1 Bab I Pendahuluan 1.1. Latar Belakang Masalah Perkembangan usaha dalam bidang jasa kesehatan semakin pesat, yaitu semakin banyak rumah sakit umum negeri maupun swasta yang menawarkan jasa kesehatan. Penawaran jasa ini dilakukan rumah sakit untuk melayani pelanggan (pasien). Salah satu bentuk pelayanannya adalah dengan memberikan obat-obatan sesuai dengan penyakit yang diderita pasien atau resep yang telah dianjurkan oleh dokter. Oleh karena itu, obat-obatan merupakan persediaan yang dimiliki oleh rumah sakit untuk melayani pasien. Keberadaan persediaan obat-obatan di dalam suatu rumah sakit menjadi sangat penting karena sering dikategorikan sebagai komponen aset lancar yang jumlahnya cukup material. Dalam aktivitas operasional rumah sakit, obat merupakan persediaan yang frekuensi penggunaannya paling tinggi. Setiap pasien yang berobat akan diperiksa dan diberi resep obat oleh dokter untuk mempercepat penyembuhan penyakit pasien. Pemberian resep obat kemudian akan ditanggapi oleh bagian farmasi dengan memberikan obat sesuai resep yang diterima pasien. Oleh karena itu, terjadi mutasi obat-obatan dari bagian farmasi ke pasien. Aliran keluar masuk (mutasi) obat-obatan ini tidak serta-merta dari bagian farmasi langsung ke pasien, tetapi ada standar prosedur yang harus dilewati, sehingga obat dapat sampai ke pasien. Begitu pula dengan pembelian pengadaan obat-obatan yang persediaannya telah menipis atau bahkan telah habis juga diperlukan beberapa prosedur yang terstruktur supaya mutasi persediaan obat-obatan dapat terpantau.
2 Prosedur-prosedur yang dimaksud dalam mutasi persediaan obat-obatan adalah pencatatan, pengarsipan, maupun penugasan yang lengkap dan benar sesuai dengan kebutuhan organisasi. Hal ini bermanfaat bagi organisasi karena mereka dapat mengetahui berbagai informasi yang sebenarnya terjadi dalam aktivitas mutasi persediaan obat-obatan, sehingga manajer dalam organisasi tersebut dapat membuat keputusan yang tepat atas persediaan obat-obatan berdasarkan informasi yang akurat dan andal. Prosedur yang ada dalam organisasi akan membentuk suatu sistem informasi yang terstruktur. Sistem informasi yang terstruktur ini dapat berupa sistem manual maupun terkomputerisasi yang diterapkan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Menurut Hendarti et al. (2007), sistem informasi adalah gabungan dari orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis data, dan menghasilkan informasi untuk tujuan yang spesifik. Berdasarkan definisi tersebut, sistem informasi bersifat sangat kompleks, sehingga dapat dimungkinkan terjadi penyimpangan atau risiko pengendalian. Sistem informasi untuk persediaan merupakan salah satu sistem yang kompleks, sehingga organisasi memerlukan sistem informasi akuntansi (SIA) persediaan yang akurat dan andal. Hal ini dilakukan untuk memudahkan manajer dalam mengelola dan mengawasi semua aktivitas persediaan, serta meminimalkan penyimpangan atau risiko pengendalian. Salah satu cara untuk meminimalkan penyimpangan atau risiko pengendalian dari sistem informasi, yaitu organisasi harus memiliki sistem pengendalian internal dengan kebijakan atau aturan yang sudah ditetapkan,
3 dilaksanakan, dan dipatuhi oleh karyawannya supaya aktivitas-aktivitas dalam sistem dapat dikendalikan dan tujuan organisasi tercapai. Sistem pengendalian internal memiliki empat tujuan utama, yaitu untuk mengamankan aset organisasi, memastikan akurasi dan keandalan dari catatan dan informasi akuntansi, mempromosikan efisiensi operasional perusahaan, dan mengukur kesesuaian kebijakan dengan prosedur yang telah ditetapkan manajemen (Hendarti et al., 2007). Dalam praktiknya, mutasi persediaan juga dipengaruhi oleh sistem pengendalian internal yang ada pada organisasi tersebut. Apabila sistem pengendalian internal organisasi mengalami masalah, maka dapat mengganggu kinerja SIA persediaan dan informasi yang dihasilkan menjadi kurang akurat dan andal. Oleh karena itu, audit sistem informasi dibutuhkan untuk menganalisis sistem yang sedang berjalan, sehingga dapat menemukan kelemahan sistem dan merekomendasikan perbaikan sistem. Audit sistem informasi adalah proses pengumpulan dan pengevaluasian bukti-bukti untuk menentukan apakah suatu sistem aplikasi komputerisasi telah menetapkan dan menerapkan sistem pengendalian internal yang memadai, semua aset dilindungi dengan baik atau tidak disalahgunakan, serta terjaminnya integritas data, keandalan serta efektifitas dan efisiensi penyelenggaraan sistem informasi berbasis komputer (Gondodiyoto dan Gautama, 2003). Pemeriksaan ini dilakukan untuk mengetahui kesesuaian prosedur dan pengendalian yang memadai. Setelah diketahui semua masalah atau kelemahan sistem yang tidak sesuai, kemudian organisasi dapat melakukan tindakan korektif untuk memperbaiki sistemnya.
4 Permasalahan yang sering muncul dalam organisasi adalah lingkup operasional. Hal ini terjadi karena kebijakan atau aturan yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak tidak dipatuhi seluruhnya di tingkat operasional. Oleh karena itu, audit operasional sistem informasi menjadi fokus utama dalam audit sistem informasi. Salah satu rumah sakit swasta, yaitu Rumah Sakit Kristen Ngesti Waluyo Parakan (RSK Ngesti Waluyo) juga bersaing dengan rumah sakit lainnya untuk mendapatkan pelanggan (pasien) dengan cara memberikan pelayanan jasa kesehatan terbaik. Penyediaan obat yang memadai merupakan salah satu cara untuk meyakinkan pasien bahwa pelayanan pengobatan di rumah sakit tersebut adalah pelayanan terbaik, selain kualitas dokter maupun fasilitas yang ada. Pelayanan obat-obatan yang disediakan rumah sakit ini melibatkan aktivitas mutasi persediaan obat. Aktivitas tersebut adalah aktivitas operasional rumah sakit yang frekuensi aktivitasnya tinggi dan dilaksanakan berdasarkan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen. Mutasi persediaan obat yang ada pada RSK Ngesti Waluyo sudah menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Sistem yang saling terintegrasi antardivisi mengoptimalkan kinerja organisasi karena informasi dari suatu divisi dapat terdistribusi secara merata ke divisi yang lain. Misalnya, informasi ketersediaan obat pada bagian gudang dapat diketahui oleh bagian farmasi, sehingga bagian farmasi dapat sewaktu-waktu meminta obat dari bagian gudang untuk kebutuhan pasien atau membeli obat dari supplier untuk mengisi kembali persediaan obat. Konsekuensi dari penggunaan sistem informasi akuntansi
5 persediaan terkomputerisasi adalah permasalahan organisasi yang kompleks. Jika masalah tersebut tidak diketahui oleh organisasi, maka masalah akan semakin besar dan tidak terkendali. Oleh karena itu, diperlukan analisis untuk mengetahui masalah operasional yang sebenarnya terjadi dalam sistem. Solusi yang dibutuhkan organisasi untuk masalah tersebut adalah melakukan audit operasional SIA persediaan. Pentingnya audit operasional SIA persediaan obat di rumah sakit menjadi salah satu alasan penulis untuk melakukan penelitian mengenai audit operasional sistem informasi akuntansi persediaan obat yang sudah berjalan pada RSK Ngesti Waluyo. RSK Ngesti Waluyo Parakan dipilih karena rumah sakit ini sedang berkembang, memiliki persediaan obat-obatan yang jumlahnya cukup material, dan sistem informasi yang kompleks. Oleh karena itu, judul penelitian yang diajukan adalah AUDIT OPERASIONAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN OBAT PADA RUMAH SAKIT KRISTEN NGESTI WALUYO PARAKAN. 1.2. Rumusan Masalah SIA persediaan yang berjalan di RSK Ngesti Waluyo masih memiliki permasalahan dalam aktivitas operasionalnya, sehingga dibutuhkan audit operasional SIA persediaan untuk menganalisis dan mendeteksi permasalahan tersebut. Oleh karena itu, terdapat beberapa rumusan masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini, yaitu:
6 1. Apakah kebijakan yang telah ditetapkan manajemen RSK Ngesti Waluyo sudah dipatuhi oleh karyawan tingkat operasional? 2. Bagaimana akurasi informasi operasional yang dihasilkan SIA persediaan RSK Ngesti Waluyo? 3. Bagaimana sistem pengendalian internal RSK Ngesti Waluyo untuk pencapaian tujuan organisasi? 4. Bagaimana rekomendasi perbaikan sistem atas temuan-temuan audit operasional SIA persediaan RSK Ngesti Waluyo? 1.3. Batasan Masalah Penulis membatasi masalah dalam penelitian ini untuk memudahkan pemahaman dalam penelitian. Batasannya adalah: 1. Persediaan yang diteliti hanya persediaan obat-obatan pada instalasi farmasi, terutama yang melayani permintaan obat pada rawat inap dan rawat jalan, serta pembelian obat melalui gudang pusat dan pelayanan obat. 2. Persediaan obat-obatan disimpan di gudang pusat dan pelayanan obat yang bersifat habis pakai dan berbentuk satuan. 3. Audit operasional dilakukan terhadap sistem informasi akuntansi persediaan yang dimulai dari proses pembelian obat, permintaan obat, dan peng-update-an data jumlah persediaan.
7 4. Definisi operasional dari: a. Kebijakan manajemen dipatuhi: jika adanya kelancaran rutinitas, tidak ada masalah operasional, serta pelaksanaan dan manfaat yang dikehendaki dari semua program/kebijakan sudah terarah (Ripley dan Franklin dalam Akib, 2010). b. Informasi operasional dikatakan akurat: jika memiliki komponen. (Jogiyanto dalam Purnomo, 2013), seperti: - Kelengkapan, berarti informasi yang dihasilkan terdiri dari satu kesatuan informasi yang menyeluruh dan mencakup berbagai hal yang terkait didalamnya. - Kebenaran, berarti informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data harus benar sesuai dengan perhitunganperhitungan yang ada dalam proses tersebut. - Keamanan, berarti informasi hanya dapat diakses oleh pihakpihak yang berkepentingan saja sesuai dengan sifat dan tujuan dari informasi tersebut. 5. Analisis sistem pengendalian manajemen menggunakan kerangka COSO (Committee of Sponsoring Organizatons) yang terdiri dari lima komponen, yaitu lingkungan pengendalian, penilaian risiko, informasi dan komunikasi, aktivitas pengendalian, dan pemantauan. 6. Bahasan pengendalian sistem informasi difokuskan pada pengendalian manajemen (pengendalian manajemen keamanan dan pengendalian
8 manajemen operasi) dan pengendalian aplikasi (pengendalian boundary, input, dan output). 1.4. Tujuan Penelitian Penelitian ini dilakukan dengan tujuan untuk menganalisis kepatuhan atas kebijakan manajemen dalam SIA persediaan, menganalisis akurasi informasi operasional yang dihasilkan sistem, menganalisis sistem pengendalian internal yang diterapkan organisasi, dan merekomendasikan perbaikan sistem atas temuantemuan audit operasional SIA persediaan RSK Ngesti Waluyo Parakan. 1.5. Manfaat Penelitian Manfaat yang diperoleh dari penelitian ini akan memberikan kontribusi praktik bagi manajemen RSK Ngesti Waluyo, yaitu sebagai pendorong motivasi untuk memperbaiki sistem yang sudah berjalan supaya ada peningkatan keamanan aset (informasi), integritas data, efektifitas, dan efisiensi sistem. Dengan demikian, informasi yang dihasilkan menjadi akurat dan andal, serta manajer dapat membuat keputusan yang tepat atas persediaan. 1.6. Metode Penelitian a. Objek Penelitian Dalam penelitian ini, objek yang akan diteliti adalah Rumah Sakit Kristen Ngesti Waluyo Parakan, terutama pada bagian farmasi yang mengurusi
9 persediaan obat. Lokasi penelitian berada di Jalan Pahlawan No. 1, Parakan, Temanggung, Jawa Tengah. b. Metode Pengumpulan Informasi Pengumpulan informasi dilakukan dengan empat cara, yaitu: 1. Wawancara Peneliti melakukan tanya-jawab dengan orang kunci (key person) yang terlibat langsung dalam aktivitas operasional organisasi. 2. Konfirmasi Peneliti membuktikan kebenaran informasi yang diperoleh melalui data hasil wawancara dari beberapa narasumber (informan penelitian), kemudian data tersebut dibandingkan dengan berbagai informasi yang terkait. 3. Observasi Peneliti melakukan pengamatan langsung terhadap sistem yang sudah berjalan pada aktivitas pesediaan RSK Ngesti Waluyo Parakan. 4. Dokumentasi Salah satu metode pengumpulan data dengan cara melakukan analisis terhadap semua catatan dan dokumentasi yang dimiliki oleh organisasi yang terpilih sebagai objek penelitian, atau data dari individu sebagai objek penelitian (Darmadji dan Tan dalam Hutagaol, 2008).
10 c. Metode Audit Pengauditan operasional sistem informasi akuntansi persediaan akan dilakukan menggunakan pendekatan Audit Around the Computer. Pendekatan ini berfokus pada kualitas input dan output dari sistem aplikasi. Jika input dan output-nya sudah baik, maka prosesnya pun dapat dikatakan baik. Audit operasional sistem informasi ini terdiri dari beberapa tahapan (Romney dan Steinbart, 2006), yaitu: 1. Peninjauan Pelaksanaan Kebijakan dan Dokumentasi 2. Konfirmasi Prosedur Manajemen dengan Personel Operasional 3. Pengamatan Aktivitas dan Fungsi Operasional 4. Pengujian Laporan dan Perencanaan Operasional 5. Pengujian Akurasi Informasi Operasional 6. Pengujian Pengendalian 1.7. Sistematika Penulisan berikut: Dalam penulisan ini, penulis menggunakan sistematika penulisan sebagai BAB I : Pendahuluan Bab ini berisi uraian mengenai latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian, dan sistematika penulisan.
11 BAB II : Tinjauan Pustaka Bab ini berisi uraian tentang teori-teori yang berhubungan dengan bahasan atau tema penelitian yang digunakan sebagai dasar untuk membuat analisis data dalam penelitian. BAB III : Gambaran Umum Organisasi dan Metodologi Penelitian Bab ini berisi tentang gambaran umum organisasi, SIA persediaan pada RSK Ngesti Waluyo, dan sistem pengendalian internal (SPI) pada SIA persediaan RSK Ngesti Waluyo. BAB IV : Analisis Data dan Pembahasan Bab ini berisi tentang analisis kepatuhan terhadap kebijakan, analisis akurasi informasi operasional, analisis SPI RSK Ngesti Waluyo terhadap pencapaian tujuan organisasi, analisis temuan pengendalian manajemen dan pengendalian aplikasi, serta rekomendasi perbaikan sistem. BAB V : Penutup Bab ini berisi kesimpulan, keterbatasan, dan saran penelitian yang dapat diuraikan dan berhubungan dengan materi pembahasan maupun penelitian yang akan datang.