakah usulan tersebut dihapus (ditolak) atau dibiarkan sehingga usulan tersebut masuk dalam pengajuan usulan ke Kajur. Selain itu juga dapat mengubah data usulan jika data tersebut salah sebelum disetujui oleh kajur. Proses ini disebut manajemen Usulan. Selanjutnya Kajur akan menyetujui usulan-usulan yang telah diajukan ke padanya. Sistem akan menyediakan Form Persetujuan Usulan untuk menyetujui usulan tersebut. Pada Form ini akan ditampilkan data usulan yang belum disetujui. Data tersebut diurutkan berdasarkan jumlah pengusul. 3. Skenario Pengolahan Setelah melakukan pembelian buku, Pustakawan harus memasukkan data koleksi tersebut ke dalam sistem. Kemudian proses pengelolan akan dimulai. Dengan sistem ini Pustakawan dapat mencetak barcode koleksi untuk masing-masing koleksi pustaka. Selain itu sistem juga dapat membantu Pustakawan untuk mencetak barcode Anggota dan kartu anggota. 4. Skenario Peminjaman Setelah sebuah koleksi melalui proses pengolahan, maka koleksi tersebut sudah dapat dipinjamkan kepada anggota. Ketika anggota meminjam buku perpustakaan, Pustakawan memasukkan no anggota dan menekan tombok 40
Ok. Setelah itu sistem akan menyimpan data peminjaman dan akan menampilkan form untuk menambahkan data detail peminjaman. Dan Pustakawan mengisikan Kode Barcode dari koleksi yang akan dipinjam, tanggal kembali dan menekan tombol Ok. Bila pengisian tersebut salah, pustakawan dapat menekan tombol delete untuk menghapus data tersebut. 5. Skenario Pengembalian Pada saat anggota mengembalikan buku pinjamannya, Pustakawan harus mencatat data pengembalian. Untuk mencatat data pengembalian Pustakawan mengisikan barcode koleksi yang dikembalikan pada form Pengembalian dan menekan tombol Find. Pada form ini informasi peminjam, informasi buku-buku yang telah dipinjam namun belum dikembalikan, tanggal terakhir harus dikembalikan, dan denda yang harus dibayar, jumlah perpanjangan yang pernah dilakukan akan ditampilkan. Untuk mencatat data pengembalian Pustawakan harus menandai buku yang dikembalikan pada form pengembalian, mengisi denda untuk masingmasing buku, dan menekan tombol pengembalian. 6. Skenario Perpanjangan Setelah Pustakawan menandai buku yang akan diperpanjang, mengisi tanggal perpanjangan dan menekan tombol perpanjangan, maka tanggal kembali akan berubah, dan jumlah perpanjangan berubah dari angka nol menjadi angka satu. Angka satu pada jumlah perpanjangan menunjukkan buku tersebut sudah diperpanjang sebanyak satu kali. 7. Skenario Booking Buku. Seorang anggota dapat melihat status dari buku-buku yang ada pada perpustakaan secara online. Setelah mengetahui bahwa buku yang mau dipinjam sudah dipinjam oleh orang lain, maka buku ini dapat di-booking sehingga orang yang meminjam buku tersebut tidak diperbolehkan untuk memperpanjang peminjamannya. Setelah ditambahkan anggota dapat melihat semua buku-buku yang dibooking pada keranjang booking. Setelah melakukan booking anggota menunggu sampai status buku tersebut sudah dikembalikan. Jika sudah dikembalikan, maka anggota tersebut langsung menuju ke perpustakaan untuk melakukan peminjaman buku yang telah dipesan. Data booking sudah dapat dilihat oleh Pustakawan pada form peminjaman, sehingga Pustakawan dapat langsung menambahkan ke data peminjaman, ketika anggota tersebut meminjam. 5. KESIMPULAN DAN SARAN [a] Berdasarkan hasil uji coba proses dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi yang telah dibuat dapat menangani proses bisnis yang diperlukan oleh Perpustakaan Politeknik Bengkalis. [b] Selain dapat menangani proses bisnis Sistem Informasi ini juga dapat mengefisienkan proses bisnis yang harus dijalankan. DAFTAR PUSTAKA Albahra, 2004, Konsep Sistem Basis Data dan Implementasinya, Graha Ilmu, Yogyakarta. Arief, M.R., 2006, Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000, Penerbit Andi, Yogyakarta. Djuandi, F., 2004, Tip dan Trik SQL Server 2000, Elex Media Komputindo, Jakarta. Darmono, 2001, Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan, Grasindo, Jakarta. Hakim, L., 2006, Buku Sakti Menjadi Programer Sejati PHP, Solusi media, Jakarta. Hariyanto, B., 2003, Sistem Pengarsipan dan Metode Akses, Informatika Bandung. Bandung Basuki, S., 2004, Pengantar Dokumentasi, Rekayasa Sains, Jakarta 41