Menimbang BUPATI BANTUL PERATURAN BUPATI BANTUL NOMOR 11 TAHUN 2009 TENTANG PETUNJUK TEKNIS PENYUSUTAN ARSIP KEUANGAN BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP BUPATI BANTUL, : a. bahwa penyusutan arsip merupakan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh setiap instansi; b. bahwa Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul belum mengatur secara teknis pelaksanaan penyusutan arsip keuangan; c. bahwa atas dasar pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a. dan huruf b. perlu menetapkan Peraturan Bupati Bantul tentang Petunjuk Teknis Penyusutan Arsip Keuangan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip. Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan; 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip; 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2007 tentang Kewenangan Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota; 4. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembaga-lembaga Negara dan Badanbadan Pemerintahan; 5. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 1A Tahun 2003 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan; 6. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah tentang Penyusutan Arsip; 7. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/02/1983 tentang Pedoman Umum Untuk Menentukan Nilai Guna Arsip; 8. Peraturan Daerah Kabupaten Bantul Nomor 13 Tahun 2007 tentang Penetapan Urusan Pemerintahan Wajib dan Pilihan Kabupaten Bantul; 9. Keputusan Bupati Bantul Nomor 342 Tahun 2003 tentang Pedoman Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Bantul; 10. Peraturan Bupati Bantul Nomor 02 Tahun 2006 tentang Penanganan Arsip Inaktif Tidak Teratur di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul; 11. Peraturan Bupati Bantul Nomor 68 Tahun 2007 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemrintah Kabupaten Bantul; 12. Peraturan Bupati Bantul Nomor 25 Tahun 2008 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul ;
Menetapkan MEMUTUSKAN: : PERATURAN BUPATI BANTUL TENTANG PETUNJUK TEKNIS PENYUSUTAN ARSIP KEUANGAN BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan: 1. Gubernur adalah Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta. 2. Pemerintah Kabupaten adalah Pemerintah Kabupaten Bantul. 3. Bupati adalah Bupati Bantul. 4. Kantor Arsip adalah Kantor Arsip Kabupaten Bantul. 5. Instansi adalah Sekretariat Daerah, Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Dinas Daerah, Pemerintah Kecamatan, dan Pemerintah Desa di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul. 6. Unit Kearsipan Pemerintah Kabupaten Bantul adalah Kantor Arsip Kabupaten Bantul. 7. Unit Pengolah Pemerintah Kabupaten Bantul adalah Instansi di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul. 8. Unit Kearsipan Instansi adalah unit kerja yang bertanggungjawab pada pembinaan arsip aktif dan pengelolaan arsip inaktif di Instansi, yaitu: Bagian Umum, Sekretariat, Sub Bagian Tata Usaha. 9. Unit Pengolah Instansi adalah unit yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi Instansi, yaitu: Sekretariat, Bagian, Sub Bagian, Bidang, Sub Bidang, Seksi, Inspektur Pembantu Bidang. 10. Arsip adalah arsip keuangan. 11. Arsip Keuangan adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh unit-unit kerja di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan yang berkaitan dengan pengelolaan administrasi keuangan. 12. Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. 13. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. 14. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. 15. Nilai guna arsip arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kegiatan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan pada umumnya. 16. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan volume arsip dengan cara pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip. 17. Pemindahan arsip adalah memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan: 18. Pemusnahan arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan atau retensi arsip sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku;
19. Penyerahan arsip adalah kegiatan menyerahkan arsip statis ke lembaga kearsipan. 20. Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan arsip serta keterangan lain yang diperlukan sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip. 21. Jadwal Retensi Arsip Keuangan adalah daftar yang berisi jenis atau seri arsip keuangan beserta jangka waktu penyimpanannya serta keterangan lain yang diperlukan sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip keuangan. 22. Daftar Arsip adalah daftar sekurang-kurangnya berisi nomor urut, series atau uraian berkas, tahun arsip, jumlah arsip dan keterangan, yang digunakan sebagai sarana penemuan kembali dan penyusutan arsip. 23. Series atau uraian berkas adalah unit-unit berkas yang dicipta, diatur dan dikelola sebagai suatu unit yang berkaitan dari segi fungsinya atau subyek, merupakan hasil dari kegiatan yang sama. BAB II KEBIJAKSANAAN PENYUSUTAN ARSIP Pasal 2 (1) Penyusutan arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul meliputi pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan. (2) Penyusutan arsip dilaksanakan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip Keuangan untuk arsip yang tercipta setelah dikeluarkannya Jadwal Retensi Arsip Keuangan Pemerintah Kabupaten. (3) Penyusutan arsip yang tercipta sebelum dikeluarkannya Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Kabupaten disusutkan berdasarkan Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 02/SE/1983 tentang Pedoman Umum Untuk Menentukan Nilai Guna Arsip. (4) Penyusutan arsip dilaksanakan oleh setiap Instansi di lingkungan Pemerintah Kabupaten. (5) Setiap penyusutan arsip dilakukan penilaian. (6) Penyusutan dilaksanakan oleh tim yang anggotanya sekurangkurangnya terdiri dari unsur unit pengolah, unit kearsipan, dan arsiparis. (7) Bagi instansi yang belum memiliki arsiparis dapat meminta bantuan unit kearsipan pemerintah kabupaten. (8) Arsip yang keterangannya dinyatakan dinilai kembali setelah masa retensinya habis dilakukan penilaian kembali oleh tim penyusutan. (9) Hasil dari penilaian tersebut ayat (8) sebagai dasar penyusutan. (10) Penyusutan arsip dalam bentuk apapun dibuatkan Surat Keputusan, Daftar Arsip dan Berita Acara. Pasal 3 Pemindahan Arsip (1) Arsip yang retensi keseluruhan kurang dari 5 (lima) tahun dipindahkan dari Unit Pengolah Instansi ke Unit Kearsipan Instansi. (2) Arsip yang retensi keseluruhan 5 (lima) tahun atau lebih dipindahkan dari Unit Kearsipan Instansi ke Unit Kearsipan Pemerintah Kabupaten. Pasal 4 Pemusnahan Arsip (1) Arsip yang retensinya 3 (tiga) tahun sampai 4 (empat) tahun dimusnahkan oleh Unit Kearsipan Instansi setelah mendapat persetujuan dari Gubernur melalui Bupati. (2) Arsip yang retensinya 5 (lima) tahun sampai 9 (sembilan) tahun dimusnahkan oleh Unit Kearsipan Pemerintah Kabupaten setelah mendapat persetujuan dari Gubernur. (3) Pemusnahan arsip yang retensinya 10 (sepuluh) tahun atau lebih terlebih dahulu dimintakan pertimbangan Kepala Badan Pemeriksa Keuangan dan persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
(4) Pemusnahan arsip dilaksanakan secara kimiawi. (5) Apabila pemusnahan arsip bekerjasama dengan pihak lain harus dibuatkan surat perjanjian pemusnahannya. Pasal 5 Penyerahan Arsip (1) Arsip statis yang bukan berskala kabupaten diserahkan ke Lembaga Kearsipan Provinsi. (2) Penyerahan arsip statis sebagaimana tersebut ayat (1) dilakukan oleh Unit Kearsipan Pemerintah Kabupaten. BAB III PELAKSANAAN PENYUSUTAN Pasal 6 Teknis pelaksanaan penyusutan baik di tingkat Instansi maupun tingkat Kabupaten adalah sebagaimana diuraikan dalam Lampiran Peraturan ini. BAB IV PENUTUP Dimuat dalam Berita Daerah Kabupaten Bantul Nomor : Tahun 2009 Tanggal : SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN BANTUL, GENDUT SUDARTO Ditetapkan di Bantul pada tanggal 4 Februari 2009 BUPATI BANTUL, M. IDHAM SAMAWI Pasal 7 (1) Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. (2) Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan menempatkannya dalam Berita Daerah Kabupaten Bantul.
LAMPIRAN PERATURAN BUPATI BANTUL NOMOR 11 TAHUN 2009 TANGGAL 4 FEBRUARI.2009 TEKNIS PENYUSUTAN ARSIP KEUANGAN BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP I. PEMINDAHAN ARSIP Penyusutan arsip keuangan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip meliputi pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan. Pemindahan arsip terdiri dari : A. Pemindahan arsip dalam lingkungan instansi. B. Pemindahan arsip dari instansi ke Unit Kearsipan Kabupaten. Adapun teknis pelaksanaannya sebagai berikut : A. Pemindahan Arsip dalam lingkungan instansi Pemindahan arsip dalam lingkungan instansi ialah memindahkan arsip yang sudah inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam satu Instansi. Teknis pelaksanaannya sebagai berikut : 1. Unit Pengolah a. Memeriksa Arsip 1) Menyeleksi arsip aktif yang dimiliki oleh Unit Pengolah, untuk mengetahui arsip tersebut sudah memasuki masa inaktif atau belum dengan cara mencocokkan tahun arsip dengan retensi aktif yang tercantum dalam JRA. Contoh: Dokumen Pengadaan Barang Pakai Habis tahun 2009 retensi aktifnya 2 tahun arsip tersebut tahun 2011 sudah memasuki masa inaktif dan waktunya dipindahkan ke unit kearsipan. 2) Memeriksa isi file apakah di dalamnya terdapat non arsip (duplikasi, blanko kosong, dsb). Apabila ada non arsipnya maka dikeluarkan dan dimusnahkan. b. Mendaftar Arsip 1) Mencatat arsip hasil seleksi ke dalam formulir Daftar Arsip yang dipindahkan sesuai dengan penataan ketika arsip tersebut masih aktif. 2) Daftar Arsip dibuat rangkap 2 (dua). Ditandatangani oleh penyusun (Arsiparis/Petugas Arsip) yang diketahui oleh pimpinan Unit Pengolahnya. Contoh Daftar Arsip yang dipindahkan dalam satu instansi: 1 2
Instansi : Unit Pengolah : DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN Volume Series / Uraian Keteranga No. Kode Tahun Box, masalah n folder,dst 1 2 3 4 5 6 1 020 Dokumen Pengadaan 2009 1 folder Barang Pakai Habis 2 050 Rencana Kerja Perangkat Daerah 2009 1 folder 3. Series/Uraian masalah : Diisi series Arsip atau isi berkas 4. Tahun : Diisi tahun yang tercantum dalam arsip 5. Volume : Diisi jumlah arsip 6. Keterangan : Diisi tingkat perkembangan arsip (asli/ tembusan/ fotocopy) dan keterangan lain yang diperlukan (tulisan Jawa, Bahasa Inggris, dll ) c. Menata Arsip Setelah dibuatkan Daftar Arsip kegiatan selanjutnya adalah menata arsip yaitu memasukkan arsip beserta foldernya kedalam boks arsip. Sebelum folder dimasukkan, terlebih dahulu dicantumkan nomor urut pada folder di sudut kiri atas sesuai daftar arsip. 3 050 Rencana Kerja dan Anggaran 2009 2 folder Contoh : 4 Dst. Bantul,.. Kepala Unit Pengolah ( ) Cara pengisian Daftar arsip yang dipindahkan : 1. Nomor : Diisi nomor urut arsip 2. Kode : Diisi nomor kode klasifikasi arsip sama dengan sistem penataan 3 4
d. Membuat Berita Acara Pemindahan Arsip Apabila arsip selesai ditata dan siap untuk dipindahkan maka dibuatkan Berita Acara Pemindahan Arsip. Berita Acara Pemindahan dibuat rangkap 2 (dua) dan ditandatangani oleh Pimpinan Unit Pengolah dan Pimpinan Unit Kearsipan serta diketahui oleh Pimpinan Instansi Contoh Berita Acara Pemindahan Arsip dalam satu instansi: KOP BERITA ACARA Nomor... TENTANG PEMINDAHAN ARSIP KEUANGAN Pada hari ini Sabtu tanggal dua bulan Agustus tahun dua ribu sepuluh dilaksanakan pemindahan arsip inaktif dari Sumber Daya Kesehatan ke Sekretariat, yang bertandatangan dibawah ini : NAMA : Suta NIP : 490000000 Jabatan : Kepala Bidang Unit Pengolah : Bidang Sumber Daya Kesehatan pada Dinas Kesehatan Kabupaten Bantul. Dalam hal ini bertindak atas nama Bidang Sumber Daya Kesehatan yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA; NAMA : Naya NIP : 490000001 Jabatan : Sekretaris Unit Pengolah : Sekretariat pada Dinas Kesehatan Kabupaten Bantul Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk Unit Kearsipan yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA; PIHAK PERTAMA menyerahkan tanggung jawab dan wewenang pengelolaan arsip dimaksud dalam daftar arsip terlampir kepada PIHAK KEDUA. PIHAK KEDUA akan memberikan layanan arsip kepada PIHAK PERTAMA serta untuk dilaksanakan pengelolaannya sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. Berita Acara ini dibuat rangkap 2 (dua) masing-masing : Lembar Kesatu, untuk PIHAK PERTAMA Lembar Kedua, untuk PIHAK KEDUA. Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sebenarnya untuk dipergunakan sebagai mestinya. PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA ( Suta ) ( Naya ) 490000000 490000001 Mengetahui : Kepala ( dr. Fulan ) 5 6
e. Melaksanakan pemindahan arsip Yaitu menyerahkan arsip inaktif ke unit kearsipan yang disertai dengan Berita Acara Pemindahan dan Daftar Arsip yang dipindahkan. Berita Acara dan Daftar Arsip yang dipindahkan dibuat rangkap 2 (dua). Lembar I (Pertama) untuk Unit Kearsipan dan Lembar II (kedua) untuk Unit Pengolah. Contoh : GAMBAR PENATAAN ARSIP PADA RAK ARSIP 2. Unit Kearsipan a. Menerima Arsip Yaitu menerima arsip inaktif yang diserahkan dari unit pengolah di Lingkungan Instansi tersebut. b. Memeriksa Arsip Unit Kearsipan sebagai penerima arsip selanjutnya mencocokan arsip yang dipindahkan dengan daftar arsipnya. Apabila ditemui ketidakcocokan antara arsip dengan daftarnya maka ditanyakan ke pihak yang menyerahkan sehingga diperoleh kepastian adanya kesesuaian antara arsip dengan daftarnya. c. Menata Arsip yaitu melakukan penataan arsip pada rak arsip berdasarkan series arsip/jenis arsip dan nomor boks. B. Pemindahan Arsip Dari Instansi ke Unit Kearsipan Kabupaten Pemindahan arsip dari instansi ke Unit Kearsipan Kabupaten dilakukan oleh Unit Kearsipan Instansi(Unit Pengolah Kabupaten) ke Unit Kearsipan Kabupaten. Teknis pemindahannya sebagai berikut : 1. Unit Pengolah a. Memeriksa arsip Yaitu menyeleksi arsip yang retensi keseluruhan 5 tahun atau lebih. Pemeriksaan arsip juga dilakukan untuk memberkaskan arsip/menyatukan yang informasinya saling terkait. 7 8
Contoh Kabupaten: Contoh : Dalam Daftar Arsip milik seksi A terdapat arsip tentang X dan dalam Daftar Arsip milik seksi B juga terdapat arsip tentang X maka arsip tersebut harus digabungkan sehingga menjadi berkas yang lengkap dan utuh serta mencerminkan Tugas dan Fungsi Instansi. b. Mendaftar Arsip Yaitu mencatat arsip hasil penyeleksian ke dalam formulir Daftar Arsip yang dipindahkan sesuai dengan sistem penataan sebelumnya. Daftar Arsip yang dipindahkan dari Instansi ke Unit Kearsipan Instansi : Alamat : Telepon : DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN No. Kode Volume Series / Uraian Tahun Box, masalah folder,dst Keterangan 1 2 3 4 5 6 1 020 Dokumen Pengadaan Barang Pakai Habis 2009 1 folder 2 050 Rencana Kerja 2009 1 folder Perangkat Daerah 3 4 050 Rencana Kerja dan Anggaran, dst. Mengetahui : Kepala 2009 2 folder Bantul,.. Penyusun (..) ( ) Cara pengisian Daftar Arsip yang dipindahkan : 1.Nomor : Diisi nomor urut arsip 2.Kode : Diisi nomor kode klasifikasi arsip sama dengan sistem penataan 3.Series/Uraian masalah : Diisi series Arsip atau isi berkas 4.Tahun : Diisi tahun yang tercantum dalam arsip 5.Volume : Diisi jumlah arsip 6.Keterangan : Diisi tingkat perkembangan arsip (asli/ tembusan/ fotocopy ) dan keterangan lain yang diperlukan (tulisan Jawa, Bahasa Inggris, dll ) 9 10
c. Menata Arsip Yaitu memasukkan folder kedalam boks arsip. Sebelum foder dimasukkan terlebih dahulu dicantumkan Nomor Urut disudut kiri atas sesuai dengan Daftar Arsip. Contoh : KOP BERITA ACARA Nomor... TENTANG PEMINDAHAN ARSIP KEUANGAN DINAS KESEHATAN KABUPATEN BANTUL Pada hari ini Selasa tanggal empat belas Bulan September tahun dua ribu empat belas, yang bertanda tangan di bawah ini : d. Membuat Berita Acara Pemindahan Arsip Arsip yang telah selesai ditata dan siap untuk dipindahkan, dibuatkan Berita Acara Pemindahan Arsip. Berita Acara Pemindahan Arsip dibuat rangkap 2 (dua) dan ditandatangani oleh Pimpinan Unit Pengolah (Kepala Instansi ) dan Pimpinan Unit Kearsipan Kabupaten. Contoh Berita Acara Pemindahan Arsip dari Instansi ke Unit Kearsipan Kabupaten: NAMA : Suta NIP : 490000000 Jabatan : Kepala Dinas Instansi : Dinas Kesehatan Kabupaten Bantul Dalam hal ini bertindak atas nama Dinas Kesehatan Kabupaten Bantul yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA; NAMA : Naya NIP : 490000001 Jabatan : Kepala Kantor Instansi : Kantor Arsip Kabupaten Bantul Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk Unit Kearsipan Kabupaten Bantul yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA; PIHAK PERTAMA menyatakan telah memindahkan arsip inaktif sejumlah... Boks seperti tercantum pada Dafatr Arsip terlampir kepada PIHAK KEDUA. 11 12
PIHAK KEDUA menyatakan telah menerima sejumlah arsip inaktif sesuai Daftar Arsip tersebut dari PIHAK PERTAMA untuk dilaksanakan pengelolaannya sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. Berita Acara ini dibuat rangkap 2 (dua) masing-masing : Lembar Kesatu, untuk PIHAK PERTAMA Lembar Kedua, untuk PIHAK KEDUA. Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sebenarnya untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. PIHAK KEDUA (Naya) e. Melaksanakan pemindahan. PIHAK PERTAMA (Suta) Yaitu menyerahkan arsip inaktif ke unit kearsipan Kabupaten yang disertai dengan Berita Acara Pemindahan dan Daftar Arsip yang dipindahkan. Berita Acara dan Daftar Arsip yang dipindahkan dibuat rangkap 2 (dua). Lembar I (Pertama) untuk Unit Kearsipan Kabupaten dan Lembar II (kedua) untuk Unit Pengolah. 2. Unit Kearsipan Kabupaten a. Menerima Arsip Yaitu menerima arsip inaktif yang diserahkan dari unit pengolah/ Instansi b. Memeriksa Arsip Kegiatan yang dilakukan yaitu mencocokan arsip yang dipindahkan dengan daftar arsipnya. Apabila ditemui ketidakcocokan antara arsip dengan daftar arsipnya maka ditanyakan kepihak yang menyerahkan sampai diperoleh kepastian adanya kesesuaian antara jumlah arsip dengan daftar arsipnya. c. Menata Arsip Setelah diperiksa dan ada kesesuaian antara arsip dan daftarnya maka dilakukan penataan arsip pada rak arsip berdasarkan series arsip/jenis arsip dan nomor boks. 13 14
Contoh : GAMBAR PENATAAN ARSIP PADA RAK ARSIP 1. Memeriksa arsip Yaitu menyeleksi arsip yang retensinya kurang dari 5 tahun kemudian memeriksa kebenaran isinya dan kelengkapan informasinya. Apabila sudah dapat dipastikan bahwa arsipnya telah habis retensinya dan nasib-akhirnya musnah serta tidak terkait dengan arsip lain maka dibuatkan daftar. 2. Mendaftar Arsip Yaitu mencatat arsip dalam formulir Daftar Arsip Usul Musnah. Contoh Daftar Arsip Usul Musnah : KOP II. PEMUSNAHAN Pemusnahan Arsip dibedakan antara arsip yang retensinya kurang dari 5 tahun, 5 tahun sampai 9 tahun, dan 10 tahun keatas. Pemusnahan dilaksanakan oleh Unit Kearsipan Instansi maupun Unit Kearsipan Kabupaten. A. Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan Instansi Pemusnahan arsip di Unit Kearsipan Instansi dilakukan terhadap arsip yang retensinya kurang dari 5 tahun. Teknis pelaksanaannya sebagai berikut : Instansi : Alamat : Telepon : DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH No. Kode Volume Series / Uraian Tahun Box, masalah folder,dst Keterangan 1 2 3 4 5 6 1 020 Dokumen Pengadaan 2009 1 folder Barang Pakai 2 Habis Rencana Kerja Perangkat Daerah 2009 1 folder 15 16
3 4 Rencana Kerja dan Anggaran Dst. 2009 2 folder Contoh Surat Permintaan Persetujuan Pemusnahan Arsip: KOP Bantul,.. Kepala ( ) Cara pengisian Daftar Arsip yang dipindahkan : 1. Nomor : Diisi nomor urut arsip 2. Kode : Diisi nomor kode klasifikasi arsip sama dengan sistem penataan 3. Series/Uraian masalah : Diisi series Arsip atau isi berkas 4. Tahun : Diisi tahun yang tercantum dalam arsip 5. Volume : Diisi jumlah arsip 6. Keterangan : Diisi tingkat perkembangan arsip (asli/ tembusan/ fotocopy ) dan keterangan lain yang diperlukan (tulisan Jawa, Bahasa Inggris, dll ) No. : 045/... Lamp. : 1 eks H a l : Pengajuan usul Kepada Pemusnahan Arsip Yth. Bupati Bantul di Bantul Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 Tentang Kewenangan Urusan Pemerintahan antar Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota; dan Peraturan Bupati Bantul Nomor 25 Tahun 2008 Tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul, maka dengan ini kami mengajukan usul pemusnahan arsip keuangan sebagaimana yang tercantum dalam Daftar Arsip Usul Musnah terlampir. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. Kepala Instansi 3. Memintakan persetujuan Unit Pengolah Unit Kearsipan meminta persetujuan kepada Unit Pengolah agar meneliti kembali daftar arsip yang diusulkan musnah. 4. Mengajukan usul musnah kepada Bupati Yaitu membuat surat pengajuan usul pemusnahan arsip kepada Bupati dengan dilampiri Daftar Arsip Usul Musnah. Tembusan: Unit Kearsipan kabupaten... 17 18
5. Permohonan Persetujuan Gubernur Unit Kearsipan Kabupaten selanjutnya melakukan penilaian arsip. Hasil dari penilaian apabila sudah sesuai dan tidak ada permasalahannya, selanjutnya membuat surat permintaan persetujuan pemusnahan arsip kepada Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta dengan dilampiri Daftar Arsip Usul Musnah. Contoh : Surat Permintaan Persetujuan Usul Musnah. KOP Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. a.n. Bupati Sekretaris Daerah... Tembusan: 1. Lembaga Kearsipan Provinsi DIY 2. Unit Kearsipan kabupaten No. : 045/,. Lamp. : 1 eks H a l : Permintaan Persetujuan Pemusnahan Arsip Kepada Yth. Gubernur Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Di Yogyakarta Berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 38 Tahun 2007 Tentang Kewenangan Urusan Pemerintahan antar Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/kota; dan Peraturan Bupati Bantul Nomor 25 Tahun 2008 Tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul, maka dengan ini kami mengajukan usul pemusnahan arsip keuangan sebagaimana yang tercantum dalam Daftar Arsip Usul Musnah terlampir. 19 20
6. Terbit Surat Keputusan Pemusnahan Setelah mendapatkan persetujuan Gubernur, maka diterbitkan Surat Keputusan Pemusnahan oleh Bupati. Contoh : SURAT KEPUTUSAN PEMUSNAHAN ARSIP BUPATI BANTUL KEPUTUSAN BUPATI BANTUL NOMOR.. TAHUN... TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP KEUANGAN... (diisi nama instansi) KABUPATEN BANTUL Menimbang BUPATI BANTUL : a. bahwa sebagai tindak lanjut dari Peraturan Bupati Nomor: 25 Tahun 2009 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul; b. bahwa sebagai tindak lanjut dari Persetujuan Pemusnahan dari Gubernur DIY Nomor :...Tahun...; arsip yang sudah habis retensinya dan nasib-akhirnya ditentukan musnah perlu segera dimusnahkan; c. bahwa atas dasar pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a. dan b. perlu menetapkan Mengingat Keputusan Bupati Bantul tentang Pemusnahan Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul. : 1. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan; 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip; 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2007 tentang Kewenangan Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota; 4. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembagalembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan; 5. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 1A Tahun 2003 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan; 6. Keputusan Bupati Bantul Nomor 342 Tahun 2003 tentang Pedoman Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Bantul; 7. Peraturan Bupati Bantul Nomor 68 Tahun 2007 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemrintah Kabupaten Bantul; 8. Peraturan Bupati Bantul Nomor 25 Tahun 2008 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul; 21 22
MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERTAMA : Pemusnahan Arsip Keuangan.. (diisi nama Instansi) Kabupaten Bantul, sesuai dengan Daftar Arsip Musnah sebagaimana tersebut dalam Lampiran Keputusan ini. KEDUA KETIGA : Untuk melaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana tersebut Diktum PERTAMA di atas, ditugaskan kepada Tim Pemusnahan Arsip Pemerintah Kabupaten Bantul dengan cara peleburan secara kimiawi dan berpedoman pada peraturan perundang-undangan yang berlaku. : Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Bantul pada tanggal... BUPATI BANTUL... Salinan Keputusan ini disampaikan kepada Yth. : 1. Gubernur Provinsi DIY 2. Pimpinan DPRD Kabupaten Bantul 3. Kepala Inspektorat Kabupaten Bantul 4. Kepala Dinas/Instansi... 5. Unit Kearsipan Kabupaten Bantul Untuk diketahui dan atau dipergunakan seperlunya. 7. Membuat Berita Acara Berdasarkan Surat Keputusan Pemusnahan Arsip, selanjutnya membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip rangkap 2, lembar pertama (Lembar I) untuk Unit Pengolah (Instansi), dan Lembar kedua (Lembar II) untuk Lembaga Kearsipan Kabupaten. Contoh Berita Acara Pemusnahan Arsip: KOP BERITA ACARA Nomor... TENTANG PEMUSNAHAHAN ARSIP Pada hari ini Rabu tanggal dua belas bulan Mei tahun dua ribu dua belas yang bertanda tangan di bawah ini : 1. Nama : NIP : Jabatan : Unit kerja : Selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA; 2. Nama : Pekerjaan : Jabatan : Alamat : Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA; 23 24
berdasarkan Surat Persetujuan Gubernur Nomor...tanggal...dan Keputusan Bupati Bantul Nomor... tanggal..., telah melakukan Pemusnahan Arsip Keuangan... (diisi nama Instansi) sebagaimana tercantum dalam Daftar Arsip Musnah terlampir, dengan cara dilebur secara kimiawi. Contoh Surat Perjanjian Pemusnahan Arsip yang dilaksanakan oleh rekanan: KOP PIHAK KEDUA Bantul, PIHAK PERTAMA SURAT PERJANJIAN Nomor : TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP KEUANGAN ( ) ( ) Bidang Hukum SAKSI SAKSI Bidang Pengawasan ( ) ( ) 8. Memusnahkan Arsip Yaitu memusnahkan arsip secara kimiawi dan disaksikan oleh Tim Pemusnahan. Apabila dalam memusnahkan arsip melibatkan pihak lain, dibuatkan surat perjanjian. 25 Pada hari ini. tanggal bulan. Tahun. kami yang bertandatangan dibawah ini : 1. Nama :. NIP :. Jabatan :. Instansi :... Selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA; 2. Nama :... Pekerjaan :... Jabatan :... Alamat :... Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA; berdasarkan kesepakatan bersama antara PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA telah mengikat perjanjian sebagai berikut : Pasal 1 26
Sesuai Keputusan.(sesuai SK) Nomor.. tentang Pemusnahan Arsip.(nama instansi), PIHAK PERTAMA mengijinkan kepada PIHAK KEDUA untuk melaksanakan pemusnahan arsip keuangan (nama Instansi) yang telah mendapatkan ijin pemusnahan dari Gubernur DIY Nomor.dan Keputusan Bupati Nomor. Pasal 2 PIHAK KEDUA bersedia menanggung beban biaya pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 Pasal 3 PIHAK KEDUA tidak berwenang atas kandungan informasi dalam arsip sebagaimana dimaksud pada Pasal 1, dan bersedia menjaga keamanan serta kerahasiaan informasi baik sebagian maupun keseluruhan. Pasal 4 PIHAK KEDUA melaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 secara total sehingga tidak dikenal lagi baik isi maupun bentuknya dengan cara dilebur secara kimiawi. Pasal 5 PIHAK KEDUA bersedia dituntut dimuka pengadilan dan bersedia menanggung kerugian yang dikeluarkan oleh PIHAK PERTAMA sebagai akibat tidak terpenuhinya ketentuan sebagaimana tertuang dalam pasal-pasal perjanjian ini oleh PIHAK KEDUA baik disengaja maupun tidak disengaja sehingga PIHAK PERTAMA merasa dirugikan, sesuai dengan pasal 11 ayat (1) dan ayat (2) Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Pokok-Pokok Kearsipan. Pasal 6 (1) Surat perjanjian ini telah dimengerti/dipahami maksud dan tujuan serta isinya oleh kedua pihak. (2) Surat perjanjian dibuat rangkap 3 (tiga) dan ditandatangani oleh kedua belah pihak, pada hari, tanggal, bulan, dan tahun sebagaimana tersebut di atas, lembar kesatu dan kedua ditempel materai masing-masing ( Rupiah)yang mempunyai kekuatan hukum yang sama PIHAK KEDUA (Rekanan Pemusnah) PIHAK PERTAMA (Ketua Panitia) SAKSI-SAKSI 1. Nama : NIP : Jabatan : Inspektur Instansi : Inspektorat Kabupaten Tandatangan : 2. Nama : NIP : Jabatan : Kepala Instansi : Bagian Hukum Setda Kabupaten Bantul Tandatangan : 3. Nama : NIP : Jabatan : Kepala Instansi : Kantor Arsip Kabupaten Bantul Tandatangan : 27 28
B. Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan Kabupaten Pemusnahan arsip di Unit Kearsipan Kabupaten meliputi arsip yang retensinya 5 tahun sampai 9 tahun dan arsip yang retensinya 10 tahun ke atas. Teknis pelaksanaannya sebagai berikut : 1. Pemusnahan Arsip Retensi 5 tahun sampai 9 tahun a. Memeriksa arsip Yaitu menyeleksi arsip yang retensinya 5 tahun sampai 9 tahun. Selain menyeleksi juga memeriksa kebenaran isinya dan kelengkapan informasinya. Apabila dalam pemeriksaan tersebut sudah dapat dipastikan bahwa arsipnya telah habis retensinya dan nasib-akhirnya musnah serta tidak terkait dengan arsip lain, selanjutnya dibuat daftar. b. Mendaftar Arsip Yaitu mencatat arsip dalam formulir Daftar Arsip Usul Musnah. Contoh Daftar Arsip Usul Musnah: Instansi : Alamat : Telepon : DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH Nomor Seri (Uraian Berkas ) Tahun Jumlah Keterangan 1 2 3 4 5 Bantul, Kepala Unit Kearsipan Kabupaten (.) Keterangan : 1. Nomor : Diisi nomor urut arsip 2. Seri : Diisi nama seri atau isi berkas 3. Tahun : Diisi tahun penciptaan arsip 4. Jumlah : Diisi jumlah arsip 5. Keterangan : Diisi tingkat perkembangan arsip (asli/tembusan/fotocopy) 29 30
c. Permohonan Persetujuan Gubernur Membuat Surat Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip kepada Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta dengan dilampiri Daftar Arsip Usul Musnah. Contoh : Surat Permohonan Persetujuan Usul Musnah: KOP SETDA Kabupaten Bantul, dengan ini kami mohon persetujuan pemusnahan arsip sebagaimana Daftar Arsip Usul Musnah terlampir. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. a.n. Bupati Sekretaris Daerah Nomor : 045/ Tanggal... Lamp. : 1 Eks Hal : Permintaan persetujuan Kepada Pemusnahan Arsip Yth. Gubernur Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta di Yogyakarta Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor: 38 Tahun 2007 tentang Kewenangan Urusan pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota; dan Peraturan Bupati Bantul Nomor 25 Tahun 2008 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan Pemerintah Tembusan : 1. Lembaga Kearsipan Provinsi DIY 2. Unit Kearsipan Kabupaten d. Terbit Surat Keputusan Pemusnahan... Setelah mendapatkan Persetujuan Gubernur, maka diterbitkan Surat Keputusan Pemusnahan Arsip oleh Bupati. 31 32
Contoh Surat Keputusan Pemusnahan Arsip BUPATI BANTUL KEPUTUSAN BUPATI BANTUL NOMOR... TAHUN... TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP KEUANGAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BANTUL BUPATI BANTUL Menimbang : a. bahwa sebagai tindak lanjut dari Peraturan Bupati Nomor : 25 Tahun 2008 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul; b. bahwa sebagai tindak lanjut dari Persetujuan Pemusnahan dari Gubernur DIY Nomor :...; c. bahwa atas dasar pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a. dan b. perlu menetapkan Keputusan Bupati Bantul tentang Pemusnahan Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul. Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan; 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip; 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2007 tentang Kewenangan Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota; 4. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembagalembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan; 5. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembagalembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan; 6. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 1A Tahun 2003 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan; 7. Keputusan Bupati Bantul Nomor 342 Tahun 2003 tentang Pedoman Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Bantul; 8. Peraturan Bupati Bantul Nomor 68 Tahun 2007 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemrintah Kabupaten Bantul; 9. Peraturan Bupati Bantul Nomor 25 Tahun 2008 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul ; MEMUTUSKAN 33 34
Menetapkan : PERTAMA KEDUA KETIGA : Pemusnahan Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul, sesuai dengan Daftar Arsip Musnah sebagaimana tersebut dalam Lampiran Keputusan ini. : Untuk melaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana tersebut Diktum PERTAMA di atas, ditugaskan kepada Tim Pemusnahan Arsip Pemerintah Kabupaten Bantul dengan cara peleburan secara kimiawi dan berpedoman pada peraturan perundang-undangan yang berlaku. : Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Bantul pada tanggal... BUPATI BANTUL... Salinan Keputusan ini disampaikan kepada Yth. : 1. Gubernur Provinsi DIY; 2. Pimpinan DPRD Kabupaten Bantul; 3. Kepala Inspektorat Kabupaten Bantul; 4. Kepala Dinas/Instansi...; 5. Unit Kearsipan kabupaten Bantul.. Untuk diketahui dan atau dipergunakan seperlunya. Contoh Berita Acara Pemusnahan Arsip: KOP BERITA ACARA Nomor... TENTANG PEMUSNAHAHAN ARSIP KEUANGAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BANTUL Pada hari ini. Tanggal Bulan. Tahun. yang bertandatangan dibawah ini berdasar Surat Persetujuan Gubernur Nomor... Tanggal... dan Keputusan Bupati Bantul Nomor...Tanggal...telah melakukan Pemusnahan Arsip Keuangan Pemerintah Kabupaten Bantul sebagaimana tercantum dalam Daftar Arsip Musnah terlampir, dengan cara dilebur secara kimiawi. Kepala Unit Kearsipan Kabupaten Selaku Sekretaris Tim Penyusutan Arsip Pemerintah Kabupaten Bantul Bantul, a.n. Bupati Sekretaris Daerah Selaku Ketua Tim Penyusutan Arsip Pemerintah Kabupaten Bantul e. Membuat Berita Acara Yaitu membuat Berita Acara rangkap 2, lembar pertama untuk Unit Pengolah dan Lembar kedua untuk Unit Kearsipan. ( ) ( ) 35 36
SAKSI SAKSI Contoh Surat Perjanjian : KOP SETDA Bidang Hukum Bidang Pengawasan ( ) ( ) SURAT PERJANJIAN Nomor : TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP KEUANGAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BANTUL Pada hari ini. Tanggal bulan. Tahun. Kami yang bertandatangan dibawah ini : f. Memusnahkan Arsip Yaitu memusnahkan arsip secara kimiawi dan disaksikan oleh Tim Penyusutan. Apabila dalam memusnahkan arsip melibatkan pihak lain, dibuatkan surat perjanjian 1. Nama :... NIP :... Jabatan :... Unit Kerja :... Alamat :... Selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA; 2. Nama :... Pekerjaan :... Jabatan :... Alamat :... Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA; berdasarkan kesepakatan bersama antara PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA telah mengikat perjanjian sebagai berikut : Pasal 1 Sesuai Keputusan.( sesuai SK ) Nomor.. tentang Pemusnahan Arsip (nama instansi), PIHAK PERTAMA mengijinkan kepada PIHAK KEDUA untuk melaksanakan pemusnahan arsip keuangan(nama instansi ) yang telah 37 38
mendapatkan ijin pemusnahan dari Gubernur DIY Nomor..dan Keputusan Bupati Nomor... Pasal 2 PIHAK KEDUA bersedia menanggung beban biaya pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 Pasal 3 PIHAK KEDUA tidak berwenang atas kandungan informasi dalam arsip sebagaimana dimaksud pada Pasal 1, dan bersedia menjaga keamanan serta kerahasiaan informasi baik sebagian maupun keseluruhan. Pasal 4 PIHAK KEDUA melaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 secara total sehingga tidak dikenal lagi baik isi maupun bentuknya dengan cara dilebur. Pasal 5 PIHAK KEDUA bersedia dituntut dimuka pengadilan dan bersedia menanggung kerugian yang dikeluarkan oleh PIHAK PERTAMA sebagai akibat tidak terpenuhinya ketentuan sebagaimana tertuang dalam pasal-pasal perjanjian ini oleh PIHAK KEDUA baik disengaja maupun tidak disengaja sehingga PIHAK PERTAMA merasa dirugikan, sesuai dengan pasal 11 ayat (1) dan ayat (2) Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Pokok-Pokok kearsipan. Pasal 6 (1) Surat Perjanjian ini telah dimengerti/dipahami maksud dan tujuan serta isinya oleh kedua belah pihak. (2) Surat perjanjian dibuat rangkap 3 (tiga) dan diotandatangani oleh kedua belah pihak, pada hari, tanggal, bulan dan tahun sebagaimana tersebut di atas, lembar kesatu dan kedua ditempel materai masing-masing Rp..... (....rupiah) yang mempunyai kekuatan hukum yang sama. PIHAK KEDUA (Rekanan Pemusnah) PIHAK PERTAMA a.n. Bupati Sekretaris Daerah Selaku Ketua Tim Penyusutan Arsip Pemerintah Kabupaten Bantul (Rekanan Pemusnah) SAKSI-SAKSI 1. Nama : NIP : Jabatan : Inspektur Instansi : Inspektur Kabupaten Tanda Tangan : 2. Nama : NIP : Jabatan : Kepala Instansi : Bagian Hukum Setda Kabupaten Bantul Tanda Tangan : 3. Nama : NIP : Jabatan : Kepala Instansi : Kantor Arsip Kabupaten Bantul Tanda Tangan : 39 40
2. Pemusnahan Arsip Yang Retensinya 10 tahun Atau Lebih 2.1 Memeriksa arsip Yaitu menyeleksi arsip yang retensinya 10 tahun atau lebih. Selain menyeleksi juga memeriksa kebenaran isinya dan kelengkapan informasinya. Apabila dalam pemeriksaan tersebut sudah dapat dipastikan bahwa arsipnya telah habis retensinya dan nasibakhirnya musnah serta tidak terkait dengan arsip lain selanjutnya didaftar. 2.2 Mendaftar Arsip Yaitu mencatat arsip dalam formulir Daftar Arsip Usul Musnah. Contoh Daftar Arsip Usul Musnah: DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH Instansi : Series/ Jumlah No. Kode Uraian Tahun Keterangan Boks, foder, karung masalah 1 2 3 4 5 6 Bantul,.. Kepala Unit Kearsipan Kabupaten Bantul ( ) Cara pengisian Daftar Arsip yang dipindahkan : 1. Nomor : Diisi nomor urut arsip 2. Kode : Diisi kode nomor arsip 3. Series/Jenis Arsip : Diisi series arsip atau isi berkas 4. Tahun : Diisi tahun penciptaan arsip 5. Volume : Diisi jumlah arsip 6. Keterangan : Diisi hal-hal yang perlu dikemukakan tentang arsip tersebut. 2.3 Membentuk Tim Penilai Arsip untuk menilai kembali kemungkinan masih dimilikinya nilai guna arsip, baik untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan atau kepentingan nasional. 2.4 Mencatat Dalam Daftar Pertelaan Arsip (DPA) Hasil penilaian tersebut dicatat dalam Daftar Pertelaan Arsip (DPA) sehingga menghasilkan : 2.4.1 DPA arsip bernilaiguna permanen yang masih operasional tetap dikelola oleh Unit Kearsipan Kabupaten 2.4.2 DPA arsip bernilaiguna permanen yang sudah tidak operasional untuk kepentingan Kabupaten tetapi lebih luas 41 42
untuk kepentingan Provinsi maka diserahkan ke Kantor Arsip Propisnsi DIY sebagai arsip statis. 2.4.3 DPA arsip yang diusulkan musnah, untuk dimusnahkan sesuai ketentuan hukum yang berlaku. 2.5 Memintakan pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) dan persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Dari hasil penilaian arsip yang dituangkan dalam Daftar Pertelaan Arsip Usul Musnah dimintakan pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan dan persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia melalui Gubernur. 2.6 Penetapan Keputusan Pemusnahan. Setelah terbit surat persetujuan pemusnahan dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia selanjutnya menyusun Surat Keputusan Bupati tentang Pemusnahan Arsip Keuangan dengan dasar surat pertimbangan dari Ketua BPK dan persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia serta surat dari Gubernur. Contoh Surat Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip : KOP Nomor:. Sifat : Penting Lamp. : Hal : Permohonan persetujuan Kepada pemusnahan arsip Yth. Bupati Bantul di Bantul Berdasarkan pertimbangan dari Ketua BPK ( Badan Pemeriksa Keuangan) Nomor :... dan Surat Persetujuan Kepala ANRI Nomor :..., dengan ini kami mohon penetapan pemusnahan arsip sebagaimana Daftar Arsip Musnah terlampir. Atas persetujuan penetapan kami ucapkan terima kasih. Kepala Unit Kearsipan Kabupaten... 43 44
CONTOH SURAT KEPUTUSAN PEMUSNAHAN ARSIP: KEPUTUSAN BUPATI BANTUL NOMOR TAHUN TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP KEUANGAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BANTUL BUPATI BANTUL Menimbang : a. bahwa sebagai tindak lanjut dari Peraturan Bupati nomor 25 Tahun 2008 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul; b. bahwa sebagai tindak lanjut Persetujuan Pemusnahan dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: tanggal.., Hal. c. bahwa atas pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a. dan b. perlu menetapkan Keputusan Bupati Bantul tentang Pemusnahan Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul. Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan; Memperhatikan : 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip; 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2007 tentang Kewenangan Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota; 4. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembagalembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan; 5. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 1A Tahun 2003 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan; 6. Keputusan Bupati Bantul Nomor 342 Tahun 2003 tentang Pedoman Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Bantul; 7. Peraturan Bupati Bantul Nomor 68 Tahun 2007 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemrintah Kabupaten Bantul; 8. Peraturan Bupati Bantul Nomor 25 Tahun 2008 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul; 1. Surat Persetujuan Kepala Asrsip Nasional Nomor... Tanggal... Hal 2. Surat Pertimbangan Kepala Badan Keuangan Nomor.. Tanggal. Hal 45 46
MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERTAMA : Pemusnahan Arsip Keuangan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul, sesuai dengan Daftar Arsip Musnah sebagaimana tersebut dalam Lampiran Keputusan ini. KEDUA KETIGA : Untuk melaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana tersebut Diktum PERTAMA di atas, ditugaskan kepada Tim Pemusnahan Arsip Pemerintah Kabupaten Bantul dengan cara peleburan secara kimiawi dan berpedoman pada peraturan perundang-undangan yang berlaku. : Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Bantul pada tanggal... BUPATI BANTUL... Salinan Keputusan ini disampaikan kepada: 1. Gubernur Provinsi DIY; 2. Pimpinan DPRD Kabupaten Bantul; 3. Kepala Inspektor Kabupaten Bantul; 4. Kepala Unit Kearsipan Pemerintah Kabupaten Bantul Untuk diketahui dan atau dipergunakan seperlunya. 2.7 Membuat Berita Acara Contoh Berita Acara Pemusnahan Arsip: KOP SETDA BERITA ACARA Nomor :... TENTANG PEMUSNAHAHAN ARSIP KEUANGAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BANTUL Pada hari ini. tanggal bulan. tahun.yang bertanda tangan di bawah ini, berdasar surat Persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor... tanggal...dan Keputusan Bupati Bantul Nomor... tanggal..., telah melakukan Pemusnahan Arsip Keuangan Pemerintah Kabupaten Bantul sebagaimana tercantum dalam Daftar Arsip Musnah terlampir, dengan cara dilebur secara kimiawi. Bantul, A.n Bupati Bantul Kepala Kantor Arsip Sekretaris Daerah Kabupaten Bantul Selaku Selaku Ketua Tim Penyusutan Arsip Sekretaris Tim Penyusutan Arsip Pemerintah Kabupaten Bantul Pemerintah Kabupaten Bantul (Nama Jelas... ) (... ) NIP NIP 47 48
Bidang Hukum Bidang Pengawasan (... ) (... ) NIP NIP 2.8 Memusnahkan Yaitu memusnahkan arsip secara kimiawi dan disaksikan oleh Tim Pemusnahan. Apabila pihak lain, dibuatkan surat perjanjian. Contoh Surat Perjanjian Pemusnahan Arsip: dalam memusnahkan arsip melibatkan KOP SETDA SURAT PERJANJIAN Nomor :... TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP KEUANGAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BANTUL Pada hari ini. tanggal bulan. tahun. kami yang bertandatangan dibawah ini : 1. NAMA :.. NIP :.. Jabatan :.. Unit Kerja :.. Selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA; 2. NAMA : Pekerjaan : Jabatan :. Alamat : Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA; berdasarkan kesepakatan bersama antara PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA telah mengikat perjanjian sebagai berikut : Pasal 1 Sesuai Keputusan... (sesuai SK) Nomor. Tanggal..., PIHAK PERTAMA mengijinkan kepada PIHAK KEDUA untuk melaksanakan pemusnahan arsip keuangan Pemerintah Kabupaten Bantul yang telah dilakukan penilaian terhadap nilai guna informasinya sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku. Pasal 2 PIHAK KEDUA bersedia menanggung beban biaya pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 Pasal 3 PIHAK KEDUA tidak berwenang atas kandungan informasi dalam arsip sebagaimana yang dimaksud dalam pasal 1, dan bersedia menjaga kerahasiaan informasi yang terkandung dalam arsip baik sebagian maupun secara keseluruhan. Pasal 4 PIHAK KEDUA melaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 secara total sehingga tidak dikenal lagi baik isi maupun bentuknya dengan cara dilebur secara kimiawi. 49 50
Pasal 5 PIHAK KEDUA bersedia dituntut dimuka pengadilan oleh PIHAK PERTAMA dan bersedia menanggung kerugian yang dikeluarkan oleh PIHAK PERTAMA sebagai akibat tidak terpenuhinya ketentuan sebagaimana tertuang dalam pasal-pasal perjanjian ini oleh PIHAK KEDUA baik disengaja maupun tidak disengaja sehingga PIHAK PERTAMA merasa dirugikan, sesuai dengan pasal 11 ayat (1) dan ayat (2) Undang Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok-pokok Kearsipan. Pasal 6 (1) Surat Perjanjian ini telah dimengerti/dipahami maksud dan tujuan serta isinya oleh kedua belah pihak. (2) Surat Perjanjian dibuat rangkap 3 (tiga) dan ditandatangani oleh kedua belah pihak, pada hari, tanggal, bulan dan tahun sebagaimana tersebut di atas, lembar kesatu dan kedua ditempel materai masing-masing... (... rupiah) yang mempunyai kekuatan hukum yang sama. PIHAK KEDUA, PIHAK PERTAMA, a.n. Bupati Sekretaris Daerah Selaku Ketua Tim Penyusutan Arsip Pemerintah Kabupaten Bantul SAKSI-SAKSI 1. Nama : NIP : Jabatan : Inspektur Instansi : Inspektur Kabupaten Tandatangan : 2. Nama : NIP : Jabatan : Kepala Instansi : Bagian Hukum Setda Kabupaten Bantul Tandatangan : 3. Nama : NIP : Jabatan : Kepala Instansi : Kantor Arsip kabupaten Bantul Tandatangan : MATERAI (Rekanan Pemusnah) (Ketua Panitia) 51 52
III. PENYERAHAN ARSIP Penyerahan arsip dilakukan terhadap arsip statis yang berskala Provinsi/Nasional. Arsip Statis tersebut diserahkan ke Lembaga Kearsipan Provinsi oleh Unit Kearsipan Kabupaten. Arsip yang berskala Kabupaten disimpan di Unit Kearsipan Kabupaten. Teknis penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan Provinsi sebagai berikut : 1. Memeriksa Arsip Yaitu menyeleksi arsip yang nasib akhirnya dalam Jadwal Retensi Arsip dinyatakan sebagai arsip permanen. 2. Menilai Arsip Yaitu proses kegiatan evaluasi arsip dari aspek substansi informasi, fungsi dan karakteristik fisik serta menentukan menganalisa/ mengkaji kembali apakah arsip-arsip tersebut benar-benar dinyatakan telah tidak operasional namun masih memiliki nilai guna bagi kepentingan pertanggungjawaban nasional. 3. Mengelompokkan arsip Yaitu kegiatan mengelompokkan arsip yang telah diteliti berdasarkan jenis/series arsip. 4. Mendaftar Arsip Mencatat arsip hasil seleksi ke dalam formulir Daftar Arsip yang diserahkan. Contoh Daftar Arsip Statis yang akan diserahkan: DAFTAR ARSIP STATIS YANG AKAN DISERAHKAN Instansi : Alamat : Telepon : Nomor Seri (Uraian Berkas ) Tahun Jumlah Keterangan 1 2 3 4 5 Bantul, Kepala Kantor Arsip (.) Keterangan : 1.Nomor : Diisi nomor urut arsip 2.Seri : Diisi nama seri atau isi berkas 3.Tahun : Diisi tahun yang tercantum dalam arsip 4.Jumlah : Diisi jumlah arsip 5.Keterangan : Diisi tingkat perkembangan arsip (Asli/ Tembusan / Foto copy dan keterangan lain yang diperlukan misal tulisan Jawa, Inggris, dll.) 53 54
5. Menata Arsip Setelah dibuatkan Daftar Arsip kegiatan selanjutnya adalah menata arsip yaitu memasukkan arsip beserta foldernya kedalam boks arsip dan memberi label sesuai dengan isi boks. Sebelum folder dimasukkan, terlebih dahulu dicantumkan nomor urut pada folder di sudut kiri atas sesuai daftar arsip. 6. Membuat Berita Acara Penyerahan Apabila arsip selesai ditata dan siap untuk diserahkan maka dibuatkan Berita Acara Penyerahan. Berita Acara Penyerahan dibuat rangkap 2 (dua) dan ditandatangani oleh Pemerintah Kabupaten Bantul dan Pemerintah Provinsi DIY. Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Pemerintah Kabupaten Bantul yang selanjutnya disebut Pihak Yang Menyerahkan; NAMA :... NIP :... Jabatan : Kepala Lembaga Kearsipan Provinsi DIY Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Pemerintah Provinsi DIY yang selanjutnya disebut sebagai Pihak Yang Menerima; menyatakan telah mengadakan serah terima arsip-arsip statis seperti tercantum dalam Daftar Arsip untuk disimpan di Lembaga Kearsipan Provinsi DIY. Pihak Yang Menerima Yang Yang Menyerahkan Contoh Berita Acara Penyerahan Arsip Statis: KOP BERITA ACARA Nomor... TENTANG PENYERAHAN ARSIP STATIS Pada hari ini. Tanggal Bulan. Tahun., kami yang bertandatangan di bawah ini : NAMA :... NIP :... Jabatan : Kepala Unit Kearsipan Pemerintah Kabupaten Bantul ( ) ( ) NIP NIP a.n. Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Asisten Administrasi.. NIP Menyaksikan : a.n. Bupati u.b. Sekretaris Daerah Asisten Administrasi NIP 55 56
7. Melaksanakan Penyerahan Yaitu menyerahkan arsip statis ke Pemerintah Provinsi DIY yang disertai dengan Berita Acara Penyerahan dan Daftar Arsip yang diserahkan setelah terlebih dahulu dikonsultasikan dengan Lembaga Kearsipan Provinsi. Berita Acara dan Daftar Arsip yang diserahkan dibuat rangkap 2 (dua). Lembar I (Pertama) untuk Pemerintah Kabupaten Bantul. Lembar II (kedua) untuk Pemerintah Provinsi DIY. 57