MODUL XIII FORM dan REPORTS A. MAKSUD DAN TUJUAN 1. MAKSUD Mahasiswa mengerti cara membuat form dan laporan dengan Ms Access 2. TUJUAN!"Agar mahasiswa dapat membust form untuk mengedit dan menambah data dalam tabel!"agar mahasiswa dapat membuat laporan dengan mengambil data dari database B. TEORI FORM Form adalah sebuah tampilan yang telah diorganisir dan diformat dari sebagian atau seluruh field dari satu atau beberapa tabel atau query. Form bekerja secara interaktif dengan tabel dalam database. Anda dapat menggunakan control menu pada form untuk memasukkan informasi baru, untuk mengedit atau menghapus informasi yang ada, atau mencari informasi. Membuat Form Menggunakan Wizard. Anda bisa menggunakan wizard untuk membuat form. Langkahnya sebagai berikut : 1. Bukalah tabel mahasiswa 2. Klik Forms pada baris Objects. Lalu klik ganda Create form by using Wizard. Kotak dialog Form wizard akan ditampilkan 90
3. Pada langkah ini, pilihlah Table: Jurusan di kotak pilihan Tables/Query. Lalu klik tombol >> untuk memindahkan semua field di kolom available fields ke kolom Selected Fields. Klik Next. 4. Pada kotak dialog yang kedua, anda dapat memilih layout field-field form baru. Ketika anda mengklik sebuah opsi di sebelah kanan halaman, area preview disebelah kiri akan memperlihatkan seperti apa nantinya layout form dengan opsi yang diterapkan. Pilih columnar, lalu klik tombol Next. 91
5. Pada halaman ini, anda bisa mengklik sebuah opsi style untuk mengetahui bagaimana style yang dipilih akan terlihat jika dipakai pada form. Anda dapat memilih Sumi Painting misalnya, lalu klik Next. 6. Ketikkan judul pada form di kotak isian what title do you want for your form. Klik Finish. 92
7. Form Jurusan yang anda buat akan ditampilkan.gunakan tombol navigasi di dasar form untuk melihat seluruh record, atau pun anda dapat memasukan record yang baru. tambahkan 2 buah record baru. Sekarang anda membuat form untuk membuat form mahasiswa. Sama seperti langkah diatas, tetapi sebelumnya ada beberapa pengaturan terlebih dahulu di tabel mahasiswa. Untuk itu, sebelum membuat form, anda harus melakukan perubahan berikut : 1. Klik Tables di baris objects. Klik tabel mahasiswa, lalu klik tombol design di toolbar. 93
2. Pada design tabel mahasiswa, klik field jen_kel. Lalu klik tab Lookup di Field Properties. Pada kotak pilihan Display Control pilihlah check box. 3. Lalu klik field kd_jur pilihlah Combo box untuk pilihan Display Control di Lookup Field Properties. Di kotak Row Sourcev Type pilihlah Table/Query, dan di kotak Row Source, pilihlah Jurusan. 94
4. Simpan pekerjaan anda. Sekarang anda dapat membuat form dengan mengikuti cara seperti membuat form jurusan dengan menggunakan wizard. 5. Anda dapat mengedit atau menambah record melalui form mahasiswa yang telah dibuat. 6. Tambahkanlah 3 buah record yang baru. REPORT (Laporan) Report yang dibuat dalam ms Access biasanya digunakan untuk meringkas atau mengorganisir informasi untuk mengekspresikan sudut pandang tertentu pad audien spesifik. Anda bias menggunakan wizard untuk membuat report. Seperti halnya form, anda bias menambahkan label, kotak teks, citra, dan control lain dari satu atau beberapa tabel atau query, dan anda bisa memiliki banyak header atau footer. Membuat Report Menggunakan Wizard Wizard membuat layout dasar, style yang disertakan, dan menambah sebuah control kotak teks dan labelnya masing-masing field yang anda tentukan. Langkah-langkah membuat report sebagai berikut : 1. Buka database akakom 2. Pada baris Objects, klik Reports, kemudian klik ganda Create report by using wizard. 95
3. Kotak dialog Report Wizard akan ditampilkan. Pada kotak pilihan Tables/Query pilihlah Query_mhs. Klik tombol >> untuk memindahkan semua field di kolom Available Fields ke kolom Selected Fields. Klik Next. 4. Pada langkah selanjutnya, Wizard mengevaluasi hubungan yang ada diantara tabel dan menawarkan untuk mengelompokkan record dalam suatu cara yang logis. Anda dapat memilih untuk mengelompokkan mereka dengan memilih opsi yang ditampilkan jika anda inginkan. Klik Next. 96
5. Langkah selanjutnya, anda dapat menentukan field-field yang ingin anda gunakan untuk membuat tingkat pengelompokan. Sebagai contoh, anda kelompokkan berdasarkan nomor mahasiswa. Pilih no_mhs di kotak pilihan nomer 1. Klik Next. 6. Langkah selanjutnya, anda bisa menentukan layout dari report yang ditampilkan. Klik Next. 97
7. Pilih style laporan yang anda inginkan di langkah ini. Klik pilihan style yang ada, lalu klik Next. 8. Ketikkan judul laporan pada kotak isian What title do you want for your report?. Ketikkan Laporan Mahasiswa oleh nama_anda masing-masing ( misalnya Laporan Mahasiswa oleh Tari). Klik Finish. 98
9. Laporan yang anda buat sudah selesai. 99
C. PRAKTIK 1. Praktikkanlah cara membuat form dan report dengan mengikuti langkah-langkah diatas. 2. Buka form jurusan. Tambahkan sebuah record dengan memasukkan data yang sama. Misalnya tambahkan data berikut : Kode Jurusan : KA Nama Jurusan : Komputer akuntansi Apa yang terjadi? D. TUGAS Buatlah database baru dengan nama pegawai. Dalam database ini, buatlah dua buah tabel berikut: Tabel Divisi Nama field Type Size Description Kd_divisi* text 3 Kode divisi Nm_divisi Text 15 Nama divisi *kunci primer Tabel Pegawai Nama field Type Size Description Nik* text 3 Nomer pegawai Nama Text 20 Nama pegawai Kd_divisi Text 3 Kode divisi *kunci primer Dari tabel diatas, isilah masing-masing 5 buah record. Buatlah laporan (report) dengan menggunakan query untuk menampilkan nomor induk pegawai dan nama divisi. (anda harus buat query terlebih dahulu kemudian membuat reports). 100