DAFTAR ISI Halaman ABSTRAK... vi ABSTRACT... vii KATA PENGANTAR... viii DAFTAR ISI... x DAFTAR GAMBAR... xiii DAFTAR LAMPIRAN... xvi BAB I PENDAHULUAN... 1 1.1 Latar Belakang Masalah... 1 1.2 Rumusan Masalah... 3 1.3 Batasan Masalah... 3 1.4 Tujuan... 4 1.5 Manfaat... 4 1.5.1 Manfaat Bagi PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Direktorat Komersial dan Pengembangan Usaha... 4 1.5.2 Manfaat Bagi STIKOM Surabaya... 5 1.6 SistematikaPenulisan... 5 BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN... 7 2.1 Gambaran Umum PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)... 7 2.1.1 Bidang Usaha PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)... 8 2.1.2 Visi, Misi dan Value PT Pelabuhan Indonesia III ( Persero)... 9 2.1.3 Logo PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero)... 11 x
2.1.4 Gedung PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero)... 11 2.1.5 Kemitraan PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)... 13 2.2 Gambaran Umum Sekretaris direktur Komersial dan Pengembangan Usaha PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)... 14 2.2.1 Tanggung Jawab Sekretaris direktur Komersial dan Pengembangan Usaha PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)... 15 2.2.2 Tugas Sekretaris direktur Komersial dan Pengembangan Usaha PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)... 16 2.2.3 Struktur Organisasi Direktorat Komersial dan Pengembangan Usaha PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)... 17 2.2.4 Lokasi Proyek Akhir... 17 BAB III LANDASAN TEORI... 19 3.1 Sekretaris... 19 3.1.1 Fungsi dan Tugas Umum Sekretaris... 20 3.2 Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar... 23 3.3 Mengatur Jadwal Pimpinan... 24 3.4 Sekretaris dan Teknologi Informasi... 25 3.5 Microsoft Access... 26 3.6 Microsoft Outlook... 27 BAB IV PENUTUP... 29 4.1 Pemanfaatan Microsoft Access Dalam Pengelolaan Surat Masuk Pada Sekretaris Direktur Pelabuhan III (Persero)... 30 4.1.1 Kondisi Awal Pengelolaan Surat Masuk... 30 4.1.2 Kendala yang Terjadi Dalam Pengelolaan Surat... 38 4.1.3 Solusi untuk Pengelolaan Surat Dalam Kondisi Awal... 38 4.2 Pemanfaatan Microsoft Outlook dalam Pengelolaan Agenda Direktur... 63 xi
4.2.1 Kondisi Awal Pengelolaan Agenda Direktur... 63 4.2.2 Kendala yang Terjadi pada Penjadwalan dengan Microsoft Excel... 68 4.2.3 Solusi untuk Penjadwalan... 68 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN... 74 5.1 Kesimpulan... 74 5.2 Saran... 75 DAFTAR PUSTAKA... 76 LAMPIRAN.77 xii
DAFTAR GAMBAR xiii Halaman Gambar 2.1 Logo Pelabuhan Indonesia III (Persero)... 11 Gambar 2.2 Gedung Pelabuhan Indonesia III (Persero)... 11 Gambar 2.3 Struktur Organisasi Perusahaan... 12 Gambar 2.4 Struktur Organisasi Direktorat Komersial dan PengembanganUsaha PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)... 17 Gambar 2.5 Denah Ruang Kerja Sekretaris direktur Komersial dan Pengembangan Usaha PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)... 18 Gambar 3.1 Tampilan Microsoft Access... 27 Gambar 3.2 Microsoft Outlook... 28 Gambar 4.1 Workflow Kondisi lama pengelolaan surat masuk... 30 Gambar 4.2 Surat Masuk Internal... 31 Gambar 4.3 Surat Masuk Eksternal... 32 Gambar 4.4 Agenda Surat Masuk Microsoft Excel... 33 Gambar 4.5 Lembar Disposisi... 34 Gambar 4.6 Kode Surat Masuk... 35 Gambar 4.7 Isi Lembar Disposisi... 35 Gambar 4.8 Register Disposisi Keluar... 36 Gambar 4.9 Buku Ekspedisi... 37 Gambar 4.10 Templates database... 40 Gambar 4.11 Create Blank Database... 40 Gambar 4.12 Tampilan database... 41 Gambar 4.13 Ribbon Microsoft Access... 42 Gambar 4.14 Get External Data... 43
Gambar 4.15 Memilih Worksheets... 44 Gambar 4.16 Worksheet yang dipilih... 45 Gambar 4.17 Specify Information... 46 Gambar 4.18 Primary Key... 46 Gambar 4.19 Hasil Import Table... 47 Gambar 4.20 Jenis Form... 47 Gambar 4.21 Navigation... 48 Gambar 4.22 Macam Pilihan Form... 49 Gambar 4.23 Form Wizard... 50 Gambar 4.24 Layout Form Wizard... 51 Gambar 4.25 Finish Form Wizard... 51 Gambar 4.26 Design View... 52 Gambar 4.27 Themes Form Design... 52 Gambar 4.28 Command Button... 53 Gambar 4.29 Picture for Command Button... 54 Gambar 4.30 Finish Button Command... 55 Gambar 4.31 Tampilan Akhir Form... 55 Gambar 4.32 pilihan tampilan pada navigation form... 56 Gambar 4.33 Navigation Form... 57 Gambar 4.34 Design View Navigation Form... 57 Gambar 4.35 Navigation form surat masuk internal... 58 Gambar 4.36 Navigation form surat masuk eksternal... 58 Gambar 4.37 Report Wizard... 59 Gambar 4.38 Report Grouping... 60 Gambar 4.39 Report Sort... 60 xiv
Gambar 4.40 Report Layout... 61 Gambar 4.41 Report Tittle... 61 Gambar 4.42 Report Design View... 62 Gambar 4.43 Report Tampilan Akhir... 62 Gambar 4.44 Workflow pengelolaan agenda pimpinan... 63 Gambar 4.45 Agenda/Jadwal Acara Direktur... 66 Gambar 4.46 Perjalanan Dinas... 67 Gambar 4.47 Pembatalan acara pertemuan pimpinan... 67 Gambar 4.48 Navigation Pane Outlook... 69 Gambar 4.49 To Do Bar... 70 Gambar 4.50 Calendar... 71 Gambar 4.51 Schedule View... 71 Gambar 4.52 New Apppointment... 72 Gambar 4.53 Priority... 72 Gambar 4.54 Task... 73 Gambar 4.54 Tampilan akhir task... 73 xv
DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1. Surat Balasan PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)... 79 Lampiran 2. Form KP 5... 80 Lampiran 3. Form KP 6... 83 Lampiran 4. Form KP 7... 86 Lampiran 5. Kartu Bimbingan... 89 xvi