DAFTAR ISI DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang... 1 B. Maksud dan Tujuan... 1 C. Sasaran... 2 D. Asas -asas... 2 E. Ruang Lingkup... 3 F. Pengertian Umum... 3 BAB II JENIS DAN FORMAT NASKAH RESMI DAN NASKAH DINAS... 5 A. Naskah Resmi... 5 2 1. Risalah Rapat/Sidang... 5 2. Catatan Rapat/Sidang (Notulen)... 10 3. Laporan Singkat... 14 B. Naskah Dinas Arahan... 16 1. Naskah Dinas Pengaturan... 16 1.1. Peraturan... 16...
1.2. Pedoman... 21 1.3. Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis... 25 1.4. Instruksi... 29 1.5. Standar Operasional Prosedur (SOP)... 32 1.6. Surat Edaran... 38 2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)... 41 3. Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah/Surat Tugas)... 45 C. Naskah Dinas Korespondensi... 49 1. Naskah Dinas Korespondensi Intern... 49 1.1. Nota Dinas... 49 1.2. Memorandum... 53 1.3. Disposisi... 57 1.4. Surat Undangan Intern... 58 2. Naskah Dinas Korepondensi Ekstern... 63 2.1. Surat Dinas... 63 2.2. Surat Undangan Ekstern... 66 D. Naskah Dinas Khusus... 72 1. Surat Perjanjian... 72 2. Surat Kuasa... 81 3. Berita Acara... 85 4. Surat Keterangan... 93 5. Surat Pengantar... 99 6. Pengumuman... 103 3
E. Laporan... 107 1. Laporan Pelaksanaan Kegiatan... 107 2. Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat (Masa Reses (Puskada))... 110 3. Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat (Alat Kelengkapan)... 113 4. Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat (Melalui Surat (Puskada))... 116 5. Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat (Pusdatin)... 119 F. Telaah Staf... 122 BAB III PENYUSUNAN NASKAH DINAS... 125 A. Persyaratan Penyusunan... 125 B. Penyusunan Konsep... 125 C. Pengetikan dan Penandatanganan... 126 D. Nama Instansi/Jabatan pada Kepala Naskah Dinas... 126 1. Nama Jabatan... 127 2. Nama Instansi/Unit Organisasi... 127 E. Daftar Distribusi... 127 F. Rujukan.127 G. Ketentuan Surat-Menyurat... 128 1. Komunikasi Langsung... 128 2. Alur Surat-Menyurat... 129 4
3. Disposisi... 129 H. Penomoran Naskah Dinas... 129 1. Pengaturan... 129 2. Penetapan (keputusan)... 131 3. Penugasan... 132 4. Korespondensi... 132 5. Khusus... 134 I. Kode Klasifikasi Naskah Dinas... 135 1. Kode Klasifikasi Pusat... 135 2. Kode Klasifikasi Daerah... 149 J. Penggunaan Kertas dan Amplop... 153 1. Kertas Surat... 153 2. Amplop... 154 K. Ketentuan Jarak Spasi, Jenis dan Ukuran Huruf, serta Kata Penyambung... 156 1. Jarak spasi... 156 2. Jenis dan Ukuran Huruf... 156 3. Kata Penyambung... 156 L. Penentuan Batas/Ruang Tepi... 157 M. Nomor Halaman... 158 N. Tembusan... 158 O. Lampiran... 158 P. Penggunaan Logo Lembaga/ Lambang Negara... 158 1. Penggunaan Lambang Negara... 158 2. Penggunaan Logo... 159 5
3. Penggunaan Lambang Negara dan Logo dalam Kerja Sama... 159 Q. Pengaturan Paraf Naskah Dinas dan Penggunaan Cap... 159 1. Pengaturan Paraf Dinas... 159 2. Penggunaan Cap... 161 R. Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat Naskah Dinas... 163 1. Pengertian... 163 2. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat... 163 BAB IV PENGAMANAN NASKAH DINAS... 165 A. Penentuan Kategori Klasifikasi Keamanan dan Akses Naskah Dinas... 165 1. Klasifikasi Keamanan Naskah Dinas... 165 2. Hak akses naskah dinas... 165 B. Perlakuan Terhadap Naskah Dinas Berdasarkan Klasifikasi Keamanan dan Akses... 166 1. Pemberian Kode Derajat Klasifikasi Keamanan dan Akses... 166 2. Pembuatan dan Pengawasan Naskah Dinas yang Bersifat Rahasia... 166 6
BAB V KEWENANGAN PENANDATANGANAN... 168 A. Penggunaan Garis Kewenangan... 168 B. Penandatanganan... 168 1. Atas Nama (a.n.)... 168 2. Untuk Beliau (u.b.)... 168 3. Pelaksana Tugas (Plt.)... 169 4. Pelaksana Harian (Plh.)... 169 C. Kewenangan Penandatanganan... 170 D. Ruang Tanda Tangan... 172 BAB VI PENGENDALIAN NASKAH DINAS... 173 A. Naskah Dinas Masuk... 173 B. Naskah Dinas Keluar... 175 7
DEWAN PERWAKILAN DAERAH SEKRETARIAT JENDERAL PERATURAN SEKRETARIS JENDERAL DEWAN PERWAKILAN DAERAH REPUBLIK INDONESIA NOMOR 2 TAHUN 2016 TENTANG PEDOMAN NASKAH RESMI DAN NASKAH DINAS SEKRETARIAT JENDERAL DEWAN PERWAKILAN DAERAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA SEKRETARIS JENDERAL DEWAN PERWAKILAN DAERAH REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : a. bahwa dalam rangka menciptakan kelancaran komunikasi tertulis yang efisien dan efektif dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia, perlu adanya pedoman naskah resmi dan naskah dinas; b. bahwa pedoman naskah resmi dan naskah dinas Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia dimaksudkan sebagai acuan pengelolaan dan pembuatan petunjuk pelaksanaan tata naskah dinas di lingkungan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia; 8
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b perlu menetapkan Peraturan Sekretaris Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia tentang Pedoman Tata Naskah Resmi dan Naskah Dinas Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234); 3. Undang-Undang Nomor 30 tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 292, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5601); 4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah; 5. Peraturan Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2014 tentang Tata Tertib; 6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 tentang Tata Naskah Dinas; MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN SEKRETARIS JENDERAL DEWAN PER- WAKILAN DAERAH REPUBLIK INDONESIA TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH RESMI DAN NASKAH DI- NAS SEKRETARIAT JENDERAL DEWAN PERWAKILAN DAERAH REPUBLIK INDONESIA. 9
Pasal 1 Pedoman Tata Naskah Resmi dan Naskah Dinas Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia bertujuan untuk memperoleh kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran dalam rangka mendukung kelancaran komunikasi tertulis antar unit kerja di lingkungan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia dengan instansi pemerintah, swasta, institusi asing di dalam maupun di luar negeri. Pasal 2 Segala bentuk tata naskah resmi, tata persuratan, dan kode klasifikasi harus disesuaikan dengan pedoman tata naskah dinas resmi dan tata naskah dinas sebagaimana tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari peraturan ini. Pasal 3 Pengendalian dan pemantauan atas pelaksanaan pedoman ini dilakukan oleh Biro yang tugas dan tanggung jawabnya di bidang administrasi dan organisasi. Pasal 4 Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. 10
Ditetapkan di JAKARTA pada tanggal 4 Januari 2016 SEKRETARIS JENDERAL, SUDARSONO HARDJOSOEKARTO NIP. 195711251983031001 11
12 BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku untuk seluruh instansi pemerintahan diatur dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas dan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 2 Tahun 2014 tentang Tata Naskah Dinas. Kedua peraturan tersebut menjadi dasar penyusunan tata naskah dinas di lingkungan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia (Setjen DPD RI). Pengaturan tentang tata naskah dinas untuk DPD RI selama ini diatur dalam Keputusan DPD RI Nomor 25 Tahun 2007 tentang Tata Naskah Dinas Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia. Ketatalaksanaan Setjen DPD RI merupakan pengaturan cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan sebuah instansi pemerintah adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas (tata persuratan, distribusi, formulir dan media), penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan dan tata ruang perkantoran. Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum mencakup pengaturan tentang jenis, penyusunan, penggunaan lambang negara, logo instansi dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, tata persuratan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum dan ralat. Adanya perkembangan pengaturan dengan adanya Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan dan Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan, ketentuan mengenai tata Naskah Dinas di Lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI perlu ditetapkan. B. Maksud dan Tujuan 1. Maksud Tata Naskah Dinas ini dimaksudkan sebagai acuan pengelolaan dan pembuatan petunjuk pelaksanaan tata naskah dinas di ling- 13
kungan Setjen DPD RI. 2. Tujuan Tata Naskah Dinas ini bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tertulis yang efisien dan efektif dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi Setjen DPD RI. C. Sasaran Sasaran penetapan Pedoman Tata Naskah Dinas adalah: 1. Tercapainya kesamaan pemahaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia. 2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia. 3. Lancarnya komunikasi tulis kedinasan serta kemudahan dalam pengendalian. 4. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas dalam rangka pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia. D. Asas 1. Kepastian Hukum Penyelenggaraan tata naskah dinas dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan peraturan perundanganundangan di bidang pemerintahan dan administrasi negara dan kearsipan. 2. Efektif dan Efisien Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif 14
dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas. 3. Pembakuan Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan. 4. Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi autentisitas dan reliabilitas naskah. 5. Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan administrasi pemerintahan dan kegiatan-kegiatan DPD RI. 6. Kecepatan dan Ketepatan Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi unit kerja atau satuan organisasi, tata naskah dinas harus dapat diselesaikan secara tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, serta kecepatan penyampaian dan distribusi. 7. Keamanan Tata naskah dinas harus menjamin keamanan secara fisik dan substansi mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan dan distribusi. E. Ruang Lingkup Ruang lingkup Tata Naskah Dinas meliputi berbagai kegiatan yang mencakup pengaturan tentang jenis, bentuk dan penyusunan naskah dinas, serta kelengkapan naskah dinas yang meliputi penggunaan lambang negara, logo instansi dan cap dinas, penggunaan bahasa In- 15
donesia yang baik dan benar, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum dan ralat. Untuk mencapai kesamaan pengertian, bahasa dan penafsiran dalam tata naskah dinas, perlu ditetapkan format naskah dinas yang menampung bentuk redaksional dan tata letak serta faktor penunjang lainnya, termasuk penggunaan media dan sampul. F. Pengertian Umum 1. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan, pembangunan dan dukungan kepada DPD RI. 2. Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 3. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran. 4. Komunikasi intern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan antar unit kerja dalam organisasi secara vertikal dan horizontal 5. Komunikasi ekstern adalah tata hubungan penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan oleh Setjen DPD RI dengan pihak lain di luar lingkungan instansi yang bersangkutan. 6. Format adalah susunan dan bentuk naskah dinas yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas. 7. Kewenangan penandatanganan naskah dinas adalah hak dan ke- 16
wajiban yang ada pada pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya. 8. Instansi pemerintah adalah unsur penyelenggara pemerintahan pusat atau unsur penyelenggara pemerintahan daerah. 9. Aparatur pemerintah adalah unsur yang melaksanakan fungsi pemerintahan, baik di lingkungan pemerintah maupun penyelenggara negara lainnya. 10. Lambang negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam gambar burung garuda sesuai dengan peraturan perundang-undangan. 11. Logo adalah gambar/huruf sebagai lambang instansi pemerintahan baik pusat maupun daerah. 17
18 BAB II JENIS DAN FORMAT NASKAH RESMI DAN NASKAH DINAS
A. Naskah Resmi Naskah Resmi adalah naskah dinas yang memuat rekam jejak rapat/ sidang DPD RI dan rapat Sekretariat Jenderal DPD RI. 1. Risalah Rapat/Sidang a. Pengertian Risalah Rapat/Sidang adalah catatan rapat/sidang yang dibuat secara lengkap dan berisi seluruh jalannya pembicaraan yang dilakukan dalam rapat/sidang serta dilengkapi dengan catatan tentang jenis dan sifat rapat/sidang, hari dan tanggal rapat/ sidang, tempat rapat/sidang, acara rapat/sidang, waktu pembukaan dan penutupan rapat/sidang, ketua dan sekretaris rapat/sidang, jumlah dan nama anggota yang menandatangani daftar hadir dan undangan yang hadir. Risalah dibuat dalam setiap rapat/sidang DPD RI (yang membahas materi terkait dengan legislasi, pertimbangan dan pengawasan) yaitu : 1) Sidang Paripurna; 2) Sidang Paripurna Luar Biasa; 3) Sidang Paripurna Khusus; 4) Rapat Pimpinan DPD ; 5) Rapat Komite; 6) Rapat Badan Kehormatan; 7) Rapat Panitia Musyawarah; 8) Rapat Panitia Perancang Undang-undang; 9) Rapat Panitia Urusan Rumah Tangga Negara; 10) Rapat Badan Kerja Sama Antar Parlemen; 11) Rapat Panitia Khusus; 12) Rapat Badan Pengembangan Kapasitas Kelembagaan 13) Rapat Gabungan; 19
14) Rapat Koordinasi; 15) Rapat Konsultasi; 16) Rapat Kerja; 17) Rapat Dengar Pendapat; dan 18) Rapat Dengar Pendapat Umum b. Bentuk dan Susunan 1) Sampul 2) Kepala a) logo Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia terletak di sebelah kiri; b) tulisan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia ditulis dan diletakkan di tengah secara simetris; c) mencantumkan alamat kantor Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia; d) tulisan Risalah dengan huruf kapital; e) Jenis rapat/sidang ; f) Masa persidangan ; g) tulisan Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia ; h) Hari dan tanggal rapat/sidang; i) Waktu rapat/sidang; j) Tempat rapat/sidang; k) Pimpinan rapat/sidang; l) Sekretaris rapat/sidang; m) Acara rapat/sidang; n) Jumlah Anggota yang hadir ; dan o) Jumlah Anggota yang tidak hadir. 3) Batang Tubuh a) pembukaan yang memuat waktu pembukaan rapat/ sidang, kuorum dan agenda rapat/sidang yang akan dibicarakan; b) uraian jalannya rapat/sidang secara lengkap dan berisi seluruh jalannya pembicaraan yang dilakukan dalam rapat/sidang. 20
4) Kaki a) pemimpin rapat/sidang; b) waktu penutupan rapat/sidang; c) tempat, tanggal, bulan dan tahun Risalah dibuat; dan d) tanda tangan dan nama jelas sekretaris rapat/sidang ditulis dengan huruf kapital (Risalah Tetap). c. Model dan Lay Out Font/Size : Arial dengan ukuran 12 Margin atas : 2,54 cm (1 inchi) Margin bawah : 2,54 cm (1 inchi) Margin kiri : 3,17 cm (1,25 inchi) Margin kanan : 3,17 cm (1,25 inchi) Ukuran kertas : A4 Jarak baris (Line Spacing) : 1 (single) Penulisan halaman 2 dan seterusnya di tengah atas (Header = 0,5 inchi). Penulisan kata sambung untuk kata pertama halaman berikutnya terletak pada sudut kanan bawah (Footer = 0,5 inchi). Format Risalah sebagaimana tercantum pada contoh. 21
22
23
2. Catatan Rapat/Sidang (Notulen) a. Pengertian Catatan Rapat/Sidang (Notulen) adalah rekaman sidang/rapat yang memuat pokok pembicaraan, kesimpulan dan/atau keputusan yang dihasilkan dalam sidang/rapat DPD RI dan rapat Sekretariat Jenderal DPD RI. b. Bentuk dan Susunan 1) Kepala a) logo Sekretariat Jenderal DPD RI terletak di sebelah kiri; b) tulisan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan di tengah secara simetris; c) mencantumkan alamat Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia untuk catatan rapat/ sidang alat kelengkapan dan sidang paripurna DPD RI; d) tulisan Catatan Rapat/Sidang (Notulen) dengan huruf kapital; e) Rapat/Sidang ke- ; f) tulisan Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia dengan huruf kapital; g) Hari dan tanggal rapat/sidang; h) Waktu rapat/sidang; i) Tempat rapat/sidang; j) Pimpinan rapat/sidang; 24
k) Sekretaris rapat/sidang; l) Acara rapat/sidang; dan m) Jumlah dan nama anggota yang menandatangani daftar hadir. 2) Batang Tubuh a) pembukaan yang memuat waktu pembukaan rapat/sidang, kuorum dan agenda rapat/sidang yang akan dibicarakan; b) uraian jalannya rapat/sidang secara lengkap yang memuat pokok pembicaraan, kesimpulan dan/atau keputusan yang dihasilkan dalam rapat/sidang; dan c) Waktu penutupan rapat/sidang. 3) Kaki a) tempat, tanggal, bulan dan tahun Notulen dibuat; b) sebutan yang memimpin rapat/sidang ; dan c) tanda tangan dan nama jelas sekretaris rapat/sidang ditulis dengan huruf kapital. c. Model dan Lay Out Font/Size : Arial dengan ukuran 12 Margin Atas Margin Bawah Margin Kiri Margin Kanan Ukuran Kertas : 2,54 cm (1 inchi) : 2,54 cm (1 inchi) : 3,17 cm (1,25 inchi) : 3,17 cm (1,25 inchi) : A4 25
Jarak Baris (Line Spacing) : 1 (single) Penulisan Halaman 2 dan seterusnya di tengah atas (Header = 0,5 inchi). Penulisan kata sambung untuk kata pertama halaman berikutnya terletak pada sudut kanan bawah (Footer = 0,5 inchi). Format Catatan Rapat/Sidang (Notulen) sebagaimana tercantum pada contoh. 26
27
28
3. Laporan Singkat a. Pengertian Laporan Singkat adalah catatan hasil rapat/sidang yang memuat kesimpulan dan/atau keputusan rapat/sidang DPD RI. b. Bentuk dan Susunan 1) Kepala a) logo Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia terletak di sebelah kiri; b) tulisan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan di tengah secara simetris; c) mencantumkan alamat kantor Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia; d) tulisan Laporan Singkat ; dan e) Rapat/Sidang Ke-. 2) Batang Tubuh Laporan Singkat memuat pembukaan yang berisi waktu pembukaan kegiatan, masa persidangan, Rapat/Sidang Ke-, hal-hal yang diputuskan dan disepakati dalam rapat/ sidang. 29
3) Kaki a) nama pimpinan rapat; b) tanda tangan ; dan c) nama jelas sekretaris rapat/sidang ditulis dengan huruf kapital. c. Model dan Lay Out font/size : arial dengan ukuran 12 margin atas margin bawah margin kiri margin kanan ukuran kertas jarak baris (line spacing) : 2,54 cm (1 inchi) : 2,54 cm (1 inchi) : 3,17 cm (1,25 inchi) : 3,17 cm (1,25 inchi) : A4 : 1 (single) Penulisan halaman 2 dan seterusnya di tengah atas (Header = 0,5 inchi). Penulisan kata sambung untuk kata pertama halaman berikutnya terletak pada sudut kanan bawah (Footer = 0,5 inchi). Format Laporan Singkat sebagaimana tercantum pada contoh. 30
31
B. Naskah Dinas Arahan Naskah Dinas Arahan adalah naskah dinas yang ditetapkan oleh Sekretaris Jenderal DPD RI yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan, berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan/atau penugasan. 1. Naskah Dinas Pengaturan Naskah Dinas Pengaturan terdiri dari Peraturan, Pedoman, Petunjuk Pelaksanaan, Instruksi, Standar Operasional Prosedur, dan Surat Edaran. 1.1. Peraturan a. Pengertian Naskah Dinas Peraturan adalah naskah dinas yang berlaku dan mengikat secara umum di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI, bersifat mengatur dan memuat kebijakan pokok. Peraturan berbentuk Peraturan Sekretaris Jenderal DPD RI. b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan. Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Peraturan adalah Sekretaris Jenderal DPD RI. c. Susunan 1) Judul 32 a) judul Peraturan memuat keterangan mengenai jenis, nomor, tahun penetapan, dan nama peraturan;
b) nama Peraturan dibuat secara singkat dan mencerminkan isi peraturan; dan c) judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin, tanpa diakhiri tanda baca. 2) Pembukaan a) frase Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin; b) nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin dan diakhiri dengan tanda baca koma; c) konsiderans diawali dengan kata menimbang : 1) konsiderans memuat uraian singkat mengenai pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan peraturan; 2) pokok-pokok pikiran pada konsiderans memuat unsur filosofis, yuridis, dan sosiologis yang menjadi latar belakang pembuatannya; 3) jika konsiderans memuat lebih dari satu pokok pikiran, tiap-tiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian; dan 4) tiap-tiap pokok pikiran diawali dengan huruf ab- 33
jad dan dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali dengan kata bahwa dan diakhiri dengan tanda baca titik koma. d) Dasar Hukum diawali dengan kata Mengingat : 1) dasar hukum memuat dasar kewenangan pembuatan peraturan atau dasar hukum kenapa peraturan dibuat; 2) peraturan perundang-undangan yang digunakan sebagai dasar hukum hanya peraturan perundang-undangan yang tingkatannya sama atau lebih tinggi; 3) jika jumlah peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan pencantuman perlu memperhatikan tata urutan peraturan perundang-undangan dan jika tingkatannya sama disusun secara kronologis berdasarkan saat pengundangan atau penetapannya; dan 4) Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, dan Peraturan Presiden perlu dilengkapi dengan pencantuman Lembaran Negara Republik Indonesia dan Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia yang diletakkan di antara tanda baca kurung. e) Memperhatikan : 1) Bersifat tentatif, hanya untuk peraturan yang perlu memuat tentang anggaran; dan 2) Huruf awal kata Memperhatikan ditulis kapital dan diakhir dengan tanda baca titik koma. 34
f) Diktum terdiri atas : 1) kata Memutuskan, yang ditulis seluruhnya dengan huruf kapital tanpa spasi di antara suku kata dan diakhiri dengan tanda baca titik dua serta diletakkan di tengah margin; dan 2) kata Menetapkan, yang dicantumkan sesudah kata Memutuskan, disejajarkan ke bawah dengan kata Menimbang dan Mengingat. Huruf awal kata Menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua. 3) Batang Tubuh Bagian batang tubuh peraturan terdiri atas : a) Semua substansi peraturan perundang-undangan yang dirumuskan dalam pasal-pasal; dan b) Substansi peraturan perundang-undangan terdiri atas : 1) Ketentuan Umum; 2) Materi Pokok yang diatur; 3) Ketentuan Peralihan (jika diperlukan); dan 4) Ketentuan Penutup. 4) Kaki Bagian kaki peraturan ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri atas : 35
a) tempat (Jakarta) dan tanggal penetapan peraturan; b) nama jabatan pejabat yang menetapkan ( Sekretaris Jenderal DPD RI ), yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; c) tanda tangan Sekretaris Jenderal DPD RI; d) nama lengkap pejabat yang menandatangani peraturan (yang ditulis dengan huruf kapital dan digarisbawahi, tanpa mencantumkan gelar); dan e) Nomor Induk Pegawai pejabat yang menandatangani peraturan. d. Sosialisasi Agar setiap orang mengetahuinya, Peraturan yang dikeluarkan oleh Sekretaris Jenderal DPD RI disosialisasikan kepada seluruh Pegawai di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI. Format Peraturan sebagaimana tercantum pada contoh. 36
37
1.2. Pedoman a. Pengertian Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasional/ teknis. Pemberlakuan Pedoman dituangkan dalam bentuk peraturan dan sebagai lampiran peraturan tersebut. Lampiran Pedoman adalah penjelasan/uraian/keterangan lebih rinci dari materi muatan pedoman dan merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari peraturan tentang pedoman tersebut. Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi atau untuk menindaklanjuti kebijakan atau peraturan perundang-undangan. b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi ditetapkan dan ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal DPD RI. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Pedoman terdiri atas : a) Kepala lampiran Pedoman adalah tulisan judul lampiran yang ditulis di sudut kanan atas dengan huruf kapital seluruhnya, rata kiri dan tanpa diakhiri tanda baca. b) Tulisan Pedoman yang dicantumkan di tengah 38
atas di tulis dengan huruf kapital; dan c) Rumusan judul Pedoman yang ditulis secara simetris dengan huruf kapital. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Pedoman terdiri atas : a) Pendahuluan, yang berisi latar belakang/dasar pemikiran, maksud dan tujuan, ruang lingkup, tata urut dan pengertian; b) Materi Pedoman; dan c) Penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan, penjabaran lebih lanjut dan alamat unit pengolah Pedoman yang ditujukan kepada para pembaca/ pengguna atau mereka yang akan menyampaikan saran penyempurnaan. 3) Kaki Bagian kaki Pedoman, ditempatkan di sebelah kanan bawah yang terdiri atas : a) Nama jabatan pejabat ( Sekretaris Jenderal DPD RI ) yang menandatangani Pedoman ditulis dengan huruf kapital dan diakhir dengan tanda baca koma; b) Tanda tangan Sekretaris Jenderal DPD RI yang menandatangani Pedoman dan cap jabatan; dan c) Nama lengkap Sekretaris Jenderal DPD RI yang menandatangani Pedoman ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar. Format Pedoman sebagaimana tercantum pada contoh. 39
40
41
1.3. Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis a. Pengertian Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis adalah naskah dinas yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya serta wewenang dan prosedurnya. Lampiran Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis adalah penjelasan/uraian/keterangan lebih rinci dari materi muatan petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis dan merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari peraturan tentang petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis tersebut. b. Wewenang penetapan dan penandatangan Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis dibuat dalam rangka menindaklanjuti peraturan perundang-undangan yang ditetapkan dan ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal DPD RI. c. Susunan Susunan Petunjuk Pelaksanaan Dan Petunjuk Teknis adalah sama. 1) Kepala Bagian kepala Petunjuk Pelaksanaan/Teknis terdiri atas : a) Kepala Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis adalah tulisan judul lampiran yang ditulis di sudut kanan atas dengan huruf kapital seluruhnya, rata kiri dan tanpa diakhiri tanda baca; b) Tulisan Petunjuk Pelaksanaan/Teknis yang ditulis 42
dengan huruf kapital dicantumkan di tengah atas; dan c) Rumusan judul petunjuk pelaksanaan/teknis, yang ditulis dengan huruf kapital. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis terdiri atas : a) Pendahuluan yang memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, ruang lingkup, pengertian dan hal lain yang dianggap perlu; b) Materi petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis, dengan jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengendalian, dan hal lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan; dan c) Penutup. 3) Kaki Bagian kaki Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri atas : a) Nama jabatan pejabat ( Sekretaris Jenderal DPD RI ) yang menetapkan Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; b) Tanda tangan Sekretaris Jenderal DPD RI yang menetapkan Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis serta cap jabatan; dan c) Nama lengkap Sekretaris Jenderal DPD RI yang menandatangani Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar. 43
d. Distribusi Distribusi dilakukan dengan menggunakan daftar distribusi yang berlaku. Petunjuk pelaksanan/petunjuk teknis disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. Pendistribusian petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis diikuti dengan tindakan pengendalian. Format Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis sebagaimana tercantum pada contoh. 44
45
46
1.4. Instruksi a. Pengertian Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah Sekretaris Jenderal DPD RI berupa petunjuk/arahan tentang pelaksanaan kebijakan suatu peraturan perundangundangan. b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Instruksi adalah Sekretaris Jenderal. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Instruksi terdiri atas : a) logo yang disertai tulisan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia dengan huruf kapital secara simetris; b) kata Instruksi dan nama jabatan Sekretaris Jenderal DPD RI, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; c) nomor Instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d) kata tentang, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; e) judul Instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan f) nama jabatan Sekretaris Jenderal DPD RI yang 47
menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma secara simetris. 2) Konsiderans Bagian konsiderans instruksi terdiri atas : a) Kata Menimbang yang memuat latar belakang penetapan Instruksi; dan b) Kata Mengingat yang memuat dasar hukum sebagai landasan penetapan Instruksi. 3) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Instruksi memuat substansi Instruksi. 4) Kaki Bagian kaki Instruksi ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri atas : a) tempat (kota sesuai dengan alamat Sekretariat Jenderal DPD RI) dan tanggal penetapan instruksi; b) nama jabatan Sekretaris Jenderal DPD RI yang menetapkan, ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma; c) tanda tangan Sekretaris Jenderal DPD RI yang menetapkan instruksi; dan d) nama lengkap Sekretaris Jenderal DPD RI yang menandatangani, ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar. 48
d. Distribusi dan Tembusan Instruksi distribusikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. Pendistribusian Instruksi diikuti dengan tindakan pengendalian. e. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok sehingga Instruksi harus merujuk pada suatu peraturan perundang-undangan. 2) Wewenang penetapan dan penandatanganan Instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain. Format Instruksi sebagaimana tercantum contoh. 49
50
1.5. Standar Operasional Prosedur (SOP) a. Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu, yang bertujuan untuk: 1) menyederhanakan, memudahkan, dan mempercepat penyampaian petunjuk; 2) memudahkan pekerjaan; 3) memperlancar dan menyeragamkan pelaksanaan kegiatan; dan 4) meningkatkan kerja sama antara pimpinan, staf, dan unsur pelaksana. b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang menetapkan dan menandatangani SOP adalah pejabat yang berwenang (Pejabat eselon I dan eselon II di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI). c. Jenis dan Format SOP 1) Format SOP Simple steps SOP Simple Steps digunakan jika prosedur yang disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan yang bersifat sederhana. 2) Format SOP Hierarchical steps SOP Hierarchical Steps digunakan jika prosedur yang disusun lebih panjang, lebih dari sepuluh (10) langkah dan membutuhkan informasi lebih detail, akan tetapi 51
hanya membutuhkan sedikit pengambilan keputusan. 3) Format SOP Graphic SOP Graphic digunakan jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik. Dalam format ini proses yang panjang tersebut dijabarkan ke dalam sub-sub proses yang lebih pendek yang hanya berisi beberapa langkah. Format ini juga bisa digunakan jika dalam menggambarkan prosedur dibutuhkan adanya suatu foto atau gambar. 4) Format SOP Flowchart SOP Flowchart digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan opsi jawaban (alternatif jawaban) seperti ya atau tidak, lengkap atau tidak, benar atau salah, dan sebagainya yang akan memperngaruhi sub langkah berikutnya. d. SOP disusun melalui beberapa tahapan yang didasarkan pada Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan. 52
53
54
55
56
1.6. Surat Edaran a. Pengertian Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani Surat Edaran adalah Sekretaris Jenderal DPD RI, yang dapat dilimpahkan kepada pejabat yang ditunjuk (Eselon I atau Eselon II) sesuai dengan substansi Surat Edaran. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Surat Edaran terdiri atas : a) kop Surat Edaran menggunakan logo, yang disertai nama lembaga dengan huruf kapital secara simetris; b) kata Yth. yang diikuti oleh nama pejabat yang dikirimi Surat Edaran; c) tulisan Surat Edaran, yang dicantumkan di bawah kop surat, ditulis dengan huruf kapital serta nomor Surat Edaran di bawahnya secara simetris; d) kata tentang, yang dicantumkan di bawah kata Surat Edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan e) rumusan judul Surat Edaran, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah kata tentang. 57
2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Surat Edaran terdiri atas : a) latar belakang tentang perlunya dibuat Surat Edaran; b) maksud dan tujuan dibuatnya Surat Edaran; c) ruang lingkup diberlakukannya Surat Edaran (jika diperlukan); d) peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain yang menjadi dasar pembuatan Surat Edaran (jika diperlukan); e) isi edaran mengenai hal tertentu yang dianggap mendesak; dan f) penutup. 3) Kaki Bagian kaki Surat Edaran ditempatkan di sebelah kanan yang terdiri atas : a) tempat dan tanggal penetapan; b) nama jabatan pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital, diakhir dengan tanda baca koma; c) tanda tangan pejabat penanda tangan; d) nama lengkap pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar; dan e) cap dinas. d. Distribusi 58 Surat Edaran disampaikan kepada pihak yang berkaitan
secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. Pendistribusian Surat Edaran diikuti dengan tindakan pengendalian. Format Surat Edaran sebagaimana tercantum pada contoh. 59
2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan) a. Pengertian Naskah Dinas Penetapan (Keputusan) dituangkan dalam bentuk keputusan. Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk : 1) menetapkan/mengubah status kepegawaian/personal/keanggotaan/ material/peristiwa; 2) menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/ tim; dan/atau 3) menetapkan pelimpahan wewenang. b. Wewenang penetapan dan penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Keputusan adalah Sekretaris Jenderal DPD RI. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Keputusan terdiri atas : a) logo yang disertai nama lembaga dengan huruf kapital secara simetris; b) kata Keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; c) nomor Keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 60 d) kata penghubung tentang, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
e) judul Keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan f) nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma. 2) Konsiderans Bagian konsiderans keputusan terdiri atas : a) Menimbang, yaitu konsiderans yang memuat pokok pikiran yang menjadi alasan/tujuan/kepentingan/pertimbangan tentang perlu ditetapkannya Keputusan; dan b) Mengingat, yaitu konsiderans yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran keputusan atau dasar peraturan perundang-undangan wewenang untuk menetapkan Keputusan; 3) Diktum Bagian diktum Keputusan terdiri atas : a) diktum dimulai dengan kata memutuskan yang ditulis seluruhnya tanpa spasi dengan huruf kapital dan diikuti kata menetapkan di tepi kiri dengan huruf awal kapital b) isi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan c) untuk keperluan tertentu, Keputusan dapat dilengkapi dengan salinan dan petikan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. 4) Batang Tubuh Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh Keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan Peraturan, tetapi isi Keputusan diuraikan bukan dalam pas- 61
al-pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/ diktum kesatu, kedua, ketiga, dan seterusnya. 5) Kaki Bagian kaki Keputusan ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri atas : a) tempat dan tanggal penetapan Keputusan; b) jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma; c) tanda tangan pejabat yang menetapkan Keputusan; dan d) nama lengkap pejabat yang menandatangani Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. 6) Lampiran (jika diperlukan) d. Distribusi Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan. e. Hal yang perlu diperhatikan Naskah asli dan salinan Keputusan yang ditandatangani harus disimpan sebagai arsip. Format Keputusan sebagaimana tercantum pada contoh. 62
63
3. Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah/Surat Tugas) a. Pengertian Surat Perintah/Surat Tugas adalah naskah dinas yang dibuat oleh atasan atau pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diperintah/diberi tugas, yang memuat apa yang harus dilakukan. Surat Perintah digunakan dalam rangka penunjukkan pejabat pengganti berupa Pelaksana Tugas (Plt.) atau Pelaksana Harian (Plh.) dalam jabatan struktural di lingkungan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia. Pelaksana Tugas (Plt.) ditetapkan apabila di lingkungan instansi belum dilakukan pengangkatan pegawai dalam jabatan struktural sehingga untuk kelancaran pelaksanaan tugas organisasi, seorang PNS atau pejabat lain dapat diangkat sebagai pelaksana tugas sampai dengan pejabat definitif ditetapkan. Pelaksana Harian (Plh.) ditetapkan apabila pejabat definitifnya berhalangan sementara misalnya karena tugas kedinasan, masa berlaku berakhir ketika pejabat definitif kembali melaksanakan tugas pada jabatannya. Surat tugas digunakan untuk melaksanakan kegiatan kedinasan dalam jangka waktu tertentu, seperti perjalanan dinas, pendidikan dan pelatihan, rapat kerja, dan lain-lain. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Surat Perintah dibuat dan ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal DPD RI. Surat Tugas dibuat dan ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal DPD RI/ pejabat eselon I/II yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 64
c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Surat Perintah/Surat Tugas terdiri atas : a) kop Surat Perintah/Surat Tugas berupa logo dan nama instansi yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; b) kata Surat Perintah/Surat Tugas, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan c) nomor, berada di bawah tulisan Surat Perintah/Surat Tugas. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Surat Perintah/Surat Tugas terdiri dari hal-hal sebagai berikut: a) konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar ; pertimbangan memuat alasan ditetapkannya Surat Perintah/Surat Tugas; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya Surat Perintah/Surat Tugas; b) diktum dimulai dengan kata memberi perintah/memberi tugas, secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri disertai nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas; c) di bawah kata kepada ditulis kata untuk yang berisi tentang tugas-tugas yang harus dilaksanakan. 3) Kaki Bagian kaki Surat Perintah/Surat Tugas ditempatkan di sebelah kanan bawah yang terdiri atas : a) tempat dan tanggal Surat Perintah/Surat Tugas; b) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang di- 65
tulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata, dan diakhiri dengan tanda baca koma; c) tanda tangan pejabat yang menugasi; d) nama lengkap pejabat yang menandatangani Surat Perintah/Surat Tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata, tanpa mencantumkan gelar; dan e) cap dinas. d. Distribusi dan Tembusan 1) Surat Perintah/Surat Tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas. 2) Tembusan Surat Perintah/Surat Tugas disampaikan kepada unit kerja/lembaga yang terkait. e. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan. 2) Surat Perintah/Surat Tugas tidak berlaku lagi setelah yang termuat selesai dilaksanakan. Format Surat Perintah/Surat Tugas sebagaimana tercantum pada contoh. 66
67
C. Naskah Dinas Korespondensi Naskah Dinas Korespondensi adalah informasi tertulis yang digunakan sebagai alat komunikasi kedinasan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi. Naskah Dinas Korespondensi terdiri dari Naskah Dinas Korespondensi Intern dan Naskah Dinas Korespondensi Ekstern. 1. Naskah Dinas Korespondensi Intern Naskah Dinas Korespondensi Intern adalah Naskah Dinas Korespondensi yang dilakukan antar unit kerja di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI secara vertikal dan horizontal. Naskah Dinas Korespondensi Intern meliputi Nota Dinas, Memorandum, Disposisi, dan Surat Undangan Intern. 1.1. Nota Dinas a. Pengertian Nota Dinas adalah naskah dinas intern Sekretariat Jenderal DPD RI yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota Dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Nota Dinas dibuat oleh pejabat di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI sesuai dengan tugas, wewenang, 68
dan tanggung jawabnya kepada pejabat lain yang setingkat, pejabat di atasnya, atau pejabat di bawahnya. Khusus Nota Dinas yang berisi laporan disampaikan kepada pejabat di atasnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Nota Dinas terdiri atas : a) kop Nota Dinas terdiri dari nama instansi yang ditulis secara simetris di tengah atas; b) kata Nota Dinas, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; c) kata nomor, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d) kata Kepada Yth., yang ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik; e) kata Dari, yang ditulis dengan huruf awal kapital; f) kata Hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital; g) kata Tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Nota Dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat, dan jelas. 3) Kaki Bagian kaki Nota Dinas terdiri dari tanda tangan, nama pejabat tanpa mencantumkan gelar, dan tem- 69
busan (jika perlu). d. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Nota Dinas tidak dibubuhi cap dinas; 2) Tembusan Nota Dinas berlaku di lingkungan intern lembaga; 3) Penomoran Nota Dinas dilakukan dengan mencantumkan nomor Nota Dinas yang dilakukan oleh unit kerja masing-masing. Format Nota Dinas sebagaimana tercantum pada contoh. 70
71
1.2. Memorandum a. Pengertian Memorandum (atau biasa disebut memo) adalah naskah dinas internal Sekretariat Jenderal DPD RI yang dibuat oleh pejabat yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan pendapat kedinasan. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Memorandum dibuat oleh pejabat dalam lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab kepada pejabat yang setingkat atau pejabat di bawahnya. Khusus Memorandum yang berisi saran dan pendapat kedinasan dapat disampaikan kepada pejabat diatasnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Memorandum terdiri atas : a) kop naskah dinas, yang berisi nama instansi ditulis secara simetris di tengah atas; b) kata Memorandum, ditulis di tengah dengan huruf kapital; c) kata nomor, ditulis di bawah kata memorandum dengan huruf kapital; d) kata Kepada Yth., yang ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik; 72
e) kata Dari, ditulis dengan huruf awal kapital; f) kata Hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital; g) kata Tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital. 2) Batang Tubuh Batang tubuh Memorandum terdiri dari alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan jelas. 3) Kaki Bagian kaki Memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat tanpa mencantumkan gelar serta tembusan jika diperlukan dan mencantumkan NIP. d. Hal yang perlu diperhatikan 1) Memorandum tidak dibubuhi cap dinas; 2) Tembusan Memorandum berlaku di lingkungan intern instansi; 3) Penomoran Memorandum dilakukan dengan mencantumkan nomor Memorandum yang dilakukan oleh unit kerja masing-masing. Format Memorandum sebagaimana tercantum pada contoh. 73
74
75
1.3. Disposisi Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut/ tanggapan terhadap surat masuk/nota Dinas/Memorandum, ditulis secara jelas pada lembar Disposisi, tidak pada suratnya. Ketika didisposisikan lembar Disposisi merupakan satu kesatuan dengan surat masuk/nota Dinas/Memorandum. 76
1.4. Surat Undangan Intern a. Pengertian Surat Undangan Intern adalah surat dinas yang memuat undangan di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan. b. Kewenangan Surat Undangan Intern ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggungjawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Surat Undangan Intern terdiri atas : a) kop Surat Undangan Intern yang ditandatangani oleh pejabat Sekretariat Jenderal DPD RI menggunakan nama lembaga dengan huruf kapital secara simetris dan tidak menggunakan logo, kecuali surat undangan yang ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal DPD RI menggunakan logo; b) nomor, Sifat, Lampiran, dan hal, yang diketik di sebelah kiri di bawah kop Surat Undangan Intern; c) tempat dan tanggal pembuatan surat, yang diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor; dan d) kata Kepada Yth., yang ditulis di bawah hal, yang diikuti dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat undangan intern (jika diperlukan). 77
2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Surat Undangan Intern terdiri atas : a) alinea pembuka; b) isi Surat Undangan Intern, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara ; dan c) alinea penutup. 3) Kaki a) Bagian kaki Surat Undangan Intern terdiri dari nama jabatan yang ditulis dengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan nama pejabat yang ditulis dengan huruf awal kapital, tanpa mencantumkan gelar; b) Mencantumkan NIP. d. Hal yang Perlu Diperhatikan Format Surat Undangan Intern sama dengan format Surat Dinas, bedanya adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada Surat Undangan Intern dapat ditulis pada lampiran. Format Surat Undangan Intern sebagaimana tercantum pada contoh. 78
79
80
81
2. Naskah Dinas Korepondensi Ekstern 2.1. Surat Dinas a. Pengertian Surat Dinas yaitu naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan antar instansi berupa pemberitahuan, pencatatan, permintaan, penyampaian naskah dinas, atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI. b. Wewenang Penandatanganan Surat Dinas ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal atau pejabat Sekretariat Jenderal DPD RI yang mendapat mandat dari Sekretaris Jenderal sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Surat Dinas terdiri atas : a) kop Surat Dinas yang ditandatangani oleh pejabat Sekretariat Jenderal DPD RI menggunakan logo, yang disertai nama lembaga dengan huruf kapital dan alamat lembaga secara simetris; b) nomor, sifat, lampiran, dan hal, yang diketik dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di bawah kop surat dinas; c) tempat dan tanggal pembuatan surat, yang diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan 82
nomor; d) kata Kepada Yth., yang ditulis di bawah Hal, diikuti dengan nama jabatan yang dikirimi surat; dan e) alamat surat, yang ditulis di bawah Yth. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Surat Dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup. 3) Kaki Bagian kaki Surat Dinas ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri atas : a) nama jabatan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri tanda baca koma; b) tanda tangan pejabat; c) nama lengkap pejabat/penanda tangan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, tanpa mencantumkan gelar; d) mencantumkan NIP; e) stempel/cap dinas di sebelah kiri tanda tangan pejabat; f) tembusan, memuat nama jabatan pejabat penerima (jika ada). d. Distribusi Surat Dinas disampaikan kepada pihak yang berhak se- 83