COVER ` PEDOMAN MUSRENBANG 2017 REMBUK RW TUGAS-TUGAS KETUA RW Courtesy of: https://masyarakat11.files.wordpress.com/2010/02/imgp01423.jpg 0
PEDOMAN PELAKSANAAN REMBUK RW TAHUN 2017 UNTUK KETUA RW A. Prolog adalah forum antarpelaku dalam rangka menyusun rencana pembangunan Nasional dan rencana pembangunan Daerah. Rembuk Rukun Warga (RW) merupakan bagian dari proses di Provinsi DKI Jakarta untuk mengidentifikasi masalah, kebutuhan dan menentukan kegiatan untuk menyelesaikan masalah berdasarkan urutan prioritas yang disepakati bersama di lingkungan RW. Hasil Rembuk RW menjadi salah satu bahan perumusan Pra Rancangan Awal RKPD Kelurahan dan Pra Rancangan Awal RKPD Kecamatan. Dalam rangka membantu proses pelaksanaan Provinsi DKI Jakarta, digunakan Sistem Informasi e- Provinsi DKI Jakarta yang dikembangkan oleh Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Provinsi DKI Jakarta pada alamat website http://musrenbang.jakarta.go.id B. Jadwal Pelaksanaan Pelaksanaan kegiatan Rembuk RW dengan tahapan sebagai berikut: 1. Persiapan Rembuk RW, dijadwalkan pada bulan Oktober 2016 s.d minggu ke I bulan Desember 2016; 2. Sosialisasi Rembuk RW, dijadwalkan pada minggu ke II bulan Desember 2016; 3. Pra Rembuk RW, dijadwalkan pada minggu ke III bulan Desember 2016 sd. minggu ke I bulan Januari 2017; dan Rembuk RW, dijadwalkan pada minggu ke II sd. minggu ke III bulan Januari 2017 C. Mekanisme pelaksanaan 1. Seluruh dasar hukum dan pedoman pelaksanaan, mulai dari Rembuk RW, Kelurahan, Kecamatan, Kota/Kabupaten dan Provinsi, selanjutnya dapat dipelajari dan diunduh pada Sistem Informasi e- Provinsi DKI Jakarta; 2. Pra Rembuk RW dilaksanakan secara off-line, yang melibatkan para Ketua RT; 3. Rembuk RW dilaksanakan secara on-line melalui Sistem Informasi e- Provinsi DKI Jakarta; 4. Mekanisme pelaksanaan Rembuk RW dilaksanakan sesuai dengan tugas masing-masing, di mana tugas Ketua RW Provinsi DKI Jakarta adalah sebagai berikut: a. Tahap Persiapan Rembuk RW Membantu Lurah dalam Mengidentifikasi dan menginventarisasi jumlah RW di wilayahnya masing-masing b. Tahap Sosialisasi Rembuk RW 1) Menghadiri sosialisasi dan pemantapan mekanisme pelaksanaan Rembuk RW yang dilaksanakan oleh Walikota/Bupati dan Subanppeko/Subanppekab; 2) Mempelajari seluruh pedoman pelaksanaan Rembuk RW; 1
3) Mempelajari mekanisme penginputan dan survei usulan fisik hasil Rembuk RW secara on-line (termasuk persyaratannya) pada Sistem Informasi e- Provinsi DKI Jakarta; 4) Mengisi form penggunaan user ID para Ketua RW dan mengirimkannya kembali ke Lurah; 5) Mempelajari dan menyampaikan Informasi Pembangunan (Infobang) Provinsi DKI Jakarta Tahun 2017 kepada para Ketua RT di wilayahnya masing-masing; 6) Berkoordinasi dengan Lurah terkait jadwal pelaksanaan Forum Pra Rembuk RW dan Rembuk RW; 7) Melakukan pendekatan kepada para pemangku kepentingan di tingkat RT, agar Pra Rembuk RW dan Rembuk RW dapat terlaksana; 8) Menetapkan Tim Penyelenggara Rembuk RW dengan susunan tim dan tugas sebagai berikut: Susunan Tim Penyelenggara Rembuk RW: a) Ketua I : Ketua RW b) Ketua II : LMK c) Sekretaris : Sekretaris RW d) Anggota : Para pengurus RW Tugas Tim Penyelenggara Rembuk RW: a) Berkoordinasi dengan Lurah dan Tim Pendamping Rembuk RW terkait pelaksanaan Pra Rembuk RW dan Rembuk RW; b) Mengundang peserta Forum Pra Rembuk RW dan Rembuk RW, yaitu: Ketua RW dan Pengurus RW; Lembaga Musyawarah Kelurahan (LMK) pada RW setempat; Para Ketua RT di lingkungan RW setempat; Perwakilan organisasi perempuan dan remaja/pemuda setempat; Unsur tokoh masyarakat setempat; Tim Pendamping Rembuk RW yang telah ditetapkan oleh Lurah. c) Menyiapkan tempat (ruangan), ATK, papan tulis, alat pengeras suara, komputer, printer, modem/koneksi internet dll; d) Membagikan Form Invetarisasi Usulan Permasalahan, minimal 1 (satu) hari sebelum pelaksanaan Pra Rembuk RW, untuk diisi oleh Ketua RT sebagai bahan pembahasan Pra Rembuk RW. e) Melaksanakan kegiatan sesuai tugas Tim Penyelenggara Rembuk RW yang dibentuk oleh Lurah. 9) Menginformasikan Lurah tentang Penetapan Tim Penyelenggara Rembuk RW. c. Tahap Pra Rembuk RW 1) Memastikan para Ketua RT telah menginvetarisasi seluruh usulan kegiatan di lingkungannya masing-masing ke dalam form 2 dan 2
dilengkapi dengan dokumen pelengkapnya; 2) Memastikan para Ketua RT menyerahkan Form 2 dan dokumen pendukungnya kepada Ketua RW; 3) Menginventarisasi dan memindahkan usulan kegiatan dalam Form 2 ke dalam Form 4 sd 11, sebelum pelaksanaan Forum Pra Rembuk RW; 4) Melakukan pengecekan awal terhadap dokumen pelengkap seluruh usulan kegiatan; 5) Bersama Tim Penyelenggara Rembuk RW melaksanakan Forum Pra Rembuk RW sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan oleh Lurah; 6) Memimpin Forum Pra Rembuk RW, dengan tahapan pembahasan sebagai berikut: a) Para peserta Forum Pra Rembuk RW mengisi daftar hadir sesuai Form 1; b) Melakukan pengecekan tambahan dokumen pendukung usulan kegiatan yang dibawa oleh Ketua RT (jika ada) c) Melakukan pengecekan ulang seluruh usulan kegiatan (sesuai Form 2); d) Melakukan verifikasi dan validasi usulan kegiatan pada Form 4 sd 11; e) Bersama para Ketua RT menetapkan urutan prioritas atas semua usulan kegiatan di lingkungan RW yang telah divalidasi; f) Menginventarisasi dan mengisi usulan kegiatan langsung (usulan yang telah disepakati namun tidak tersedia dalam standar usulan kegiatan (template) Rembuk RW) ke dalam Form 3; dan g) Melakukan input seluruh usulan kegiatan yang telah divalidasi (sesuai Form 4 sd 11) ke dalam Sistem Informasi e- sebelum pelaksanaan Forum Rembuk RW, di mana mekanisme penginputannya sebagai berikut; Buka Sistem Informasi e- Provinsi DKI Jakarta dengan alamat: musrenbang.jakarta.go.id Klik Login (pada bagian pojok kanan atas) Masukkan user-id dan password Ketua RW, yang dibagikan oleh Kelurahan Pilih Menu Manajemen Usulan pada bagian Kiri; Klik Kirim Usulan Baru Klik Isu lalu pilih isu yang sesuai Ketik permasalahan yang ada di lingkungan Pilih Usulan Kegiatan yang dapat menyelesaikan permasalahan tersebut, dengan catatan: Jika usulan kegiatan bersifat fisik (contoh: perbaikan jalan) ketik alamat lokasi Kegiatan yang diusulkan. Seluruh kegiatan fisik harus dilengkapi dengan alamat yang jelas: nama jalan, RT/RW, nama Kelurahan dan melampirkan foto lokasi. Usulan kegiatan bersifat fisik (contoh rehab lapangan olahraga) juga harus melengkapi ceklist kelengkapan 3
dokumen serta nomor dokumen yang bersangkutan. Misalnya harus dilengkapi dengan proposal, sertifikat kepemilikan, ijin dari pemilik lahan (jika bukan aset Pemda), dan lain-lain. Seluruh usulan kegiatan bersifat fisik wajib melampirkan foto lokasi. Jika usulan kegiatan bersifat non fisik (pelatihan), ketik Nomor Induk Kependudukan (NIK) peserta pelatihan yang akan diusulkan. Sistem akan memverifikasi NIK, jenis kelamin, umur serta kesesuaian alamat dengan login RW pada kelurahan yang bersangkutan. Usulan yang tidak dilengkapi dengan kelengkapan dokumen tidak dapat disimpan. Ketik Volume kegiatan. Mohon untuk diperhatikan satuannya, misalnya m2 berarti yang harus diisi adalah luas (Panjang x Lebar) Pilih No. Urut Prioritas Kegiatan Klik Simpan dan Input usulan kegiatan baru h) Menginput Usulan kegiatan yang telah disepakati namun tidak tersedia dalam template kegiatan ke dalam Sistem Informasi e- melalui kanal Usulan Langsung, dengan langkah sebagai berikut: Buka Sistem Informasi e- Provinsi DKI Jakarta dengan alamat: musrenbang.jakarta.go.id Klik Lihat Usulan (pada bagian kiri dashboard) Klik Menu Usulan Langsung Isi Data Pengirim Masukan Usulan Masukkan Data Pendukung Klik Simpan d. Tahap Penyelenggaraan Rembuk RW 1) Melaksanakan forum Rembuk RW bersama tim penyelenggara Rembuk sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan; 2) Memimpin Forum Rembuk RW, dengan tahapan sebagai berikut: a) Para peserta Rembuk RW mengisi daftar hadir sesuai Form 12; b) Menayangkan seluruh usulan kegiatan yang telah dimasukkan ke dalam Sistem Informasi e-; c) Menjaring masukan dari para Ketua RT jika masih terdapat tambahan usulan kegiatan yang sudah dilengkapi oleh dokumen persyaratan; d) Menyepakati seluruh usulan kegiatan yang telah dimusyawarahkan bersama; e) Tekan Tombol Kirim pada Usulan kegiatan yang telah disepakati dan telah dilengkapi persyaratan pendukungnya (untuk usulan fisik, dilakukan setelah Ketua RW melakukan 4
survei) 3) Mencetak dan menandatangani Berita Acara hasil Rembuk RW Tahun 2017 dan lampirannya (tombol cetak disediakan dalam Sistem Informasi e-); 4) Mendokumentasikan pelaksanaan Rembuk RW sesuai dengan alat dokumentasi yang tersedia; 5) Melakukan survei terhadap usulan-usulan kegiatan yang bersifat fisik yang telah diinput ke dalam sistem e- setelah pelaksanaan Forum Rembuk RW untuk mengambil tambahan foto lokasi dan geo tagging lokasi usulan, baik menggunakan aplikasi mobile ataupun dengan menggunakan alat dokumentasi yang tersedia. Foto lokasi dan geo tagging lokasi usulan hasil survei tersebut harus diinput ke dalam Sistem Informasi e- (didampingi oleh tim pendamping Rembuk RW); 6) Mengumumkan hasil Rembuk RW di papan pengumuman Kantor Sekretariat RW segera setelah diinput ke dalam Sistem Informasi e- Provinsi DKI Jakarta; 7) Ketua RW menyampaikan laporan hasil pelaksanaan Pra Rembuk RW dan Rembuk RW kepada Lurah paling lambat Minggu ke-4 Januari 2017 atau sebelum pelaksanaan Pra Kelurahan, yang terdiri dari: a) Daftar Hadir Pra Rembuk RW (Form1); b) Lampiran Hasil Inventarisasi Permasalahan Lingkungan Dan Usulan Kegiatan Rukun Tetangga (RT) (Form 2); c) Lampiran Formulir Usulan Kegiatan di Luar Template (Form 3); d) Lampiran Formulir Ceklis Persyaratan Usulan Kegiatan (Form 4 sd 11); e) Daftar Hadir Rembuk RW (Form 12); f) Hasil Cetak dari Sistem Informasi e-, yang terdiri atas: Berita Acara Rembuk RW Tahun 2017 (Form 13); Lampiran Berita Acara Rembuk RW Tahun 2017 Tabel Usulan Kegiatan (Form 14); dan Lampiran Formulir Usulan Kegiatan Langsung (Form 15); D. Catatan 1. Seluruh Syarat dan Ketentuan, Form-form dan manual input akan disediakan dalam buku lampiran terpisah dan dapat diunduh melalui Sistem Informasi e- Provinsi DKI Jakarta 2. Usulan yang tidak dilengkapi data pendukung tidak dapat diusulkan dan tidak boleh dimasukkan ke dalam Sistem Informasi e- Provinsi DKI Jakarta. 5
ALUR PROSES PERENCANAAN PARTISIPATIF PROVINSI DKI JAKARTA PRA REMBUK RW PRA MUSRENBANG KELURAHAN `` Offline Sosialisasi Dilakukan secara berjenjang oleh Bappeda/Subanppe ko/subanppekab Offline Identifikasi Permasalahan Dilakukan oleh Ketua RT (termasuk kelengkapan foto, NIK dan kelengkapan lain & penyusunan prioritas asmas tingkat RT) Pengecekan & Verifikasi Usulan pada Forum Pra Rembuk RW Dilakukan oleh Ketua RW (termasuk -penyusunan prioritas asmas tingkat RW dan input usulan ke e) Rembuk RW Dilakukan oleh Ketua RW (pengecekan bersama usulan yang sudah diinput) Input Kelengkapan Data UsulanKegiatan Dilakukan oleh Ketua RW Melakukan tagging lokasi dan Foto tambahan ke dalam sistem Pra Kelurahan Dilakukan oleh Lurah & Ketua RW (verifikasi dan validasi usulan menggunakan ID Lurah dan penyusunan prioritas asmas Kelurahan dan Renja Kelurahan) Kelurahan Dilakukan ` oleh Lurah, Ketua RW & Stakeholder lain (pengecekan bersama usulan yang sudah divalidasi) 6
TIMELINE PELAKSANAAN MUSRENBANG PROVINSI DKI JAKARTA 1 Persiapan Oktober sd Desember Minggu I 2016 3 Pra Rembuk RW Minggu III Desember 2016 sd Minggu I Januari 2017 5 Pra Kelurahan Minggu IV sd V Januari 2017 7 Pra Kecamatan Minggu III Februari 2017 sd Minggu I Maret 2017 9 Pra Kota/Kab. (Forum UKPD) Minggu III Maret 2017 11 0 Pra Provinsi (Forum SKPD) Minggu I April 2017 13 Nasional 10 (Jadwal Tentatif sesuai Agenda Bappenas) 2 Sosialisasi Minggu II Desember 2016 4 Rembuk RW Minggu ke II sd III Januari 2017 6 Kelurahan Minggu I sd. II Februari 2017 8 Kecamatan Minggu II Maret 2017 10 Kota/Kab. Minggu IV Maret 2017 12 `` Provinsi Minggu II April 2017 7
PUSAT LAYANAN INFORMASI REMBUK RW Bappeda Provinsi DKI Jakarta e-mail bantuan : infomusrenbang@bapedadki.net Infomasi Mekanisme Bp. Andhika Ajie : 382 2460 0878 8300 1275 Informasi Sistem e- Bp. Onni Agung : 382 2961 0858 8816 5677 Subanppeko Jakarta Pusat : 344 1225 Ibu Nina Karina K. : 0856 9577 9867 Subanppeko Jakarta Utara : 4393 7524 Bp. Eko Suryanto : 0813 1684 8223 Subanppeko Jakarta Barat : 582 1731 08 Bp. Deanzet Tangkaba : 0813 1001 3639 Subanppeko Jakarta Selatan : 7278 6632 Bp. M. Taufik : 0812 8161 222 Subanppeko Jakarta Timur : 4870 2411 Bp. Erwin Sarufi : 0812 9476 400 Subanppekab Kepulauan Seribu : 6583 0013 Kasubbid Kesra dan Pemerintahan Bp. Ibnu Nazar : 0812 9450 632 8