BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat, kebutuhan akan sistem pelatihan secara online pun semakin besar. Sistem pelatihan jarak jauh dengan memanfaatkan teknologi internet, sudah semakin banyak diminati oleh kalangan luas karena menyediakan kemudahan bagi para penggunanya dan proses pelatihan dapat dilakukan dimana dan kapan saja. Oleh karena itu, pelatihan jarak jauh dianggap dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi pelatihan karena tidak terbatas pada waktu dan tempat tertentu. PT. Metrodata Electronics, Tbk. didirikan pada tanggal 17 Februari 1983 sebagai salah satu perusahaan dalam kelompok usaha METRODATA yang telah berkiprah di bidang teknologi informasi sejak tahun 1975. Saat ini PT. Metrodata Electronics, Tbk. telah menjadi salah satu perusahaan teknologi informasi terkemuka di Indonesia. Secara garis besar kegiatan PT. Metrodata Electronics, Tbk, pada saat ini dibagi menjadi 2 unit, yaitu bisnis utama yang menangani bidang usaha distribusi secara wholesale serta bisnis yang menyediakan jasa solusi teknologi informasi dibidang design, implementasi, konsultasi dan pelatihan. Pada PT. Metrodata Electronics, Tbk., setiap karyawan yang baru masuk perlu mengikuti program orientasi sehingga setiap karyawan memiliki pengetahuan yang sama mengenai visi dan misi perusahaan, prosedur-prosedur yang berlaku, dan informasi lainnya. Namun, pelaksaan program orientasi karyawan baru yang dilakukan dengan 1
2 pendekatan secara manual dan mobilitas karyawan yang sangat tinggi menyebabkan sebagian besar karyawan terlambat atau bahkan tidak mengetahui informasi-informasi penting yang seharusnya diketahui pada saat pertama kali mereka bekerja di PT. Metrodata Electronics, Tbk. Hal ini tentu akan menimbulkan masalah pula bagi pihak HRD karena mereka akan banyak disibukkan untuk mengulang kembali penyampaian informasi kepada karyawan baru. Dengan demikian, untuk memberikan pelatihan orientasi bagi karyawan baru secara efektif, dibutuhkan suatu aplikasi yang dapat mendukung proses pelaksanaan orientasi karyawan baru pada PT. Metrodata Electronics, Tbk. Aplikasi yang akan digunakan untuk program orientasi karyawan baru tersebut dapat diakses dengan menggunakan internet sehingga memungkinkan semua karyawan dapat dengan mudah mengikuti program orientasi dimana dan kapan saja tanpa harus menunggu program orientasi diadakan oleh pihak HRD terlebih dahulu. Adanya aplikasi ini juga akan mengurangi pengeluaran biaya dan waktu yang diperlukan untuk mengadakan program orientasi secara manual. Selain itu, agar proses pelatihan dapat semakin efektif dan pihak HRD tetap dapat mengawasi jalannya program orientasi, aplikasi tersebut akan dilengkapi dengan e-testing untuk mengevaluasi sukses atau tidaknya seorang karyawan yang baru bergabung dengan PT. Metrodata Electronics, Tbk. dalam mengikuti program orientasi. 1.2 Ruang Lingkup Penulisan skripsi ini akan dibatasi pada hal-hal berikut ini: 1. Mengirimkan pemberitahuan kepada karyawan baru untuk mengikuti program orientasi melalui e-mail pada saat email karyawan tersebut telah diaktifkan dan
3 secara rutin mengirimkan e-mail untuk mengingatkan karyawan apabila karyawan tersebut belum mengikuti program orientasi dalam jangka waktu tertentu. 2. Perancangan dan pembuatan aplikasi pelatihan karyawan baru berbasis web untuk program orientasi secara online, dimana pada aplikasi tersebut ditampikan materi pelatihan yang sudah disediakan oleh HRD dan dapat diakses oleh karyawan. 3. Perancangan dan pembuatan modul e-testing yang berguna untuk mempermudah proses evaluasi. Soal-soal e-testing tersebut akan ditampikan secara acak. 4. Perancangan dan pembuatan forum diskusi sebagai fasilitas komunikasi antar karyawan baru dan HRD sehingga dapat meningkatkatkan efektifitas proses pelatihan. 5. Perancangan dan pembuatan site administration bagi site administrator yang akan melakukan maintenance terhadap aplikasi pelatihan karyasan baru berbasis web pada PT. Metrodata Electronics, Tbk. 1.3. Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah: 1. Mempermudah proses pelaksanaan program orientasi karyawan baru pada PT. Metrodata Electronics, Tbk. 2. Memastikan setiap karyawan baru memiliki standar pengetahuan yang sama mengenai prosedur, kebijakan, dan lain-lain yang berlaku di PT. Metrodata Electronics, Tbk. 3. Mempermudah proses evaluasi untuk setiap subjek pelatihan pada program orientasi karyawan baru pada PT. Metrodata Electronics, Tbk.
4 Manfaat dari penulisan skripsi ini diharapkan sebagai berikut: 1. Meningkatnya efisiensi proses pelaksanaan program orientasi karyawan baru pada PT. Metrodata Electronics, Tbk. 2. Meningkatnya efektifitas proses pelaksanaan program orientasi karyawan baru pada PT. Metrodata Electronics, Tbk. 1.4 Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah: Metode analisis Dengan melakukan pengumpulan data yang dibutuhkan yaitu dengan cara mengadakan studi lapangan (survey) melalui wawancara dan pengamatan langsung pada perusahaan. Metode kepustakaan Dengan menggali informasi yang diperlukan dalam pembuatan skripsi ini dengan mencari dari berbagai sumber kepustakaan, seperti buku panduan, literatur-literatur, dan sumber-sumber lain yang bersangkutan. Metode perancangan Dalam merancang sistem ini, perancangan dibagi dalam beberapa tahap, yaitu: 1. perancangan sistem dengan Data Flow Diagram ( DFD ) 2. perancangan struktur basis data beserta hubungan antartabel 3. perancangan State Transition Diagram ( STD ) 4. perancangan spesifikasi modul 5. perancangan tampilan layar
5 1.5 Sistematika Penulisan Penyusunan skripsi ini dibagi ke dalam lima bab, yang secara garis besar isi dari setiap bab adalah sebagai berikut: BAB 1 : Pendahuluan Bab ini membahas keterangan awal yang digunakan untuk mengetahui tentang gambaran umum skripsi ini, yaitu latar belakang permasalahan, ruang lingkup masalah, tujuan dan manfaat, metodologi dan sistematika penulisan dari tiap-tiap bab dalam skripsi ini. BAB 2 : Landasan Teori Bab ini berisi teori-teori pendukung penelitian yang digunakan dalam perancangan dan pembuatan sistem, dan metode-metode yang menjadi dasar analisis permasalahan yang ada serta menjadi pedoman bagi pemecahan masalah. BAB 3 : Analisis dan Perancangan Pada bab ini dijelaskan sistem yang sedang berjalan, masalah yang dihadapi, serta rancangan sistem yang diusulkan untuk membantu pemecahan masalah. BAB 4 : Implementasi dan Evaluasi Bab ini menjelaskan bagaimana implementasi dari aplikasi yang sudah dibuat, prosedur penggunaan aplikasi, serta evaluasi dari penggunaan aplikasi ini.
6 BAB 5 : Kesimpulan dan Saran Bab ini berisi kesimpulan dari semua penelitian yang sudah dilakukan dan kesimpulan terhadap hasil implementasi dan evaluasi, serta saran-saran atas hal-hal yang merupakan tindak lanjut dari pemecahan masalah atau hal-hal yang masih perlu diperbaiki atau dengan kata lain kekurangan dalam penelitian ini yang mungkin dapat berguna dalam pengembangan sistem ini selanjutnya.