Apakah Aku Seorang Manajer yang Baik? oleh: Supriyanto Widyaiswara Muda Pusdiklat PSDM Good management is the art of making problems so interesting and their solutions so constructive that everyone wants to get to work and deal with them. - Paul Hawken Paul Hawken adalah seorang ahli lingkungan, pengusaha, jurnalis dan penulis. Terkait dengan manajemen yang baik, Paul Hawken menitikberatkan pada cara pandang terhadap masalah dan penemuan solusi yang mampu mengubah semangat kerja orang lain menjadi lebih bergairah. Salah satu contoh manajer yang hebat adalah Bill Gates. Ia pernah menulis sebuah artikel berjudul A good manager has at least 10 good qualities. Tulisan ini dipedomani oleh banyak orang karena mereka meilihat Bill Gates telah mampu mempraktikkannya dalam perusahaan yang dipimpinnya. Sebelum membahas sepuluh kualitas terbaik menurut Bill Gates ada baiknya kita ikuti tes sederhana berikut. Terdapat tes sederhana untuk melihat apakah kita termasuk manajer yang baik atau tidak. Pertanyaan-pertanyaan ini bersumber dari buku Leadership in Action karya Nick McCormick. Isilah jawaban Ya atau Tidak atas pertanyaan no 1 sampai dengan 31 sebagai berikut sesuai apa yang benar-benar terjadi atau Anda lakukan: No Jawaban Pertanyaan 1 Apakah Anda sudah mempermudah tugas seseorang anggota tim Anda pada bulan lalu? 2 Apakah Anda membagi informasi yang Anda peroleh dari rapat manajemen kepada anggota tim Anda? 3 Apakah Anda sudah memberi tahu apa yang Anda kerjakan selama satu bulan yang lalu melalui laporan berkala atau rapat tim? 4 Apakah Anda sudah meminta bantuan seorang anggota tim untuk menyelesaikan sebuah masalah pada bulan lalu? 5 Apakah Anda memiliki pertemuan pribadi yang terjadwal dengan anggota tim Anda? 6 Apakah Anda sudah memberikan umpan balik yang positif kepada seorang anggota tim Anda pada pekan lalu? 7 Apakah Anda sudah memberikan kritik yang membangun kepada anggota tim Anda bulan lalu? 8 Apakah anggota tim Anda memiliki rencana pengembangan yang memang mereka gunakan? 9 Apakah sudah kurang dari satu bulan sejak terakhir kali Anda berbicara dengan seorang anggota tim Anda tentang rencana pengembangannya?
10 Apakah Anda sudah mempresentasikan sebuah topik pembelajaran kepada tim Anda selama satu kuartal terakhir? 11 Apakh Anda pernah menghadiri rapat dengan anggota tim Anda dimana Anda hanya mendengarkan saja tanpa memberikan saran sama sekali? 12 Apakah Anda mengabaikan segala interupsi selama rapat (seperti menjawab telepon, sms, email dll)? 13 Apakah Anda mengatur telepon Anda dalam mode getar setiap saat? 14 Apakah Anda sudah membaca sebuah buku manajemen selama enam bulan terakhir? 15 Dalam enam bulan terakhir, apakah Anda sudah melakukan sebuah saran yang Anda pilih saat membaca buku atau ketika mengikuti sebuah kelas, seminar? 16 Apakah Anda memiliki rencana pengembangan yang memang Anda gunakan? 17 Dalam beberapa pekan terakhir, apakah Anda telah melakukan sebuah tugas yang membuat Anda tidak nyaman (tidak dipaksakan atau mendesak)? 18 Apakah Anda pernah memecat seseorang(memutasikan) karena masalah kinerja dalam lima tahun terakhir? 19 Tahun lalu, apakah Anda pernah mengerjakan ulang atau memasukkan kembali sebuah rekomendasi yang sebelumnya ditolak? 20 Terakhir kali Anda mempekerjakan seorang anggota tim dari daftar kandidat internal, apakah Anda menghubungi kembali orang-orang yang tidak berhasil mendapat posisi tersebut? 21 Apakah Anda merespon orang-orang yang menelpon Anda dalam kurun waktu 24 jam? 22 Apakah tim Anda memiliki rencana kerja untuk mencapai daftar target yang terkait dengan tujuan perusahaan? 23 Apakah Anda sama kerasnya dalam mengerjakan proyek Anda seperti yang Anda lakukan terhadap anggota tim Anda? 24 Apakah Anda memberlakukan tenggat waktu yang tegas dalam proyekproyek internal? 25 Apakah Anda memprioritaskan aktivitas kerja dan merencanakan pekan Anda? 26 Apakah Anda menyisihkan waktu setidaknya dua pekan sekali untuk belajar? 27 Apakah Anda menyisihkan waktu untuk menyiapkan rapat? 28 Apakah Anda meninjau ulang pencapaian dari pecan lalu dengan menilai hal-hal yang sudah selesai dan yang tidak bisa diselesaikan? 29 Tahun lalu, apakah Anda sudah mengimplementasikan sebuah solusi kreatif untuk meningkatkan atau memecahkan masalah dengan tim? 30 Jika Anda tidak bisa menyelesaikan tugas sebelum tenggat waktunya, apakah Anda memberitahukan hal tersebut kepada si pemberi tugas sebelum tenggat waktunya habis agar tindakan perbaikan bisa dilakukan? 31 Dalam enam bulan terakhir, apakah Anda pernah menolak sebuah tugas yang diberikan oleh manajer Anda?
Anda dapat melihat berada di posisi mana dari hasil tes tersebut dengan melihat kunci di bawah ini. Patokan penghitungan angka adalah banyaknya jumlah jawaban Ya yang Anda tulis. Jumlahkan seluruh Ya yang Anda kumpulkan. Penilaiannya adalah sebagai berikut: Skor Pengertian 25-31 Anda bukan hanya seorang manajer yang baik, tetapi sorang manajer yang hebat. Lanjutkan apa yang telah Anda lakukan. 20-24 Selamat. Anda seorang manajer yang baik. Tetaplah memperbaiki diri. 10-19 Anda melakukan beberapa hal dengan baik tetapi Anda perlu melakukan sejumlah perbaikan yang signifikan. Mempraktikkan beberapa strategi disarankan untuk dilakukan. 9 atau kurang Pekerjaan Anda terlalu berat buat Anda. Lakukan sejumlah tindakan untuk memperbaikinya sesegera mungkin atau mungkin Anda harus mengevaluasi ulang pilihan karir Anda secara serius. Setelah mengetahui skor kita, sekarang kita beralih pada pendapat Bill Gates tentang sepuluh kualitas menjadi manajer yang baik. Menurut Bill Gates, kesepuluh kualitas tersebut adalah sebagai berikut: 1) menentukan bidang secara serius. Kenyamanan akan meningkatkan produktivitas kita baik selaku pekerja maupun manajer; 2) berhati-hati dalam merekrut dan siap-siap dipecat atau digeser. Kita perlu memiliki tim yang kuat, sehingga manajer yang baik akan menempatkan atau menggeser seseorang yang membuatnya dapat meningkatkan kinerjanya; 3) ciptakan lingkungan yang produktif, hal ini akan memungkinkan staf kita menyumbangkan karya terbaik buat tim kita; 4) definisikan sukses dengan jelas bagi seluruh anggota tim kita. Dengan kejelasan tersebut mereka akan mengukur pencapaian masing-masing; 5) kita sukai orang yang bekerja dengan kita dan berkomunikasi dengan baik; 6) kembangkan orang-orang kita untuk melakukan tugasnya lebih baik dari yang kita bisa; 7) bangun standar moral yang baik. Standar tersebut akan berlaku pada institusi, dan juga dalam memperlakukan konsumen;
8) melakukan lebih ketimbang sekedar mengkomunikasikan. Pembuktian ini perlu agar anggota kita paham manajer mereka mampu melakukan sesuatu, tidak hanya berteori; 9) jangan membuat keputusan yang sama dua kali. Luangkan waktu untuk memutuskan sesuatu.; 10) biarkan anggota mengetahui pekerjaan dilakukan untuk menyenangkan siapa. Itulah sepuluh hal yang menurut Bill Gates perlu diperhatikan agar seseorang dapat menjadi manajer yang baik. Terdapat pendapat lain yaitu menurut Nick McCormick yang akan diuraikan sebagai berikut: Seorang manajer yang baik selalu menyediakan dirinya untuk melayani stafnya atau timnya. Dalam pengertian ini, kita menyediakan waktu dan telinga serta perhatian penuh kita untuk mendengarkan keluhan, gagasan, masukan dari tim. Biarkanlah tim bekerja untuk kita tanpa mereka sadari karena kita lebih dahulu melayani mereka. Proses pembelajaran tidak hanya dilakukan di ruang kelas. Ruang kerja merupakan media belajar yang baik. Manajer yang baik selalu memberikan waktunya untuk sharing kepada tim atau stafnya. Perlunya rencana pengembangan disusun dalam dunia kerja karena setiap orang perlu mendapatkan up grade baik skill maupun knowledge dan attitude. Seorang anggota tim atau staf kita, seringkali meminta pendapat kita tentang apa yang telah dilakukannya. Sebagai seorang atasan yang baik, seharusnya kita memberikan umpan balik yang tepat waktu dan jujur. Umpan balik yang dibuat-buat akan membosankan buat anggota tim kalau hal itu telah diketahuinya. Sebaliknya umpan balik yang jujur akan membuat anggota tim semangat, walaupun isi umpan balik tersebut adalah perlunya perbaikan kinerjanya. Melakukan kritik di depan umum sebisa mungkin dihindari agar yang bersangkutan tidak malu dan berbuat yang kontra produktif. Sementara, pujian pada seseorang dapat dilakukan setiap hari dan di depan umum. Seringkali seorang manajer sengaja menyembunyikan informasi karena menganggap informasi itu hanya layak diketahui oleh orang yang levelnya sama dengannya saja. Berbagi informasi itu penting dengan memperhatikan tingkat sensitivitas dari informasi
tersebut. Seorang manajer perlu membuat jadwal pertemuan dengan staf atau anggota timnya minimal sebulan sekali. Pada kesempatan itu sang manajer menyampaikan laporan berkala atau informasi berkala kepada tim. Hal ini akan membuat organisasi menjadi bergairah dan sehat. Dalam sebuah rapat sering dijumpai peserta rapat yang membuka laptop untuk browsing atau sekedar membuka email. Tentu saja kegiatan tersebut tidak ada kaitannya dengan materi rapat. Apabila ini dilakukan oleh seorang manajer, maka ia akan membagi perhatiannya pada beberapa hal sekaligus. Beberapa pakar berpendapat kita tidak dapat melakukannya dalam rapat. Mempertahankan kontak mata dalam pertemuan-pertemuan seperti ini akan sangat membantu kelancaran komunikasi diantara manajer dan staf. Selanjutnya adalah menetapkan tujuan dan rencana serta melaksanakannya. Staf kita akan sangat menghargai apabila tujuan dan rencana kerja dengan tenggat waktunya ditetapkan. Apalagi kita mentaati tenggat waktu tersebut dan konsisten dengan rencana yang telah ditentukan. Para staf tersebut kan menjadikan manajer sebagai panutan bagi mereka dan melakukan pekerjaan dengan semangat yang menggebu-gebu. Apakah seorang manajer perlu belajar? Perlu. Pengetahuan kita terbatas dan perkembangan dunia demikian pesat sehingga kita perlu selalu belajar. Luangkan waktu yang cukup untuk mempelajari hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan dan pengembangan kinerja. Proses belajar ini dapat dilakukan dengan membaca buku, majalah atau artikel atau mengikuti seminar, workshop atau pelatihan tertentu. Dalam prakteknya, kita perlu melakukan yang terbaik buat organisasi, bukan buat kelompok tertentu saja. Adakalanya seorang manajer perlu melakukan tindakan perbaikan buat organisasi sesuai kemampuannya bahkan ketika hal tersebut tidak mendatangkan keuntungan sama sekali kepadanya. Berbuatlah yang terbaik. Perjalanan karir di organisasi tentu memungkinkan adanya ketidaknyaman hadir di selasela kesibukan. Ketidaknyamanan tersebut merupakan tantangan. Bahkan seseorang perlu keluar dari comfort zone agar mendapatkan tantangan yang setimpal. Setiap keberhasilan perlu dirayakan bersama tim. Selesaikan tugas tersebut dengan pantang
menyerah. Ini adalah kunci kegigihan seseorang. Sesuatu yang ditolak oleh atasan, suatu ketika setelah dilakukan perbaikan perlu diajukan lagi agar mendapatkan pertimbangan dari atasan. Perilaku dalam menyelesaikan tugas tersebut selalu positif. Apabila ada pihak lain yang mempermasalahkan penyelesaian pekerjaan maka perlu dilakukan klarifikasi tanpa harus memunculkan api permusuhan diantara kedua kelompok ini. Tidak kalah pentingnya adalah perlunya kita memenuhi janji-janji yang telah kita buat. Jadwal yang telah kita sanggupi agar dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dan tidak berusaha mencari alasan untuk menghindarinya. Apapun alasannya walaupun itu benar, akan memunculkan tanda tanya bagi orang lain yang sudah mendapatkan perlakuan ingkar janji beberapa kali. Untuk menjadi manajer yang baik kita harus peka. Melihat sekeliling kita dengan cermat. Apakah anggota tim atau staf kita berkembang dengan baik, apakah mereka menikmati pekerjaannya, apakah mereka mendapatkan yang mereka inginkan? Jika itu semua sudah terjawab dengan baik, kita bisa memiliki hati yang bergairah demi melihat pekerjaan yang ada. Demikian semoga bermanfaat untuk kita semua. Referensi: 1. Alan Barker, Improve Your Communication Skills, PT Elex Media Komputindo, Jakarta, 2004. 2. Bill Gates, A Good Manager Has at least 10 Good Qualities, http://www.btimes.co.za. 3. Nick McCormick, Leadership in Action, PT Bhuana Ilmu popular, Jakarta, 2012. 4. Sutan G. Pamungkas, Jurus Ampuh menjadi Pemimpin Dahsyat & Fenomenal, Araska, Yogyakarta, 2012.